KOKOUS- & KANNUSTEMATKAT

TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI Lokakuu 2007 KOKOUS- & KANNUSTEMATKAT Seuraava Teemanumero SUUN TERVEYS 27.10. Onnistunut kannustematka sisältää ikimuistoista ohjelmaa Sivu 8 ONNISTUNUT KOKOUS Laajemmat konferenssit ja kansainväliset tapaamiset ovat lisääntyneet ja samalla tarve järjestelyiden laatuun on kasvanut. HOTELLISEKTORIN KEHITYS Hotellisektorilla on nähtävissä voimakasta kasvua. Alalla täytyy kyetä vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin vuorokauden ajasta riippumatta. LAPPI HOUKUTTELEE Manner-Euroopasta tulevat kannustematkailijat ovat löytäneet paitsi eksoottisia luontokokemuksia myös korkealuokkaiseksi kehittyneen palveluinfrastruktuurin. AMMATTILAISMESSUISTA ENEMMÄN IRTI Ammattilaisen avulla tulee messutapahtuma suunniteltua yksityiskohtaisesti budjetoinnista jälkimarkkinointiin. HELSINKI JA SUOMI KÄRKISIJOILLA Viime vuonna Helsinki sijoittui kuudenneksi ja Suomi kahdeksanneksi kansainvälisten järjestökongressien tilastossa. Sivu 4 Sivut 6-7 Sivu 9 Sivu 11 Sivu 14

2 KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT PÄÄKIRJOITUS Lokakuu 2007 TÄMÄ JULKAISU ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI KOKOUS- & KANNUSTEMATKAT Minulle on annettu miellyttävä mahdollisuus kuvata muutamalla sanalla tämän päivän kokousten ja tapahtumien Suomea. Teen sen luettelemalla sarjan positiivisia väittämiä, joita käytämme markkinoinnissamme. Väittämät eivät kuitenkaan ole vain omiamme, vaan myös kokousvieraidemme palautteet ovat ne osoittaneet moneen kertaan todeksi. Suomi kuuluu maailman kokousmaiden kärkijoukkoon. Vaikka sijaintimme on Euroopan perukoilla, meille on helppo tulla. Meillä on korkeatasoiset kokoustilat ja palvelut. Hotellitarjonta on monipuolista ja ravintoloiden kirjo runsas. Etäisyydet ovat lyhyitä ja paikallisliikenne sujuvaa. Luonto, kulttuuri, arkkitehtuuri, design, talvi tai kesän valoisat yöt tarjoavat kokouksille ja tapahtumille sekä niiden oheisohjelmille ainutlaatuiset puitteet. Me tarjoamme seikkailua, kylpylöitä ja retriittipaikkoja eli palveluita, joita trenditutkimusten mukaan kysytään tulevaisuudessa yhä enemmän. Meillä on hyvä maine, koska me osaamme kokousasiat. Me olemme luotettavia, ystävällisiä ja kielitaitoisia. Niin kokouksen järjestäjä kuin kokousvieraskin voivat tuntea olonsa turvalliseksi. Kansainväliset järjestökongressit ovat tärkeä osa kokoustoimintaa. Suomessa niiden kesto on kolminkertainen, koko nelinkertainen ja osanottajien viipymä viisinkertainen muihin kokouksiin verrattuina. Myös taloudelliset vaikutukset ovat moninkertaiset muuhun kokoustoimintaan verrattuna. Ne edistävät tieteellistä tutkimusta ja kulttuurien välistä yhteisymmärrystä. Suomessa järjestettyinä ne edistävät myös paikallisen tietotaidon, palvelujen ja tavaroiden vientiä. Yritykset yhdistävät kannustematkoihinsa yhä useammin kokouksen tai koulutustilaisuuden. Niihin sisältyy selvä business-tavoite. Ajatus on motivoida, vaihtaa ajatuksia ja kouluttaa yhdellä kertaa. Tällaiset tapahtumat edellyttävät suomalaisilta palvelujen tuottajilta aina kekseliäisyyttä ja yllätyksellisiä ohjelmapalveluita. Uskallan myös lopuksi kokouselinkeinomme edustajana väittää, että olivatpa tämän päivän kokoustajan tarpeet kuinka vaativia tahansa, me pystymme niihin vastaamaan. Tuula Lindberg toimitusjohtaja Finland Convention Bureau ry HELSINKI TUKHOLMA LONTOO ZÜRICH MADRID OSLO KÖÖPENHAMINA BERLIINI AMSTERDAM MILANO DUBLIN TALLINNA BRYSSEL NEW YORK WWW.MEDIAPLANET.COM PÄIVÄLEHDEN ULOTTUVUUS JA AMMATTILEHDEN KESKITTYNEISYYS PROJEKTIPÄÄLLIKKÖ: Valtteri Rantalainen, valtteri.rantalainen@mediaplanet.com, 09-56584017 TOIMITTAJAT: Jari Nikkola, Päivi Piispa, Juhani Nurmi, Päivi Remes, Tero Elsilä TUOTANTOPÄÄLLIKKÖ: Nora Helanto, nora.helanto@mediaplanet.com, 09-56584019 GRAAFINEN SUUNNITTELU: Mikko Hänninen, mikko.hanninen@mediaplanet.com SIVUNVALMISTUS/REPRO: HEKU, 010 681 700 JAETAAN TALOUSSANOMIEN VÄLISSÄ: 23.10.2007 LISÄTIETOJA SUOMI MEDIAPLANET OY:N TEEMALEHDISTÄ: 09-5658400 Suomi Mediaplanet Oy, Unioninkatu 18, 00130 Helsinki Seuraava Teemanumero SUUN TERVEYS 27.10. ONNISTUNUT KOKOUS Laajemmat konferenssit ja kansainväliset tapaamiset ovat lisääntyneet ja samalla tarve järjestelyiden laatuun on kasvanut. Sivu 4 Onnistunut kannustematka sisältää ikimuistoista ohjelmaa HOTELLISEKTORIN KEHITYS Hotellisektorilla on nähtävissä voimakasta kasvua. Alalla täytyy kyetä vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin vuorokauden ajasta riippumatta. Sivut 6-7 Sivu 8 LAPPI HOUKUTTELEE Manner-Euroopasta tulevat kannustematkailijat ovat löytäneet paitsi eksoottisia luontokokemuksia myös korkealuokkaiseksi kehittyneen palveluinfrastruktuurin. Sivu 9 KOKOUS -JA KANNUSTEMATKAT ON MEDIAPLANETIN TUOTTAMA TEEMALEHTI JA ILMES- TYY TALOUSSANOMIEN YHTEYDESSÄ 23.10.2007 TA- VOITTAEN 135 000 LUKIJAA. KANNEN KUVA: SWISS-IMAGE.CH LEHTI ON TUOTETTU YHTEISTYÖSSÄ: SISÄLTÖ AMMATTILAISMESSUISTA ENEMMÄN IRTI Ammattilaisen avulla tulee messutapahtuma suunniteltua yksityiskohtaisesti budjetoinnista jälkimarkkinointiin. Sivu 11 HELSINKI JA SUOMI KÄRKISIJOILLA Viime vuonna Helsinki sijoittui kuudenneksi ja Suomi kahdeksanneksi kansainvälisten järjestökongressien tilastossa. Sivu 14 Pääkirjoitus... 2 Huomioita kokouksen onnistumiseksi... 4 Hotellisektorilla satsataan laatuun ja palveluihin...6-7 Luopioisten Säästöpankki suuntaa Saksan-matkalle... 7 Kannustematkalla kokee elämyksiä... 8 Lappi - houkutteleva kohde kannustematkailussa... 9 Onnistunut ja joustava kokousmatka...10 Kokousjärjestelyiden ruokailua varten aikaa ja tilaa...10 Ammattilaismessuista enemmän irti systemaattisella ennakkosuunnittelulla... 11 Viikko-osakkeista vauhtia vapaa-ajan matkailuun... 11 Palvelumuistiot lentoyhtiöiden käyntikorttina...12 Liikelahjojen trendit pätevät kaikkialla maailmassa...13 Matkustusturvallisuutta voi lisätä reilusti muutamin perusparannuksin...14 Helsinki ja Suomi maailman kongressitilaston kärkisijoilla...14 Ymmärrystä vieraaseen business-kulttuuriin...14 Kokous joka on suunniteltu onnistumaan Espoossa, Helsingissä, Oulussa, Turussa ja Vaasassa Challenger 604 Laajarunkoinen liikesuihkukone. Välilaskuttomat lennot kaukokohteisiin. Matkustajapaikkoja 16 18. Businessluokan tarjoilu. Video/Audio Air show, satelliittipuhelin. Liikelento on turvallinen ja nopea tapa tehdä liikematka Liikelento on noussut varteenotettavaksi vaihtoehdoksi yritysten pohtiessa avainhenkilöilleen nopeaa, turvallista matkustusmuotoa ja varmaa perillepääsyä. Joustavasti kaikkialle maailmaan Turvatoimet ja ruuhkat ovat lisänneet lentomatkustamiseen tarvittavaa aikaa. Liikelennolla lähtöselvitys vie 5 min. Aikataulut ja reitit päättää tilaaja. Liikelennoilla voidaan käyttää pieniä kenttiä lähellä matkakohdetta. Euroopassa käytössä on yli 1000 kenttää ja koko maailmassa 9000. Vieraanvaraisuutta sidosryhmille Liikelento sopii erinomaisesti kokous-, messu- ja sidosryhmämatkoille. Se on hyvä vaihtoehto myös esim. metsästysretkille, jolloin matkatavaroiden joukossa on metsästysaseita. Falcon 20 F-5 Mid-size-liikesuihkukone. Välilaskuttomat lennot kaikkiin Euroopan kohteisiin. Matkustajapaikkoja 8-10. Business-luokan tarjoilu, Video/Audio Air show, satelliittipuhelin. Jetflite Oy Siipitie 7, FI-01530 Vantaa, Finland Puh. 020510 1900 - Fax 020510 1901 e-mail: sales@jetflite.fi - www.jetflite.fi Onnistumisen avaimet: auttava henkilökunta, ajanmukaiset kokoustilat, toimiva tekniikka, langaton laajakaista, videoneuvottelumahdollisuus, virkistävät tarjoilut ja 100% asiakastyytyväisyystakuu. meetings.radissonsas.com Espoo & Helsinki 020 1234 700, Oulu 020 1234 730 Turku 020 1234 710, Vaasa 020 1234 720 tai conference.finland@radissonsas.com

4 KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT Huomioita kokouksen onnistumiseksi Vuorovaikutus ja kasvokkaisuuden tarve ei ole vähentynyt teknologian ja etäopetuksen yleistymisen myötä. Laajemmat konferenssit ja kansainväliset tapaamiset ovat lisääntyneet ja samalla tarve järjestelyiden laatuun. TEKSTI: TERO ELSILÄ Lapin yliopiston matkailututkimuksen johtaja V.A. Heikkisen mukaan meillä osataan kokousjärjestelyt hyvin, mutta viiden tähden osaajia on vähemmän. - Huippuseminaariin tarvitaan kokouksen järjestäjän ja yrityksen yhteistyötä sekä perusasioiden tarkistamista yhä uudelleen. Kokouspaikan sijainti, hyvät ja helpot logistiset ratkaisut luovat hyvän kokouksen onnistumiselle pohjaa. Reitti, parkkipaikat, julkisten kulkuneuvojen aikataulut, ja itse kokoustilan helppo löytyminen sekä perusasiat, lämmitys ja valaistus ovat avainasemassa. Tekniikan pitää toimia, jotta esityksissä päästään mutkattomasti esiintyjästä toiseen ilman hässäköitä. - Teknologia pettää lähes aina. Aina tapahtuu jotakin, ja sen vuoksi suunnittelun maksimointi, doublechecking on ainoa tie täydelliseen kokoukseen. tapaamista ja virkistäytymistä varten. - Usein lounas suunnitellaan liian lyhyeksi ja se jää pelkäksi ruuan tankkaamiseksi. Puolestatoista kahteen tuntiin on kansainvälisissä tapaamisissa tavallinen aika lounaalle ja keskusteluille. Esityslistan sisältö rakennetaan samalla tavalla kuin menyy, vireystilan mukaan. Alkuruuaksi virkistävä luento, pääruuaksi räväkkä puheenvuoro, joka johdattelee lounaspöytäkeskusteluihin ja aiheuttaa pulinaa. Jälkiruuaksi jotain erilaista näkökulmaa, makeaa. - Kokouksen järjestäminen on epäonnistunut, jos ruokailu on päivän paras hetki. Jos taas päivän päätteeksi kellään ei ole kiirettä pois, niin sen Menu voi tulkita onnistumiseksi, määrittelee Heikkinen. Irti arjen rutiineista Ilmapiirin luominen ja kokouksen henki onkin se jonka vuoksi vuotuisia hyvin järjestettyjä kokoontumisia odotetaan. Kaikki on otettu huomioon ja harrastettu triple-checkingiä. Toisaalta kokouksista pitää tehdä oppimisen elämyksiä, rutiineista irrottautumista. Osanottajat ovat usein nähneet jo kaiken. - Itse veisin tulevaisuus work-shopin luonnon helmaan, vaikka Mynämotelliin, jossa joutuisi keskittymään teemaan. Heikkinen kertoo järjestäneensä Davosissa ns. kävelykokouksen. - Se toimii pienelle ryhmälle. Rasteilla annetaan tehtävät pohdittavaksi ja kävellään seuraavaan paikkaan, puretaan ajatukset, annetaan seuraavat tehtävät. Näin vaelsimme koko päivän raittiissa ilmassa. Kokouksista elämysmatkailua Kokous, tuotelanseeraus tai asiakastilaisuus ulkomailla? Ajatuksessa ei ole mitään uutta; näitä matkoja on tehty jo maailman sivu. Mutta. Kun tilaisuudesta tehdään elämys, jonka viesti muistetaan pitkään, sitä kutsutaan nimellä concentive. TEKSTI: PETER TAMMENHEIMO Concentive tulee sanoista conference, incentive ja event. Sen ideana on avainkohtaamisten toteuttaminen matkan muodossa. Työn vastapainoksi näille matkoille on lisätty elämyksellistä sisältöä kuten alppivaelluksia, laskettelua, sukellusta tai syvänmerenkalastusta; kaikkea maan ja taivaan väliltä. Kirjaimellisesti. Sen lisäksi, että ammattitaidolla suunniteltu concentive-matka on paitsi täyttä elämystä ja bisnestä, se, on myös kustannustehokas vaihtoehto myyntiin ja markkinointiin tai asiakassuhdeiden hoitoon. Matkoille osallistuu keskimäärin 15 20 henkilöä, ja hintahaitari henkeä kohden liikkuu 2000 ja 3500 euron välillä. Otetta ja osaamista Concentive-matkojen järjestäjänä edelläkävijä Suomessa on markkinointitoimisto Expology. Konseptin ovat suunnitelleet toimitusjohtaja Mika Lehtinen, 48 ja projektikoordinaattori Tuomas Lappalainen, 26. Työn ulkopuolella miesten intohimoja ovat vahvasti elämykselliset urheilulajit. Tyypillisellä concentive-matkalla kokous ja viestinnällinen sisältö sekä aktiviteetit mahtuvat muutamaan arkipäivään; matkaan lähdetään keskiviikkona ja palataan lauantaina. Majoitus on tasokas ja aktiviteetit muistetaan pitkään. Matkanjohtajana toimiva Expologyn koordinaattori huolehtii kaikista käytännön järjestelyistä ja palvelee asiakasta vuorokauden ympäri. Kumppanuus on meille keskeinen arvo. Se tarkoittaa sitä, että työskentelemme yhdessä asiakkaiden ja alihankkijoiden kanssa yhteisen tuloksellisen päämäärän saavuttamiseksi, Mika Lehtinen toteaa. Asiakkaan hyöty maksimoituu, kun hän voi matkalla keskittyä liiketoimintansa kannalta olennaiseen eli kanssakäymiseen oman kohderyhmänsä kanssa. Kokemukset tähän mennessä järjestetyiltä matkoilta ovat erittäin hyviä. Asiakaspalaute on ollut poikkeuksetta positiivista. Concentive-matkan tilanneet yritykset ovat kaikki kokeneet sen joko vahvistaneen myyntiä tai lujittaneen asiakassuhteita, Tuomas Lisätietoja: www.expology.fi tai info@expology.fi Expologyn Mika Lehtinen ja Tuomas Lappalainen uskovat concentive-matkoihin avainhenkilöiden kohtauspaikkoina. Avaimia onnistumiseen Ajankäytön tehokkuudella on merkitystä, kun kokouspaikalle saavutaan kaukaa. Kokoukset voivat olla intensiivisiä. Kääntöpuolena on joustavuus. Kokouksia järjestetään ja perutaan lyhyelläkin varoitusajalla. Alkuruoka Pääruoka Jälkiruoka Virkistävä luento Räväkkä puheenvuoro Erilaista näkökulmaa Aina tapahtuu jotakin, ja sen vuoksi suunnittelun maksimointi, double-checking on ainoa tie täydelliseen kokoukseen. Tehokkuus ei saa kuitenkaan johtaa liian tiiviisiin päiviin. Tauot ovat ihmisten MERIKOKOUS KAIKILLA HERKUILLA Kaikki järjestelyt tiloista toimintaan koko Lappiin yhdestä numerosta! Tärkeisiin tapaamisiin On totta, että Lapissa ajatuksille on enemmän tilaa. Mutta kun olet järjestämässä tilaisuutta, jossa tehdään tärkeitä päätöksiä, mukana on tärkeitä ihmisiä ja tavoitteet ovat selkeät, osa ajattelutyöstä kannattaa jo etukäteen siirtää Lapland Hotelsille. Onnistuneen kokouksen kruunaa illallinen hyvässä seurassa. Kerro ryhmäsi yksilölliset toiveet ja pyydä tarjous. HELSINKI TUKHOLMA alk. 134 / hlö TURKU TUKHOLMA alk. 48 / hlö Sis. majoituksen, aamiaiset ja ruokailut sekä kokoustilat Rakennamme ohjelmallisen kokonaisuuden asiakastilaisuuteen, kokoukseen tai virkistyspäivään lähtien aina tapahtumalle asetetuista tavoitteista. Näin päivästä rakentuu lappilaiseen tapaan elämyksellinen, mutta niin että mukavien muistojen ohella kotiin lähtee myös hyviä päätöksiä. Viininmaistajaiset 22 / hlö. VIKING KOKOUS - arjen yläpuolella - Tutustu monipuoliseen tarjontaamme osoitteessa Lappiin.fi. Rovaniemi - Ylläs - Levi - Olos - Pallas - Hetta - Saariselkä - Kilpisjärvi www.vikingline.fi/ryhmat Hki 09-123 571 Tku 02-333 1332

6 KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT 7 KUVA: JIM DELILLO Luopioisten Säästöpankki suuntaa Saksan-matkalle Hotellisektorilla satsataan palveluihin ja laatuun Hotellisektorilla Suomessa on ollut nähtävissä voimakasta kasvua. Alalla täytyy kyetä vastaamaan asiakkaiden erilaisiin tarpeisiin, vuorokauden ajasta riippumatta. TEKSTI: JUHANI NURMI Hotellisektorin kehitys on ollut viime vuosina hyvä. Alalla on tapahtunut viimeisen 2-3 vuoden aikana voimakasta kasvua, samalla kun hintakehitys on ollut myönteistä. Kansainvälinen talouskehitys on tehnyt Suomesta erityisen mieluisan käyntikohteen myös ulkomaalaisille. vostavat lisäksi suuresti Suomen turvallisuutta. Näen kuitenkin sektorin kasvuvauhdin hidastuvan lähivuosina. Samanlaista kehitystä on ollut nähtävissä myös Ruotsissa. Uskon, että käyttöaste ainakin pääkaupunkiseudulla, jossa tarjonnan kasvu on selvästi voimistumassa, notkahtaa ensi ja sitä seuraavana vuonna. luku on jäänyt 50 prosentin alapuolelle. Vielä tänä vuonna käyttöaste sekä pääkaupunkiseudulla että muualla maassa nousee viime vuodesta. Ruokapalveluja yökyöpeleille TEKSTI: PÄIVI PIISPA Hotellisektorilla myös asiakkaiden Luopioisten Säästöpankki vie työnte- tarpeet muuttuvat koko ajan. Tekniikan kehittyessä asiakkaat vaativat esim. yhä nopeampaa langatonta laajakaistayhteyttä huoneissa. Myös ruokapalveluja on kehitetty entisestään. kijänsä ja hallintohenkilöstönsä ensi pääsiäisenä Saksaan. Kyseessä on vuosittainen kannustematka, joka tehdään tänä vuonna poikkeuksellisesti ulkomaille. Noin 60 matkustajaa tutustuu Reinin alueen linnoihin ja viinitiloihin. Kyseessä on virkistysmatka, jonka toivotaan tuovan uutta työvirettä ja motivaatiota. Meillä on kahdeksan konttoria Tampereen seudulla ja lähialueella, joten työntekijämme eivät näe päivittäin toisiaan. Siksi on hyvä, että henkilökunta pääsee viettämään vapaaaikaa yhdessä ja keskustelemaan aivan eri tavalla kuin työaikana, pankinjohtaja Jouni Salonen kertoo. - Meille on tärkeää, että kaikki mivaikka uusia hotelleja on rakennettu Tutkimuspäällikkö Heikki Lankinen Matkailu- ja Ravintolapalvelut ry:stä sanoo, että peräti 29 prosenttia hotelliyöpymisistä viime vuonna olivat ulkomaalaisten tekemiä. Hän uskoo 30 prosenttia menevän rikki jo tänä vuonna. Luopioisten Säästöpankki tekee virkistysmatkan Reinin alueelle. Valtakunnallisen ryhmämatkapalvelun CharterFinlandin kautta löytynyt saksalainen yhteistyökumppani on säästänyt aikaa ja hermoja. jatkuvasti ympäri maatamme, Heikki Lankinen uskoo, että lyhytaikaisia ruuhkahuippuja hotelleissa tulee silti olemaan. Kansainväliset kongressit ja urheilutapahtumat pistävät usein hotellikapasiteetin äärimmilleen. tä vieraamme tarvitsevat, on mahdollisimman helposti saatavilla. Varmistamme näin myös, että vieraamme saavat tuoretta, hotellissa tuotettua ruokaa 24 tuntia vuorokaudessa, vaikka huonepalvelu olisikin jo suljettu, Scandic Hotelsien ravintolatoimenpäällikkö Ville Ikonen sanoo. - Tällä alalla ei voi teollisuuden tapaan Turvallinen hotelliyöpyminen on valttia - Hinta-laatusuhde on hotelleissam- me hyvä. Ulkomaalaiset asiakkaat ar- tuottaa varastoon, vaan myös alikapasiteettia esiintyy välillä. Pääkaupunkiseudulla on pysytelty viime vuosina selvästi yli 60 prosentin huonekäyttöasteessa, kun muualla maassa vastaava Kohti vihreämpiä arvoja Myös terveysnäkökulmiin ja vihreisiin arvoihin kiinnitetään suomalaishotelleissa yhä tarkempaa huomiota. - Meille ympäristöasioiden noudat- taminen on kunnia-asia, ja uskallan väittää, että ne on hoidettu organisaatiossamme poikkeuksellisen laajalla skaalalla. Olipa kyse vaikkapa ruokalistan valmistusmateriaalista tai kokouslistan kynistä, kierrätyksestä pidetään aina kiinni, Ville Ikonen lupaa. KUVA: SCANDIC HOTELS OY 29 prosenttia hotelliyöpymisistä viime vuonna olivat ulkomaalaisten tekemiä. 30 prosenttia Salonen toivoo matkalta myös uusia nä- uskotaan menevän rikki jo tänä vuonna. kemyksiä ja toimintatapoja. Siksi ryhmä vierailee paikallisessa Säästöpankissa. Kokous merinäköalalla Onnistunut kokous vaatii hyvät puitteet ja kattavat palvelut sekä laivalla että Tallinnassa. M/s Nordlandia on toimiva paikka kokoukselle. Kokouspäivän käynnistää meriaamiainen uusitussa EckeröBuffet -ravintolassa. Matkalla Tallinnaan on runsaasti aikaa perehtyä päivän aiheeseen ja vierailu maissa suo osallistujille virkistävän tauon. Yhteisen illan päätteeksi nautitaan aimo annos viihdettä sekä herkullinen illallinen. Ryhmämyyntimme järjestää kaiken tarvitsemasi myös Tallinnassa; saat kauttamme liput vaikkapa teatteriin tai oopperaan. PÄIVÄKOKOUSPAKETTI alk. MYYNTIPALVELU puh. (09) 2288 540, fax. (09) 2288 5333 www.eckeroline.fi Mukavampia matkoja hlö Hinta sisältää päiväristeilyn, kokoustilan käytön (2 x 3,5 h), kahvitorin menomatkalla kokoustiloissa. Minimi 15 henkilöä. Alkaen-hinta on voimassa 29.2.2008 asti. Lisämaksusta ateriat laivalla. SOKOS HOTEL VIRU alk. TARJOUSPYYNNÖT ryhmat@eckeroline.fi 35 49 hlö Hinta sis. laivamatkat meno paluu kansipaikoin, majoituksen Viru Class 2-hengen huoneessa/vrk/hlö sisältäen ja hotelliaamiaisen. Minimi 10 henkilöä. Alkaen-hinta on voimassa 2.1. 20.3.2008. Lisämaksusta kokoustilat ja ateriat sekä laivalla että hotellissa. On tärkeää vaihtaa ajatuksia ja kokemuksia ulkomaisten kollegojen kanssa, Salonen sanoo. Varmuutta järjestelyihin me kotimaan ryhmämatkailun parissa, kansainvälisen yhteistyön myötä meidän kauttamme löytää yhteistyökumppaneita nyt myös ulkomailta, CharterFinland Oy:n toimitusjohtaja Irmeli Jokilampi sanoo. Apuna Luopioisten Säästöpankin matkan järjestämisessä on ollut CharterFinland Oy. Poikkeuksellisesti yritys on auttanut ulkomaanmatkan järjestelyissä, vaikka yleensä se keskittyy kotimaan ryhmämatkailuun. Palvelun kautta löytyi saksalainen yhteistyökumppani Eberhardt-Reisen GmbH, joka CharterFinlandin tavoin kuuluu kansainväliseen tilausajo-operaattoreiden verkostoon Global Passenger Networkiin. Charterfinland.com-sivusto palvelee kaikissa kotimaan ryhmämatkailuun liittyvissä asioissa: palvelusta löytyvät niin kuljetukset, majoitukset, ruokailupaikat kuin käyntikohteetkin. Vaikka pääasiassa toimim- Pari vuotta sitten tehdyn Itä-Euroo- pan matkan Luopioisen Säästöpankki järjesti kokonaan itse. Salonen kertoo, että vaikka kaikki järjestelyt ja varaukset hoituivat periaatteessa internetin kautta, järjestäjillä oli epävarma olo siitä, ovatko varaukset varmasti kunnossa. Kielitaitoinen ja asiantunteva yhteistyökumppani Saksan päässä takaa sen, että meillä on majoitukset, ruokailut ja kuljetukset aina kunnossa. 60 hengen ryhmän majoituskin voisi olla ongelma, jos sen joutuisi järjestämään nopeasti paikan päällä. Lisäksi säästämme paljon aikaa ja työtä, Salonen sanoo.

8 KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT KUVA: SWISS-IMAGE.CH 9 KUVA: LAPLAND HOTELS Lappi - houkutteleva kohde kannustematkailussa Lappi on korkeassa kurssissa kansainvälisen incentivematkailun saralla. Manner-Euroopasta tulevat kannustematkailijat ovat löytäneet Lapista paitsi eksoottisia luontokokemuksia myös korkealuokkaiseksi kehittyneen palveluinfrastruktuurin. TEKSTI: JARI NIKKOLA Kannustematkalla kokee elämyksiä Kannustematka on oivallinen tapa kohentaa yrityksen henkilökunnan motivaatiota ja henkistä jaksamista. Matkan tavoite on innostaa työntekijää uusiin huippuihin. kannata lähteä luomaan turhia odotuksia, mutta unelmaa matkasta on silti tärkeää pitää yllä, Heinaro tähdentää. Ainutlaatuisia elämyksiä TEKSTI: JUHANI NURMI Palkintomatkoja on tehty Suomessa hamasta 70-luvusta saakka, mutta viime aikoina on alettu korostaa matkojen kannustavaa vaikutusta. Käyttämällä tällaisen matkan mahdollisuutta porkkanana, yritys voi kannustaa työntekijöitään ja kumppaneitaan tekemään parempaa tulosta esimerkiksi matalasesonkina. Fincentive House Oy:n toimitusjohtaja Timo Heinaro on ollut järjestämässä kannustemat- koja useilla eri mantereilla. Heinaron mielestä kannustematkat ovat oivallinen tapa kohentaa työntekijöiden motivaatiota ja palkita heitä hyvistä aikaansaannoksista. - Harva asia on yhtä mukava kuul- la asiakkaalta, kuin että matka erottui positiivisesti joukosta ja että väen kannatti nähdä kaikki vaiva sen eteen. Kuka tällaiselle matkalle lähteekin, hänen on kuitenkin hyvä tietää jo etukäteen matkan tavoite. Ei Kannustematkalle lähtevälle on usein erityisen tärkeää, että matka ja sen ohjelma ovat uniikkeja. Vaikka ei lähdettäisikään Keski-Eurooppaa tai naapurimaata pidemmälle, kannustematkalla osallistutaan johonkin, mitä ei olla koskaan aiemmin nähty tai koettu. Ja mihin ei luultavimmin edes tarjoudu toista mahdollisuutta. - Kansainvälisen verkostomme ansiosta voimme tarjota yritysasiakkaillemme jatkuvasti jotain ainutlaa- Sveitsin Schilthornissa voi tutustua vuoren huipulla sijaitsevaan hotelliin, jossa kuvattiin James Bond -elokuvaa Hänen majesteettinsa salaisessa palveluksessa (1969). tuista. Kannustematkassa voi olla kyse vaikkapa Valloitetaan Karjala takaisin tyyppisestä maastoautosafarista venäläisillä maastoautoilla Carelia Trophy -tyyliin. Tai tehdä 70-luvun Keihäsmatkojen retrohenkinen uusinto Mallorcalle, rantaolympialaisineen ja sikajuhlineen. Unohtumaton kokemus on myös talvinen matka Sveitsin Grindelwaldiin Eiger-vuoren kupeeseen, missä lasketaan Euroopan pisintä luonnonmukaista kelkkarataa pilkkopimeässä, Heinaro kertoo. Kova työ ansaitsee tunnustusta Matkan rahallinen arvo ei ole kaikkein tärkein kannustin, sisältö rat- kaisee. Budjetin suuruus kuitenkin määrittelee kannustematkan raamit, joiden puitteissa matka räätälöidään kohderyhmän aaltopituudelle sopivaksi. - Yksi vahvuus Lapille on se, että täällä on tehty näitä asioita jo pitkään, osaaminen on vakiintunutta. Pystymme täyttämään vaativimmankin asiakkaan toiveet, Lapland Hotels & Safarisin myyntijohtaja Tarja Aho uskoo. Kannustematkailija voidaan Lapissa viedä ääriolosuhteista toiseen, mikä on yksi alueen keskeisistä kilpailuvalteista. - Luonnonläheisyys korostuu kohteissa ja aktiviteeteissa. Toisaalta toimintaa järjestyy myös Rovaniemellä, joka tarjoaa urbaanin kaupungin sykettä, ollen kuitenkin vain minuuttien päässä koskemattomasta luonnosta, Aho muistuttaa. - Mielenkiintoisia vaihtoehtoja Rovaniemelle ovat esimerkiksi Saariselkä, jossa Lapin tunturimaisemaan sekoittuu tuulahdus jäämeren arktis- ta eksotiikkaa sekä Olos, joka on luksusluokan palveluiltaan erinomainen incentive-kohde. Yhteistyössä palasista rakennetaan asiakasta maksimaalisella tavalla palveleva kokonaisuus. - Koska tarkoitus on todellakin palkita työntekijöitä heidän tehokkuudestaan tai tuottavuudestaan, kiinnitetään matkojen suunnitteluun paljon huomiota. Jokainen matka on ainutkertainen kokemus, toista samanlaista ei ole. Emme myy pussista suoraan valmiita ratkaisuja, Aho naurahtaa. Incentive-matkailu on koko Suomea- Eurooppalainen invaasio tulee Lap- piin Ahon mukaan pääosin Saksan ja Espanjan alueelta sekä Beneluxmaista. Finnish Convention Bureaun vuonna 2005 tekemän tutkimuksen mukaan 65 prosenttia ryhmistä sisällytti palkitsemismatkaansa joko koulutusta tai kokouksia. - Joillekin palkitsemismatkassa tärkeintä on hyvä ruoka ja tasokas majoitus, toiset haluavat myös oppia matkan aikana jotakin. Erilaiset team building -sessiot ovat meille arkipäivää, Aho toteaa. Palkitsemismatkat aloitetaan usein ennakkokäynnillä kohteeseen. Asiakkaan agentti tarkastaa palveluntarjoajan kanssa kohteen ja sen palvelut. kin koskien merkittävä taloudellinen ilmiö. Alueellisesti Lappi ja Uusimaa ovat sen tärkeimmät kohteet. FCB:n tutkimuksessa kannustematkailun kokonaisliikevaihdoksi laskettiin 31.6 miljoonaa euroa vuonna 2005. Ulkomailta tulevan rahan osuus arvioitiin 43 prosentin suuruiseksi. Yritysten panostukset kannustematkailuun vaihtelivat ääripäissä muutamista tuhansista euroista miljooniin euroihin. - Yksi tulevaisuuden trendeistä alalla on satsaaminen pienen ryhmän exclusive-palveluun. Toisaalta kasvava ilmiö on ryhmäkokojen suureneminen, jolloin ohjelmien hintatasoon ja sisältöön täytyy kiinnittää entistä - Paikkoja riittää maailmalla liki lo- puttomiin, ja kovasti töitä paiskivat ihmiset ansaitsevat aina tunnustusta työnantajiltaan. Kannustematka tarjoaa unohtumattoman tilaisuuden toteuttaa uniikin unelman. Se taas motivoi ihmisiä ponnistelemaan enemmän, jotta tuolle matkalle pääsisi. Mielestäni onnistunut kannustematka sisältää ikimuistoista ohjelmaa, mutta jättää myös tilaa omalle ajalle. Tuleehan itse matkaelämyksen olla sekä haaste että nautinto. 5VOOFMNJFO TJOGPOJBB t.blvkfo UBJEFUUB t -VPOOPO JOTQJSBBUJPUB Incentive-matkailu on koko Suomeakin koskien merkittävä taloudellinen ilmiö. Kuvassa Ravintola Olos Polar Kota. enemmän huomiota, Aho ennakoi. Lapland Hotels & Safaris tarjoaa alan monialayrityksenä avaimet käteen -palveluja, jotka ovat helposti räätälöitävissä oman ryhmän tarpeiden mukaiseksi. Tämä koskee esimerkiksi majoituksen, ravintoloiden, kokoustilojen, kuljetusten ja ohjelmien valintaa. Alan jatkuvuutta pohjoisella alueel- la pohjustaa Lapin yliopiston vahva tutkimusperinne matkailuun liittyen. Nuoret opiskelijat pääsevät alaan kiinni lopputöidensä parissa ja käytännön oppimista voidaan toteuttaa aidoissa olosuhteissa sesonkitöinä. Lopputuloksena on hyvin organisoitu matkailunala, jolle on tutkimusennusteissakin nähty merkittävää kasvua tulevaisuudessa.

10 KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT 11 KUVA: LYA CATTEL Uusista kokouskohteista suosittelen erityisesti Islantia. Onnistunut ja joustava kokousmatka Onnistuneen kokousmatkan järjestämisessä riittää aina haasteita. Huolellinen suunnittelu ja oikeat varotoimenpiteet auttavat kuitenkin matkan onnistumisessa. TEKSTI: JUHANI NURMI Jokainen tärkeää kokousmatkaa suunnitellut tietää, kuinka haastavaa se voi olla. Moni pieni asia saattaa mennä pieleen itse toteutuksessa, ellei esim. kulttuurieroja ja muita detaljeja ole otettu huomioon. HRG Nordicin, Events & Meetings Management osaston myyntipäällikkö Reima Ahola sanoo, että vaihtoehtoja on monia. - Logistiikka, majoitus ja lentokentän sijainti suhteessa kokouspaikkaan tulee tarkkaan miettiä järjestettäessä kokousta ulkomailla. Lentokenttähotelli on vaivaton ratkaisu kokoukselle johon osallistujia tulee monesta eri maasta. Aina se ei ole kuitenkaan paras vaihtoehto onnistuneelle kokoukselle, etenkin jos kokousohjelmaan halutaan liittää aktiviteetteja tai illallista muualla kuin lentokenttähotellin ravintolassa. Onnistuneen kokousmatkan toteuttamisessa ensisijaisen tärkeää ovat ajankäytön optimoiminen ja perinpohjainen ennakkosuunnittelu, Ahola tähdentää. Joustavuutta ongelmatilanteissa Kokouspaikan joustavuus ja laatutaso vaikuttavat lopulliseen valintaan. Etukäteen on aina hyvä selvittää kokouspaikan sopivuus erikokoisille ryhmille. Sopimusehtojen, ennakkomaksujen ja peruutuskulujen tulee olla ennakkoon tarkkaan tiedossa. Näissä asioissa hyvä yhteistyökumppani on kullan arvoinen. - Koska on tärkeää saada nopeasti apua mahdollisessa ongelmatilanteessa, kokousmatkan järjestäjän tulee varmistaa, että kokouksen isännällä on tiedossa yhteyshenkilö ja ohjeet miten ongelmatilanteessa ja tarpeiden muuttuessa toimitaan. Palveluntuottajan projektipäällikön mukanaolo on pieni lisäkustannus, joka kuitenkin tuo matkaan käytännön varmuutta ja joustavuutta, Reima Ahola suosittelee. Uusia kohteita ja trendejä Uusista kokousmatkojen kohteista Ahola mainitsee Islannin ja monet Itä-Euroopan maat, joista jälkimmäiset (mm. Kroatia, Slovenia ja Slovakia) antavat paljon vastinetta kustannuksiin nähden. - Matkoja voidaan toteuttaa eri laatutasoilla, mutta uusista kokouskohteista suosittelen erityisesti Islantia. Se on moderni maa, jossa asiat toimivat. Islanti tarjoaa paljon erilaisia mahdollisuuksia, ja houkuttelee myös tutustumaan sen karuun, mutta kauniiseen luontoon. Uusista matkailutrendeistä puhuttaessa Reima Ahola nostaa esiin nk. Green Events konseptin, joka on yksi tämän vuoden kuumia puheenaiheita. - Nimensä mukaisesti siinä halutaan kunnioittaa vihreitä, ympäristöystävällisempiä arvoja kokouspaikkaa ja matkaa toteutettaessa. Matkalle lähtevä yritys voi esimerkiksi maksaa käyttämistään lennoista aiheutuneista hiilidioksidipäästöistä vakiosumman yhdessä sovitulle luonnonsuojelujärjestölle. HRG Nordicilla on valmiiksi luotuja kokouspaketteja, joissa vihreät arvot on huomioitu. Reima Ahola HRG Nordicin, Events & Meetings Management osaston myyntipäällikkö Pia Hanski, Konffa Oy:n toimitusjohtaja Ammattilaismessuista enemmän irti systemaattisella ennakkosuunnittelulla Messupanostus kannattaa tehdä täysillä tai ei ollenkaan. Myös messuilla kävijän hyvä ennakkovalmistautuminen takaa paremman messuannin. TEKSTI: PÄIVI REMES Messuille osallistuminen koti- tai ulkomailla on suuri taloudellinen ponnistus isommallekin yritykselle. Siksi messujen tulee olla paitsi osana markkinointisuunnitelmaa myös strategisella tasolla hyvin mietitty. - Kansainvälisillä messuilla paikka pitää varata usein vuottakin aikaisemmin ja monissa tapahtumissa aikaisemmin messuille osallistuneilla on ennakkovarausoikeus, muistuttaa mm. messu- ja kongressipalveluita tarjoavan Konffa Oy:n toimitusjohtaja Pia Hanski. Hanski painottaa myös sitä, että 60 prosenttia messuihin kuluvasta työpanoksesta tehdään ennen itse tapahtumaa. - Ammattilaisen avulla tulee messutapahtuma suunniteltua yksityiskohtaisesti budjetoinnista pidempikestoiseen jälkimarkkinointiin ja messuille asetetut tavoitteet saavutetaan. Erottautuminen messutarjonnasta - Ns. sisäänheittäjillä, tuotelanseerauksilla ja messuosaston suunnitteluun panostamalla pystyy kävijävirrasta imemään enemmän potentiaalisia asiakkaita standilleen, Hanski vinkkaa ja lisää: kannattaa muistaa myös messukatalogeissa ja ennakkomainonnassa näkyminen, ja erittäin tärkeää on muistaa kutsua omat asiakkaat tapahtumaan. Pk-yritysten kannattaakin miettiä yhteisosastoa muiden alan toimijoiden, jopa kilpailijan kanssa, jotta voidaan taloudellisesti mahdollistaa riittävä näkyvyys ja messupanostus. Sovi tapaamiset etukäteen Messuilla pääsee näkemään kilpailijoiden uutuustarjontaa ja ennen kaikkea messuilla on upeat verkostoitumismahdollisuudet. Messuvieraan kannattaa suunnitella vierailu hyvin sen mukaan, haetaanko messuilta uusia yhteistyökumppaneita vai asiantuntijatietoa. - Kannattaa etukäteen harjoitella myös vieraalla kielellä muutaman minuutin yritysesittely, jonka voi nopeasti tehdä vaikka hississä. Messuille kannattaa ehdottomasti sopia ennakkoon tapaamiset, jotta tarjonnasta saa mahdollisimman suuren hyödyn, paikan päällä se on liian myöhäistä. Messuille ei kannata osallistua vasemmalla kädellä, vaan joko kunnolla tai sitten ei ollenkaan. Messuanti tulisi mitata ennakkosuunnittelussa sovittujen laadullisten ja numeeristen mittareiden avulla. Viikko-osakkeista vauhtia vapaa-ajan matkailuun Vapaa-ajan matkailun yksi voimakkaimmin kasvavista alueista on viikko-osakkeet. Sekä kotitaloudet että yritykset ja yhteisöt ovat kiinnostuneet viikko-osakkeiden tarjoamista mahdollisuuksista lomailuun ja vapaa-ajan viettoon. Viikko-osakkeet mielletään helpoksi ja vaivattomaksi tavaksi lomailla ja tämän vuoden toukokuussa tehdyn tutkimuksen mukaan jopa yli 360000 kotitaloutta voisi kuvitella hankkivansa viikko-osakkeen. Sama suunta näkyy myös yritysten ja yhteisöjen suhtautumisessa ja siksi yhä useammat yritykset valitsevatkin viikko-osakkeet henkilöstönsä käyttöön. Yritysten kiinnostus kasvaa Yritykset kokevat tärkeäksi tarjota henkilöstölleen myös monipuolisia vapaa-aika ja lomailupalveluita. Henkilöstön sitouttaminen, motivointi ja työssäviihtyminen ovat entistä tärkeämpiä, sillä enenevässä määrin juuri niistä riippuu yrityksen menestys. Yhä useammat yritykset ja yhteisöt luopuvat omistamistaan lomamökeistä ja valitsevat tilalle viikko-osakkeita. Omassa omistuksessa olevien lomamökkien ylläpito on sekä kallista että aikaa ja henkilöstöresursseja sitovaa. Lomamökkien käyttöaste on vaihtelevaa ja käyttämätön aika maksaa yritykselle yhtä paljon kuin käytettykin. Suuryritysten lisäksi myös pienet ja keskisuuret yritykset ovat kiinnostuneet viikko-osakkeista. Pienemmillä yrityksillä ei ole ollut mahdollisuutta sijoittaa varoja omiin lomamökkeihin ja niiden ylläpitoon. Viikko-osakkeet tuovat nyt myös pienyrityksille mahdollisuuden tarjota lomailupalveluita henkilöstölleen ilman suuria investointeja ja ylläpitokustannuksia. Suurin suomalainen viikko-osakealan yritys Holiday Club Resorts Oy on kehittänyt viikko-osakkeista kokonaisvaltaisen lomaratkaisun yrityksille ja yhteisöille. Holiday Clubin parinkymmenen oman kohteen lisäksi yritykset voivat ottaa lomaratkaisuunsa myös RCIvaihtomahdollisuuden, jolloin henkilöstöllä on lisämahdollisuutena noin 4000 ulkomaista kohdetta. Tieto lisää tyytyväisyyttä Toukokuussa tehdyn tutkimuksen mukaan ihmiset, joilla joko on viikkoosakkeita tai jotka ovat niihin tutustuneet, suhtautuvat niihin positiivisesti. Negatiivisin asenne on ihmisillä, joilla ei ole omakohtaista kokemusta viikkoosakkeista eikä niiden myyntiesittelyistä. He perustavat suhtautumisensa lähinnä mediassa näkemäänsä ja kuulemaansa sekä kuulopuheisiin. Viikko-osakkeen omistajat hankkivat useimmiten lisäosakkeita. Näin on käynyt myös yrityksille. Yleensä kovan kysynnän ja korkean käyttöasteen myötä yritykset hankkivat viikko-osakkeita lisää. Tehtyjen selvitysten ja kyselyjen mukaan henkilöstöt ovat viikko-osakkeisiin erittäin tyytyväisiä ja kokevat mielekkäänä viikkoosakkeiden tuomat vaihtelut. Viikkoosakkeita ovat hankkineet mm. Fortum, Neste-Oil, Rautakirja, Pohjola, Elisa, Tehy, OAJ ja Rakennusliitto. Teksti: Riitta Tengman, Suomen viikkoosakeyhdistys ry:n toiminnanjohtaja Kokousjärjestelyiden ruokailua varten aikaa ja tilaa TEKSTI: TERO ELSILÄ Sodexhon conferenceliiketoiminnan ja service centerin johtaja Heli Silvennoinen painottaa suunnittelun merkitystä ja ajankäyttöön paneutumista palvelun tuottajan kanssa. Meille on oleellista se, että pystymme tekemään oikeat kysymykset ja antamaan oikeat ehdotukset. Tarvitsemme tietoja kokouksen tarkoituksesta ja kokoonpanosta. Yhtä tärkeää on se, että meiltä kysytään ja vaaditaan. Ruokailun sujuvuus Kokouksen rytmityksen pitää sujua tinkimättä sovituista tauko- ja ruokailuajoista. Ryhmän koko ja kokouksen tarkoitus määrittää voiko välipalat ja ruuan tarjoilla kokoustiloissa vai tarvitaanko erillinen ravintolatila. Ruokaan pitää päästä helposti käsiksi, se ei kuitenkaan saa häiritä kokousta ja astioiden korjaamisen pitää sujua jouhevasti. Usein fasiliteetit sanelevat tähänkin reunaehtoja. Meillä on muutamia yrityspuistoja ja kohteita joissa tilat ovat kunnossa, mutta kansainvälisesti mitattuna niitä on kuitenkin vähän. Jotkut kokoustilat varataan jopa vuotta aiemmin. Tietoa kokoukseen osallistuvista Kokonaiskuvan ja menyyn valintaa varten tarvitaan tietoa asiakaskunnasta. Urheilujoukkueelle ehdotetaan erilaista menyytä kuin esimerkiksi toimistotyöntekijöille, jotka kokoontuvat hyvän olon teeman merkeissä. Teemoituksen ympärille voidaan rakentaa sopiva ruokalista ja piristää päivää jollain pikantilla yksityiskohdalla. Usein ryhmille voidaan laatia erilaisia kombinaatioita tai ns. kolmas vaihtoehto. Erikoistarpeille pitäisi jättää reagointiaikaa. Tämän päivän järjestäjät osaavat työnsä, mutta yksi ajan ilmiö on varauksien ja peruutusten jättäminen yhä myöhempään, sanoo Silvennoinen. Kansainvälistyminen tuo haasteita ruokapalveluille. Esimerkiksi rytmitys taukojen välillä voi olla hyvinkin erilainen muissa kulttuureissa. Toisaalta ihmiset matkustavat paljon ja tuovat mukanaan hyviä virikkeitä. www.levisummit.fi Korkeammalla ajatuksetkin lähtevät helpommin lentämään. Levi Summit avataan keväällä 2008. Olipa kyseessä kokous, näyttely, lanseeraus, seminaari tai muu tapahtuma, erilainen ympäristö ja korkeatasoiset puitteet tarjoavat ideoille ja ajatuksille tilaa kehittyä ja ilmaa siipien alle. Tarkista maailmanperintöluettelon määritelmä sivuiltamme www.levisummit.fi tai www.unesco.fi/maailmanperintö +358 (0)16 639 1100 Levi Summit Varaukset ja tiedustelut: Levin Matkailu Oy/Keskusvaraamo puh. 016-639 3300 fax. 016-643 469 sähköposti: levin.matkailu@levi.fi

12 KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT 13 Palvelumuistiot lentoyhtiöiden käyntikorttina Minkälaista lisäarvoa lentoyhtiönne tarjoaa liikematkustajalle ja kuinka helpotatte liikematkustajan arkea : (Lisäarvo ja arki = lähtöselvityspalvelut, loungepalvelut, palvelu lennoilla, matkatavarat, palvelu ja mahdollisuudet kohdemaassa.) Lähtömaassa Liikelennot käyttävät Helsinki-Vantaalla omaa terminaalia, Liikelentoterminaalia, joka on vain tämän liikennemuodon käytössä. Matkustajien turvatarkastukset ja check in tapahtuu terminaalissa vaivatta ilman jonotuksia. Matkatavarat hoidetaan suoraan koneeseen. Kone lähtee kun matkustajat ovat paikalla. Check-in kestää 2-3 min. Lisäarvo on ajan säästö, turvallisuus ja yksilöllisyys ilman jonotuksia ja odotuksia. Lennoilla välilaskuineen Lennolla ja välilaskujen aikana matkustajat ovat omassa seurassaan eivätkä alttiita ulkopuolisille häiriötekijöille. Kohdemaassa Sama kuten lähtömaassa: erilliset terminaalit takaavat nopean tulotarkastuksen ja siirtymisen jatkokuljetuksiin. Oleellisinta on matkustusturvallisuus, jolloin matkustajat eivät ole alttiita mahdollisille häiriöille kuten terrorismille, lakoille tai tietokonehäiriiöille. Nämä ovat suurten lentoterminaalien arkipäivää ja saattavat keskeyttää tai viivästyttää matkaa. Lisäarvo on siis s varmuus perille pääsystä. ä. Juhani Missonen Jetflite myynti- ja markkinointijohtaja Lähtömaassa Nettilähtöselvitys jo 36 tuntia ennen koneen lähtöä lähes kaikilla lentoasemilla, matkatavarat vain Baggage Drop -pisteisiin. Finnair Plus -kortinhaltijat saavat automaattisen lähtöselvityksen omaan matkapuhelimeensa, riittää kun hyväksyy lyhyellä vastausviestillä. Lennon mahdollisesta viivästymisestä kerromme mm. tekstiviestein. Lennoilla välilaskuineen Lennot ovat välilaskuttomia ja lyhyitä, esim. Pekingin ja Delhin lennot kestävät vain noin seitsemän tuntia. Kaukoreittien bisnesluokissa tilavat ja mukavat vuodeistuimet, hyvä nukkua lähes vaakaasennossa ateria- ja viihdepalvelujen jälkeen. Airbus A340-300E -koneissa viihde- ja viestintäpalvelut asiakkaan oman aikataulun mukaan. Kohdemaassa Jokaisessa kohteessa on tarjolla asiakaspalvelunumero varausmuutoksia ja neuvoja varten. Suomen palvelukeskus palvelee 24 tuntia. Oneworld-yhtiöt tarjoavat yhdessä yli 700 kohdetta ja yhteisen palveluketjun asiakkaan avuksi. Lähtöselvitysautomaat- tien määrää lisätään. Finnairin nettiosoitteesta löytyy ohjeet ja neuvot. Markku Remes Finnair Tuotepäällikkö Lähtömaassa - Internetlähtöselvitys - Lähtöselvitysautomaatit - Omat erikseen nimetyt lähtöselvityspisteet Sekä elektroninen, että paperilippu asiakkaan toivomusten mukaisesti - Lounge - palvelut - Matkatavaroiden lähtöselvitys perille asti Liikelahjojen trendit pätevät kaikkialla maailmassa Liikelahjojen trendit ovat maailmalla kasvussa. Tämän hetken suuria trendejä ovat arjen helpottaminen, itsestä huolehtiminen, luonto ja ekologisuus sekä ylellisyys. Onnistunut lahja jää saajalleen mieleen ja siksi valintaan kannattaa kiinnittää huomiota. TEKSTI: TERO ELSILÄ - Nyrkkisääntönä voisi sanoa, että lahjaa pitäisi katsoa saajan näkökulmasta, sanoo New Yorkissa asuva trenditutkija Asko Ahokas. Lumottu metsä - Tuntuu siltä, kuin lähihistorian tapahtumat olisivat kääntäneet katseen kohti luontoa. Kun urbaani maailma petti, koetaan luonto jatkuvuutena. Luonnon teemat ja muodot löytyvät esinemaailmasta tapetteihin. On palattu ikäänkuin lumottuun metsään. Oikein valittuna liikelahja viestittää yrityksen ottavan vastuuta ympäristöstään. Tuotteen materiaalit valitaan ekologisesti ja ympäristöystävällisesti. Ympäristöarvot kytkeytyvät läheisesti paikallisuuteen ja lähituotantoon. Ekologisuuden vastakohtana halutaan yltäkylläisyyttä, ylellisyyttä ja kokemuksia uusista asioista kuluttajina. On moniarvoisuuden aika, uskoo Ahokas. - Luksus- tai brändituotteet ovat kansainvälistä esperantoa. Esimerkiksi Gucci, Prada, Nokia, Apple, Alessi ja Iittala ovat arvostettuja. Pikkutrendinä ovat nousussa mm. bambutuotteet ympäristöystävällisyytensä vuoksi. - Kysymys on laadusta. Halutaan arvokkaampia tuotteita. Nyt saatetaan sijoittaa perinteiseen lahjakynään 20-50 euroa kappaleelta. Sama sääntö näyttäisi pätevän sekä Suomessa että Yhdysvalloissa. Arki ja hyvä olo Suomalaista osaamista kannattaa tuoda esiin. Luonto ja ruokalahjat ovat aina tervetulleita. Laseissa on muodissa raskaammat multisensoriset muodot: miltä esine näyttää ja tuntuu. Painava koetaan arvokkaammaksi. Avainsanoja tässäkin on tyylikkyys ja käyttötarkoitus. Arjen helpottamiseksi tehdyt tuotteet ovat tervetulleita kiireisille ihmisille. Noususuhdanteessa on kaikki mikä Ruokalahjat ovat aina tervetulleita. tuo hyvää oloa ja terveyden tunnetta. Itsestään huolehtimista ja hemmottelua voi harjoittaa kylpylöissä tai ottamalla hieronnan. -Tämä näkyy tuotevalikoimissa ja mediankin palveluissa. Pelkästään ajanhallinnan helpottamiseksi tehdään useita lehtiä. Lahjakäytännöt vaihtelevat eri kulttuureissa Ahokkaan mukaan neljä trendiä pätee kaikkialla maailmassa, mutta tiettyä varovaisuutta kannattaa harrastaa varsinkin Euroopan ulkopuolella. Esimerkiksi Aasialaisille ei kannata viedä veistä, koska se tulkitaan viha- Tarvitsetko uusia ideoita asiakastapahtumaasi varten? KUVA: ISTOCK mielisenä eleenä. Huumorin käytössä pitää olla tarkkana. Pakkauskulttuuri on keskeisesti osa lahjaa sekä Yhdysvalloissa että Aasian maissa. Logoa kannattaa käyttää enemmän pakkauspaperissa kuin varsinaisessa lahjassa. Joulun ulkopuolella annettu lahja jää helpommin mieleen, mutta mitalilla on toinenkin puolensa. Jos ei lahjaa saakaan jouluna, yhteistyö jää mieleen ikävällä tavalla. Liikelahjamessuilla puhunut Asko Ahokas asuu New Yorkissa ja tekee trendiennusteita, konsultoi yrityksiä sekä kirjoittaa kansainvälisiin alan lehtiin. milano.se Tilaisuus. Lennoilla välilaskuineen - Täyden palvelun konsepti sekä business, että turistiluokassa Helsinki-Bryssel-Helsinki lennoilla, muilla Euroopan reiteillä b.flex & b.light konsepti, jossa b.light matkustaja maksaa palveluista lennon aikana, kuten ruoasta ja juomasta - Lounge palvelut myös Brysselissä - Miellyttävä ja helppo koneenvaihtoasema Brysselissä Kohdemaassa - Omat toimistot ovat asiakkaan käytössä kotikielillä kaikissa lentoon liittyvissä asioissa Markku Ahteela Country Manager Finland & Russian Federation Lisätietoja info@mielenrauha.com Mielenrauha Oy www.mielenrauha.com Ota yhteyttä! Puh. 09-685 85 320 tai E-mail hel.event@hrgworldwide.com EVENTS & MEETINGS MANAGEMENT www.hrgworldwide.com Bringing events to life Ad_HRG_Findland_125x180.indd 1 07-10-05 16.44.46

LÄHDE: UIA 14 KOKOUS- JA KANNUSTEMATKAT Matkustusturvallisuutta voi lisätä reilusti muutamin perusparannuksin TEKSTI: PÄIVI REMES Riittävän pitkä lentojen vaihtoväli, tutustuminen hotellien varauloskäynteihin ja päihteiden tai unilääkkeiden maltillinen käyttö ovat perusasioita, joihin satsaaminen parantaa jo huomattavasti matkustusturvallisuutta. Turvallisuuskoulutuksen ja harjoittelun avulla turvallisuutta voi kasvattaa vielä helposti lisää. Väsynyt, stressaantunut suomalaisliikematkaaja on valitettavan tuttu näky kansainvälisillä lentokentillä. Kun tarkkaavaisuus herpaantuu, on alttiimpi onnettomuuksille ja rikollisen uhriksi joutumiselle. Matkaajan terveys ja turvallisuus sekä hänen hallussaan olevan omaisuuden ja tiedon suojaaminen ovat seikkoja, joihin jokaisen yrityksen tulisi kiinnittää riittävästi huomiota. Helsinki ja Suomi maailman kongressitilaston kärkisijoilla Viime vuosi oli meillä kongressien huippuvuosi: Helsinki sijoittui kuudenneksi ja Suomi kahdeksanneksi kansainvälisten järjestökongressien tilastossa. Suomi oli ainoa Pohjoismaa, joka sijoittui kymmenen kärkimaan joukkoon. Myös jatkossa suunta näyttää hyvältä. TEKSTI: PÄIVI REMES 2006 oli Suomelle ennätysmäisen vilkas kongressivuosi. Kansainvälisiä järjestökongresseja ja EU-puheenjohtajuuskauteen liittyviä kokouksia järjestettiin noin 500 ja niihin osallistui yhteensä noin 86 000 henkeä. Myös kongressien keskimääräinen kesto on ollut kasvusuunnassa: se on nyt 3,8 päivää. - Olemme erittäin tyytyväisiä tulokseen. Suomi on kuulunut jo parinkymmenen vuoden ajan maailman 20 kärkimaan joukkoon, ja tavoitteenamme on ollut nousta vuoteen 2010 mennessä kymmenen kärkeen. Nyt tuo tavoite on saavutettu, sanoo Finland Convention Bureaun (FCB) toimitusjohtaja Tuula Lindberg. Suomi on toimiva, luotettava ja turvallinen kongressimaa. Myöskin eksotiikka puree. - Pääkaupunki Helsinki on meillä selkeä ykkönen, mutta Tampere, Espoo, Turku ja yliopistokaupungit kuten Jyväskylä ja Oulu ovat myös suosittuja, kertoo FCB:n projektipäällikkö Pirjo Vainio. Tekniikan ja tietotekniikan sekä lääketieteen alan kongresseja järjestetään Suomessa edelleen lukumääräisesti eniten. Vainion mukaan kongressikuukausista suosituimmat meillä ovat edelleen kesä-, elo- ja syyskuu, mutta myös toukokuu on lisännyt suosiotaan. Seuraava huippuvuosi 2009 Suomessa järjestettyjen järjestökongressien osanottajamäärä on myös kasvanut: 10 vuotta sitten osallistujia oli vuodessa n. 20 000. Vuosituhannen alkupuoliskolla osallistujamäärä vakiintui noin 50 000-60 000 tienoille. Tuleville vuosille Suomeen on buukattu jo runsaasti kongresseja ja seuraavaksi huippuvuodeksi näyttäisi muodostuvan 2009. - Ison kongressitapahtuman järjestäminen on taloudellisesti iso haaste. Suomelle kokoustaminen on tärkeä elinkeino. Viime vuoden kansainväliset kongressit jättivät maahamme 89 miljoonaa euroa, Lindberg kertoo. Suomen kongressitilojen täytyykin kyetä vastaamaan ajan vaatimuksiin: tietoliikenneyhteyksien kasvavaan tarpeeseen, mm. nettikahviloita lisäämällä, sekä energiaa säästävien kokousjärjestelyjen muodossa. Lisäksi uudet, edulliset kongressikohteet mm. Itä-Euroopan maista kiristävät entisestään tarjouskilpailua. - Ihan perusasioihin panostamalla pääsee jo pitkälle: ensinnäkään sairaana ei kannata lähteä matkalle, turvallisuuspalveluyritys Mielenrauha Oy:n toimitusjohtaja Totti Karpela aloittaa ja jatkaa: perusmuistilista kohdemaasta riippuen tulisi aina käydä läpi ennen matkaa. Samoin mukana tulisi aina olla UM:n ja jatkuvasti päivystävän tukipalvelun puhelinnumero, josta sairastuessaan tai onnettomuuteen joutuessaan saa apua äidinkielellään vuorokaudenajasta riippumatta. KUVA: ADRIANA SREDZINSKA Lentoyhtiön ja hotellin valintaan huomiota Kohdemaan infrastruktuuri ja mm. luonnonkatastrofin tai terrorismin uhka vaikuttavat liikennevälinevalintoihin. Nyrkkisääntönä voidaan sanoa, että Euroopan ulkopuolella matkustettaessa Skandinaavinen lentoyhtiö ja muu kuin amerikkalaisomisteinen hotelli sekä isompien kokousten pitäminen muualla kuin isoimmassa kaupunkikeskuksessa ovat jo hyviä varotoimia, Karpela opastaa. Vieraassa kulttuurissa, isossa väkimäärässä ja metelissä, poikkeuksellisessa sää- tai olotilassa stressitaso nousee ja tottunutkin matkaaja saattaa eksyä tai joutua pulaan. - Kun useampi kuin yksi henkilö matkustaa, kannattaa etukäteen sopia jokin kohtaamispaikka: kännykätkään eivät aina toimi, Karpela vinkkaa. Hän kehottaa myös tiedustelemaan esimerkiksi hotellin vastaanotosta palohälytyksen merkkiäänen sointia sekä varauloskäyntien sijaintia. Taksimatkustamisessa ja yleensäkin liikenteessä kannattaa myös ennakoida mahdollisimman paljon. - Mikäli mahdollista, gps-paikantimen avulla kannattaa tutkailla reitti lentokentältä hotellille ja ennakkoon sovitun taksimatkan hintaa ei kannata maksaa ennen kuin on saanut tavaransa määränpäässä. Karpela antaa myös sen tärkeimmän vinkin: - Sulaudu ympäristöösi. Ymmärrystä vieraaseen business-kulttuuriin Kaupankäynti vierasmaalaisten kanssa ei ole aina helppoa. Suomalaisten olisi erittäin tärkeää opetella tuntemaan vieraan kulttuurin tapoja, mikäli mielii menestyä liiketoiminnassaan. TEKSTI: JUHANI NURMI JOHTAVAT KONGRESSIMAAT JA KAUPUNGIT 2006 1. USA 894 1. Pariisi 363 2. Ranska 634 2. Wien 316 3. Saksa 434 3. Singapore 298 4. Alankomaat 391 4. Bryssel 179 5. Itävalta 382 5. Geneve 169 6. Espanja 362 6. Helsinki 140 7. Iso-Britannia 350 7. Barcelona 139 8. Suomi 325 (luku: kongressimäärä) Vuonna 1997 perustetun Return Ticketin toimitusjohtaja Marja Saviarolla on vankka kokemus vieraista kulttuureista. Hän lähti nuorena naisena 70-luvun puolivälissä Afrikkaan, ja palattuaan takaisin Suomeen hän meni ulkoministeriön palvelukseen. - Ihmettelen edelleen monien ulkomaalaisten Suomi-kuvaa. Heidän tietämyksensä maastamme on yllättävän vähäistä. Mielestäni suomalainen puolestaan perehtyy vaikkapa ulkomaan komennukselle lähtiessään kohdemaahansa melko hyvin. Ongelmallisia tilanteita voi tietysti syntyä puolin ja toisin, mutta perehtymällä vastakkaiseen kulttuuriin niistä selviää yleensä hyvin. Aasialaiset vaativat aikaa Marja Saviaron mukaan Aasiassa käyttäydytään hyvin eri lailla kuin meillä päin. - Käyttäytymisessä on paljon ei-verbaalista viestintää, esim. hymyllä saatetaan peittää omat tunteet. Saviaro suosittelee liikematkoja suunnittelevalle, että aasialaisille tulee aina varata runsaasti aikaa. - He eivät suostu tekemään bisnestä kanssasi, ennen kuin he tuntevat sinut paremmin ihmisenä. Tulee myös muistaa, että on tärkeämpää miten asian sanoo kuin mitä sanoo. Muodollisuus on A ja O Kommunikoidessa vaikkapa sähköpostitse tulee noudattaa samaa muodollisuutta kuin vastapuoli. Myös hierarkian huomioonottaminen on tärkeää. - Koska lähetettyä sähköpostia ei voi vetää takaisin, joskus kannattaa nukkua yön yli kun harkitsee vastausta tärkeään viestiin, Marja Saviaro suosittelee. Liikeneuvotteluissa tulee huomioida vastapuolen asema ja mukanaolevat. - Arvojärjestys määrittelee usein miten vastapuolta tulee kohdella. Esimerkiksi Aasiassa oikea istumajärjestys on erittäin tärkeää huomioida. Lisäksi siellä käyntikortin luovuttaminen on tärkeä rituaali ja osaltaan myös osoittaa käyttäytymiskoodin, koska kortista vastapuoli näkee asemasi. Kannattaa siis miettiä tarkoin, antaako sen vastapuolelle neuvottelun alussa vaiko lopussa, Saviaro neuvoo. Kouvolassa ja Kuusankoskella on helppoa ja edullista järjestää kokouksia, pääkaupunkiseudulta matkaa on alle 1,5 tuntia. Ruokailu ja majoitus järjestyvät joustavasti. Tervetuloa kohtaamaan Kymenlaaksossa! Kouvola-talo Kouvola-talosta löytyvät monipuoliset ja modernit tilat ja palvelut suurellekin ryhmälle. Talo sijaitsee lähellä keskustaa, Kaunisnurmen museokorttelin välittömässä läheisyydessä. Tilat Avarat ja valoisat tilat 12-332 henkilölle sekä nykyaikainen AV-tekniikka. Ruokailu Cafeteria Balladi loihtii isollekin joukolle näyttävän tarjoilun. Ravintolassa on A-oikeudet. Tarvittaessa käytettävissä ovat lämpiön mittavat tilat. Muut palvelut Taidemuseon näyttelyt ja Kaunisnurmen museokortteli. Yhteystiedot Varuskuntakatu 11, 45100 Kouvola puh. (05) 829 6557 matkailu@kouvola.fi www.kouvola.fi/matkailu Kuusankoskitalo Kuusankoskitalo on monipuolinen kokous- ja kulttuuritalo kaupungin keskustassa Kymijoen rannalla. Elämysten järjestäminen on helppoa, sillä tilat mukautuvat joustavasti tapahtuman vaatimusten mukaan. Tilat Monipuoliset ja muunneltavat tilat 10-500 henkilölle sekä nykyaikainen AV-tekniikka. Ruokailu Kahvila Valkama järjestää joustavasti Kuusankoskitalossa pidettävien tilaisuuksien ruokailu- ja virkistyspalvelut. A- oikeudet. Muut palvelut Kuusankosken teatteri, gallerian taidenäyttelyt ja elokuvateatteri Studio 123. Yhteystiedot Kymenlaaksonkatu 1, (PL 55), 45700 Kuusankoski Puh. (05) 280 4256 kuusankoskitalo@kuusankoski.fi www.kuusankoski.fi/kuusankoskitalo

Aloita kokous piristävällä shotilla! MEETING -kokouspaketti sisältää kaiken tarvittavan, mukana joustavat tauot ja langaton internet-yhteys ilman lisäkustannuksia. Sama kokouspaikka nyt entistäkin terävämpänä. Nyt myös useita uutuuksia: Wake up -energiashotti, virkistävän vaihteleva Soup & Deli -noutopöytä ja uusia makukokemuksia tarjoaa iltapäivän Taste Break -taukotuotteet. Lisäksi maksuton dataprojektori kaikenkokoisille ryhmille. Varaa kokouksesi numerosta 09 473 999 55 tai lue lisää osoitteessa scandic-hotels.fi/meeting.