3. TERVEYDENHUOLLON TOIMINTAYKSIKÖN REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Transkriptio

1 1 YTHS POTILASREKISTERI INFORMOINTILOMAKE (Henkilötietolaki 10 ja 24 ) Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 ). Henkilötietolaki (523/99) 10 Laatimispäivä: Uudistamispäivä: Versio: 1.1 Laatija: Jukka Männistö, toimitusjohtaja 1. REKISTERINPITÄJÄ Nimi Katuosoite Postitoimipaikka Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö Töölönkatu 37 A Helsinki Rekisteriasioista vastaava henkilö Markku Kanerva, johtajaylilääkäri 2. TERVEYDENHUOLLON TOIMINTAYKSIKKÖ Toimipiste Katuosoite Postitoimipaikka SEINÄJOEN TOIMIPISTE Kampusranta 9 C SEINÄJOKI 3. TERVEYDENHUOLLON TOIMINTAYKSIKÖN REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ Nimi Tehtävä (Puhelin) Sanna Talja Apulaisylilääkäri Henkilö, johon rekisteröity/potilas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

2 2 4. REKISTERIN NIMI Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön potilasrekisteri (mukaan lukien jatkuva potilaskertomusjärjestelmä sekä tutkimuspotilaita koskeva osarekisteri) 5. POTILASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS - Potilaan tutkimusten ja hoidon suunnittelu ja toteutus - Asiakkaan terveyden edistäminen ja sen suunnittelu - Rekisterinpitäjän oman toiminnan tilastointi ja suunnittelu - Potilasmaksujen laskutus: postiosoitteeseen ja sähköpostiosoitteeseen - Potilaan suostumuksen mukaisesti tutkimustoimintaan osallistuminen Potilasrekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Potilasrekisteritietoja saa käyttää rekisterinpitäjän tai luvallansa tieteelliseen tutkimukseen viranomaissäännösten mukaisesti. 6. POTILASREKISTERIIN TALLETETUT TIEDOT potilaan nimi (nimet), henkilötunnus, yhteystiedot (mm. puhelin, osoite, sähköposti ja muut potilaan antamat yhteystiedot) kotikunta, lupa sähköpostin käytöstä YTHS:n toiminnastaan tekemiin kyselytutkimuksiin, hoitoaikojen muistutuksiin ja hoitomaksulaskutukseen, asiointikieli, kotimaa, terveydenhoitomaksu, oppilaitostiedot, opintojen aloituspäivämäärä, opinto-oikeustieto potilaan nimeämä yhteyshenkilö potilaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot Kaikki potilasrekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. Potilasasiakirjojen laatimisessa noudatetaan viranomaismääräyksiä. Talletettavat potilasasiakirjat laaditaan sekä potilastiedot ryhmitellään ja laaditaan siten, että sisäinen käyttö ja luovutukset ulkopuolisille voidaan jatkohoitotilanteissa toteuttaa asianmukaisesti ja potilaslain ja muun lainsäädännön salassapitosäännösten sekä henkilötietolain huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteiden sekä tarpeellisuus- ja virheettömyysvaatimusten mukaisesti. 6.1 Säännönmukaiset tietolähteet Potilas: potilaan ilmoittamat tiedot Hoitohenkilökunta: tutkimusten ja hoidon yhteydessä muodostuneet tiedot Muilta terveydenhuollon toimintayksiköiltä saadut potilastiedot: (mistä ja mitä tietoja, tietolähde ja tiedonsaannin peruste mainitaan; potilaan suostumus sekä kansallinen arkisto)

3 3 Muualta hankitut tiedot ja peruste: mm. yliopistoilta sekä oppilaitoksilta perustiedot, että oikeutettuja YTHS:n palveluihin 7. POTILASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Potilastietoja voidaan luovuttaa (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13, muut. 653/2000): Potilaan suostumuksella. Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella (katso kohdasta säännöksiä) Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla STM voi myöntää luvan potilasrekisteritietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (PotilasL 4 luvun 13 :n 4 momentti: Sosiaali- ja terveysministeriö voi lisäksi antaa tieteellistä tutkimusta varten yksittäistapauksessa luvan tietojen saamiseen yksityisestä terveydenhuollosta annetussa laissa tarkoitetun terveydenhuollon palveluja tuottavan yksikön sellaisista potilasasiakirjoista, joita ei voida pitää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitettuina viranomaisen asiakirjoina.) 7.1. Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaaja ryhmät Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (556/89) 3, tartuntatautilaki (589/86) 23 a ). Terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat tällä hetkellä: Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen ylläpitämät: hoitoilmoitusrekisteri, syntyneiden lasten rekisteri, raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri, syöpärekisteri, epämuodostumarekisteri ja näkövammarekisteri. Lääkelaitoksen ylläpitämät: lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, implanttirekisteri ja huumausaineseurantarekisteri. Kansanterveyslaitoksen ylläpitämä: tartuntatautirekisteri.

4 4 Muut mahdolliset luovutuksensaajat ja luovutuksen peruste: jatkohoitotilanteessa potilaan suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella voidaan luovuttaa tietoja potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai terveydenhuollon ammattihenkilölle. potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa tietoja vakuutusyhtiölle. 8. POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET Lainsäädännön yleiset periaatteet: Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/92) 13 ). Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Potilastietojen suojaaminen ja säilyttämistapa: potilasrekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla sekä potilastietojen käyttöä valvotaan potilasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä potilasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä muulla tavoin, esim. valvonnan alaisena manuaaliset potilaskansioit, - kortistot manuaalisesti Potilasasiakirjojen lainauksen yleiset periaatteet: Potilastietoja säilytetään, arkistoidaan ja hävitetään STM:n asetuksen 298/2009 mukaisesti. Potilastiedot hävitetään siten, etteivät sivulliset/ulkopuoliset pääse käsiksi tietoihin.

5 5 9. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Tarkastusoikeuden sisältö: Potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot (HeTiL 26 ). Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (HetiL 27 ). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna TARKASTUSOIKEUDEN TOTEUTTAMINEN JA ORGANISOINTI Miten toteutetaan: Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. kenelle pyyntö osoitetaan: Terveysaseman palveluista vastaavalle johtajalle kuka päättää: Terveysaseman palveluista vastaava johtaja Potilaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö Potilaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena. 10. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen (potilasrekisterin käyttötarkoitus) kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

6 6 TIEDON KORJAAMISEN TOTEUTTAMINEN JA ORGANISOINTI miten toteutetaan: Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Potilaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan. kenelle pyyntö osoitetaan: Terveyspalveluista vastaava johtaja kuka päättää: Terveyspalveluista vastaava johtaja Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, jolla on potilasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä potilasasiakirjoista. (Sosiaali- ja terveysministeriön potilasasiakirjojen laatimista koskevat määräykset 1993:7). Terveydenhuollon ammattihenkilö päättää, mitkä tiedot ovat oleellisia kirjata. Joskus potilaat haluavat sinällään oikeita tietoja pois, kun he eivät itse ymmärrä, mitä merkitystä niillä on. Terveydenhuollon ammattihenkilön perustellessa asian tarpeellisuuden, niin usein löytyy yhteisymmärrys. Mikäli yhteisymmärrystä ei synny, niin potilaalla on oikeus saada kirjallinen selvitys, miksei hänen pyyntöönsä ei ole suostuttu. Tämän jälkeen potilaalla on oikeus alistaa terveydenhuollon ammattilaisen päätös tietosuojavaltuutetun toimiston ratkaistavaksi. 11. MENETTELY POTILASTIETOJEN VÄÄRINKÄYTÖSEPÄILYJEN OSALTA Potilaalla on oikeus pyytää lokitietojen tarkistusta oheisen liitteen mukaisesti epäillessään väärinkäytöstä. kenelle pyyntö osoitetaan: Terveyspalveluista vastaava johtaja kuka päättää: Terveyspalveluista vastaava johtaja Liite POTILASREKISTERI LOKITIETOJEN TARKASTAMINEN POTILASREKISTERIN TIEDON KORJAAMISVAATIMUS

7 7 POTILASREKISTERI LOKITIETOJEN TARKASTAMINEN Haluan saada tietää kuka on käyttänyt tai kenelle on luovutettu minua koskevia sairauskertomukseen tehtyjä merkintöjä sekä mikä on ollut käytön tai luovutuksen peruste. Perustelut ja / tai mahdolliset väärinkäytösepäilyt Henkilötunnus: Puhelin: Pyytäjän allekirjoitus: päivämäärä Nimen selvennys Pyytäjän henkilöllisyys tarkastettu Kuvallinen henkilökortti Ajokortti Passi Henkilötiedot tarkastaneen allekirjoitus: päivämäärä Nimen selvennys

8 8 POTILASREKISTERIN TIEDON KORJAAMINEN Henkilötietolain 29 :n perusteella vaadin, että potilasrekisteristänne minusta olevat tiedot korjataan seuraavasti: Vaadin seuraavat tiedot poistettavaksi (mainitse sanatarkasti poistettava tieto ja perustelut) Vaadin seuraavat tiedot muutettavaksi (mainitse sanatarkasti korjattava tieto, ehdotettu muutos ja perustelut) Vaadin seuraavat tiedot täydennyksenä liitettäväksi yllä olevaan rekisteriin (perustelut) Henkilötunnus: Osoite: Puhelin: Muutoksen pyytäjän allekirjoitus: päivämäärä Nimen selvennys Jos tiedon korjausvaatimukseeni ei suostuta, rekisterinpitäjän on henkilötietolain 29 :n mukaisesti annettava oma-aloitteisesti asiaa koskeva kirjallinen kieltäytymistodistus. Kieltäytymistodistuksessa on mainittava myös kieltäytymisen syy.