REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24

Transkriptio

1 REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä: Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 ). 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä (nimi ja yhteystiedot) 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö (nimi ja yhteystiedot) Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymän työterveyshuollon rekisteri Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä PL 100, Hallintoaukio Kauhajoki 3a. rekisteriasioista vastaava henkilö: Hoidon ja hoivan palvelualue Työterveyshuollon ylilääkäri Kyösti Rinne Teknologiapuisto 1, Kauhajoki 3b. rekisteriasioiden yhteyshenkilöt: Henkilö, johon rekisteröity/asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Isojoki: Terveyskeskusavustaja Päivi Viitalähde Kristiinantie 6, Isojoki Kauhajoki ja Karijoki: Osastonsihteeri Raili Luokkakallio Teknologiapuisto 1, Kauhajoki Teuva: Terveyskeskusavustaja Ulla Tammisto Tuokkolantie 6, Teuva Keskitetty ajanvaraus / soittopyynnöt Sähköposti: etunimi.sukunimi@llky.fi 4. Rekisterin käyttötarkoitus (henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja/tai rekisterin pitämisen peruste) Henkilötietojen käsittelyn/rekisterin pitämisen peruste: Työterveyshuollon toteutus työterveyshuoltolainsäädännön ja asiakkaan kanssa tehdyn työterveyshuoltosopimuksen mukaisesti: työterveyshuoltolaissa säädetty lakisääteinen työterveyshuolto ja/tai vapaaehtoisena järjestettävä sairaanhoito sopimuksen määrittämässä laajuudessa

2 Asiakassuhde Toimintaa ohjaava pääasiallinen lainsäädäntö: Kansanterveyslaki (66/1972) Työterveyshuoltolaki (1383/2001) Valtioneuvoston asetus hyvän työterveyshuoltokäytännön periaatteista, työterveyshuollon sisällöstä sekä ammattihenkilöiden ja asiantuntijoiden koulutuksesta (1484/2001) Valtioneuvoston asetus terveystarkastuksista erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavissa töissä (1485/2001) Työturvallisuuslaki (738/2002) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 5. Rekisterin tietosisältö (rekisteriin tallennetut tiedot, käytössä olevat osarekisterit) Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot: henkilöasiakkaan nimi, henkilötunnus, ammatti, kotikunta ja yhteystiedot työnantajaa koskevat tiedot (työnantajan nimi, työterveyshuoltosopimus ja työntekijäluettelo sekä työyhteisöä koskevat tarvittavat tiedot) Lakisääteisen työterveydenhuollon ja muun lakisääteisen toiminnan edellyttämät tiedot: lakisääteiset terveystarkastukset ja niihin liittyvät tutkimus- yms. tiedot muut ennaltaehkäisevän työterveyshuollon tiedot kuntoutusta ja kuntoutuksen järjestämistä koskevat tiedot tapaturmia ja ammattitauteja koskevat tiedot (altistumistiedot yms.) ilmoitukset tapaturmista ja ammattitaudeista muut mahdolliset tarpeelliset tiedot Vapaaehtoisesti järjestetyn sairaanhoidon tiedot (työterveyshuoltosopimuksen mukaisesti): terveydentilaa, hoitoa, tutkimuksia ja hoidon järjestelyjä koskevat tiedot muut mahdolliset tarpeelliset tiedot Tietojen merkitseminen perustuu potilaan asemasta ja oikeuksista säädettyyn lakiin ja STM:n asetukseen potilasasiakirjoista (298/2009). 6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet työnantajan antamat tiedot asiakkaan tai hänen omaisensa ilmoittamat tiedot työterveyshuollon henkilöstö: asiakkaan neuvontaan, hoitoon, tutkimukseen tai siihen liittyvien tehtävien yhteydessä muodostuneet tiedot ja merkinnät rekisteriin väestörekisterikeskus (esimerkiksi kotikunta- ja osoitetiedot)

3 asiakkaan tai omaisen suostumuksella muilta hoitavilta yksiköiltä saadut tiedot Työterveyshuollon saamat tiedot perustuvat lakiin tai asiakkaan antamaan suostumukseen. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset (luovutuksen periaatteet, luovutuksen saajat ja peruste) Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992). Asiakastietoja voidaan luovuttaa: Asiakkaan suostumuksella. Jos asiakkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annetun suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Molemmissa tapauksissa suostumus kirjataan potilastietojärjestelmään. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen tietojen luovuttamiseen. Asiakkaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa ilman asiakkaan suostumusta toiselle suomalaiselle tai ulkomaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle, jos asiakkaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitys- vammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa, taikka jos suostumusta ei voida saada asiakkaan tajuttomuuden tai siihen rinnastettavan syyn vuoksi. Tajuttomuuden tai muun siihen verrattavan syyn vuoksi hoidettavana olevan asiakkaan lähiomaiselle tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto asiakkaan hoidossa olosta ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että asiakas kieltäisi näin menettelemästä (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista785/1992, 13 ). Kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan luovuttaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämistä tai toteuttamista varten siltä osin kun tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi (Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 785/1992, 13 ). Tarvittavia potilastietoja voidaan luovuttaa myös nimenomaisen lainsäädöksen nojalla, mm. työnantajalle, työsuojeluviranomaisille, vakuutuslaitoksille ja Kelalle. Tietoja luovutetaan tilastointia varten Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle. Tietoja voidaan luovuttaa myös toimintayksikön tai sosiaali- ja terveysministeriön antamalla luvalla tieteellistä tutkimusta varten (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999, 28 ).

4 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin käyttö ja suojauksen periaatteet (käyttöoikeus, säilytys, arkistointi ja hävittäminen) Tietoja ei siirretä. Asiakastietoja saavat käyttää kyseessä olevan asiakkaan neuvontaan, hoitoon, tutkimukseen tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat liikelaitoskuntayhtymän työntekijät. Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee salassapitovelvollisuus, mikä jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Potilasrekisteritiedot säilytetään ulkopuolisilta suojattuina ja niiden käyttöä valvotaan. A. Sähköisessä muodossa oleva asiakas- ja työnantajarekisteri (Terveys-Effica): käyttöön tarvitaan henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana (erillinen käyttöoikeussopimus) rekisteritietojen käyttöä valvotaan käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti käyttöoikeus päättyy työ-/virkasuhteen päättyessä ulkoista yhteyttä valvotaan ns. palomuurein ylläpidosta on erilliset käyttö- ja ylläpitosopimukset Atk-laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. B. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) asiakirjoja säilytetään asiakaskansioissa asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan. 10. Tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi (kenelle pyyntö osoitetaan, kuka päättää) Asiakkaalla on oikeus nähdä ja tarkastaa itseään koskevat potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena kopiona (Henkilötietolaki 523/ ). Tarkastusoikeus toteutetaan ilman aiheetonta viivytystä. Tarkastuspyyntö tehdään kirjallisena erillisellä lomakkeella ja osoitetaan työterveyshuollon ylilääkäri Kyösti Rinteelle (Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä, työterveyshuolto, Teknologiapuisto 1, Kauhajoki). Tiedot antaa asianomaisessa toimintayksikössä asiakasta hoitava lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö työterveyshuollon ylilääkärin ohjeiden mukaisesti. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista.

5 Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi se, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille Tällöin asiakkaalle annetaan kirjallinen todistus tarkastusoikeuden epäämisestä (kieltäytymistodistus). Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi (Henkilötietolaki 523/ ). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. 11. Tiedon korjaamisen toteuttaminen ja organisointi (kenelle pyyntö osoitetaan, kuka päättää) Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 523/ ). Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti erillisellä lomakkeella ja osoitetaan työterveyshuollon ylilääkäri Kyösti Rinteelle (Suupohjan peruspalveluliikelaitoskuntayhtymä, työterveyshuolto, Teknologiapuisto 1, Kauhajoki). Korjauksen tekee asiakkaan asiaa hoitava henkilö työterveyshuollon ylilääkärin ohjeiden mukaisesti. Korjaus tehdään siten, että virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatietoihin siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimi, asema ja päiväys tulee ilmetä asiakirjasta. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus Henkilötietolain 523/ :n mukaisesti. Kieltäytymistodistuksen antaa työterveyshuollon ylilääkäri. Asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet (esim. HetiL 30 )