Sisältö 1 Varhaisen tuen merkitys 3 2 Varhaisen tuen toimintamalli 4 3 Tunnistaminen, aloite keskusteluun ja puheeksi ottaminen 5 4 Työhyvinvoinnin ja sairauspoissaolojen hallinta 6 5 Ohjeita keskusteluun, puheeksi ottamiseen ja yhteiseen suunnitteluun 6 6 Keskustelun johtopäätökset ja mahdolliset jatkotoimenpiteet 7 Lomakkeet 1 ja 2: Lomakkeet keskustelun / puheeksi ottamisen tueksi Muistiopohja
1 Varhaisen tuen merkitys Henkilöstön hyvinvointi on Pudasjärven kaupungille työnantajana tärkeä asia. Varhaisen tuen toimintamalli on osana työhyvinvointia tukevaa toimintaa jonka tarkoituksena on aktivoida jokaista kaupungin työntekijää huolehtimaan itsestään, työtoveristaan ja työyhteisöstään. Toimintamalli jäsentää tapoja miten työhyvinvoinnin riskeihin voidaan tarttua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Valtioneuvoston asetuksessa työkykyä ylläpitävä toiminta on toteutettava ensisijaisesti työpaikan sisäisin toimenpitein ja sen painopisteen on oltava ennaltaehkäisevässä toiminnassa. Työntekijän työkyky ja hyvinvointi voivat muuttua nopeasti tai vähitellen vuosien aikana. Taustalla voivat olla työntekijän terveydentilassa tapahtuneet muutokset, työtoiminnassa ja työympäristössä tapahtuneet muutokset, epäselvyydet työtehtävissä, työpaikan ihmissuhteisiin liittyvät seikat, muutokset työntekijän henkilökohtaisissa voimavaroissa jne. Yksittäisen työntekijän työssä suoriutumisen ja työkyvyn muutokset heijastuvat työtoimintaan tai voivat olla merkkejä työhyvinvoinnin haasteista koko työyhteisössä. Työyhteisön häiriötekijät aiheuttavat puolestaan työntekijöille kuormittuneisuutta ja erityisesti pitkittyessään heikentävät työn mielekkyyden kokemusta ja työmotivaatiota. Mitä aikaisemmassa vaiheessa asia havaitaan ja otetaan puheeksi, sitä paremmat mahdollisuudet on vaikuttaa tilanteen myönteiseen kehitykseen. Varhaisella tukemisella on tavoitteena kiinnittää huomio työhyvinvointiin ja sairastavuuteen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ja sitä kautta vähentää poissaoloja ja parantaa yksilön sekä työyhteisön hyvinvointia. Varhaisen tuen mallin avulla haetaan myös vaihtoehtoja, joilla työkykyään menettänyt henkilö voi jatkaa kaupungin palveluksessa joko omissa tai muissa työtehtävissä. Varhainen tuki toimii parhaiten luottamuksellisessa ilmapiirissä, josta vastuu kuuluu työyhteisön kaikille jäsenille. Työntekijän sairauspoissaolon kestäessä pitkään, on yhteisöllisyyden ja työhön paluun kannalta tärkeää, että työntekijään pidetään yhteyttä. Lähiesimiehen tehtäviin kuuluu seurata työntekijän työhyvinvointia ja huolehtia, että erityisesti työhön liittyvät asiat tulevat käsitellyiksi. Työturvallisuuslain mukaan työntekijän on myös kokemuksensa, työnantajalta saamansa opetuksen ja ohjauksen sekä ammattitaitonsa mukaisesti työssään huolehdittava käytettävissään olevin keinoin niin omasta kuin muiden työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä (Työturvallisuuslain 17 ). Varhaisen tuen toimintamallin tavoitteena on auttaa tunnistamaan työhyvinvoinnin riskitekijät ajoissa ja ohjata ratkaisujen löytämiseen. Päihteiden käyttöön tai epäasialliseen kohteluun työpaikalla sovelletaan näihin tilanteisiin laadittuja toimintamalleja. Toimintamallit on hyvä käydä läpi työyhteisössä. Näin työyhteisö voi sitoutua yhteiseen toimintakulttuuriin paitsi työntekijää myös työyhteisöä koskevien asioiden hoidossa.
2 Varhaisen tuen toimintamalli Tunnistaminen ja aloite keskusteluun sekä puheeksi ottaminen työntekijän tai esimiehen pyynnöstä hälytysmerkkien ja poissaolojen perusteella Lomakkeet 1,2 Yhteinen suunnittelu muistio Tarvitaanko yhteistyökumppaneita? Yhteisneuvottelu eri osapuolten kanssa Tarvitaanko työpaikan ulkopuolista tukea? Työ jatkuu ja tilannetta seurataan Työ jatkuu sovituin järjestelyin Tehtäväkuvan muutokset Ulkopuolisten tahojen selvittelyt / toimenpiteet Jatkoseurannasta ja aikataulusta sopiminen Työ jatkuu toimenpiteiden aikana tai jälkeen Uudelleensijoitukseen ohjaus
3 Tunnistaminen, aloite keskusteluun ja puheeksi ottaminen Varhaisen tuen ja puheeksi ottamisen tarve voi ilmetä monissa erilaisissa työhön liittyvissä asioissa. Aloitteen keskusteluun voi tehdä niin esimies kuin työntekijäkin. Esim. seuraavat hälytysmerkit voivat toimia aloitteena keskustelulle: Muuttunut tai heikentynyt työsuoritus tai osaaminen Muutokset käyttäytymisessä esim. eristäytyminen, välinpitämättömyys, tiuskiminen työkavereille Asiakasvalitukset Sairaana työskentely Jatkuvien ylityötuntien kertyminen tai työhön käytetyn ajan lisääntyminen Esimies toimii puheeksi ottajana, mikäli henkilöllä on: Viisi lyhyttä (1-3 vrk) poissaolojaksoa neljän kuukauden aikana Yhtäjaksoisesti yli 10 poissaolopäivää 12 kk:n aikana 30 vrk tai enemmän Sairauspoissaoloseuranta on jatkuvaa eikä ole sidoksissa kalenterivuoteen. Vaikka puheeksi otto tapahtuisi sairauspoissaolojen perusteella, ei ole tarkoituksena selvitellä työntekijän diagnooseja/sairauksia vaan on tarkoitus keskittyä työntekoa tukeviin asioihin. Laeista ja asetuksista: Sairausvakuutuslaki: Työterveyshuoltolain ja sairasvakuutuslain mukaan esimies on velvollinen ilmoittamaan työterveyshuoltoon mikäli sairauspoissaolo on kestänyt yli 30 kalenteripäivää. VNA 708/2013: Työkykyä tukevat toimenpiteet voivat suuntautua työhön, työjärjestelyihin, työvälineisiin, työympäristöön, ammatilliseen osaamiseen, terveyteen ja työkykyyn Sairauslomat eivät ole aina paras ratkaisu työntekijän hyvinvoinnin ja työyhteisön toiminnan kannalta vaan tilanne voi tarvita toimintamallin tarkastelua.
4 Työhyvinvoinnin ja sairauspoissaolojen hallinta Tarkempia tietoja löytyy Pudasjärven kaupungin Leimasimesta. Käytössä olevia toimintaohjeita ja lomakkeita: * omailmoitussairausloma * tilapäinen hoitovapaa * korvaavan työn malli, työtehtävien räätälöinti * etätyö * päihdeohjelma * osasairauspäiväraha * kehityskeskustelulomakkeet Työkaluja keskusteluun: vartulomakkeet 1 ja 2 5 Ohjeita keskusteluun, puheeksi ottamiseen ja yhteiseen suunnitteluun Pudasjärven kaupungille työkykyinen ja jaksava henkilöstö on tärkeä. Esimiehen tehtäviin kuuluu tukea ja seurata työntekijän työssä selviytymistä ja selvittää taustaa toistuville poissaoloille. Pudasjärven kaupunki edellyttää poissaolojen selvittämistä, mikäli henkilö on ollut poissa sairauden takia: Viisi lyhyttä (1-3 vrk) jaksoa neljän (4) kuukauden aikana Yhtäjaksoisesti yli 10 vrk 12 kk:n aikana 30 vrk tai enemmän Keskustelussa käydään läpi kummankin näkemyksiä tilanteesta. Tärkeää on arvioida ja keskittyä niihin asioihin, jotka ovat työntekijän työtehtävien kannalta olennaisia. Tukena voidaan käyttää liitteenä olevia lomakkeita (lomakkeet 1 ja 2 ). Puheeksi ottamisen ja keskustelun periaatteet ja käytännöt: Sovitaan tarkka aika ja paikka Aikaisintaan seuraavana päivänä Valmistautumisaikaa kummallekin Ei perjantai iltapäivänä tai juuri ennen lomaa Rauhallinen tila ja riittävästi aikaa Keskusteluun kutsu" esim. "haluan keskustella kanssasi...", "olen huomannut, että...", "olen huolissani..." Keskusteleva ote, rohkaistaan ja kannustetaan puhumaan Hyväksytään, että asia voi herättää voimakkaita tunteita Ensimmäisen keskustelun perusteella voidaan sopia jatkokeskustelusta, johon pyydetään sovitta-
essa mukaan myös muita osapuolia. Esimies voi tarvittaessa ottaa yhteyttä työterveyshuoltoon kysyäkseen neuvoa työntekijän tai työyhteisön tilanteeseen ja hyvinvointiin liittyen erityisesti silloin, kun työkyvyn alenemisen taustalla epäillään olevan työntekijän terveydentilaan liittyviä tekijöitä. Onnistuneen keskustelun tunnusmerkit: Annetaan aikaa valmistautua ja keskustella Lähdetään liikkeelle rakentavasti ja tarkastellaan työn arkisia pulmia Selvitetään vaihtoehtoiset ratkaisumallit Asetetaan konkreettiset tavoitteet Sovitaan vastuut ja aikataulut Muistioon kirjataan selkeästi sovittu suunnitelma Sovitaan seuranta Erityisen tärkeää on sopia ja kirjata jatkotoimenpiteet sekä mahdolliset yhteydenotot ja seuranta eli tehdä muistio. 6 Keskustelun johtopäätökset ja mahdolliset jatkotoimenpiteet Yhteispalaverissa on oleellista saada aikaan konkreettinen suunnitelma siitä, miten osapuolten toimesta asiassa edetään: Mitä tehdään työpaikalla? Mitä työntekijä tekee itse? Työterveyshuollon ja muiden yhteistyötahojen osuus/jatkosta sopiminen Palaverissa sovitaan jatkotoimenpiteistä, niiden aikataulusta, vastuukysymyksistä ja muusta kuntoutussuunnitelman sisällöstä ja sen seurannasta. Myös työn muutosten merkityksistä esim. palkkaan, työaikaan tai lomiin on hyvä keskustella, sillä pienetkin epäselvyydet saattavat jälkikäteen vesittää muuten hyvän suunnitelman. Työpaikan sisäisenä toimintana: Työpaikalla havaitun ongelman laatua selvitetään esimiehen ja alaisen keskustelussa niin pitkälle kuin se on mahdollista. Tällöin erilaiset ratkaisumallit voivat pitää sisällään mm seuraavia vaihtoehtoja - Todetaan, että aihetta toimenpiteisiin käydyn keskustelun perusteella ei ole. - Todetaan, että työpaikalla tehtävät toimenpiteet voivat olla jo riittäviä tilanteen korjaamiseksi. Näitä voivat olla mm. Muutokset työtehtävissä Muutokset työajoissa Muutokset työnjaossa Ergonomian parantaminen
Työvälineiden ja työmenetelmien kehittäminen Koulutus ja osaamisen varmistaminen - Todetaan, että työyhteisön sisällä on ongelmia, jotka on syytä selvittää. Esimies voi aloittaa ongelmien selvittämisen työyhteisössä ja/tai pyytää keskusteluun avuksi tarpeen mukaan työterveyshuollon, työsuojelun tai henkilöstöhallinnon edustajia. - Todetaan, että henkilöllä on päihdeongelma, joka edellyttää hoitoonohjausjärjestelmän mukaisen hoitoonohjauksen aloittamisen Ulkopuolisten tahojen selvittelyt/toimenpiteet Jatkosta sopiminen yhteistyökumppaneiden kanssa Yhteistyötä voidaan tarvita seuraavissa tilanteissa: - Todetaan, että henkilön elämäntilanteeseen, työssä selviytymiseen tai työyhteisöön liittyy ongelmia, joiden selvittämisessä tarvitaan työterveyshuollon asiantuntijuutta. Henkilöstöhallinnon, työsuojelun ja henkilöstön edustajat voivat osallistua yhteiseen suunnitteluun. - Todetaan, että henkilöllä on terveydellisiä ongelmia, jotka edellyttävät työterveyshuollon selvitystä. Esimies voi tarvittaessa varata ajan työterveyshuoltoon. TYÖTERVEYSHUOLLON MAHDOLLISUUKSIA TUKEA TYÖNTEKIJÄN TYÖKYKYÄ: - Työterveyshuolto selvittelee ja ohjaa henkilön tarvittaessa jatkotutkimuksiin työ- ja toimintakyvyn suhteen. - Työterveyshuolto voi ohjata tarvittaessa kuntouttaviin toimenpiteisiin tai suosittaa esim suunnattua työpaikkaselvitystä - Työterveyshuolto voi esittää henkilön työtehtävien muuttamista. Tämä tapahtuu ensisijaisesti oman työpaikan puitteissa. Ellei se ole mahdollista, mietitään asiaa oman työyhteisön sisällä. Ellei uudelleen sijoittaminen onnistu, kokoonnutaan selvittämään mahdollisuuksia työryhmällä. Työryhmään kutsutaan: Työterveyshuollon edustaja (t) Työsuojelupäällikkö ja valtuutettu Henkilöstöpäällikkö Henkilö itse, ja jos hän haluaa myös luottamusmies Yhteispalaverissa voidaan päätyä siihen, että työntekijän ei ole mahdollista jatkaa nykyisessä työssään/työtehtävässään, vaan tarvitaan perusteellisempia toimenpiteitä esim. ammatillista kuntoutusta ja/tai uudelleensijoitusta.
VARHAISEN TUEN MALLI, puheeksi ottaminen/keskustelun pohjaksi. Kaksi erillistä lomaketta (toinen esimiehelle ja toinen työntekijälle) joissa käydään läpi työpaikan tehtävät ja tavoitteet, työntekijän työnkuva, ammatillinen osaaminen, työkykyä rajoittavat tekijät sekä ennen kaikkea jäljellä oleva työkyky ja vahvuudet sekä työpaikan/työyhteisön mahdollisuudet tukea työntekijää. Lomake 1 (työntekijä täyttää keskustelua varten)
Kysymysten tarkoituksena on jäsentää nykyistä työtilannettasi, tunnistaa työssäsi asioita, jotka tukevat ja/tai heikentävät työhyvinvointiasi. HENKILÖTIEDOT Nimi Päivämäärä Työnantaja 1. Kirjaa tähänastinen koulutus ja työhistoriasi. 2. Kerro nykyisestä työstäsi, mistä tehtävistä työsi koostuu ja miten työpäiväsi ajallisesti jakaantuu. Mikä sinua motivoi työssäsi ja missä koet onnistuvasi? 3. Millaisia muutoksia työssäsi on tapahtunut viimeisten 1-3 vuoden aikana? Millaisia vaikutuksia niillä on ollut sinun työhösi? 4. Mieti mitkä asiat heikentävät työhyvinvointiasi. Mihin seuraaviin asioihin ne liittyvät? Voit tarkentaa asiaa esimerkin avulla. Mitä ratkaisuja olet itse miettinyt?
a) Fyysinen ja psyykkinen työkyky b) Työn ja henkilökohtaisen elämän yhteensovittaminen, henkilökohtaisen elämän haasteet? c) Työn hallinta (työn mitoitus, työvälineet, osaaminen, odotukset) d) Työyhteisön ja työympäristön toimivuus (työnjako, tiedonkulku, tavoitteet, yhteistyö, säännöt, vuorovaikutus, työtilat ) e) Esimiehen antama tuki (saavutettavuus, kuuleminen, tasapuolisuus, päätöksenteko) VARHAISEN TUEN MALLI, puheeksi ottaminen/keskustelun pohjaksi. Kaksi erillistä lomaketta (toinen esimiehelle ja toinen työntekijälle) joissa käydään läpi työpaikan tehtävät ja tavoitteet, työntekijän työnkuva, ammatillinen osaaminen, työkykyä rajoittavat tekijät sekä ennen kaikkea jäljellä oleva työkyky ja vahvuudet sekä työpaikan/työyhteisön mahdollisuudet tukea työntekijää.
Lomake 2 (Esimies täyttää) työkyvyn ongelmat (sairauspoissaolot, muut poissaolot, muut tiedossa olevat faktat kuten jatkuvien ylitöiden kertyminen, sairaana työskentely, asiakasvalitukset, annettujen työtehtävien laiminlyönti) Miten se on näyttäytynyt työyhteisön toiminnassa Esimiehen näkemys työntekijän suoriutumisesta työssään Muistio Varhaisen tuen keskustelun tarpeen herättänyt asia (käydään läpi lomakkeet 1ja 2)
1. Ratkaisuideoita 2. Määritellään tarvittavat toimenpiteet ja tavoite 3. Sovitaan toimenpiteet, seuranta ja aikataulu Päivämäärä: Allekirjoitukset esimies työntekijä