HANKKEEN TOTEUTTAJAN OPAS Todellinen työ hankkeen toteuttamisessa alkaa sen jälkeen, kun rahoituspäätös on saapunut. Hankkeen toteuttamista käytännössä pidetään hankalana ja monimutkaisena hommana. Totta onkin, että EU -rahan mukana olo aiheuttaa oman byrokratiansa maksatushakemuksineen ja raportointeineen. Tyypillinen Leader -hanke on kuitenkin suhteellisen pieni ja sikäli hyvin hallittavissa. Lisäksi Leader -toiminnan periaatteena on muuhun hankehallinnointiin verrattuna tietty ihmisläheisyys. Yksin ei tarvitse hankkeen toteuttamisessa jäädä. Seuraavaksi on tarkoitus antaa vastauksia muutamiin hankkeiden toteuttamisessa eteen tuleviin käytännön kysymyksiin kuten maksatuksiin ja raportointiin. On varmasti asioita, joihin ei tästä ohjeesta löydy suoraa vastausta. Soita silloin Vaara-Karjalan Leader -toimistoon. Yhdessä miettimällä vastaus todennäköisesti löytyy. Jos ei heti löydy, kysytään viisaammilta. Pidä kuitenkin mielessä, että hanketta koskevista asioista, kuten määräaikojen noudattamisesta ja raha-asioista vastaa hankkeen toteuttaja. LUE VIELÄ KERRAN HANKESUUNNITELMA JA RAHOITUSPÄÄTÖS Lähtökohtana hanketta toteutettaessa ovat hankesuunnitelma, rahoituspäätös ja sen mukana tulleet paperit. Varsinkin rahoituspäätös on syytä lukea ajatuksen kanssa ja noudattaa siinä annettuja määräyksiä ja ohjeita. Pidä paperit tallessa myöhempää käyttöä varten. Hankkeen sisältö on kuvattu hankesuunnitelmassa, joka on lähetetty rahoittajalle rahoitushakemuksen jättämisen yhteydessä ja jolla rahan myöntäjät on saatu vakuutetuksi hankkeen hyvyydestä. Siksi hankkeen sisältö ei saa toteuttamisen aikana olennaisesti muuttua. Käytännön toimenpiteet voivat toteuttamisen edetessä täsmentyä, joitakin asioita voi jäädä pois ja uusia tulla mukaan. Hankkeen sisällössä tapahtuviin muutoksiin pitää saada rahoittajan hyväksyntä. Hankkeen sisältöön liittyvät muutokset käsitellään ohjausryhmässä, jos sellainen on ja muutoshakemus lähetetään Leader toimistoon ennen uusien toimenpiteiden aloittamista. Ole tarkkana myös investointien kanssa. Yleensä TE -keskuksen rakennusmestari hyväksyy rakennussuunnitelmat. Rahoitus rakentamiseen on myönnetty leimattujen suunnitelmien mukaisella tavalla ja muutoksiin on pyydettävä lupa. Menettele samoin, jos huomaat, että on tarkoituksenmukaista tehdä hankesuunnitelmasta poikkeavia kone- ja laiteinvestointeja. JOS HANKE EI ALA TAI SEN TOTEUTTAMINEN KESKEYTYY Jos hakija rahoituspäätöksen saamisen jälkeen päättää, että hanketta ei aloiteta, on asiasta ilmoitettava viipymättä kirjallisesti sekä Leader -toimistoon että TE - keskukseen. Ilmoita myös heti, jos hanke syystä tai toisesta keskeytetään tai jos kustannusarviota päätetään oleellisesti pienentää. Rahoituspäätöstä voidaan silloin muuttaa ja vapautuvat rahat ohjata muille hankkeille. HANKKEEN YHDYSHENKILÖ Hankkeella on TE -keskuksen ja Leader -toimiston suuntaan yksi, rahoituspäätöksessä mainittu yhdyshenkilö, jolle lähetetään kaikki posti. Yhdyshenkilön tehtävänä on pitää kaikki muut hankkeessa tavalla tai toisella mukana olevat ajan tasalla. Ilmoita heti TE - keskukseen ja Leader -toimistoon, jos yhdyshenkilö vaihtuu.
OHJAUSRYHMÄ Ohjausryhmä tukee hankkeen vetäjää ja ratkoo ongelmia Ohjausryhmä on aina asetettava alueiden välistä toimintaa sisältävälle hankkeelle. Muille hankkeille se voidaan perustaa tarpeen mukaan. Kovin pienille hankkeille ei ohjausryhmää kuitenkaan aseteta. Ohjausryhmä jätetään yleensä nimeämättä, jos hankkeen kustannusarvio on alle 20 000 tai kysymyksessä on yleishyödyllinen investointi. Yrityshankkeilla ei ole ohjausryhmää. Ohjausryhmän kokouksissa seurataan hankkeen edistymistä ja siellä pitää pystyä keskustelemaan asioista avoimesti. Se ei ole kuitenkaan valvontaviranomainen eikä arvosteluraati. Ohjausryhmän tehtävänä on hankkeen vetäjän tukeminen ja auttaminen toteutuksen aikana esiintyvien ongelmien ratkaisemisessa. Oikeiden toimenpiteiden toteuttamisen kannalta on tärkeää tiedon välittäminen hankkeelta sidosryhmille ja päinvastoin. Tässä asiassa oikein muodostettu ohjausryhmä on suureksi avuksi. Ohjausryhmä huolehtii siitä, että hanke toteutetaan hankesuunnitelman ja rahoituspäätöksen mukaisena. Se käsittelee mahdolliset hanke- ja rahoitussuunnitelman muutokset, hyväksyy väliraportit ja ohjaa hankkeen etenemistä niin, että toimenpiteet ovat tarkoituksenmukaisia ja edistävät hankkeen tavoitteiden saavuttamista. Vastuu hankkeen toteuttamiseen liittyvistä asioista ei kuitenkaan ole ohjausryhmällä vaan hakijalla. Ketä ohjausryhmään valitaan? Hankkeen toteuttaja nimeää ohjausryhmään oman edustajansa. Ohjausryhmän jäseniltä pitää saada kirjallinen suostumus tehtävään. TE -keskus ja Vaara-Karjalan Leader ry nimeävät omat edustajansa, jotka on mainittu rahoituspäätöksessä. Hankkeen etenemisen kannalta ohjausryhmässä tulee olla mahdollisimman hyvä edustus kohderyhmästä. Ohjausryhmän kokoa ei kuitenkaan kannata kasvattaa liian suureksi. Toimivin on ryhmä, jossa on alle 10 jäsentä. Tarvittaessa voidaan kokouksiin kutsua asiantuntijoita tai perustaa laajoissa hankkeissa alakohtaisia (esim. koulutus, markkinointi), pieniä työryhmiä. Ohjausryhmän kokouksia pidetään tavallisesti 2-4 kertaa vuodessa, työryhmät voivat kokoontua useamminkin. Ohjausryhmän jäsenille maksettavat korvaukset Ohjausryhmän jäsenille voidaan maksaa kokouspalkkiota. Palkkiota ei kuitenkaan saa maksaa niille jäsenille, jotka osallistuvat kokouksiin työnsä perusteella ja työaikanaan (esim. hankkeen palkattu vetäjä, TE -keskuksen edustaja, Vaara-Karjalan Leader ry:n palkattu henkilökunta, kuntien viran- ja toimenhaltijat). Palkkiot voivat olla enintään toteuttajan kotikunnan kunnallisten luottamuselinten (lautakunnat) jäsenille maksettujen kokouspalkkioiden suuruisia. Palkkiot kuten myös ohjausryhmän jäsenten matkakustannukset ja kohtuulliset kokouskulut ovat hankkeen tukikelpoisia menoja, jotka tulee sisällyttää kustannusarvioon. Matkakustannukset voidaan korvata enintään valtion matkustusohjesäännön mukaisina. Ohjausryhmän ensimmäinen kokous Ensimmäinen ohjausryhmän kokous kannattaa pitää mahdollisimman pian rahoituspäätöksen saamisen jälkeen. Kokouksessa ohjausryhmä järjestäytyy. Puheenjohtajaksi valitaan yleensä hankkeen toteuttajan edustaja ja ohjausryhmän sihteerinä toimii hankkeen vetäjä. Ensimmäisessä kokouksessa käydään läpi hankesuunnitelma ja rahoituspäätös. Tässä yhteydessä voidaan suunnitelmaa
täsmentää. Samoin päätetään hankkeen aloittamiseen liittyvistä asioista (esim. ennakon hakeminen) ja sovitaan muista käytännön järjestelyistä. Ohjausryhmän ensimmäisen kokouksen ohjeellinen asialista: valitaan ohjausryhmän puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri tarkistetaan ohjausryhmän kokoonpano ja täydennetään ryhmää tarvittaessa käydään läpi hankkeen keskeinen sisältö ja sovitaan toimintatavoista todetaan hankkeen tavoitteet käydään läpi kustannusarvio ja hankkeen saama rahoitus sovitaan siitä, miten kirjanpito hoidetaan päätetään mahdollisesta ennakon hakemisesta sovitaan ohjausryhmän jäsenten kokouspalkkioista ja matka- ym. kulujen korvaamisesta päätetään hankkeesta tiedottamisesta muut mahdolliset asiat TE -keskuksen ja Vaara-Karjalan Leader ry:n edustajien ei ole aina mahdollista osallistua kokouksiin. Pidä kuitenkin sekä TE -keskus että LEADER -toimisto ajan tasalla hankkeesi tapahtumista toimittamalla pöytäkirja heti ohjausryhmän kokouksen jälkeen. HANKKEIDEN RAHA-ASIAT Väliaikaisrahoitusta varattava riittävästi Jo hanketta suunniteltaessa on hyvä muistaa, että rahaa alkaa kulua heti, kun hanketta aletaan toteuttaa, mutta avustukset saadaan pääsääntöisesti vasta, kun tietty määrä kustannuksista on toteutunut. Omaa rahaa hankkeen toteuttamisessa tarvitaan siksi käytännössä enemmän, kuin hakijan maksettavaksi jäävä yksityinen rahoitusosuus on. Väliaikaisrahoituksen järjestäminen pitää suunnitella etukäteen. Osa hankkeista voi saada käynnistämisvaiheessa ennakkoa. Omaa rahaa tarvitaan viimeistään silloin, kun ennakko on käytetty loppuun ja laskut on hoidettava ensimmäisen varsinaisen maksatuksen saamiseksi. Ennakkoa kannattaa hakea siinä tapauksessa, kun tiedetään varmasti, että yksityistä rahoitusosuutta saadaan kerätyksi heti hankkeen käynnistymisen jälkeen. Kirjanpito kuntoon Hankkeen kustannukset pitää vaikeuksitta pystyä erottamaan toteuttajan muista kustannuksista. Erillinen kirjanpito ei ole välttämätöntä, jos hanketta varten on mahdollista perustaa muun kirjanpidon yhteyteen oma kustannuspaikka. Jo kirjanpitoa suunniteltaessa kannattaa ottaa huomioon maksatushakemusten tekeminen. Järjestä kirjanpito niin, että menojen kerääminen maksatushakemuslomakkeelle käy mahdollisimman helposti. Ennakon hakeminen Ennakkoa voidaan kehittämishankkeissa maksaa yksityisoikeudelliselle, yleishyödylliselle yhteisölle kerran hankkeen toteuttamisaikana enintään 20% myönnetyn tuen määrästä. Ennakkoa voi hakea rahoituspäätöksen saamisen jälkeen maksamishakemuslomakkeella. Hakemus on perusteltava ja siinä tulee olla liitteenä suunnitelma ennakon käyttämisestä. Yrityshankkeissa ei ennakkoa makseta.
Mihin hankkeelle myönnettyä rahaa saa käyttää? Rahaa saa käyttää vain rahoituspäätöksessä mainittuihin tarkoituksiin. Säädökset edellyttävät, että ostopalvelut, koneet ja laitteet ym. hankitaan kokonaistaloudellisesti edullisimmalla tavalla. Alle 3 000 :n hankinnoissa ei tarvita virallista tarjouspyyntömenettelyä, vaan dokumentoitu paikkakunnan hintatason selvittäminen riittää. Yli 3 000 :n hankinnoista pitää pyytää vähintään kolme tarjousta. Halvinta ei tarvitse ostaa, jos pystyy hankintansa perustelemaan. MAKSATUKSEN HAKEMINEN Ensimmäinen maksamishakemus pitää tehdä vuoden sisällä rahoituspäätöksen päivämäärästä, muuten rahoituspäätös raukeaa. Useampivuotiselle hankkeelle myönnetyn tuen maksamista on haettava vähintään kerran vuodessa. Kehittämishankkeelle myönnetyn tuen maksatusta voi hakea vuosittain enintään neljässä erässä. Koneiden ja laitteiden hankkimiseen myönnetty tuki maksetaan enintään kahdessa erässä ja rakentamiseen myönnetty tuki enintään neljässä erässä. Jos kehittämiseen tai rakentamiseen on maksettu ennakkoa, viimeisen erän pitää olla vähintään 30% myönnetystä tuesta. Loppumaksamista koskeva hakemus pitää jättää Leader toimistoon neljän kuukauden kuluessa hankkeen hyväksytyn toteuttamisajan päättymisestä. Maksamisen hakemiseen käytetään maa- ja metsätalousministeriön vahvistamaa lomaketta. Myönnetty avustus tulee useimmissa hankkeissa kolmelta rahoittajalta: EU:lta, valtiolta ja kunnilta. Maksamista eri tahoilta haetaan samalla kertaa ja samalla lomakkeella. Kustannukset, jotka ovat syntyneet hankkeen päättymisen jälkeen, eivät ole tukikelpoisia. Hankkeen toteuttamisajan pitää olla niin pitkä, että kaikki raha-asiat on hoidettu rahoituspäätöksessä mainittuna toteuttamisaikana. Kehittämishankkeen maksamishakemuksen mukana toimitetaan seuraavat liitteet: 1. Loppuraportti ja indikaattorilomake hankkeen loppumaksatuksen yhteydessä. Yrityshankkeissa ei tarvita erillistä loppuraporttia, indikaattorilomake riittää 2. Kopio kirjanpitäjän allekirjoituksellaan vahvistamasta, vientiselitteet sisältävästä pääkirjasta. Kirjanpitäjä vakuuttaa allekirjoituksellaan, että syntyneet kustannukset kuuluvat hankkeeseen ja ne on maksettu ja merkitty kirjanpitoon. Kerran vuodessa, sekä loppumaksatuksen tarvitaan maksamishakemuksen mukaan hakijayhteisön tilintarkastajan lausunto, joka voidaan tehdä erilliselle tilintarkastajan lausuntolomakkeelle. 3. Jos palkkoja on maksettu hakijan palveluksessa olevalle henkilölle, joka työskentelee hankkeessa vain osan työajastaan, tulee palkkamenojen jakaantuminen hankkeen ja normaalityön kesken selvittää työtuntilaskelmalla. 4. Maksatushakemukseen liitetään asianmukaisesti hyväksytty talkootyöpäiväkirja. Yrityshankkeissa kuittikopiot kaikista maksamishakemukseen sisältyvistä menoista. Kaikkien kustannusten kohdalla pitää esittää selvät hinnoitteluperusteet. Kertoimia ja prosenttimääriä ei saa käyttää eikä maksamishakemukseen sisällyttää hakijan normaaliin toimintaan liittyviä menoja. Kaikkien menojen tulee olla maksettuja ja kirjanpitoon merkittyjä.
Talkootyö Osa hankkeen yksityisestä rahoituksesta voidaan korvata talkootyöllä, mikäli suunnitelma talkootyöstä on esitetty rahoitushakemuksen yhteydessä. Hyväksyttävää on hankkeen hyväksi tehty ruumiillinen työ. Hankesuunnitelman tekeminen tai hankkeeseen liittyvissä kokouksissa istuminen ei ole talkootyötä. Talkootyöstä on pidettävä kirjaa, josta käy selville kuka teki, mitä teki, milloin teki, kuinka paljon teki ja minkä arvosta teki. Täytä talkootyöpäiväkirjaa sitä mukaa, kun töitä tehdään ja pyydä työhön osallistuneilta omakätinen kuittaus. Avustusmäärän laskeminen Maksatushakemuksessa kysytään haettavan avustuksen määrää. Tilille tulevan avustuksen määrän laskeminen saattaa kiinnostaa myös hankkeen maksuvalmiuden selvittämisen takia. Saat kertyneen avustuksen kokonaismäärän lasketuksi kertomalla toteutuneiden kustannusten määrän rahoituspäätöksessä mainitulla avustus-%:lla. Maksettavan määrän saat vähentämällä kertyneestä asustuksesta maksetun ennakon ja aikaisemmat maksuerät. Tässä hankkeen taloudenhoitoa koskeva muistilista: ota jo hanketta suunnitellessasi huomioon väliaikaisrahoituksen tarve järjestä kirjanpito niin, että hankkeen menot ovat vaikeuksitta löydettävissä ja että maksatushakemusten ja raporttien tekeminen ovat mahdollisimman helppoja hae ennakkoa harkiten ennakon avulla et voi ylläpitää maksuvalmiutta koko hankkeen ajan käytä rahaa vai rahoituspäätöksissä hyväksyttyihin menoihin muista kohtuus kustannuksissa kilpailuta yli 3 000 :n hankinnat ja ostopalvelut ja selvitä pienempien hankintojen kohdalla paikkakunnan hintataso pidä talkootyöpäiväkirja ajan tasalla hae ensimmäistä maksatusta vuoden sisällä rahoituspäätöksen päiväyksestä ja viimeistä neljän kuukauden sisällä hankkeen päättymisestä monivuotisissa kehittämis- ja investointihankkeissa vähintään yksi maksatuskerta/vuosi lähetä maksamishakemukset Vaara-Karjalan Leader toimistoon HUOLEHDI TYÖNANTAJAN VELVOLLISUUKSISTA Hanketta varten palkatut työntekijät ovat määräaikaisessa työsuhteessa hankkeen toteuttajaan. Tehtävän on oltava tarkoituksenmukaisella tavalla avoimesti haettavana, jos työsuhde kestää vähintään vuoden. Suositeltavaa on julkaista hakuilmoitus vähintään yhdessä paikkakunnalla yleisesti leviävässä lehdessä. Palkkaus voi olla enintään kunnissa vastaavista tehtävistä maksettavan palkan tasolla. Palkan lisäksi työnantajan maksettavaksi tulevat pakolliset sivukulut ovat tukikelpoisia. Työsuhteessa on noudatettava työsopimuslain määräyksiä. Tee työsopimus kirjallisena ja kirjoita siihen kaikki työehdot. Järjestä palkatun työntekijän vakuutukset heti kuntoon ja noudata ennakonpidätysten ja sosiaaliturva- ym. maksujen tilittämisestä annettuja määräaikoja. Asiaan liittyviä ohjeita saat mm. verotoimistosta ja vakuutusyhtiöistä. Maksaessasi asiantuntijapalveluja tai ostopalveluja henkilölle, joka tekee työtä itsenäisenä yrittäjänä, pyydä kopio ennakkoverolipusta ja liitä se maksutositteisiin. TIEDOTTAMINEN Miksi tiedottamista?
Leader -toiminnan periaatteisiin kuuluu hankkeiden siirrettävyys muille maaseutualueille ja se että hankkeet pystyvät toimimaan mallina kehittämistoiminnalle Suomessa ja ulkomailla. Rahoituspäätökset ovat julkisia lopullisen viranomaispäätöksen jälkeen. Leader -toimisto tiedottaa sen alueella toteutetuista hankkeista. Hanketta koskevat perustiedot, kuten yhdyshenkilön nimi, toteuttamisalue ja -aika, kustannusarvio sekä tiivistelmä hankkeen sisällöstä ilmoitetaan valtakunnalliseen hankerekisteriin ja julkaistaan Vaara-Karjalan hankeluettelossa. Liikesalaisuuden piiriin kuuluvia asioita ei julkaista. Hankkeen tiedottamiseen kuuluu hankkeen asioista kertominen niille, jotka siinä ovat tavalla tai toisella mukana tai jotka voivat hankkeesta saada jotakin hyötyä. Tavoitteena on, että mahdollisimman moni saadaan mukaan hanketta toteuttamaan. Tällä tavalla poistetaan epäilyt sisäpiirin puuhastelusta. Sisäisessä tiedottamisessa voit käyttää esim. tiedotuskirjeitä ja esitteitä. Ulkoista tiedottamista taas on toiminnasta kertominen muille kuin hankkeessa mukana oleville eri tiedotusvälineiden, esitteiden tai vaikka internet -sivujen avulla. Leader -logo ja EU lippu näkyville Leader -rahoitusta saaneiden hankkeiden tulee kertoa olevansa nimenomaan Leader - hankkeita. Helppo tapa on laittaa Leader -logo ja EU lippu kaikkiin mahdollisiin paikkoihin. Leader -logoa on käytettävä, jos hankkeen rahoilla maksetaan esitteitä tai lehti-ilmoituksia tai painatetaan julkaisuja. Ohjelmakauden 2007 2013 tiedotusohjeiden mukaan materiaaliin on logojen ja lipun ohella vielä lisättävä teksti Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahasto: Eurooppa investoi maaseutualueisiin Logoa ja lippua käytetään joko mustavalkoisena tai värillisenä. Virallisen väriyhdistelmän voit tarkistaa Leader toimistosta. Miten saa julkisuutta? Varsinkin paikallislehdet ovat olleet hyvin kiinnostuneita Leader -hankkeista. Nekään eivät tiedä hankkeesta, jos toimittajille ei siitä kerrota. Siksi kannattaa soittaa toimitukseen ja kertoa hankkeeseen liittyvistä tilaisuuksista tai tapahtumista tai kutsua toimittajia käymään. Lehtiin voi myös lähettää valmiiksi kirjoitetun jutun. RAPORTOINTI Raportointiohjeet eivät ole vielä valmiit. Sivut päivitetään myöhemmin. JATKOAJAN HAKEMINEN Rahoituspäätöksessä on mainittu rahoitushakemukseen perustuva hankkeen toteuttamisaika. Kustannukset ovat hyväksyttäviä vain tältä ajalta. Toteuttamisaika pitäisi pystyä arvioimaan niin pitkäksi, että hanke ennätetään saada viimeisen maksamiserän hakemista myöten valmiiksi määräajassa. Yleiselle kehittämishankkeelle voidaan perustelluista syystä myöntää jatkoaikaa enintään yksi vuosi. ja yrityshankkeelle vuosi kerrallaan yhteensä enintään kaksi vuotta. Jatkoaikahakemus on tehtävä ennen hankkeen alkuperäisen toteuttamisajan päättymistä. Se toimitetaan Leader-toimistoon, joka antaa hakemuksesta lausuntonsa. Päätös tehdään TEkeskuksessa. Yleisen kehittämishankkeen toteuttamisaika voi olla enintään kolme vuotta, yrityksen rakentamishankkeen neljä vuotta ja yrityksen kone- ja laitehankintojen kolme vuotta.
Hankkeiden toteuttamiseen liittyviä neuvoja saat seuraavista osoitteista. Toimisto Rantalantie 6 81720 Lieksa Puh (013)689 4065 Fax (013)689 4971 leader@lieksa.fi Toiminnanjohtaja Jouni Korhonen Puh 040 584 0252 jouni.korhonen@lieksa.fi Projektisihteeri Pirjo Meriläinen Puh 013-689 4065 leader@lieksa.fi Pohjois-Karjalan TE-keskus/maaseutuosasto Erikoissuunnittelija Tuomo Hämäläinen PL 8 80101 Joensuu GSM 044 246 4564 tuomo.hamalainen@te-keskus.fi