Jorma Lahti, SCY Talous- ja työvaliokunta
Tervetuloa Jyväskylään! Alustus aiheeseen Yleiskokouskutsut Organisaatio ja säännöt Tiliuudistus 1.1.2012 Tapahtumien järjestäminen Harjoitus (5-10 min) Päivittäinen taloudenhoito on valmistautumista tilinpäätökseen - ajoissa Alaosaston vuosikello - oiva työkalu ja muistuttaja Loppukeskustelua Kiitos!
Suomen Collieyhdistys ry. 2012
Säännöissä on määritelty, missä ajassa ja miten yhdistyksen kokouskutsu on lähetettävä/julkaistava. Kokouskutsu on vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta joko julkaistava yhdistyksen jäsenlehdessä tai toimitettava kirjallisesti jokaiselle jäsenelle jäsenrekisteriin merkittyyn osoitteeseen. Kokouskutsussa tulee ilmetä: kokouksen laatu (SCY xx alaosaston vuosikokous) Kokouspaikka ja osoite kokousaika (päivä ja kellonaika) käsiteltävät asiat Yhtenäistämistarvetta yleiskokouskutsuissa on havaittavissa Tarkistakaa CS 4/2013 lehdestä kuinka yllä olevat asiat on mainittu oman alaosastonne kutsussa Kokouskutsun puuttuminen Colliesanomien 4:s numerosta johtaa erillisen kutsun lähettämiseen kirjeitse kaikille yhdistyksen jäsenille! Suomen Collieyhdistys ry. 2012
SCY:n tehtävä kerrotaan säännöissä Yhdistyksen toiminta käsittää koko maan. Yhdistyksen tarkoituksena on Suomen Kennelliitto - Finlands Kennelklubben ry:n ja Suomen Palveluskoiraliitto ry:n jäsenyhdistyksenä herättää harrastusta collierotuihin, edistää rotujen jalostamista ja oikeata kasvatusta sekä toimia näiden koirarotujen harrastajien yhdyssiteenä. Linkit: SCY:n säännöt SCY:n rganisaatio
Hallitus on yleiskokouksen valitsema alaosaston toimeenpaneva elin. Hallitus koostuu puheenjohtajasta, varapuheenjohtajasta ja kuudesta jäsenestä. Hallitus valitsee sihteerin, taloudenhoitajan sekä tarvittavan määrän toimihenkilöitä, jotka voivat olla myös hallituksen ulkopuolelta. Valittujen henkilöiden tulee olla yhdistyksen jäseniä. Hallituksen jäsenen voi erottaa vain se taho, joka on jäsenen valinnut, eli yleiskokous. Muistettava! 1) Hallitusvastuu on olemassa siitä huolimatta osallistuuko kokouksiin vaiko ei. 2) Hallitus ei voi ottaa toteuttaakseen sellaisia asioita, jotka yhdistyksen säännöt tai yhdistyslaki kieltävät. Hallitus valmistelee alaosaston talousarvion, toiminta-suunnitelman ja toimintakertomuksen. Hallitus vastaa alaosaston tilinpäätöksen valmistumisesta, annetun tilinpäätösaikataulun mukaisesti, apunaan nimetty rahastonhoitaja. Hallituksen tehtävä on toimeenpanna yleiskokouksen tekemät päätökset. Toimeenpanoon liittyviä asioita ovat toimintasuunnitelman toteuttaminen ja talouden hoito yleiskokouksessa esitetyn talousarvion mukaisesti. Hallitus johtaa lisäksi alaosaston päivittäistä toimintaa, edustaa alaosastoa, tekee tarvittaessa sopimuksia sen nimissä. Suomen Collieyhdistys ry. 2012
Yhdistyksellä on kaksi tilintarkastajaa ja kaksi varatilintarkastajaa, jotka valitaan syyskokouksessa tehtäviinsä vuodeksi kerrallaan. Vuodesta 2012 lähtien tilintarkastaja + toiminnantarkastaja (ja kaksi varatoiminnantarkastajaa) Yhdistyksen tili- ja toimintavuosi on kalenterivuosi (1.1. 31.12.). Paikallisosastojen on toimitettava päättyneen kalenterivuoden tilit, pöytäkirjat, toimintakertomukset sekä muut tarvittavat asiakirjat hallitukselle viimeistään tammikuun 31. päivänä. TT:n kokous helmikuun alussa, tilinpäätöksen valmistelu Hallituksen kokous 2/20xx, yhdistyksen tilinpäätöksen hyväksyminen ja allekirjoitus + toimittaminen tilintarkastajille Yhdistyksen tilit päätetään kalenterivuosittain ja ne on hallituksen toimintakertomuksen kanssa esitettävä tilintarkastajille viimeistään helmikuun viimeisenä päivänä. Tilintarkastajien tulee antaa tarkastuskertomuksensa hallitukselle viimeistään maaliskuun loppuun mennessä. Aikaa tilintarkastuksen läpikäyntiin ja lausunnon antamiseen jää noin kuukausi Kevätkokous pidettävä sääntöjen mukaan huhtikuussa.
Pääyhdistyksen rahastonhoitajan rooli ja tehtävät (Anneli Kuisma) Vastaa yhdistyksen maksuliikenteestä ja päivittäisestä tilinhoidosta Pitää hallituksen tietoisena yhdistyksen taloudellisesta tilasta, maksetut laskut, tiliotteet Alaosaston rahastonhoitajan rooli ja tehtävät Vastaa alaosaston maksuliikenteestä ja päivittäisestä tilinhoidosta Pitää alaosaston hallituksen tietoisena alaosaston taloudellisesta tilasta Vastaa alaosaston käteiskassasta ja kassakirjan ajantasaisuudesta Tilitoimiston rooli ja tehtävät (Kurun Profitiimi Oy) Ylläpitää koko yhdistyksen kirjanpitoa Arkistoi yhdistyksen kirjanpidolliset asiakirjat kirjanpitolain määräysten mukaisesti Työ ja talousvaliokunta rooli ja tehtävät (TT) Valmistelee yhdistyksen tilinpäätökset ja budjettiesitykset Valmistelee ja esittelee talousasiat hallituksen päätettäväksi Hallitus rooli ja tehtävät Vastaa yhdistyksen päivittäisestä toiminnasta ja taloudesta Hyväksyy kokouksessaan TT:n budjettiesityksen esitettäväksi yleiskokoukselle (syyskokous) Hyväksyy allekirjoituksellaan TT:n valmisteleman tilinpäätöksen toimitettavaksi tilintarkastajille Esittelee tilinpäätöksen yleiskokoukselle (kevätkokous) Tilintarkastajan ja toiminnantarkastajan rooli ja tehtävät Tarkistaa vuosittain yhdistyksen kirjanpidon tilinpäätösaikataulun mukaisesti ja antaa tilinpäätöslausunnon Ehdottaa yleiskokoukselle tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä istuvalle hallitukselle, mikäli katsovat yhdistyksen taloudenhoidon olleen hyvän kirjanpitotavan mukaisesti hoidettu Puheenjohtaja vastaa aina oman alaosastonsa/toimikuntansa tilinpäätöksen valmistumisesta
Toimintasuunnitelma ja talousarvio syyskuussa yhdistyksen sihteerille Pääyhdistys, toimikunnat, työryhmät ja alaosastot Toimintakertomus, kalustoluettelo, inventaariluettelot, kuitit ja matkalaskut pääyhdistykselle 15.1. mennessä, HUOM 31.12. tilanteesta Tuloslaskelma, käteiskassan arvo ja pankkitilisaldot tilitoimistoon 15.1. HUOM 31.12. tilanteesta Tilinkäyttöoikeudet huomioitava hallituksen vaihtuessa Tilinkäyttöoikeudet on oltava aina rahastonhoitajalla ja istuvalla puheenjohtajalla Muutokset tehdään kokouspöytäkirjaotteella ja asianosaiset yhdessä pankkikonttoriin Hyväksymis- ja nimenkirjoitusoikeudet Nimenkirjoitusoikeus tulee olla rahastonhoitajalla, puheenjohtajalla, sihteerillä ja varapuheenjohtajalla Pöytäkirjat (vuosikokous, hallituksen kokoukset) ja allekirjoitukset Yhdistykselle tulee toimittaa aina alkuperäiset allekirjoitetut dokumentit Muistakaa vuosikokouksen osallistujalista Vuosikokouskutsusta tulee ilmetä aika, paikka ja käsiteltävät asiat
Tilitapahtumat tilitoimistoon: Pääyhdistys, ala-osastot, toimikunnat 15.1. Tilitoimisto valmistellee aineiston Talous- ja työvaliokunta Hallitus ~15.2. Tässä vaiheessa työ on saatu yhdistyksen sisällä valmiiksi. Tilitapahtumat on toimitettu tilitoimistoon ja allekirjoitetut pöytäkirjat sekä talousarviot + toimintakertomukset pääyhdistyksen sihteerille. Nyt alkaa tilintarkastajien työ, jolle tulee varata minimissään yksi (1) kuukausi. Tilintarkastus SCY:n yleiskokous 1.3. 1.4. xx.4. Tilintarkastajat käyvät tilinpäätösaineiston läpi ja antavat tilinpäätöslausunnon. Ehdottaa yleiskokoukselle tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä istuvalle hallitukselle, mikäli katsovat yhdistyksen taloudenhoidon olleen hyvän kirjanpitotavan mukaisesti hoidettu. Yleiskokous päättää annetaanko istuvalle hallitukselle tili ja vastuuvapaus edelliseltä tilikaudelta. Päätös pöytäkirjaan.
Kustannuspaikat + tilikartta Matkalasku Tiliöinti + kuitit Tapahtumaselvityslomake Ennakkosuunnitelma + tapahtuman toteuma = lopullinen tulos Pakollinen liite tapahtumia koskevissa matkalaskuissa Päiväkirja Päivittäisen rahaliikenteen kirjaaminen Kululaskut rahastonhoitajan kautta ja niiden kirjaaminen kokouspöytäkirjaan Pivot-taulukko Tuloslaskelma Päiväkirjatapahtumien koonti tileittäin + käteiskassan tilanne + pankkitilin tilanne tilivuoden lopussa 31.12.xx. Tuloslaskelma on selvitys edellisvuoden taloudenpidosta alaosaston vuosikokoukseen esitettäväksi Toimitetaan täsmättynä tilitoimistolle tilinpäätöstä varten
Tilikausien vertailu mahdollista, tiliöinti tarkentunut Sama tililaji käytössä läpi yhdistyksen Tarkempi budjetointi
TOIMIKUNNAT 1001 Jalostus 1002 PK 1003 Lehti 1004 Toko 1005 Agility 1006 Näyttely 1007 Nuoriso 1008 Ständi 1009 Tulos 1010 Ulkomuoto TYÖRYHMÄT 2001 Paimennustaipumus 2002 WWW ja intranet 2003 MH ALAOSASTOT 0001 Helsinki 0002 Keski-Suomi 0003 Kymenlääni 0004 Pirkanmaa 0005 Pohjanmaa 0006 Pohjois-Suomi 0007 Päijät-Häme 0008 Satakunta 0009 Savo-Karjala 0010 Turku 0011 Saimaa HALLINTO 1 Pääyhdistys 3001 Hallitus 3002 Työ ja talousvaliokunta
TUOTOT 3000 Osallistumismaksut/kokeet 3100 Osallistumismaksut/leirit 3200 Osallistumismaksut/koulutus 3300 Tuotot tapahtumista 3310 Tuotot kanttiini VARAINHANKINTA 4000 Jäsenmaksutuotot 4100 Tavaroiden myyntitulot 4101 Postimaksutuotot 4102 Pentuvälitys/kennelruutu 4103 Jäsenmaksukulut (Laserma) 4104 Tavaroiden ostot 4105 Postitus- ja pakkauskulut
KULUT 3400 Kouluttajakustannukset 3401 Osallistumismaksut/koulutukset 3402 Kulut tapahtumista 3403 Kulut kanttiini 3404 Ruokailut MATKAKULUT 4530 Matka- ja majoituskulut 4550 Päivärahat 4560 Kilometrikorvaukset POISTOT 4910 Koneista ja kalustosta RAHOITUSTUOTOT JA -KULUT 5100 Korkotuotot 7000 Yleisavustukset 7000 Toiminta-avustukset YLEISKULUT 3250 Kulut lehdestä 4700 Koulutus 4710 Puhelin- ja postikulut 4720 Konttoritarvikkeet 4740 Konttorikoneiden korjaus ja huolto 4750 Tietoliikenne (internet) 4760 Palkinnot 4780 Kokous- ja neuvottelukulu 4800 Huomionosoitukset ja muistamiset 4830 Alle kolmen vuoden kalusto 4850 Jäsenmaksut 4870 Kirjanpito ja tilintarkastus 4880 Pankkikulut 4890 Ilmoitukset, ei mainos 4920 Vastuuvakuutus 4930 Sekalaiset kulut 4931 Tilavuokrat 4932 Muut julkaisut
KP1 Pääyhdistys Jäsenmaksut muihin yhdistyksiin, jäsenmaksukulut Laserma, kirjanpitokulut (tilitoimisto, tilintarkastus, pankki), tarvikemyynti (tavaroiden ostot), postitus ja pakkauskulut, varasto, vakuutukset KP3001 Hallitus Kilometrit, matkustus, kokouskulut (ruokailut, tilavuokrat), muistamiset, toimistokulut, konttoritarvikkeet, kouluttautuminen KP1003 / 3520 Kulut lehdestä: Kaikki Colliesanomiin liittyvä Lehtipaino (Forssa Print) + postitus (Itella) + taitto KP2002 / 4750 Tietoliikenne (internet): kaikki tietotekniikkakustannukset WWW&Intra (Koodiviidakko), Foorumi (Webhotelli), Collikka (Louhinet)
Tapahtumaselvityslomake Tilavaraukset (kentät, hallit) Talkoolaiset Kilometrikorvaukset 2014 (SCY 0,25 eur/km, SKL 0,43 eur/km) Päiväraha (SCY maksaa päivärahaa toimihenkilölle) SKL osapäiväraha > 6h = 18 eur SKL kokopäiväraha > 10 h = 39 eur SCY matkalasku / SKL matkalasku SKL matkalasku (päivärahat, km-korvaukset) SKL Matkustussääntö Toiminimen omaavat kouluttajat lähettävät aina laskun ja ennakkoperintärekisteriotteen sen liitteenä Laskun tulee kattaa kaikki heidän kulunsa! Yhteistyö naapuri alaosaston / koiraseuran kanssa = säästöt
Jokaisesta yhdistyksen virallisesta tapahtumasta tulee tehdä oma tapahtumaselvityslomake Lomake toimii tapahtuman suunnittelu- ja toteumapohjana, jolloin kaikki tapahtuman menot ja tulot tulee varmemmin huomioitua. Tapahtuman lopullinen taloudellinen tulos tulee kirjattua tarkasti. Liitä lopullinen tapahtumaselvityslomake yhdistykseltä veloitettavan matkalaskun liitteeksi. Linkki: Tapahtumaselvityslomake SCY (word) Tapahtumaselvityslomake SCY (pdf)
Päivämäärä 12.4.2012 Luonnetesti / Testimaan kenttä Alkusaldo: 230,50 Laskenut Lauri Luonne Myynti: T-paita 15 Lippis 20 Otto: Tilavuokra - 50,00 LT-tuomarin päiväraha - 32,00 LT-tuomarin kilometrit - 52,00 Loppusaldo: 131,50 Laskenut Riitta Rahuri Päivämäärä 1.5.2012 Wappu-MS / Testimaan kenttä Alkusaldo: 131,50 Laskenut Niina Nätti Myynti/tulot: Simaa ja munkkeja 120 Ilmoittautumiset 680 Otto: Simat Lidlistä - 28,30 Munkit Lidlistä - 15,90 Tuomarilahjakukat - 15,00 Loppusaldo 872,30 Laskenut Riitta Rahuri Siirretty pankkiin -700,00 Siirtänyt Riitta Rahuri (3.5.2012) Uusi loppusaldo 3.5. 172,30 Laskenut Riitta Rahuri
Talous- ja työvaliokunta pyysi alaosastoja selvittämään toimintakäytäntöä mahdollisen pankkikortin käytöstä, missä/kuinka pidetään "kassakirjaa? Tapahtumien kolikkoralli, vaihtorahat? Kuinka hoidetaan? Tulisiko alaosastolla olla pankkikortin ohessa aina käteiskassa? Kokouksessa esitettiin käytännön toimintamalli: Ennen tilaisuutta rahastonhoitaja nostaa pankista vaihtorahaa (kolikoita) tapahtumaa varten ja tapahtuman jälkeen tilitetään saatu tilaisuuden tuotto kokonaisuudessaan pankkiin. Käteiskassaa ei alaosastolla ole. Tässä toimintamallissa tulee huolehtia ennakkonostojen ja pankkiin loppuvientien merkitseminen alaosaston kirjanpidon päiväkirjaan. Lisäksi kassakirjan ylläpito ja tapahtumaselvityslomakkeen tekeminen on välttämätöntä, jotta rahaliikenteen ketju (menot/tulot) on aukoton. Esitettiin myös huomio, että 31.12. tilanteessa käteiskassa voi olla suuruudeltaan nolla euroa ja siksi alaosasto ei ole sitä huomannut ilmoittaa tilinpäätöksessä Jos käteiskassa on käytössä, kannattaa siellä pitää yleisen ohjeistuksen mukaan alle 200 eur käteis-ja vaihtorahaa.
Yhdistykselle osoitetut matkalaskut tulee tiliöidä Merkitse matkalaskulle kustannuspaikka kohtaan Kustannuspaikka" Merkitse matkalaskulle tili, jolle kustannus kuuluu, kohtaan Tili Liitä aina alkuperäiset kuitit kululaskuun. Ota itsellesi kopiot alkuperäisistä Tiliöi jokainen veloitusrivi yllämainitulla tavalla! Toimita matkalasku hyväksyjälle PJ, rahastonhoitaja (yleensä) Linkki: SCY matkalasku SCY kustannuspaikat ja tililuettelo
Avataan päiväkirja ja tililuettelo Jaetaan kuitit Valitaan oma alaosasto tai toimikunta Syötetään ja tiliöidään päiväkirjaan kuittitapahtumat numeroidaan kuitit Lopuksi tehdään pivot (harjoitusta emme ehtineet tehdä aikatauluteknisistä syistä) Suomen Collieyhdistys ry. 2012
Päivittäisten tulojen ja menojen kirjaaminen (sekä seuranta) Työkalu helpottamaan rahastonhoitajan tehtävää Solujen kommenteissa tiliöintiohjeet Mahdollistaa alaosaston / toimikunnan kulujen seuraamista ja Pivot-taulukon tulostamista kokoukseen Linkki: SCY päiväkirja ja tuloslaskelma, MS Excel 2003 SCY_päiväkirja_ja_tuloslaskelma, MS Excel 2010
Taulukko syntyy päiväkirjaan talletettujen tiliöintien kautta Päivitys tapahtuu siirtymällä päiväkirjan Pivot-välilehdelle Tiedot-valikosta valitaan Päivitä kaikki
Vuoden lopussa saadaan tuloslaskelma seuraavasti: 1. Siirrä Pivot taulukosta tapahtumat oikeille tileille 2. Laske käteiskassa ja vie saatu summa kohtaan Rahat ja pankkisaamiset 3. Kirjaa pankkitilillä oleva summa kohtaan Rahat ja pankkisaamiset HUOM: Alaosaston / toimikunnan tilinpäätös tulee toimittaa tilitoimistoon (Kurun Profitiimi) annetun aikataulun mukaisesti. Tilinpäätöksen tuloslaskelma tulee esittää yhdistyksen lomakepohjalla!
Alaosaston vuosikellosta löytyy muistutuksia ja viittauksia: Lomakepohjiin Colliesanomien deadlinet Vuosikokouskutsuun Kokeiden ja näyttelyiden anomisiin (SPKL, SKL) Colliekilpailut Harraste- ja ansiomerkit sekä niiden tilaaminen / anominen Uusilta www-sivuilta löytyy sivu tilinpäätösohjeista Linkit: Alaosaston vuosikello Tilinpäätösohjeet
Lomakepohjat: SCY kustannuspaikat ja tililuettelo Tapahtumaselvityslomake SCY (word 2003) Tapahtumaselvityslomake SCY (pdf) SCY Matkalasku (word 2003) SCY Matkalasku (pdf) SCY_päiväkirja_ja_tuloslaskelma (MS Excel 2010) SCY_päiväkirja_ja_tuloslaskelma (MS Excel 2003) SCY_esityslista_mallipohja (Word 2003) SCY_pöytäkirja_mallipohja (Word 2003) Alaosaston hallituksen kokoonpanon ilmoittaminen (word) Alaosaston hallituksen kokoonpanon ilmoittaminen (pdf) Alaosaston kalustoluettelo pohja (word) Alaosaston kalustoluettelo pohja (pdf)
Herättikö ajatuksia / ideoita / käytännön toimenpiteitä? Mitä alaosastoon vietäväksi?