Rovaniemen kaupungin perusturvalautakunta

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE (Henkilötietolaki 10 ja 24 ) Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot (HetiL 10 ) että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä (HetiL 24 ). Laatimispäivä: päivitetty Rekisterin pitäjä 2.a Rekisteriasioista vastaavahenkilö 2.b Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Nimi: Rovaniemen kaupungin perusturvalautakunta Perusturvapalvelut/Ikäihmisten palvelut Palvelualuepäällikkö Johanna Lohtander Hallituskatu 7 PL 8216, Rovaniemi puhelin 3221 Palveluohjaus ja Ikäosaamiskeskus Palveluesimies Maija Kaikkonen Pohjolankatu 2 Kotiin annettavat palvelut Palveluesimies Anneli Ylitalo Pohjolankatu 2 Ympärivuorokautinen hoiva, Palveluasuminen ja Sairaalapalvelut Palveluesimies Sirkka Peltola Sairaalakatu 1 3.Rekisterin nimi IKÄIHMISTEN PALVELUJEN ASIAKASREKISTERI 4. Rekisterin käyttötarkoitus Ikäihmisten palvelunohjaus, Seniorineuvolan palvelut, Muistipoliklinikan palvelut, Veteraanien palveluiden, Kotipalvelun, tukipalveluiden, päivätoiminnan, turvapalvelujen, ryhmätoiminnan, tehostetun palveluasumisen sekä laitoshoidon järjestäminen ja toteuttaminen. Toimintaa ohjaavat pääasiallinen lainsäädäntö: Sosiaalihuoltolaki (710 / 1982 ja 621 / 1996) Kansanterveyslaki (KTL 66/1972, KTA 802 / 1972) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (734 /1992) Asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista /912 Laki rintamaveteraanien kuntoutuksesta 279/1959 Sotilasvammalaki (404/1948, 481/1960) Laki eräissä Suomen sotiin liittyvissä tehtävissä palvelleiden kuntoutuksesta 1039/1997 Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012)

2 5. Rekisterin tietosisältö Tietosisältö Asiakkaan yksilöinti ja yhdystiedot - nimi,henkilötunnus,osoite,puhelinnumero, perhesuhteet - lähiomainen/yhdyshenkilö ja hänen yhteystiedot Asiakkaan hoidon/palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot. Yksikössä syntyvät terveydentilatiedot ovat osarekisteritietoja ikäihmisten palvelujen rekisterille. Asiakkaan terveydenhoidon järjestämisessä käytetään lisäksi asiakkaan suostumuksella potilastietorekisteriä, johon on rajatut käyttöoikeudet. Asiakasrekisteriin sisältyvät myös kaikki tiedot, jotka syntyvät niiden yritysten, yhdistysten jne. toiminnassa, joiden kanssa Rovaniemen kaupunki on tehnyt toimeksiantosopimuksen ikäihmisten palvelujen tuottamisesta. Rovaniemen kaupunki toimii henkilötietolain mukaisena rekisterinpitäjänä myös näissä palveluissa syntyvien henkilötietojen osalta ja vastaa niiden käsittelyn lainmukaisuudesta. Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. PERUSTEET: - Henkilötietolaki 11 (523/1999) - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - Kansanterveyslaki (66/1972) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 (785/1992) - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14 ja 15 (812/2000) - Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) - Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista ( /980) - Terveydenhuoltolaki (1326/2010) - Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) - Laki rintamaveteraanien kuntoutuksesta / Säännönmukaiset tietolähteet Asiakkaalta itseltään saadut tiedot. Asiakkaan suostumuksella asiakkaan omaisilta ja hoitavilta yksiköiltä saadut tiedot. Yhteystiedot saadaan Väestörekisterikeskuksesta. Tiedot pyydetään suoraan maistraatista, jos asiakkaalla on ns. turvakielto, eli maistraatin määräys siitä, ettei hänen yhteystietojaan saa luovuttaa muille kuin viranomaisille. Tämä tehdään siinä tapauksessa, että tietoja ei saada asiakkaalta itseltään. Kaupungilla on oikeus tietoihin väestötietolain (507/1993) perusteella. Kansaneläkelaitoksen Kuntien sosiaali- ja terveystoimen tietojärjestelmä (SOKY), jonka käyttö perustuu sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 21 :ään 7.Tietojen säännönmukainen luovuttaminen Rekisteröidyn suostumuksella. Tietoja voidaan ilman asiakkaan suostumusta luovuttaa sivullisille vain laissa säädetyissä erityistilanteissa yksilöidyn ja lakiin perustuvan pyynnön perusteella (esim. laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 17 ). Lakisääteinen valtakunnallinen sosiaalihuollon rekisteri: Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen ylläpitämä hoitoilmoitusrekisteri Muutoin tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti

3 8. Tietojen käyttö ja suojaamisen yleiset periaatteet Lainsäädännön yleiset periaatteet: Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. asiakkaan palveluiden antamiseen ja hoitoon osallistuvat henkilöt. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille sosiaalihuollon asiakastietoihin ja potilasrekisteritietoihin (asiakkaan suostumuksella) siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Tietojen suojauksen periaatteet: Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisterin ylläpitojärjestelmät Effica terveydenhuolto (kotihoidon ja palvelusasumisen suunnittelu ja toteutus) Effica YPH (palveluasumisen palvelupäätökset ja maksupäätökset sekä pitkäaikaisen laitoshoidon palvelupäätökset) RAIsoft(LTC, HC, Screener) ja Rava Effector (veteraanikuntoutuksen tiedot) Miratel hoitajakutsujärjestelmä Vivago hyvinvointikello Hilkka- kotihoidon mobiili Osarekisterit: Palvelun yhteydessä syntyneet terveydentilatiedot Veteraanikuntoutusrekisteri Tena kotiinkuljetuksen rekisteri Asiakas- ja potilastietojen suojaaminen ja säilyttämistapa: Atk- rekisteri: rekisteritietoja käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn (ATK) avulla tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla tietojen käyttöä valvotaan ohjelmaan on palvelussuhteittain rajatut käyttö- oikeudet asiakas- ja potilasrekisteriin ei ole ulkoista verkkoyhteyttä rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä /suojauksesta vastaa LapIT Manuaalinen rekisteri: Asiakirjoja säilytetään lukituissa arkistointiin tarkoitetuissa tiloissa asiakirjojen arkistoinnista annettujen ohjeiden määrittelemän ajan Jokaisen rekisterin tietoja käyttävän edellytetään sitoutuvan Rovaniemen kaupungin tietoturvapolitiikkaan sääntöihin ja hyvään tiedonkäsittelytapaan. 9. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (HeTiL 26 ). Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille (HetiL 27 ). Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna

4 Toteuttaminen ja organisointi Tarkistuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla Rekisteritietojen tarkastuspyyntö - lomakkeella Pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle ja toimitetaan osoitteella Rovaniemen kaupunki Kaupunginkirjaamo, PL 8216, Hallituskatu Rovaniemi. Kieltäytymistodistuksen tai päätöksen antaa: Rekisteriasioista vastaava tai hänen valtuuttamansa henkilö Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa ikäihmisen hoidosta vastaava ammattihenkilö. Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakas- ja potilasrekisteritiedot ja pyynnöstä saada ne kirjallisena. 10. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta, virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Toteuttaminen ja organisointi Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti siihen tarkoitetulla Rekisteritietojen korjaamisvaatimus - lomakkeella. Asiakkaan henkilöllisyydestä varmistutaan ja tarvittaessa se tarkistetaan. Pyyntö lähetetään osoitteella: Rovaniemen kaupunki Kaupunginkirjaamo PL 8216, Hallituskatu 7, Rovaniemi. Tiedon korjaamisesta päättää: Kieltäytymistodistuksen tai päätöksen antaa: Rekisteriasioista vastaava tai hänen valtuuttamansa henkilö Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen tekee henkilö, jolla rekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä asiakirjoista. (Sosiaali- ja terveysministeriönpotilasasiakirjojen laatimista koskevat määräykset 1993:7). Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, annetaan asiakkaalle kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse tai käyttämällä vireillepanolomaketta ( Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

5