palvelun järjestelmäkoulutus Toukokuu 2013
Päivän ohjelma :n palvelut Vastuukäyttäjien tehtävät Käyttäjähallinta (esittely + demo) Organisaatiotiedot (esittely + demo) Lounas (henkilötunnusten kerääminen jatkuu) Koulutustarjonta (esittely + demo) Mitä muuta on hyvä tietää 2 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Kaikki koulutustieto yhdessä paikassa Todennetun osaamisen rekisteri Ilmoittautuminen ja haku esi- ja perusopetukseen Haku perusopetuksen jälkeiseen koulutukseen Haku korkeakouluihin www.opintopolku.fi Asiakaspalveluratkaisu Haku aikuiskoulutukseen HOPS - työkalu Rakenteiset ja sähköiset opetussuunnitelmat ja tutkinnon perusteet
-palvelut Valintaperusteiden mallinnus Haunhallinta Koulutustarjontatiedon hallinta Raportointipalvelu Hakemusten hallinta Valintalaskenta Opiskelupaikan vastaanotto ja ilmoittautumispalvelu Hakulomakkeiden hallinta Sijoittelu Organisaatiotietojen hallinta Käyttäjähallinta Koodistopalvelu Viestintäpalvelu Tiedonsiirrot Arkistopalvelu Asiakaspalvelu Koulutustiedotuspalvelu 4 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Vastuukäyttäjien tehtävät 5 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Vastuukäyttäjien tehtävät 1/2 Opetus- ja kulttuuriministeriön tiedote 3/500/2013: Koulutuksen järjestäjä nimeää 2-6 vastuukäyttäjää, joiden tehtäviä ovat Perehtyminen organisaatio-, koulutustarjonta- ja valintatietojen päivittämiseen sekä hakemusten käsittelyyn Perehtyminen koko haku- ja valintaprosessin hallintaan omassa organisaatiossa Käyttöoikeuksien ylläpito omassa organisaatiossa Oman organisaation käyttäjien kouluttaminen OPH:n laatiman valmiin materiaalin pohjalta 6 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Vastuukäyttäjien tehtävät 2/2 Opetushallitus viestii vain vastuukäyttäjän kanssa em. asioissa Vastuukäyttäjä tiedottaa muita organisaation käyttäjiä tarvittavista asioista Vastuukäyttäjä huolehtii, että oman organisaation osalta em. asiat on tehty annetussa aikataulussa. Huolehtii, että prosessin osat tulevat suoritetuksi aikataulun mukaan 7 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Käyttöoikeuksien ylläpito omassa organisaatiossa Myöntää käyttöoikeuksia oman organisaation henkilöstölle Tunnistaa henkilön Tarkistaa vuosittain käyttöoikeuksien voimassaolon Tarkistaa, että henkilöillä on tarvittavat roolit Opetushallitus myöntää vastuukäyttäjän oikeudet
Oman organisaation käyttäjien kouluttaminen OPH:n laatiman valmiin materiaalin pohjalta Vastuukäyttäjä huolehtii siitä, että oma organisaatio järjestää koulutukset, Opetushallitus laatii materiaalin Tarvittaessa täsmentää materiaalin ao. koulutuksen järjestäjälle kohdennetuksi Vastaa jatkossa palveluun tai prosessiin tulevien muutosten ja uusien palveluiden kouluttamisesta
Käyttäjähallinta 10 11.6.2013 Alatunnisteteksti
1 Käyttäjähallinta Käyttäjätunnuksen perustaminen tapahtuu vaiheittain: Henkilön tunnistautuminen Henkilön yksilöinti Käyttöoikeuksien antaminen
Tunnistautuminen ja yksilöinti Kaikki palvelun käyttäjät tunnistetaan ja yksilöidään Käytössä on useita tunnistusmekanismeja: Opintopolku-palvelun oma käyttäjätunnus/salasana (paperilla toimitettava) vaatii henkilön tunnistusta esim. henkilötodistuksella Virtu (viranomaistunnistus), Katso (Vero, Kela) Vetuma (pankkitunnukset, mobiilitunniste, sähköinen henkilökortti) Ensimmäisen tunnistautumisen yhteydessä käyttäjä yksilöidään henkilötunnuksella Järjestelmä tarkistaa että samalla henkilötunnuksella ei ole useita käyttäjiä Hetun puuttuessa yksilöinti tapahtuu virkailijatoimenpiteenä Opintopolku-palvelussa Tunnistautuminen ja yksilöinti eivät vielä anna virkailijalle mitään käyttöoikeuksia - Käyttöoikeudet pitää aina erikseen myöntää
Käyttöoikeudet Koulutuksen järjestäjällä on oma vastuukäyttäjä joka hallinnoi oman organisaationsa käyttöoikeuksia Vastuukäyttäjä myöntää käyttöoikeudet omille virkailijoilleen oman prosessinsa mukaisesti max vuodeksi kerrallaan Esimerkki käyttöoikeuden hakemisesta: OPH myöntää vastuukäyttäjälle käyttöoikeudet Oppilaitoksen virkailijat hakevat käyttöoikeuksia oman koulutuksen järjestäjän vastuukäyttäjältä Koulutuksen järjestäjän vastuukäyttäjä hoitaa oman organisaationsa virkailijoiden käyttöoikeudet, niiden uusimiset, käyttäjätunnukset, salasanat yms.
Sähköinen virkailijan käyttöoikeuksien anomis- ja myöntämispalvelu Organisaatio voi hyödyntää perinteisen hallinnointitavan lisäksi Opintopolku-palvelun Sähköistä virkailijan käyttöoikeuksien anomis- ja myöntämispalvelua Virkailija hakee sähköisesti käyttöoikeuksia vastuukäyttäjältä Vastuukäyttäjä joko myöntää, hylkää tai siirtää anomuksen toiselle vastuukäyttäjälle käsiteltäväksi
Organisaatiotiedot 15 11.6.2013 Alatunnisteteksti
2 Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotiedot kokoavat yhteen rekisterin koulutustoimijoista sekä oppilaitoksista Tietoja hyödynnetään hakeutumisessa, haku- ja valintapalvelussa, tilasto- ja raportointipalvelussa sekä käyttäjähallinnassa Tietoja käytetään OPH:ssa myös muissa järjestelmissä sekä Opetus- ja kulttuuriministeriössä Organisaatiotietoja siirtyy hakijatietojen kanssa KELAan ja tilastokeskukseen Opetushallitus ylläpitää kaikkien asteiden koulutustoimijoiden, oppilaitosten ja toistaiseksi myös toimipisteiden ja oppisopimustoimipisteiden perustietoja (perustaminen, lakkauttaminen, nimenmuutokset, yhdistämistiedot)
Organisaatiotietojen hallinta Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelusta siirtyy automatisoituna tiedonsiirtona koulutustoimijan Y-tunnus, ajantasainen koulutustoimijan nimi ja viralliset yhteystiedot Oppilaitoksen tunnisteena käytetään Tilastokeskuksen viisinumeroista oppilaitosnumeroa Automatisoitua tiedonsiirtoa ei ole Koulutustoimijat, oppilaitokset ja toimipisteet päivittävät yhteystietonsa Oppijan verkkopalveluun Jokaisella organisaatiolla on OID-tunnus (Ytunnuksen/Tilastokeskuksen 5-numeroisen tunnuksen lisäksi) Organisaatiotiedot muodostavat koulutustoimijarekisterin jossa on voimassaolevia koulutustoimijoita 817, oppilaitoksia 3904 ja toimipisteitä 4880 Yhteensä 9601 kpl Organisaatiotiedot on siirretty Opintopolkuun KOULUTAsta pohjaksi (tilanne 1.4.2013)
Organisaatiotietojen hallinta Organisaatiotasot Koulutustoimija = Kunta tai kuntayhtymä, yliopisto, yksityinen yritys, säätiö tai yhteisö joka järjestää opetusta tai koulutusta ja jolla on yritys- tai yhteisötunnus tai valtion virastotunnus. Koulutustoimijalla voi myös olla oppilaitoskoodi, jos se on samalla oppilaitos Oppilaitos= Hallinnollinen yksikkö, kuten koulu, ammattikorkeakoulu, yliopisto, opisto, oppilaitos, opinto- tai koulutuskeskus, neuvontajärjestö, tutkimusyksikkö tai avoin yliopisto Toimipiste = opetuspiste, toimipiste, kampus, yksikkö, laitos tai osasto
Organisaatiotasot Organisaatiotietojen hallinta Koulutustoimija Oppilaitos Toimipiste Toimipiste Oppilaitos Toimipiste
Koulutustarjonta 20 11.6.2013 Alatunnisteteksti
3 Koulutustarjonta Koulutustarjonta päivitetään oppilaitoksen tai toimipisteen alle Koulutustarjonta päivitetään sille tasolle, jossa koulutus todellisuudessa järjestetään Koulutuksista on mahdollista päivittää nykyistä enemmän tietoa Koulutukset ja hakukohteet päivitetään erikseen Hakukohteen voi muodostaa yhdestä tai useasta koulutuksesta Koulutuksista päivitetään perustiedot (esim. koulutuksen nimi, tutkinto) kuvailevat tiedot (esim. koulutukselliset ja ammatilliset tavoitteet) Koulutuksesta ei päivitetä vuosittain kaikkia tietoja, vaan vain vaihtuvat tiedot (esim. koulutuksen alkamisajankohta) Hakukohteesta päivitetään mm. aloituspaikat, tiedot valintamenettelystä Hakukohteet liitetään hakuun Edellisen vastaavan kauden tiedot (koulutukset ja hakukohteet) kopioituvat seuraavalle vastaavalle kaudelle automaattisesti Tarjontatiedot voi päivittää sovellukseen tai siirtää palveluun oppilaitoksen omasta järjestelmästä (siirtomahdollisuus vasta vuonna 2014)
Koulutustarjonta :ssä Opintopolku-fi palvelussa näytetään sekä hakukohteet että koulutukset yhtenä kokonaisuutena (vaikka virkailija päivittää koulutukset ja hakukohteet erikseen) Koulutuksen tiedot näytetään 3 välilehdellä Koulutuksen kuvaus Hakeutumiseen liittyvät tiedot Organisaation kuvaus Jos kenttä jätetään tarjonnassa tyhjäksi, sen otsikkoakaan ei näytetä Opintopolussa
Mitä muuta on hyvä tietää? 23 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Koulutustarjonnan päivitysaikataulu www.opintopolku.fi Järjestelmä avataan aikaisintaan 17.6.2013 Syksyn 2013 haku keväällä 2014 alkavaan ammatilliseen koulutukseen tarjonnan syöttö aloitetaan 17.6.2013 alkaen virkailijan opintopolku palveluun, tarjonnan viimeinen tallennuspäivä 23.8.2013 koulutustarjonta julkaistaan hakijoille 2.9.2013 hakijan opintopolku.fi verkkopalvelussa Kevään 2014 haku syksyllä 2014 alkavaan ammatilliseen koulutukseen ja lukiokoulutukseen tarjonnan syöttö aloitetaan 9.8.2013 alkaen, viimeinen tallennuspäivä 30.9.2013 koulutustarjonta julkaistaan hakijoille 15.10.2013 hakijan opintopolku.fi verkkopalvelussa Syksyllä 2014 alkavat nivelvaiheen koulutukset (kymppiluokat, ammattistartit, maahanmuuttajien valmistavat koulutukset, valmentava ja kuntouttava opetus ja ohjaus jne) on tallennettava viimeistään 15.11.2013 Aikuiskoulutuksen koulutustarjonta päivitetään syksyllä 2014 24 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Kouluta ja Koulutusnetti Kouluta on käytössä vuoden 2013 loppuun ja tarvittaessa vielä keväällä 2014 Myös DW-tilastoraportit poistuvat käytöstä 2013 vuoden lopussa Koulutusnetin hakukone poistuu käytöstä syksyllä 2013 Uusi studieinfo.fi korvaa nykyisen studieinfo.fi:n Vanha palvelu säilyy toistaiseksi eri domain - osoitteella 25 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Miten vastuukäyttäjä kouluttaa oman organisaation toimijat? Vastuukäyttäjä järjestää koulutuksia koulutusympäristössä Koulutusten keskeisenä apuna vastuukäyttäjällä on jokaisen palvelun käyttöohjeet Linkki käyttöohjeisiin löytyy osoitteesta www.oph.fi/oppijanpalvelut käyttöönotto ohjeet Koulutusten tukena ovat OPH:n tuottamat nettivideot, joissa on täsmäohjeita eri toimintoihin OPH tiedottaa vastuukäyttäjiä, kun videot ovat valmiit (tavoitteena on, että videot valmistuvat juhannukseen mennessä) 26 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Tärkeitä osoitteita Opintopolku Tuotantoympäristö: www.opintopolku.fi Koulutusympäristö: https://koulutus.virkailija.opintopolku.fi Koulutusmateriaali on tulostettavissa osoitteessa www.oph.fi/oppijanpalvelu käyttöönotto ohjeet Lisäkysymykset sähköpostiosoitteeseen oppijakaytto@oph.fi 27 11.6.2013 Alatunnisteteksti
Kiitos! 28 11.6.2013 Alatunnisteteksti