Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän sosiaalihuollon kasvatus- ja perheneuvolan asiakasrekisteri

Transkriptio

1 Tietosuojaseloste 1 / 5 1. Rekisterin nimi Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän sosiaalihuollon kasvatus- ja perheneuvolan asiakasrekisteri 2. Rekisterinpitäjä Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Sosteri 3. Rekisterin vastuuhenkilö Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, perusterveydenhuollon vastaava lääkäri 4. Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Lasten ja nuorten yksikön tulosyksikköpäällikkö tai asiakirjahallintoa johtava Rekisteriasioissa voi ottaa yhteyttä myös asianomaisen palveluyksikön henkilökuntaan. 5. Tietosuojavastaava 6. Rekisterin käyttötarkoitus ja henkilötietojen käsittelyn peruste Rekisteritietoja käytetään sosiaalihuollon asiakkaan kasvatus- ja perheneuvontapalveluiden järjestämiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä asiakastietojensa ja -maksujensa käsittelyyn. Tietoja käytetään myös toiminnan suunnitteluun, tilastointiin sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin. Rekisterin pitäminen perustuu asiakas- ja hoitosuhteeseen ja sitä ohjaa muun muassa seuraavat lait: Sosiaalihuoltolaki (1982/710) Kansanterveyslaki (1972/66) Mielenterveyslaki (1990/116) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000/812) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (1992/785) Lastensuojelulaki (2007/417) Laki (1992/734) ja asetus (1992/912) sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista

2 Tietosuojaseloste 2 / 5 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (2007/159) 7. Rekisterin tietosisältö Itä-Savon sairaanhoitopiirin kuntayhtymän sosiaalihuollon kasvatus- ja perheneuvolan asiakasrekisteri muodostuu kasvatus- ja perheneuvontapalveluiden järjestämiseen, suunnitteluun ja toteuttamiseen sekä niihin liittyvien asiakastietojensa ja -maksujen käsittelyyn syntyneistä asiakastiedoista. Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista: - asiakkaan perustiedot - hallinnolliset tiedot - asiakkaan selviytymistä ja toimeentuloa sekä terveyttä ja sairautta koskevat tiedot - hoidon ja palveluiden maksuihin liittyvät tiedot 8. Tietojen luovuttaminen Lainsäädäntö määrittelee terveyden- ja sosiaalihuollon asiakastiedot salassa pidettäviksi. PERUSTEET: Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999). Asiakastietoja voidaan luovuttaa vain: - asiakkaan/hänen laillisen edustajansa suostumuksella - erityislain nojalla - tieteelliseen tutkimustyöhön sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti Lisäksi Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle (THL) annetaan tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät tiedot. Itä-Savon sairaanhoitopiirin lasten ja nuorten yksikössä ja perhepalvelukeskuksessa syntyy sekä sosiaalihuollon asiakastietoja että terveydenhuollon potilastietoja. Yhteinen käyttötarkoitus mahdollistaa tietojen yhteiskäytön. 9. Rekisterin säännönmukaiset lähteet Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet: - väestörekisteri - asiakas ja hänen edustajansa - asiakas- ja hoitosuhde - muut hoitolaitokset 10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Henkilötietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella luovuttaa myös Euroopan Unioinin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso Euroopan Unionin tietosuoja-asetus 2016/679 ja Tietosuojalaki HE 9/2018 perusteella. 11. Rekisterin yhdistäminen muihin rekistereihin Rekisteritietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin.

3 Tietosuojaseloste 3 / Tietojen säilytysajat Sosiaalihuollon asiakastietojen säilytysajat on määritelty laissa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015). Muut kuin sen liitteessä mainitut asiakasasiakirjat säilytetään pysyvästi siten kuin Arkistolaitos arkistolain 8 :n nojalla määrää. 13. Rekisteröidyn informointi Ennen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon viranomaiselle tietoja, on jokaisen sosiaalihuollon palvelun antajan kerrottava hänelle, miksi hänen tietojaan tarvitaan, mihin niitä käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan sekä mihin rekisteriin ne tallennetaan. Vastaavasti häntä on informoitava, jos tietoja tarvitaan muualta kuin asiakkaalta itseltään. Asiakkaalle tulee kertoa myös hänen tietojensa luovutuksista, ellei laissa erityisesti kielletä informointia. Riittävän kehittyneelle alaikäiselle tulee kertoa hänen sosiaalihuollon asiakaslain 11 :ssä säädetystä oikeudestaan painavasta syystä kieltää tietojensa antaminen huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen. Jos alaikäinen asiakas kieltää tietojen luovutuksen, on kielto ja sen perusteeksi esitetty painava syy kirjattava hänen asiakastietoihinsa. Jos kielto-oikeus evätään, on asiakasasiakirjaan kirjattava myös ratkaisun perustelut. Asiakkaalle tai hänen edustajalleen on kerrottava myös, miten voi käyttää rekistereihin liittyviä oikeuksiaan, esimerkiksi tarkastaa omat tietonsa, saada asiakirjoista kopioita, pyytää virheellisten tietojen oikaisua ja muuttaa suostumukseen perustuvaa tietojensa luovutusta. Tarvittaessa tulee kertoa myös reksiterinpitäjän nimi ja yhteystiedot. Lisäksi asiakkaalle on annettava tiedot, mistä muualta ja mitä häntä koskevia tietoja voidaan suostumuksesta riippumatta hankkia, ennen kuin tietoja pyydetään rahalaitokselta sosiaalihuollon asiakaslain 20 2 nojalla sekä jos asiakasta koskevia tietoja voidaan saada maksun määräämistä ja tietojen tarkistamista varten teknisen käyttöyhteyden avulla veroviranomaisilta ja Kelalta. Tietosuojaseloste on nähtävillä palvelua tuottavan yksikön ilmoitustaululla ja Sosterin www-sivuilla. 14. Tarkastusoikeus Sosiaalihuollon asiakkaalla on oikeus pyynnöstä saada tarkastaa kaikki häntä itseään koskevat asiakasrekisteritiedot. Sosiaalihuollon asiakas on henkilötietosääntelyn tarkoittama rekisteröity, jota asiakastiedot koskevat. Tarkastusoikeus on henkilökohtainen oikeus eikä sitä voi käyttää asianajajan tai muun asiamiehen välityksellä. Huoltajalla on lapsensa laillisena edustajana oikeus tarkastaa alaikäisen lapsensa tiedot lapsen puolesta, jos tietojen antaminen ei aiheuta vakavaa vaaraa lapsen terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Alaikäisellä on sosiaalihuollon asiakaslain 11 :n mukaisesti oikeus kieltää itseään koskevien tietojen antamisen lailliselle edustajalleen. Kieltoa on noudatettava. Sosiaalihuollon asiakasrekisterin tietoihin ei sivullisilla ole tarkastusoikeutta. Tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastuspyyntö tehdään joko suullisesti henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla.

4 Tietosuojaseloste 4 / 5 Käynnin yhteydessä asiakas voi saada nähtäväksi itseään koskevat rekisteritiedot henkilökunnan avustuksella. Yksittäiset asiakirjakopiot voi tilata arkiston toimistosta. Kirjalliseen tarkastuspyyntöön perustuva tarkastus toteutetaan erikseen sovittuna aikana. Halutessaan asiakas voi saada rekisteritietonsa myös kopiona henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. Tarkastuspyyntölomake on saatavissa kaikista Sosterin toimintayksiköistä sekä sairaanhoitopiirin internet-sivustolta ( Kirjallisena tehty tarkastuspyyntö osoitetaan rekisterin vastuuhenkilölle. Tarkastusoikeuden käyttäminen on asiakkaalle maksutonta kerran vuodessa. 15. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, tulee asiakkaan saada siitä kirjallinen selvitys. Tiedon korjaamisen toteuttaminen Korjauspyyntö tehdään kirjallisena erillisellä korjausvaatimuslomakkeella, joka on saatavilla sairaanhoitopiirin internet-sivustolta ( Pyyntö osoitetaan rekisterin vastuuhenkilölle, joka päättää onko asiakkaan vaatimus tiedon korjaamisesta oikeutettu. Mikäli asiakkaan vaatimus on aiheellinen, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen oikeus. Korjauksesta tehdään merkinnät rekisteritietoihin. Korjattu tieto toimitetaan tahoille, joille rekisterinpitäjä on tiedon aiemmin luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen tiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa. 16. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus Rekisterin käyttäjille on laadittu erilliset ohjeet ja koulutusta järjestetään tarpeen mukaan. 17. Oikeus valittaa Tietojensa käsittelystä voi kysyvän asioinnin yhteydessä siltä henkilöltä ja siitä yksiköstä, jonka asiakkaana on. Myös rekisterin yhteyshenkilöiltä ja tietosuojavastaavalta saa tietoa omista oikeuksistaan ja niiden käyttämisestä. Tietojensa käsittelyyn tyytymättömän toivotaan ottavan yhteyttä Sosteriin asian selvittämiseksi ja tilanteen korjaamiseksi. Yhteystiedot löytyvät tämän tietosuojaselosteen sivulta 1. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän epäilee, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta tai kansallisia tietosuojaa ohjaavia lakeja ja asetuksia. Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat: Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800

5 Tietosuojaseloste 5 / HELSINKI Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6 krs HELSINKI Puh tietosuoja@om.fi