Suomi.fi-palvelutietovaranto (PTV) Kaikki oleellinen julkishallinnon palveluista yhdessä paikassa PTV:n perusteet ja käyttöönotto -koulutusmateriaali 21.11.2017
Koulutuksen sisältö Mikä Palvelutietovaranto on ja mitä hyötyä siitä on? Miten tiedot tuotetaan ja millaisia vaihtoehtoja on tarjolla? Miten kannattaa lähteä liikkeelle? Millaista osaamista tarvitaan tietojen tuottamiseen? Kuinka paljon käyttöönottoon pitää varata aikaa? Mitä ovat tietojen tuottamisen lähtökohdat? Mikä on palvelu ja sen määritelmä? Millaisia asiointikanavia on mahdollista kuvata? Mitä ovat luokitukset ja asiasanat? Miten varmistan asiakaslähtöisyyden? Miten VRK tukee käyttöönottoja?
Esimerkkejä Suomi.fi-palvelutietovaranto on yksi Suomi.fi-palveluista LOPPUKÄYTTÄJÄLLE kansalainen yrityksen edustaja viranomainen Verkkopalvelu Kartat Viestit Tunnistus Valtuudet Maksut Kansalaisneuvonta Yritysneuvonta PALVELUNTARJOAJALLE viranomainen yritys / yhteisö Palvelutietovaranto Palveluhallinta Palveluväylä
Mitä ja miksi Suomi.fi-palvelutietovaranto (PTV) on keskitetty tietovaranto palvelutietojen tallentamiseen, säilyttämiseen ja hyödyntämiseen rajapintojen kautta. Palvelutietovarannon käyttövelvollisuudesta ja -oikeudesta säädetään laissa hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016). Tietojen tuottaminen Palvelutietovarantoon edellyttää käyttöehtojen hyväksymistä ja toimituspolitiikan noudattamista. Palvelutietovarantoon tallennetut tiedot ovat vapaasti kaikkien hyödynnettävissä rajapinnan kautta.
PTV-TIETOJEN HYÖDYNTÄMINEN Palvelutietovaranto on palveluja koskevan tiedon master Palvelutietovarannon taustaa PALVELUT ORGANISAATIOT ASIOINTIKANAVAT VERKKOASIOINTI PUHELINASIOINTI VERKKOSIVU AVOIN RAJAPINTA TULOSTETTAVA LOMAKE PALVELUPAIKKA 5
Kuvaa kerran hyödynnä rajattomasti Hyödyt ja mahdollisuudet NÄKYMÄ KAIKKEEN http://tampereenpalvelut.fi/lapsiperheet/ 6
Kuvaa kerran hyödynnä rajattomasti Hyödyt ja mahdollisuudet AVOIN RAJAPINTA NÄKYMÄ KAIKKEEN
Mitä lisäarvoa tietojen tuottamisesta saa? Asiakaslähtöinen ja yhteinen tapa kuvata palvelut ja asiointikanavat helpottaa loppukäyttäjän asioimista palveluntarjoajien kanssa edistää yhteentoimivuutta Omien palvelujen näkyvyys ja löydettävyys paranee tietojen esittäminen Suomi.fi-verkkopalvelussa www.suomi.fi tietojen esittäminen oman organisaation tai yhteistyökumppanien verkkosivuilla Kokonaiskäsitys omasta palvelutarjonnasta paranee tietojen hyödyntäminen osana palvelusuunnittelua ja -johtamista PTV-tiedot ovat koneluettavaa ja avointa dataa tietojen hyödyntäminen uusissa palveluissa palvelupaikkojen esittäminen Suomi.fi-kartalla kuvaa kerran, hyödynnä rajattomasti!
Tätä Suomi.fi-palvelutietovaranto ei tarjoa Sähköisten asiointipalvelujen tuottamispaikkaa tai lomakealustaa. Mahdollisuutta tallentaa verkko- tai tulostettavia lomakkeita Palvelutietovarantoon. Tietosisällön laatuun liittyviä tarkastuksia. Sisällöntuotanto ja tietojen laadukas ylläpito on tietojen omistajan vastuulla.
Käyttöönoton prosessi PEREHDY JA LIITY ASETA TAVOITTEET MÄÄRITTELE PALVELUT TUOTA TIEDOT YLLÄPIDÄ KIINNOSTUMINEN JA SITOUTUMINEN TOIMINTATAPOJEN MUUTOS MIKÄ ON PTV ORGANISOIDU SELVITÄ NYKYTILA TUOTA TIEDOT HALLINNOI mahdollisuudet hyödyt tehtävät vastuuta resursoi aikatauluta tunnista palvelut varmista tietomallin pakolliset tiedot voisiko asioita tehdä toisin? vaiheista työ priorisoi tuota tieto huolehdi tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta pidä PTV-vastuut ja roolit organisaatiossa selvillä
Käyttöönotto kestää yleensä 3-6 kuukautta PEREHDY JA LIITY 1 pvä - 1 kk ASETA TAVOITTEET 1 vko 1 kk MÄÄRITTELE PALVELUT 1 2 kk TUOTA TIEDOT 1 4 kk YLLÄPITO Jatkuvaa VRK on julkaissut PTV:n käyttöönoton ja ylläpidon työsuunnitelmapohjan (Excel), jota voi vapaasti hyödyntää.
Millaista osaamista käyttöönotossa tarvitaan PTV-yhteyshenkilöllä on tärkeä rooli Palvelutietovarannon omistajana ja muutosagenttina PTV-yhteyshenkilön on hyvä tuntea laajasti organisaation toimintatavat, palvelut ja viestinnän strategiat, koska Palvelutietovaranto on ensisijaisesti organisaation palveluista vastaavien sekä viestinnän työväline. PTV-yhteyshenkilö varmistaa, että organisaatio on sitoutunut PTV:n käyttöönottoon ja tietojen jatkuvaan ylläpitoon. PTV-yhteyshenkilön lisäksi tarvitaan myös PTV-tietojen tuottajat, joita ovat PTVpääkäyttäjät ja PTV-ylläpitäjät. PTV-pääkäyttäjä koordinoi organisaation PTV-tietojen tuottamista ja ylläpitoa sekä hallinnoi organisaation PTV-käyttöoikeuksia. IT on kytkettävä mukaan, jos organisaatio haluaa joko tuottaa tai hyödyntää PTV-tietoja rajapinnan kautta Viestinnällä on PTV-työssä aina merkittävä rooli.
Liittyminen Palvelutietovarannon asiakasorganisaatioksi Liittymistä haetaan toistaiseksi esuomi.fi-sivustolla olevalla lomakkeella ja jatkossa Suomi.fi-palveluhallinnan kautta. Liittyminen edellyttää henkilöiden nimeämistä eri rooleihin sekä käyttöehtojen hyväksymistä Liittymisen jälkeen käyttäjät saavat käyttöoikeudet PTV:hen
Määrittele palvelut ja asiointikanavat Miksi olemme olemassa ja keitä varten? Mitä ovat palvelumme? Miten, mistä ja kuka niitä saa? PTV-tietojen sisältö ja laatu ovat organisaatiomme käyntikortti PTV-tiedot ovat avoimen rajapinnan kautta kaikkien saatavilla ja hyödynnettävissä. Tietoja esitetään mm. Suomi.fi-verkkopalvelussa. Vastuu tietojen tuottamisesta ja ylläpidosta on organisaatioilla. PTV:n käyttöönotto edellyttää viestinnällistä osaamista ja näkemystä.
Tietojen tuottaminen: Käyttöliittymän vai rajapinnan kautta? MANUAALISESTI PTV-KÄYTTÖLIITTYMÄN KAUTTA Selkeä ja ohjeistettu käyttöliittymä PTV-tietojen tuottamiseen AVOIN RAJAPINTA PALVELUTIETOVARANTO KONEELLISESTI RAJAPINNAN KAUTTA Lähde mukautuu PTV:n rajapintaan 15
Mitä tarkoitetaan PTV:n tietosisällöillä ja miten ne liittyvät toisiinsa? PALVELU Palvelun kuvaus, ehdot ja kriteerit, toimintaohjeet ASIOINTIKANAVA Verkkoasiointi ASIOINTIKANAVA Verkkosivu ASIOINTIKANAVA Tulostettava lomake ASIOINTIKANAVA Puhelinasiointi ASIOINTIKANAVA Palvelupaikka ORGANISAATIO Vastaa palvelusta ja/tai tuottaa palvelua Vastaa asiointikanavista (esim. kunta tai virasto) ORGANISAATIO Tuottaa palvelua ja/tai vastaa asiointikanavista (esim. kuntayhtymä, yksityinen palveluntuottaja, yhdistys, toinen kunta/virasto) Tietojen ylläpito ja hallinta PTV-pääkäyttäjä PTV-tietojen ylläpitäjä /virasto PTV-pääkäyttäjä PTV-tietojen ylläpitäjä
Palvelu Palvelu konkretisoituu prosessina, jossa asiakas hoitaa jonkin asian jotain asiointikanavaa käyttämällä. Asiakas on usein aloitteellinen osapuoli. Palvelu voi myös olla organisaation velvoite asiakasta kohtaan asiakkaan velvoite organisaatiota kohtaan esimerkiksi lupa tai velvoite. Tunnista palvelut asiakkaan näkökulmasta. Yksittäisen palvelun pitää olla niin suppea, että voit kuvata sen riittävän yksityiskohtaisesti Palvelutietovarannossa varattuun tilaan. Palvelu ei tarkoita organisaation tehtävää. Palvelutietovaranto ei ole luettelo organisaation tehtävistä, eivätkä kaikki organisaation tehtävät näy palvelukuvauksissa. Esimerkkejä: Verokortti on palvelu, jonka kansalainen saa. Verotus kokonaisuutena on liian laaja yhdeksi palveluksi. Osallistu päätöksentekoon ja lainvalmisteluun on palvelu, jonka asiointikanavana on Otakantaa.fi-verkkoasiointikanava. 17
Asiointikanava Asiointikanava on tapa, jolla asiakas saa palvelun. Palvelulla voi olla useita vaihtoehtoisia tai sarjassa toisiaan seuraavia asiointikanavia. Asiointikanavia ovat verkkoasiointi palvelupaikat verkkosivut puhelinasiointi tulostettavat lomakkeet Kuvaa yksittäinen asiointikanava vain kerran. Kytke asiointikanava tarvittaviin palveluihin. Esimerkkejä: Verkkoasiointi tai lomake ei ole palvelu vaan asiointikanava, joka liittyy palveluun. Verkkoasiointi on kaksisuuntainen asiointikanava, jossa asian voi laittaa vireille tai hoitaa kokonaan. Verkkosivu on yksisuuntainen asiointikanava, joka sisältää esimerkiksi lisätietoja, oppaan, työkaluja, laskureita, hinnaston tai chatin. 18
Palvelun pohjakuvaus Pohjakuvauksia on laadittu kuntien lakisääteisiin tehtäviin liittyvistä tai kuntien muuten yleisistä palveluista (ml. sosiaali ja -perusterveydenhuolto). Kunta tai kuntayhtymä kuvaa palvelun paikalliset tiedot pohjakuvauksen lisäksi. Palvelun pohjakuvaus 19
Käsitteet ja luokitukset Tietojen yhdisteleminen, esittäminen ja hakeminen perustuu metatietoihin Metatietoja ovat Asiasanat Luokitukset Luokituksia ovat Kohderyhmäluokat: Palveluluokat Tilanneluokat Toimialaluokat PTV:n palvelut ja asiointikanavat luokitellaan julkishallinnon palveluluokituksen mukaan. Finto on suomalainen sanasto- ja ontologiapalvelu: julkishallinnon palveluluokitus: http://finto.fi/ptvl/fi/ hierarkia-välilehti 20
PTV-tietojen yhdisteleminen, esittäminen ja hakeminen Palvelutietovarannon taustaa perustuu metatietoihin Tietosisältöjä kuvailevaa ASIASANAT Ontologiakäsitteet eli vakioidut, kansallisiin käsitteistöihin kuuluvat termit META- TIEDOT ESIM. HAKU LUOKITUKSET Palveluluokat Kohderyhmäluokat Tilanneluokat KÄYTTÄJÄ Kun palvelutieto on rakenteista, tilannekeskeistä ja asiakaslähtöisesti kuvattua, käyttäjä löytää tarvitsemansa palvelut Tietosisältöjä ryhmittelevää
Asiakasnäkökulma Asiakas voi olla kansalainen, yritys tai viranomainen Asetu asiakkaan asemaan Käytä selkeää yleiskieltä, vältä hallinnollisia termejä Jos mahdollista, niin pyydä palautetta asiakasnäkökulman toimivuudesta oikeilta käyttäjiltä Laadi palvelukuvaukset asiakkaan näkökulmasta. Kuvaa asiakkaan saamaa palvelua, älä palvelua järjestävää organisaatiota tai sen tehtäviä. Mitä tietoja asiakas tarvitsee saadakseen kokonaiskuvan palvelusta? Miten osaisit itse toimia palvelukuvauksen perusteella? Pohdi palvelukuvauksen hyötyjä kuvaatko palvelun niin hyvin, ettei asiakkaan tarvitse kysyä lisätietoja? Tekstien tulee toimia eri yhteyksissä Kunkin kuvauksen on oltava itsenäinen kokonaisuus. Älä viittaa palvelukuvauksesta toiseen, vaikka ne koskisivat samaa aihepiiriä. 22
Palvelutietovarannon käyttöönottojen ja ylläpidon tuki Väestörekisterikeskus tarjoaa Palvelutietovarannon käyttäjille: säännöllisiä koulutuksia teemoittain sisällöntuotanto, käyttöliittymän käyttö ja rajapinnat jokaviikkoiset PTV-klinikat tiistaisin ruotsinkielinen ja perjantaisin suomenkielinen työpaja-aikoja varattavaksi tarkempaa työstämistä varten tukea sähköpostilla
Hyödyllisiä linkkejä Lisätietoja ja ohjeita Ajankohtaista PTV:n käytöstä ja sisällöistä (linkki) Liittymisohje ja käyttöehdot (linkki) Käyttöliittymän käyttöohjeet (linkki) Toimituspolitiikka (linkki) Arkkitehtuuriin ja rajapintoihin liittyvä dokumentaatio ja linjaukset (linkki) Käyttöliittymän ominaisuudet, versiotiedotteet ja julkaisuaikataulut (linkki) Tietoa PTV:n kieliversioista (linkki) PTV:n käyttöönottoja tukevat koulutukset (linkki) Käyttöönottoprojektin työsuunnitelmapohja (linkki) Lista yhteiskäyttöisistä asiointikanavista (linkki) PTV:n käyttöönottotiimi VRK:lla Yhteydenotot: ptv-tuki@vrk.fi Palautelomake: linkki (käyttöliittymän kehitysideat ja virheet, käyttöönottoja koskeva palaute)
Kiitos! Lisätietoa ja tukimateriaalia: https://esuomi.fi Tutustu jo julkaistuihin PTV-tietoihin: www.suomi.fi ptv-tuki@vrk.fi @suomifi
LIITEMATERIAALIA 1 Esimerkkejä PTV-tiedoista Suomi.fissä
Palvelun tarkenne Kunta / muu toimija tarkentaa ja kertoo, miten palvelu on järjestetty Tietojen tuottaja kuvaa toimintaohjeet, miten palveluun hakeudutaan Pohjakuvaus Tuotetaan ja ylläpidetään suomi.fipalvelun verkko-toimituksessa PTV:hen on tuotettu valmiiksi luokitellut ja asiasanoitetut palvelujen pohjakuvaukset lakisääteisiin tehtäviin perustuvista kuntien palveluista.
Asiointikanavat saa näkyviin valitsemalla kohdan Näin asioit Palvelupaikoista näytetään ensimmäiset. Loput saa näkyviin listattuna ja kartalla (seuraava dia).
Palveluun kytkettyjen palvelupaikkojen esittäminen kartalla
LIITEMATERIAALIA 2 PTV-ylläpitokäyttöliittymä
PTV-ylläpitokäyttöliittymä Käyttöliittymä on suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi ja myös sisältöjä voi tuottaa näillä kielillä.
Käyttöliittymän käyttöohjeet https://esuomi.fi/palveluntarjoajille/palvelutietovaranto/pt v-tietojen-tuottaminen-yllapito-jahyodyntaminen/kayttoliittyman-ohjeet/