Piirihallitus Pöytäkirja 1 (10) Hallituksen kokous 8/2017 Aika: keskiviikko 20.9.2017 klo 17.00 Paikka: Turun partiotoimisto Läsnä: Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri Maarit Heikkinen alueministeri Marika Hirvonen kasvatusministeri Susanna Koivisto viestintä- ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Miikka Sipilä talousministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 8/17 Maria Ruohola partioneuvos 9 aikana Mirva Matikka partioneuvos 9 aikana Vilhelmiina Lehti HuHu 18 leirinjohtaja klo 17.00-17.30 Mari Kousa- Kuusisto Framil18 klo 19.30-20.00 1. Kokouksen avaaminen Piirinjohtaja avasi kokouksen klo 17.00. HuHu:n ja Porin tapahtuman esittelyt klo 17:00 ja klo 19.30 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos hallituksen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on paikalla. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1.) Hyväksyttiin hallituksen 7/2017 kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja on toimitettu piirihallitukselle ja on julkaistu piirin nettisivuilla. Liite 1. 4. Kokouksen esityslista (liite 2) : Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi.
Piirihallitus Pöytäkirja 2 (10) 5. Saapunut posti (liite 3) : Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi. Edustuksista päätettiin: Paraisten Merikotkat 50v, 23.9.2017 (Ida) Tornikotkat 80v, 1.10.2017 (Marika ja Helena) Ruskon Maunun Partio 40v, 14.10.2017 (Miikka) 6. Ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat Nimitetään ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat. Nimitettiin ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat ao. esityksen mukaan: Talousryhmä: Ville Sahlström KHP, puheenjohtaja Viestintä- ja markkinointiryhmä: Noora Kankare, Mikaelin Sinikellot, YSP-jaoston puheenjohtaja Jarna Pahlberg, Mikaelin Sinikellot, Markkinointijaoston puheenjohtaja 7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus su 17.9. ja toimisto täydentää maanantaina 18.9. Liitteet JÄSENHANKINTA Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset ja päätetään merkitä liitteiden mukaan tiedoksi, joista tärkeimpinä: tilastotyöryhmän kokous kasvusuunnitelman laatiminen kysely lippukunnille (tehty, lähtee piakkoin lippukunnille, muistuttelu lippukuntapäivässä) YHTEISKUNTASUHDE JA KEHITYS Osallistutaan lpk-päivään koulutuksen ja messuständin voimin Turku Pride meni hyvin ja järjestäjiltä saatiin kiitosta organisoitumisesta Seppopäivät tulossa lokakuussa Puhutaan partiosta 15.11 aiheena lasten ja nuorten yksinäisyys Partion Ystävät on nyt lanseerattu L-S Partiosäätiön kanssa perustettu y-työryhmä Adventtikalenteriohje päivitetty, vain pieniä sanamuutoksia Otsolampi soitteli ja juteltiin y-jutuista. Nyt tulikin jo linkki y- traineen hankehakemuksesta. Ehdim me onneksi käsitellä sitä seuraavassa kokouksessa, dead line jo 4.10. Syksyn kokoukset: 26.9, 25.10, 21.11 ja 11.12.
Piirihallitus Pöytäkirja 3 (10) TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO Porin toimiston muutto valmis - tervetuloa Itsenäisyydenkatu 44. Paku hajosi, on korjaamolla - odotetaan korjausarviota toiminnanjohtajien kokous oli 12.9. Piirilehdet Partiolehden väliin? Partion ystävät esittely -> piirit mukaan adventtikalentereiden yritysmyynti Pata-Skagin kokokous -> toimihenkilöpäivät 2018 Tulevaisuusseminaari 23.9. PIIRINJOHTAJAT ALUE Stefan osallistui L-S Partiosäätiön hallituksen kokoukseen Piiri pohtii yhdessä L-S Partiosäätiön kanssa yhteiskuntasuhteita (Stefan + Sanna) Stefan osallistui partion päätöksenteko -työryhmän kokoukseen Jäsenkokouksen delegaatiohaku toteutettiin avoimesti Ida on koonnut toimintasuunnitelman Ida on työstänyt tilastotyöryhmää Piirien johtajat tapaavat vapaamuotoisesti Tulevaisuusseminaarin perjantaina SPH toimitti vastaukset toimintasuunnitelman piirikysymyksiin Toiminnanalojen tiedonsiirto pohdinnan alle miten toimitaan, kun ministerit vaihtuvat SP:n strategiatyöryhmä kokoustaa samaan aikaan, asia etenee vauhdikkaasti Alueryhm än kokous ollut 28. 8., valmentajajaoston (lpk - valmentajat) kokous ollut 11.9. ja eka pestausvalmentajille tarkoitettu laajennettu KR on 18.9.2017 SP:n valmentajavastaava Skype oli 31.8.2017 (meiltä linjoilla 2 hlö), lippukunnille tarjolla Parempi lippukunta - Skypekoulutuksia Lippukunnilla kolohaasteita SRK:ien kanssa: Louhen -Tytöillä Hirvensalossa, Laitilan Eräsisseillä ja Lumikeilla Laitilassa ja ilmeisesti Aurassakin jotain Lippukuntapäivä hyvällä mallilla Ilmosta puuttuivat pari sisutapahtumaa ja Lippis lepää; nyt kaikki tiedot toivottavasti kasassa Sytytyspaloissa käytännön ongelmia; kirjaamisia jäänyt tekemättä/palaute jäänyt antamatta lippukunnille Yhteisen asialistan DL 21.9.2017 SP:n uutiskirje Johtolanka pyydetty kiertämään piirin kautta, jotta siihen voidaan tarvittaessa lisätä omia johtokolmikkoa koskevia juttuja LIPPUKUNTAKOORDINAATTORIN TERVEISET Annika ollut Pohjois-Satakunnan aluekokouksessa kesäkuun lopussa SKV toiminta käynnistyy kolmella ryhmällä; supe, seikkailijat ja tarpojat. Annika on lippukuntaan vielä yhteydessä syksyn mittaan ja kyselee kuulumisia. Elokuun alussa oli Panelian kylätapahtuma (Annika ja Maarit S): näkyvyyttä, kiinnostusta, flyereita ja yleisesitteitä jaettu ja viety
Piirihallitus Pöytäkirja 4 (10) kyläkauppaankin esitteitä. Kaksi yhteydenottoa kiinnostuneilta aikuisilta. Paneliassa info-/rekrytilaisuus 19.9. klo 18, johon Euran Peuroista edustaja tulee mukaan, koska alkava toiminta tulee osaksi Euran Peurojen toimintaa. Juttu Alasatakunnassa 14.9. Yhteydessä Kokemäen vapaa-aikapäällikköön: kaupungilta mahdollista saada esim. tilat toiminnalle. Tulkkilan koululla info/-rekrytilaisuus ti 3.10. Alueen valmentajia kysytty paikalle. TePa:n viimeisiin vaiheisiin saatu selvennystä. Lpk:n toiminta hiipui johtajapulan seurauksena. Lavian kirkkoherralle laittanut spostia, josko srk:n kautta voisi saada jotain apua/tukea toiminnan aloittamiseen. Kirkkoherra on positiivinen ja voi koota porukkaa koolle. Lavian viimeisin lpkj ei ole vastannut spostiin. KorSa:lle apua ja tukea yhdessä lpk -jaoston kanssa. Erityisesti huolena johtajatilanne. Tapaaminen 20.9. Lpk-puhelut käynnissä. KASVATUS Kokous oli 24.8.2017 Kommentoitiin muokattuja ikäkausikohtaisia kasvatustavoitteita SP:lle. Johtajatulilla oli myös työpaja kasvatustavoitteista. Siellä tuli paljon samoja kommentteja kuin Ohjelmaryhmän kokouksessa, mutta myös uusia näkökulmia. Survival-kurssi jouduttiin perumaan vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Myös Kaupunkiretkipäivä Salossa peruttiin, koska Salon alue on samoihin aikoihin ylikuormitettu. Rauman KRP toteutuu kuitenkin suunnitellusti. Lippukuntapäivä: Muutama ohjelman koulutussetti jouduttiin perumaan liian vähäisen osallistujamäärän vuoksi. Lippukunta 2.0 -koulutus toteutuu; osallistujia kolme lippukuntaa. Jaostoilla on hyviä suunnitelmia messupisteilleen. Erittäin hyvältä vaikuttava Arvokeskustelu-materiaali välitetty eteenpäin jaostoille käytettäväksi tapahtumissa ja koulutuksissa. Tsykli-Stopissa oli osallistujia useasta jaostosta. Lapin Partiolaisten järjestämiin Elämys SM-kisoihin on ilmoittautunut tällä hetkellä L-SP:stä 21 vartiota. (Ohjelmaryhmästä kisoihin osallistuu ainakin kolme luottista -> haaste muille ryhmille!) Case Piirisepeli: Pohjoiskulma järjestää toukokuussa 2018. Valmista materiaalia on saatavilla kolmiosaisesta Sepelivinkkivihosta. Seikkisjaosto tukee. Seuraava Ohjelmaryhmän kokous on 4.10.Porissa, uuden toimiston tiloissa. VAPAAEHTOISTUKI (Koulutusryhmä) Kokous 18.9. Ensin Laajennettu KR (kutsuttuina pestausvalmentajat), jonka jälkeen ryhmän oma kokous Laajennetun kuulumiset: paikalla reilut 10 valmentajaa, hyvä henki, paljon hyviä kysymyksiä ja huomioita Lippukuntapäivän 24.9. messut ja koulutukset hyvällä mallilla O365 ja Sharepoint, katsotaan, että kaikki pääsevät Jemman työtilaan ja jatketaan lokakuussa
Piirihallitus Pöytäkirja 5 (10) Arvokeskustelumateriaalit saapuneet, hyödynnetään ainakin pjkursseilla Koulutusten opintopisteet, käytiin läpi tämänhetkinen tilanne KO2.0-webinaarin kuulumiset: edistetään asiaa laajennetussa valiokunnassa Ko-Gi-kurssit 2018 päivitys: tulossa 5 kurssia, kurssinjohtajat valittu, staabirekry meneillään, ilmoittautuminen kouluttautujaksi tammikuun 2018 loppuun mennessä PJ-kurssitilastot kaivetaan esiin ja hyödynnetään syksyn markkinoinnissa + kartoitetaan pj-kouluttautumattomat luottikset Seuraava kokous 11.10. VAPAAEHTOISTUKI (Aikuis- ja luottisryhmä) Edellinen kokous 12.9., seuraava kokous 10.10. Tulevat tapahtumat 24.9. Lippukuntapäivä 7.10. Luottiskoulutus 8.10. Retki Lotikon kellariin (tapahtuma aikuisille) Viestintä Repolaisen jäsennumerossa 4/2017 jutut aikuisten tapahtumista ja mentoroinnista Luottissanomat 3/2017 ilmestyi Re-postiin ja alueiden yhteiselle asialistalle tulossa asiaa Piirin vuosikirjaan tulossa pari aukeamaa ryhmältä Muuta Luottislahjat saapuneet Lippukuntapäivään tulossa ryhmältä messupiste ja koulutuksia Piirirekrystä tehdään somenostoja Luottissemimaarin 2018 suunnittelu aloitettu TALOUS Kummankin projektin ensimmäiset talousarviot on realistisen oloisia. Huhu budjetista heräsi kysymys miten sijainti vaikuttaa kuljetuksien hintaan. Ryhmän uudeksi puheenjohtajaksi nimitettäneen Ville Sahlström VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI 23.9. SP:n järjestämä viestinnän ja markkinoinnin koulutuspäivä, L-SP:stä 7 osallistujaa O365-koulutus 11.11. kaikille luottiksille YSPit tehneet ph-vaaleihin liittyviä videoita, myös joulukalenteri tulossa YSPeiltä Tapahtumista somettamisen vastuut jaettu, somevastuujutut pohdinnassa (instapörssi, instaviikot yms) Facebook-tapahtumia piirin sivuille!! Markkinointijaoston analysointia FB-mainonnasta: - 2 viikkoa hyvä sponssiaika (näkyvyys hieman laski päivittäin, mutta tavoitti yleisöä loppuun asti) - pohdinnassa mainonnan ajankohta: onko syksyn alku hyvä aika markkinoida vai pitäisikö jo aikaisemmin?
Piirihallitus Pöytäkirja 6 (10) 8. Piirin projektit 1: HuHu-leirin tilanne Piirin uutiskirjeet pohdittava: mitkä uutiskirjeet, kuinka usein, mitkä kohderyhmät 2: Päätetiin HuHu18 leiripaikaksi Kullaan metsäopiston alue, Porissa. Päätetiin myös leirin talousarvion raameista. Kuultiin leirinjohtaja Vilhelmiina Lehden raportti valmistelun tilanteesta ja projektisuunnitelmasta ja merkittiin se tiedoksi. Yhteiseen Partioon -hanke: 28.9. hankeskype/leena osallistunut. Piirihankkeista n. yhden sivun kirjoitukset/nostot/tarinat 100uuttatapaa.fi/sivustolle -> meiltä tulee juttu toimintamerkistä, koska emme ole saaneet siihen markkinointitukea SP:ltä merkittävästi. Pohdimme FiSScenin, PäPan ja UPP:n kanssa YV -piirihankkeittemme tärkeimpien asioitten juurruttamista partioarkeen hankevuosien jälkeen -> esitys hankeskypessä 20.9. Parempi lippukunta -verkkokoulutukset: 6.9. Kuinka kertoa partiosta ymmärrettävästi? 21.9 klo 18-19 Miten otan ryhmään mukaan sisupartiolaisen tai muuten tukea tarvitsevan lapsen? Mukana myös meidän partiokamupestimme, 11.10 klo 18-19 Miten teemme lippukunnasta paikan, jossa jokainen saa olla oma itsensä Hyvät aiheet, joita on markkinoitu tosi näkymättömästi. Kaikki max tunnin koulutuk set ovat k atsottavissa jälkeenpäin. L- SP markkinoi koulutuksia kootusti perästä Hankepäivä la 30.9 partioasemalla (Outi, Anna ja Leena) Rautakoulutus, lopulta 32 osallistujaa -> pohditaan YhPan RAUTA-koulutukseen osallistuneitten kesken opitun hyödyntämistä partiossa, kootaan nyt mietteit ä blogikirjoitusta varten Mahdollisuuksien tori (yhteistyössä ViMan kanssa) -> aika vähän väkeä liikkeellä tuolla Lippukuntapäivä, viisi koulutusta; Riehakas ryhmä haltuun, vähävaraisuus partiossa, partiokamu tutuksi, sisupartio tutuksi, parhaimmat partioviittomat 31.10. Valtakunnalliset Seppopäivät (30.10. -3.11.), joissa hanke esillä iltapäivällä toimistolla (koulun kaverikerhokokeilu ja partiokamu) sekä illalla rastikierros hankkeen teemoista ja illan päätös Beetlehemin rauhantulen hengessä Heinänokan laavulla Hankkeen aikana luotujen ja tärkeiksi havaittujen asioiden juurruttaminen toimintaan kuten partiokamun ja Riehakas ryhmä haltuun -koulutuksen piirikoti on uudessa sisujaostossa kuten sisupartion aloittamisen tuki. Lippukuntien monikulttuurisuuden tukeminen? Esteettömyys viestinnässä, tapahtumissa yms? Minkä piiritoimijan tai useamman piiritoimijan alueeseen mikäkin jatkossakin arvokas YhPa-osio kuuluu. Toimija pitäisi saada asap jollain tavalla mukaan. Kirjallinen suunnitelman kehittyy ja sinne vilauteltiin viime kokouksessa myös piirin yhdenvertaisuussuunnitelmaa (ei raskasta vaan ohjaavaa - Allianssi järjestää aiheesta koulutustakin) Puhutaan partiosta -seminaari 15.11. Lasten ja nuorten yksinäisyydesta Yksinäisyydestä osallisuuteen - mitä me
Piirihallitus Pöytäkirja 7 (10) voisimme tehdä toisin? Apulaisprofessori, kasvatuspsykologian dosentti Niina Junttila, Turun yliopisto Merkitään tiedoksi 3: Framil 2018 Kuultiin tapahtumajohtaja Mari Kousa-Kuusiston raportti tapahtuman valmisteluista ja projektisuunnitelmasta ja merkittiin se tiedoksi. 9. SP:n kuulumiset 1: Kehittämistyöryhmien kuulumiset Merkittiin tiedoksi, että Strategia työryhmässä edustaa Ida Arminen, Partion päätöksentekoryhmässä Stefan Stjärnstedt ja Laatutyöryhmässä Maarit Heikkinen 2: Paras vapaaehtoistyö -kysely (Liite 5) Merkittiin tiedoksi liitteenä oleva Sanna Ahtiaisen ja Marika Hirvosen raportti ja keskusteltiin toimenpiteistä 3: PN: Jäsenaloite (Liite 6) Kuultiin Uudenmaan partiopiirin tekemästä jäsenaloitteesta (liite 6), ja todettiin että neuvokset voivat kannattaa sitä. 10. Toimintaohjesäännön tarkistus : Piirihallitus on hyväksynyt piirin toimintaohjesäännön liitteineen kokouksissaan 1/2017 ja 3/2017. Kevään aikana on k uitenkin huomattu tarve muutamille tarkistuksille. Piirihallituksen Driven Toimintaohjesääntö-kansiossa on muokattavat versiot päivitettävistä osioista. Muokattavat dokumentit on nimetty otsikolla PÄIVITÄ! ja löytyvät täältä: https://drive. google. com/drive/folders/0bwztp6mvxwaflu1vmjv6z W o5d00 Päivitettäviä kohtia ovat ainakin (vastuuhenkilö suluissa): - TOS:n kohta 3.2 Kokoukset: muutetaan lause PH:n päätösvaltaisuudesta olemaan sama kuin piirin säännöissä (Maarit) - TOS:n kohta 5 Ryhmät ja jaostot: lisätään kuvaus piirin keskitetystä luottisrekrytoinnista ja sen vastuutahosta (Helena) - TOS:n kohta 6.3 Kasvatuksen toiminnanala / Liite 2 Pestit: lisätään kuvaus sisujaostosta ja sen pesteistä (Hime) - TOS:n kohta 6.4 Viestinnän ja markkinoinnin toiminnanala / Liite 2 Pestit: lisätään kuvaus markkinointijaostosta ja sen pesteistä (Susanna) - Liite 1 Organisaatiokaavio: Lisätään markkinointijaosto (Marianna) - Liite 2 Tunnustuspalkinnot: Tarkennetaan palkinnonsaajan ikärajaa koskemaan hakuajankohtaa (Maarit). Maarit Heikkinen esittelee.
Piirihallitus Pöytäkirja 8 (10) Vahvistettiin toimintaohjesäännön muutokset 11. Lippukuntapäivä 2017 Kuullaan Lippukuntapäivän valmistelusta Päätettiin merkitä tiedoksi lippukuntapäivän valmistelun tilanne 12. Talousasiat 1 Talousarvio 2018, esitys tiistaina 19.9. Talousministeri Miikka Sipila ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila. 2 Keskusteltiin tämän hetkisestä talousarvion tilanteesta ja ohjeistettiin talousministeri ja toiminnanjohtaja stilisoimaan talousarvio. Syyskokoukselle esitettävää talousarviota käsitellään ylimääräisessä kokouksessa tiistaina 3.10. Talouskatsaus touko-elokuun osalta. Päätettiin merkitä tiedoksi talouskatsaus touko-elokuulta. 13. Toiminnansuunnittelu 2018 Käydään läpi toiminnansuunnittelun tilanne. Varapuheenjohtaja Ida Arminen esittelee. Hyväksyttiin piirin toimintasuunnitelma vuodelle 2018 14. Vaalit syksyllä 2018 Lounais-Suomen partiopiirin vaalitoimikunnan raportti syyskokouksen 2018 ehdokastilanteesta. Viestintä- ja markkinointiministeri Susanna Koivisto esittelee Päätös ; Merkittiin raportti tiedoksi.
Piirihallitus Pöytäkirja 9 (10) 15. Syyskokous 2017 1 Lounais-Suomen partiopiirin syyskokouksen järjestelyt. 2 3 4 Kuultiin syyskokouksen järjestelyistä, tilat varattu Salon Lukiolta ja tarjoilut tilattu. Keskustellaan syyskokouksessa mahdollisesti annettavasta julkilausumasta Päätetiin esittää syyskokoukselle julkilausumaa, jos hyvä aihe ilmaantuu. Syyskokouksen esityslistan ja menettelytavan hyväksym inen. Hyväksyttiin liitteenä olevat syyskokouksen esityslista ja menettelytapa. Syyskokouksen työnjako, esittelyt ja niiden valmisteluaikataulu Päätetään tarkemmin seuraavassa kokouksessa 16. Jäsenkokousdelegaatio : Lounais-Suomen Partiopiirin jäsenkokousdelegaatio ylimääräiseen jäsenkokoukseen51 28.10.2017 valitaan syyskokouksessa. Päätetään valintatavasta ja kokouspäivistä. Jäsenkokous materiaalit liitteenä. Päätettiin jäsendelegaatiosta, piirinjohtaja informoi valittuja ja lähettää kokouskutsut. 17. Tilastotyöryhmän katsaus Kuullaan tilastotyöryhmän katsaus Merkittiin Ida Armisen katsaus tiedoksi ja vahvistettiin suunnitelma jatkoa varten. 18. Piirihallitukselle tiedoksi - lippukuntapäivään ilmoittautunut 286 osallistujaa Merkittiin tiedoksi
Piirihallitus Pöytäkirja 10 (10) 19. Seuraavan kokouksen aiheita - käydään läpi piirin joulukorttilistaus - syyskokouksen työnjako ja esitykset 20. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.20 Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri