Kelan sähköinen suorakorvaus Opus Dental -ohje
1. Vaatimukset palvelun käyttämiselle Palvelun käyttäminen edellyttää, että käytössä on Opus Dental -versio 7.1.283 tai uudempi. Palveluntuottaja tekee aloitteen sähköisen suorakorvauksen käyttöön ottamiseksi. Tämä tapahtuu ottamalla yhteyttä Kelan vakuutuspiirin toimistoon ja ilmoittamalla halukkuudesta aloittaa ATKmenettely. Kelan vakuutuspiiri ja palveluntuottaja solmivat ATK-menettelyä varten liittymissopimuksen (lomakkeet saatte Kelasta), mutta sen allekirjoittaminen edellyttää, että vastaanotto on suorittanut Kelan kanssa sähköisen tilityksen käyttöönottotestauksen. Testin tarkoituksena on varmistaa järjestelmän toimivuus ja palveluntuottajan osaaminen, ja sen aikana tilitykset toimitetaan Kelaan sekä paperisena että sähköisesti. Tilitystietojen siirtäminen Kelan palvelimelle vaatii maksuttoman Katso-tunnisteen. Kyseinen tunniste on Kelan ja verohallinnon yhteinen maksuton palvelu organisaatioiden tunnistamiseen sähköisessä asioinnissa. Tilausohjeet löytyvät osoitteesta http://www.kela.fi/palveluun-tunnistautuminen. Kelan ohjeita käyttöönottoon: http://www.kela.fi/lomakkeista-konekieliseen-tilitystietojentoimittamismenettelyyn 2. Sähköisen suorakorvauksen asetukset Avaa Työkalut Asetukset Valittu hoitohenkilö Yritysinformaatio. Valitse välilehti Kirjanpito. 2
Käy läpi seuraavat asetukset: 2.1. Y-tunnus Yrityksen Y-tunnus tulee olla asetettuna. 2.2. Hml suorakorvaussopimus Valinta Hml suorakorvaussopimus tulee olla valittuna, jotta Kelan sähköinen tilitys on mahdollinen. 2.3. Ota käyttöön sähköisen tilityksen varoitukset Ota käyttöön sähköisen tilityksen varoitukset -toiminto tarkistaa potilaan maksutapahtuman yhteydessä, onko maksettavat toimenpiteet kirjattu Kelan korvaussääntöjen mukaisesti. Tämä kohta on aina valittuna, jos kenttä Maksukertapalkkio on täytetty. Huom! Em. varoitukset kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön jo käyttöönottotestauksen aikana, koska ne ehkäisevät tilitysvirheitä. 2.4. Maksukertapalkkio, Kelan sähköinen tilitys Kun liittymissopimus ja käyttöönottotestaus on Kelan kanssa tehty, laitetaan maksukertapalkkion euromääräinen arvo kenttään Maksukertapalkkio, Kelan sähköinen tilitys. Maksukertapalkkio on vuoden 2015 loppuun asti 0,59. Kun arvo on asetettu, Opus Dental lisää maksukertapalkkion automaattisesti Kelalle lähetettävään koontilaskuun. Huom! Lisää maksukertapalkkion arvo vasta sitten, kun Kelan testivaihe on suoritettu loppuun. Kela maksaa maksukertapalkkiota vasta hyväksytyn testivaiheen jälkeen. 2.5. Tilinumero Tyhjennä kenttä, ellei se ole jo tyhjä. Tämä kenttä on ollut alun perin tarkoitettu vanhanmalliselle tilinumerolle (ei-iban), jota ei enää tule käyttää. 2.6. IBAN-tilinumero IBAN-tilinumero ei saa sisältää välilyöntejä tai muita ylimääräisiä merkkejä. Varmista, että tilinumero on oikeanlainen. 3
3. Maksaminen ja muutosten tekeminen Jos kohta Ota käyttöön sähköisen tilityksen varoitukset on valittuna Yritysinformaatio -ikkunassa, Kelan korvaussäännöt tarkistetaan aina potilaan maksutapahtuman yhteydessä. Jos maksukerta sisältää korvaussääntöjen vastaisesti kirjattuja toimenpiteitä, rivit merkitään punaisella värillä Kela selvitys - ikkunassa. Virheiden selitykset löytyvät saman ikkunan alareunan laatikosta: Mikäli punaisia rivejä esiintyy, on syytä painaa Peruuta ja käydä tekemässä tarvittavat korjaukset. 4
3.1. Hammasnumeron lisääminen toimenpiteeseen Huom! Hammasnumeron voi nyt lisätä myös aikaisempina päivinä kirjatuille toimenpideriveille. Klikkaa toimenpideriviä hiiren oikealla painikkeella. Valitse Muuta hammas. Valitse hammas ja klikkaa OK. 3.2. Toimenpiteen päivämäärän muuttaminen Mikäli toimenpide on vahingossa kirjattu väärälle päivälle, voidaan toimenpiteen päivämäärää muuttaa Huom! Päivämäärän muuttaminen vaihtaa toimenpidepäivän Kelalle annettavaan selvitykseen, mutta ei vaikuta kirjauspäivämäärään eikä potilaan laskulle / kuitille kirjoitettavaan päivämäärään. Klikkaa toimenpideriviä hiiren oikealla painikkeella. Valitse Muuta toimenpidepäivää. 5
Avautuu Muuta toimenpidepäivää -ikkuna: Listassa näkyvät potilaan menneet ajanvaraukset, joten voit halutessasi valita oikean päivän nopeasti klikkaamalla listan riviä. Valitse oikea päivämäärä listalta tai kalenterista ja klikkaa OK. 3.3. Toimenpiteen korvausluokan muuttaminen Mikäli Kela-korvaus on laskettu toimenpiteelle, josta ei Kelan korvaussääntöjen mukaan saisi antaa korvausta (tai toisinpäin), voidaan korvausluokkaa muuttaa jälkikäteen. Klikkaa sairauskertomuksesta virheellisesti kirjatun rivin V-sarakkeen kenttää hiiren oikealla painikkeella. Tee tarvittavat muutokset korvausperusteisiin ja klikkaa OK. 6
4. Kela-tilitys Valitse Kirjanpito KELA Tee lasku klikkaamalla -painiketta. Avautuu Koontilasku Sairausvakuutus 2015 -ikkuna, johon on listattu laskuttamattomat maksukerrat. Jos Kela-tilityksessä on mukana myös vuonna 2014 tehtyjä toimenpiteitä, ohjelma jakaa ne automaattisesti erilliseen tilitykseen. HUOM! Kun testivaihe on suoritettu, sähköisillä tilityksillä saa tilittää ainoastaan sellaisia maksukertoja, joiden maksupäivä on ATK-sopimuksen voimaantulopäivä tai myöhempi. Jaa tilitys tarvittaessa osiin maksupäivän perusteella. Status-sarake kertoo maksukerran tyypin. Ohjelma erittelee eri maksukertatyypit automaattisesti omille tilityslomakkeilleen. @ H M P = Voidaan tilittää sähköisesti = Sisältää korvauksia suuhygienistin antamasta hoidosta ei voida tilittää sähköisesti = Sisältää korvauksia rintamaveteraaneille tai miinanraivaajille annetusta hoidosta ei voida tilittää sähköisesti = Sisältää muita korvauksia, jotka voidaan tilittää vain paperilomakkeella tyhjä = Tiedot ovat puutteellisia (esim. potilaan henkilötunnuksen loppuosa puuttuu) ei voida tilittää sähköisesti 7
4.1. Sähköisen tilitystiedoston luominen ja lähettäminen Klikkaa laskuriviä hiiren oikealla painikkeella ja valitse Lähetä sähköisesti Kelaan: Huom! Ainoastaan @-tyyppiset maksukerrat on mahdollista lähettää sähköisenä tilityksenä Kelaan. Mikäli lasku sisältää muun tyyppisiä maksukertoja (esim. hygienistihoitoja), valinta Lähetä sähköisesti Kelaan ei ole aktiivinen. Valitse kansio, johon sähköinen tilitystiedosto tallennetaan: Huom! Opus nimeää tiedoston automaattisesti Kelan sääntöjen mukaisesti. Älä muuta tiedoston nimeä! Valitse Save tallentaaksesi tiedoston. 8
Ohjelma avaa automaattisesti Tilitystietojen välityspalvelu -ikkunan. Valitse Kirjaudu palveluun Katsotunnisteella ja lähetä tiedosto Kelan antamien ohjeiden mukaisesti. 9