Valinnanvapauden kokonaisarkkitehtuuri Projektisuunnitelma. Versio 0.9

Valinnanvapauden kokonaisarkkitehtuuri Projektisuunnitelma Versio 0.9 14.2.2017

Sisällysluettelo 1 Tausta... 3 1.1 Projektin tavoitteet... 4 1.1.1 Sote-uudistuksen ja valinnanvapausuudistuksen vaikuttavuustavoitteet... 4 1.1.2 Projektin konkreettiset tavoitteet ja tulokset... 5 1.1 Sidosryhmät... 7 1.2 Rajaukset... 8 1.3 Riippuvuudet... 8 2 Toteutus... 9 2.1 Kokonaiskuva etenemisestä... 9 2.2 Aikataulu... 10 2.3 Vaiheiden kuvaus... 11 2.3.1 Vaihe 1: Projektin valmistelu ja käynnistys... 11 2.3.2 Vaihe 2: Tarpeiden kartoitus... 12 2.3.3 Vaihe 3: Arkkitehtuurikuvauksen laadinta näkökulmittain... 13 2.3.4 Vaihe 4: Hyödynnettävien ratkaisujen tunnistaminen... 14 2.3.5 Vaihe 5: Kehittämispolun kuvaus... 15 2.3.6 Vaihe 6: Riskianalyysi... 16 2.3.7 Vaihe 7: Projektin loppuraportti ja tulosten julkaisu... 17 3 Resurssit ja kustannukset... 17 4 Organisointi ja projektinhallinta... 18 4.1 Organisaatiokaavio... 18 4.2 Projektinhallinnan periaatteet... 19 4.2.1 Projektin hankinnat... 20 4.3 Riskit ja niihin varautuminen... 20 5 Liitteet... 21 Liite 1. Valinnanvapauden kansallisen arkkitehtuuri - projektiryhmän kokoonpano... 21 Liite 2. Muut projektin yhteyshenkilöt... 22 Liite 3. Riskiarvio-taulukko... 23

Versiohistoria Dokumentti päivitetty Versio Päivitetyt asiat Tekijä 20.1.2017 0.1 Ensimmäinen versio STM:n kalvosarjan pohjalta 6.2.2017 0.3 Kommentit STM, Kuntaliitto, THL ja Salivirta. Kommenttien käsittelyn pohjalta muokattu versio. 8.2.2017 0.5 Täydennyksiä kommenttien pohjalta - mm. aikataulua muokattu ja uusittu toteutus ja aikataulu kuvat. 12.2.2017 0.6 Täsmennetty projektin vaiheistusta aiempien kommenttien pohjalta. Täydennetty nimitietoja. Pientä editointia suunnitelmaan kauttaaltaan. 13.2.2017 0.9 Sote-projektiryhmälle hyväksyttäväksi esitettävä versio. Kelan työryhmä Jari Porrasmaa, Minna Saario Jari Porrasmaa, Esa Tallbacka Jari Porrasmaa Jari Porrasmaa, Esa Tallbacka 14.2.2017 0.9 Suunnitelman katselmointi. Maritta Korhonen 1 Tausta Osana sote-uudistusta julkisten sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisvastuu siirtyy kunnilta ja kuntayhtymiltä 18 maakunnalle 1.1.2019. Maakunnat järjestävät palvelut alueensa koko väestön kannalta tarkoituksenmukaisesti. Hallituksen sote-uudistusta koskeviin linjauksiin sisältyy asiakkaan valinnanvapauden lisääminen sosiaali- ja terveyspalveluissa. Hallitus julkisti 21.12.2016 valinnanvapauslain luonnoksen avoimen lainvalmistelun hengessä. Lakiluonnoksessa esitetään, miten asiakas voi valita palveluja valinnanvapauden piirissä olevista sosiaalija terveyspalveluista. Sosiaali- ja terveysministeriön lakiluonnoksen lausuntoaika käynnistyi 31.1.2017. Ehdotusta tullaan täsmentämään lausuntokierroksen palautteen pohjalta. Laki tulisi voimaan 1.1.2019 ja tuotantovastuu ja varsinainen toiminta tulisi säädetyn mallin mukaiseksi viimeistään vuoden 2021 alussa. Viimeistelty hallituksen esitys on tarkoitus antaa eduskunnalle huhti-toukokuun 2017 aikana. Lakia sovelletaan maakunnan järjestämisvastuulle kuuluvaan sosiaali- ja terveydenhuoltoon. Lakiluonnoksessa esitetään, että asiakkaan valinnanvapauden toteuttamiseksi toteutetaan valtakunnalliset tiedonhallintapalvelut.

Tiedonhallintapalveluihin kuuluvat: 1) asiakkaan valinnan toteuttava palvelu, jonka välityksellä asiakas voi ilmoittautua haluamansa suoran valinnan palvelun tuottajan ja maakunnan liikelaitoksen asiakkaaksi; 2) valinnanvapauden tietopalvelu, jossa on tiedot kaikista valinnanvapauslain mukaisista valinnanvapauspalvelujen tuottajista ja niiden palveluista; 3) tuottajahallintapalvelu, jonka välityksellä tuottajat tekevät ilmoituksia ja jossa on maakuntien hyväksymät palvelujen tuottajat ja tuottajien kanssa tehdyt sopimukset; 4) palvelutuotannon seurantapalvelu, jolla toimitetaan tiedot asiakkaiden saamista palveluista maakunnalle sekä asiakassetelin, henkilökohtaisen budjetin ja maksusetelin antajalle; sekä 5) palvelun tuottajien yhteiskuntavastuun tietopalvelu, jossa ovat tiedot palvelun tuottajan toiminnasta ja taloudesta Hallituksen esityksessä valinnanvapauslaista esitetään, että Kansaneläkelaitos vastaisi lain mukaisiin korvauksiin liittyvän valtakunnallisen maksuliikenteen hallinnoinnista ja teknisestä toteutuksesta. Kansaneläkelaitos toimisi korvausten maksatuksen teknisenä toteuttajana ja vastuu maksujen sisällöstä sekä kohdentumisesta säilyisi maakunnilla. Maakuntien ja Kansaneläkelaitoksen tulisi sopia tarkemmin valtakunnallisen maksuliikenteen hoitamisesta. Kansaneläkelaitoksella olisi oikeus saada maakunnilta ja palvelun tuottajilta maksatuksen hallinnoimiseksi tarvittavat tiedot. Hallituksen esityksessä valinnanvapauslaista esitetään säädettäväksi, että asiakkaan valinnanvapauden toteuttamiseksi toteutetaan valtakunnalliset tiedonhallintapalvelut ja että kaikkien lain tarkoittamien palvelun tuottajien olisi käytettävä näitä tiedonhallintapalveluja. Kansaneläkelaitos toteuttaisi asiakkaan valinnan toteuttavan palvelun. Palvelu toteutettaisiin siten, että sitä voidaan käyttää asiakastietolain 19 :n mukaisen kansalaisen käyttöliittymän (omakanta) yhteydessä. Muiden em. mainittujen tiedonhallintapalveluiden osalta palvelujen toteuttaja määritellään myöhemmin. Valinnanvapauden lainsäädäntötyön yhteydessä ja osin sen tueksi on tehty alustavia hahmotelmia valinnanvapauden tiedonhallintapalvelujen arkkitehtuurista. Työssä ovat olleet mukana Sosiaali- ja terveysministeriö, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos ja Kela. Tämän projektin tarkoitus on jatkaa tätä työtä. Lähdemateriaali: 1.1 Projektin tavoitteet STM:n arkkitehtuuriluonnokset (QPR) Hallituksen esitysluonnos laiksi asiakkaan valinnanvapaudesta sosiaali- ja terveydenhuollossa, 31.1.2017 Palvelusetelikokeilun materiaalit (selvitykset ja suunnitelmat) Kuntaliiton ja STM:n selvitykset palveluseteliohjelmistoihin liittyen Kelan SoTe-arkkitehtuurivisio 1.1.1 Sote-uudistuksen ja valinnanvapausuudistuksen vaikuttavuustavoitteet Sote-uudistuksen tavoitteena on kaventaa ihmisten hyvinvointi- ja terveyseroja, parantaa palvelujen yhdenvertaisuutta ja saatavuutta sekä hillitä kustannuksia. Sosiaali- ja terveyspalvelut pyritään yhdistämään kaikilla tasoilla asiakaslähtöisiksi

kokonaisuuksiksi. Palvelut pitää järjestää niin, että ne ovat oikea-aikaisia, vaikuttavia ja tehokkaita. Samalla tavoitteena on turvata lähipalvelujen saatavuus sekä ihmisiä lähellä tapahtuva päätöksenteko. Valinnanvapauslain tavoitteena on, että valinnanvapaus lisää asiakkaan vaikutusmahdollisuuksia, nopeuttaa palveluun pääsyä ja parantaa palvelujen laatua ja kustannusvaikuttavuutta. Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujärjestelmän toimivuus edellyttää ICT-ratkaisuja, joilla asiakkaiden tietoja voidaan käyttää organisaatio- ja aluerajoista riippumattomasti. Sosiaali- ja terveydenhuollon tiedonhallintaa ja ICT-ratkaisuja suunnitellaan ja ohjataan kokonaisuutena. Kansallista ohjausta ja itsehallintoalueiden välistä yhteistyötä tiedonhallinnassa tulee vahvistaa, jotta nämä tavoitteet voidaan toteuttaa. Sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen tavoitteena on toiminnan muutos, jonka avulla parannetaan palvelujen saatavuutta ja yhdenvertaisuutta. Muutoksen tärkeä väline on digitalisaatio. Jatkossa tietojärjestelmät ja uudet sähköiset palvelut tukevat asiakkaita ja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia mahdollisimman hyvin. Digitalisaation avulla palveluita myös voidaan tuottaa täysin uusilla tavoilla ja tehostaa prosesseja. ICT-ratkaisut ja digitalisaatio ovat välineitä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaiden paremmalle palvelulle sekä hyvinvoinnin ja toimintakyvyn ylläpitämiselle ja kehittämiselle. Sähköisillä palveluilla voidaan myös tukea kansalaisten mahdollisuuksia itse ylläpitää toimintakykyään ja terveyttään. Säädösten valmistelun yhteydessä on tehty arviointia vaikutuksista. Työssä on noussut esille mm. järjestämistehtävän haasteellisuus, monituottajamallin hallintaan liittyvät uudet tehtävät, ohjaustehtävien luonteen muuttuminen, taloudellisten kannusteiden ja markkinoiden muodostumisen ratkaisevuus, sote-integraation ja asiakaskeskeisyyden haasteet sekä tietojärjestelmiin liittyvän kehittämistyön laajuus ja aikataulun haasteellisuus. 1.1.2 Projektin konkreettiset tavoitteet ja tulokset Tavoitteet Tavoitteena on laatia tavoitetilan arkkitehtuurikuvaus, joka kuvaa valinnanvapauden kokonaisarkkitehtuurin käsitteellisellä ja loogisella tasolla. Lisäksi laaditaan kehittämispolku ja valinnanvapauden ICT-toteutuksen riskianalyysi. Arkkitehtuurikuvauksen tulee antaa selkeä kuva valinnanvapauden toimintakokonaisuudesta päätöksentekoa ja tarvittavien ICT-ratkaisujen toimeenpanon käynnistämistä varten. Arkkitehtuurikuvaus kattaa seuraavat kokonaisuudet: periaatteet, toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri. Kokonaisuudessaan huomioidaan sekä ns. suoran valinnan palvelut että muut valinnanvapauden muodot kuten asiakasseteli, maksuseteli ja henkilökohtainen budjetti. Valinnanvapaus huomioidaan toiminta- ja palveluyksikkötasoisena - henkilötason valinnat on mukana projektin laajuudessa, mutta ne koskevat lähinnä tuottajatasoista arkkitehtuuria. Projektin laajuuteen kuuluu myös maakunnan liikelaitoksen ja toimipisteen valintaan liittyvät palvelut. Tarkoituksena on kumota valinnanvapauslain yhteydessä palvelusetelilaki ja tämän muutoksen vaikutukset huomioidaan arkkitehtuurissa sekä kehittämispolussa. Lakiesityksen perusteella vuoden 2019 alussa on mahdollista siirtyä valinnanvapausmallin käyttöön ja maakuntien pitää tehdä tämä viimeistään 1.1.2021. Tietojärjestelmätoteutuksien todellinen käyttöönottoaikataulu riippuu osin maakuntien päätöksistä ja on siten laadittava yhteistyössä maakuntien kanssa. Lain voimaantulon kannalta tiukin tietojärjestelmien kehittämisen aikataulukehys on seuraava:

suoran valinnan palveluiden tuottajan ilmoittautumiseen liittyvät palvelut pitäisi olla valmiina 1.7.2018 (6 kk ilmoittautumisikkuna) välttämättömien suoran valinnan palvelutuottajan ja maakunnan liikelaitoksen toimipisteen valintaan tarvittavien palveluiden pitäisi olla valmiina 1.10.2018 (maakunnan pitää tiedottaa vähintään kaksi kuukautta ennen tuotantovastuun siirtymistä) Tietojärjestelmäratkaisujen tulee taata valinnanvapauden välttämättömien edellytysten täyttyminen: asiakkaat tuntevat oikeutensa valita palveluntuottajat, asiakkailla on riittävästi valinnanvaraa, asiakkaiden saatavilla on vertailutietoa valinnan vaihtoehdoista, raha seuraa asiakasta valitulle tuottajalle. Erityisesti kahden viimeksi mainitun ehdon täyttyminen ei ole mahdollista ilman toimivia tietojärjestelmäpalveluja. Arkkitehtuurityön pohjalta on tarkoitus tuoda linjattavaksi, miltä osin tietojärjestelmäpalveluita rakennetaan kokonaan uusina ja miltä osin pystytään hyödyntämään järkevällä kehitystyöllä olemassa olevia toteutuksia. Lisäksi on linjattava, mitkä palvelut toteutetaan kansallisina ja missä kohdissa ratkaisut voidaan jättää maakuntien vastuulle, jotka voivat hyödyntää niiden toteuttamisessa kunnilta ja kuntayhtymiltä siirtyviä tai markkinoilta hankittavia tietojärjestelmäratkaisuja. Työajatuksena on, että suoran valinnan palveluissa olisi perusteltua pyrkiä jo lähtötilanteessa kansallisesti yhteisiin ratkaisuihin, mikä edellyttää myös uusien tietojärjestelmien toteuttamista. Asiakasja maksusetelitoiminnassa sekä henkilökohtaisessa budjetissa voitaneen ainakin alkuvaiheessa hyödyntää pienellä jatkokehityksellä nykyisiä palvelusetelien ja ostopalveluiden hallintaan käytettäviä sekä muita tietojärjestelmiä. Tulokset Valinnanvapauden kokonaisarkkitehtuurikuvaus (KA-kuvaus) jäsentyy kokonaisuuksiin, joista laaditaan alla kuvattuja käsitteellisen ja loogisen tason tavoitetilan arkkitehtuurikuvauksia. Projektin kuluessa voidaan tarkentaa laadittavia kuvauksia. Periaatteet Projektin ja projektissa laadittavien arkkitehtuurikuvausten tarkemmat rajaukset ja reunaehdot Valinnanvapauden arkkitehtuuriperiaatteet ja -linjaukset Toiminta-arkkitehtuuri Toimintamallikuvaus o Toimijat (esimerkiksi: henkilöasiakas/omainen, palvelun järjestäjä, palvelun tuottaja, valvontaviranomainen, ohjaavat viranomaiset) o Toimijoiden välinen vuorovaikutus Asiakas- ja käyttäjä kuvaus o Toimijoiden palvelupolut /-prosessit o Toimijoiden käyttämät ja tuottamat palvelut o Toimijoiden tuki: ICT-tuki, asiakaspalvelut ja neuvonta Tietoarkkitehtuuri Tietovarantonäkymä Käsitemalli ja keskeisten käsitteiden määrittely Karkea tietomalli Arvio tiedonhallintapalveluiden ja lainsäädännön suhteesta Arkkitehtuurikuvausten välituotoksien kautta arvioidaan valinnanvapauslain kokonaisuutta tiedonhallinnan näkökulmasta (dokumentin havaintoja hyödynnetään säädösvalmistelussa ja toisaalta organisaatioiden lausuntojen valmistelussa) Tämä on väliarvio, jota ei sisällytetä varsinaiseen julkaisuun

Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuurinäkymä o Tietojärjestelmäpalvelut Rajapintanäkymä Riskianalyysi toteutusvaiheen osalta Kehittämispolku Loppuraportti 1.1 Sidosryhmät Karkea Gap-analyysi nykytilaan Kehittämispolku Projektin loppuraportti Sidosryhmäluettelossa on kuvattu projektin toteuttamiseen osallistuvat tahot (joko projektiryhmän kautta tai työpajoihin kutsuttuna) ja muut tuotoksia hyödyntävät tahot. Kunkin sidosryhmän osalta on kuvattu rooli suhteessa projektiin. Sidosryhmä Valinnanvapauden ja palvelusetelikokeilun pilottiprojektit Valvira Sitra Palvelun järjestäjät (Maakuntien esivalmisteluorganisaatiot). Maakunta- ja sotemuutosjohtajien verkosto Palvelun tuottajat (SHPt/kunnat - liikelaitosten ja yhtiöitettävän toiminnan edustajina, yksityiset toimijat) Tietojärjestelmätoimittajat sekä ITkehittämishankkeet (Apotti, UNA). Asiakas- ja potilastieto/palveluseteli/ostopalveluratkaisujen toimittajat Maakuntien ICT-palvelukeskusta ja sotedigi kehittämisyhtiötä valmisteleva työryhmä Rooli Yhteistyökumppani/tuottaa kokemuksia valinnanvapauden toimeenpanosta sekä tarkennettuja vaatimuksia IT-ratkaisuille ja niiden hallintamallille Yhteistyökumppani/ tuottajien rekisteröinti ja valvonta Yhteistyökumppani/kokemukset valinnanvapauskokeilujen tuloksista ja järjestämispiloteista Yhteistyökumppani/hyödyntää lopputuloksia, esittää tarpeita, joita maakunnalla on järjestäjän roolissa suhteessa valinnanvapauteen. Keskeinen/keskeisin ryhmä, jolle projektin tulokset tuovat hyötyä Yhteistyökumppani/hyödyntää lopputuloksia, esittää tuottajien tarpeita valinnanvapauden kansallisille palveluille. Tuottajien rajapintatarpeiden tunnistaminen. Yhteistyökumppani/hyödyntää lopputuloksia. Näkökulmana tietojärjestelmiin tarvittavat muutokset ja toisaalta olemassa olevien tietojärjestelmäpalveluiden hyöyntäminen. Yhteistyökumppani/hyödyntää lopputuloksia. Yhtiö saattaa olla jonkin osakokonaisuuden toteuttaja.

Kela (Kelan etuustoiminta ja Kanta-palvelut) STM THL / SoTe-organisaatiorekisterin ja palvelutietovarannon sekä palveluvaakapalvelun kehittäminen THL / tietojohtamisen tuki ja palvelujärjestelmän seuranta VM / VRK Yhteistyökumppani/osallistuu arkkitehtuurin suunnitteluun. Lainsäädännössä määriteltyjen osakokonaisuuksien toteuttaja. Projektin vastuutaho Yhteistyökumppani/kuvaa organisaatio- ja palvelutietorekisterin sisällön ja suunnittelee hallintaprosessit yhteistyössä muiden organisaatio- ja palvelutietojen hallintaan osallistuvien tahojen kanssa Yhteistyökumppani/ varmistaa, että tarpeet huomioidaan myös näistä näkökulmista. Saattaa olla jonkin valinnanvapauden osapalvelun toteuttaja. Kansallisen palveluarkkitehtuurin hyödyntäminen (palvelutietovaranto, palvelunäkymät, puolesta asiointi, viestit jne.) 1.2 Rajaukset Projektista rajataan pois seuraavat kokonaisuudet: 1.3 Riippuvuudet Teknologia- ja sovellusarkkitehtuuri ja muut tarkemmat tasot jätetään myöhäisempään suunnitteluun ja jatkokehitykseen. Järjestäjien, tuottajien ja käyttäjien neuvontaan ja informointiin liittyvät tukipalvelut on määriteltävä, mutta yksityiskohtaiset kuvaukset rajataan pääosin pois. Mahdolliset valinnanvapausmallin vaikuttavuuden arviointiin ja palveluiden laadunseurantaan tarvittavat kriteerit ja mittarit otetaan huomioon, mutta niiden määrittely on tämän projektin ulkopuolella. Sosiaali- ja terveydenhuoltoon kuulumattomat palvelut, henkilökohtaisen budjetin piiriin kuuluvat ei-sote palvelut huomioidaan tarpeellisessa määrin. Arkkitehtuurin toimeenpanon tuki projektoidaan erikseen. Asiakkuuden hallinta maakunnan tarpeisiin ei kokonaisuudessaan kuulu projektin laajuuteen. Projektilla on riippuvuuksia seuraaviin kokonaisuuksiin: Poliittiset linjaukset valinnanvapausmallista: varmistetaan, että arkkitehtuuri noudattaa näitä, toisaalta tuottaa perusteluja myös linjauksille. Lainsäädännön valmistelutyö ja eduskuntakäsittely. STM:n valinnanvapaus- ja monikanavarahoitustyöryhmän materiaalit ja linjaukset hyödynnetään projektissa soveltuvin osin. Ryhmän asiantuntijoita hyödynnetään toiminnan kysymysten linjauksissa ja projektin työpajoissa. Olemassa olevat valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut ja arkkitehtuurikuvaukset. Valinnanvapauskokeilujen, monituottajamallin, palvelusetelin ja henkilökohtaisen budjetin kokemukset ja tietojärjestelmäratkaisut kunnista ja kuntayhtymistä sekä niiden kokeiluihin osallistuneilta yhteistyökumppaneilta.

Kansalaispalveluiden kehittämishankkeet: ODA ja Virtuaalisairaala 2.0, Hyvis. Näiden kanssa varmistetaan palvelutarpeen digitaalisten toimintamallien ja palveluohjauksen yhteentoimivuus valinnanvapauden palveluiden kanssa. Valinnanvapausmallin vaikuttavuuden arviointiin tarvittavat kriteerit ja mittarit, jotka kuitenkin määritellään tämän projektin ulkopuolella. SoTe-organisaatiorekisterin hallinta -hanke ja sen tulokset Palvelutietojen hallinta: palveluhakemisto, palveluvaaka ja PTV Valinnanvapauden tietopalvelut nykytilassa, esimerkiksi hoitopaikanvalinta.fi Kansallisen palveluarkkitehtuurin palvelut kokonaisuudessaan Maakuntien sote-toiminnan asiakkuudenhallintaa kehittävien projektien kanssa tehdään yhteistyötä, jos sellaisia tunnistetaan työn aikana (VM:n mahdollinen arkkitehtuurihanke jne). Olemassa olevista hankkeista ainakin Una- ja Apottihankkeet. 2 Toteutus 2.1 Kokonaiskuva etenemisestä Projektin toteutus on kuvattu alla olevassa kaaviossa. Tämän luvun aliluvuissa on kuvattu yksityiskohtaisemmin vaiheiden toteuttamista.

2.2 Aikataulu Projektin aikataulu muodostuu valinnanvapauden lakiesityksen pohjalta ja tehtävät rytmitetään lain käsittelyn etenemisen mukaisesti. Projekti tuottaa väliversion valinnanvapauden kokonaisarkkitehtuurikuvauksesta tukemaan eduskuntaan vietävän hallituksen esityksen valmistelua. Projektin tulokset viimeistellään ja julkaistaan riippuen eduskuntakäsittelyn aikataulusta ja käsittelyn yhteydessä syntyneistä tarpeista päivittää arkkitehtuurikuvausta. Projektin tarkistuspisteissä synkronoidaan tuotoksia suhteessa säädösvalmisteluun. Tarkistuspisteissä myös kerätään ohjausryhmälle linjattavia kysymyksiä arkkitehtuurin osalta. Projektissa on tavoitteena muodostaa nopeasti täsmennetty luonnos valinnanvapauden kokonaisarkkitehtuurista (KA kuvaus v0.9). Projektin loppuosuus painottuu kehittämispolun ja hyödynnettävien ratkaisujen analysointiin. Lopullinen tavoitetilan arkkitehtuuri täsmentyy kuitenkin lainsäädönnön myötä ja siksi arkkitehtuurin kuvaaminen jatkuu miltei koko projektin ajan. kuva: projektin vaiheet ja aikataulutus

2.3 Vaiheiden kuvaus 2.3.1 Vaihe 1: Projektin valmistelu ja käynnistys Tavoite: Yhteinen ymmärrys tavoitteista on saavutettu ja projektin toteutus on selkeästi suunniteltu. Projektia on helppo johtaa ja toteuttaa suunnitelmallisesti. Tehtävät: laaditaan projektisuunnitelma, käsitellään ja viedään suunnitelma päätettäväksi ohryyn perustetaan projektiryhmä ja käynnistetään sen toiminta työpaja ja sen valmistelu (projektisuunnitelman esittely, toiminta- ja tietoarkkitehtuurityön alustus) Aikataulu: Vaihe alkaa 16.1.2017 ja päättyy 17.2.2017 Projektisuunnitelman laatiminen 16.1.2017-17.2.2017 Projektiryhmän perustaminen: 23.1.2017-17.2.2017 Organisointi ja työmäärät: Vastuuhenkilö: Jari Porrasmaa, STM Tehtävään osallistuvat Kelan, THL:n ja STM:n nimeämät henkilöt. Projektisuunnitelman laatimisessa avustavat Kela ja Salivirta. STM:n kilpailuttamat KA-konsultit osallistuvat valmisteluun. Kuntaliiton Akusti-foorumi hakee kentän osallistujat projektiin ja Akustifoorumin asiantuntijat kómmentoivat suunnitelmaa. Projektisuunnitelman ja projektiorganisaation hyväksyy: Hankkeen ohjausryhmä Kustannukset: Valmistelu tehdään Kelan ja STM:n sisäisenä työnä, josta ei synny ulkoisia kustannuksia. Lopputuotokset: hyväksytty projektisuunnitelma projektiryhmä toiminnassa

2.3.2 Vaihe 2: Tarpeiden kartoitus Tavoite: Kartoitetaan eri toimijoiden tarpeet liittyen asiakkaan valinnanvapauden toteuttamiseksi rakennettaviin valtakunnallisiin ja maakunnallisiin/ yhteisiin tietojärjestelmäpalveluihin. Huomioitava kaikki valinnanvapauslain sisältämät valinnanvapauden muodot Tehtävät: Käydään eri toimijoiden kanssa läpi heidän tarpeensa valinnanvapauden osalta: - tarvekartoitus lähdemateriaalin pohjalta - yhteinen työpaja: osittain käsitelty valmisteluvaiheessa 6.-7.2. seminaarissa, työpaja järjestetään helmi-maaliskuun vaihteessa Aikataulu: Vaihe alkaa 12.2.2017 ja päättyy 10.3.2017 Organisointi ja työmäärät: Vastuuhenkilö: Jari Porrasmaa, STM Tehtävään osallistuvat kutsuttavien sidosryhmien nimeämät henkilöt projektin ydinryhmän lisäksi. Kustannukset: Työt tehdään osapuolten omana viranomaistyönä, josta ei synny ulkoisia kustannuksia. Konsulttien kustannuksista vastaa STM. Lopputuotokset: Analysoitu ja priorisoitu tarveluettelo toimijoittain.

2.3.3 Vaihe 3: Arkkitehtuurikuvauksen laadinta näkökulmittain Tavoite: Tavoitteena on ymmärtää ja kuvata kansalaisen valinnanvapauden toteuttamisen tavoitetilamalli tarkasteltuna toimintaprosessien, tietotarpeiden sekä tarvittavien tietojärjestelmäpalveluiden näkökulmasta. Keskeiset kokonaisuuteen liittyvät periaatteet tunnistetaan ja dokumentoidaan. Tunnistetaan näkökulmittain periaatteet ratkaisujen hajauttamiseen / keskittämiseen. Tehtävät: Valmisteluvaiheessa tehtyjen arkkitehtuuriluonnosten läpikäynti, täydentäminen, kehittäminen ja mallintaminen. Työpajat: tehtävän käynnistäminen, väliarviointi ja loppuarviointi Antaa palautetta ja mahdollisuuksien mukaan vaikuttaa valinnanvapauslainsäädännön valmisteluun siltä osin kuin se koskee tietojärjestelmäpalveluita sekä toiminta- ja tietoarkkitehtuuria. Aikataulu: Toiminta-arkkitehtuuri 12.2.-18.8. 2017 Tietoarkkitehtuuri 20.2.-18.8. 2017 Järjestelmäarkkitehtuuri 13.3.-30.4. 2017 Yllä olevista valmistuu välituotos keväällä. Välituotoksen valmistuminen sovitaan projektin käynnistysvaiheessa ajankohtaan, jossa siitä on hyötyä säädösvalmistelun kannalta. Työpajat: - maalis-huhtikuu (alustavasti 30.3. tai 4.4.) - toukokuu (alustavasti 10. tai 11.5.) - kesäkuu (alustavasti 13. tai 15. päivä) Organisointi ja työmäärät: Vastuuhenkilö: Vastuuhenkilö: Jari Porrasmaa, STM Työt tehdään ydinryhmän ja konsulttien yhteistyössä. Työpajoihin osallistuvat kutsuttavien sidosryhmien nimeämät henkilöt projektin ydinryhmän lisäksi. Projektiin osallistujilta haetaan aktiivisesti kommentteja välituotoksiin. Kustannukset: Työt tehdään osapuolten omana viranomaistyönä, josta ei synny ulkoisia kustannuksia. Projektiin liittyvien matkojen päivärahoista ja matkustuskustannuksista vastaa kunkin osallistujan työnantaja. Konsulttien kustannuksista vastaa STM. Lopputuotokset: Toiminta-, tieto- ja tietojärjestelmäarkkitehtuuri sekä arkkitehtuuriperiaatteet ja reunaehdot on kuvattu (QPR-kuvaukset sekä niitä tukeva dokumentaatio).

2.3.4 Vaihe 4: Hyödynnettävien ratkaisujen tunnistaminen Tavoite: Tunnistaa olemassa tai työn alla olevat ratkaisut, jotka ovat hyödynnettävissä. Tehtävä : Selvitetään Kelan ja ohjelmistotoimittajien valinnanvapauteen liittyvät ratkaisut ja kehityshankkeet. Aiemmin laaditut selvityksen hyödynnetään ja niissä kerätty tieto jäsennetään tiiviiseen muotoon. Tämän pohjalta laaditaan luettelo vielä selvitettävistä kysymyksistä. Arvioitavien ratkaisujen suhteen syntyy käsitys karkeasta aikataulusta ja tarvittavista muutoskustannuksista valinnanvapauslain edellyttämän toimintamallin tukemiseksi. Myös muut olemassa olevat komponentit, kun Kanta- ja KAPA-palvelut käsitellään uudelleenkäytön maksimoinnin varmistamiseksi. Projektin alussa arvioidaan, onko tarpeen tehdä tietopyyntö tietojärjestelmätoimittajien suuntaan. Jos tämä päätetään toteuttaa, niin tietopyyntö tehtäisiin site, että vastaukset olisivat käytettävissä vaiheen alkaessa. Aikataulu: Vaihe alkaa 8.5.2017 ja päättyy 30.6.2017 Organisointi ja työmäärät: Vastuuhenkilö: Jari Porrasmaa, STM Työt tehdään ydinryhmän ja toimittajien yhteistyössä. Kustannukset: Työt tehdään ydinryhmän sisäisenä työnä, josta ei synny ulkoisia kustannuksia. Konsulttikustannukset katetaan STM:n toimesta. Lopputuotokset: Selvitys hyödynnettävistä ratkaisuista tai huomioitavista kehityshankkeista. Arvio ratkaisujen muutostarpeista, kustannuksista ja aikatauluista karkealla tasolla.

2.3.5 Vaihe 5: Kehittämispolun kuvaus Tavoite: Arkkitehtuurin toimeenpanon suunnittelu karkean kehittämispolun muodossa Tehtävä : Arvioidaan valinnanvapausjärjestelmän nykytilan ja tavoitetilan erot (gap-analyysi). Määritellään hankkeen toteuttamiseen liittyvät kokonaisuudet ja aikataulutetaan ne. Laaditaan tai päivitetään ehdotukset uusista tiedonhallintaratkaisuista/ tietojärjestelmäpalveluista. Selvitetään, mikä osa voitaisiin toteuttaa kokeiluhankkeissa vuosina 2017 ja 2018. Työpaja kehittämispolun viimeistelemiseksi. Aikataulu: Vaihe alkaa 2.5.2017 ja päättyy 17.6.2017 Organisointi ja työmäärät: Vastuuhenkilö: Jari Porrasmaa, STM Työ tehdään projektin ydinryhmän toimesta. Keskeisimmät sidosryhmien edustajat kommentoivat kehittämispolkua työpajassa tai dokumentin muodossa. Kustannukset: Työt tehdään ydinryhmän sisäisenä työnä, josta ei synny ulkoisia kustannuksia. Konsulttikustannukset katetaan STM:n toimesta. Lopputuotokset: Hankkeen toteuttaminen on vaiheistettu ja aikataulutettu.

2.3.6 Vaihe 6: Riskianalyysi Tavoite: Laaditaan riskianalyysi valinnanvapauden toimeenpanosta tietojärjestelmäratkaisujen ja tiedonhallinnan näkökulmasta. Tehtävät: Käydään riskit läpi eri näkökulmista: tietojärjestelmät, toimijat, lainsäädäntö, aikataulu. Tehdään suunnitelma riskeihin varautumisesta. Työpaja. Aikataulu: Vaihe alkaa 14.8.2017 ja päättyy 15.9.2017 Organisointi ja työmäärät: Vastuuhenkilö: Timo Siira, Salivirta. Toteutetaan haastettelemalla keskeisiä sidosryhmiä ja tuottamalla tästä yhteenveto. Projektiryhmä käy tuotoksen läpi ja sitä täsmennetään kommentointikierroksella projektiin osallistuvien asiantuntijoiden toimesta. Kustannukset: Työt tehdään Kelan ja STM:n sisäisenä työnä, josta ei synny ulkoisia kustannuksia. Konsulttityön kustannuksista vastaa STM. Lopputuotokset: Hankkeen riskit on tunnistettu ja ne on huomioitu toteuttamissuunnitelmassa.

2.3.7 Vaihe 7: Projektin loppuraportti ja tulosten julkaisu Tavoite: Tehdään projektin loppuraportti ja kootaan projektin tuloksista kokonaisarkkitehtuurikuvaus. Tehtävät: Aikataulu: laaditaan yhteenveto projektin toteutuksesta, onnistumisesta ja tuloksista valmistellaan valinnanvapauden kokonaisarkkitehtuurikuvauksen julkaisu analysoidaan projektin seurantaindikaattoreiden ja -mittareiden tilanne projektin päättyessä laaditaan jatkosuositus toimenpiteistä, joita projektin jälkeen tulee jatkaa tai käynnistää käsitellään projektin loppuraportti, päätetään projekti ja jatkotoimenpiteet tiedotetaan projektin tuloksista ja jatkotoimenpiteistä työpaja / päätösseminaari Kokonaisarkkitehtuurikuvauksen versio 0.9 27.3.-30.4.2017. Kokonaisarkkitehtuurikuvauksen versio 1.0 15.10.-30.11.2017 Projektin loppuraportti 15.8.-30.11.2017 Organisointi ja työmäärät: Vastuuhenkilö: Vastuuhenkilö: Jari Porrasmaa. Tehtävään osallistuu projektin ydinryhmä ja muut mahdollisesti nimettävät asiantuntijat. Kustannukset: Työt tehdään Kelan ja STM:n sisäisenä työnä, josta ei synny ulkoisia kustannuksia. Lopputuotokset: Projektin loppuraportti ja julkaistu kokonaisarkkitehtuurikuvaus. 3 Resurssit ja kustannukset Projektin kustannukset muodostuvat pääosin ulkoa ostettavasta työpanoksesta ja työpajojen järjestämiskuluista. Kilpailutettuihin KA-asiantuntijoihin käytetään korkeintaan 35 000 euroa ja työpajojen järjestämisen kustannuksiksi on arvioitu 3000 euroa. Projektin kokonaiskustannukset ovat yhteensä 38 000 euroa. (0% alv) Projektiin osallistuvat organisaatiot allokoivat projektiin noin 200 henkilötyöpäivää. Tästä ei synny projektille kustannuksia, työ tehdään virkatyönä.

Taulukko 1. Projektin työmäärät Organisaatio htp STM 27 Kela 50 THL 34 Valvira 9 VM / VRK (Kapan hyödyntäminen) 10 Konsultit 42 Akusti-foorumin nimeämät kunta ja sairaanhoitopiiriedustajat 20 (projekti) + 20 työpajat Yksityisen sektorin edustajat 20 (projekti) + 20 työpajat 4 Organisointi ja projektinhallinta 4.1 Organisaatiokaavio Kuvassa alla on esitetty projektin organisaatiokaavio. Projektin ohjaus jakautuu strategisen tason ohjausryhmään ja operatiivisen tason ohjausryhmään: Sote-projektiryhmä toimii projekti strategisena ohjausryhmänä PJ Tuomas Pöysti

Ohjausryhmä käsittelee projektin käynnistämisen, välituotosten ja lopputuotosten hyväksymisen. Ohjausryhmältä voidaan pyytää linjauksia kysymyksiin, jotka koetaan projektiryhmässä haasteellisiksi tai projektin toteutusta estäviksi. Keskeiset linjattavat asiat viedään ohjausryhmään. Näitä ovat ainakin soten aloittamiseen liittyvien ratkaisujen priorisointi ja vastuu- ja työnjako toimijoiden kesken. Projektissa tuotettava arvio lainsäädännön ja tiedonhallinnan suhteesta käsitellään ohjausryhmässä (yhtenä linjattavista asioista, voi vaikuttaa säädösvalmisteluun). Projektin operatiivinen ohjausryhmä määritellään osana sote-ict-valmistelun projektointia. Projektiin nimetään tiivis ydinryhmä, joka vastaa asioiden valmistelusta ja tulosten viimeistelystä: STM: o Jari Porrasmaa, Minna Saario, N.N. (täydentyy myöhemmin DITIn organisoiduttua) THL: o Anna Kärkkäinen,Riikka Väyrynen, Pia Maria Jonsson (täydentyy) Kuntien, sairaanhoitopiirien ja maakuntien esivalmisteluorganisaatioiden edustajat: o Akusti-foorumi käsittelee ja toimittaa nimet 15.2.2017 Yksityisen sektorin edustajat (2 kpl) o (Hyvinvointialojen liitto, TPL ym, täydentyy) Valvira: o (täydentyy) Kela: o Mikko Poutanen, Marit Skyttä ja Esa Tallbacka o lisäksi hyödynnetään tarvittavia asiantuntijoita STM:n ja THL:n konsultit (Salivirta & Partners): o Marko Jalonen, Timo Siira Taustaryhmät: Osallistuvien organisaatioiden omat taustaryhmät tukevat projektin työskentelyä. Työpajoihin osallistuvat sidosryhmät katselmoivat ydinryhmän valmistelemat kuvaukset toiminnallisesta näkökulmasta. o Palvelusetelikokeiluhankkeiden edustus 4.2 Projektinhallinnan periaatteet Projektin ydinryhmä kokoontuu säännöllisesti projektipäällikön kokoonkutsumana. Ydinryhmän kokouksissa käydään läpi projektin tuloksia ja tuotoksia, käydään läpi projektin tilannekatsaus, poikkeamat ja muutokset, mahdolliset riskit, jatkotoimenpiteet sekä projektin seuraavat toimenpiteet. Palavereissa käytetään etäratkaisuita, jotta osallistuminen alueilta olisi vaivatonta. Jos ydinryhmällä on alatyöryhmiä tms., ne raportoivat tuloksia ja tuotoksia ydinryhmälle. Projektin ydinryhmä raportoi kokonaisuutena sen etenemisestä, suunnitelmien tarkentumisesta ja mahdollisista operatiivisista poikkeamista ohjausryhmälle. Projektin yhteisestä raportoinnista vastaa projektipäällikkö.

Projektipäälliköllä on valtuudet päättää projektia koskevista operatiivisista muutoksista, joilla ei ole merkittäviä vaikutuksia lopputuloksiin. Mikäli muutos on merkittävä vastaa projektipäällikkö muutoksen viestinnästä ohjausryhmälle. Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman päivittämisestä ja muutosten toimeenpanosta päätösten mukaisesti. Projektipäällikön tehtävänä on seurata toimintaympäristöä ja siinä tapahtuvia muutoksia. Projektihallinnassa hyödynnetään Word ja Excel välineitä. 4.2.1 Projektin hankinnat Ministeriö tarjoaa projektille sen tarjoamat tukipalvelut kuten viestintäpalveluita ja tilahallinnan varaukset. Projektinhallinnollisista tukipalveluista kuten kokousten sihteerinä toimiminen ja kokousten järjestelyistä vastaa projektisihteeri. 4.3 Riskit ja niihin varautuminen Riskienhallintaan käytetään Excel-taulukkoa. Riskit käydään lävitse kuukausittain projektiryhmän kokouksissa. Riskien tilanne raportoidaan ohjausryhmälle välituotosten yhteydessä. Projektipäällikkö raportoi ohjausryhmälle erikseen, jos jokin riski vaatii välittömiä minimointitoimenpiteitä.

5 Liitteet Liite 1. Valinnanvapauden kansallisen arkkitehtuuri - projektiryhmän kokoonpano Projektiryhmän jäsen (Organisaatio) Rooli Puhelin ja sähköposti Jari Porrasmaa (STM) Projektipäällikkö +358 295 163 381 jari.porrasmaa@stm.fi Marko Jalonen (Salivirta) Minna Saario (STM) Projektisihteeri Projektiryhmän jäsen. Toimii projektiryhmän puheenjohtajana pp:n ollessa estynyt. marko.jalonen@salivirta.fi minna.saario@stm.fi Timo Siira (Salivirta) Projektiryhmän jäsen timo.siira@salivirta.fi Esa Tallbacka (Kela) Mikko Poutanen (Kela) Marit Skyttä (Kela) Anna Kärkkäinen, Riikka Väyrynen, Pia Maria Jonsson (THL) Projektiryhmän jäsen Projektiryhmän jäsen Projektiryhmän jäsen Projektiryhmän jäsen Jani Jussila (AKUSTI-foorumi) Projektiryhmän jäsen jani.jussila@kuntaliitto.fi NN (Akusti / SHP / kunta) NN (Akusti / SHP / kunta) NN (Akusti / SHP / kunta) NN (Akusti / SHP / kunta) Projektiryhmän jäsen Projektiryhmän jäsen Projektiryhmän jäsen Projektiryhmän jäsen NN (Valvira) NN (VM / VRK)

Liite 2. Muut projektin yhteyshenkilöt Yhteyshenkilön nimi (Organisaatio) Karoliina Ratia (STM) Sanna Leinonen (STM) Rooli Tila- ja kalenterivaraukset, työpajojen organisointiin liittyvä valmistelu Viestinnän yhteyshenkilö Puhelin ja sähköposti

Liite 3. Riskiarvio-taulukko (Skaala: 1=pieni, 2=keskisuuri, 3=suuri) Riski Riskin kuvaus Tod. näk. Vaikutus Riskiluku Toimenpiteet joilla riskiin voidaan vaikuttaa Toimenpiteet riskin toteutuessa Aikataulun venyminen sote-uudistuksen aikatauluista johtuen Projektin aikataulu kytkeytyy vahvasti sote-uudistuksen aikatauluun, joka ei ole varma ja voi venyä. Projektin aikataulu venyy johtuen lakiehdotusten käsittelyyn vaikuttavista hidasteista, eikä tähän voida juurikaan vaikuttaa. Suuri Suuri 9 Kytkentä sotedigi-muutostukeen Riittävä kommunikaatio järjestelmätoimittajien ja tilaajien kanssa. Lainsäädännön valmistelutyön tukeminen arkkitehtuurityöskentelyllä Pidennetään projektin aikataulua tarvittaessa. Projektissa ei löydy yksimielisyyttä Ei löydy yksimielisyyttä kansallisten ja paikallisten/alueellisten toteutusten rajanvedosta. Kansallisten ja paikallisten/alueellisten toteutusten yhteensovittaminen ei onnistu. Keskisuuri Keskisuuri 4 Selkeät kirjaukset lainsäädännössä Tiivis yhteistyö Kelan, maakuntien (SHPt ja kunnat) ja Kuntaliiton kanssa. Kiinnitetään huomioita ratkaisujen yhtymäkohtiin ja rajapintoihin. Toteutusmalli Kansallisten ja paikallisten / alueellisten toteutusten malli ei ole toteuttamiskelpoinen / kustannustehokas. Pieni Keskisuuri 2 Riittävän laaja arviointi kuvatulle arkkitehtuurille. Työpajoissa tapahtuva läpikäynti. Aikataulun venyminen resurssisyistä Osallistujien resurssit eivät riitä tähän, kun muuta kehittämistä on niin paljon. Keskisuuri Suuri 6 Sitoutetaan osallistuvien organisaatioiden johto. Hankkeiden priorisointi, kyseessä lakihanke. Osallistujien töiden priorisointi tai lisäresurssit, viime kädessä aikataulun pidentäminen Aikataulu Suunniteltu malli on liian monipuolinen eikä sen täydellinen toteuttaminen ole mahdollista tavoiteaikataulussa. Keskisuuri Keskisuuri 4 Pyritään tunnistamaan selkeä MVPkokonaisuus, joka täyttää tärkeimmät päävaatimukset. Sisällytetään kehittämiskohteiden priorisointi kehittämispolkuun.