Avustuspäätöksestä, selvitysvaiheesta sekä avustusten valvonnasta Viivi Lajunen, OKM
Agenda Valtionavustusten valvonnasta Valtionavustuksen saaminen Ajankohtaista huomioitavaa Mitä selvitys sisältää? Kysymyksiä ja keskustelua 2
Valtionavustusten valvonta Valvonnan jakautuminen asia- ja taloustarkastukseen Valvonta on valtionavustuslakiin kirjattu tehtävä Tarkastustoimen yksikkö on osa ministeriön talousyksikköä Pieni, mutta tehokas tiimi Tehtävänä arvioida, että avustus on käytetty valtionavustuspäätöksen ja sen ehtojen ja rajoitusten edellyttämällä tavalla Ministeriön tarkastustoimen lähettämät lisäselvityspyynnöt ovat osa normaalia valvontatyötä 3
Kun saan valtionavustuksen? 4
Valtionavustuspäätös Tutustu huolella päätökseen ja sen liitteisiin Onko päätöksellä viitattu hakemukseen ja sillä esitettyihin kuluihin? Onko kyseessä yleis- vai erityisavustus? Mitä lakia sovelletaan? Mikä on avustuksen käyttöaika Koska avustuksesta tulee antaa selvitys? Tuleeko kirjanpitäjää ohjeistaa? Kuka seuraa hanketta? Mahdollinen palautus 5
Ajankohtaista huomioitavaa Valtionavustusten päivitetty hakuopas on ilmestynyt minedu.fi sivuille. Löytyy välilehden avustukset alta. Kohdennettu yleisavustus edellyttää myös kirjanpitoon oman kustannuspaikan! 6
Päätöksen jälkeen paluu hakemukselle Avustuksen esittelijä on myöntänyt avustuksen hakemuksen perusteella Täten erityisesti erityisavustusten/hankkeiden osalta on aina hyvä palata hakemukselle Huomioitava, että valtionavustuksen saajan tulee viipymättä ilmoittaa ministeriölle muutoksista, jotka koskevat avustettavan hankkeen tai toiminnan toteuttamisen laatua, laajuutta tai rahoitusta. Avustuksen saaja voi hakea käyttötarkoituksen tai käyttöajan muutosta siten että päätös siitä voidaan tehdä ennen avustuksen käyttöajan päättymistä. 7
Huomioitavia asioita (1) Pääsääntöisesti yleisavustuksella katetaan toimintamenot kuten palkat. Erityisavustuksella voidaan kattaa kuitenkin esim. palkkaa, jos palkataan projektityöntekijä extrana tai työajan kohdentaminen on selkeästi todennettavissa (välittömät kulut). Tulojen kirjaaminen Erityisavustuksilla huomioidaan muut tulot. Hankkeeseen saadut muut tuotot kirjattava kustannuspaikalle. Oltava tarkkana myös mitkä tulot kuuluvat varsinaiseen toimintaan (vs. varainhankinta ja sen kulut). Huomioitava myös mahdollinen laskutus muualta, joka pienentää kuluja Liiketoiminnan, varainhankinnan ja yleishyödyllisen toiminnan eriyttäminen Kulujen kirjaaminen onko päätöksellä erityisehtoja? Kulujen kuuluttava hankkeelle käyttöajan puitteissa ja niiden on oltava kohtuullisia ja tarpeellisia (kilpailuttaminen vs. kevyt menettely) 8
Huomioitavia asioita (2) Yhteishankkeet verkoston kesken sovittava roolit tarkasti ja raportoinnissa avattava. Avustusta ei saa jakaa edelleen, ellei päätöksellä ole asiasta mainintaa. Huomioikaa mahdollinen delegointitarve avustushakemuksella ja ilmaiskaa se selkeästi Jos perustuu laskutukseen, niin kilpailutus tulee huomioida Laskennalliset kulut ja tulot eivät hyväksyttäviä (mm. Inkind ja talkootyö) Huom! Talkootyöläisiin voi kuitenkin kohdistua tosiasiallisia kuluja, kuten esim. koulutus Prosentuaalinen avustusmäärä (esim. 60% hyväksyttävistä kustannuksista), raportoitava kuitenkin hankeen toteutuminen 100 prosenttisesti sekä kulujen että tulojen osalta. 9
Selvitysvaihe 10
Selvitys avustuksesta Toimitetaan OKM kirjaamoon, paitsi jos haettu sähköisesti niin selvitys sähköisesti Selvityspäivämäärä esitetty päätöksessä Selvitys per avustus Selvitys muodostuu kolmesta komponentista: 1) selvityslomakkeesta (minedu.fi) 2) kirjallisesta toiminta/hankeraportista 3) Taloudellinen raportointi Mahdolliset erikseen pyydettävät liitteet 11
Missä on syytä olla tarkkana Erityisesti hankkeissa pääkirja siltä ajalta, kuin avustuspäätöksen mukainen käyttöaika Kulujaksotukset kuntoon! Aiheutumisperiaatteet oltava perusteltuja Pienhankintaraja ja muu kilpailutusdokumentaatio Raportissa kerrottu konkreettisesti aikaansaannoksista ja ketkä tekemiseen ovat osallistuneet (esittelijät voivat täydentää..) 12
Etukäteen kysyttyjä kysymyksiä Aineiston säilytysaika 6 vuotta vai muu? Hankkeista syntynyt alijäämä saako esittää yleisavustuksella kuluna? Delegointisopimuksen vastuut Raportointilomakkeista Miksi tarkastusta ei vahvisteta? 13
Kiitos. Kysymysten aika! 14