1 (7) ASUNTO OY JUHANNUSRINNE HALLITUKSEN KOKOUS Aika: Tiistaina 26.02.2013 kello 17:00-18:55 Paikka: Matinkylän Huolto Oy, Matinkatu 22, 02230 Espoo Kutsuttu: Jouni Komulainen puheenjohtaja Tapio Penkkala jäsen Esa Metsälä jäsen Kari Kujanpää jäsen Martti Pekkanen jäsen Olavi Roiha isännöitsijä / sihteeri Läsnä: Jouni Komulainen puheenjohtaja Tapio Penkkala jäsen Esa Metsälä jäsen Kari Kujanpää jäsen Olavi Roiha isännöitsijä / sihteeri 1. Kokouksen avaus, päätösvaltaisuus ja laillisuus Puheenjohtaja avaa kokouksen ja toteaa sen päätösvaltaiseksi ja lailliseksi. Puheenjohtaja avasi kokouksen ja totesi sen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 2. Työjärjestys Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Hyväksytään ja allekirjoitetaan edellisten kokouksien pöytäkirjat 1/2013 ja 2/2013. Hyväksyttiin ja allekirjoitettiin edellisten kokousten pöytäkirjat 1/2013 ja 2/2013. 4. Vastikerästit Todetaan vastikesaatavat per 31.01.2013. Todettiin että vastikesaatavia ei ole per 31.01.2013. 5. Osakeomistuksessa tapahtuneiden muutosten hyväksyminen Päätetään hyväksyä toimintakertomuksessa mainitut osakeomistuksessa tapahtuneet muutokset.
2 (7) Huoneiston n:o uusi rekisteröinti merkintä pvm. H 15 Lassander Henri & Piirainen Eeva 19.9.2012 M 25 Mattila-Niemi Elina & Niemi Antti 18.7.2012 Osakerekisterin mukaiset merkitsemättömät osakkeet 31.12.2012 Huoneiston n:o ostaja kauppa pv. ei ole Päätettiin hyväksyä toimintakertomuksessa mainitut osakeomistuksessa tapahtuneet muutokset. 6. Tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2012 Käsitellään tilinpäätös ja toimintakertomus vuodelta 2012.Hyväksytään ja allekirjoitetaan toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2012. Päätetään kutsua tilintarkastajat tarkastamaan vuoden 2012 tilit ja hallinto. Käsiteltiin, hyväksyttiin ja allekirjoitettiin toimintakertomus ja tilinpäätös vuodelta 2012. Päätettiin kutsua tilintarkastajat tarkastamaan vuoden 2012 tilit ja hallinto. 7. Remontti-ilmoitukset Todetaan osakkaiden vuoden 2012 aikana lähettämät remontti-ilmoitukset seuraavasti: D 8 G 14 H 15 kylpyhuoneremontti wc-remontti huoneistoremontti Todettiin osakkaiden vuoden 2012 aikana lähettämät remontti-ilmoitusten vastaavan todellista tilannetta tehtyjen remonttien suhteen. 8. Tariffit ja palvelumaksut Todetaan tariffikorotuksia 1.1.2013 alkaen seuraavasti: - lämmitys, energiamaksu noin 7 % - kiinteistövakuutus noin 11 % - jätehuolto noin 7.3 % Todetaan arvolisäveron nousevan 1.1.2013 alkaen 23 prosentista 24 prosenttiin. Käsitellään Matinkylän Huolto Oy:n esittämien sopimushintojen korotus liitteineen 1.1.2013 alkaen. Todetaan esitetyn korotuksen olevan keskimäärin 3.5 3.8 prosenttia. Päätetään hyväksyä Matinkylän Huolto Oy:n hallituksen 5.11.2012 vahvistamiin alasopimuskohtaisiin palvelumaksujen ja yksikköhintojen tarkistuksiin perustuvat kiinteät palvelusopimus- ja erillisveloitushinnat vuodelle 2013.
3 (7) Todettiin ja hyväksyttiin Matinkylän Huollon uudet palvelusopimus- ja erillisveloitushinnat vuodelle 2013. Todettiin Tapiolan Lämmön huoltohintojen nousevan 4,9%. Todettiin kiinteistön täysarvovakuutuksen jo toteutunut korotus, joka on 17,7 %. 9. Kunnossapidon periaateohjelman käsittely Käsitellään kunnossapidon periaateohjelma ja hyväksytään korjaushankkeet vuosille 2013 2022. Päätetään teettää vuonna 2013 seuraavat hoitobudjettiin sisällytettävät toimenpiteet kustannusarvioltaan yhteensä 14.400 euroa seuraavasti: Antennijärjestelmän kunnostus ja päivitys, tehty 3.400 Alaleikkipaikan kunnostus 2.000 Lämmitysverkon vuodon korjaus as. B4 edessä 5.000 Ilmanvaihtojärjestelmän puhdistus ja säätö 4.000 Lisäksi viedään ylimääräiseen yhtiökokoukseen päätettäväksi erillisellä lainarahoituksella hoidettava kattoremontti arvoltaan noin 550.000. Päätetään esittää kunnossapidon periaateohjelma varsinaiselle yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Käydyn keskustelun jälkeen päätettiin muuttaa kunnossapidon periaateohjelmaa seuraavasti: Päätettiin teettää vuonna 2013 seuraavat hoitobudjettiin sisällytettävät toimenpiteet kustannusarvioltaan yhteensä 10.500 euroa seuraavasti: Antennijärjestelmän kunnostus ja päivitys, tehty 3.500 Alaleikkipaikan kunnostus 2.000 Lämmitysverkon vuodon korjaus as. B4 edessä 5.000 Lisäksi viedään ylimääräiseen yhtiökokoukseen päätettäväksi erillisellä lainarahoituksella hoidettava kattoremontti arvoltaan noin 550.000. Päätettiin esittää kunnossapidon periaateohjelma varsinaiselle yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. 10. Talousarvio vuodelle 2013 Käsitellään talousarvio vuodelle 2013. Päätetään esittää yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi vastikkeet ja käyttökorvaukset seuraavasti: Hoitovastike 1.92 /os./kk 2.09 /os./kk
4 (7) Pääomavastikkeet: Rahoitusvastike RV 0.40 /os./kk 0.41 /os./kk Rahoitusvastike RV1 0.23 /os./kk 0.23 /os./kk Päätetään pyytää yhtiökokoukselta hallitukselle valtuudet periä tarvittaessa enintään kahden kuukauden ylimääräinen hoitovastike-erä yhtiön talouden niin vaatiessa tai jättää osa perimättä. Päätetään hyväksyä talousarvioehdotus tehtyjen päätösten ja muutosten jälkeen ja päätetään esittää se yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. Päätettiin esittää yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi vastikkeet ja käyttökorvaukset seuraavasti: Hoitovastike 1.92 /os./kk 2.05 /os./kk Pääomavastikkeet: Rahoitusvastike RV 0.40 /os./kk 0.41 /os./kk Rahoitusvastike RV1 0.23 /os./kk 0.23 /os./kk Muut vastikkeet: HomePna 8.00 /kk 8.00 /kk Autopaikkamaksu 5.00 /kk 10.00 /kk Vesimaksu 17.00 /kk 17.00 /kk Päätetiin pyytää yhtiökokoukselta hallitukselle valtuudet periä tarvittaessa enintään kahden kuukauden ylimääräinen hoitovastike-erä yhtiön talouden niin vaatiessa tai jättää osa perimättä. Päätettiin hyväksyä talousarvioehdotus tehtyjen päätösten ja muutosten jälkeen ja päätettiin esittää se yhtiökokoukselle hyväksyttäväksi. 11. Hallituksen esitys tilintarkastajien ja varatilintarkastajien valinnasta Merkitään tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys yhtiön tilintarkastajien valinnasta seuraavalle tilikaudelle: - varsinaiseksi tilintarkastajaksi Tomi Rimpinen KHT, BDO Oy ja varatilintarkastajaksi BDO Oy. Merkittiin tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys yhtiön tilintarkastajien valinnasta seuraavalle tilikaudelle: - varsinaiseksi tilintarkastajaksi Tomi Rimpinen KHT, BDO Oy ja varatilintarkastajaksi BDO Oy.
5 (7) 12. Hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä Merkitään tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä: - hallitus esittää puheenjohtajalle maksettavaksi 100 euroa/kokous - hallitus esittää hallituksen jäsenille maksettavaksi 80 euroa/kokous - hallitus esittää tilintarkastajien palkkioita maksettavaksi kohtuullisen laskun mukaisesti. Merkittiin tiedoksi ja varsinaiselle yhtiökokoukselle esitettäväksi hallituksen esitys hallituksen jäsenten ja tilintarkastajien palkkioiden suuruuden määräämisestä: - hallitus esittää puheenjohtajalle maksettavaksi 100 euroa/kokous - hallitus esittää hallituksen jäsenille maksettavaksi 80 euroa/kokous - hallitus esittää tilintarkastajien palkkioita maksettavaksi kohtuullisen laskun mukaisesti. 13. Varsinainen yhtiökokous 2013 ja käsiteltävät asiat Päätetään kutsua varsinainen yhtiökokous koolle 09.04.2013 kello 18.00 paikkana Olarin kirkon kokoustilat. Päätetään käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa yhtiöjärjestyksen määräämien asioiden lisäksi: - kunnossapidon periaateohjelman hyväksyminen yhtiön kunnossapidon periaatelinjaukseksi ja liitettäväksi isännöitsijäntodistuksen liitteeksi - valtuudet hallitukselle periä tai jättää perimättä kahden kuukauden hoitovastiketta vastaava määrä - lainanlyhennysrahaston kartuttaminen Päätettiin kutsua varsinainen yhtiökokous koolle 09.04.2013 kello 18.00 paikkana Olarin kirkon kokoustilat. Päätettiin käsitellä varsinaisessa yhtiökokouksessa yhtiöjärjestyksen määräämien asioiden lisäksi: - kunnossapidon periaateohjelman hyväksyminen yhtiön kunnossapidon periaatelinjaukseksi ja liitettäväksi isännöitsijäntodistuksen liitteeksi - valtuudet hallitukselle periä tai jättää perimättä kahden kuukauden hoitovastiketta vastaava määrä - lainanlyhennysrahaston kartuttaminen - uuden yhtiöjärjestyksen hyväksyminen 14. Opas kunnossapitovastuusta Todetaan, että Isännöintiliitto on julkaissut syyskuussa 2012 oppaan kunnossapitovastuiden jakautumisesta yhtiön ja osakkaiden välillä. Todetaan, että oppaassa on esimerkkitapauksin pyritty selkeyttämään vastuunjakoa.
6 (7) Päätetään tilata kaikille taloyhtiön osakkaille Kunnossapitovastuuoppaat Matinkylän Huolto Oy:n 21.11.2012 päivätyn asiakastiedotteen mukaisin tarjoushinnoin 9.50 euroa/kpl (sis. alv 24 %). Todetaan, että ensimmäiset oppaat lähetetään osakkaille vuoden 2013 yhtiökokouskutsumateriaalin postituksen yhteydessä. Todetaan, että em. lähetyksen jälkeen oppaat postitetaan uusille osakkaille ensimmäisten vastikekuittien mukana. Päätettiin tilata kaikille taloyhtiön osakkaille Kunnossapitovastuuoppaat Matinkylän Huolto Oy:n 21.11.2012 päivätyn asiakastiedotteen mukaisin tarjoushinnoin 9.50 euroa/kpl (sis. alv 24 %). 15. Uudistuva energiatodistus Todetaan, että Matinkylän Huolto Oy on lähettänyt kaikille isännöintikohteidensa hallituksille tiedotteen uudistuvan energiatodistuksen taustoista. Todetaan, että uuden lain mukainen E-lukuun perustuva energiatodistus poikkeaa nykyisestä mm. seuraavasti: - energiankulutusta ei huomioida lainkaan - E-luku lasketaan rakennuksen nettopinta-alan sekä rakenteiden lämmönläpäisykertoimien mukaan - todistuksen saa tehdä vain pätevöitynyt laatija - todistus on rakennuskohtainen (nykyisin yhtiökohtainen) - todistus on voimassa 10 vuotta, mutta se pitää uusia esim. julkisivuremontin jälkeen - todistuksessa tulee ehdottaa säästötoimenpiteitä. Todetaan, että taloyhtiön ei tarvitse laatia uuden lain mukaista energiatodistusta, mikäli yhtiö päivittää nykyisen energiatodistuksen tammikuun 2013 aikana tai taloyhtiö laatii vanhan energiatodistuslain mukaisen 10 vuoden energiatodistuksen. Juhannusrinteen osalta 10 vuotta voimassa olevan vanhan mallisen energiatodistuksen hinta olisi 520,80 euroa. Päätettiin tiedustella Matinkylän Huollolta onko vielä mahdollista tilata ja saada vanhan mallinen energiatodistus 10 vuodeksi. Jos on, päätettiin tilata. 16. Pelastussuunnitelman uusiminen Vuonna 2011 annetun pelastuslain mukaan pelastussuunnitelmat on uusittava uuden lain mukaisiksi viimeistään 1.7.2013 mennessä. Käsitellään Suomen Talokeskus Oy:n tarjous pelastussuunnitelman uusimisesta uuden pelastuslain mukaiseksi. Tarjous sisältää: - kohteen turvakartoituksen - poistumistiekarttojen ja kohdekorttien laatimisen - kirjallisen pelastussuunnitelman - pelastautumisohjeen laatimisen asukkaille Todetaan, että asiakirjat laaditaan Tampuuri-ohjelmistoon ja pelastussuunnitelma on ylläpidettävä sekä päivitettävä, joten pelastusasioiden päivitykset on helppo tehdä.
7 (7) Todetaan tarjouksen mukainen arvonlisäverollinen hinta 1.178 euroa (kun yhtiössä on 1-2 rakennusta). Pysäköintipaikkojen kartoituksen ja karttojen laadinnan tarjous on 186 (sis. alv 24%). Päätetään tilata pelastussuunnitelman uusiminen tarjouksen mukaiseen hintaan. Todettiin, että ASOY Juhannusrinteen pelastussuunnitelma on uusittu uuden pelastuslain mukaiseksi vuonna 2012. Pelastussuunnitelman on toimittanut Alertum Oy. 17. Tilaajavastuulaki ja veronumerokäytäntö Merkitään tiedoksi 20.12.2012 päivätty Matinkylän Huolto Oy:n asiakasyhtiöiden hallituksille lähetetty tiedote tilaajavastuulaista sekä veronumerokäytännöstä. Todetaan, että tiedotteessa on selvitetty Matinkylän Huolto Oy:n periaatteet mainituissa asioissa. Todettiin ja hyväksyttiin MH:n käytäntö. 18. Avoimet asiat Todetaan mahdolliset avoimet asiat. Ei muita avoimia asioita. 19. Muut mahdolliset asiat Todetaan muut mahdolliset asiat. Ei muita asioita. 20. Seuraava kokous Päätetään pitää seuraava hallituksen kokous uuden hallituksen järjestäytymiskokouksena yhtiökokouksen jälkeen. Päätettiin pitää seuraava hallituksen kokous uuden hallituksen järjestäytymiskokouksena yhtiökokouksen jälkeen 9.4.2013.. 21. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja toteaa kokousasioiden tulleen käsitellyiksi ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18:55 Pöytäkirjan vakuudeksi Jouni Komulainen puheenjohtaja Olavi Roiha isännöitsijä