MUISTIO 1(6) 6.10.2009 LÄNSI-UUDENMAAN HAJAJÄTEVESIHANKE Ohjausryhmän kokous 1 Aika: Maanantaina 5.10.2009 klo 10.00-12.00 Paikka: Länsi-Uudenmaan vesi ja ympäristö ry:n kahvihuone Tehtaankatu 26, Lohja Läsnä: Patrik Skult Inkoo, Siuntio Ory Minna Sulander Karkkila Ory Eija Kanninen Lohja Ory Paula Mäenpää Nummi-Pusula Ory Seija Kannelsuo-Mäntynen (Jouni Stordellin sijasta) Raasepori Ory Maija Toukola Uudenmaan liitto Ory Mari Pihlaja-Kuhna Vihti Ory Jaana Lehtonen toiminnanjohtaja LUVY Minttu Peuraniemi projektisihteeri LUVY Poissa: Matti Nieminen Karkkila Ory Lohjan rakennusvalvonnan edustaja Lohja Ory Hangon edustaja Hanko Ory Karjalohjan edustaja Karjalohja Ory 1 Kokouksen avaus Minttu Peuraniemi avasi kokouksen. 2 Länsi-Uudenmaan kuntien hajajätevesiyhteistyön strategia 2009-2013 Länsi-Uudenmaan hajajätevesihanke perustuu kuntien yhteistyön strategiaan. Käytiin läpi strategian käsittelyn tilanne, ks. taulukko alla. Kunta Strategian käsittely/hyväksyminen Hankkeeseen osallistuminen 2010 Ympäristölautakunta Kunnanhallitus Hanko syksy 2009? Inkoo maaliskuu 2009 annettu käsiteltäväksi Karjalohja huhtikuu 2009 Karkkila kesäkuu 2009 kesäkuu 2009
2(6) Kirkkonummi lokakuu 2009? Lohja huhtikuu 2009 - elokuu 2009 Nummi-Pusula maaliskuu 2009 toukokuu 2009 syyskuu 2009 Raasepori toukokuu 2009 kesäkuu 2009 lokakuu 2009? Siuntio maaliskuu 2009 huhtikuu 2009 syyskuu 2009 Vihti helmikuu 2009 helmikuu 2009 kesäkuu 2009 3 Ohjausryhmän kokoonpano Hankesuunnitelmassa on esitetty, että hankkeelle perustetaan ohjausryhmä, joka ohjaa ja valvoo hankkeen etenemistä. Länsi-Uudenmaan vesi ja ympäristö ry on esittänyt kunnille 5.6.2009, että osallistuvat kunnat nimeäisivät edustajansa ohjausryhmään. Kunnat ovat ilmoittaneet edustajansa seuraavasti: Kunta Kunnan edustaja ohjausryhmässä Hanko? Inkoo Patrik Skult Karjalohja? Karkkila Minna Sulander ja Matti Nieminen Kirkkonummi? Lohja Eija Kanninen ja rakennusvalvonnan edustaja Nummi-Pusula Paula Mäenpää Raasepori Jouni Stordell (ei virallista nimitystä?) Siuntio Patrik Skult Vihti Mari Pihlaja-Kuhna Hanko, Karjalohja ja Kirkkonummi eivät vielä ole käsitelleet LUVY ry:n esitystä. Näistä kunnista kutsuttiin kuitenkin edustajat tähän kokoukseen: Hanko Tekninen johtaja Sten Öhman Karjalohja Kunnanjohtaja Henri Partanen Kirkkonummi Ympäristöpäällikkö Erkki Selin Läsnäolijat esittäytyivät. Käytiin läpi ohjausryhmän tehtävät ja jaettiin läsnä olleille Uudenmaan liiton ohjeet ohjausryhmän tehtävistä ja yhdyshenkilön roolista (löytyy myös sähköisesti osoitteesta: http://www.uudenmaanliitto.fi/files/1475/makera_ohjausryhma_2009_final.pdf). 4 Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri Jaana Lehtonen valittiin kokouksen puheenjohtajaksi ja Minttu Peuraniemi sihteeriksi. 5 Rahoituspäätös ja sen ehdot Käytiin läpi Maakuntahallituksen päätös 86 (päiväys 15.6.2009, Dno 207/2009) ja sen ehdot. Päätöksen mukaan hankkeelle on myönnetty yhteensä 66 544, mutta enintään 47 % hyväksyttävistä kustannuksista, maakunnan kehittämisrahaa vuosille 2009-2010. Hankkeen
3(6) 6 Projektisuunnitelma yhteyshenkilö on päätöksen mukaan Hannele Selin. Käytännössä Maija Toukola hoitaa yhteyshenkilön tehtäviä ollessaan Selinin vanhempainloman sijainen. Läsnäolijoille jaettiin ohjeet ja säädökset varojen maksatuksesta, raportoinnista ja menojen tukikelpoisuudesta. Todettiin, että päätöksen ehdot ovat pysyneet suurin piirtein samoina kuin aikaisempina vuosinakin. Ohjeet löytyvät sähköisesti osoitteesta: http://www.uudenmaanliitto.fi/files/328/makera_maksatusohje_2009.pdf. Maija Toukola nosti esille avustuksen ehdoista hankintojen kilpailutuksen ja työntekijöiden työajan seurannan. - Pohdittiin, kuinka suuria hankintoja avustus edellyttää kilpailuttamaan. Tämän hankkeen hankinnat ovat kuitenkin suhteellisen pieniä. Maija Toukola lupasi selvittää asiaa. - Todettiin, että hankkeen työntekijät seuraavat työaikaansa Uudenmaan liiton ohjeiden mukaisesti. Hanketta on toteutettu 1.1.2009 lähtien hankesuunnitelman mukaisesti. Alkuperäinen hankesuunnitelma on päivätty 18.12.2009. Hankesuunnitelmaa on päivitetty 24.3.2009 Uudenmaan liiton edustajien kanssa käydyn keskustelun perusteella. Hankesuunnitelmaa on käyty hankkeen työryhmässä läpi useaan otteeseen. Käytiin lyhyesti läpi hankesuunnitelman tärkeimmät kohdat. Todettiin, että jos hankesuunnitelmaan tulee suurempia muutoksia, on ne hyväksytettävä sekä ohjausryhmällä että Uudenmaan liitossa. Hankesuunnitelma löytyy sähköisesti osoitteesta: http://www.hajavesi.fi/dokumentit0910/makeraluvy_hankesuunnitelma_2009-2010.pdf. Alkuperäistä hankesuunnitelmaa täydennetään ja tarkennetaan työsuunnitelmilla. Käytiin läpi luonnos hankkeen työsuunnitelmaksi loppuvuodelle 2009 ja alustavasti vuodelle 2010 (liite 1) ja keskusteltiin asiasta. Esitys: Ory hyväksyy keskustelun pohjalta muokatun työsuunnitelman jatkotoimien pohjaksi. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Vuoden 2010 tarkempi työsuunnitelma tulee ohjausryhmän käsiteltäväksi seuraavassa ohjausryhmän kokouksessa alkuvuodesta 2010. Työsuunnitelman sisällöstä keskustellaan työryhmän kokouksissa syksyn aikana. Hankkeen henkilöstöasioista todettiin seuraavaa: - Hankesuunnitelman mukaisesti vuosille 2009-2010 on budjetoitu Mintun 12 kk työpanoksen lisäksi yhteensä 9 kk työpanos projektityöntekijöille/ harjoittelijoille. Tästä on alustavasti käytettävissä tänä vuonna 3 kk työpanos - Alkuvuoden ajan hankkeessa on työskennellyt Minttu Peuraniemi 100 % työpanoksella - Karolina Örnmark on palkattu hankkeeseen 100 % työpanoksella 2 kk - Syksyn aikana Mintun työpanosta joudutaan irrottamaan mm. Novian hajajätevesikoulutusta varten, mikä on aiheuttanut seuraavanlaisen sisäisen työjärjestelyn: Mintun työpanoksesta kohdistetaan hankkeelle syksyn ajan (1.9.2009 lähtien) 80-100 %. Minttua tuuraamaan ja hankkeen projektityöntekijäksi palkataan hankkeeseen 1.9.2009
4(6) lähtien Sanna Helttunen 20-40 % työpanoksella. Sannan pääasiallisena tehtävänä on laatia erityisalueiden ohjeistusta ja hän toimiikin hankkeessa enemmän taustavaikuttajana kuin yhteyshenkilönä. Tämä henkilöstöasia on käsitelty hankkeen työryhmän kokouksessa 26.8.2009 ja asiasta on keskusteltu Uudenmaan Liiton Lasse Rekolan kanssa puhelimitse. Molemmat tahot ovat hyväksyneet tämän lähtökohdan. Todettiin, että hankkeen työntekijät pitävät työajastaan kirjaa Uudenmaan liiton ohjeiden mukaisesti. 8 Maksatushakemus ja väliraportti ajalta 1.1.-31.8.2009 Uudenmaan liiton avustus maksetaan takautuvasti hakemuksesta. Maksatusta varten on olemassa maksatushakemuslomake ja siihen liittyvät ohjeet. Maksatushakemukseen on liitettävä erittely hankkeen etenemisestä. Tätä varten on laadittu ja ohjausryhmän kokoukseen kutsutuille lähetetty luonnos hankkeen väliraportiksi ajalta 1.1.-31.8.2009. Keskusteltiin väliraportin luonnoksesta. Esitys: Ory hyväksyy väliraportin luonnoksen ja antaa LUVY:lle valtuudet viimeistellä raportti käydyn keskustelun perusteella. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Väliraportin kommentointiin annettiin aikaa viikon 41 loppuun asti. Käytiin läpi hankkeen budjetti ja alkuvuoden (1.1.-31.8.2009) kulut (ks. taulukko alla). Budjetti 2009-2010 Budjetti 2009 Toteuma jaksolta 1.1.- 31.8.2009 Käytetty, % Käytettävissä 1.9.- 31.12.2009 Palkka- ja henkilöstökulut 115 895 54 275 27 446 50,6 26 829 Matkakulut 6 420 2 595 731 28,2 1 864 Ostopalvelut 1 464 732 371 50,8 360 Koneiden ja laitteiden 1 200 600 0 0 600 hankinta Toimisto- ja 11 404 5 300 172 3,3 5 128 vuokrakustannukset Luontaissuoritukset 0 0 0 0 0 Muut menot 5 824 2 712 208 7,7 2 504 YHTEENSÄ 142 207 66 214 28 929 43,7 37 285 Uudenmaan liitolta ollaan hakemassa maksatukseen hankesuunnitelman ja maakuntahallituksen päätöksen mukaisesti 46,79 % näistä kustannuksista, mikä tekee 13 535, 88. Todettiin, että luvut täytyy vielä tarkistaa ennen maksatushakemuksen toimittamista Uudenmaan liittoon. Esitys: Ory antaa LUVY:lle valtuudet tehdä ja viimeistellä maksatushakemuksen Uudenmaan liitolle toimitettavaksi. Päätös: Esitys hyväksyttiin.
5(6) 9 Hankkeen kuulumiset Todettiin, että jos hankkeen kustannusarvioon, rahoitussuunnitelmaan, hankesuunnitelmaan, prosenttiosuuksiin tai hankkeen päättymisajankohtaan tulee muutoksia, tulee asiasta jättää muutoshakemus Uudenmaan liitolle. Esitys: Ory antaa LUVY:lle valtuudet tehdä tarvittaessa muutoshakemus Uudenmaan liitolle, jos loppuvuodelle budjetoituja varoja on tarpeen siirtää ensi vuodelle tai toiselle momentille. Näin ollen ohjausryhmän ei tarvitsisi kokoontua erikseen päättämään tästä asiasta. Päätös: Esitys hyväksyttiin. Käytiin läpi nopeasti hankkeen kuulumiset: - kesän neuvontakiertue alkaa olla lopuillaan; Siuntiossa on vielä pari kiinteistökäyntiä jäljellä - Kesän työn anti koostetaan loka-marraskuussa - Sanna Helttunen työstää syksyn aikana erityisalueisiin liittyvää materiaalia ja menettelytapaohjeita yhdessä Mintun kanssa. Tavoitteena on keskustella asiasta seuraavassa työryhmän kokouksessa. - Hanke järjestää koulutusseminaarin alueen viranomaisille ja alan ammattilaisille 12.11. klo 12-16 Lohjan valtuustosalissa. Alla seminaarin alustava ohjelma: 10 Muut asiat Seminaarin ohjelmasta keskusteltiin ja sovittiin, että keskustelun perusteella päivitetty ohjelma ja kutsut tilaisuuteen pyritään lähettämään kohderyhmälle viikolla 41-42. Kohderyhmää ovat kuntien rakennus- ja ympäristöviranomaiset, vesilaitos ja muut teknisen puolen henkilöt sekä suunnittelijat ja muut sidosryhmät. Ympäristöministeriön hajajätevesityöryhmä Työryhmä on tekemässä loppuraporttia työskentelystään. Työryhmän määräaika päättyy vuoden 2009 loppuun. Lauri Tarasti on tehnyt kunnille kyselyn jätevesiasetuksen toimeenpanon tilasta. Kysely todettiin siinä mielessä hankalaksi asettelultaan, että kysyttyjä lukuja joutuu vetämään hihasta, koska tarkkaa tietoa ei ole. Osa ei myöskään vieläkään ole saanut kyselyä. Lisäksi Tarasti tulee ilmeisesti esittämään työryhmän työskentelyn jatkamista jossain muodossa.
6(6) 11 Kokouksen päättäminen Todettiin, että Tarastin tehtävänkuvaan pitäisi sisällyttää sanktioasian selkeyttäminen ja tehostaminen. Keskusteltiin myös seuraavista asioista: - maanantaina 28.9.2009 lähetetystä MOT-ohjelmasta - keskiviikkona 30.9.2009 Luoteis-Uusimaa-lehdessä julkaistusta jätevesiartikkelista - kuluttajaviraston jätevesilaitteiden markkinoitsijoille lähettämästä kirjeestä Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12.00. Seuraava ohjausryhmän kokous sovittiin alustavasti pidettäväksi 4.3.2010. Seuraava työryhmän kokous pidetään 25.11.2009 klo 9 Vihdissä. Pöytäkirjan vakuudeksi Minttu Peuraniemi