PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 10/2014 Aika: 29.5.2014 klo 13:00 Paikka: HO / Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Jenni Rönkkö, sihteeri Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Mari Teinilä Olga Penkkilä Juhani Takkunen Anna Zitting Paula Talonen Kari Tuominen (saapui kohdassa 8) Poissa: Teemu Laakso, toiminnanohjaaja 1. Kokouksen avaus Kuraattori Hassinen avasi kokouksen klo 13.22 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Työjärjestys Sofia Seittenranta Vekkelin ero astuu voimaan 1.6. Seittenranta Vekkelin valitulle seuraajalle Paula Taloselle myönnettiin läsnäolo ja puheoikeus. Esityslista (liite 1) hyväksyttiin sellaisenaan. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen (9/2014) pöytäkirja ei ollut valmis. Päätettiin siirtää sen käsittely seuraavaan kokoukseen. 5. Ilmoitusasiat
Sofia Seittenranta Vekkelin seuraajaksi hallitukseen valittiin Paula Talonen toukokuun yleiskokouksessa 20.5. 6. Tehdyt edustusvierailut Iina Jokilaakso oli epävirallisena edustajana Lundin kevätkarnevaaleissa, tuolloin hän ja seurueensa kävivät myös ystävyysosakunta Lunds Nationilla. Kuraattori Hassinen, Paula Talonen ja Olga Penkkilä kertoivat käyneensä Uppsalassa. Juristikerhon kristoilla ja vuosijuhlilla olivat epävirallisina edustajina päävirkailijat, Olga Penkkilä, Kari Tuominen ja Pekka Hassinen. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja ei tullut kokoukseen. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja totesi, ettei erityistä asiaa ollut, paitsi kahvinjuonti: 71% vieraanvaraisuusmomentista on jo kulunut kevään aikana. Todettiin, että tätä ja vastaavia momentteja säädetään, siirrettiin asia kesäkokoukseen. 9. Saapunut posti Postia ei ollut saapunut. 10. Saapuneet kutsut Filiae Lithuaniaen 85 vuosijuhlille 13.6. oli tullut kutsu. Juhliin lähtijöiksi ei ilmoittautunut ketään. 11. Testamentin perinnönjaon ehdotus Sihteeri ilmoitti, että lakimies Ikonen on laatinut ehdotuksen Lahja Julinin testamentin jakamiseksi Osakunnan ja muiden perinnönsaajien kesken. Juhani Takkunen kysyi, haluaako hallitus keskustella siitä, pitäisikö Osakunnan pyrkiä pitämään omaisuus ja maksaa toisten osuudet pois rahalla. Keskustelu jatkui kuitenkin muissa aiheissa.
Päätettiin, että pyydetään lakimiestä kartoittamaan vastapuolen kiinnostusta kiinteään omaisuuteen. Hyväksyttiin lakimiehen ehdotus perinnönjaosta ja annettiin hänelle lupa viedä asiaa eteenpäin vastapuolen kanssa. 12. Hikiän sohvien määräraha Takkunen alusti. Hikiän sohvien suhteen oli ilmennyt kaksi kilpailevaa vaihtoehtoa, nimittäin kunnostetaanko ja uudelleenverhoillaanko vanhat sohvat vai hankitaanko uudet. Molemmat vaihtoehdot on kilpailutettu. Alunperin on budjetoitu 6000e uudelleenverhoiluun. YVK:n kokouksen tuloksena pidettiin parempana vaihtoehtona hankkia uudet sohvat. Takkunen ehdotti, että annetaan YVK:lle lupa käyttää uudelleenverhoiluun budjetoidut rahat uusiin sohviin. Ehdotus sai kannatusta, myönnettiin lupa. 13. Kerhojen kuulumiset Käytiin suullinen kierros. Viinikerhon astioidenvuokrauspyyntö siirrettiin muihin asioihin. Juristeilla on tulossa kesätoimintaa. LVK toivoo lisää osallstujia Jukolan viestiin. Kulttuurivaliokunta suuntaa kesällä Suomenlinnan kesäteatteriin. Koirakerho on menossa johonkin koiratapahtumaan. Leffakerholla oli tapahtuma, jossa oli 23 ihmistä. Leffakerhon budjettia käytetty alle puolet, ja syksyllä on luvassa fuksipainotteista toimintaa. HOS:in Big Bandilla on soittokeikka filosofisen tiedekunnan promootiossa. Kesällä on myös joku keikka. Taloudenhoitaja ilmoitti, ettei ole saanut HOS:in toimintakertomuksia. Hallitusvastaava tarkistaa, onko ne tehty. Äijäkerho suunnitteli olutpöytää, mutta se jäi, kesällä sen sijaan pidetään Oktoberfest. YVK on toiminut aktiivisesti, Oitin talkoot olivat ja sujuivat hyvin. JVK on sopinut päivämääriä ja keskustellut kevään onnistumisesta. Ohjelmasihteeriä kaivataan.
HOT:illa oli kevätjuhlatanssit, kerho viettää 40 vuotisjuhlavuottaan. Tulossa ekskursioita tanssilavoille kesän mittaan. Mimmikerho päätti kevätkautensa saunaillalla. Bittikerho järjestää Taikametsän heinäkuussa. Hälläpyörän toimitusneuvosto päätti lakkauttaa itsensä. Hälläpyörän valvontatehtävät siirtyvät VVK:lle. Virkailijawiki kaipaa sisältöä. Valokuvaajia tulee patistaa tekemään virkailijakuvat valmiiksi. Takkunen sanoi, että valokuvaajien konsepti tulee miettiä uudestaan. Paula Talonen sanoi, että valokuvaajien työ voitaisiin siirtää tiukemmin viestintävaliokunnan alaiseksi. UAV on edustanut Uppsalassa. He ovat olleet aktiivisia kesäretken suhteen, Sakalasta tulossa väkeä, mahdollisesti Uppsalastakin. 14. Ulkojäsenhakemukset Ulkojäsenhakemuksia ei ollut tullut. 15. Määräraha anomukset Määräraha anomuksia ei ollut tullut. 16. Tilahakemukset Sihteeri mainitsi, että hänelle oltiin lyhyesti mainittu jokin HOResin tilahakemus, vaikka varsinaista hakemusta ei ollut tullut. Todettiin, että kyseessä on varmaankin Herrasmieskilpailu kadettien ja Akateemisen Maanpuolustusyhdistyksen välillä. Kuraattori ehdotti, että tapahtuman pienuudesta johtuen valtuutetaan toiminnanohjaaja harkintansa varassa myöntämään tilat. Hyväksyttiin ehdotus. 17. Muut asiat Sihteeri ilmoitti, että syksyllä tullaan tekemään Osakuntabaari oy:n asiakaspalautekysely, ja että hän tarvitsisi tähän apua. Hallituksen toimintatapadokumentin hyväksyminen: liitteissä ei ollut lopullista versiota, joten ei hyväksytä. Viinikerhon sommelierin taholta oli tullut pyyntö vuokrata Osakunnnan astioita häitä varten. Tähän mennessä astioita ei olla lainattu Osakunnan ulkopuoliseen käyttöön. Pohdittiin, pitäisikö mennä
emännän harkinnan mukaan. Juhani Takkunen sanoi, että periaatepäätöksenä ei. Päätettiin, että astioita ei vuokrata. Mari Teinilä ilmoitti, että Idan asukasneuvostolla on ollut vaikeuksia saada aktiivisia toimijoita Osakunta voisi auttaa jossain määrin. Asukasneuvosto järjestää erilaista vapaata toimintaa. Kuraattori otti esille HOS:in jäsentilanteen. Jos 50% hämäläis osakuntalaisjäsenten tavoitetta ei saavuteta syksyn aikana, niin langetetaan kerholle jokin sanktio. Alustavasti se olisi kapellimestarin palkanmaksun rajoitus. Todettiin, että tavoitetta voi olla vaikea saavuttaa. Päätettiin, että jos HOS ei ole syyslukukauden loppuun mennessä saavuttanut 50%:n osakuntalaisuutta, kapellimestarin palkkaa ei makseta. 18. Tiedotettavat asiat Tiedotettavia asioita ei ollut. 19. Seuraava kokous Päätettiin sopia kesäkokous sähköpostilla. 20. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen klo 14.37. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Jenni Rönkkö Sihteeri