SOPIMUS YHTEISTYÖSTÄ ESR-PROJEKTISSA UUTTA LUOVA JA OSALLISTAVA SUOMI 1 Sopijapuolet Taideylipiston Sibelius-Akatemia, PL 30, 00097 Taideyliopisto (myöhemmin: Taideyo) (Päätoteuttaja) Helsingin kaupunki, PL 20, 00099 Helsingin kaupunki (myöhemmin: Helsingin kaupunki) (Osatoteuttaja) 2 Sopimuksen kohde Tämän yhteistyösopimuksen kohteena on kaikkien sopijaosapuolten yhdessä suunnittelema luovaa osaamista ja osallistamalla osaamista toimenpidekokonaisuuksien yhteinen aktivointi- ja koordinaatiohanke Uutta luova ja osallistava Suomi (myöhemmin Hanke ), johon haetaan ESR-rahoitusta Hämeen ELY-keskukselta. Sopimusosapuolet sitoutuvat sihen, että päätoteuttaja vastaa sopijaosapuolten nimissä hankehakemuksen laatimisesta ja toimittamisesta rahoittajalle sekä allekirjoittaa hakemuksen sähköisesti Eura 2014 -järjestelmässä Katso-tunnisteella. Päätoteuttaja vastaa Hankkeen toteutuksen aikana Hankkeeseen liittyvästä hallinnoinnista ja yhteydenpidosta rahoittajaan. Sopimusosapuolet sitoutuvat Hankkeen toteuttamiseen sekä kustannus- ja rahoitussuunnitelmaan hankehakemuksen mukaisesti. Mikäli rahoittaja edellyttää muutoksia hankesuunnitelmaan tai kustannus- ja rahoitussuunitelmaan, muutoksista neuvotellaan sopijaosapuolten kesken ennen Hankkeen käynnistymistä. 3 Määritelmät Rahoittajaviranomaisella tarkoitetaan tässä sopimuksessa Hämeen ELY -keskusta. Tausta-aineistolla tarkoitetaan kaikkea sopijapuolten Projektiin tuomaa, sen ulkopuolella aikaansaatua tai aikaansaatavaa tietoa, ideoita, menetelmiä, ratkaisumalleja, aineistoa ja muuta materiaalia, jolla voi olla merkitystä Projektin toteutuksen kannalta. 1/7
Projektin Tuloksilla tarkoitetaan projektin tuottamia koulutustilaisuuksia, sekä niihin liittyvää taustamateriaalia, ml. kyselyvastaukset, väliraportit, tieto, ideat, menetelmät ja ratkaisumallit riippumatta siitä, ovatko ne tekijänoikeudellisesti suojattuja tai suojattavissa immateriaalioikeuksin. 4 Hankkeen toteutus ja sopijaosapuolten tehtävät Projekti toteutetaan projektisuunnitelman- ja budjetin (liite 1) mukaisesti. Projektia ohjaa Taideyliopiston asettama projektipäällikkö sekä ohjausryhmä siten kuin ESRsäännökset edellyttävät. Taideyliopisto vastaa Projektin hallinnoinnista, kuten taloudesta, tiedotuksesta ja yhteyksistä rahoittajaan. Taideyliopisto osoittaa projektille projektipäällikön sekä suunnittelijan/koordinaattorin Helsingin kaupunki vastaa liitteenä olevan osatoteutuksen mukaisesta toiminnasta. 5 Hankekustannukset ja kirjanpito Toteuttajat vastaavat kukin omista kustannuksistaan ja sitoutuvat huolehtimaan siitä, että ne eivät ylitä kustannusarviota tässä hankkeessa. Toisella osapuolella ei ole korvausvelvollisuutta mahdollisesta ylityksestä. Arvonlisävero jää Päätoteuttajan ja Osatoteuttajien lopulliseksi kustannukseksi. Ilmoitettaviin kustannuksiin sisältyy alv. Hankkeelle tulee perustaa oma kustannuspaikka tai projektinumero kaikkien osapuolten kirjanpitoon. Hankkeelle hyväksytään kuluja vain hankkeen toteuttamisaikataulun mukaiselta ajalta. Sopijaosapuoli vastaa siitä, että hankkeen kustannuspaikka tai projektinumero kirjataan vain hankkeelle hyväksyttäviä kuluja. Päätoteuttajalla tai rahoittajan edustajalla on oikeus tarkastaa osatoteuttajien asiakirjoja ja kirjanpitoa hankkeen osalta ja oikeus saada tarvittaessa tilintarkastajalta erillinen lausunto hankkeen kustannusten osalta. Hankkeessa on noudatettava rahoituspäätöksen ehtoja ja sopimusta täydennetään tarvittavin osin hankkeen käynnistyessä. Helsingin kaupunki osoittaa omarahoitusosuuden osatoteutussuunnitelman kustannussuunnitelman mukaisesti liitteenä olevan osatoteutuksen mukaisesta toiminnasta. 5.2 Asiakirjojen säilyttäminen Projektin toteutukseen liittyvä kirjanpitoaineisto sekä kaikki kulujen, tulojen ja toiminnan tarkastuksen kannalta tarpeelliset asiakirjat, tiedot toiminnasta ja osallistujista on säilytettävä kansallisen lainsäädännön mukaisesti joko kirjallisessa tai sähköisessä muodossa siten, että ne ovat tarkastajien käytettävissä ainakin vuoden 2027 loppuun saakka. 5.3 Julkiset hankinnat Hankintoja tehtäessä on noudatettava julkisia hankintoja koskevia kansallisia ja Euroopan Yhteisöjen säännöksiä sekä Hämeen ELY-keskuksen asettamia ehtoja. 2/7
6 Hankkeen raportointi ja maksatukset Projektin maksatus ja laskutus toteutuu projektin maksatusaikataulun mukaisesti. Prosessi etenee seuraavasti: 1.Osatoteuttaja ilmoittaa syntyneet kustannuksensa ja toimittaa ilmoituksen yhteydessä rahoittajan hallinnoijalta edellyttämät allekirjoitetut liitteet: pääkirjan, palkkaselvityksen, sekä työajanseurannan. 2.Hallinnoija tekee maksatushakemuksen Rahoittajalle 3.Rahoittaja käsittelee ja hyväksyy maksatushakemuksen 4.Rahoittaja tekee päätöksen mukaisen rahansiirron hallinnoijalle 5.Hallinnoija tekee tarvittavan rahansiirron osatoteuttajalle Maksatushakemukseen tulee liittää toteumaraportti, jossa kuvataan maksatuskauden toimenpiteet sekä merkittävimmät hankinnat. Hankkeen toteuttajat laativat oman toteumaraporttinsa yhteisesti sovitun mallin mukaan. Hallinnoija kokoaa yhteen osahankkeiden raporteista rahoittajalle toimitettavan toteumaraportin. Tämä käytäntö koskee myös loppuraporttia. Päätoteuttaja siirtää osatoteuttajille ESR- ja valtion rahoituksesta syntyneiden hyväksyttyjen kulujen mukaisen tukiosuuden. Tuki siirretään kun se ja maksatuspäätös on saapunut päätoteuttajalle ja Osatoteuttaja on suorittanut velvollisuutensa sopimuksen mukaisesti. Kaikki osapuolet vastaavat omasta omarahoitusosuudesta itsenäisesti. Mikäli rahoittaja vähentää maksatushakemuksen käsittelyn yhteydessä haettua tukea, kohdistuu vähennys siihen osapuoleen, jonka kustannuksia ei ole hyväksytty hankkeen kustannuksiksi. Mahdollisissa kustannusten takaisinperintätilanteissa kukin sopijaosapuoli vastaa omista kustannuksistaan. Takaisinperintätilanteessa noudatetaan hankkeen rahoituspäätöksen kohdassa Avustuksen palautusvelvollisuus annettuja ohjeita. 7 Viestintä Kaiken Projektiin liittyvän viestinnän on noudatettava EU:n rakennerahastojen ohjelmakauden 2014-2020 viestintäsäännöksiä ja -ohjeita. Sopijapuolet sitoutuvat käyttämään toisen sopijapuolen logoa kaikessa Projektin viestinnässä, jossa se on kohtuullisin vaatimuksin ja hyvän tavan mukaisesti toteutettavissa. Milloin logon käyttö ei ole mahdollista mainitaan kuitenkin Taideyliopiston ja Helsingin kaupungin yhteistyö. Taideyliopisto laatii Projektille omat verkkosivut osoitteeseen www.uniarts.fi 8 Käyttöoikeus Tausta-aineistoon ja toisten sopijapuolten luomiin Tuloksiin Molemmat sopijapuolet sitoutuvat ilman eri korvausta toimittamaan toisen osapuolen käyttöön sellaisen hallussaan olevan Tausta-aineiston ja Projektin Tulokset, joita toinen osapuoli tarvitsee tämän sopimuksen mukaisen työn suorittamista varten. Luovutuksen saaja saa tämän säännöksen nojalla käyttää näin saamiaan tietoja vain Projektin toteuttamiseen. Käyttöoikeuden voimassaolo päättyy viimeistään Projektin päättyessä, ellei sopimuksen 3/7
purkuehdoista muuta johdu. Tausta-aineiston ja Tulosten käyttöoikeuden luovuttajalla säilyvät hänellä tähän materiaaliin olevat aineettomat oikeudet. 9 Tekijänoikeudet Sopijapuolet sitoutuvat sopimuksin hankkimaan kattavat Projektin Tuloksiin liittyvät luovutettavissa olevat immateriaalioikeudet itselleen, ja luovuttamaan ne rahoituksen myöntöpäätöksen mukaisesti ja sen edellyttämässä laajuudessa Rahoittajaviranomaiselle. Siirtyvät oikeudet ovat ajallisesti rajoittamattomat. Helsingin kaupungille ja Taideyliopistolle jäävät rahoituspäätöksen mukaisesti rinnakkaiset oikeudet määrätä siitä osasta Projektin Tuloksia, jotka kyseinen sopijapuoli on luonut. Yhdessä luotujen Projektin Tulosten hyödyntämisestä on sovittava erikseen. Käytön yhteydessä on mainittava Projekti ja sen ESR -rahoittajataho. Sopijapuoli voi niin halutessaan jättää tutkijalleen rinnakkaisen oikeuden hyödyntää hänen Projektissa aikaansaamiaan Tuloksia tutkimus- ja kehitystyössään. 10 Salassapito Kaikkea sitä tietoa, jonka sopijaosapuoli luovuttaa Projektiin liittyen toiselle sopijaosapuolelle, ja joka on merkitty luottamukselliseksi tai on muutoin luonteeltaan selvästi luottamuksellista sekä kaikkia Projektin Tuloksia, on käsiteltävä asian edellyttämällä huolellisuudella, eikä niistä saa antaa tietoja kolmansille tahoille ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Mahdolliset koordinoinnista aiheutuvat jääviyskysymykset sovitaan erikseen rahoittajan kanssa. 11 Vahingonkorvausvelvollisuus Sopijapuolet vastaavat vahingoista, joita toiselle Sopijapuolelle aiheutuu Sopijapuolen tahallisen tai tuottamuksellisen sopimusrikkomuksen johdosta. Vahingonkorvausvastuu kattaa sopimusrikkomuksesta johtuvan ESR -rahoituksen vähenemisen. Muutoin vastuu vahingoista rajoittuu välittömiin kuluihin ja vahinkoihin, joita toiselle Sopijapuolelle aiheutuu. 12 Yhteyshenkilöt, ilmoitukset ja tiedonannot Sopijapuolten tämän sopimuksen johdosta tekemät ilmoitukset tai tiedonannot katsotaan pätevästi tehdyiksi, kun ne on kirjallisesti tai sähköpostitse tehty alla oleville yhteyshenkilöille: Taideyliopisto: Sanna Takala PL 30, 00097 Taideyliopisto p. 040 710 4399 sanna.takala@uniarts.fi Helsingin kaupunki: Taina Seitsara PL 20, 00099 Helsingin kaupunki 4/7
p. 040 334 7048 taina.seitsara@hel.fi Sopijapuolet voivat muuttaa tässä ilmoitettuja yhteyshenkilöitään tai yhteystietojaan tekemällä sitä koskevan ilmoituksen etukäteen toiselle Sopijapuolelle. 13 Sopimus ja sen muuttaminen Tämä sopimus korvaa Sopijapuolten väliset aikaisemmat suulliset ja kirjalliset sopimukset tai ehdot sopimuksen kohteesta. Sopijapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta sopimalla siitä kirjallisesti. Muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat Sopijapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet. 14 Sopimuksen voimaantulo, päättyminen ja päättymisen oikeusvaikutukset Tämä sopimus astuu voimaan, kun molemmat seuraavat ehdot toteutuvat: 1) molemmat Sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen; 2) Hämeen Elinkeino-, Liikenne ja Ympäristökeskus (ELY) aiemman ilmoituksensa mukaisesti on myöntänyt hankkeelle osarahoituksen Euroopan sosiaalirahastosta ohjelmakaudella 2007-2013. Rahoitus maksetaan maksatushakemuksen perusteella hyväksytyn kustannusarvion mukaisiin toteutuneisiin tukikelpoisiin korvattaviin kustannuksiin siltä osin kuin ne ylittävät projektiin välittömästi kohdistuvat tai liittyvät tulot. Sopimus on voimassa, kunnes Sopijapuolet ovat täyttäneet kaikki sopimuksen ja sen liitteiden mukaiset velvoitteensa, jollei sopimus purkaudu aikaisemmin tämän sopimuksen kohdan 15 mukaisesti. Seuraavat sopimuksen määräykset jäävät täysimääräisesti voimaan sopimuksen päättymisen jälkeen: Kohta 9 (Tekijänoikeudet) Kohta 10 (Salassapito) Kohta 11 (Oikeudelliset vastuut) Kohta 12 (Vahingonkorvausvelvollisuus) Kohta 17 (Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen) Sekä lisäksi kaikki muut sopimuskohdat, jotka on selvästi tarkoitettu jäämään voimaan myös sopimuksen kohteena olevan hankkeen tultua toteutetuksi. 15 Sopimuksen purkaminen Kumpikin Sopijapuoli saa purkaa sopimuksen päättymään kirjallista purkuilmoitusta seuraavin välittömin vaikutuksin, mikäli toinen Sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusta eikä kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa toisen Sopijapuolen kirjallisesta huomautuksesta korjaa rikkomustaan. 5/7
Jos sopimus purkautuu Helsingin kaupungin sopimusrikkomuksen johdosta, Helsingin kaupunki sitoutuu toimittamaan keskeneräisen projektin loppuun saattamiseen tarvittavan tausta-aineiston Taideyliopistolle ilman eri korvausta. Jos sopimus purkautuu Taideyliopiston sopimusrikkomuksen johdosta, sitoutuu Taideyliopisto toimittamaan Helsingin kaupungille työn loppuun saattamiseen tarvittavan tausta-aineiston. 16 Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan Sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli Sopijapuolet eivät pääse sovinnolliseen ratkaisuun, ratkaistaan riidat Helsingin käräjäoikeudessa. 17 Allekirjoituksista Osapuolet ovat sopineet, että hankehakemuksen ja muihin hankkeeseen liittyviin asiakirjoihin (lukuun ottamatta yhteistyösopimusta) riittää Taideyliopiston rehtorin allekirjoitus. 18 Sopimuskappaleet Tämä sopimus on laadittu kolmena samasanaisena kappaleena, yksi kummallekin Sopijapuolelle sekä yksi Rahoittajalle. 19 Paikka, aika ja allekirjoitukset Helsinki Huhti 13., kuun päivänä 2015 paikka 6/7
Taideyliopisto Helsingin kaupunki Tiina Rosenberg rehtori Nyrki Tuominen vs. elinkeinojohtaja 7/7