1 (6) OHJE VM139:00/2013 30.4.2014 KUNTA- JA PALVELURAKENNEMUUTOSTEN ICT-TUEN ASIANTUNTIJAPALVELUIDEN RAHOITUS KUNNILLE 1. Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT -tuki Hallitus toteuttaa koko maan laajuisen kuntauudistuksen, jonka tavoitteena on vahvoihin peruskuntiin pohjautuva elinvoimainen kuntarakenne. Hallituksen 5.6.2012 linjausten mukaisesti kunnille käynnistetään kuntauudistukseen liittyvä muutostukiohjelma. Muutostukeen sisällytettyjen toimenpiteiden ja hankkeiden tavoitteena on tukea kuntaorganisaatioita tulevien kuntarakennemuutosten toteuttamisessa. Ensisijaisesti muutostuki on tarkoitettu tulevan kuntarakennelain mukaisiin kuntaliitosprosesseihin. Kuntia tuetaan kuntaliitoksen kaikissa vaiheissa eli selvitys-, valmistelu- ja toteutusvaiheessa. Osana kuntien muutostukea on asetettu kuntien ICT-muutostukiohjelma helmikuussa 2014. ICTtukiohjelman tavoitteena on varmistaa, että kuntaorganisaatioissa tietohallintotoiminta voi liitostilanteissa tai rakennemuutoksesta huolimatta jatkua katkotta. Tukiohjelman avulla pyritään luomaan edellytykset kunnille kehittää tietohallintoa ja ICT-toiminnan johtamista entistä paremmin toimintaa tukevaksi. Muutostuki koostuu toimintamalleista ja työvälineistä sekä niiden käyttöä tukevasta asiantuntijatuesta. Tässä ohjeessa kuvataan tarkemmin kunnille tuen toteutukseen myönnettävän valtioavustuksen hakeminen muutostuen toteutukseen sekä rahoitukseen liittyvät käyttöehdot. ICT-muutostuen asiantuntijatuen hankinnan rahoitus Kunta- ja palvelurakennemuutoksen ICT-tuen asiantuntijatuen rahoitus myönnetään kunnille valtiovarainministeriön myöntämänä erityisavustuksena (Laki valtionavustuksesta 1 ). Avustuksen kohteena on selvitysalueen kuntien / kuntaliitoskunnan ja valtiovarainministeriön yhteisen ICT -tuen tarpeen suunnittelussa sovittujen tuotosten toteuttaminen. Yhteisessä suunnitelmassa tarkennetaan toteutukseen osallistuvien kuntien sekä valtiovarainministeriön rahoitus- ja työmääräosuudet muutostuen toteutuksessa. Avustuksen kohteena olevat tuotokset ja tuotosten toteutuksen resursointi (osallistuvat kunnat / valtiovarainministeriö) kirjataan muutostuen toteutussuunnitelmaan (Liite 2: Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT tuen toteutussuunnitelmapohja). ICT-muutostuen toteutuksen avustusprosessi: Valtiovarainministeriö Puh 0295 16001 (vaihde) Snellmaninkatu 1 A, Helsinki Faksi 09 160 33123 PL 28, 00023 Valtioneuvosto valtiovarainministerio@vm.fi www.vm.fi Y-tunnus 0245439-9
2 (6) 1. Avustuksen hakeminen; avustuksen hakija hakee valtiovarainministeriöltä kirjallisesti avustusta kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuen toteutukseen suunnitelman mukaisesti 2. Avustuksen myöntäminen; valtiovarainministeriö myöntää avustuksen hakijalle valtionavustuksen ICT-tuen asiantuntijaresurssien hankkimiseksi 3. Avustuksen käyttö; kunta hankkii muutostuen toteutuksen tarvitseman asiantuntijaresurssin, toteuttaa avustuspäätöksessä esitetyt tuotokset ja seuraa toteutusta vähintäänkin tässä ohjeessa esitettyjen ehtojen mukaisesti 4. Avustuksen maksuhakemus; valtionavustuksen maksamiseksi avustuksen saaja tekee valtiovarainministeriölle hakemuksen maksatuksesta ja liittää hakemukseen erittelyn maksun kohteena olleiden tuotosten toteutuksesta sekä toteutukseen käytetystä työajasta ja kustannuksesta 5. Avustuksen maksatuspäätös; Valtiovarainministeriö hyväksyy avustuksen kohteena olevan toteutuksen, myöntää avustuksen saajalle avustuksen maksatuspäätöksen 6. Avustuksen laskutus; avustuksen saaja laskuttaa valtiovarainministeriöltä avustuksen maksatuspäätöksessä myönnetyn määrän Kappaleessa 2 (Valtionavustusprosessi) on esitetty yllä mainitut avustusprosessin vaiheet tarkemmin ja vaiheisiin on linkitetty vaiheen toteutuksessa käytettävät hakemuslomakkeet sekä tarkemmat ohjeet. Avustuksen kohde ja maksaminen valtionavustus on tarkoitettu kuntarakennelain mukaisille kuntaliitosselvitysalueille / kuntaliitoskunnille ICT-tuessa sovittujen tuotosten ja tehtävien toteutukseen. Avustuksen pääasialliset kohteet kuntauudistuksen eri vaiheissa: kuntarakennemuutoksen selvitysvaihe: kuntien ICT-ympäristön ja tietojärjestelmien nykytilan kartoitus, palvelutoimintaa tukevan tavoitetilan määrittely ja eri toteutusvaihtoehtojen arviointi sekä muutoksen toteutussuunnitelma kuntarakennemuutoksen toteutusvaihe: kuntauudistuksen toteutuksen suunnittelu, muutoksen johtamisen ja hallinnan tuki, tietojärjestelmien ja palveluiden hankinnan suunnittelu, sopimusten siirrot sekä tietojärjestelmien yhdistämisen ja tietojensiirtojen suunnittelu. kuntarakennemuutoksen arviointivaihe: kuntauudistuksen toteutuksen arviointi ja kehittämissuunnitelman toteutus kunnan palvelutoiminnan kehittämiseksi Valtionavustuksen käyttökohteet kuvataan ICT-muutostuen toteutussuunnitelmaan.
3 (6) Valtionavustus maksetaan pääsääntöisesti toteutuneiden kustannusten perusteella sen jälkeen, kun avustuksen saaja on avustuksen maksuhakemuksen yhteydessä esittänyt valtiovarainministeriölle hyväksyttävän selvityksen avustuksen käytöstä. Avustuksen käyttöehdot valtionavustuksen käyttöehdot ovat: Avustuksen käytön valvonnassa, tarkastuksessa ja takaisinperinnässä on noudatettava valtionavustuslain (688/2001) säännöksiä sekä tämän päätöksen ehtoja Kaikissa avustuksella tehtävissä hankinnoissa on noudatettava lakia julkisista hankinnoista (348/2007) Avustusta saa käyttää tässä päätöksessä mainittuun kohteeseen. Jos hankkeen rahoituksessa, hakijatahossa, toteutusajassa, käyttötarkoituksessa tai muussa hankkeen hyväksyttyyn käyttöön liittyvässä asiassa tapahtuu muutoksia, on niistä viipymättä ilmoitettava valtiovarainministeriölle mahdollista päätöksen muuttamista varten Avustuksen kohteena olevaa toimintaa tulee kirjanpidossa seurata valvonnan tarpeisiin nähden riittävästi. Valtiovarainministeriöllä tai sen valtuuttamilla tarkastajilla on oikeus tehdä valtionavustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia valtionavustuksen saajan talouteen ja toimintaan liittyviä tarkastuksia. Avustuksella toteutettavan hankkeen kirjanpito sekä kaikki hankkeen toteuttamiseen liittyvät asiakirjat on säilytettävä mahdollista varojen käytön tarkastusta varten niin, että ne ovat vaikeuksitta saatavissa Avustuksen saajan tulee toimittaa ennen avustuksen maksamista valtiovarainministeriölle selvityksen avustuksen käytöstä. Selvityksessä kuvataan tässä päätöksessä esitettyjen kehittämiseen sisältyneiden kohteiden toteutuminen sekä erittely palvelun kehittämisestä aiheutuneista kustannuksista ja resurssien käytöstä Valtionavustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa valtionavustus tai sen osa. Valtionavustuksen saajan tulee palauttaa valtionavustus tai sen osa myös, jos sitä ei voida käyttää valtionavustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla Avustuksen määrä ja avustuksella korvattavat kustannukset valtionavustuksen määrä määräytyy selvitysalueen kuntien / kuntaliitoskunnan toteutussuunnitelman perusteella. Myönnettävän valtionavustuksen määrään vaikuttavat myös selvitysalueen / kuntaliitoskuntien määrä, olemassa olevat selvitykset, kuten nykytilakartoitukset sekä suunnitellun muutoksen tavoitteet.
4 (6) 2. Valtionavustusprosessi Avustuksen enimmäismäärä on 50.000 euroa / selvitysalue (12 suurimman kaupunkiseudun ulkopuoliset selvitykset). Avustuksen määrää arvioitaessa käytetään seuraavaa laskelmaa: nykytilakartoitus 4.000 / selvitykseen osallistuva kunta, esimerkiksi viiden kunnan osalta: 5 * 4.000 = 20.000. Nykytila-analyysin sisältö ja toteutusmalli on kuvattu liitteen olevassa ohjeessa (Liite 5, Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän soveltaminen). Lisäksi selvitysvaiheen tukeen sisältyvien toteutusvaihtoehtojen arviointiin ja siirtymäsuunnitelmien toteuttamiseen voidaan myöntää avustusta 10.000-20.000 / selvitysalue. Valtionavustuksen enimmäismäärä on 75 % ICT-tuen tuotosten ja tehtävien toteutuksen kokonaiskustannuksista (alv 0%). Avustuksen hakija omakustannusosuudeksi voidaan laskea selvitysalueen kuntien / kuntaliitoskunnan ICT-tuen toteutukseen käyttämän henkilötyön kustannukset ilman palkan sivukustannuksia. valtionavustuksen hyväksyttävät kustannukset ovat asiantuntijaresurssien tai palvelujen hankinta ICT-tuen toteutusta varten. 1) Valtionavustuksen hakeminen Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuen toteutuksen asiantuntijaresurssien hankintaan myönnettävä valtionavustus haetaan kirjallisesti valtiovarainministeriöstä (Liite 4: Hakemus kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuen toteutukseen myönnetyn valtionavustuksen maksamisesta). Avustuksen hakijan on hakemuksen yhteydessä liitettävä hakemuksen tiedoiksi ICTmuutostuen toteutussuunnitelma (ks. ICT-muutostuen toteutussuunnitelmapohja) sekä tarkempi erittely toteutuksen suunnitelluista kustannuksista vuositasolla, kustannusten kohteittain sekä rahoitusosuuksittain eriteltynä (Liite 3: ICT-muutostuen kustannusarvio). 2) Valtionavustuksen myöntäminen Valtiovarainministeriö myöntää avustuksen hakijan hakemuksen perusteella päätöksen erityisavustuksen myöntämisestä Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-muutostuen toteutukseen. Valtiovarainministeriön avustuspäätökseen tyytymätön asianosainen saa hakea päätökseen oikaisua 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus tehdään valtiovarainministeriölle. 3) Valtionavustuksen käyttö Valtionavustuksen saaja hankkii avustuksella ICT-tuen toteutuksessa tarvitsemansa asiantuntijaresurssit tai -palvelut. Avustuksen saaja noudattaa resurssien ja palveluiden hankinnoissa lakia julkisista hankinnoista (347/2007).
5 (6) Avustuksen saaja ohjaa avustuksella hankkimiaan resursseja tai palveluja ICT-muutostuen toteutussuunnitelman mukaisesti ja seuraa toteutuksen vaatimien resurssien käyttöä tarvittavalla tasolla. Mikäli, resurssien käytössä tapahtuu muutoksia, joilla on vaikutusta myönnettyyn valtionavustukseen avustuksen saaja ilmoittaa siitä välittömästä valtiovarainministeriölle avustuspäätöksen mahdolliseksi muuttamiseksi. 4) Valtionavustuksen maksuhakemus Suunniteltujen ICT-tuen tuotosten ja tehtävien toteutuksen jälkeen avustuksen saaja hakee valtiovarainministeriöltä kirjallisesti päätöstä avustuksen maksamiseksi (ks. Lomake Kuntaja palvelurakennemuutoksen toteutukseen liittyvien valtionavustuksen maksamiseksi). Avustuksen saaja liittää maksatushakemukseen liitteeksi kuvauksen avustuksella toteutetuista tuotoksista sekä erittelyn toteutuksen toteutuneista kustannuksista vuositasolle, kustannusten kohteittain eriteltynä ja rahoitusosuuksittain eriteltynä (ks. ICT-muutostuen toteutuksen kustannusarvio taulukko). 5) Valtionavustuksen maksatuspäätös Valtiovarainministeriö myöntää avustuksen hakijan hakemuksen perusteella päätöksen valtionavustuksen maksamisesta Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuen toteutukseen liittyen. Valtiovarainministeriön avustuksen maksupäätökseen tyytymätön asianosainen saa hakea päätökseen oikaisua 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus tehdään valtiovarainministeriölle. 6) Valtionavustuksen laskutus Avustuksen saaja laskuttaa valtiovarainministeriötä avustuksen maksupäätöksessä esitetyn määrän mukaisesti osoitteesta: Verkkolaskuosoite/OVT-tunnus 003702454399 Itella Information Oy:n välittäjätunnus 003710948874 Y-tunnus 0245439-9 ALV-tunnus FI02454399 Laskuun merkitään viitteeksi: Kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuki (30000-00004- 01) Lisätietoa: ohjelmapäällikkö Ossi Korhonen, valtiovarainministeriö, etunimi.sukunimi@vm.fi puh. 02955 30452
6 (6) projektipäällikkö Hanna Majurinen, valtiovarainministeriö, etunimi.sukunimi@vm.fi puh. 02955 30492 www.kuntauudistus.fi www.kuntarakenne.fi Liitteet Liite 1: Hakemus valtionavustuksesta kunta- ja palvelurakennemuutoksen ICT-tuen toteutukseen Liite 2: ICT-tuen toteutussuunnitelma Liite 3: ICT-tuen kustannusarvio Liite 4: Hakemus kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT-tuen toteutukseen myönnetyn valtionavustuksen maksamisesta Liite 5: Kokonaisarkkitehtuurimenetelmän soveltaminen, Tietojen kuvaaminen selvitysvaiheessa