Yrityspalvelusopimus A 1. Sopimuksen osapuolet ja yhteystiedot Toimittaja: Novasigma OÜ / Novasigma Ltd Rekisterinumero: 12315677 Yhteyshenkilö: Yhteystiedot: info@novasigma.com / Kooli 7-7, 10133 Tallinna, Viro Termi sopimuksessa: Toimittaja tai Novasigma Tilaaja: Rekisterinumero: Yhteyshenkilö: Yhteystiedot: Termi sopimuksessa: Tilaaja tai Tilaajan yhteyshenkilön henkilöllisyys tarkistettu Passin/henkilökortin numero ja voimassaoloaika 2. Palvelusopimuksen aloitus ja maksujen eräpäivä Sopimus astuu voimaan / / 201. Laskujen maksupäiväksi tulee kuukauden 1. tai 15. päivä. 3. Sopimuksen voimaantulo ja sopimuskausi Tämä sopimus astuu voimaan tilaajan hyväksyttyä tämän sopimuksen ehdot joko allekirjoituksellaan tai ilmoittamalla ehtojen hyväksymisestä Novasigman verkkosivujen kautta lähetetyllä tilauslomakkeella. Tämä sopimus on voimassa voimassa määräajan 24 kuukautta Tilaajan ilmoittamasta päivämäärästä laskettuna ja jatkuu tämän jälkeen 12kk kerrallaan, mikäli tilaaja ei irtisano sopimusta päättyväksi vähintään neljä kuukautta ennen sopimusjakson päättymistä. Sivu: 1 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A
Irtisanomisilmoitus tulee tehdä kirjallisesti Novasigman sähköpostiosoitteeseen info@novasigma.com. Novasigma aloittaa tämän sopimuksen mukaisen palvelun tuottamisen viipymättä palvelusopimuksen aloituspäivämäärästä alkaen, kun tilaaja on antanut Novasigmalle kaikki tarvittavat tiedot ja aineiston tehtävien suorittamiseen sekä maksanut sopimuksen mukaisen ensimmäisen kuukausierän. Novasigman tulee huolehtia palveluidensa toteutuksesta huolellisesti ja ammattitaitoisesti. 4. Tilaajan yhteystiedot ja nimetty yhteyshenkilö Tilaajan tulee huolehtia siitä, että Novasigmalla on tilaajasta aina ajan tasalla olevat perustiedot. Tällaisia tietoja ovat yhteys-, henkilö-, tilikausi- ja kaupparekisteritiedot, toimiala, kotipaikka, kansallisuus, hallituksen jäsenet, yhtiön omistajat sekä muut tarvittavat tiedot ja toimenpideohjeet. Tilaaja on tässä sopimuksessa nimennyt ja valtuuttanut yhteyshenkilön (kohta 1) antamaan Novasigmalle tarvittavat Palveluihin liittyvät tiedot ja päätökset. Novasigma ei ole velvoitettu ottamaan vastaan tehtäviä / toimeksiantoja muilta kuin tilaajan tässä sopimuksessa nimeämältä yhteyshenkilöltä. 5. Tiedot palveluiden suorittamiseksi Palvelujen suorittamiseksi tarvittavat tiedot ja aineisto on annettava Novasigmalle niin hyvissä ajoin, että Novasigma voi tehdä tehtävänsä asianmukaisesti normaalina työaikana. Tilaajan tulee myötävaikuttaa Palvelujen tuottamiseen ja täyttää omat tehtävänsä huolellisesti sopimuksen ehtojen sekä viranomaisten ja Novasigman ohjeiden ja suositusten mukaisesti. Novasigman tiedusteluihin ja tarkistuspyyntöihin on vastattava viipymättä. 6. Luottamuksellisuus ja salassapitovelvollisuus Osapuolen on pidettävä salassa tietoon saamansa toisen osapuolen liikesalaisuudet ja muut luottamukselliset tiedot. Niitä ei saa käyttää muutoin kuin sopimuksen täyttämiseksi. Novasigma sitoutuu säilyttämään kaikki tilaajaa koskevat asiakirjat ja dokumentit, niiltä osin kun dokumentit eivät ole päivittäisessä käytössä, lukitussa kassakaapissa tai salatulla tietoverkkoihin kytkemättömällä kovalevyllä muualla kuin yleisessä tiedossa olevassa toimipisteessään. Molemmin puolinen salassapitovelvollisuus jatkuu 10 vuotta myös tämän sopimuksen päätyttyä. Osapuolet huolehtivat siitä, että myös heidän henkilöstönsä sitoutuu salassapitoon. Salassapitovelvollisuuden rikkonut osapuoli on velvoitettu korvaamaan kärsineelle osapuolelle vähintään tämän palvelusopimuksen hinta kertaa 4 ja oikeuden myöhemmin parhaaksi katsomat korvaukset. Sivu: 2 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A
7. Palvelun hinta: Tämä palvelusopimus on voimassa määräajan 24 kuukautta ja sen hinta on ensimmäiset 3kk 144 /kk, jonka jälkeen seuraavat 18kk kuukausierän hinta on 192 /kk. Ensimmäin maksuerä tulee suorittaa välittömästi tilaajan hyväksyttä tämän sopimuksen. Lisäksi Novasigmalla on oikeus laskuttaa mahdolliset asiakkaan kuukausittain erikseen tilaamat lisäpalvelut jotka eivät sisälly yrityspalvelusopimuksen piiriin. Hinnat eivät sisällä mahdollista arvonlisäveroa joka on Virossa sopimuksen voimaantulohetkellä 20 %. Tilaajalle edullisimman mahdollisen palvelun turvatakseen (ALV 0%) Novasigma OÜ:llä on oikeus siirtää tämän sopimuksen mahdollistava tilaajaan kohdistuva laskutusoikeus Seychelleillä sijaitsevalle yhteistyökumppanilleen Novasigma Limited IBC:lle ilman tilaajan erillistä suostumusta sopimuksen muiden ehtojen säilyessä muuttumattomana ja kumpaakin osapuolta täysin sitovana. 8. Maksuehto: Tilaaja sitoutuu maksamaan palvelusopimuksen mukaiset erät ja Novasigmalle avoimet laskunsa kuukausittain tämän palvelusopimuksen voimaantulo päivämäärästä alkaen niin kauan kun palvelusopimus on voimassa. Kuukausimaksut suoritetaan aina etukäteen kuukausittaisen eräpäivän määräytyessä tämän sopimuksen sopimuksen alkamispäivän mukaan eräpäivän ollessa aina joko kalenterikuukauden 1. tai 15. päivä. Viivästyskorko on 0,6% / päivä. Novasigmalla ei ole velvollisuutta toimittaa tämän sopimuksen mukaisia palveluita tilaajalle ennen kuin tilaaja on suorittanut kaikki Novasigmalle avoinna olevat myöhästyneet maksut. 9. Sopimuksen irtisanominen kesken sopimuskauden Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos Novasigma rikkoo sopimusta olennaisesti eikä ryhdy oikaisemaan tilannetta seitsemän (7) päivän kuluessa tilaajan kirjallisesta huomautuksesta. Novasigmalla on oikeus halutessaan irtisanoa tämä sopimus heti päättyväksi ja vaatia koko jäljellä olevaa palvelusopimuksen hintaa välittömästi maksettavaksi, mikäli tilaaja laiminlyö maksuvelvoitteensa tai aiheuttaa Novasigmalle tai sen maineelle vakavaa vahinkoa omalla toiminnallaan. Novasigma katsoo tilaajan maksukyvyttömäksi mikäli tilaajan maksusuoritus on myöhässä enemmän kuin 30 päivää. Jos tämä sopimus päättyy tilaajan maksukyvyttömyyteen, Novasigmalla on oikeus ilmoittaa tilaajan yrityksen ja tilaajayrityksen omistajien tiedot virolaisiin ja kansainvälisiin luottotietojärjestelmiin, siirtää jäljellä oleva sopimussumma ja mahdolliset viivästyskorot Virossa toimiluvan omaavan perintätoimiston perittäväksi tai myydä tilaajan velat Novasigmalle parhaaksi katsomalleen kolmannelle osapuolelle. Mikäli tilaajan yhtiö asetetaan konkurssiin tulee tämän sopimuksen velvoitteista vastaamaan tämän sopimuksen allekirjoittanut ja tässä sopimuksessa tilaajan yhteyshenkilöksi nimetty yhteyshenkilö vastaten tämän sopimuksen velvoitteista koko omaisuudellaan. Novasigma on velvoitettu informoimaan asiakasta kaikista palvelusopimuksen toteutukseen liittyvistä Viron lainsäädännön tai viranomaiskäytännön muutoksista. Novasigma ei kuitenkaan ota vastuuta Viron tai muiden valtioiden lainsäädännön tai viranomaiskäytäntöjen muutoksista, eivätkä lainsäädännön/viranomaistoiminnan muutokset oikeuta asiakasta tämän sopimuksen irtisanomiseen siinäkään tapauksessa ettei Novasigma kykenisi toteuttamaan tämän Sivu: 3 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A
yrityspalvelupaketin sisältöä lainsäädännön muutoksista johtuvista syistä. 10. Tähän sopimukseen sisältyvät seuraavat palvelut ja palvelutehtävät Virtuaaliosoitepalvelu ALV -rekisteriin kuulumattomalle yritykselle Novasigman Viron toimipisteessä osoitteessa Kooli 7-7, 10133 Tallinn, Estonia Tilaajalla on oikeus ilmoittaa tämä osoite yrityksen kotiosoitteeksi Virossa viranomaisten ja asiakkaiden kanssa asioidessa, sekä ohjata yritykselle saapuva kirjeposti tähän osoitteeseen. Novasigma pidättää oikeuden muuttaa yllämainittua osoitteita, mikäli Novasigman oma toimipiste tulee muuttumaan toiseen osoitteeseen. Osoitteen ja toimiston muutos ei vaikuta tämän sopimuksen ehtoihin ja Novasigma huolehtii Tilaajayhtiön osoitteen muutoksesta Viron kaupparekisteriin. Tilaajalle saapuvan kirjepostin skannaus ja edelleen lähetys sähköpostitse Tilaaja oikeuttaa tällä sopimuksella Novasigman avaamaan tilaajan nimellä yllä mainittuun osoitteeseen saapuvan kirjepostin, skannaamaan postin sisällön ja lähettämään skannatut tiedostot sähköpostitse tilaajan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Tilaajalla on velvollisuus informoida Novasigmaa mahdollisista yhteystietojensa muutoksista. Novasigmalla on velvollisuus säilyttää tilaajan nimellä saapunut kirjeposti 6 kk vastaanottohetkestä alkaen. Tilaajalla on oikeus noutaa saapuneen kirjepostin alkuperäiskappaleet Novasigman toimistolta 1 kerran kuukaudessa. Virolainen.ee-domain tai kansainvälinen.com domain tilaajan yrityksen käyttöön Tilaaja valtuuttaa tällä sopimuksella Novasigman hankkimaan ilmoittamansa.ee muotoisen domain-osoitteen Tilaajan käyttöön. Tämä sopimus sisältää domainin 1. vuoden käytön ilman lisämaksua. Seuraavista vuosista Tilaaja sitoutuu maksamaan 25 / vuosi. Domain säilyy Novasigman omistuksessa tämän sopimuksen voimassaolon ajan. Tilaajalla on oikeus lunastaa Domain omalle yhtiölleen sopimuksen päättyessä hintaan 100. Virolainen matkapuhelinliittymä Novasigma toimittaa tilaajalle yhden virolaisen matkapuhelinliittymän numeroltaan muotoa +372 XX XX XX XX. Matkapuhelinliittymän saldon lataamisesta vastaa Tilaaja omien tarpeidensa mukaan. Sivu: 4 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A
Kirjanpito, tilinpäätökset ja vuosikertomukset (ei ALV rekisterissä olevalle yhtiölle) Virolaisen yhtiön kirjanpito: Tämä yrityspalvelupaketti sisältää tilivientejä korkeintaan 40 kirjausta/kk. Tilivienneistä valmistetaan kuukausittainen raportointi yrityksen johdolle. Kaikki kirjanpito materiaali tulee tallentaa digitaalisena Novasigman luomaan tilaajan kanssa jaettuun Dropbox -kansioon. Ylimenevistä kirjauksista veloitetaan 35 + 0,5 / kirjaus. Mikäli palvelupaketin tilaajana on jo toimiva virolainen yhtiö ja tilaaja siityy Novasigman asiakkaaksi kesken tilikauden veloitamme yhtiön kirjanpidon ajantasalle saattamisesta ja järjestelmiimme ajosta Novasigman voimassaolevan hinnaston mukaan. Tilinpäätösten ja vuosikertomuksien laadinta Tämä sopimus sisältää yhtiön tilikauden mukaan määräytyvän lainvaatiman tilinpäätös (0-480 tilivientiä / tilikausi) ja Viron kielisen vuosikertomuksen laadinnan, sekä näiden toimittamisen tilaajan nimissä viranomaisille. Mikäli tämän paketin tilaajalla on tilikauden aikana tilivientejä enemmän kuin 480kpl Novasigmalla on oikeus laskuttaa 480 kpl ylittävistä tilivienneistä 100 + 0,15 / tilivienti. Tämä sopimus ei sisällä kirjanpidollisia erikoistehtäviä ja lisätäsmäytyksiä. Erikoista asiantuntijuutta vaativat tehtävät suoritetaan tilaajan niin toivoessa alk. 85 / tunti. Tilaajan tulee toimittaa Novasigmalle: Novasigman kirjanpitäjän vaatima koko kirjanpitoaineisto digitaalisessa muodossa vähintään kerran kuukaudessa jokaisen kohdekuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 10. päivään mennessä, sekä alkuperäiskappaleet 6 kuukauden välein. Tilinpäätös- ja verotukseen liittyvä aineisto viimeistään 30 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä Muu aineisto viimeistään kymmenen (10) arkipäivää ennen määräpäivää. Novasigma toimittaa tilaajan aineiston sekä kopiot viranomaisilmoituksista kuukauden tai jakson kirjanpidon laatimisen jälkeen takaisin asiakkaalle Tämä palvelusopimus ei sisällä tilaajan laskutuksen hoitoa, eikä perintäpalveluita. Tilaaja on kirjanpitovelvollisena vastuussa kirjanpidostaan, verovelvollisena veroistaan ja henkilöstönsä työnantajana työantajavelvoitteistaan. Tilaaja on vastuussa asianmukaisten valvonta- ja viranomaisilmoitusten tekemisestä ja tarpeellisten lupien hankkimisesta. Nämä vastuut eivät siirry Novasigmalle. Tilaaja huolehtii siitä, että liiketapahtumia kuvaava asianmukainen aineisto kootaan, säilytetään ja toimitetaan Novasigmalle. Vastuu Novasigmalle toimitettujen tietojen ja aineiston oikeellisuudesta, täydellisyydestä ja kuulumisesta kirjanpitoon on asiakkaalla. Asiakas päättää, mitä laskelmia ja raportteja tehdään ja miten niitä hyödynnetään. Novasigma antaa kirjanpitopalvelunsa ja asiantuntemuksensa tilaajan käytettäväksi tämän sopimuksen ja näiden sopimusehtojen mukaisesti. Novasigman on ilmoitettava asiakkaalle tämän toimittamassa aineistossa havaitsemistaan virheistä. Novasigma ei kuitenkaan ole Sivu: 5 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A
velvollinen tarkkailemaan tai korjaamaan asiakkaan toimittaman aineiston mahdollisia lasku- tai muita virheitä tai tarkastamaan tilaajan antamia tietoja, ellei toisin ole sovittu. Liiketoiminta- ja veroneuvonta Tilaajalla on oikeus käyttää Novasigman konsultteja neuvonantajinaan yrityksensä liiketoimintaan tai verotuksen suunnitteluun liittyvissä asioissa, sekä henkilökohtaisen verotuksensa optimoinnin suunnitteluun. Novasigman konsultti on tilaajan käytettävissä puhelimitse ja sähköpostitse 1h/kk ja kasvotusten näitä asioita käsitelläkseen noin kolmen kuukauden välein / 8 kertaa 24 kuukauden sopimuksen voimassaoloaikana. Kasvokkain tapaamisen on varattu aikaa 2 tuntia ja sen ohjelmasta vastaa Novasigma. Konsultaatiotyö ja asiamiespalvelu Tilaajalla on oikeus käyttää Novasigman viron liiketoimintaan erikoistuneita konsultteja yritykseensä liittyvien juoksevien asioidenhoitoon sähköpostitse tai puhelimitse tehtävällä toimeksiannolla tämän sopimuksen sisältämän työtuntimäärän 1 tunti/kk (Novasigman toimistolla tai Tallinnassa suoritettava) tai erikseen tilattujen lisätuntimäärien puitteissa. Tilaajan tulee huolehtia, että Novasigman konsultilla on käytössään riittävät valtuudet tai voimassa oleva valtakirja asiointiin tilaajan puolesta. Novasigman velvollisuutena on toimittaa tilaajalle arvio työtehtävien vaatimista tuntimääristä ennen työtehtävien suorittamista. Novasigma ei ole velvollinen hyvittämään tilaajalta käyttämättä jääneitä työtunteja rahassa tai siirtämään työtunteja myöhemmin käytettäväksi. Novasigmalla on oikeus kieltäytyä ottamasta suoritettavaksi tilaajalta mitään Viron lainvastaista tehtävää. Mikäli Novasigma tai sen henkilöstön jäsen on asiakkaan ohjeiden mukaan toimiessaan syyllistynyt mihinkään rikokseen tai joutuu asiakkaan toimeksiannon suorittamisen seurauksena korvausvastuuseen viranomaisille tai kolmansille osapuolille on tilaaja velvollinen korvaamaan kaikki Novasigmalle tai sen henkilöstön jäsenelle aiheutuneet kulut ja maksamaan vahingonkorvauksena vähintään tämän sopimuksen hinta kertaa 20. 11. Lisätyöt ja toimiston ulkopuolella suoritettavat työtehtävät Mikäli Novasigma arvioi asiakkaan toivomien konsultaatio tai kirjanpidollisten työtehtävien suorittamisen vievän enemmän aikaa kun tilaajalla on tämän sopimuksen puitteissa käytettävissään tilaajalla on mahdollisuus tilata vaadittu määrä lisätunteja vaativaa asiantuntijuutta vaatuvista konsulttitöistä 85 /h ja kirjanpidon töistä 45 /h. Lisätunnit laskutetaan jokaisen kuukauden viimeinen arkipäivä. Mikäli Novasigmalle annettujen työtehtävien hoito vaatii Novasigman konsultin tai kirjanpitäjän asiointia toimitilojen ulkopuolella useammin kuin tämän paketin sisältämän 1 kerran kuukauden sisällä Novasigmalla on oikeus laskuttaa asiakasta näistä asioinneista +50 / asiointi. Matkakulut: Mikäli asiakas toivoo Novasigman konsultin asioivan Tallinnan ulkopuolella on Novasigmalla oikeus laskuttaa matkakulut. Novasigman tulee hyväksyttää matkakulut ennalta tilaajalla ennen tehtävän suorittamista. Matkojen pituudet lasketaan osoitteesta toimisto (Kooli 7, 10133 Tallinna) kohde - toimisto. Matkakorvauksen hinta on 1 /km. Sivu: 6 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A
12. Muutokset sopimukseen Kaikki lisäykset ja muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti ja ne tulevat kaikkia osapuolia sitoviksi, kun kukin osapuoli on ne allekirjoituksellaan vahvistanut. 13. Ylivoimainen este Ylivoimainen este on ennalta arvaamaton tapahtuma, joka estää tai tekee kohtuuttoman vaikeaksi osapuolen sopimusvelvoitteiden täyttämisen määräajassa. Tällaisia tapahtumia ovat lainsäädännön muutokset, sota, kapina, luonnonmullistus, yleinen energianjakelun keskeytyminen tai poikkeuksellisen laaja tietoliikenneyhteyksien toimimattomuus, tulipalo, valtion talousarvion tai valtioneuvoston asettama oleellinen rajoitus osapuolen toiminnalle, lakko, saarto tai muu yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Osapuolen on viipymättä ilmoitettava muille osapuolille ylivoimaisesta esteestä ja sen vaikutuksista sekä ylivoimaisen esteen päättymisestä. 20. Tiedonannot Kaikki tähän sopimukseen liittyvät tiedonannot osapuolelle katsotaan pätevästi tehdyiksi, kun ne on tehty tämän sopimuksen kohdassa 1 mainitulle osapuolen yhteyshenkilölle. Osapuolen on ilmoitettava muille osapuolille yhteyshenkilönsä ja tämän yhteystietojen muutoksista viipymättä kirjallisesti. 21. Erimielisyydet ja sovellettava laki Osapuolet pyrkivät sopimaan tähän sopimukseen liittyvät erimielisyytensä keskinäisin neuvotteluin. Jollei erimielisyyttä saada sovittua osapuolten välisessä neuvottelussa, se ratkaistaan lopullisesti Harjumaan Käräjäoikeudessa. Tähän sopimukseen sovelletaan Viron lakia. Kummatkin sopijaosapuolet ovat yhteisvastuullisia niistä kustannuksista mitä tulee tämän sopimuksen sisällön kääntämiseksi Viron kielelle erimielisyyksien ratkomiseksi oikeudessa. Virallinen käännösversio tulee olla Virossa laillistetun notaarin hyväksymä. Sivu: 7 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A
23. Paikka, aika ja allekirjoitukset Tätä sopimusta on laadittu ja allekirjoitettu kaksi (2) kappaletta, yksi (1) kappale kullekin osapuolelle. Tämän sopimuksen osapuolet vakuuttavat tutustuneensa tämän sopimuksen ja sen liitteiden mahdollisten kaikkeen sisältöön, ymmärtävänsä sopimuksen velvoitteet ja nauttivansa edustamiensa yhtiöiden täyttä luottamusta omaten oikeudet tämän sopimuksen allekirjoittamiseen. Paikka: Tallinn, Estonia Päiväys: / / 201 (nimenselvennys ja tilaajayritys) Novasigma OÜ Sivu: 8 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A
24. LIITE (sopimuksen erityisehdot) Tähän käsin kirjattavat edellämainituista sopimusehdoista poikkeavat Tilaajan toivomat erityisehdot astuvat voimaan vasta kun Novasigman hallituksen jäsen on ne allekirjoituksellaan hyväksynyt. Novasigma toimittaa hyväksynnän asiakkaalle tai informoi asiakasta mikäli Novasigman hallitus ei hyväksy erityisehtoja. Erityisehtojen hylkääminen ei johda tämän sopimuksen päättymiseen. (Novasigman hallituksen edustaja) Sivu: 9 (9) - YRITYSPALVELUPAKETTI A