TIETOSUOJASELOSTE rekisteriseloste ja asiakkaan informointi henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE rekisteriseloste ja asiakkaan informointi henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Laatimispäivä: Tämä on tietosuojaseloste, joka sisältää Kallaveden työterveyshuollon rekisterin rekisteriselosteen ja asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä koskevan informoinnin. 1. Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä Nimi: Kallaveden Työterveys Liikelaitos johtokunta Katuosoite: Tulliportinkatu 15 H Postitoimipaikka: Puhelin: Kuopio (017) Rekisterin vastuuhenkilö Nimi: Työterveyshuollon johtaja Riika Kellokoski Puhelin: (017) Rekisteriasioita hoitava henkilö Henkilö, johon asiakas voi ottaa yhteyttä henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa. Nimi: Helena Viljakainen _ Tehtävä: Vastaava työterveyshoitaja Puhelin: (017) Rekisterin nimi TYÖTERVEYSHUOLLON REKISTERI Lakisääteinen ja kokonaisvaltainen työterveyshuolto

2 4. Rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoituksena on työterveyshuollon järjestäminen. Kansanterveyslaki /66, työterveyshuoltolaki 1383/2001. Rekisteri muodostuu työnantajatiedoista, potilaskertomuksesta, ajanvaraus-, tilastointi- ja maksujen perintätiedoista. Tiedot tallennetaan Pegasos-terveystietojärjestelmään. Rekisterin tarkoituksena on toimia: - työvälineenä henkilölle terveyden- ja sairaudenhoidon tavoitteita asetettaessa sekä niitä toteutettaessa, seurattaessa ja arvioitaessa - dokumenttina henkilölle annetusta neuvonnasta, hoidosta ja kuntoutuksesta sekä tehdyistä tutkimuksista - lääketieteellisen tutkimuksen apuvälineenä - maksujen perinnän perusteena - toiminnan tilastoinnin perusteena Rekisterin tietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen, joka sille on määritelty, ellei muussa laissa ole toisin säädetty. Tietoja voi käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin. 5. Rekisteriin talletetut tiedot Työterveyshuoltosopimuksen tehneistä työnantajista - työnantajan nimi, osoite ja puhelinnumero, työpaikat - maksujen laskutus- ja perintätiedot Työterveyshuoltosopimuksen piirissä olevista työntekijöistä - asiakkaan/potilaan nimi, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero - ajanvaraus- ja käyntitiedot - toiminnassa syntyneet neuvonta-, tutkimus- ja hoitotiedot - työhön liittyvät altistustiedot Rekisteriin voidaan tallettaa vain rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja. 5a. Säännönmukaiset tietolähteet Tiedot saadaan: - väestörekisteristä (henkilön nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja kotikunta) - asiakkaalta/potilaalta - hoitavilta lääkäreiltä ja hoitajilta käynteihin liittyvät tutkimus- ja hoitotiedot - muilta hoitavilta henkilöiltä/yksiköiltä asiakkaan/potilaan suostumuksella tutkimus- ja hoitotiedot - työnantajalta työnantajaa ja työpaikkoja koskevat tiedot Tietojen hankkimisesta ulkopuolisilta tehdään asiakirjaan merkintä. 6. Asiakastietojen luovuttaminen

3 6a. Asiakastietojen säännönmukainen luovuttaminen, luovutuksensaajat ja luovutuksen perusteet Potilastietoja voidaan luovuttaa (Työterveyshuoltolain 18, Potilaslain 13 ): - potilaan suostumuksella Jos potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. jatkohoitotilanteessa suullisella potilasasiakirjoihin merkityllä suostumuksella potilaan yksilöimälle toiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle kirjallisella suostumuksella vakuutusyhtiölle (vapaaehtoiset vakuutukset) - lain nimenomaisen säännöksen perusteella esim. työterveyshuoltolain 18 :n mukaiset luovutukset (liite) kanteluviranomaisille ja lakisääteisissä vakuutuksissa vakuutusyhtiöille - tieteelliseen tutkimukseen asiakkaan suostumuksella tai Sosiaali- ja terveysministeriön ja rekisterin vastuuhenkilön päätöksellä (tutkimuslupa) Julkisuuslaki / Tietoja luovutetaan valtakunnallisia rekistereitä ylläpitäville viranomaisille tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (Terveyshuollon valtak. henk.rek.l 556/ ja tartuntatautil 23a ). Tällä hetkellä terveydenhuollon valtakunnallisia rekistereitä ovat: - THL, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos; hoitoilmoitusrekisteri, syntyneiden lasten rekisteri, raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri, syöpärekisteri, epämuodostumarekisteri, näkövammarekisteri ja tartuntatautirekisteri - Fimea, Lääkealan turvallisuus ja kehittämiskeskus; lääkkeiden haittavaikutusrekisteri, implanttirekisteri ja huumausainerekisteri 7. Asiakastietojen käsittelyn ja suojaamisen yleiset periaatteet Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus, mikä säilyy palvelussuhteen päättymisen jälkeenkin. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan asianomaisen potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. PotL / Työntekijöiltä vaaditaan sitoumus noudattaa perusturvan ja terveydenhuollon tietosuoja- ja tietoturvaperiaatteita. Tietojen suojaamisvelvoite koskee sekä sähköisiä että paperisia asiakastietoja. Miten asiakastietojen käsittelyä valvotaan: Asiakastietojen käsittelyn valvonta tapahtuu lokitietojen avulla asiakkaiden tekemien selvityspyyntöjen perusteella. Lisäksi rekisterinpitäjän tulee suorittaa omaa asiakastietojenkäytön seurantaa ja valvontaa esim. pistokokein tai sille tulleiden ilmoitusten johdosta. Asiakkaalla on tiedonsaantioikeus rekisteritietojensa lainmukaisesta käytöstä. Hän voi pyytää rekisterinpitäjältä rekisteritietojen käytön selvitystä vapaamuotoisella kirjallisella pyynnöllä tai siihen tarkoitetulla lomakkeella. Rekisteritietojen käytön selvityspyyntö toimitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle.

4 Manuaalinen aineisto: - potilaskertomus atk-järjestelmään siirtymiseen saakka, säilytetään valvonnan alaisena potilaskansioissa ja - kortistoissa - järjestelmästä tulostettavat asiakirjat Potilastietojärjestelmään tallennetut tiedot: Järjestelmän käyttöoikeudet myöntää työterveyshuollon johtaja. Järjestelmän tietokanta on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja käyttöä valvotaan lokitietojen avulla. Luovutukset: Tietoja potilasasiakirjoista antaa lääkäri tai hänen ohjauksessaan muu terveydenhuollon ammattihenkilö. Psykologi antaa tiedot omasta osuudestaan. 8. Rekisteröidyn tarkastusoikeuden toteuttaminen ja organisointi Tarkastusoikeuden sisältö - Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteritiedot (Henkilötietolaki 26 ). - Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. - Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. - Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. - Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa asiakkaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Miten toteutetaan: Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Kenelle pyyntö osoitetaan: Hoitavalle lääkärille/ psykologille Kuka päättää: Hoitava lääkäri/ psykologi/ työterveyshuollon johtaja - Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. - Asiakkaalla on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakastiedot ja pyynnöstä saada kopiot niistä kirjallisena. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta. 9. Tiedon korjaaminen Korjauksen sisältö

5 - Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 ). - Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. - Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta ( Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Toteuttaminen ja organisointi Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Kenelle pyyntö osoitetaan: Hoitavalle lääkärille/ psykologille Kuka päättää: Hoitava lääkäri/ psykologi/ työterveyshuollon johtaja Jos asiakkaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen erityinen oikeus. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto. Asiakastietoja voidaan myös korjata täydentämällä niitä asiakkaan näkemyksellä asiasta. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin. Työterveyshuoltolain (1383/2001) 18 : Salassa pidettävien tietojen luovuttaminen: Terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka henkilöön kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimenpiteitä koskevat tiedot ovat salassa pidettäviä (JulkisuusL 24 1 momentti 25 kohta, PotilasL 13 ), jollei asianomainen anna suostumustaan tietojen luovuttamiseen. Työterveydenhuollon palvelujen tuottajan palveluksessa oleva työterveyslääkäri saa sen estämättä, mitä potilasasiakirjojen salassapidosta potilaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa säädetään, antaa: 1) työnantajalle erityistä sairastumisen varaa aiheuttavissa töissä kirjallisen lausunnon terveystarkastusten johtopäätöksistä (soveltuva / ei soveltuva / rajoituksin soveltuva ko. työhön) sekä niiden perusteella aiheellisista työsuojelutoimista, siltä osin kuin ne liittyvät työsuojeluun ja työterveyshuoltoon. Liite

6 Tieto johtopäätöstietojen luovutuksesta työnantajalle on annettava työntekijälle itselleen ennen tietojen luovuttamista työnantajalle. Terveystarkastuksen johtopäätökset muussa kuin erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavissa töissä voidaan luovuttaa työnantajalle vain asianomaisen työntekijän suostumuksella, koska poikkeusta potilasasiakirjojen salassapitoon ei ole laissa tältä osin säädetty. 2) työsuojeluviranomaiselle ja työsuojeluvalvonnasta ja muutoksenhausta työsuojeluasioissa annetun lain 1 :n 2 momentissa tarkoitetulle asiantuntijalle työsuojelun valvontaa varten edellä mainitut johtopäätöstiedot erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavassa työssä. Työsuojeluviranomaisena ei pidetä työpaikan työsuojelupäällikköä ja -valtuutettua. 3) työterveyshuollon palvelujen tuottaja saa pyynnöstään tiedot terveystarkastuksista työntekijän aikaisemman työnantajan työterveyshuollon palvelujen tuottajalta, kun ao. työntekijä on ollut aikaisemmin erityistä sairastumisen vaaraa aiheuttavassa työssä ja on siirtynyt vastaavalla tavalla vaaralliseen työhön toisen työnantajan palvelukseen.