TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 JA 24 Laatimispvm: 30.7.2014 1. Rekisterin nimi Kokkolan terveyskeskuksen potilasrekisteri 2.Rekisterinpitäjä Kokkolan kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi PL 43, 67101 KOKKOLA 06-828 9111 (vaihde) www.kokkola.fi 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Rekisteriasioista vastaava henkilö: Terveyspalvelujohtaja/Johtava lääkäri Kokkolan terveyskeskus Mariankatu 28 67200 Kokkola puh: 06-8287 201 Yhdyshenkilö: Johdon sihteeri Kokkolan terveyskeskus Mariankatu 28 67200 Kokkola puh: 06-8287 202 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus Rekisteritietoja käytetään asiakas/potilassuhteessa hoidon laadun varmistamiseen, tutkimuksen ja hoidon suunnitteluun ja toteutukseen ja seurantaan, rekisterinpitäjän oman toiminnan laskutukseen, tilastointiin ja suunnitteluun sekä opetukseen ja tieteelliseen tutkimukseen. Tietojen käsittely perustuu potilaan hoitoa ja tutkimusta koskeviin lakeihin ja asetuksiin: Kansanterveyslaki /66/1972) Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Asetus lääkinnällisestä kuntoutuksesta (1015/1991) Laki rintamaveteraanien kuntoutuksesta Sotilasvammalaki (1184/1988) Mielenterveyslaki (1116/1990) Sosiaalihuoltolaki ja asetus (710/1982, 1983/607)
2 5. Rekisterin tietosisältö Lapsen oikeuksia koskeva yleissopimus (60/1991) Lastensuojelulaki ja asetus (417/2007, 1010/1963) Asetus neuvolatoiminnasta, koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta sekä lasten ja nuorten ehkäisevästä suun terveydenhuollosta (380/2009) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Potilasasiakirja-asetus (298/2009) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992, 912/1992) Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1984, 564/1994) Arkistolaki (841/1994) Potilaan yksilöinti- ja yhteystiedot - nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, lähin omainen/yhteyshenkilö, edunvalvoja - tarvittaessa ammatti, omalääkäri, omahoitaja Potilaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot, kuten - lääketieteelliset riskitiedot - avohoitokäyntejä ja vuodeosastohoitojaksoa koskevat terveysneuvonnan ja hoidon suunnittelua, kulkua, seurantaa ja arviointia koskevat tiedot - erityistyöntekijöiden lausunnot ja neuvontaa ja hoitoa koskevat merkinnät - konsultaatiopyynnöt ja vastaukset - lähetteet ja hoitopalautteet - annetut todistukset ja lausunnot - hoidon loppulausunnot - Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymältä ostettavat laboratoriovastaukset - terveyskeskuksen röntgenissä tehtyjen tutkimusten röntgenvastaukset - yksityisiltä palveluntuottajilta ostettujen palvelujen terveys- ja hoitotiedot sekä tutkimusvastaukset Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot esim. sosiaalityöntekijän, ravitsemusterapeutin, apuvälinelainauksen ym. työtehtävissä syntyvät tiedot. Muilta yhteisrekisterin ulkopuolisilta rekisterinpitäjiltä potilaan luvalla saadut tiedot.
3 Toiminnan laskutus, tilastointi ja suunnittelu. Eri tietojärjestelmistä, joilla tiedot kerätään, on laadittu tietojärjestelmäselosteet. Lait: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Henkilötietolaki (523/1999) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Väestörekisterikeskus Potilaalta itseltään saadut tiedot Potilaan suostumuksella hänen omaisiltaan/yhdyshenkilöltään saadut tiedot Kokkolan sosiaali- ja terveyspalveluissa syntyvät terveys- ja sairaustiedot. Sosiaali- ja terveyspalvelut ostaa potilaidensa laboratoriotutkimuspalvelut Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymältä. Terveyskeskuksen tietojärjestelmä tuottaa tutkimuspyynnöt K-PSHP:n tietojärjestelmään ja saadut vastaukset siirretään terveyskeskuksen tietojärjestelmään. Mammografiaan perustuvat syöpäseulonnat sekä kliiniset mammografiat ja ultraäänitutkimukset terveyskeskuslääkärien lähetteillä sosiaali- ja terveyspalveluissa ostetaan M.A.S.T. Data Oy:ltä. M.A.S.T. Data Oy huolehtii myös mammografiakuvien sähköisestä arkistoinnista. Tarvittaessa kuvat toimitetaan terveyskeskukselle kuvakopioina tai sähköisen yhteyden kautta aineistosta ennen 1.7.12 ja sähköisen yhteyden kautta tämän jälkeen.tutkimuspyynnöt toimitetaan terveyskeskuksesta paperimuodossa palveluntuottajalle. Yksityisiltä palveluntuottajilta ostettujen palvelujen terveys-, hoito- ja tutkimustiedot siirtyvät joko paperimuodossa terveyskeskuksen arkistoon tai tiedot tuotetaan suoraan terveyskeskuksen tietojärjestelmään. Muilta kuin yhteisrekisteriin kuuluvilta organisaatioilta potilaan luvalla saadut tiedot Suomen Syöpäjärjestö
4 Puolustusvoimat Kokkolan kaupunki, Sivistystoimi 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Keski-Pohjanmaan alueellisessa yhteisessä potilasrekisterissä olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saa luovuttaa ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen, kun hän on saanut informoinnin yhteisestä potilasrekisteristä ja siihen liittyvästä mahdollisuudesta luovuttaa hoitosuhteen yhteydessä eri osarekistereissä olevia potilastietoja muille Keski-Pohjanmaan alueen yhteisessä potilasrekisterissä mukana oleville palvelujen antajille ilman potilaan erikseen antamaa suostumusta. Potilaalle pitää antaa myös tieto siitä, että hän voi kieltää tietojen luovutuksen rekisteripitäjien ja eri osarekistereiden välillä. Kiellon voi myös peruuttaa tai peruutetun kiellon tehdä uudestaan. Yhteisrekisterin ulkopuolelle tietoja luovutetaan pääsääntöisesti vain potilaan/asiakkaan suostumuksella. Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen: - kunnille luovutetaan käyntien ja hoitopäivien lukumäärät kuntalaskutuksen yheydessä - Terveyden ja hyvinvoinnin laitos: hoitoilmoitusrekisteri, syöpärekiseri, näkövammarekisteri, tartuntatautirekisteri - Lääkelaitos: lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, implanttirekisteri, huumausainerekisteri Henkilötietoja voidaan potilaan suostumuksella luovuttaa Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 :n perusteella. Viranomaisille ja muille, joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin paperitulosteena. Luettelot maksamattomista asiakas-/potilasmaksuista toimitetaan konekielisinä kerran kuukaudessa perintätoimistoon ja tarvittaessa ulosottovirastoon. Tietojen luovutus perustuu ulosottokaareen (705/2007 ja siinä erityisesti 64 ja 67 ) sekä lakiin saatavien perinnästä (perintälain muutos 28/2005 ja siinä erityisesti 10 ja 10 a ).
5 Lait: Henkilötietolaki (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojan sähköisestä käsittelystä (159/2007) Potilasasiakirja-asetus (298/2009) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) Laki terveydenhuollon valtakunnallisista rekistereistä (556/1989) Asetus terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (774/1989) Tapaturmavakuutuslaki (608/1948) Liikennevakuutuslaki (279/1969) Kansaneläkelaki (568/2007) Sairausvakuutuslaki (1224/2004) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Lastensuojelulaki (417/2007) Laki holhoustoimesta (442/1999) Laki edunvalvontavaltuutuksesta (648/2007) Tartuntatautilaki (583/1986) Laki kuolemansyyn selvittämisestä (459/1973) Tieliikennelaki (267/1981) Rikoslaki (39/1889) Oikeudenkäymiskaari (4/1734) 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Lainsäädännön yleiset periaatteet: Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat = hoitosuhde. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävitystä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonhallinnansuunnitelmalla ja tietoturvaohjeistuksella. A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Potilasasiakirjat säilytetään kansliatiloissa valvotusti, hoidon päätyttyä asiakirjat siirretään potilaskertomusarkistoon, joka on arkistolain määräysten mukainen. Asiakirjojen käyttöä valvotaan. B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Potilasrekisteriin on ulkopuolinen verkkoyhteys
6 9.Rekisteröidyn tarkastusoikeus potilaskertomusjärjestelmän toimittaja Tiedolla ja lokiraporttien tuottaja Neotidellä. Kaikki työntekijät allekirjoittavat käyttäjäsitoumuksen. Salasanat vaihdetaan määrävälein ja sijaisille ja opiskelijoille käyttöoikeudet annetaan vain sijaisuuden ajaksi. Järjestelmän lokitiedostoon (sormenjälkiseuranta) tallentuvat kaikki potilastiedostoissa käynnit ja lokitiedostoja tarkistetaan pistokokein. ATK-laitteet ja palvelimet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietoturvan periaatteet ja vastuut on kuvattu sosiaali- ja terveystoimen tietoturvapolitiikassa. Asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapahtuksissa epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan/potilaan terveydelle ja hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. tarkastusoikeuden toteuttaminen tapahtuu joko henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla rekisteritietojen tarkastuspyyntölomakkeella. Lomake löytyy Kokkolan kaupungin internet-sivuilta Sosiaali- ja potilasasiamies-sivustolta. 10. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan/potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakas/potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut potilastieto. korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Lomake löytyy Kokkolan kaupungin internet-sivuilta Sosiaali- ja potilasasiamies-sivustolta. mikäli asiakkaan/potilaan vaatimus on oikeutettu, mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä asiakas/potilasasiakirjoista.