Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 1 (5) KONSORTIORYHMÄN KOKOUS 1/2007 Aika 27.2.2007 klo 9.00-12.35 Paikka Läsnä Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1, 2. krs Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Arja Kuisma, kirjastonjohtaja, Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulu (Sinikka Luokkasen varajäsen) Minna Liikala, tietopalvelun ryhmäpäällikkö, Stakes Jukka Lindeman, informaatikko, KTL Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulu Mervi Pekkala, palvelupäällikkö, Oulun kaupunginkirjasto Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Asiantuntijat Paula Mikkonen, suunnittelija, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Poissa Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen ja toivotti uudet ja vanhat jäsenet tervetulleiksi. Lisättiin esityslistaan muihin asioihin Elsevier-neuvottelut. 2 FinELibin toiminnan esittely, esittäytyminen, kokousjärjestelyt Arja Tuuliniemi esittelee FinELibin ja konsortioryhmän toiminnan tavoitteita. Konsortioryhmän jäsenet esittäytyvät. Sovitaan kokousjärjestelyistä. Merkittäneen tiedoksi. Konsortioryhmän jäsenet esittäytyivät. Valittiin konsortioryhmälle varapuheenjohtaja. Todettiin, että käytännön järjestelyjen kannalta on parasta, että varapuheenjohtaja on pääkaupunkiseudulta. Maria Schröder valittiin yksimielisesti varapuheenjohtajaksi. Päätettiin, että kokouskutsut liitteineen lähetetään varsinaisille jäsenille ja varajäsenille. Varsinainen jäsen ilmoittaa itse varajäsenelleen mahdollisesta poissaolostaan. Ilmoitus tehdään myös palveluyksikköön.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 2 (5) Päätettiin, että pöytäkirjan tarkistuksen nopeuttamiseksi lähetetään luonnos sähköpostilla kommentoitavaksi, jonka jälkeen pöytäkirja mahdollisten korjausten jälkeen hyväksytään. Esityslista lähetetään sähköpostitse viikkoa ennen tulevaa kokousta. Arja Tuuliniemi esitteli FinELibin toimintaa ja konsortioryhmän tehtävät. 3 FinELibin strategia 2007 2015 FinELibin ensimmäinen strategia kattoi kauden 2004 2006. Uutta strategiaa on työstetty vuoden 2006 aikana konsortioryhmässä ja ohjausryhmässä. Strategiatyötä on ohjannut konsultti Marja-Leena Johansson TalentHaus:sta. Tulevan kauden strategiassa konsortion rooli korostuu aiempaa enemmän ja strategian toteutuminen edellyttää toimenpiteitä sekä FinELibin palveluyksiköltä että konsortion jäsenkirjastoilta. Strategiakauden haasteita ovat toiminnan sopeuttaminen toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten ja kustannusmaailman muutosten mukaisesti, sekä oikeiden teknologisten ratkaisujen valinta. (Liite 1). Arja Tuuliniemi esittelee strategian ja strategiaan tulleet lausunnot (Liitteet 2-8). Keskustellaan strategiakauden tavoitteista ja sovitaan toimenpiteistä joita palveluyksiköltä ja konsortiolta edellytetään strategian toteuttamiseksi. Arja Tuuliniemi kertoi, että konsortio on pitänyt tärkeänä että konsortiolla on oma strategia vaikka strategia noudattaakin Kansalliskirjaston strategian linjauksia. Strategian laatimista pidettiin tärkeänä toiminnan suuren taloudellisen arvon ja konsortion suuren koon vuoksi. Strategiaa olivat laatimassa konsortioryhmän lisäksi palveluyksikön tiiminvetäjät. Ohjausryhmä käytti strategian työstämiseen myös kokousaikaa. Strategian kausi on kohtuullisen pitkä ja tämän vuoksi strategiaa tarkistetaan kauden aikana. Strategiassa merkittävä muutos edelliseen strategiakauteen on se, että nyt strategia on aidosti konsortion strategia strategian toteutuminen edellyttää sitoutumista koko konsortiolta ja palveluyksiköltä. Strategiassa on valittu toiminnan painopisteeksi tieteen, tutkimuksen ja oppimisen tukeminen. Strategia konkretisoituu vuosittaisissa toimintasuunnitelmissa. Konsortioryhmässä todettiin, että strategiassa näkyy paljon konsortion yhteisiä asioita mm. osaamiskartta ja laadun parantaminen. Todettiin myös että strategia on haastava ja antaa hyvän pohjan toiminnan suunnittelulle. 4 Kertomus FinELibin toiminnasta vuodelta 2006 Vuosi 2006 on FinELibin strategiakauden 2004-2006 viimeinen vuosi. Raportissa arvioidaan edellisen strategiakauden toimintaa. Raportti kattaa selostuksen FinELibin toiminnasta vuonna 2006.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 3 (5) Arja Tuuliniemi esittelee FinELibin raportin vuodelta 2006. Keskustellaan raportista. Arja Tuuliniemi kertoi, että vuoden 2006 raportin rakenne noudattaa toimintasuunnitelman rakennetta. Keskusteltiin raportista. Todettiin strategiakauden menneen hyvin ja raportin osoittavan toiminnasta kirjastoverkolle koituvan hyödyn. Toiminta on laajentunut merkittävästi. Arja Tuuliniemi kertoi, että artikkelilatausten määrä on kasvanut kaksinkertaiseksi ja hakujen määrä on 42 milj. vuodessa. Palveluyksikön osaamisen todettiin myös kasvaneen. Päätettiin tehdä joitakin tarkennuksia ja lisäyksiä tekstiin, mm. toiminnan vaikuttavuudesta lisätään raporttiin lukuja, henkilöstöja talousosioita täydennetään. Korjattu raportti lisätään pöytäkirjan liitteeksi. (Liite 9) 5 Toimintasuunnitelma 2007 FinELib-konsortion toimintasuunnitelma vuodelle 2007 liitteenä. Arja Tuuliniemi esittelee toimintasuunnitelman vuodelle 2007. Keskustellaan toimintasuunnitelmasta. Toimintasuunnitelmasta keskusteltiin käymällä se läpi yksityiskohtaisesti. Korjauksista ja muutoksista päätettiin. Korjattu toimintasuunnitelma lisätään pöytäkirjan liitteeksi (Liite 10). Todettiin, että toimintasuunnitelma vuodelle 2007 on laadittu siten, että konsortion strategia ja vuotuiset toimintasuunnitelmat voivat toteutua vain mikäli konsortion jäsenkirjastot sitoutuvat yhdessä tavoitteisiin ja ovat valmiita osallistumaan strategian toteuttamiseen. Toimintasuunnitelmassa on useita kohtia, joiden toteutuminen edellyttää kirjastojen sitoutumista yhteistyöhön, vastuunottoa ja valmiutta tehdä töitä konsortion hyväksi. 6 Perusaineistot Perusaineistojen määrittelytyön taustalla oli tarve saada kokonaiskuva FinELibkonsortion jäsenten elektronisen aineistojen tarpeista, tavoitteena palvelujen kehittäminen. Perusaineistokartoitusta voidaan jatkossa käyttää apuna pyrittäessä lisäämään keskitettyä rahoitusta eri sektoreille sekä kohdennettaessa nykyistä keskitettyä rahoitusta aineistoille. Vuoden 2006 aikana konsortion jäsenorganisaatioiden edustajista kootun työryhmän tavoitteena oli määritellä yhdessä kirjastosektoreiden kanssa kirjastojen asiakkaiden tarvitsemat perusaineistot. Työn tuloksena syntyi kaksi erilaista perusaineistolistausta: huippututkimuksen tarvitsemat aineistot ja kansalaisen perusaineistot. (Liite 11, 12) Arja Tuuliniemi esittelee perusaineistotyöryhmän työn tulokset. Keskustellaan perusaineistoista ja niihin liittyvästä tiedotuksesta.
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 4 (5) Tiedotusta perusaineistosta tehdään ja aiheeseen palataan myöhemmin. 7 FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 7.1 FinELib-konsortion jäsenorganisaatioiden yhdistymiset/tiivistynyt yhteistyö 8 Tiedotusasiat Konsortion jäsenorganisaatioissa on lähivuosina tapahtumassa uudelleenorganisoitumista. Syntyy organisaatioiden yhteenliittymiä ja uusia yhteistyömuotoja. Arja Tuuliniemi esittelee tiedossa olevat lähivuosien yhteenliittymät. Keskustellaan muutosten vaikutuksista konsortion toimintaan. Arja Tuuliniemi esitteli koosteen tiedossa olevista korkeakoulu- ja kuntapuolen yhdistysmissuunnitelmista. Kooste lisätään liitteeksi pöytäkirjaan. (Liite 13) 8.1 Käyttäjäkyselyt Suunnittelija Paula Mikkonen kertoi käyttäjäkyselystä, jonka tekeminen on ollut suuri haaste tänä vuonna. Kyselyn runko on pyritty tekemään yksinkertaiseksi, mutta kuitenkin sisällyttäen siihen sektorikohtaisiakin eroja. Vertailtavuus aikaisempiin kyselyihin on pyritty säilyttämään. Muutosehdotuksia on tullut jonkinverran. Kyselyssä ei aiempien vuosien tapaan kysytä vain FinELib-aineistojen käyttöä, vaan rajataan kysely oman organisaation tai kirjaston tarjoamiin aineistoihin. Käyttöön liittyviä kysymyksiä on lisätty ja vaikutusaspektia tutkimustyössä korostettu. Kyselyllä haetaan vertailtavuutta kansainvälisiin tutkimuksiin. Kyselystä tuotetaan sektorikohtaiset yhteenvedot ja jokainen kirjasto saa oman raporttinsa, jonka tuloksia sillä on oikeus käyttää myös omissa raporteissaan. Päätettiin, että kysely avataan maaliskuun lopulla. Kysely toimitetaan kolmella eri kielellä. 8.2 Henkilöstöasiat Uusina henkilöinä ovat tammikuussa aloittaneet koulutussihteeri Marita Penttilä, taloussihteeri Anu Anthoni ja sovellussuunnittelija Erkki Tolonen. Taloussuunnittelija Kaisa Tamminen aloittaa maaliskuun alussa. Kolmen määräaikaisen suunnittelijan rekrytointi on parhaillaan käynnissä. 8.3 FinELib-päivä
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2007 5 (5) 29.5.07 pidettävä FinELib-päivä on FinELibin 10-vuotisjuhla, jonka aiheena on katsaus tulevaan ja menneeseen aiheena mm. toimintaympäristön muutokset. 8.1. Asiantuntijaseminaari Seuraava kokous 10 Muut asiat Helmikuussa pidetty asiantuntijaseminaari antoi asiantuntijaryhmille mahdollisuuden tavata. Päätettiin, että seuraava kokous pidetään 15.5. klo. 10.00. Kokouksessa tullaan käsittelemään mm. aineistotilausten tilannetta v. 2008. Palveluyksikkö järjestää tilaajille huhtikuussa tiedotustilaisuuden Elsevierin tulevista neuvotteluista. Asiasta tiedotetaan myöhemmin. Elsevier-neuvotteluihin osallistuu palveluyksikön lisäksi konsortion edustajana konsortioryhmän puheenjohtaja Mirja Iivonen. 11 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo. 12.35. LIITTEET Liite 1: FinELibin strategia 2007-2015 Liitteet 2-8: Lausunnot strategiasta Liite 9: Raportti toiminnasta 2006 Liite 10: Toimintasuunnitelma 2007 Liite 11: Huippututkimusaineistot Liite 12: Kansalaisen perusaineistot Liite 13: Yhdistymissuunnitelmat