MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE)-projektiryhmä Kokous 9/2017 Aika torstai 2.11.2017 klo 9.03-11.20 Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko (4. krs) Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen x Gunnar Leena Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula x Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen x Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto x Tiia Piikki x Kujansivu Alina Lappeenrannan kaupunki Juha Willberg Mäkelä Johanna Kunnat Pekka Reiman* x Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen x Siiskonen Keijo Eksote Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat x Eerola Niina työntekijöiden edustaja Anne Saikko Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, Heikki Järvenpää poliittisen seurantaryhmän edustaja Vesterinen Marja-Liisa Eksoten hallituksen puheenjohtaja Pentti Salenius poliittisen seurantaryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija ja sihteeri x Ulla Ylönen tiedottaja, esittäytyy kokouksen alussa 9.10-10.15 x Piia Bräysy muutosvalmentaja, 5 esittelijä 9.00-10.15 x Toni Suihko ICT-asiantuntija, 6 esittelijä klo 10.15-11.00 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Kokous avattiin ja läsnäolijat todettiin esityksen mukaisesti. 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.
MUISTIO 2 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 26.10.2017 kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksytään se kokouksen kulun mukaisena. Pöytäkirjaan korjattiin 5 yt-elimen työnantajaedustaja Päivi Savilammen kohdalle mandaatiksi kuntien edustaja. 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen viikkokatsaus - Valtiovarainministeriön päätös maakuntien esivalmisteluavustuksen myöntämisestä 25.10.17, Etelä-Karjala sai avustusta 434736 euroa, joka on maksimissaan 90 % esivalmisteluvaiheen hyväksyttävistä arvonlisäverottomista kustannuksista. Avustusta voidaan käyttää maakunnan esivalmisteluvaiheen loppuun mennessä (31.5.2018). Vuoden 2017 myönnetty rahoitus kootaan yhteen raportointiprosessiin joten väliraportti vuoden 2017 kustannuksista laaditaan yhtenä raporttina ja se tulee toimittaa VM:lle haettaessa vuoden 2018 esivalmisteluavustusta. - Maakunnan liiton ja KAS-ELY:n lausunnot rajavesistösopimukseen liittyen - Maakuntien väliset yhteistyörakenteet: neuvottelu Pohjois-Karjalan kanssa pidettiin 30.10.17 - Muutosjohtajien tilaisuuden terveiset 30.-31.10. Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat ja huomioidaan niiden vaikutukset valmisteluun. Merkittiin tiedoksi yllä mainitut asiat sekä täydennettiin viikkokatsausta seuraavasti: - Kuntaliitto toteuttaa maakuntien rahoituksesta kyselyn kahden viikon sisällä, jotta arvioidaan vuosien 2018 ja 2019 rahoitusta tiedoksi VM:lle. Alustava tieto on, että maakunnat ovat kokonaisuudessaan alijäämäisiä aloitushetkellä 2020 (Punakallio, Kuntaliitto) - Rajavesilausunnossa korostettiin Etelä-Karjalan keskeistä asemaa Saimaan ja Vuoksen juoksutusasioissa. Myös ELY:n lausunnossa tuettiin ratkaisua. - Neuvotteluissa Pohjois-Karjalan kanssa esille nousivat mm. liikenne- ja vesiasiat sekä valtakunnallisiin palvelukeskuksiin liittyvät yhteiset asiat. Yhteistyötä voisi olla myös kala- ja raideliikenneasioissa. Neuvottelut tulossa myös Kymenlaakson liiton ja KAS-ELY:n kanssa maaseutuasioista 8.11. - Muutosjohtajien kokouksessa päivitettiin palvelukeskusasioita, Kevan asioita, valinnanvapautta sekä liikenneasioiden lainsäädäntöön liittyviä asioita. Valinnanvapauslausuntoa odotetaan 3.11. ja lausunnot tulee jättää 15.12. mennessä. Materiaalit näistä toimitetaan erikseen. - Maakuntajohtajien kokouksesta toimitetaan lisäksi maakuntatalouden kokonaisarvio. Oletus on, että maakuntien taloustilanne on alijäämäinen kahtena ensimmäisenä toimintavuonna mm. kiinteistöihin liittyvien korvausten vuoksi. - nimettiin Hetlin asiakasneuvottelukuntaan edustajaksi talousjohtaja Liisa Mänttäri ja Maakuntien Tilakeskuksen asiakasneuvottelukuntaan Matti Viialainen. - Hetlin toimitusjohtajaksi nimettiin 30.10. Mia Hokkanen.
MUISTIO 3 - Arttu2 kysely kuntajohdolle maakuntauudistuksesta sekä MDI:n muutosjohtajien syyskuun kyselyn tulokset - Lisäksi aluekehittämiskeskustelujen valmisteluun 8.2. varten TEM:ille ilmoitettiin kärkinä mm. seuraavia asioita, joita muotoillaan annettavaan vastaukseen o Saimaa o Rajan merkitys o Biotalous o Työllisyys o ICT- ja digiosaaminen Etelä-Karjalan työpaikka- ja verotulokehitys on ollut huolestuttava viime vuosina ja näyttää siltä, että myös kasvussa ollaan muuta Suomea hitaampia. Kasvupalvelut Oy projektiryhmä on aloittanut ja Satu Mäkelä toimii varajäsenenä ja informoi valmistelusta. 5. Tuottavuutta ja työhyvinvointia Etelä-Karjalassa Etelä-Karjalan liitto on saanut rahoitusta otsikon mukaiseen ESR-hankkeeseen, jonka tarkoituksena on tukea maakuntaan siirtyvää henkilöstöä uudistuksessa. Hanke auttaa varmistamaan siirtyvän henkilöstön työkykyä, edesauttaa toiminnan asiakaslähtöisyyttä sekä antaa esimiehille ja henkilöstölle työkaluja muutoksen kohtaamiseen sekä työhyvinvointiin ja tuottavuuteen. Hankkeen projektipäällikkönä toimiva muutosvalmentaja Piia Bräysy on aloittanut työskentelyn 16.10. Piia Bräysy esittäytyy ja esittelee hankkeen liitteen 2 mukaisesti. Merkitään katsaus tiedoksi. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Hanke on 250 000 euron suuruinen ja se kestää 31.5.2019 saakka. Hanke tukee esimiehiä ja henkilöstöä valmennuksella, luo työkierron mallin sekä jakaa tietoa henkilöstölle mm. tilaisuuksilla ja videoilla. Lisäksi todettiin, että hanke on todella tarpeellinen, vaikka työnantajat vastaavatkin jokainen omasta henkilöstötiedottamisestaan muutoksessa. Hanke tukee muutoksessa suunnitelmansa mukaisesti. Piia Bräysy toimii yhteistyössä niin Hallinto ja henkilöstö- kuin Viestintä ja osallisuus- ryhmien kanssa soveltuvin osin. 6. ICT valmistelun ajankohtaiskatsaus ICT- valmistelua on jatkettu kesän 2017 ajan, jotta ICT-palveluiden ja tietojärjestelmien kokonaisuudesta saadaan muodostettua kattava käsitys. Nykytilan kartoitusta rahoitetaan VM:n myöntämällä rahoituksella, jonka omarahoitus on 90 %. Tämän lisäksi ICT-konsolidointien ja yhtenäisen maakunnallisen kokonaisuuden luomiseen on haettu rahoitusta 1.10.2017 alkaen 619 keur, josta arvioitu omarahoitus on 10 %. Rahoituskausi on 31.5.2018 saakka eli esivalmistelun ajaksi. Tänä aikana Etelä-Karjalassa on tarkoitus suunnitella toteutettavat projektit sekä aloittaa myös niiden toteuttaminen keväällä 2018.
MUISTIO 4 Valtakunnallisesti on 28.6. valtioneuvosto määritellyt eri ICT- toimijoiden vastuita. ICT-palvelukeskus Vimana ja Sote-digi- yhtiö on perustettu. Lisäksi ICT-vastuita on määritelty tulevalle Kasvupalvelut Oy:lle. ICT-valmistelu on edennyt Eksoten tietohallintojohtaja Toni Suihkon johdolla Eksote- vetoisesti. Toni toimii myös Vimana Oy:n asiakasneuvottelukunnassa Etelä- Karjalan edustajana ja neuvottelukunnan puheenjohtajana sekä Kuntaliiton koordinoimissa ICT-verkostoissa maakunnan yhteyshenkilönä. Eksote ja maakunnan liitto tekevät keskenään sopimuksen konsultointikulujen läpilaskutuksesta, jotta työ saadaan tehtyä ja korvattua Eksotelle. Eksote on kilpailuttanut ICT-ohjelmakonsultin Teknologia- ja IT-palvelut puitesopimuksen mukaisesti. Eksote käynnisti asiasta minikilpailutuksen 20.9.17 sähköpostilla Deloitte Oy:lle, Fujitsu Oy_lle sekä Solita Oy:lle koskien ICT-ohjelmakonsultointia. Tarjoukset arvioitiin ja Fujitsu Oy voitti kilpailutuksen. Toni Suihko esittelee tarkemmin valmistelun tilanteen. Liitteenä 3 on Vimana Oy:n palveluja koskeva esitys ja liitteenä 4 Eksoten hankintapäätös asiasta. Merkitään Toni Suihkon tilannekatsaus valtakunnallisesta valmistelusta tiedoksi ja hyväksytään konsulttipalveluiden käyttö tarkemman suunnitelman mukaisesti. Lisäksi sovitaan ohjelmatyöhön osallistumisesta toimialoittain. Merkittiin katsaus tiedoksi ja päivitettiin liitteet tuoreimpiin versioihin. Hyväksyttiin johtamisrakenne ict-ohjelmalle. Vate toimii ohjausryhmänä, Toni Suihkon johdolla toimii asiantuntijoiden johtoryhmä ja kutakin 15-23 projektia vetää nimetty projektipäällikkö, joka on usein toimialaosaaja. Toni pyytää organisaatioilta nimeämiset siten, että projektipäälliköiden kick off pidetään 1.12. Vate hyväksyi lisäksi tehdyn hankinnan ja sitoutuu ohjaamaan rahoitusta toteutukseen erikseen hyväksyttävän työsuunnitelman mukaisesti. Rahoituspäätös syksylle 2017 puuttuu vielä, mutta alkuun päästään aiemmin myönnetyn rahoituksen käyttämättä olevalla osuudella. Työssä noudatetaan aiemmin sovittuja periaatteita: asiakkaiden palvelut ja henkilöstön palkanmaksu turvataan ja uudistus toteutetaan kustannustehokkaasti nykyrakenteita hyödyntäen. Muutoksia toteutetaan jatkossa vain, mikäli rakennemuutoksilla saavutetaan hyötyjä tai valtakunnallisesti muutoksia edellytetään esimerkiksi palvelukeskuksiin liittyvillä asetuksilla. Meneillään olevat toimialojen tietojärjestelmäuudistukset huomioidaan muutosprosessin aikana. 7. Valtion lupa- ja valvontavirasto (Luova) Valtion lupa- ja valvontavirastoa valmisteleva ryhmä käynnisti 15.2.2017 alkaen viraston perustamisen toimeenpanohankkeen. Toimeenpanohankkeen eri ryhmien työskentelyn tavoitteena on valmistella viraston toiminnan käynnistäminen siten, että sen perustehtävien häiriötön hoitaminen on turvattu. Keskeiset viestit Luovan perustamisessa ovat olleet:
MUISTIO 5 Valtion lupa-, ohjaus- ja valvontatehtäviä kootaan uudenlaiseen, monialaiseen virastoon. Viraston toimialat ovat sosiaali - ja terveysala, ympäristötehtävät, työsuojelu sekä opetus- ja kulttuuritoimi. Uusi virasto valvoo toimialoillaan perusoikeuksien ja yleisen edun toteutumista. Virasto on valtakunnallinen, mutta läsnä siellä missä asiakaskin. Uudella virastolla on yhdenmukaiset ja asiakaslähtöiset toimintatavat lähtökohtana ennakointi, digitaalisuus sekä asioinnin helppous ja sujuvuus. Valmistelun lähtökohtana on ollut luoda poikkihallinnollisesti ja monialaisesti toimiva valtakunnallinen virasto. Luovalla on toimipaikka tulevaisuudessa myös Lappeenrannassa. Sote- ja maakuntauudistuksen voimaantulon aikataulumuutos vaikuttaa myös valtionhallinnon tehtävien uudelleenorganisointiin. Reformiministeriryhmä linjasi kokouksessaan 5.10.2017, että valtion lupa-, ohjaus ja valvontatehtävien kokoamista valmistellaan siten, että kokoaminen toteutetaan ja Valtion lupa- ja valvontavirasto perustetaan sote- ja maakuntauudistuksen voimaantulon yhteydessä 1.1.2020. Leena Gunnar esittelee asiaa ja hänen toimittamansa esitys liitetään muistion liitteeksi 5. Merkitään katsaus tiedoksi. Merkittiin katsaus tiedoksi. Kuusi aluehallintovirastoa ja Valvira yhdistyvät Luovaan ELYjen ympäristövalvontatehtävien lisäksi ja tavoitteena on saada aikaan valtakunnallisesti yhdenmukaiset lupakäytännöt. Kahdeksan ministeriötä ohjaa Luovan toimintaa ohjausryhmän kautta. Luovalla on 18 tasaveroista toimipistettä 1/maakunta eikä keskuspaikkaa määritellä lainkaan. Luovan henkilöstötarpeet Kaakkois-Suomen ELY:stä ovat nyt selvillä ja Lappeenrannan toimistoon odotetaan asiantuntijoita noin 20 htv verran. Asiantuntijoiden tehtäväalueet eivät noudattele maakuntarajoja, vaan asioita voidaan ratkaista eri puolilla Suomea eri osaajia hyödyntäen. Luova tulee olemaan tärkeä yhteistyökumppani maakunnille. 8. Muut asiat - SOTE- TKI asioita on valmisteltu maakunnan koulutustoimijoiden, yrittäjien sekä liiton ja Eksoten edustajien kesken. Vuoropuhelua jatketaan yritystoiminnan ja innovaatioiden edistämiseksi Etelä-Karjalassa - Eksote on arvioinut, että valinnanvapauden asiakassetelipalveluihin käytetään nyt noin 67 Meur, josta noin 17 Meur ostetaan ulkoa. 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.20.