Laatimispvm: Kokkolan sosiaali- ja vammaispalveluitten päihdehuollon asiakasrekisteri

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10 JA 24 Laatimispvm: Rekisterin nimi Rekisterinpitäjä Kokkolan sosiaali- ja vammaispalveluitten päihdehuollon asiakasrekisteri Kokkolan kaupunki Sosiaali- ja terveyslautakunta PL 43, KOKKOLA (vaihde) Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Rekisteriasioista vastaava henkilö: Sosiaali- ja vammaispalvelut/sosiaali- ja vammaistyön palvelujohtaja Sosiaali- ja terveystoimen palvelukeskus puh: Yhdyshenkilö: Toimistosihteeri Sosiaali- ja terveystoimen palvelukeskus PL Kokkola puh: Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus/rekisterin käyttötarkoitus Rekisteritietoja käytetään asiakkaiden sosiaalisen tilanteen kartoitukseen ja selvittelyyn sekä kuntoutuksen ja jatkohoidon suunnitteluun, toteutukseen ja seurantaan, kuntoutuksen laadun varmistamiseen sekä rekisterinpitäjän ja palveluntuottajan oman toiminnan laskutukseen, tilastointiin ja suunnitteluun sekä opetukseen ja tieteelliseen tutkimukseen. Tietojen käsittely perustuu toimintaa ohjaaviin lakeihin: Kansanterveyslaki /66/1972) Erikoissairaanhoitolaki (1062/189) Mielenterveyslaki (1116/1990) Sosiaalihuoltolaki ja asetus (710/1982, 1983/607) Lapsen oikeuksia koskeva yleissopimus (60/1991) Lastensuojelulaki ja asetus (417/2007, 1010/1963) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)

2 2 Rekisterin tietosisältö Potilasasiakirja-asetus (298/2009) Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734/1992, 912/1992) Päihdehuoltolaki ja asetus (298/2009) Laki ja asetus terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1984, 564/1994) Arkistolaki (841/1994) Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot - nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, lähin omainen/yhteyshenkilö, edunvalvoja, perhesuhteet, syntymäpaikka, ammatti, työpaikka, tieto työttymyydestä tai eläkkeestä, koulutus, asumismuoto Tiedot asiakkaiden päihteiden käytöstä ja sen aiheuttamista haitoista sekä aikaisemmin käytetyistä hoidoista/kuntoutuksista. Kuntoutuksen tavoitteet, keinot sekä suunnitelman jatkohoidosta ja tiedon mahdollisesta kuntoutuksen keskeyttämisestä ja siitä, mihin tieto on ilmoitettu Päihdekeskus Portin toimesta. Tiedot kuntoutuksen kulusta, seurannasta ja arvioinnista sekä tarvittaessa erityistyöntekijöiden lausunnot sekä neuvontaa ja ohjausta koskevat tiedot. Tiedot mahdollisista sääntörikkomuksista ja uloskirjoituksista sekä erityiset maininnat poikkeuksellisista tilanteista ja tapahtumista. Arvio asiakkaan sosiaalisten tukien ja jatkohoidon tarpeesta sekä asiakkaan sosiaalisesta tilanteesta. Terveyskeskuksen potilasrekisterin kanssa yhteiseen rekisteriin muodostuvat tiedot: rokotustiedot, laboratoriotutkimuspyynnöt ja lausunnot, lähetteet ja sähköiset palautteet, riskitiedot Muilta rekisterinpitäjiltä asiakkaan luvalla saadut tiedot. Toiminnan laskutus, tilastointi ja suunnittelu. Eri tietojärjestelmistä, joilla tiedot kerätään, on laadittu tietojärjestelmäselosteet. Lait: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Henkilötietolaki (523/1999)

3 3 Säännönmukaiset tietolähteet Väestörekisterikeskus Asiakkaalta itseltään saadut tiedot Asiakkaan suostumuksella hänen omaisiltaan/yhdyshenkilöltään saadut tiedot Päihdekeskus Portissa syntyvät tiedot. Sosiaali- ja terveyspalvelut ostaa potilaidensa laboratoriotutkimuspalvelut Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymältä. Terveyskeskuksen tietojärjestelmä tuottaa tutkimuspyynnöt K-PSHP:n tietojärjestelmään ja saadut vastaukset siirretään terveyskeskuksen tietojärjestelmään Muilta rekisterinpitäjiltä asiakkaan luvalla saadut tiedot. Kelalta saadut tiedot. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Rekisteritietojen säännönmukainen luovuttaminen: - kunnille luovutetaan käyntien ja hoitopäivien lukumäärät kuntalaskutuksen yheydessä - Terveyden ja hyvinvoinnin laitos: sosiaalihuollon hoitoilmoitusrekisteri, päihdetilasto Muualle tietoja luovutetaan pääsääntöisesti vain rekisteröidyn suostumuksella. Henkilötietoja voidaan rekisteröidyn suostumuksella luovuttaa Euroopan Unionin ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22 :n perusteella. Viranomaisille ja muille, joilla on lakiin perustuva oikeus tietojen saantiin paperitulosteena.

4 4 Lait: Henkilötietolaki (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojan sähköisestä käsittelystä (159/2007) Potilasasiakirja-asetus (298/2009) Rekisterin suojauksen periaatteet Laki Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksesta (668/2008) Laki Stakesin tilastotoimesta (409/2001) Kansaneläkelaki (568/2007) Sairausvakuutuslaki (1224/2004) Lastensuojelulaki (417/2007) Laki holohoustoimesta (442/1999) Laki edunvalvontavaltuutuksesta (648/2007) Tartuntatautilaki (583/1986) Tieliikennelaki (267/1981) Rikoslaki (39/1889) Oikeudenkäymiskaari (4/1734) Lainsäädännön yleiset periaatteet: Asiakas/potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakas/potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Asiakas/potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. asiakkaan hoitoon ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat = hoitosuhde. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävitystä ja muuta käsittelyä ohjataan tiedonhallinnansuunnitelmalla ja tietoturvaohjeistuksella. A. Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen) Asiakas/potilasasiakirjat säilytetään kansliatiloissa valvotusti, hoidon päätyttyä asiakirjat siirretään päätearkistoon, joka on arkistolain määräysten mukainen. Asiakirjojen käyttöä valvotaan. B. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus) Kaikki työntekijät allekirjoittavat käyttäjäsitoumuksen. Salasanat vaihdetaan määrävälein ja sijaisille ja opiskelijoille käyttöoikeudet annetaan vain sijaisuuden ajaksi.

5 5 Rekisteröidyn tarkastusoikeus Järjestelmän lokitiedostoon (sormenjälkiseuranta) tallentuvat kaikki asiakastiedostoissa käynnit ja lokitiedostoja tarkistetaan pistokokein. ATK-laitteet ja palvelimet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietoturvan periaatteet ja vastuut on kuvattu sosiaali- ja terveystoimen tietoturvapolitiikassa. Asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapahtuksissa epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan/potilaan terveydelle ja hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. tarkastusoikeuden toteuttaminen tapahtuu joko henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla rekisteritietojen tarkastuspyyntölomakkeella. Lomake löytyy Kokkolan kaupuningin internet-sivuilta Sosiaali- ja potilasasiamies-sivustolta. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan/potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä asiakas/potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut potilastieto. korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Lomake löytyy Kokkolan kaupungin internet-sivuilta Sosiaali- ja potilasasiamies-sivustolta. mikäli asiakkaan/potilaan vaatimus on oikeutettu, mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä asiakas/potilasasiakirjoista.