TYÖNANTAJAN OHJEET - YRITYKSEN REKISTERÖINTI. sivu 1

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "TYÖNANTAJAN OHJEET - YRITYKSEN REKISTERÖINTI. sivu 1"

Krista Lattu
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 1. Yleistä 2. Rekisteröinnin aloitus 3. Yrityksen perustiedot (1/7) 4. Käyttäjätietojen vahvistus ja kirjautuminen Eazybreak Palveluun (2/7) 5. Työntekijät ja ryhmät (3/7) 6. Toimipaikat (4/7) 7. Yrityskohtaiset asetukset 8. Seteliryhmäkohtaiset asetukset (6/7) 9. Rekisteröinnin päättäminen (7/7) 10. Eazybalance 11. Sopimusruokailu sivu 1

2 1. Yleistä Ohje: Pyydä asiakastuestamme yksityiskohtaiset pääkäyttäjäohjeet avuksesi rekisteröintiin tai hae ohjeet alustavan rekisteröinnin jälkeen käyttäjätilisi ohjeista. Voit tarkentaa tilitietoja heti rekisteröinnin jälkeen. Yrityksen pääkäyttäjä rekisteröi Eazybreak Palveluun yrityksen perustiedot laskutustiedot pääkäyttäjät ja käyttäjätuen tiedot toimipaikat, kustannuspaikat ja työntekijät yrityksen setelikäyttöön liittyvät asetukset. Eazybreak palvelumallit ja setelityypit: Ruokailupalvelu Liikunta- ja kulttuuripalvelut Työmatkapalvelut Lounasseteli käy maksutapana Palveluun rekisteröityneissä toimipaikoissa. Sopimuslounasseteli käy maksutapana niissä Palveluun rekisteröityneissä toimipaikoissa, joiden kanssa yrityksellä on Palvelun kautta tehty, voimassa oleva sopimus lounaan hinnasta ja käytettyjen seteleiden jälkikäteislaskutuksesta. Virta Eazybreak-seteli käy maksutapana Palveluun rekisteröityneissä liikunta- ja kulttuuripaikoissa. Työmatkaseteli käy maksutapana Palveluun rekisteröityneissä toimipaikoissa, jotka myyvät työnantajan tukemaan työmatkustukseen liittyviä tuotteita. 2. Rekisteröinnin aloitus Rekisteröinti aloitetaan sivulla. Siirry rekisteröintilomakkeelle kohdassa Työnantajalle Rekisteröidy. 3. Yrityksen perustiedot (1/7) Tallenna yrityksesi perustiedot. Yrityksen nimi, osoite ja Y-tunnus Eazybreak-tiedotteiden sähköpostiosoite viestintää varten. Laskutustiedot: verkko- tai paperilaskutus 1. Yrityksen käyttäjätuen tiedot: Yrityksen oma Eazybreak-tuki voi olla esim. pääkäyttäjä, ylläpitäjä tai muu nimetty käyttäjätuki. Yhteyshenkilö: Eazybreak-yritystilin pääkäyttäjän tiedot (omat tietosi). Annettuun sähköpostiin lähetetään tilin aktivointiviesti. Sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena. Käyttöehdot ja hinnasto: Hyväksyttyäsi ehdot ja palveluhinnaston, tallenna perustiedot. 1 Mikäli verkkolaskuosoitetta ei ilmoiteta, toimitamme asiakkaalle paperilaskun sisältäen kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaisen maksun paperilaskun toimittamisesta. sivu 2

3 4. Käyttäjätietojen vahvistus ja kirjautuminen Eazybreak Palveluun (2/7) Yrityksen perustietojen ja pääkäyttäjätietojen tallennus on valmis. Mikäli sinulla ei ole vielä tunnuksia Eazybreak Palveluun, saat ilmoittamaasi sähköpostiin tilin aktivointilinkin. Käyttäjätili aktivoidaan sähköpostin ohjeiden mukaisesti ja rekisteröintiä voidaan jatkaa. Jos sinulla on on jo tunnukset Palveluun, rekisteröidyn yrityksen käyttöoikeudet lisätään tiliisi käyttäjätiliisi. Siirry kirjautumissivulle ( ja kirjaudu tunnuksillasi 1 käyttäjätilillesi jatkamaan rekisteröintiä. 5. Työntekijät, kustannuspaikat ja ryhmät (3/7) Työntekijät voidaan liittää ryhmiin, joiden avulla määritellään setelijakoon liittyviä sääntöjä. kustannuspaikkoihin, joiden avulla raportoidaan setelikäytön kustannukset Jatka rekisteröintiä tuomalla palveluun työntekijät, ryhmät, kustannuspaikat. Tiedot tuodaan Palveluun HR-integraation 2 kautta, csv tiedoston 3 avulla tai manuaalisesti yksitellen. Jos HR-integraatio ei ole käytössä, ylläpidetään tili tietoja manuaalisesti. Eazybreak Suositus: Voit tehdä tämän vaiheen myöhemmin ja siirtyä rekisteröinnissä eteenpäin. Palvelu lähettää työntekijän sähköpostiin ohjeet käyttäjätilin aktivoimiseksi heti, kun työntekijätiedot tiedot tallennetaan. 1 Unohditko salasanasi? toiminto lähettää annettuun sähköpostiosoitteeseen ohjeet salasanan muuttamiseen. Mikäli tilille kirjautumisessa on ongelmia, tyhjennä selaimesi historiatiedot ja/tai sulje selain kokonaan. Kirjoita käyttäjätunnus ja salasana uudelleen ja kirjaudu tilillesi uudelleen. 2 Mikäli yrityksen käytössä on Eazybreak HR-integraatio, työntekijä-, toimipaikka- tai ryhmätietoja ei tallenneta rekisteröinnin yhteydessä. 3 Ohjeet löydät valitsemalla Tuo tiedostosta tai yritystilin käyttöohjeista. Uudet toimipaikka-, kustannuspaikka ja ryhmätiedot tallentuvat Palveluun csv-latauksen yhteydessä. sivu 3

4 6. Toimipaikat (4/7) Työntekijät voidaan jakaa toimipaikkoihin. Osoitetiedon perusteella nettipalvelu voi hakea toimipaikan lähellä olevat kauppiaat. Jatka seteliasetuksiin. 7. Yrityskohtaiset seteliasetukset (5/7) Seteliasetuksilla hallinnoidaan yrityksen käytössä olevia setelityyppejä sekä niiden jako- ja maksuperusteita. Työntekijät voidaan jakaa seteliryhmiin, joiden perusteella seteleiden käyttöoikeudet jakautuvat. Valitse yrityksessä käytettävät setelityypit: Lounas, Sopimuslounas, Virta Eazybreak, Työmatkaseteli Määrittele seteleiden eli käyttöoikeuksien jakoon ja käyttöön tarvittavat säännöt mm. Jakokuukaudet ja jakotapa Työntekijän omavastuuosuus (mikäli käytössä) ja sen veloitustapa: palkasta perintä tai Eazyshare 1 8. Ryhmäkohtaiset seteliasetukset (6/7) Määrittele setelin arvo ja/tai jaettavien seteleiden (käyttöoikeuksien) lukumäärä. 9. Rekisteröinnin päättäminen (7/7) Lopeta rekisteröinti hyväksymällä tilaussopimus ja tili tiedot on rekisteröity. Tutustu pääkäyttäjälle tarkoitettuihin yksityiskohtaisiin ohjeisiin Eazybreak-tililläsi. Kirjaudu vielä tilillesi ja viimeistele rekisteröinti tekemällä Eazybalance asetukset (Lounas, Työmatka tai Virta Eazybreak setelit) Sopimusasetukset ja sopimukset (Sopimuslounassetelit) 1 Eazyshare: Työntekijä maksaa omavastuuosuutensa ennakkoon verkkomaksuna (Osta seteleitä toiminnallisuus työntekijän Eazybreak-tilillä). Työnantajan tukiosuus lisätään seteliin automaattisesti käytön yhteydessä. sivu 4

5 10. Eazybalance Saat käyttöösi Eazybalance-ennakkomaksutoiminnallisuuden. Maksat ennakkoa yritystilille. Kukin käytetty seteli vähennetään Eazybalance ennakosta. Jos työntekijä maksaa omavastuuosuuden verkkopankissa, ennakosta vähennetään vai yrityksen tukiosuus. Kuukausittaiset palvelun käyttömaksut vähennetään ennakosta. Työntekijät voivat käyttää seteleitä, kun Eazybalance kassassa näkyy maksettua ennakkoa. Eazybalance asetuksilla määrittelet, miten ennakkolaskutus toimii. Tee Eazybalance asetukset ja aloita toiminnallisuuden käyttö. Ensimmäinen ennakkolasku on kooltaan hieman korkeampi, koska se sisältää arvioidun setelikäytön ja käyttömaksujen lisäksi ns. käyttövaran (kuinka monen päivän ennakko tulee tilillä vähintäänkin olla varmistetaan setelikäytön jatkuvuus). Maksuehto ennakkolaskulle (esim. 30pv). Käyttövara (esim. 14 pv). 11. Sopimusruokailu Tallenna sopimusruokailuun tarvittavat sopimusasetukset, jos olet valinnut sopimuslounassetelit yrityksen käyttöön. Sopimukseen perustuva seteleiden käyttö ja lounaiden laskutus jälkikäteen (käytön mukaan) edellyttää voimassaolevaa sopimusta yrityksen ja kauppiaan välillä Eazybreak Palvelussa 1. Sopimustunniste näkyy mobiilisetelissä ja sen perusteella kauppias voi varmistaa sovitun hinnan. Aseta maksuehto (14, 21 tai 30 pv) laskulle. Eazybreak Palvelu huolehtii kauppiaan puolesta sopimuslounaiden käytön yritykseltäsi. Mitä lyhyempi maksuaika laskulla on, sitä nopeammin Eazybreak voi tilittää yrityksen käyttämät ja maksamat setelit kauppiaille. Tee sopimusehdotukset Eazybreak Palvelussa ravintoloille, joissa haluatte seteleitä käyttää. 1 Katso yksityiskohtaiset ohjeet sopimuksista käyttäjätilisi pääkäyttäjän ohjeista. sivu 5

Samankaltaiset tiedostot

EAZYBREAK PALVELU - YRITYKSEN REKISTERÖINTI 19.3.2015

EAZYBREAK PALVELU - YRITYKSEN REKISTERÖINTI 19.3.2015 1. Yleistä 2. Rekisteröinnin aloitus 3. Yrityksen perustiedot (1/7) 4. Käyttäjätietojen vahvistus ja kirjautuminen Eazybreak Palveluun (2/7) 5. Työntekijät ja ryhmät (3/7) 6. Toimipaikat (4/7) 7. Seteliasetukset