TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 JA Rekisterin nimi Kokkolan terveyskeskuksen Rai-LTC tietojärjestelmä

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 JA 24 Laatimispvm: Rekisterin nimi Kokkolan terveyskeskuksen Rai-LTC tietojärjestelmä 2.Rekisterinpitäjä Kokkolan kaupunki Sosiaali- ja terveystoimi PL 43, KOKKOLA (vaihde) 3. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Rekisteriasioista vastaava henkilö: Terveyspalvelujohtaja/Johtava lääkäri Kokkolan terveyskeskus Mariankatu Kokkola puh: Yhdyshenkilö: Hoitotyön palvelupäällikkö Kokkolan terveyskeskus Mariankatu Kokkola puh: Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus Raisoft- LTC on laitoshoitoon kehitetty käytännön hoidon suunnittelun ja johtamisen apuväline, laadun kehittämisen sekä kuntatason toiminnan ohjaus ja seurantajärjestelmä. RAIsoft-LTC on käytössä Kokkolan terveyskeskuksen vuodeosastojen potilailla, joille suunnitellaan sijoitusta Kokkolan vanhustenhuollon palveluyksiköihin tai -laitoksiin. Em. yksiköissä Raisoft- LTC on myös käytössä. RAI-arviointi suoritetaan puolen vuoden välein tai kun asiakkaan tilanne oleellisesti muuttuu. Tietojen käsittely perustuu potilaan hoitoa ja tutkimusta koskeviin lakeihin ja asetuksiin: Kansanterveyslaki /66/1972) Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Sosiaalihuoltolaki ja asetus (710/1982, 1983/607) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)

2 2 5. Rekisterin tietosisältö Potilasasiakirja-asetus (298/2009) Arkistolaki (841/1994) Asiakkaan yksilöinti ja yhteystiedot: - nimi - henkilötunnus - osoite - puhelinnumero - perhesuhteet - lähiomainen ja hänen yhteystietonsa Asiakkaan palvelunjärjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät tiedot Asiakkaaksi tulo Hoidon tarkoitus ja asiakkaan tottumukset Rai-arviointitiedot: - Arvioinnin perustiedot - Kognitiivinen kyky - Kommunikaatio/ kuulo - Näkö - psykososiaalinen hyvinvointi - Fyysinen toimintakyky ja rakenteelliset ongelmat - Pidätyskyky - Diagnoosit - Terveydentila - Suun terveys/ ravitsemustila - Suun terveys/ hampaisto - Ihon kunto - Aktiivisuus ja harrastaminen - Lääkitys - Erityishoidot - Yleistila ja uloskirjausmahsdollisuudet - Tietoja arvioinnista Eri tietojärjestelmistä, joilla tiedot kerätään, on laadittu tietojärjestelmäselosteet. Lait: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Henkilötietolaki (523/1999) 6. Säännönmukaiset tietolähteet

3 3 Tiedot syntyvät asiakkuuden aikana työntekijän kirjaamana. Tietolähde on asiakas, tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla. Väestörekisterikeskus Kokkolan sosiaali- ja terveyspalveluissa syntyvät terveys- ja sairaustiedot. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Keski-Pohjanmaan alueellisessa yhteisessä potilasrekisterissä olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saa luovuttaa ilman potilaan antamaa erillistä suostumusta sen jälkeen, kun hän on saanut informoinnin yhteisestä potilasrekisteristä ja siihen liittyvästä mahdollisuudesta luovuttaa hoitosuhteen yhteydessä eri osarekistereissä olevia potilastietoja muille Keski-Pohjanmaan alueen yhteisessä potilasrekisterissä mukana oleville palvelujen antajille ilman potilaan erikseen antamaa suostumusta. Potilaalle pitää antaa myös tieto siitä, että hän voi kieltää tietojen luovutuksen rekisteripitäjien ja eri osarekistereiden välillä. Kiellon voi myös peruuttaa tai peruutetun kiellon tehdä uudestaan. Yhteisrekisterin ulkopuolelle tietoja luovutetaan pääsääntöisesti vain potilaan/asiakkaan suostumuksella. Henkilötietoja luovutetaan yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettuun lain 21 perustuen. Asiakkaan luvalla käytetään arvioinnissa syntyviä tietoja Kokkolan kaupungin vanhustenhuollon sijoituksia suunniteltaessa. Sosiaali- ja terveysalan tutkimus ja kehittämiskeskus (Stakes) ylläpitämään tutkimustietokantaan tiedot luovutetaan kaksi kertaa vuodessa. Henkilötietoja voidaan potilaan suostumuksella luovuttaa Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 :n perusteella. Viranomaisille ja muille, joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin paperitulosteena.

4 4 8. Rekisterin suojauksen periaatteet Lait: Henkilötietolaki (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojan sähköisestä käsittelystä (159/2007) Potilasasiakirja-asetus (298/2009) Laki terveydenhuollon valtakunnallisista rekistereistä (556/1989) Asetus terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä (774/1989) Tapaturmavakuutuslaki (608/1948) Liikennevakuutuslaki (279/1969) Kansaneläkelaki (568/2007) Sairausvakuutuslaki (1224/2004) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Lastensuojelulaki (417/2007) Laki holhoustoimesta (442/1999) Laki edunvalvontavaltuutuksesta (648/2007) Tartuntatautilaki (583/1986) Laki kuolemansyyn selvittämisestä (459/1973) Tieliikennelaki (267/1981) Rikoslaki (39/1889) Oikeudenkäymiskaari (4/1734) Lainsäädännön yleiset periaatteet: Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat = hoitosuhde. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävitystä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonhallinnansuunnitelmalla ja tietoturvaohjeistuksella. A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Potilasasiakirjat säilytetään kansliatiloissa valvotusti, hoidon päätyttyä asiakirjat siirretään potilaskertomusarkistoon, joka on arkistolain määräysten mukainen. Asiakirjojen käyttöä valvotaan. B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Kaikki työntekijät allekirjoittavat käyttäjäsitoumuksen.

5 5 9.Rekisteröidyn tarkastusoikeus 10. Tiedon korjaaminen ATK-laitteet ja palvelimet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietoturvan periaatteet ja vastuut on kuvattu sosiaali- ja terveystoimen tietoturvapolitiikassa. Asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapahtuksissa epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan/potilaan terveydelle ja hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. tarkastusoikeuden toteuttaminen tapahtuu joko henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla rekisteritietojen tarkastuspyyntölomakkeella. Lomake löytyy Kokkolan kaupungin internet-sivuilta Sosiaali- ja potilasasiamies-sivustolta. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan/potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakas/potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut potilastieto. korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Lomake löytyy Kokkolan kaupungin internet-sivuilta Sosiaali- ja potilasasiamies-sivustolta. mikäli asiakkaan/potilaan vaatimus on oikeutettu, mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä asiakas/potilasasiakirjoista.