Sosiaali- ja terveydenhuollon paikallisen ja alueellisen tietojärjestelmäinfrastruktuurin myönnettävät valtionavustukset Valtionavustusohje Vuoden 2016 kevään hakuaika päättyy 29.4.2016 klo 16.15 ja syksyn hakuaika päättyy 30.10.2016 klo 16.15. Asianumero THL/331/9.10.03/2016 Versio 1.6 (03.03.2016)
SISÄLTÖ TIIVISTELMÄ... 3 1. KESKEISET SOVELLETTAVAT SÄÄDÖKSET... 4 2. VALTIONAVUSTUKSEN SAAJAA JA KÄYTTÄMISTÄ KOSKEVAT EHDOT... 4 2.1. AVUSTUSTEN KOHDENTAMINEN... 4 2.2. AVUSTETTAVA HANKE... 5 2.3. AVUSTUKSEN SAAJA... 7 2.4. TIETOTEKNISTEN RATKAISUJEN JA PALVELUJEN HANKINTA... 8 2.5. HANKKEIDEN TUOTOSTEN HYÖDYNNETTÄVYYS... 8 2.6. IMMATERIAALIOIKEUDET... 8 3. OMARAHOITUSOSUUS JA MUU TUKI... 8 4. VALTIONAVUSTUKSEN HAKEMINEN... 9 4.1 HAKEMUS JA HANKESUUNNITELMA LIITTEINEEN... 9 4.2. HANKKEEN HALLINNOINTI... 10 4.3. AVUSTUSTEN HAKUAIKA JA -MENETTELY... 11 4.4. HAKEMUSTEN KÄSITTELY... 11 5. VALTIONAVUSTUKSEN MYÖNTÄMINEN... 12 5.1. AVUSTUSPÄÄTÖKSEN SISÄLTÖ... 12 5.2. AVUSTUKSEN KÄYTTÄMISTÄ KOSKEVAT EHDOT... 12 5.2.1. HYVÄKSYTTÄVÄT KUSTANNUKSET... 13 5.2.2. HANKINTALAINSÄÄDÄNNÖN NOUDATTAMINEN... 15 6. VALTIONAVUSTUKSEN MAKSATUS JA MAKSATUSHAKEMUS... 16 6.1. AVUSTUKSEN MAKSATUS... 16 6.2. VALTIONAVUSTUKSEN LOPPUSELVITYS JA LOPULLISEN AVUSTUKSEN MÄÄRITTÄMINEN... 16 7. HANKKEEN OHJAUS, SEURANTA JA VALVONTA... 17 7.1. AVUSTUKSEN MYÖNTÄJÄN ROOLIT, TEHTÄVÄT JA VASTUUT... 17 7.2. KIRJANPITO JA TALOUSHALLINTO... 18 7.3. MUUTOKSISTA ILMOITTAMINEN... 18 8. VALTIONAVUSTUKSEN PALAUTTAMINEN, TAKAISINPERINTÄ JA MAKSATUKSEN LOPETTAMINEN... 19 9. MUUTOKSENHAKU... 19 10. VALTIONAVUSTUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS... 19 11. LISÄTIETOJEN ANTAMINEN... 20 LIITTEET... 19 SOVELLETTAVIA SÄÄDÖKSIÄ... 19 2
TIIVISTELMÄ Tämä ohje on tarkoitettu kuntien, kuntayhtymien ja sosiaalialan osaamiskeskusten sekä muiden tahojen käyttöön, jotka hakevat valtionavustusta tai osallistuvat hankkeen suunnitteluun, toteuttamiseen ja hallinnointiin. Ohjeessa kuvataan periaatteet ja menettelytavat, joita noudetaan valtionavustusta haettaessa ja avustettavia hankkeita toteutettaessa. Hakijan tulee tutustua huolellisesti tähän ohjeeseen. Valtionavustuksia myönnetään kunnille, kuntayhtymille ja sosiaalialan osaamiskeskuksille sekä perustelluista syistä muille toimijoille sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäkokonaisuuden paikallisen ja alueellisen infrastruktuurin selkiyttämiseen ja tehostamiseen vuosina 2016 2018. Avustukset kohdennetaan hankkeisiin, jotka edistävät valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotossa tarvittavien tietojärjestelmien tai tietojenkäsittelyratkaisujen kehittämistä ja käyttöönottoa. Avustettavissa hankkeissa tulee edistää sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasprosessien sujuvuutta ja niiden tuloksena tulee syntyä IT-ratkaisujen lisäksi toiminnallisia muutoksia. Hankkeen toteutuksessa on käytettäväkansallisia määrittelyjä, kuten jäljempänä tarkemmin kuvataan. Valtionavustusten haku järjestetään pääsääntöisesti kaksi kertaa vuodessa. Kevään haku päättyy 29.04.2016 klo 16.15 ja syksyn haku päättyy 30.10.2016 klo 16.15. 3 Hakuajoista ja hakumenettelystä tiedotetaan THL:n internetsivuilla (http://www.thl.fi/rahoitus). Verkkosivuilla julkaistaan hakuohje ja avustusten hakemiseen liittyvät lomakkeet. Valtionavustuspäätökset tehdään kahden kuukauden (2 kk) sisällä hakuajan päättymisestä. Vuoden 2016 kevään haussa avustukset kohdennetaan sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönottoa edistäviin hankkeisiin, joilla edistetään sosiaali- ja terveysministeriön (STM) antaman vaiheistusastetuksen mukaisten tietosisältöjen arkistointia valtakunnallisiin Kanta-palveluihin (1257/2015; http://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2015/20151257). Valtionapuviranomaisena Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) vastaa avustusten myöntämisestä sekä hankekokonaisuuden hallin-noinnista ja hankkeiden valvonnasta. Avustuksen saajalla on velvollisuus noudattaa valtionavustuslakia, valtionavustuspäätöksen ehtoja ja valtionapuviranomaisen antamia ohjeita avustuksen käyttämisessä ja hankkeen toteuttamisessa.
1. KESKEISET SOVELLETTAVAT SÄÄDÖKSET Valtionavustuksella tarkoitetaan tuenluonteista rahoitusta tietyn toiminnan tai hankkeen avustamiseksi. Valtionavustuksiin ja niiden myöntämiseen sovelletaan valtionavustuslakia (688/2001). Lisäksi hakumenettelyyn sovelletaan muun muassa hallintolakia (434/2003) ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999, jäljempänä julkisuuslaki). Valtionavustuslaissa säädetään perusteista ja menettelyistä, joita noudatetaan myönnettäessä valtionavustuksia. Valtionavustusten myöntämisen lähtökohtana on valtionavustuslain asianmukainen toimeenpano ja se, että avustus käytetään vaikuttavuudeltaan parhaalla mahdollisella tavalla. Sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tietohallinnon kehittäminen ja toimeenpano perustuvat mm. lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007), lakiin sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007), lakiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015, jäljempänä asiakasasiakirjalaki), terveydenhuoltolakiin (1326/2010) sekä lakiin julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) ja lakiin viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Lisäksi noudatetaan sosiaali- ja terveysministeriön (STM) asetusta terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista (1257/2015, jäljempänä vaiheistusasetus). EU:n toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) mukaan yrityksille (laajassa merkityksessä) myönnettävät valtiontuet ovat lähtökohtaisesti kiellettyjä, jos ne vääristävät tai uhkaavat vääristää kilpailua suosimalla jotakin yritystä tai tuotannonalaa. Valtiontukea on mahdollista myöntää niin sanottuna vähämerkityksisenä tukena, ns. de minimis asetuksen (Komission asetus (EY) 1998/2006) perusteella. Tällöin komissiolle ei tarvitse ilmoittaa tukitoimenpiteestä. Asetuksen mukaan yritykselle voidaan kohdistaa de minimis -säännön mukaista julkista tukea yhteensä enintään 200 000 euroa kolmen verovuoden aikana ensimmäisestä de minimis -ehdoin tehdyssä päätöksessä määritellystä hankkeen käynnistymisajankohdasta. Valtiontukia on lisäksi mahdollista myöntää ilmoittamalla niistä komissiolle ennen täytäntöönpanoa (SEUT 108 artikla 3 kohta). 4 2. VALTIONAVUSTUKSEN SAAJAA JA KÄYTTÄMISTÄ KOSKEVAT EHDOT 2.1. AVUSTUSTEN KOHDENTAMINEN Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) myöntää avustuksia valtion talousarvioon hyväksytyn määrärahan sekä STM:n ohjauksen mukaisesti. Valtionavustusrahoitus sisältyy valtion talousarvion kohtaan 33.01.25 Sosiaali- ja terveydenhuollon kansalliset sähköiset asiakastietojärjestelmät (siirtomääräraha 3 v). Vuosittain käytettävissä oleva summa vahvistetaan talousarvion hyväksynnän yhteydessä. Määrärahaa saa käyttää valtionavustusten myöntämiseen sosiaali- ja terveydenhuollon. Määrärahaa on tarkoitus käyttää valtionavustuksen maksamiseen kunnille ja kuntayhtymille sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäkokonaisuuden paikallisen ja alueellisen infrastruktuurin selkiyttämiseen ja tehostamiseen. Samaan tarkoitukseen avustusta voidaan myöntää perustelluista syistä myös toimijoille.
Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalveluiden tavoitteena on mahdollistaa asiakkaiden tiedon saatavuus tietoturvallisesti aina siellä, missä asiakas saa palveluita. Tiedon laadun varmistamiseksi tietojen rakenteet ovat kansallisesti yhdenmukaisia ja teknisesti standardoituja. Valtionavustusten myöntämisen tarkoitus on edesauttaa näiden tavoitteiden toteutumista. Valtionavustuksella voidaan kehittää tiedonhallintaratkaisuja edellä kuvatun kansallisen tavoitteen mukaisesti, jolloin asiakastietoja voidaan käsitellä joustavasti yli organisaatiorajojen ja yksittäisistä ohjelmistotuotteista riippumattomasti. 2.2. AVUSTETTAVA HANKE Vuoden 2016 kevään haussa voidaan tukea hankkeita, jotka toteutetaan vuosina 2016 2018. Hankkeiden tulee edistää valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotossa tarvittavien toiminta- ja tietomäärittelyjen, tietojärjestelmien tai tietojenkäsittelyratkaisujen kehittämistä ja käyttöönottoa. Valtakunnallisia tietojärjestelmäpalveluja ovat sähköinen lääkemääräys, Potilastiedon arkisto ja Tiedonhallintapalvelu, Omakanta-palvelu ja Koodistopalvelu sekä valtakunnalliset sosiaalihuollon tietojärjestelmäpalvelut. Valtionavustusta ei ohjata vain kunnan, kuntayhtymän, sosiaalialan osaamiskeskuksen tai muun saajan omiin tarpeisiin, vaan avustettavan kehittämishankkeen tuotosten on oltava käytettävissä myös yleisesti. Siksi tämän valtionavustusohjeen mukaista valtionavustusta ei myönnetä kunnan, kuntayhtymän tai sosiaalialan osaamiskeskuksen palvelujen kehittämiseen siten, että valtionavustuksella hankitaan perustietojärjestelmiä, tarvittavia laitteita tai tietoliikenneyhteyksiä henkilökunnalle. Valtionavustusta ei myönnetä organisaation lakisääteisten tehtävien hoitamiseen silloin, kun kaikki käyttöönotossa tarvittavat valtakunnalliset määrittelyt, toimintamallit ja tekniset ratkaisut ovat jo olemassa. 5 Hankkeen toteutuksessa tulee käyttää THL:n ja Kelan ylläpitämiä sosiaali- ja terveydenhuollon kansallisia teknisiä määrittelyitä sekä toiminta- ja tietomäärityksiä, tietorakenteita ja -luokituksia sekä tarvittaessa vastaavia kansainvälisiä sosiaali- ja terveydenhuollon määrittelyjä. Hankehakemuksissa on kuvattava ja eriteltävä, mitä valtakunnallisia määrittelyjä käytetään ja kehitetään sekä millä tavoin hanke edistää niiden laajempaa käyttöönottoa. Hankehakemuksissa tulee myös kuvata tiiviisti liitynnät sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisen kokonaisarkkitehtuurin 1. Etusijalle asetetaan hankkeet, joilla parannetaan sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden sujuvuutta (erityisesti organisaatiorajat ylittävissä asiakasprosesseissa). Lisäksi etusijalle asetettavat hankkeet edistävät tietojärjestelmien käyttöönottoja ja palvelujen kehittämiseen liittyviä toimin- 1 Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri - Periaatteet ja yhteiset linjaukset http://www.julkari.fi/handle/10024/126970 Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut - Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri, Tavoitetila 2020 v. 1.0 http://www.julkari.fi/handle/10024/126842 Terveydenhuollon potilastietojen käsittely ja valtakunnalliset tietojärjestelmäpalvelut 2016 - Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallinen kokonaisarkkitehtuuri http://www.julkari.fi/handle/10024/126968
nallisia muutoksia, tukevat määrittelyjä ja valmiuksia. Etusijalle asetettavat hankkeet toteuttavat seuraavia kansallisten toteutusten tavoitteita: - varmistetaan vaiheistusasetukseen (1257/2015) sisältyvien siirtymäaikojen mukaiset valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen ja tietosisältöjen käyttöönotot terveydenhuollon organisaatioissa, - vähennetään sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten tekemää päällekkäistä kirjaamista sekä siirrytään asiakas- ja potilastietojen kirjaamisessa ja käsittelyssä yhtenäisiin toimintamalleihin ja yhteisten tietorakenteiden ja määrittelyjen mukaiseen tiedonhallintaan, - kehitetään ostopalvelujen ja niissä tarvittavaa tiedonjakoa sekä valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen hyödyntämistä ostopalveluissa, - määritellään, toteutetaan ja otetaan käyttöön kansallisia rakenteisia koostetietoja (erityisesti diagnoosien ja riskitietojen kokoaminen ja käyttö) sekä tarkennetaan tiedonhallintapalvelun hyödyntämistä, - tarkennetaan kokonaislääkitystietojen hallintaa, valtakunnallisen lääkityslistan hyödyntämistapoja ja niitä tukevia määrittelyjä, - tarkennetaan ja otetaan käyttöön terveys- ja hoitosuunnitelma sekä siihen liittyvät toimintamallien muutokset, - tarkennetaan asiakkaan palveluja tukevan hyvinvointi- ja palvelusuunnitelman sekä asiakkaan palveluihin hakeutumisen ja palveluohjauksen vaatimusten ja hyödyntämistapojen sekä niitä tukevien toimintamallien muutoksia ja määrittelyjä, - otetaan käyttöön kuva-aineistojen arkistointi, jakaminen ja hyödyntäminen sekä valtakunnalliseen Kvarkki-arkistoratkaisuun liittyviä ratkaisuja ja siihen liittyvät toimintamallit, - yhtenäistetään sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisen työtehtäviin perustuvaa asiakasja potilastietojen pääsynhallintaa ja käytön seurantaan liittyviä lokipalveluja ja lokimerkintöjä, tai otetaan käyttöön muita lainsäädännön mukaisia tietoturva- ja tietosuojaratkaisuja, - parannetaan sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten tarvitsemien tietojen käytettävyyttä ja hyödynnettävyyttä sekä määritellään tietojärjestelmille yhdenmukaisia käytettävyyskriteerejä, tai - pilotoidaan sosiaalihuollon valtakunnallisia määrittelyjä ja otetaan niitä käyttöön palveluissa ja tietojärjestelmissä (ks. alla). 6 Vuoden 2016 kevään haussa valtionavustettavien hankkeiden tulee: 1. olla usean kunnan tai kuntayhtymän alueelle sijoittuva yhteishanke; hankkeen tavoitteena on ottaa käyttöön sosiaalihuollon valtakunnallinen asiakastiedon arkisto I-vaiheen mukaisten vaatimusten mukaisesti. Hanke toimii asiakastiedon arkiston pilottihankkeena ja hankkeessa mukana olevan asiakastietojärjestelmän (tai asiakastietojärjestelmien) tulee olla ensimmäinen kyseisen ratkaisun asiakastiedon arkistoon liittyvä tietojärjestelmä; 2. tuottaa lopputuloksena organisaation liittyminen asiakastiedon arkiston I-vaiheen mukaisesti ja tietojärjestelmästä riippumaton käsikirja tai muu ohjeistus liittyvälle organisaatiolle;
3. osallistua THL:n ja Kelan kanssa yhteistyössä järjestettäviin määrittelyjen työpajoihin tai vastaavaan muuhun toimintaan, joilla tuetaan ja varmistetaan asiakastiedon arkiston määrittelyjen viimeistely, liittymiseen liittyvän ohjeistuksen ja varsinaisen käyttöönottoon liittyvän ohjeistuksen laatiminen valtakunnallista tarvetta vastaavaksi. Hankkeet voivat painottua jo valtakunnallisesti määriteltyjen kokonaisuuksien käyttöönottoon palvelujen tuotannossa tai ratkaisujen määrittelyyn ja kokeiluun rinnakkain valtakunnallisten määrittelyjen kehittämisen ja tarkentamisen kanssa. Avustusta voidaan myöntää myös muille vaiheistusasetuksessa luetelluille tai kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilaa tukeville toteutuksille. Hankehakemuksista tulee käydä ilmi ne asiakas- ja potilastietoja käsittelevät tietojärjestelmät, joita ratkaisuissa tullaan hyödyntämään tai kehittämään, ja joilla on liitytty tai aiotaan liittyä Kantapalveluiden käyttäjäksi. Mikäli kyseessä on jo tuotantokäytössä oleva järjestelmä, on kuvattava kuinka järjestelmään tarvittavat muutokset toteutetaan tai hankitaan. 2.3. AVUSTUKSEN SAAJA Avustus myönnetään ensisijaisesti kunnalle tai kuntayhtymälle ja perustelluista syistä muille toimijoille (oikeushenkilöille). Etusijalle avustusten myöntämisessä asetetaan yhteistyöhankkeet. Yhteishankkeen osapuolina voivat olla hankkeen rahoitukseen osallistuvat kunta, kuntayhtymä, sosiaalialan osaamiskeskus tai muu toimija (oikeushenkilö). Sosiaalihuollon tiedonhallinnan kehittämisessä suositellaan usean toimijan yhteishanketta. Yhteishankkeessa hankkeelle tulee nimetä yksi vastuullinen hallinnoija. Hankkeen tuleva hallinnoija hakee kirjallisella hakemuksella valtionavustusta hankkeelle THL:lta. Valtionavustus myönnetään vain hanketta hallinnoivalle yhdelle kunnalle tai kuntayhtymälle tai muulle toimijalle siinäkin tapauksessa, että hankkeessa on useampia osapuolia. Hankkeen hallinnoija on valtionavustuksen saaja ja vastaa siitä, että avustusta käytetään valtionavustuspäätöksen ehtojen mukaisesti. 7 Valtionavustuksen saajan on tehtävä valtionavustuslain (688/2001) 7 :n 2 momentin mukaisesti sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista hanketta toteuttavien osapuolten kanssa. Kun kyseessä on yhteishanke, osapuolten tulee solmia yhteistyösopimus hankkeen toteuttamisesta. Avustuksen saaja voi hankkia ostopalveluna esimerkiksi kehittämistyön tukea mm. järjestöiltä, yksityisiltä organisaatioilta tai henkilöiltä, noudattaen julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä. Valtionavustusta ei voi käyttää järjestöjen, säätiöiden tai yksityisten yritysten toiminnan kehittämiseen, vaikka hankkeen osapuolina olevat kunnat tai kuntayhtymät hankkisivat järjestämisvastuullaan olevat palvelut ostopalveluna edellä mainituilta toimijoilta.
2.4. TIETOTEKNISTEN RATKAISUJEN JA PALVELUJEN HANKINTA Valtionavustusta saa käyttää vain sellaisiin ohjelmisto- sekä IT-ratkaisu- ja IT-palveluhankintoihin, jotka edistävät julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Valtionavustuksella hankittavien ohjelmistojen ja muiden IT-ratkaisujen (ohjelmakomponentit, rajapinnat, tietokantatoteutukset, tietoliikenneratkaisut jne.) tulee olla joko - ensisijaisesti avoimia, joiden lähdekoodi ja tekninen dokumentointi ovat jaettavissa ja hyödynnettävissä minkä tahansa julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikön palveluissa, tai - valmiita, niin sanottuun suljettuun lähdekoodiin pohjautuvia, joiden käytön laajentamismahdollisuuksista tulee varmistua hankintojen yhteydessä esimerkiksi yhteishankintamenettelyllä, johon sisältyy käytön laajentamisen optiovaraus, tai - yhdistelmä edellisistä. Lisäksi IT-ratkaisujen tulee noudattaa kansallisesti kuvattuja yhteentoimivuuden määrityksiä ja tarjota kansallisten määritysten mukaisesti avoimet, dokumentoidut, ensisijaisesti standardoidut rajapinnat. 2.5. HANKKEIDEN TUOTOSTEN HYÖDENNETTÄVYYS Lähtökohtana hankkeissa tulee olla hankkeen tuotosten ja dokumentaation julkisuus ja mahdollisuus ottaa niitä käyttöön muissa julkisissa organisaatioissa. Hankesuunnitelmassa tulee olla kuvattuna, millä tavoilla hakija toteuttaa hankkeen tulosten viestimisen. Yleistä hyödynnettävyyttä voi tukea erilaisilla viestintätuotteilla tai käyttämällä eri viestintäkanavia ja välineitä. 8 2.6. IMMATERIAALIOIKEUDET Valtionavustuspäätöksessä tarkennetaan mahdolliseen immateriaalioikeuksien luovuttamiseen liittyvät ehdot. 3. OMARAHOITUSOSUUS JA MUU TUKI Valtionavustus ei saa kattaa valtionavustuksen kohteena olevasta hankkeesta aiheutuvien kokonaiskustannusten täyttä määrää, jollei avustuksen myöntämisen tavoitteiden saavuttamiseksi välttämättömistä ja perustelluista syistä muuta johdu. Tukitasot ja omarahoitusosuudet päätetään valtionavustuspäätöksessä. Pääsääntöisesti sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien ja tietojenkäsittelyratkaisujen kehittämiseen myönnetään enintään 75 prosenttia (75 %) hankkeen toteutuneista, valtionavustukseen
oikeuttavista kokonaiskustannuksista. Hankkeen toteuttajan tulee siksi osoittaa hankkeeseen omaa rahoitusta. Hankkeen osapuolten oman rahoitusosuuden tulee pääsääntöisesti olla vähintään 25 prosenttia (25 %) valtionavustukseen oikeuttavista kustannuksista. Hankkeita voidaan rahoittaa täysimääräisesti vain erityisen painavin perustein. Omarahoitusosuuden suuruus lasketaan hankkeen valtionavustukseen oikeuttavista kokonaiskustannuksista. Omarahoitusosuuteen on mahdollista sisällyttää hakijan hankkeeseen kohdentaman oman asiantuntijatyön kustannukset. Näiden todellisten kustannusten sisällyttäminen omarahoitusosuuteen edellyttää, että omasta asiantuntijatyöstä ja palveluiden myynnistä aiheutuvat kustannukset voidaan todentaa hankkeen työaikaseurannasta ja kirjanpidosta. Hankkeen rahoittamiseen voi osallistua julkisen tahon lisäksi yksityisiä yhteisöjä tai henkilöitä. Yksityisellä rahoituksella tarkoitetaan esimerkiksi yritysten, järjestöjen, yhdistysten tai säätiöiden hankkeelle antamaa taloudellista tukea. Mikäli hankkeen rahoittamiseen osallistuu avustuksen saajan lisäksi muita yksityisiä tahoja tai hankkeella on tulorahoitusta, nämä rahoitusosuudet vähennetään hankkeen valtionavustukseen oikeuttavista kustannuksista. Valtionavustushakemuksessa tulee mainita kaikki hankkeeseen osallistuvat toimijat ja rahoittajat. Jos hankkeen valtionavustukseen oikeuttaviin kustannuksiin kohdistuu muuta julkista tukea (esimerkiksi EU, RAY), ei valtionavustus yhdessä muiden julkisten tukien kanssa saa ylittää säädettyä valtionavustuksen tai muun julkisen tuen enimmäismäärää. Mikäli hankkeelle aiotaan hakea rahoitusta toiselta julkiselta taholta, tulee se ilmoittaa hankehakemuksessa. 9 4. VALTIONAVUSTUKSEN HAKEMINEN Valtionapuviranomaisena toimii Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), joka tekee päätökset valtionavustuksen saajista. 4.1 HAKEMUS JA HANKESUUNNITELMA LIITTEINEEN Valtionavustusta haetaan kirjallisesti erillisellä valtionavustushakemuksella, johon tulee liittää hankkeen menot ja rahoitus -lomake. Lomakkeeseen tai sen liitteisiin voi lisätä hakijan haluamia tarkempia suunnitelmia tai muita täydennyksiä. Muiden hakijoiden kuin kuntien ja kuntayhtymien tulee lisäksi liittää hakemukseensa hakijaorganisaation yhtiöjärjestys, toimintakertomus, ote tilinpäätöksestä ja tilintarkastuskertomus edelliseltä päättyneeltä tilikaudelta. Lisäksi muiden hakijoiden kuin kuntien ja kuntayhtymien tulee liittää hakemukseensa hakijaorganisaation talousarvio ja toimintasuunnitelma kuluvalle tilikaudelle. THL pyytää lisäselvityksiä, mikäli edellä mainituista asiakirjoista ei ilmene kaikkia avustuspäätöksen tekemiseen tarvittavia tietoja toimijan taloudesta, toiminnasta tai vastaavasta. Hakemukseen tulee lisäksi liittää kirjallinen hankesuunnitelma.
Kappaleessa 2.3 tarkoitetussa yhteistyösopimuksessa (ohje yhteistyösopimuksen sisällöistä) tulee sopia muun muassa omavastuuosuuden rahoittamisesta, valtionavustuksen jakamisesta, kustannusten jaosta ja osapuolten vastuista. Hakemusvaiheessa voidaan hyväksyä myös osapuolten välinen aiesopimus. Varsinainen sopimus tulee kuitenkin laatia ja toimittaa THL:n kirjaamoon viimeistään aloitusilmoituksen yhteydessä. Hankintoja ei lähtökohtaisesti tule toteuttaa ennen valtionavustuksen myöntämistä. Jos hankkeen kuluksi esitetään jo tehtyyn hankintaan perustuvia kustannuksia, se tulee mainita erikseen hakemuksessa. Edellä mainittujen jo tehtyjen hankintojen hankinta-asiakirjat tulee toimittaa THL:n kirjaamoon aloitusilmoituksen liitteenä. Muun kuin kunnan tai kuntayhtymän on toimitettava THL:n kirjaamoon hakemuksen liitteenä kirjallisesti tai sähköisesti tieto kaikista niistä hakijaorganisaatiolle (yritys laajassa merkityksessä) myönnetyistä de minimis -tuista, jotka se on saanut kuluvan ja kahden edeltävän verovuoden aikana. Verovuosi on kalenterivuosi tai, jos yrityksen tilikautena ei ole kalenterivuosi, se tai ne tilikaudet, jotka ovat kalenterivuoden aikana päättyneet. Hakijan tulee antaa valtionapuviranomaiselle oikeat ja riittävät tiedot. 4.2. HANKKEEN HALLINNOINTI Jos kysymyksessä on useamman osapuolen hanke, avustettavalle hankkeelle tulee nimetä taho, joka vastaa hankkeen hallinnoinnista (hankkeen hallinnoija). 10 Hankkeen hallinnoija vastaa hankkeen käynnistämisestä ja tekee hankkeen aloitusilmoituksen myönteisen valtionavustuspäätöksen jälkeen. Aloitusilmoitukseen on liitettävä kuntien ja kuntayhtymien päätökset (esimerkiksi lautakunta, hallitus tai muu toimivaltainen päätöksentekijä) yhteistyösopimuksen solmimisesta ja hankkeeseen osallistumisesta tai muiden toimijoiden solmima keskinäinen yhteistyösopimus. Aloitusilmoitus toimitetaan THL:n kirjaamoon. Hankkeella tulee olla ohjausryhmä. Hankkeen hallinnoija vastaa hankkeen asianmukaisen, muusta kirjanpidosta erillisen kirjanpidon järjestämisestä ja valtionavustusselvityksen tekemisestä sekä hankkeen toteutumisen seurannan ja arvioinnin järjestämisestä. Hanketta hallinnoivan toimijan vastuulla on koota hankkeen muiden toimijoiden raportit ja selvitykset yhteen ja laatia niistä yhteenvetona koko hanketta koskevat selvitykset THL:lle. Avustuksen saajan tulee nimetä hankkeelle vastuuhenkilö, yhteyshenkilö ja taloudesta vastaava henkilö. Näitä tehtäviä ja rooleja ei voi yhdistää, vaan niiden hoitamiseen on nimettävä eri henkilöt. Vastuuhenkilö on päävastuussa hankkeesta. Vastuuhenkilölle toimitetaan hanketta koskevat päätökset. Yhteishankkeissa vastuuhenkilö tulee nimetä hankkeen hallinnoijan organisaatiosta (vastuuhenkilö).
Yhteyshenkilö on hankkeen käytännön toteutuksessa keskeisesti mukana. Hän voi tiedottaa hankkeesta ja sen etenemisestä (yhteyshenkilö). Taloudesta vastaava henkilö vastaa hankkeen talouden hoidosta ja kirjanpidosta. Hän toimii myös yhteyshenkilönä talousasioissa (talouden vastuuhenkilö). 4.3. AVUSTUSTEN HAKUAIKA JA -MENETTELY Vuoden 2016 kevään hakuaika päättyy 29.4.2016 klo 16.15. THL ilmoittaa hakuaikojen ja hakumenettelyjen mahdollisista muutoksista verkkosivuillaan ja päivitetyllä ohjeella. Allekirjoitettu valtionavustushakemus (pdf-muodossa, mikäli lähetetään sähköisesti) liitteineen on toimitettava THL:n kirjaamoon viimeistään kunkin haun viimeisenä päivänä klo 16.15 mennessä. Hakemukset voi toimittaa: - sähköpostitse: kirjaamo(at)thl.fi (viestin aihekenttään: OPER/valtionavustukset) tai - postitse: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Kirjaamo, PL 30, 00271 Helsinki tai - tuomalla hakemus: käyntiosoitteeseen Mannerheimintie 166, Helsinki (A-talo, päärakennuksen aulapalvelu). Kirjaamo (palvelunumero 029 524 6110) on avoinna arkisin klo 08.00 16.15. Kirjaamon poikkeuksellisista aukioloajoista ilmoitetaan THL:n verkkosivuilla. 11 Hakemus toimitetaan hakijan omalla vastuulla. Lähettäjä vastaa siitä, että asiakirja saapuu THL:lle. Myös sähköinen hakemus toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. THL ilmoittaa lähettäjälle sähköpostilla sähköisen hakemuksen vastaanottamisesta. Myöhästyneitä hakemuksia ei oteta käsiteltäväksi. Jos hakemusta ei ole voitu toimittaa määräajassa ylivoimaisen esteen tai poikkeuksellisen olosuhteen takia (kuten postilakko), hakemus voidaan ottaa käsiteltäväksi. Jos hakija haluaa vedota ylivoimaiseen esteeseen tai poikkeukselliseen olosuhteeseen, hänen tulee pystyä näyttämään toteen niiden olemassaolo. 4.4. HAKEMUSTEN KÄSITTELY Ennen valtionavustuspäätösten tekemistä THL pyytää ratkaisuesityksistään puollon STM:ltä. Valtionavustushakemukset käsitellään kahden kuukauden (2 kk) kuluessa hakuajan päättymisestä, jos hakemus ei edellytä lisätietojen pyytämistä. Jos hakemuksesta ei ilmene kaikkia valtionavustuspäätöksen tekemisen perusteeksi tarvittavia tietoja, THL pyytää hakijalta lisäselvitystä ja asettaa määräajan lisäselvityksen antamiselle. Puutteellinen hakemus otetaan käsiteltäväksi, mutta sitä tulee täydentää annetussa määräajassa. Valtion-
avustuspäätös tehdään kahden kuukauden (2 kk) kuluessa täydennyksen toimittamisen jälkeen. Määräajan noudattamatta jättäminen ei estä asian ratkaisemista. THL tekee hakemuksen perusteella kirjallisen päätöksen avustuksen myöntämisestä. 5. VALTIONAVUSTUKSEN MYÖNTÄMINEN 5.1. AVUSTUSPÄÄTÖKSEN SISÄLTÖ Valtionavustuspäätöksen sisällön vähimmäisvaatimuksista säädetään valtionavustuslain (688/2001) 11 :ssä. Päätökseen liitetään tiedot THL:n nimeämästä yhteyshenkilöstä ja valvojasta sekä avustuksen maksatusaikataulu. Päätökseen voidaan lisäksi kirjata hankekohtaisia edellytyksiä valtionavustuksen maksamiselle. 5.2. AVUSTUKSEN KÄYTTÄMISTÄ KOSKEVAT EHDOT Avustuksen saaja on velvollinen tutustumaan huolellisesti avustuspäätökseen ja noudattamaan avustettavassa Hankkeessa avustuspäätöksessä ja valtionavustuslaissa (688/2001) asetettuja ehtoja ja rajoituksia. Lisäksi Saajan tulee noudattaa tarkasti ja huolellisesti valtionapuviranomaisen antamia Hankkeen toteuttamiseen liittyviä ohjeita, ehtoja ja rajoituksia sekä valtionavustusohjetta. 12 Avustusta saa käyttää ainoastaan avustuspäätöksen mukaiseen tarkoitukseen. Hanke on toteutettava avustuspäätökseen liittyvän hankesuunnitelman mukaan. Avustettava hanke ei saa mainostaa kaupallisia tuotteita tai palveluja, eikä harjoittaa muuta kaupallista myynninedistämistoimintaa. Hankkeen aloittamisvaiheessa on voinut syntyä kustannuksia jo ennen avustuspäätöksen tekemistä. Näitä kustannuksia voidaan harkita rahoitettavaksi valtionavustukseen oikeuttaviksi edeltävien 12 kuukauden ajalta. Saajalla on velvoite tehdä tilintarkastus kalenterivuosittain maaliskuun loppuun (31.03.) mennessä. Tilintarkastajan lausunnon kopio toimitetaan tiedoksi THL:n kirjaamoon ja Valvojalle. Hankkeen tarkastus tulee suorittaa seuraavasti: - Analysoidaan valtionavustuksen perusteena olevien kustannusten käyttöä hankesuunnitelmaan, päätökseen ja sen ehtoihin verraten. - Varmennetaan, että valtionavustuksen saajan kirjanpito on eriytetty muusta kirjanpidosta, ja että raportoidut toteutuneet kustannukset perustuvat kirjanpitoon.
- Varmennetaan, että raportoidut toteutuneet kustannustiedot vastaavat valtionavustuspäätöksen ja hankesuunnitelman sisältävän kululajikohtaisen kustannusarvion mukaisia hyväksyttyjä kustannuksia, ja että ne ovat syntyneet tukikelpoisuusaikana. - Varmennetaan, että hankinnoissa on noudatettu julkisista hankinnoista annettua lakia. - Varmennetaan, että hankkeessa osa-aikaisesti työskentelevien työntekijöiden palkkakustannukset perustuvat luotettavaan ja ajantasaiseen työajanseurantaan. Tarkastetaan, että lomaajan palkka ja lomarahat on kohdennettu hankkeelle tehdyn työn suhteessa. - Tarkastetaan hankkeen muu rahoitus ja selvitetään, onko siitä raportoitu asianmukaisesti valtionavustuksen myöntäjälle. - Tarkastetaan omarahoituksen määrän toteutuminen hankesuunnitelman mukaisesti. - Tarkastetaan valtion matkustussäännön noudattaminen, erityisesti ulkomaan matkojen osalta. - Esitetään keskeiset havainnot ja johtopäätökset valtionavustuslain, hankintalain ja avustuspäätöksen noudattamisesta sekä hankesuunnitelman mukaisten kustannusten ja rahoitusosuuksien toteutumisesta. Esitetään yleisarvio ja ehdotukset hankkeiden hallinnoinnin ja valvonnan menettelyiden kehittämiseksi. 5.2.1. HYVÄKSYTTÄVÄT KUSTANNUKSET Valtionavustusta maksetaan hankkeen toteuttamisesta aiheutuneisiin, valtionavustuksen perusteeksi hyväksyttyihin kustannusarvioon perustuviin välittömiin kustannuksiin. Hankesuunnitelmaan ja hankkeen kustannuksia koskevaan arvioon sisällytettyjä kustannuseriä ei hyväksytä sellaisenaan valtionavustuspäätöksellä, vaan kustannuksia arvioidaan erikseen maksatushakemusten yhteydessä. Lisäksi eräiden kustannusten osalta edellytetään, että THL on erikseen hyväksynyt syntyvän kustannuksen valtionavustukseen oikeuttavaksi. 13 Valtionavustusta maksetaan kirjanpidosta todennettavien, hankkeen toteuttamiseen liittyvien ja valtionavustukseen oikeuttaviksi hyväksyttävien kustannusten perusteella. Hyväksyttävät kustannukset yksilöidään kustannuslajeittain hakemuksessa ja valtionavustuspäätöksessä. Kustannusten tulee olla kohtuullisia suhteessa hankkeen laajuuteen ja toteuttamiseen. Valtionavustusta saa käyttää ainoastaan toiminnan todellisiin, kirjanpidon mukaisiin, hakemuksessa esitettyihin menoihin, jotka ovat perusteltuja ja tarpeellisia hankkeen toteuttamiselle. Lisäksi niiden on pitänyt syntyä hankkeen hyväksyttynä toteuttamisaikana. Valtionavustuksen käyttöaika on yksilöitävä hakemuksessa ja se kirjataan THL:n valtionavustuspäätökseen. Valtionavustuspäätöksessä tarkennetaan ja yksilöidään tarvittavilta osin valtionavustukseen oikeuttavat hyväksyttävät kustannukset sekä valtionavustuksen hyväksyttävä käyttöaika.
Henkilöstökulut - Hyväksyttäviä kuluja ovat Hankkeen välittömät erilliskustannukset, joihin voidaan lukea palkkiot ja palkat, siltä osin kun ne suoraan liittyvät hankkeen toteuttamiseen, sekä niistä johtuvat lakisääteiset henkilösivukulut. - Palkkakustannusten kohdentaminen Hankkeelle tulee perustua Hankkeelle tehtyyn työaikaan. Niiden henkilöiden osalta, joiden työaika ei kohdennu 100 % Hankkeeseen, tehtyjen työtuntien tulee olla riittävällä ja luotettavalla tavalla todennettavissa ajantasaisesta työaikakirjanpidosta. Näiden työntekijöiden viikoittaiseen tai kuukausittaiseen työajanseurantaan merkitään päiväkohtaisesti Hankkeelle tehty työ sekä organisaatiolle tehty muu työ. Siten työajanseurannasta tulee käydä ilmi työntekijän kuukausittaisen työajan jakaantuminen Hankkeelle sekä mahdollisen muun organisaatiolle tehdyn työn välillä sekä työntekijän tekemä kokonaistyöaika. - Työntekijän ja työnantajan tulee allekirjoittaa ja päivätä työajanseurannasta laadittu lomake.työajanseuranta tulee arkistoida. - Hanke on resurssoitava siten, ettei ylitöitä synny vähäistä suurempaa määrää. - Loma-ajan palkat, lomarahat ja lomakorvaukset voidaan kohdentaa Hankkeelle tehdyn työajan suhteessa - Henkilöstökulujen rakenteen tulee ilmetä joko hankesuunnitelmasta tai erillisestä liitteestä. Muut kulut - Hyväksyttäviä kuluja ovat välittömästi Hanketoimintaan liittyvät kohtuulliset hallintokulut (yleiskustannukset). Hallintokustannuksia voivat olla mm. postitus-, tietoliikenne-, kopiointi- ja puhelinkulut. Hallintokulut voidaan esittää suorina tai laskennallisina kuluina. Laskennallisuutta käytettäessä laskentaperusteen (mistä kuluista ja millä perusteella laskutettu) tulee olla aiheuttamisperiaatteen mukainen ja laskentaperuste on kyettävä osoittamaan. - Hyväksyttäviä kuluja ovat hankkeessa tarvittavien laitteiden vuokraamisesta tai hankkimisesta aiheutuvat kulut, mikäli ne on mainittu ja perusteltu hankesuunnitelmassa mainitussa hankkeen kustannusarviossa. - Myös hankkeesta syntyvät todelliset tilavuokrat ovat hyväksyttäviä kuluja, mikäli ne sisältyvät hankesuunnitelman kustannusarvioon. Vuokrakustannusten tulee perustua todellisiin kustannuksiin. - Matkat korvataan halvinta matkustustapaa käyttäen, ellei muusta ole erikseen sovittu. Perusteltu oman auton käyttö ja päivärahat korvataan enintään verohallituksen voimassaolevan päätöksen mukaisesti. - Avustuksen saajan tulee säilyttää kotimaan ja ulkomaanmatkoihin liittyvät ohjelmat, kokousmuistiot, osallistujalistat sekä muut matkaan liittyvät aineistot. - Ulkomaanmatkakustannukset eivät ole pääsääntöisesti valtionavustukseen oikeuttavia kustannuksia. Ulkomaanmatkakustannukset voidaan hyväksyä ainoastaan erityisellä perusteella ja tällöinkin hyväksytään pääsääntöisesti vain hankkeen yhden työntekijän matkakustannukset. Ulkomaanmatkan toteuttamiseen tulee ennakollisesti hakea lupa vapaamuotoisella kirjallisella hakemuksella, joka sisältää matkasuunnitelmat, tiedot matkaan liittyvistä kustannuksista sekä perustelut matkan tarpeellisuudesta. 14
- Valtionavustukseen hyväksyttävinä kustannuksina pidetään Hankkeen toteutuksen tarvitsemia hankintalain (348/2007) mukaisesti toteutettujen palvelu-, ohjelmisto- ja tavarahankintojen kustannuksia. - Valtionavustukseen oikeuttavina kustannuksina ei hyväksytä vapaaehtoisia henkilöstösivukuluja, työnohjaus- eikä koulutuskustannuksia, jotka aiheutuvat kunnan lakisääteisestä täydennyskoulutusvelvoitteesta. Ravintolalaskuja ei hyväksytä, lukuunottamatta kohtuullisia ruokailu- ja kahvituskuluja Hankkeen organisoimissa koulutus- ja sidosryhmätilaisuuksissa. Alkoholitarjoilua ei hyväksytä. - Jo toiminnassa olevien sosiaali- ja terveydenhuollon palvelu- ja kehittämisyksiköiden perustoiminnan kustannuksia ei hyväksytä valtionavustukseen oikeuttavina kustannuksina. Ainoastaan silloin, jos kyseessä oleva yksikkö osallistuu Hankkeessa tehtävään kehittämistyöhön, voidaan siltä ostettava Hankkeeseen kohdennettava työpanos hyväksyä valtionavustukseen oikeuttavaksi kustannukseksi. 5.2.2. HANKINTALAINSÄÄDÄNNÖN NOUDATTAMINEN Valtionavustuksella tehtäviin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia (348/2007) siltä osin kuin hankinnat kuuluvat mainitun lain piiriin. Avustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon velvollisuutensa noudattaa voimassa olevaa hankintalainsäädäntöä. Hankintayksikköjä ovat valtion ja kuntien viranomaiset, valtion liikelaitokset sekä julkisoikeudelliset laitokset eräin edellytyksin. Hankintayksikkönä voidaan pitää myös muuta hankinnan tekijää, jos se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli viisikymmentä prosenttia (50 %) hankinnan arvosta edellä tarkoitetulta hankintayksiköltä. 15 Hankintayksikön tulee hankintalain mukaan lähtökohtaisesti kilpailuttaa kaikki hankintansa, ellei hankintaan voida soveltaa hankintalain 27 :n tai 28 :n mukaisia suorahankintaperusteita. Suorahankinnasta tulee tehdä erillinen hankintapäätös, josta käy ilmi hankintalain mukainen suorahankinnan peruste tai perusteet. Vuonna 2013 hankintalakia sovelletaan yli 30 000 (alv 0 %) euron hankintoihin. Nämä tulee kilpailuttaa tekemällä hankintailmoitus Hilma-palvelussa (www.hankintailmoitukset.fi). Kansalliset ja EU-kynnysarvojen euromäärät voi tarkistaa työ- ja elinkeinoministeriön sivuilta (www.tem.fi). Pienhankinnoissa eli kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa on otettava huomioon hankintojen avoimuus, tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu, markkinoiden toimivuus, ostotoiminnan tehokkuus sekä hyvän hallinnon periaatteet. Kynnysarvoa eli hankinnan arvoa laskettaessa tulee ottaa huomioon hankinnan ennakoitu kokonaisarvo sopimuskaudelle, johon on laskettu mukaan optioehdot ynnä muuta sellaista. Hankinnan arvo
lasketaan ilman arvonlisäveroa. Hankinnan arvo tulee arvioida ennen hankintaa tuolloin käytettävissä olevan tiedon perusteella. 6. VALTIONAVUSTUKSEN MAKSATUS JA MAKSATUSHAKEMUS 6.1. AVUSTUKSEN MAKSATUS THL vastaa avustusten maksatuksesta. Valtionavustus maksetaan pääsääntöisesti useampana eränä valtionavustuspäätöksen maksatussuunnitelman mukaisesti. Valtionavustus tai sen osa maksetaan lähtökohtaisesti jälkikäteen avustuksen perusteeksi hyväksyttyjen toteutuneiden kustannusten perusteella sen jälkeen, kun avustuksen käytöstä on esitetty hyväksytty selvitys. Avustuksen maksatusta on haettava maksatushakemuksella. Maksatushakemuksen liitteenä tulee toimittaa ajantasainen versio hankesuunnitelmasta ja väliselvitys. Maksatushakemuksissa kuvataan lyhyesti hankkeen eteneminen ja ilmoitetaan toteutuneet kulut suhteessa suunniteltuun budjettiin. Saajan tulee toimittaa ensimmäisen maksatushakemuksen liitteenä pankin tiliote, josta selviää että THL:lle ilmoitettu tilinumero on Saajan organisaation tilinumero (todistus pankkitilin aitoudesta). 16 Maksatushakemuksen liitteenä tulee toimittaa Hankkeen taloudesta vastaavan allekirjoittama ote Hankkeen pääkirjanpidon tositetasolla, ei kuitenkaan alkuperäisiä asiakirjoja. Lisäksi liitteenä tulee toimittaa yli 30 000 euroa (alv 0 %) ylittävien hankintojen hankintapäätöksistä kopiot liitteineen, joista ilmenevät valitun tarjouksen perustelut. Maksatushakemus liitteineen toimitetaan THL:n kirjaamoon. Maksatusta on haettava kunkin maksuerän osalta erikseen. Avustuksen Saajan tulee toimittaa maksatushakemus valtionavustuspäätöksessä annettuun määräaikaan mennessä. Avustussumman viimeinen 20 prosenttia (20 %) maksetaan loppuselvityksen hyväksymisen jälkeen. Valtionavustuksen maksatus voidaan keskeyttää valtionavustuslain 19 :n perusteella. 6.2. VALTIONAVUSTUKSEN LOPPUSELVITYS JA LOPULLISEN AVUSTUKSEN MÄÄRITTÄMINEN Valtionavustusta saaneen hankkeen päätyttyä hankkeen hallinnoijan tulee antaa loppuselvitys (liite 6) hankkeesta, sen etenemisestä ja toteuttamisesta sekä kustannuksista THL:lle.
Loppuselvitys on tehtävä mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään 3 kuukauden (3 kk) kuluessa hankkeen päättymisestä. Loppuselvityslomakkeella annetaan selvitys avustuspäätöksen mukaisen Hankkeen toteutumisesta suhteessa hankesuunnitelmaan. Selvitykseen on sisällyttävä arviointi Hankkeen tuloksista, hyödynnettävyydestä, yleistettävyydestä ja vaikuttavuudesta. Loppuselvityksessä annetaan myös selvitys Hankkeen kustannusarvion toteutumisesta, jossa on esitettävä kaikki Hankkeen tulot ja kustannukset. Hankkeen vastuuhenkilö allekirjoittaa lomakkeen. Loppuselvitykseen on liitettävä: 1. Pääkirjanpitäjän tai muun taloudenpidosta vastaavan henkilön allekirjoittama ote koko hankkeen ajalta pääkirjasta tositetasolla 2. Erillinen selvitys hankkeessa palkatusta henkilöstöstä sekä palkkion saajista ja heille maksetuista palkoista ja palkkioista, hankkeelle osa-aikaisesti työtä tekevien osalta selvitys työajasta (työntekijän ja työnantajan allekirjoittama) 3. Riippumattoman, ulkopuolisen tilintarkastajan lausunto, jossa tulee ottaa kantaa vähintään seuraaviin asioihin: - hankkeen kustannusten toteutuminen kustannusarvion mukaisesti, - hankkeen saaman tulo- ja muun rahoituksen toteutuminen, Hankkeen loppuselvitys tulee toimittaa THL:n kirjaamoon. 17 THL voi tarvittaessa velvoittaa Saajaa tarkentamaan ja/tai täydentämään loppuselvitystä. Selvityksen perusteella THL voi todeta, että hanke on toteutettu sen mukaan kuin avustuksen saaja on valtionavustusta hakiessaan ilmoittanut. 7. HANKKEEN OHJAUS, SEURANTA JA VALVONTA 7.1. AVUSTUKSEN MYÖNTÄJÄN ROOLIT, TEHTÄVÄT JA VASTUUT THL nimeää avustettavalle hankkeelle sen ohjeistuksen- ja suunnitelmanmukaisuuden valvonnasta vastaavan henkilön (valvoja). Valvoja seuraa THL:n edustajana hankkeen edistymistä hankesuunnitelman mukaisesti. Valvojan velvollisuutena on ilmoittaa hankkeen hallinnoijalle välittömästi tekijöistä, jotka voivat aiheuttaa valtionavustuksen maksamisen keskeyttämisen tai lopettamisen tai muista havaitsemistaan hankkeen toteuttamiseen olennaisesti vaikuttavista seikoista. Avustuksen saajan tulee kutsua valvoja hankkeen ohjausryhmän tai muun vastaavan hanketta ohjaavan ryhmän kokouksiin ja sen pöytäkirjat tulee toimittaa hänelle tiedoksi. Lisäksi THL nimeää hankkeen ohjausryhmään edustajansa.
THL:n nimeämillä edustajalla tai edustajilla on oikeus maksutta osallistua toteutettaviin tilaisuuksiin. 7.2. KIRJANPITO JA TALOUSHALLINTO Hankkeen kirjanpidon tulee olla selvästi eriytetty avustuksen saajan muusta kirjanpidosta. Hankkeen tulojen ja kustannusten seuranta on eriytettävä Saajan muusta kirjanpidosta Hankkeelle avattavalle kustannuspaikalle tai muulle laskentatunnisteelle. Saajan velvollisuutena on asianmukaisesti tarkastaa ja hyväksyä laskut sekä seurata kustannusarvion toteutumista. Hankkeen hallinnoija on vastuussa hankkeen asianmukaisen, muusta kirjanpidosta erillisen kirjanpidon järjestämisestä. Myös hankkeeseen osallistuvat muut tahot ovat velvollisia huolehtimaan kirjanpitonsa eriyttämisestä. Avustuksensaajan on säilytettävä tiloissaan tai lukuunsa hankkeen kirjanpito ja yksittäiset tositteet kirjanpitolain säännösten mukaan. Myös muut hankkeen dokumentit (esim. matkaraportit, työaikakirjanpito ym.) on säilytettävä kirjanpitolain mukaisesti. THL:lla ja/tai THL:n valtuuttamalla ulkopuolisella tarkastajalla ja Valtiontalouden tarkastusvirastolla on oikeus tarkastaa hankkeen kirjanpitoa ja hallintoa avustuksensaajan tiloissa. Lisäksi edellä mainituilla tahoilla on oikeus lisäksi suorittaa valtionavustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia valtionavustuksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Ostopalveluissa tehtäviin sopimuksiin on sisällytettävä edellä mainittu tarkastusoikeus. Tarkastusta suorittavalla on oikeus saada haltuunsa tarkastuksen edellyttämät tiedot ja asiakirjat veloituksetta käyttöönsä. Valtiontalouden tarkastusvirastolla on myös tarkastusoikeus hankkeen kirjanpitoon. Valtionavustuksen saaja on velvollinen avustamaan tarkastuksen toteuttamisessa. Avustuksen Saajan on huolehdittava hankkeen tilintarkastuksesta vuosittain. 18 7.3. MUUTOKSISTA ILMOITTAMINEN Avustuspäätöksen antamisen jälkeen tapahtuneet muutokset tulee ilmoittaa hankkeen valvojalle. Valtionavustuksen maksamisen edellytyksenä on, että muutoksista huolimatta avustuksen myöntämisen perusteet edelleen täyttyvät. Saajan tulee tehdä vapaamuotoinen kirjallinen muutoshakemus kaikista oleellisista muutoksista, jotka liittyvät Hankkeen kustannuksiin/kustannusarvioon, tavoitteisiin, sisältöön, toteuttamisaikatauluun tai avustuksen käyttötarkoitukseen, hankesuunnitelmaan tai osallistujatahoihin. Vapaamuotoinen kirjallinen muutoshakemus toimitetaan THL:n kirjaamoon. THL tekee päätöksen muutoshakemuksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä.
Saaja voi itse tehdä valtionavustuspäätöksessä hyväksyttyyn kustannusarvioon kustannuslajikohtaisia muutoksia, jotka eivät ylitä kokonaisuudessaan kymmentä prosenttia (10 %) kokonaiskustannuksista. Tästä ei tarvitse tehdä erillistä muutoshakemusta. Hankkeen sisäiset kustannusarviomuutokset tulee kirjata väli- ja loppuselvityksen liitteeksi, käsitellä Hankkeen ohjausryhmässä ja toimittaa ote Hankkeen ohjausryhmän pöytäkirjasta maksatushakemuksen liitteenä. 8. VALTIONAVUSTUKSEN PALAUTTAMINEN, TAKAISINPERINTÄ JA MAKSATUKSEN LOPETTAMINEN Avustuksen palauttamiseen, takaisinperintään ja maksatuksen lopettamiseen sovelletaan valtionavustuslain ja korkolain (633/1982) säännöksiä. Valtionpuviranomaisen velvollisuutena on ryhtyä takaisinperintään, jos valtionavustuslain mukaiset takaisinperinnän edellytykset täyttyvät. 9. MUUTOKSENHAKU Valtionavustuslain 34 :n (7.8.2015/952) mukaan valtionapuviranomaisen päätökseen saa vaatia oikaisua siten kuin hallintolaissa (434/2003) säädetään. Päätökseen tyytymätön asianosainen saa hakea oikaisua 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimus tehdään päätöksen tehneelle viranomaiselle. Oikaisuvaatimus-osoitus on valtionavustuspäätöksen liitteenä. Valtionavustusta koskevaan päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla. 19 Oikaisuvaatimukseen annettuun päätökseen saa hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen siten kuin hallintolainkäyttölaissa (586/1996) säädetään. Hallinto-oikeuden päätökseen, joka koskee avustuksen maksatuksen keskeyttämistä tai takaisin perintää, saa hakea muutosta valittamalla siten kuin hallintolainkäyttölaissa säädetään. Hallintooikeuden muuhun päätökseen saa hakea muutosta valittamalla vain, jos korkein hallinto-oikeus myöntää valitusluvan. 10. VALTIONAVUSTUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS Julkisuuslain mukaisesti viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Viranomaisille jätetyt valtionavustusasiakirjat ovat julkisuuslaissa tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja. Viranomaiselle toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut. Julkiseen asiakirjaan saattaa sisältyä salassa pidettäviä tai harkinnanvaraisesti julkisia tietoja. Hakemuksesta ja sen liitteistä tulee käydä yksiselitteisesti ilmi, jos niihin sisältyy salassa pidettäviä tietoja sekä julkisuuslain tai muun lainsäädännön mukaiset perusteet salassa pitämiselle.
11. LISÄTIETOJEN ANTAMINEN THL:ssä lisätietoja valtionavustuksen myöntämisen kriteereistä, yleisistä edellytyksistä ja valtionavustuksen ehdoista antavat: Yksikön päällikkö Vesa Jormanainen, p. 029 524 7778 Kehittämispäällikkö Minna Angeria, p. 029 524 6567 Kehittämispäällikkö Maarit Rötsä, p. 029 524 7276 Lisätietoja voi myös pyytää toimittamalla sähköpostilla kysymykset osoitteeseen: kantapalvelut@thl.fi. THL tiedottaa hakuajoista ja valtionavustuksista verkkosivuilla (http://www.thl.fi/rahoitus). Sivuilla on myös saatavissa tämä ohje ja avustusten hakemiseen liittyvät lomakkeet sekä muut aineistot. LIITTEET Saatavilla www.thl.fi/rahoitus Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Liite 6 Liite 7 Valtionavustushakemus Hankkeen menot ja rahoitus Hankesuunnitelma Aloitusilmoitus Maksatushakemus Väliselvitys / Loppuselvitys Ohje yhteistyösopimuksen sisällöksi 20 SOVELLETTAVIA SÄÄDÖKSIÄ Valtionavustuslaki (668/2001) Hallintolaki (434/2003) Komission asetus (EY) 1998/2006 (annettu 15.12.2006, perustamissopimuksen 87 ja 88 artiklan soveltamisesta vähämerkityksiseen tukeen (julkaistu EUVL nro L 379, 28.12.2006) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista (1257/2015)
Terveydenhuoltolaki (1326/2010) Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) Laki julkisista hankinnoista (348/2007) Hallintolainkäyttölaki (586/1996) Kirjanpitolaki (1336/1997) Korkolaki (633/1982) 21