Kirkkoneuvosto 20.9.2017 1 (14) KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Keskiviikkona 20.9.2017 klo 16:30 18:42 tauko klo 17:51 17:55 Paikka Uudenkaupungin seurakuntakeskus Kirjasto, Koulukatu 6 Ennen varsinaista kokousta, klo 16 alkaen kahvit. Läsnä Esa Mierlahti puheenjohtaja Lasse Virtanen varapuheenjohtaja Tytti Hyytiä jäsen poissa Olli Laivo jäsen Mika Sjöblom jäsen poissa, ilm. esteestä Marjo-Riitta Tuominen jäsen Heikki Wala jäsen Ilpo Valtonen jäsen Tuija Vaurio jäsen Lilja Laiho-Virtanen Sjöblomin varajäsen Vesa Kiertokari kirkkovaltuuston pj Eila Polojärvi kirkkovaltuuston vpj. Tuija Lankinen talouspäällikkö Esko Halivaara kappalainen Arja Kalliopaasi kappalainen Juhani Kapiainen kappalainen poissa Samuel Mäkinen kappalainen poistui klo 17:51 118 jälk. Sari Aaltonen sihteeri Arkkitehti Marko Kivistö
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 2 (14) ASIALISTA: 112 Kokouksen avaus 113 Kokouksen laillisuus 114 Kokouksen päätösvaltaisuuden toteaminen 115 Asialistan hyväksyminen työjärjestykseksi 116 Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen 117 Uudenkaupungin seurakunnan strategia vuosille 2018 2022 118 Kiinteistösuunnitelma vuosille 2018 2020 119 Henkilöstösuunnitelma vuosille 2018 2020 120 Veroprosentti vuodelle 2018 121 Rippikoulut vuonna 2018 122 Papiston vapaa-aika ja vuosilomasuunnitelma ajalle lokakuu 2017 huhtikuu 2018 123 Muut mahdolliset asiat 124 Viranhaltijapäätökset 125 Talouskatsaus 126 Ilmoitusasiat 127 Muutoksenhaku 128 Kokouksen päättäminen
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 3 (14) 112 KOKOUKSEN AVAUS Esitys: Puheenjohtaja avaa kokouksen. Kappalainen Samuel Mäkinen pitää alkuhartauden. Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 16:30. Kappalainen Samuel Mäkinen piti alkuhartauden. 113 KOKOUKSEN LAILLISUUS Kutsu kirkkoneuvoston kokoukseen on toimitettava jäsenille viimeistään kolme päivää ennen kokousta. Esitys: Kokous todetaan lailliseksi. Kokous todettiin lailliseksi. 114 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esitys: Kokous todetaan päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi. 115 ASIALISTAN HYVÄKSYMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Esitys: Kirkkoneuvosto hyväksyy kokouksen asialistan työjärjestykseksi. Pykälät 117 ja 118 vaihtavat keskenään paikkaa.
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 4 (14) 116 N TARKASTAJIEN VALITSEMINEN Kirkkoneuvoston pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjantarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Pöytäkirjan tarkastusvuorossa aakkosjärjestyksessä ovat Lasse Virtanen ja Tytti Hyytiä. Esitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Lasse Virtanen ja Olli Laivo. Pöytäkirja on tarkastettavissa kokouksen jälkeen. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Lasse Virtanen ja Olli Laivo. 117 UUDENKAUPUNGIN SEURAKUNNAN STRATEGIA VUOSILLE 2018-2022 Strategiatyöskentely on alkanut iltakoulutyöskentelynä kirkkoneuvoston ja vastaavien työntekijöiden iltakouluissa keväällä 2016 (9.2.- 16.2. 8.3. 7.4. 25.5. ja 7.9.) Strategian tarvetta on pohdittu valtuuston iltakoulun Tulevaisuusseminaarissa 9.11.2016 ja valtuuston kokouksen yhteydessä 12.1.2017. Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan15.2.2017 toteuttaa strategiaprosessin kevään 2017 aikana. Tavoitteena on löytää konkreettiset tavoitteet ja toimenpiteet sekä saada väline strategisen ajattelun ylläpitämiseen. Ajantasainen strategia luo pohjan myös kiinteistö- ja henkilöstösuunnitelmalle. Työskentelyä valittiin vetämään Markku Tynkkynen. Prosessissa ovat olleet mukana kirkkoneuvosto, puheenjohtajisto ja vastaavat työntekijät. Työskentelypäiviä oli kolme, 14.3., 28.4. ja 15.5.2017. Taustana tälle työskentelylle on ollut: - vuoden 2016 keväällä tapahtunut iltakoulutyöskentely - Piispantarkastuskertomuksessa edellytettiin seurakunnan laativan henkilöstö- ja kiinteistösuunnitelma. Kirkkovaltuuston kokouksessa 1.6.2017 - tilinpäätöskäsittelyn yhteydessä todettiin, että talouden tasapainotukseen vuosille 2018 2020 tarvitaan toimenpideohjelma - talouspäällikkö esitteli strategiaprosessin tuloksena seurakunnalle saatua toiminta-ajatusta ja arvoja.
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 5 (14) Strategiaprosessin tuloksena on syntynyt Uudenkaupungin seurakunnan strategia vuosille 2018 2022. Toiminta-ajatus: Rohkeasti hyvän ja pyhän puolella. Arvot: Tasa-arvo ja kunnioitus - johtamisessa ja vuorovaikutuksessa Avoimuus ja luovuus - ratkaisuissa ja päätöksenteossa Lähimmäisenrakkaus ja rohkeus - kaikessa toiminnassa.
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 6 (14) Keskeiset linjaukset Toiminta Kehitetään ja löydetään uutta ja arvostetaan sitä, mikä toimii Seurakunnan toiminta on hyvin esillä kaikkien kappeleiden alueella Kehitetään tiedotusta ja viestintää vastaamaan ajan vaatimuksia Kirkot ovat auki Kehitetään vuosittain uutta Luovutaan rohkeasti siitä, mikä ei toimi Henkilöstö Seurakunta on kiinnostava ja innostava työpaikka, jossa henkilöstön määrä vastaa käytettävissä olevia taloudellisia resursseja Hallintorakenne On kevyt ja palvelee toimintaa Talous On tasapainossa ja hyvin hoidettu Kiinteistöt Seurakunnan kiinteistöt ovat hyvin hoidettuja ja niiden määrä on suhteessa käytettäviin resursseihin Seurakunta tukee työntekijöiden kehittymistä omassa ammatissaan ja osaamisessaan Rekrytointiprosessia kehitetään Johtoryhmätyöskentelyä kehitetään Yhteistyötä yli työalarajojen lisätään Henkilökuntaa on vähemmän 3-5 henkilötyövuotta Ollaan valmiita tarkastelemaan ja muuttamaan rakennetta silloin, kun toiminta ja talous sitä edellyttävät Kaikki henkilöstövalinnat tekee kirkkoneuvosto, sijaisuudet max. 6 kk viranhaltijapäätöksellä 2020 vuodesta eteenpäin tehdään vuosittain ylijäämäinen talousarvio Veroprosenttia ei nosteta Hoidetaan rakennuksia kiinteistösuunnitelman mukaisesti Luovutaan Pyhämaan pappilasta, Kettelin seurakuntatuvasta, Santtion tuvasta ja muista vähäisessä käytössä olevista kiinteistöistä Leirikeskuksia on yksi ja se täyttää nykyajan vaatimukset tai myydään kaikki ja ostetaan palvelut ulkopuolelta Haetaan tuottoa myymällä tontteja Kirkkojen monipuolista käyttöä lisätään
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 7 (14) Strategia on ollut esillä Yhteistyötoimikunnassa 4.9.2017, vastaavien kokouksessa (Johtoryhmä) 31.8.2017, Ohjausryhmän kokouksessa 5.9.2017. Kirkkoherran ja talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto 1) käy lähetekeskustelun strategiasta 2) lähettää Uudenkaupungin seurakunnan strategian vuosille 2018 2020 kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi Ei muutoksenhakumahdollisuutta. Kirkkoneuvosto lähettää Uudenkaupungin seurakunnan strategian vuosille 2018 2020 kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. 118 KIINTEISTÖSUUNNITELMA VUOSILLE 2018 2020 Lähtökohdat - Strategiaprosessi - Talouden raamit lähivuosille - Kiinteistökierrokset ja palaverit yhdessä henkilöstön kanssa - Piispantarkastuskertomuksessa annettu tehtävä Strategiassa vuosille 2018 2022 todetaan kiinteistöistä: - Seurakunnan kiinteistöt ovat hyvin hoidettuja ja niiden määrä on suhteessa käytettäviin resursseihin Arkkitehti Marko Kivistö on laatinut seurakunnan kiinteistöjä koskevia toimenpide-ehdotuksia Liitteenä 1 118. Hän taustoittaa ehdotukset kokouksessa. Toimenpide-ehdotukset - nyt kirkkoneuvoston valmistavassa käsittelyssä - kirkkovaltuuston iltakoulussa 5.10.2017
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 8 (14) Käsittely: Arkkitehti Marko Kivistö antoi selvityksen Uudenkaupungin seurakunnan kiinteistöistä. Aiheesta käytiin yleistä keskustelua. Talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto käy keskustelun toimenpide-ehdotuksista. Ei muutoksenhakuoikeutta. Kirkkoneuvosto kävi keskustelun toimenpide-ehdotuksista. 119 HENKILÖSTOSUUNNITELMA VUOSILLE 2018-2020 Lähtökohdat - Strategiaprosessi - Talouden raamit lähivuosille - Eläköitymiset - Piispantarkastuskertomuksessa annettu tehtävä Strategiassa vuosille 2018 2022 todetaan henkilöstöstä: - Seurakunta on kiinnostava ja innostava työpaikka, jossa henkilöstön määrä vastaa käytettävissä olevia taloudellisia resursseja. Tällä hetkellä seurakunnan henkilöstöllä on riittävästi työtä, jo nyt on tilanne, ettei kaikkiin haasteisiin voida tarttua. Koska seurakunnan taloudesta johtuen henkilöstö ainakin jossain määrin tulee supistumaan (raamit) on tarkasteltava: 1) toimintaa ts. mitä tehdään, mitä ei 2) mahdollisuuksia jakaa tehtäviä/vastuita uudella tavalla 3) henkilöstökoulutuksen mahdollisuudet 4) seurakuntalaisuuden mahdollistaminen / vapaaehtoistyö Tilanne antaa myös uusia mahdollisuuksia.
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 9 (14) - Mitä toimintaa voidaan kehittää? - Mitä käytäntöjä voidaan muuttaa? Vaihtoehtoja toteuttamiselle on kolme 1) Käynnistetään YT-menettely tuotannollista ja taloudellisista syistä tavoitteena 3-5 henkilötyövuoden väheneminen vuoteen 2022 mennessä 2) Katsotaan jokaisen eläköitymisen kohdalla, voidaanko työtä ja vastuita jakaa uudelleenjärjestelyin niin, että virkaa/tehtävää ei enää täytetä 3) jokin muu Vuoteen 2020 mennessä työyhteisössä eläkeiän saavuttaa 8 työntekijää. Koska työntekijä voi itse valita eläkkeelle jäämisen ajankohdan, eläkeiän saavuttaminen ei välttämättä merkitse eläkkeelle jäämistä. Työuraa voi jatkaa usealla vuodella eläkeiän saavuttamisen jälkeen. Henkilökunnassa tapahtuvat eläköitymiset ovat niitä tilanteita, joiden kohdalla muutoksia on mahdollista tehdä. Jokainen tällainen valinta on myös strateginen teko. Tulevaisuudessa seurakunnan työntekijöiden toimenkuvat muuttuvat joka tapauksessa entistä laajemmiksi ja työtä tehdään yli työalarajojen. Kun työntekijän eläköityy joltain työalalta, uudet työjärjestelyt heijastuvat myös muihin työaloihin. Liitetiedostona on talouspäällikön ja kirkkoherran toimenpide-ehdotuksia henkilösuunnitelmaksi. Liitteet 1, 2 ja 3 119. Toimenpide-ehdotukset ovat olleet esillä Yhteistyötoimikunnassa 4.9.2017, vastaavien kokouksessa (Johtoryhmä) 31.8.2017 ja Ohjausryhmässä 5.9.2017. Toimenpide-ehdotukset - nyt kirkkoneuvoston valmistavassa käsittelyssä - kirkkovaltuuston iltakoulussa 5.10.2017 Kirkkoherran ja talouspäällikön esitys:
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 10 (14) Kirkkoneuvosto päättää käynnistää YT -menettelyn 300 000 säästön saavuttamiseksi 2018 2020 aikana. Ei muutoksenhakuoikeutta. Hyväksyttiin. 120 VEROPROSENTTI VUODELLE 2018 Vuosi Uudenkaupungin srk:n jäsenmäärä Kirkollisverotulot 2008 13846 2 929 511 2009 13715 2 896 147 2010 13498 2 832 572 2011 13299 2 838 878 2012 13072 2 859 172 2013 12935 2 970 957 2014 12691 2 953 077 2015 12519 3 020 501 2016 12291 2 978 343 Uudenkaupungin seurakunnan veroprosentti on pitkään ollut 1,5 %. Talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto esittää, että kirkkovaltuusto hyväksyy Uudenkaupungin seurakunnan kirkollisveroprosentiksi 1,5 % vuodeksi 2018. Ei muutoksenhakuoikeutta. Hyväksyttiin. 121 RIPPIKOULUT VUONNA 2018 Rippikoulusuunnitelma vuodelle 2018, rippikouluihin ilmoittautuminen sekä
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 11 (14) ryhmäjako on tehty rippikoulun vuosisuunnitelman mukaisesti. Liite nro 1 121. Kouluilla järjestetään ilmoittautumiskäytäntöä koskevat infotilaisuudet. Ilmoittautuminen tapahtuu sähköisesti seurakunnan nettisivujen kautta 26.9.2017 klo 18.00 alkaen. Rippikouluasioita ja ilmoittautumista koskeva vanhempaintilaisuus järjestetään 20.9.2017 Uudenkaupungin seurakuntakeskuksessa. Rippikoulukirjeitä on lähetetty 134 kappaletta. Kirkkoherran esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee Rippikoulusuunnitelman vuodeksi 2018 tiedoksi. Ei muutoksenhakuoikeutta. Hyväksyttiin. 122 PAPISTON VAPAA-AIKA- JA VUOSILOMASUUNNITELMA AJALLE LOKAKUU 2017 - HUHTIKUU 2018 Uudenkaupungin seurakunnan papiston vapaa-aika- ja vuosilomasuunnitelma ajalle lokakuu 2017 - huhtikuu 2018 sisältää myös jäljellä olevat vuosilomat. Suunnitelma, liite nro 1 122. Kirkkoherran esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi Uudenkaupungin seurakunnan papiston vapaa-aikasuunnitelman ajalle lokakuu 2017 huhtikuu 2018. Ei muutoksenhakuoikeutta. Merkittiin tiedoksi. 123 MUUT MAHOLLISET ASIAT Niitä ei ollut.
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 12 (14) 124 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Kirkkoherran viranhaltijapäätökset menevät tiedoksi kirkkoneuvoston varapuheenjohtajalle ja talouspäällikön viranhaltijapäätökset kirkkoneuvoston puheenjohtajalle ja varapuheenjohtajalle. Viranhaltijapäätökset ovat nähtävillä kokouksessa. Kirkkoherra Esa Mierlahti: Kipa päätös 65-128 / 2017 11 / 2017 Opintovapaa-anomus, Mäkinen 29.8.2017 12 / 2017 Valinnan vahvistaminen, Pöntinen 28.8.2017 13 / 2017 Työsopimus Isotalo 11.9.2017 Talouspäällikkö Tuija Lankinen: Kipa päätös 56-119 / 2017 Lapsityönohjaaja Minna Rautanen: Kipa päätös 39-91 / 2017 Kirkkoherran esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee tehdyt viranhaltijapäätökset tiedoksi. Ei muutoksenhakuoikeutta. Merkittiin tiedoksi. 125 TALOUSKATSAUS Taloustilanne tammi-elokuu 2017
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 13 (14) Seurakunnan käyttötalous on elokuun talousseurannan mukaan talousarvion mukainen muiden työalojen kuin kiinteistöjen osalta. Kiinteistöjen ylitys johtuu suurimmalta osalta Pyhämaan seurakuntatalon vesivahingosta. Koko seurakunnan tulos, sisältäen haudanhoitorahaston, on elokuussa tappiollinen 330.010,85 euroa. Tappiota kasvattaa tilinpäätöksessä 2016 tehty taseen ja tuloslaskelman välinen virhe. Tähän vuoteen tehty korjaus on 74.604,19 euroa. Ei muutoksenhakuoikeutta. Talouspäällikön esitys: Kirkkoneuvosto merkitsee talouspäällikön esityksen tiedoksi. Hyväksyttiin. 126 ILMOITUSASIAT - Hiippakuntapastori Pauliina Järvisen viranhaltijapäätös koskien kappalainen Samuel Mäkisen opintovapaata. Liite nro 1 126. - Kirkkovaltuuston kokouspäivät syyskaudella 5.10. ja 30.11.2017. Iltakoulu 5.10.17 kokouksen jälkeen, teemana kiinteistö- ja henkilöstösuunnitelmat. - Arkiston järjestäminen 2017, arkistonhoitaja Helena Aalto 31.8.2017 Liite nro 2 126. Kirkkohallituksen yleiskirje 13/2017 - Vuoden 2018 talousarvion valmistelun perusteita Kirkon työmarkkinalaitos yleiskirje A8/2017 - Ohjeet yhteistyötoimikunnan asettamista ja työsuojeluvaltuutettujen valintaa varten Kirkkoneuvosto merkitsi ilmoitusasiat tiedoksi.
Kirkkoneuvosto 20.9.2017 14 (14) 127 MUUTOKSENHAKU Muutoksenhaku liitetään pöytäkirjaan, liite nro 1 127. Hyväksyttiin. 128 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Esitys: Puheenjohtaja päättää kokouksen. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo. 18:42. Esa Mierlahti kirkkoherra, puheenjohtaja Sari Aaltonen toimistosihteeri, sihteeri --------- Pöytäkirja on tarkistettu ja hyväksytty: Lasse Virtanen pöytäkirjan tarkastaja Olli Laivo pöytäkirjan tarkastaja Tämä pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä Uudenkaupungin seurakunnan taloustoimistossa, Koulukatu 6, 21.9.- 4.10.2017 välisenä aikana klo 9 13. Sari Aaltonen, kirkkoneuvoston sihteeri