ASIAKASOHJE Sivu 1 (15) PALVELUN TARJOAJAN TURVALLISUUSASIAKIRJA Ohje perustuu Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) Internet-sivujen sisältöön (noudettu 23.5.2011, päivitetty 7.3.2012). 1. OMAVALVONTA KULUTTAJAPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESSÄ Asiakkaiden turvallisuudesta huolehtiminen on tärkeä asia jokaiselle palvelun tarjoajalle, olipa kyseessä sitten viihdekylpylä, ohjelmapalvelu tai kuntosali. Pelkkä tahto ja komeat juhlapuheet korulauseineen eivät kuitenkaan riitä estämään onnettomuuksia. Ei myöskään riitä, että yrittäjä tai vastuuhenkilö yksin on alansa kokenut ja rautainen ammattilainen ja osaa toimia erilaisissa hätätilanteissa. Kaikkien palvelun tuottamiseen osallistuvien, henkilökuntaan kuuluvien tulee osata toimia hätätilanteissa. Uimahallin kahvilan kassaakin tarvitaan hätätilanteessa ja kaikkien ohjelmapalvelun työntekijöiden tulee osata toimia yllättävissä tilanteissa. Kuluttajaturvallisuuslaki (920/2011, ns. KuTuL) edellyttää palveluiden tarjoajia, niin kaupallista yritystä kuin kuntaa ja seurakuntaakin, toimimaan huolellisesti ja varmistamaan, ettei palvelun käyttämisestä aiheudu vaaraa kuluttajille tai lähistöllä oleville henkilöille. Käytännössä turvallisuusasioiden kokonaisvaltaiseen hallintaan tarvitaan kirjallinen suunnitelma, jotta turvallisuusasioita koskeva tieto on koottuna yhteen paikkaan ja koko henkilökunta saa tarvittavat tiedot ajantasaisina. Turvallisuusasiakirjan laatiminen on eräiden (KuTuL 6 ) kuluttajapalveluiden tarjoajien lakisääteinen velvollisuus (KuTuL 7 ). Elintarvikealan toimijoilla on lain mukaan jo vuosia pitänyt olla dokumentoitu omavalvontajärjestelmä elintarviketurvallisuuden varmistamiseksi. Menettelyllä onkin vakiintunut asema, ja sillä on saatu hyviä tuloksia elintarviketurvallisuuden parantamiseksi. Omavalvontajärjestelmä on helposti toteutettavissa myös kuluttajapalveluita tarjoavien yritysten ja organisaatioiden osalta. Järjestelmä voi ja sen on luontevaa olla esim. osa yrityksen laatujärjestelmää, jos yrityksellä on sellainen jo entuudestaan olemassa.
ASIAKASOHJE Sivu 2 (15) Omavalvontajärjestelmän osat Kuluttajapalveluiden tarjoajan omavalvontajärjestelmä voi koostua mm. seuraavista osakokonaisuuksista (sulkeissa on se KuTuL:n kohta, jota menettely toteuttaa): - turvallisuusasiakirja, eli kirjallinen turvallisuussuunnitelma (5 huolellisuusvelvollisuus, 7 turvallisuusasiakirja), - onnettomuuskirjanpito ja menettelyt sen hyödyntämiseksi (5 huolellisuusvelvollisuus, 7 turvallisuusasiakirja), - menettelytapa havaituista vaaroista ja onnettomuuksista valvontaviranomaiselle ilmoittamiseksi (8 vaarallisesta kulutustavarasta ), - palvelun käyttäjille annettava ohjeistus 1, niin kirjallinen, suullinen kuin muissakin muodoissa annettu (9 tietojen antaminen kuluttajille). 1 Asiakkaille annettavaa ohjeistusta on selvitetty myös Kuluttajaviraston ohjeessa kulutustavaroista ja kuluttajapalveluksista annettavista tiedoista (Kuluttajaviraston julkaisusarja 10/2006). Omavalvonnasta on monenlaista hyötyä palvelun tarjoajalle - Onnettomuuksia ennalta ehkäistään tehokkaasti. - Onnettomuuksien tapahtuessa vahinkojen suuruus saadaan minimoitua. - Mahdolliset riskit on hahmotettu eivätkä ne tule yllätyksenä. - Turvallisuustason parantuessa myös asiakaspalvelun laatu usein paranee. - Asiakkaat kokevat palvelun turvalliseksi ja siten myös houkuttelevaksi. - Henkilökunta kokee toiminnan onnettomuuksissa olevan selkeää ja helppoa. 2. LAINSÄÄDÄNTÖ JA TURVALLISUUSASIAKIRJAN LAATIMISVELVOLLISUUS Kirjallisesti tehty turvallisuussuunnittelu (turvallisuusasiakirja) on palvelun tarjoajan työkalu yrityksen tai muun organisaation turvallisuustoiminnan järjestämiseksi ja kirjaamiseksi. Kulutustavaroiden ja kuluttajapalvelusten turvallisuudesta annetun lain (920/2011, jatkossa KuTuL) 5 :ssä asetetaan palvelun tarjoajalle huolellisuusvelvollisuus. Palvelun tarjoajia ovat elinkeinonharjoittajat, esim. yritykset, tai muut palvelun tarjoajat kuten kunnat tai seurakunnat. Velvollisuus turvallisuusasiakirjan on laatimiseen on säädetty laissa (KutuL 7 ) eräille kuluttajapalveluille, mutta kaikkia palveluntarjoajia koskevan.huolellisuusvelvollisuuden vuoksi sen laatiminen on välttämätöntä muillekin. Turvallisuusasiakirjalla palvelun tarjoaja pystyy osoittamaan, että se on noudattanut huolellisuusvelvollisuuttaan ja että tällä on riittävät tiedot kuluttajapalvelusta sekä siihen liittyvistä riskeistä.
ASIAKASOHJE Sivu 3 (15) Turvallisuusasiakirja vastaa elintarvikealan toimijoilta elintarvikelaissa (23/2006) edellytettyä omavalvontasuunnitelmaa. Turvallisuusasiakirja edellytetään olevan mm. (mutta ei ainoastaan) uimahalleissa ja kylpylöissä, laskettelukeskuksissa, erilaisissa ohjelmapalveluyrityksissä, ratsastuspalveluita tarjoavilla toiminnanharjoittajilla, suurissa yleisötilaisuuksissa, päiväkodeissa ja seurakuntien retki- ja leiritoiminnoilla. Palvelun tarjoajan on palvelusta kuluttajille aiheutuvan riskin mukaan tapauskohtaisesti arvioitava, missä palveluissa turvallisuusasiakirja on oltava. Turvallisuusasiakirjaan sisällytetään vain ne asiat, joita kyseessä oleva toiminta edellyttää. Turvallisuusasiakirjan tulee olla laajuutensa ja yksityiskohtaisuutensa puolesta tarkoituksenmukaisessa suhteessa tarjottavien palveluiden laajuuteen ja niiden sisältämiin riskeihin. Kuluttajaturvallisuuslainsäädännön mukaan palvelun tarjoaja vastaa aina toiminnan turvallisuudesta. Vastuu turvallisuudesta ei siirry esim. turvallisuusasiakirjan laatimisen tai sen viranomaiselle toimittamisen, valvontaviranomaisen suorittaman tarkastuksen tai asiakkaan allekirjoittaman ilmoituksen / sitoumuksen myötä pois palvelun tarjoajalta (esim. valvontaviranomaiselle tai asiakkaalle). Turvallisuusasiakirja tulee toimittaa valvontaviranomaiselle (kunnan terveystarkastajalle taikka Tukesiin) vain, jos viranomainen sitä pyytää. Kuluttajaturvallisuuslainsäädäntö ei sisällä palvelun turvallisuusjärjestelyiden tai turvallisuusasiakirjan hyväksymismenettelyä. Kirjallisesti esitettyjen tietojen lisäksi toiminnanharjoittajan tulee myös käytännössä toimia turvallisuusasiakirjassa esitetyllä tavalla ja pitää huoli siitä, että henkilökunta tuntee ja osaa turvallisuusasiakirjan mukaisen toiminnan. Turvallisuusasiakirjan lisäksi palvelun tarjoajan tulee pitää tapahtuneista pienistäkin onnettomuuksista ja haavereista onnettomuuskirjanpitoa. Vakavista vaaratilanteista ja onnettomuuksista tulee puolestaan tehdä ilmoitus KuTuL 8 :n mukaisesti valvontaviranomaiselle. 3. TURVALLISUUSASIAKIRJAN LAATIMINEN On muistettava, että turvallisuussuunnittelua (turvallisuusasiakirjaa) ei tehdä ensisijaisesti viranomaisia varten, vaan yritystä tai muuta organisaatiota itseään varten. Turvallisuusasiakirja voi olla osa yrityksen laatujärjestelmää, ja se nivoutuu saumattomasti pelastuslainsäädännössä edellytettävään pelastussuunnitelmaan. Kunkin yrityksen tai organisaation tulee tehdä turvallisuusasiakirjasta omaan toimintaansa ja toimintaympäristöönsä sopiva. Jos palvelua toteuttamassa on useita eri tahoja, (käytetään esim. alihankintapalveluita), on huolehdittava siitä, että
ASIAKASOHJE Sivu 4 (15) turvallisuussuunnittelussa on otettu koko ketju huomioon, esim. johtovastuiden määräytymisen osalta. Turvallisuussuunnitelmien tulee olla realistisia. Ylevät paperille kirjatut julkilausumat ja monimutkaiset suunnitelmat harvoin toimivat hädän hetkellä käytännössä. Tämän ohjeen liitteenä (liite 1) on malli turvallisuusasiakirjan sisällöksi. On kuitenkin erittäin tärkeätä, että turvallisuusasiakirja sisältää nimenomaan ne asiat, jotka kulloinkin kyseessä oleva toiminta edellyttää. Turvallisuusasiakirjan tulee olla laajuutensa ja yksityiskohtaisuutensa puolesta tarkoituksenmukaisessa suhteessa tarjottavien palveluiden laajuuteen ja niiden sisältämiin riskeihin. Lisäksi Tukesin palvelulajikohtaisissa ohjeissa (mm. ohjeet ohjelmapalveluiden, ratsastuspalveluiden, uimahallien ja kylpylöiden turvallisuuden edistämiseksi) on annettu malleja siitä, mitä turvallisuusasiakirjan tulee sisältää nimenomaan kyseessä olevassa palvelussa. Uudessa yrityksessä, tai jollei palvelun tarjoajalla vielä ole turvallisuusasiakirjaa, on tärkeätä heti aloittaa sellaisen laatiminen. On parempi tehdä alkuun vaikka hieman yksinkertaisempikin versio ja myöhemmin saatujen kokemusten perusteella kehittää sitä kuin pyrkiä tekemään heti ensimmäisellä kerralla täydellinen. Turvallisuusasiakirjan laatimisessa voidaan käyttää apuna ulkopuolista asiantuntijaa (esim. konsulttia), mutta on tärkeätä, että yrityksen / organisaation edustajat osallistuvat itse kiinteästi laatimistyöhön, jotta turvallisuusasiakirja ja mm. riskien arviointi vastaa yrityksen / organisaation todellista toimintaa. Näin myös päivittäisessä toiminnassa mukana olevat henkilöt saavat äänensä kuuluville, oppivat itsekin prosessista ja sitoutuvat turvallisuushakuiseen toimintatapaan. Turvallisuusasiakirja tulee pitää jatkuvasti ajan tasalla yrityksen tai organisaation toiminnassa ja olosuhteissa tapahtuvien muutosten myötä. Päivittämistä vaativia muutoksia ovat mm. uudet suoritus- / toimintapaikat ja -tilat, uudet laitteet ja koneet sekä toimintatapojen muutokset. Turvallisuusasiakirjassa tulee myös ottaa huomioon se, miten säätila ja valaistusolosuhteet sekä niiden äkilliset muutokset vaikuttavat palvelun tarjoamiseen. Esim. hyvä suullisesti annettu moottorikelkan käyttökoulutus pimeällä ei käytännössä toimi, jos paikalla ei ole kunnollista valaistusta siten, että asiakas voi itse nähdä eri hallintalaitteet ja niiden käytön. Laajamittaista toimintaa harjoittavissa yrityksissä / organisaatioissa voi olla tarpeen liittää toimintokohtaiset turvallisuusohjeet tai suunnitelmat turvallisuusasiakirjan liitteeksi. Palvelun tarjoaja, jolla on useita hyvin samankaltaisia kohteita ylläpidettävänään / vastuullaan (esim. kuntien ylläpitämät leikkikentät, joita voi suuren kunnan ylläpidettävänä olla jopa satoja) voi laatia tällaisille kohteille yhden yhteisen turvallisuusasiakirjan, jossa tarpeen
ASIAKASOHJE Sivu 5 (15) mukaan esitetään kunkin erillisen kohteen turvallisuusasioihin liittyvät erityispiirteet. Edellä mainittu menettely sekä helpottaa erityisesti kuntien ylläpitäjätahojen työtä ja vaivaa turvallisuusasiakirjan laatimisen että erityisesti ylläpidon suhteen. Tulee kuitenkin muistaa, että menettely ei saa heikentää turvallisuussuunnittelun yksityiskohtaisuutta, tasoa, laatua, käytäntöön viemistä tai ajantasaisena pitämistä verrattuna siihen, että kullekin kohteelle olisi laadittu omat kohdekohtaiset turvallisuusasiakirjat. 4. RISKIEN ARVIOINTI ON TURVALLISUUSSUUNNITTELUN LÄHTÖKOHTA Keskeinen osa turvallisuussuunnittelua on riskien arviointi. Se tulee tehdä kirjallisesti ja sisällyttää osaksi turvallisuusasiakirjaa. Riskien arvioinnin ja hallinnan avulla voidaan suunnitelmallisesti ennaltaehkäistä mahdollisten tapaturmien ja onnettomuuksien syntyminen. Riskien arvioinnissa ja hallinnassa: Tunnistetaan, mitä vaaroja toimintaan liittyy, missä tilanteissa vaaroja voi esiintyä ja millaisia tapaturmia tai onnettomuuksia toiminnassa voi tapahtua. Mietitään toimenpiteitä vaarojen poistamiseksi, riskien pienentämiseksi sekä tapaturmien ja onnettomuuksien ennaltaehkäisemiseksi. Varaudutaan ja luodaan valmius toimia mahdollisissa onnettomuustilanteissa. Riskien arvioinnissa mietitään, mistä vaaroista saattaa aiheutua vakavimmat tapaturmat ja minkä vaarojen osalta on suuri todennäköisyys, että ne aiheuttavat onnettomuuden. Mietittäessä toteutettavia toimenpiteitä eniten huomiota tulee kiinnittää vaaroihin, joiden seurauksilla on suuri vakavuus (esim. hengen menetys tai pysyvä vammautuminen) tai joilla on suuri todennäköisyys tapahtua, vaikka yksittäisen tapahtuman seuraukset olisivatkin vähäiset (esim. asiakkaiden toistuvista liukastumisista pihapiirissä aiheutuvat loukkaantumiset). Palvelun tarjoajan onnettomuuskirjanpito on hyvä apuväline riskinarvioinnissa. 5. TURVALLISUUSASIAKIRJAN VIEMINEN HENKILÖSTÖN TIETOISUUTEEN Turvallisuusasiakirja tulee käydä läpi henkilökunnan (mukaan lukien mahdolliset sijaiset sekä kausi- ja vapaaehtoistyöntekijät) kanssa, ja heidän tulee varmentaa sisällön ymmärtäminen päivätyllä nimikirjoituksellaan. Turvallisuusasiakirja tulee säilyttää helposti löydettävässä paikassa, ja henkilökunnan tulee tietää sen sijainti.
ASIAKASOHJE Sivu 6 (15) Henkilökunnalle tulee kerrata turvallisuusasiakirjan sisältö säännöllisesti. Turvallisuusasiakirja tulee käydä läpi aina uuden henkilön perehdyttämisen yhteydessä. Henkilöstön turvallisuusosaamisen kannalta on tärkeää harjoitella käytännössä toimintaa erilaisissa hätätilanteissa. Turvallisuusasiakirjaa ei tarvitse esittää asiakkaille (tietenkin sen voi esittää, jos yritys itse niin katsoo tarkoituksenmukaiseksi) eikä viedä esim. yrityksen Internet-sivuille. Tämä ei tietenkään poista palvelun tarjoajan velvollisuutta antaa palveluun osallistuville turvallisuuden kannalta tarpeellisia varoituksia ja ohjeita. Lisäksi kannattaa muistaa, että joihinkin turvallisuuden osa-alueisiin liittyvää materiaalia (mm. vartioinnin järjestelyt ja muut vastaavat turvallisuusjärjestelyt) ei yleensä ole tarkoituksenmukaista luovuttaa ulkopuolisten tietoon. 6. TURVALLISUUSASIAKIRJAN JA MUIDEN TURVALLISUUTEEN LIITTYVIEN SUUNNITELMIEN YHDISTÄMINEN Pelastuslainsäädännössä edellytetään, että toiminnanharjoittaja laatii pelastussuunnitelman. Kattavasti laaditussa pelastussuunnitelmassa käsitellään monelta osin samoja asioita kuin turvallisuusasiakirjassa. Nämä turvallisuuteen liittyvät suunnitelmat onkin yleensä tarkoituksenmukaista yhdistää. Tästä mahdollisuudesta on säädetty myös pelastustoimiasetuksessa (787/2003). Myös Tukes suosittelee suunnitelmien yhdistämistä. Tällainen käytäntö on etu toiminnanharjoittajalle, työntekijöille ja myös viranomaisille. Näin toiminnanharjoittajalla on vain yksi turvallisuusasioihin liittyvä suunnitelma päivitettävänä ja henkilökunnalle perehdytettävänä. Työturvallisuuslaissa (738/2002) edellytetään työnantajaa laatimaan työsuojelun toimintaohjelma sekä tekemään vaarojen selvittäminen ja riskien arviointi. Turvallisuusasiakirjaa voidaan käyttää myös osana edellä mainittuja selvityksiä. 7. ONNETTOMUUSKIRJANPITO Toiminnanharjoittajan (elinkeinonharjoittaja tai muu palvelun tarjoaja, kuten esim. kunta tai seurakunta) tulee tehdä ilmoitus valvontaviranomaiselle palvelussa tai kulutustavarasta aiheutuneesta onnettomuudesta tai vaaratilanteesta (KuTuL, 8 ). Nämä ilmoitukset muodostavat yleensä ns. jäävuoren huipun tapahtuneista onnettomuusja vaaratilanteista, edustaen vakavimpia tilanteita. KuTuL:n mukaisten ilmoitusten lisäksi toiminnanharjoittajan tulee KuTuL:ssa säädetyn huolellisuusvelvollisuuden (5 ) täyttämiseksi seurata toiminnassaan tapahtuvia pienempiäkin onnettomuuksia ja vaaratilanteita vaikka näistä ei tarvitsisikaan tehdä edellä mainittua ilmoitusta viranomaiselle. Tällaiset tapahtumat kirjataan toiminnanharjoittajan omaan onnettomuuskirjanpitoon. Kirjanpitoa tulee
ASIAKASOHJE Sivu 7 (15) seurata ja hyödyntää oma-aloitteisesti ja säännöllisesti asiakasturvallisuuden parantamiseksi. Kynnys kirjausten tekemiseksi tulee pitää alhaisena ja johdon tulee mm. kannustaa työntekijöitä tekemään kirjauksia yrityksen onnettomuuskirjanpitoon ilman pelkoa seuraamuksista. Onnettomuuskirjanpidon toteuttamisesta ja hyödyntämisestä on saatu hyviä kokemuksia mm. ilmailuturvallisuuden alalla. Onnettomuuskirjanpito on toiminnanharjoittajan (yrityksen) työkalu turvallisuustoiminnan kehittämisessä. Työnjohdon tulee seurata jatkuvasti turvallisuustilannetta kirjausten / lomakkeiden tietojen perusteella ja ryhtyä toimenpiteisiin heti jos siihen on aihetta. Keskeistä on järjestää onnettomuuskirjanpidon säännöllinen seuranta (yrityksen toiminnan määrän mukaan) ja havainnoida vaaranpaikkoja, joissa tapahtuu esim. usein samantyyppisiä onnettomuuksia ja puuttua esille nousseisiin ongelmiin, jotka ehkä muutoin ajan saatossa yksittäistapauksina saattaisivat jäädä vähälle huomiolle. Pienessä yrityksessä onnettomuuskirjanpito voidaan toteuttaa yksinkertaisimmillaan esim. ruutuvihkolla. Suuremmissa yrityksissä on tarkoituksenmukaista käyttää esim. erillistä määrämuotoista kaavaketta, jota käyttäen työntekijät (esim. ohjaajat ja aktiviteettien vetäjät) voivat tehdä ilmoituksen onnettomuuskirjanpitoon. Lomakkeet arkistoidaan jatkohyödyntämistä varten tai varsinainen kirjanpito tapahtuu tietokoneella. Valvontaviranomainen voi pyytää nähtäväkseen onnettomuuskirjanpidon esim. tarkastuksen yhteydessä. Malli tapausilmoituslomakkeesta on tämän ohjeen liitteenä (liite 2). Tulee muistaa että onnettomuuskirjanpidon tapausilmoituslomakkeille mahdollisesti kirjatut asiakkaita ja heidän terveydentilaansa kuvaavat tiedot muodostavat henkilörekisterin. Niiden osalta tulee ottaa huomioon mm. henkilötietolain (523/1999) vaatimukset ja tiedot (lomakkeet) tulee säilyttää sekä hävittää asianmukaisesti.
ASIAKASOHJE Sivu 8 (15) Esimerkki pienen ohjelmapalveluyrityksen onnettomuuskirjanpidosta Pvm ja N kellonaika : o 1. 3.1.2007 klo 14.30 Tapahtuma: tilanteen kuvaus ja tapahtumapaikka Asiakas poltti sormensa nokipannukahveilla kodalla. Tehdyt toimenpiteet a) ensitoimenpiteet b) ilmoitukset asian johdosta c) toimenpiteet turvallisuustason parantamiseksi Annettu ensiapu kodalla (sormen jäähdyttäminen ja side). Ilmoitettu Leenalle (yrityksen toimitusjohtaja). Jatkossa opas ottaa pannun nuotiolta ja kaataa kahvit. Ohjaajan (henkilökuntaan kuuluvan) nimi ja puumerkki Pertti Pertti A. 2. 2.2.2007 klo 12.45 Asiakas liukastui varustekontin kulmalla ja aristi hieman kättään. Kipu kuitenkin häipyi iltapäivän aikana. Tarkastettu asiakkaan kunto ja jatkettu varusteiden sovittamista. Asiakkaalla ilmeisesti liukaspohjaiset kengät. Arttu Artturi B. 3. 15.2.2007 klo 09.05 Asiakas ajoi moottorikelkalla päin puuta 150 m lähtöpaikalta (ensimmäinen mutka oikealle). Asiakas hetken tajuton, kelkka tod.näk. korjauskelvottomaksi. Loukkaantunut kylkiasentoon, pidetty lämpimänä ja tarkkailtu. Hälytetty ambulanssi paikalle, jolla asiakas terveyskeskukseen tarkkailuun. Muu ryhmä jatkoi safaria, kun tilanne selvitetty (reittiä lyhennettiin). Ilmoitettu heti Leenalle. Tehty KuTuL 4 mukainen ilmoitus kunnan terveysvalvontaan (kopio ilmoituksesta liitteenä). Leena ottaa yhteyttä vakuutusyhtiöön. Jatkossa epävarmojen asiakkaiden kohdalla tehostetaan ajoopastusta ja tarjotaan mahdollisuutta Pertti Pertti A.
ASIAKASOHJE Sivu 9 (15) mennä toisen kyytiin. 4. 16.2.2007 klo 17.00 Asiakas liukastui varustekontilla pudottaen digikameransa, joka rikkoontui. Heitetty hiekkaa liukastumispaikalle. Pertti Pertti A. YHTEYSTIETOJA Kotkan ympäristökeskus Kotkantie 6 48200 KOTKA Kuluttajaturvallisuusvalvonnan viranhaltija Mirva Lahtela, terveystarkastaja, Puhelin 044-720 4807 mirva.lahtela(at)kotka.fi Turvallisuus- ja kemikaalivirasto (Tukes), Helsinki PL 66 (Opastinsilta 12 B) 00521 HELSINKI (Pasilan virastokeskus) Puhelin (vaihde) 010 6052 000 Internet: http://www.tukes.fi/fi/toimialat/kuluttajaturvallisuus/ Ohje perustuu Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) Internet-sivujen sisältöön (noudettu 23.5.2011) ja sitä on päivitetty (7.3.2012) lainsäädännön muutoksen vuoksi. Tämä ohje on ladattavissa kaupungin Internet-sivuilta: http://www.kotka.fi/default.asp?link=432.5
ASIAKASOHJE Sivu 10 (15) LIITE 1: MALLI TURVALLISUUSASIAKIRJAKSI Huom. Turvallisuusasiakirjaan sisällytetään vain ne asiat, jotka kyseessä oleva toiminta edellyttää. Turvallisuusasiakirjan tulee olla laajuutensa ja yksityiskohtaisuutensa puolesta tarkoituksen mukaisessa suhteessa tarjottavien palveluiden laajuuteen ja niiden sisältämiin riskeihin. 1. Yrityksen / organisaation tiedot - nimi ja osoitetiedot - mitä palveluita tarjotaan 2. Turvallisuudesta vastaava(t) henkilö(t) ja varahenkilö(t), (turvallisuuspäällikkö) - nimet ja yhteystiedot (puhelinnumerot) - isommissa yrityksissä työvuoron turvallisuusvastaavat ja heidän tehtävänsä - tehtävien määrittely, esim: - yleinen turvallisuuden valvonta, suunnittelu ja ohjeistus - henkilökunnan koulutus ja harjoituttaminen - alkusammutus- ja ensiapuvälineistä vastaaminen - onnettomuuksien ja läheltä piti -tilanteiden raportointi ja seuranta - pelastusteiden kulkukelpoisuuden valvonta - tehtävät onnettomuustilanteissa 3. Muu henkilöstö ja sen koulutus - työntekijät ja heidän tehtävänsä - tarvittaessa ohjaajan ammattitaito, koulutus tai lajiliiton osoittama pätevyys - tehtävät onnettomuustilanteissa - henkilökunnan ensiapu- ja turvallisuuskoulutus - luettelo suoritetuista koulutuksista ja harjoituksista sekä niihin osallistuneet 4. Riskien arviointi ja turvallisuuden suunnittelu (koko alueen kattava riskien arviointi) - tunnistetaan mitä vaaroja toimintaan liittyy ja missä tilanteissa vaaroja voi esiintyä (fyysiset ja psyykkiset vaarat)? - millaisia tapaturmia tai onnettomuuksia toiminnassa voi tapahtua? - onnettomuuden tapahtumisen todennäköisyys ja vakavuus (jos selvittäminen tarkoituksenmukaista) - toimenpiteet vaarojen poistamiseksi tai tapaturmien ja onnettomuuksien ennalta ehkäisemiseksi (esim. turvallisuusvälineiden ja henkilönsuojainten käyttö, osallistujien opastus, olosuhderajoitukset, oppaiden perehdytys ja toiminta) - tapaturman tai onnettomuuden jälkeen tehtävät toimenpiteet (jälkihoito, tiedottaminen, viranomaisille ilmoittaminen, raportointi) 5. Asiakkaat (osallistujat) ja asiakasryhmät - toiminnanharjoittajan määrittelemä asiakkaiden yhtäaikainen enimmäismäärä eri toiminnoissa / suorituspaikoilla perustuen tarjottavan palvelun sisältämiin riskeihin (usein huomattavasti pienempi kuin esim. viranomaisen kokoontumistilalle asettama suurin yhtäaikainen ihmismäärä)
ASIAKASOHJE Sivu 11 (15) - mahdolliset ikä-, kunto-, taito- ym. vaatimukset ja rajoitukset (esim. päihteiden käytön kieltäminen) - toiminta olosuhteiden (esim. säätila, valaistusolosuhteet) muuttuessa - osallistujien varustautuminen (millainen vaatetus, kengät ym. vaaditaan) 6. Osallistujien opastaminen - missä vaiheessa ja miten opastus toteutetaan (esim. linja-autossa matkalla suorituspaikalle, suorituspaikalla, video, näyttämällä, eri menetelmien yhdistelmänä) - palveluun liittyvistä riskeistä kertominen - käyttäytymisohjeet, turvallisuusvälineiden ja henkilönsuojainten käyttö, hätätilanteissa toimiminen - opastamiseen liittyvät erityistilanteet (mm. pimeys, kulttuurierot ja kielivaikeudet) 7. Rakennukset ja rakenteet (mm. kiipeilyseinät, matala- ja korkeaharjoiteradat, lumirakenteet, majoittumiseen käytettävät tilat) - luettelo rakennuksista ja rakenteista - kartta / piirros rakennusten ja rakenteiden sijainnista - tarkastus ja huolto - huoltosuunnitelma (milloin tarkastetaan ja huolletaan) - huoltopäiväkirja - vastuuhenkilö - piirustusten ja lujuuslaskelmien sijainti - poistumis- ja suojautumismahdollisuudet sekä sammutus- ja pelastustehtävien järjestelyt - paloturvallisuus (luettelo palontorjuntakalustosta esim. palovaroittimet, sammuttimet ja sammutuspeitteet sekä niiden sijainti) - suoritetut palotarkastukset, nuohous, käsisammuttimen huolto ja tarkastus (merkitään esim. huoltopäiväkirjaan) 8. Toiminnoissa mahdollisesti käytettävät eläimet - vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot - luettelo eri toiminnoissa käytettävistä eläimistä - asiakkaiden ohjeistaminen ja valvonta - eri eläinten käyttöön liittyvät rajoitukset ja hoidon erityisohjeet 9. Toiminnoissa käytettävät reitit (koskee erityisesti esim. moottorikelkkailua, koiravaljakkoajelua, koskenlaskua, vaelluksia, pyöräilyä tai melontaa) - reitit, esim. liitteenä olevilla kartoilla - ns. pelastus- / noutopisteet, jotka pelastuslaitoksen tiedossa - erityisiä vaaratekijöitä sisältävien maastonkohtien osoittaminen (mm. teiden, tasoristeysten ja vesialueiden ylitykset) ja menettelytavat turvallisuuden varmistamiseksi. Mahdolliset vaihtoehtoiset reittivaihtoehdot 10. Turvallisuusvälineet ja henkilönsuojaimet - vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot
ASIAKASOHJE Sivu 12 (15) - luettelo turvallisuusvälineistä ja henkilönsuojaimista sekä niiden säilytyspaikka - tarkastus ja huolto - huoltosuunnitelma (milloin ja mitä tarkastetaan ja huolletaan) - huoltopäiväkirja (merkitään esim. päiväkirjaan) - kiipeily- ja laskeutumisvälineiden käyttöpäiväkirja (eri kuin päiväkirja) 11. Muut välineet ja varusteet (esim. urheiluvälineet, koneet ja laitteet) - vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot - luettelo välineistä ja varusteista, niiden säilytyspaikka ja hankinta-aika - tarkastus ja huolto - huoltosuunnitelma (milloin tarkastetaan ja huolletaan) - huoltopäiväkirja 12. Toimintaohje onnettomuus- ja hätätilanteita varten - keinot ja ohjeet avun hälyttämisestä ja varajärjestelmästä (huom. mahdolliset matkapuhelinverkon katvealueet) - johtamisvastuu ja työnjako - toimintajärjestys ja ensiavun antaminen - luettelo ensiapuvarusteista ja pelastusvälineistä sekä niiden sijainti - evakuointisuunnitelma - etsintäsuunnitelma / ohjeet asiakkaan katoamisen varalle - lisäksi safareiden / vastaavien osalta ohjeet sen varalle, että opas menettää toimintakykynsä tai joutuu erilleen ryhmästä 13. Toimintaohje tulen käsittelyyn - tulen käsittely sisätiloissa - lämmittämiseen liittyvät vaarat - kynttilöihin ja muihin valaisinlaitteisiin liittyvät vaarat - öljy- tai nestekaasulaitteiden käsittely - toiminta tulipalon syttyessä - toiminta tunnettaessa kaasun hajua - toiminta häkämyrkytystilanteessa - tulen käsittely ulkona - nuotion sytyttämiseen liittyvät vaarat ja rajoitukset (esim. metsäpalovaroituksen aikana), asiakkaiden valvonta - erilaisiin keittimiin liittyvät vaarat (esim. sprii-, bensiini- ja kaasukeittimet) - kaminateltta-majoitukseen liittyvät varotoimenpiteet, mm. kipinämikko -käytäntö ja sammutusvesi - toiminta tulipalon syttyessä 14. Onnettomuuskirjanpito ja onnettomuuden syyn tutkinta - pienetkin onnettomuudet ja vakavat läheltä piti tilanteet - onnettomuuskirjanpidon säännöllinen hyödyntäminen: vastuuhenkilö ja kuinka usein tehdään - kuvaus onnettomuuskirjanpidon ja -tutkinnan järjestämisestä - tapausilmoituslomakkeen täyttäminen - lomakkeen palauttaminen vastuuhenkilölle
ASIAKASOHJE Sivu 13 (15) - onnettomuuden analysointi (esim. mitkä tekijät johtivat onnettomuuden syntymiseen?) - vastaavien tapausten varalta ennalta ehkäisevien toimenpiteiden miettiminen ja toimeen paneminen sekä vastuuhenkilön nimeäminen ja aikataulun tekeminen toimenpiteiden toteuttamiseen - tapauksesta tiedottaminen (vastuuhenkilö ja tiedottamistapa) - tapauksesta ilmoittaminen (kunnan kuluttajaturvallisuusvalvontaviranomainen, työsuojelupiiri, poliisi, vakuutusyhtiö) Kotkan kaupungin ja Pyhtään kunnan kuluttajaturvallisuusviranomaisen yhteystiedot: Posti- ja käyntiosoite Kotkan ympäristökeskus Kotkantie 6 48200 Kotka Sähköposti ymparistokeskus(at)kotka.fi Puhelin (05) 234 4810 Faksi (05) 234 4815 15. Tarpeelliset erilliset turvallisuussuunnitelmat tai toimintaohjeet yksittäisistä toiminnoista ja / tai suorituspaikoista 16. Turvallisuusasiakirjan päivittäminen - vastuuhenkilön nimi - miten usein ja milloin päivitetään - merkinnät päivityksistä ja lyhyet kuvaukset tehdyistä päivityksistä
ASIAKASOHJE Sivu 14 (15) LIITE 2: VAHINKOILMOITUSLOMAKE Kotkan ympäristökeskus Kotkantie 6 48200 KOTKA Ilmoitus kuluttajaturvallisuuslain (920/2011, 16 ) mukaiselle kunnan valvontaviranomaiselle tavaran tai palvelun vaarallisuudesta, vahingosta/onnettomuudesta tai läheltä piti tilanteesta. Vastaa alla oleviin kenttiin. Sähköisesti täytettäessä lomake antaa tarvittaessa lisää tilaa. Tavaran/palvelun kuvaus (vahingon, onnettomuuden tai läheltä piti tilanteen aiheuttanut tavara tai palvelu) Osto-/vahinkopaikka, yrityksen nimi Myyjän/palveluntarjoajan yhteystiedot Osoite Postinumero Postitoimipaikka Puhelin Sähköposti www-sivut Kuvausosa Mitä tapahtui (yksityiskohtainen kuvaus, miten onnettomuus tai läheltä piti tilanne tapahtui tai tavaran/palvelun vaarallisuus ilmeni) Missä tapahtui:
ASIAKASOHJE Sivu 15 (15) Milloin tapahtui (vuoden- ja vuorokaudenaika, sääolosuhteet, jne.): Kuvaus vahingon tai vamman laadusta ja laajuudesta (arvio omaisuusvahingon suuruusluokasta, loukkaantuneiden määrä, jne.) Miten tavara (tai sen käyttöohje) tai palvelu on puutteellinen? Onnettomuudessa tai läheltä piti tilanteessa kuvaa tässä tapahtuman syitä. Mitä tavaran tai palvelun kanssa voi mielestäsi sattua? Onko tavaran/palvelun myyjä tietoinen asiasta? Jos on, milloin asia on tullut tämän tietoon? Onko tavaran / palvelun myyjä ryhtynyt toimenpiteisiin asian johdosta? Millaisiin toimenpiteisiin? Onko asiasta ilmoitettu muille tahoille? Valitse tahot, joille on ilmoitettu. Mainitse myös ilmoitusajankohta. Pelastuslaitos Poliisi Vakuutusyhtiö Turvatekniikan keskus (Tukes) Aluehallintovirasto (AVI) Muu, mikä Lisätietoja Ilmoittajan (ja yrityksen/organisaation) nimi: Ilmoittajan yhteystiedot Osoite: Postinumero: Postitoimipaikka: Puhelin: Sähköpostiosoite: Ilmoittaja on asiassa Kuluttaja Myyjä/palveluntarjoaja Viranomainen Sähköinen versio lomakkeesta on kaupungin Internet-sivuilla. http://www.kotka.fi/default.asp?link=2336.5