Rakentamisen tiedonantovelvollisuus ja sen automatisointi Pandia Oy 2.10.2014 Pekka Paaskunta
Agenda 1. Lyhyt yritysesittely 2. Tiedonantovelvollisuuden kiemuroita 3. Organisaatio ja tiedonantovelvollisuus 4. Tiedonantovelvollisuuden automatisointi
Pandia Oy Raportoinnin asiantuntija Asiakkaat pääosin kiinteistöomistajia Asunto-omistajat (n. 100 000 asuntoa) Kiinteistösijoittajat Varainhoitajat, managerit Tuotteita toiminnan suunnitteluun, raportointiin ja analysointiin Pandia Investment Pandia Finance Pandia Budgeting Pandia Analysis Käyttäjät erittäin tyytyväisiä Suomen TOP15 asuinkiinteistöomistajasta joka toinen on Pandian asiakas
Tiedonantovelvollisuuden kiemuroita
Case: 15 000 ilmoitusraja Ensi hätään selkeältä vaikuttava 15000 euron ilmoitusraja ei ole aivan yksiselitteinen Huolehdittavaa ja tulkinnanvaraa on paljon mietittäessä ylittyvätkö rajat vai eivät Kaikista yli 15 000 euron urakoista ilmoitetaan verottajalle työntekijä- ja laskutustiedot 15000 Työmaakohtainen raja Sopimuskohtainen raja Mikä Työmaa? (AVI vastaa määritelmästä) Urakka voi olla kokonaissopimus Urakka voi olla osa kokonaissopimusta Työmaan rajaaminen Työmaiden yhdistyminen Työmaakohtainen laskutus ja ilmoittaminen Tilauskohtainen raja Jos esim. puitesopimus, niin tilaus = sopimus Keinotekoisesti pilkottu tilauksiksi Paitsi jos... Tilaukset peräkkäisiä
Case: Perus- ja korjausilmoitukset Ensi hätään voisi luulla, että perusilmoitus kerran kuussa riittää. Kun tiedot muuttuvat, voi korjausilmoitettavaa syntyä huomattavakin määrä. Tiedot ilmoitetaan kerran kuussa, jokainen 5. päivä Esimerkki 1: Huomataan 5.12.2014, että aiemmassa perusilmoituksessa yhden urakan toimeksiannon laji on ollut väärin. Virhe korjattava 5.11.2014 lähetetyn perusilmoituksen korjaavalla korjausilmoituksella. Kaikki tiedot lähetettävä uudestaan kaikista urakoista. Esimerkki 2: Huomataan 5.2.2015, että yhden urakan päättymispäivä on väärin. Tietoa ei tarvitse ilmoittaa, vaan riittää, että se korjataan seuraavassa perusilmoituksessa Esimerkki 3: Yhdestä urakasta on käänteinen alv-tieto jäänyt ilmoittamatta 5.9.2014 perusilmoituksessa. Virhe huomataan vuoden päästä. On lähetettävä 12 korjausilmoitusta. Lisäksi kannattaa muistaa, että, että 5.11 perusilmoitusta korjattiin jo kertaalleen ja, että aikavälillä 5.9-5.2 on verottajalla väärä tieto yhden urakan päättymispäivästä. Kannattaisiko samalla korjata myös tämä varmuuden vuoksi?
Case: Verottajan selvityspyynnöt Verottajan selvityspyyntö ajaa ohjeistuksen ohi. Ilmoittaja voi korjata tietojaan taannehtivasti kohdekautta edeltävän 12 kuukauden ajan Toukokuun 2015 tiedossa, jotka ilmoittaja on antanut 5.7.2015, on ollut virhe. Ilmoittaja voi korjata tietoa viimeistään 5.7.2016. Verottajan selvityspyyntö on eri asia kuin oma-aloitteinen korjaaminen. Verottaja voi pyytää selvityksiä hyvinkin lyhyillä varoitusajoilla ja langettaa laiminlyöntimaksuja!
Johtopäätöksiä Yksinkertaisiltakin vaikuttavat asiat on tehty yllättävän monimutkaiseksi! Tietojen ja niiden muutosten hallinnointiin kiinnitettävä paljon huomiota! Verottaja voi vaatia selvityspyynnöllä lisätietoja ohjeistuksesta riippumatta! Jos hankkeita ón enemmän kuin ~muutama, kannattaa automatisoida!
Kuntaorganisaatio ja tiedonantovelvollisuus
Case: Vastuiden jakaantuminen Toisin kuin esim. ALV-ilmoittamisessa, urakkaraportoinnissa pitää ilmoittaa taloustietojen ohella myös laajasti hanketietoja (sopimustiedot, yhteyshenkilöt jne). Tiedot ja vastuut hajaantuvat eri ihmisille ja eri järjestelmiin. Pienten hankkeiden tiedot voi olla yksittäisten henkilöiden muistin varassa. Tekninen henkilöstö Taloushenkilöstö
Case: Vastuiden jakaantuminen Kirjanpitolähtöinen tiedonhallinta ja raportointi EI välttämättä ole paras. Kirjanpidon prosessit ja järjestelmät usein muutenkin liian kankeita urakkaraportointiin. Tekninen henkilöstö Taloushenkilöstö
Case: Vastuiden jakaantuminen Kenellä lopullinen vastuu koko hommasta? Tekninen henkilöstö email Taloushenkilöstö
Case: Useat yksiköt Sama haaste on jokaisessa rakennuspalveluita tilaavassa yksikössä. Tiedot pitäisi vielä lisäksi koota yhteenkin. Tiedon koonti (1 ilmoitus per 1 tunnus) Emokunta Tilakeskus Yksikkö X... Yksikkö X... Yksikkö X...
Johtopäätöksiä Monimutkaista tiedonantovelvollisuutta monimutkaistaa entisestään vastuiden ja tietojen hajaantuminen eri ihmisille ja tietojärjestelmiin. Tämä voi tuoda yllättävänkin paljon epäsuoraa työkuormaa. Kuntaorganisaatiossa ilmoittamisen työmäärä kertautuu yksiköiden määrän mukaan. Kun katsotaan kokonaisuutta, ilmoittamisen työmäärä on helposti suuri. Yksikkö X... Yksikkö X...
Ratkaisu Mitä siis tarvitaan? Selkeät vastuut Hanketietojen ylläpito Laskujen kohdistaminen urakoille Laskutustoteuman seuranta Ilmoitusten hyväksyminen ja lähettäminen (Muutosten hallinta) Selkeä paikka, johon vastuuhenkilöiden helppo lisätä / muuttaa tietoja Hanketiedot, laskutustiedot, ilmoitustiedot Automatisointi ja hälytykset Ilmoitusrajojen havainnointi Puuttuvista tiedoista hälyttäminen Ilmoitusten muodostaminen ja lähetys Henkilökohtaiset intressit Hakemalla samalla hankeseurantaan liittyviä hyötyjä henkilöstölle, sitoutetaan henkilöstö paremmin prosessiin ja ilmoittamiseen. Palvelemalla verottajaa, voidaan samalla palvella myös kunnan hanke- ja talousorganisaatiota. Win-Win on parempi kuin Win-Lose.
Tiedonantovelvollisuuden automatisointi
Toteuma- ja verottajaraportoinnin automatisointi Pandia Investment Käyttäjät perustavat hankkeet Pandiaan Tunniste Pandian hanketietokanta Reaaliaikainen, hankekohtainen toteumaseuranta Ilmoitusten automaattinen muodostus ja hyväksyminen Verottajan web-rajapinta Toimittajat lähettävät laskuja ohjeen mukaisesti Laskunkierrätys Hälytykset puutteellisista tiedoista Täysin automatisoitu toiminta. Käyttäjältä tarvitaan toimia vain poikkeustilanteissa. Tarvittaessa laskujen käsin kohdistus urakoille Tietojen täydentäminen tarvittaessa
Pandian käyttäjät poikkeuksellisen tyytyväisiä! Asiakastyytyväisyystutkimuksessamme... 100% vastaajista koki, että Pandian tuotteet ovat hyviä tai alansa parhaita 100% vastaajista koki myös, että Pandia on toimittanut sitä mitä on luvannut hyvin tai poikkeuksellisen hyvin Tutkimus oli ensimmäinen laatuaan ja se toteutettiin kesällä 2013. Vastausprosentti oli noin 20% kaikista käyttäjistämme.
Kiitos Lisätietoja http://blog.pandia.fi ja www.pandia.fi Jos asia kolahti, niin sovitaan tapaaminen ja puhutaan tarkemmin! Pekka Paaskunta 040 728 2282 pekka.paaskunta@pandia.fi