KIRA-DIGI- HANKKEEN VÄLIARVIOINTI Elokuu 2017
Sisällys Tiivistelmä.....3 1 Johdanto....5 2 Arvioinnin toteutus... 7 2.1. Tausta ja tavoitteet 2.2. Menetelmät 3 KIRA-digin tavoitteet, toimenpiteet ja eteneminen.9 3.1. Visio ja tavoitteet 3.2. Toimintamallit ja toimenpiteet 3.3. Hankkeen eteneminen 4 Organisointi ja johtaminen.....25 4.1. Organisointimalli 4.2. Johtaminen ja resursointi 4.3. Rahoitusmalli 4.4. Viestintä 4.5. Riskit 5 Johtopäätelmät ja suositukset...38 Liitteet 2
Tiivistelmä Seuraavassa on koottuna keskeisimmät johtopäätelmät: 1. KIRA-digi-hanke kokoaa ensimmäistä kertaa alan keskeiset toimijat hyvin kunnianhimoisten kiinteistö- ja rakennusalaa muuttavien tavoitteiden saavuttamiseksi. KIRAdigin toteutusta on tukenut vahva keskeisten toimijoiden kiinnostus. Tavoitteet on koettu yhteisiksi ja tärkeiksi. Hanke on onnistunut yhteisten tavoitteiden muotoilussa ja toimijoiden sitouttamisessa erittäin hyvin. Innostus on pystytty kääntämään sitoutuneisuudeksi. Jatkon kannalta tämän ylläpitämisen onnistuminen on sekä edellytys että riski. Lisäksi hankkeella on vahva poliittinen tuki. 2. Hankkeella on edellytykset edistää laajaa ajattelun ja toimintatapojen muutosta kiraalalla ja saavuttaa konkreettisia tavoitteita. Hankkeella saavutettavia tuloksia ja vaikutuksia on kuitenkin liian aikaista luotettavasti arvioida tässä vaiheessa. Isoa osaa rahoitettavista hankkeista ei vielä edes tiedetä ja esimerkiksi lainsäädäntö-osan tulokset ovat nähtävillä vasta 2 3 vuoden päästä. On kuitenkin todettavissa, että koska hanke on käynnistynyt nopeasti, sen toimintatapa on ketterä ja oppiva ja keskeiset toimijat ovat sitoutuneet tavoitteisiin, on hankkeella edellytykset saavuttaa iso osa tavoitteista. 3. Hanke on satsannut onnistuneesti viestintään ja brändäykseen. Tavoiteltavan ekosysteemisen muutoksen saavuttaminen edellyttää vahvaa mielikuvien ja odotusten hallintaa. Viestintään on resursoitu julkishallintovetoiseksi hankkeeksi poikkeuksellisen paljon. Viestinnän kanavat ja määrät ovat pääasiassa hanketoimijoille riittäviä. Laajemman näkyvyyden saavuttamiseksi tulisi panostaa systemaattiseen tulosviestintään, tämä on nyt liiaksi rahoitettujen hankkeiden omalla vastuulla. 4. Hanke on tavoitteisiin nähden aliresursoitu. Operatiivisesta toimeenpanosta vastaava hanketiimi on joutunut karsimaan tärkeitä toimenpiteitä, esim. rahoitettujen hankkeiden tukea. Hankejohtamisen ja rahoitetuille hankkeille annettavan tuen tarve tulee loppukaudella vain kasvamaan. 3
Seuraavassa on koottuna keskeisimmät kehittämisesitykset: 1. KIRA-digin ohjelmakausi ei riitä laajojen toimintatapojen muutokseen. Työn jatkuvuuden varmistaminen tulisi nostaa sekä operatiivisten että strategisten toimijoiden asialistojen kärkeen, myös kehittämisrahoituksen kattaen. Toimenpiteet tulee määrittää huomioiden toimijoiden (ministeriöt, kunnat, yritykset ja järjestöt) erilaiset vaikutusmahdollisuudet. 2. KIRA-digin tulee pystyä osoittamaan hankkeen tuottamia tuloksia mahdollisimman pian keskeisten toimijoiden ja eri kohderyhmien kiinnostuksen ja sitoutuneisuuden ylläpitämiseksi. Tulosten tunnistamiseen ja raportointiin tulisi määrittää systemaattiset menettelyt, nyt nämä ovat liiaksi yksittäisten hankkeiden varassa. Tulosten nostamiseen tarvitaan myös hanketiimin tukea. Strategisen digikehityksen uskottavuus vaatii myös konkreettisten tulosten selkeäsanaista viestintää. 3. Hankehallintoa tulisi systematisoida usealla tasolla tulosten varmistamiseksi. Ketterä eteneminen on hankkeen vahvuus. Rahoitettavien hankkeiden valintaa ja raportointia on kuitenkin tärkeää selkeyttää, ketteryyttä riskeeraamatta. Hakemuksissa käsitellään valintakriteeristön vaateita pääasiassa pinnallisesti, tämä ei välttämättä ohjaa jokaisen hankkeen tavoiteasetantaa ja sisältöä riittävästi. Olennaisten tulosten tunnistaminen on tulosten levitettävyyden ja hyödynnettävyyden ja tätä kautta koko hankkeen tuloksellisuuden edellytys. Samalla systematisointi lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja uskottavuutta. 4. Tavoitteiden täsmentäminen, konkretisointi ja priorisointi vahvistaisivat tulosten saavuttamista. Keskeiset toimijat jakavat yhteisen näkemyksen ylätason tavoitteista. Näiden realisoituminen vaatii kuitenkin viestin ja toteutuksen terävöittämistä: a. Digitalisaation mahdollisuuksien esittäminen konkreettisesti esimerkkien kautta vahvistaisi laaja-alaisen muutoksen läpivientiä. b. Tavoitteita tulisi priorisoida rajattujen resurssien kohdentamiseksi. Jokaisesta kolmesta hankekokonaisuudesta tulisi valita keihäänkärkiteemoja, tämä tukisi tulosviestintää ja oman toimensa ohella sitoutuneita henkilöitä työpanoksensa kohdentamisessa. c. Kokeiluhankkeita ja pilotteja tulisi ryhmitellä ja ohjata hankkeita yhteistyöhön. Nykyistä vahvemmat yhteiset kehittämislinjat terävöittävät hankkeen painopisteitä ja tukevat viestinnän kärkien valintaa. 5. Kansainvälisyyttä tulee vahvistaa tavoiteasetannassa ja toimenpiteissä. Kira-alan kasvu edellyttää kansainvälistä liiketoimintaa. Tavoiteasetantaa tulisi tarkastella nykyistä vahvemmin suhteessa kansainväliseen kehitykseen. 4
1 Johdanto Vuosina 2016 2018 toteutettava KIRA-digi-hanke toteuttaa julkisten palveluiden digitalisoimisen kärkihanketta. Hankkeen valmistelu on toteutettu ympäristöministeriön, valtiovarainministeriön sekä kiinteistö- ja rakennusalan yhteisenä valmisteluna ja sen käytännön toteutuksesta ja koordinoinnista vastaa ympäristöministeriö yhdessä kira-alan kanssa. Hankkeen visiona on avoimen ja yhteentoimivan rakennetun ympäristön tiedonhallinnan ekosysteemin syntyminen. Käytännössä hanketta toteutetaan kolmen osakokonaisuuden kautta. Nämä ovat tiedonhallinnan harmonisointi, julkisen hallinnon säädös- ja muutostyöt sekä kokeiluhankkeet ja pilotit. Kullakin osakokonaisuudella on omat täsmennetyt tavoitteensa. Avoin ja yhteentoimiva rakennetun ympäristön tiedonhallinnan ekosysteemi Tiedonhallinnan harmonisointi Tavoitteena on edistää jo olemassa olevien tietojärjestelmien yhteensopivuutta, avata uusia rajapintoja julkiseen viranomaistietoon ja - rekistereihin sekä mahdollistaa uusien tietoväylien rakentaminen tiedon helpompaan jakamiseen kira-alan osapuolien välillä. Julkisen hallinnon säädös- ja muutostyöt Tavoitteena on tunnistaa ja poistaa digitalisaatiota hidastavia säädöksiä kira-alalla sekä muuttaa lainsäädäntöä mahdollistamaan paremmin ketterän digitaalisen ekosysteemin syntymisen. Kokeiluhankkeet ja pilotit Osakokonaisuudessa rahoitetaan kokeiluhankkeita ja pilotteja, jotka tarjoavat uudenlaisia, koko kiinteistö- ja rakennusalan arvoverkkoa hyödyttäviä ratkaisuja ja toimintatapoja. Tässä raportissa esiteltävä hankkeen väliarviointi on toteutettu kesällä 2017. Väliarvioinnin tarkoituksena on tukea hankkeen kehittämistä, sen tavoitteiden saavuttamista ja tulevien toimenpiteiden suuntaamista. Hankearviointi käsittää koko KIRA-digi-kokonaisuuden ja kesään 2017 mennessä toteutetut toimenpiteet. 5
Arviointiraportti on jaettu 5 osaan. Luvussa 2 esitellään arvioinnin tausta ja tavoitteet sekä arvioinnin toteutuksessa käytetyt menetelmät. Luvussa 3 kuvataan KIRA-digi-hankkeen tavoitteita ja tähänastisia toimenpiteitä sekä arvioinnin havaintoja näihin teemoihin liittyen. Luvussa 4 on puolestaan nostettu esiin havaintoja hankkeen organisointiin ja johtamiseen liittyvissä asioissa. Tähän kappaleeseen on nostettu omina teemoinaan esiin myös hankkeen viestintä sekä rahoitusmalliin liittyvät havainnot. Ulkoisen arvioitsijan johtopäätelmät ja suositukset kuvataan luvussa 5. 6
2 Arvioinnin toteutus 2.1. Tausta ja tavoitteet Tämän ulkoisen väliarvioinnin tarkoituksena on ollut tuottaa tietoa KIRA-digi-hankkeen tähänastisesta toteutuksesta ja toiminnasta. Arvioinnin tavoitteena on ollut osaltaan tukea hankkeen kehittämistä ja sen tavoitteiden saavuttamista sekä tulevien toimenpiteiden suuntaamista. KIRA-digi-hankkeen visiona on avoin ja yhteentoimiva rakennetun ympäristön tiedonhallinnan ekosysteemi. Arvioinnin toteutuksessa on peilattu toimintaa erityisesti suhteessa tähän hankkeen laajempaan visioon. Tarkasteltavana ovat siten olleet KIRA-digi-hankkeen luomat edellytykset uusien toimintatapojen syntymiselle ja tähän liittyvät riskit. Vision toteuttamiseksi KIRA-digi-hanke on jaettu kolmeen osakokonaisuuteen, joista kaikki ovat sisältyneet arviointiin. Nämä osakokonaisuudet ovat tiedonhallinnan harmonisointi, säädös- ja muutostyöt sekä kokeilut ja pilotit. Toimintaa on siten peilattu myös näiden kolmen osa-alueen tavoitteisiin. Vision ja tavoitteiden saavuttamisen mahdollistamiseksi käytännön toiminnan tarkastelu on arvioinnissa keskeisessä osassa hankkeen arviointia. Tämä on sisältänyt mm. hankkeen organisoitumismallin ja johtamisen, rahoitusmallin sekä hankkeen viestinnän arviointia. Arviointi on muodostunut eräänlaisena kontribuutioanalyysinä, jossa on tarkasteltu käytännön toimintamallien ja toimintojen osien vaikutusta tavoitteiden saavuttamiseen ja lopulta kolmen osatavoitteen vaikutusta hankkeen vision saavuttamiseen. Tässä arvioinnissa on voitu käsitellä osan 3 kokeiluhankkeita ja pilotteja vasta alustavasi tekemällä huomioita ja nostamalla muutamia esimerkkejä. Hankkeet ovat vasta käynnistyneet, ja vaikka muutamista on saatu tuloksia, niiden perusteella ei voida vielä arvioida tulevaa vaikuttavuutta. Myöskään rahoitettujen hankkeiden koherenttiutta tai tarpeisiin ja tavoitteisiin vastaavuutta ei voida vielä arvioida, koska vasta osa valinnoista on tehty. KIRA-digi-hanke kestää vuoden 2018 loppuun. Arviointi on toteutettu tiiviissä aikataulussa kesän 2017 aikana. 7
2.2. Menetelmät Väliarviointi perustuu viiteen tiedonkeruumenetelmään, jotka on toteutettu ajallisesti samanaikaisesti. Menetelmät ovat olleet aineistoanalyysi, asiantuntijahaastattelut, case-analyysit, työpaja sekä kysely. Arvioinnin aikana on kuultu hankkeen keskeisiä osapuolia ja sidosryhmiä sekä yksilöhaastatteluina että osallistavina työprosesseina. Aineistoanalyysissä on tarkasteltu mm. hankkeen strategisen johtoryhmän muistioita sekä asettamispäätöstä, KIRA-digi seurantatyökalua, viestinnällisiä aineistoja ja verkkosivujen materiaaleja, määrärahaan liittyviä taustatekstejä sekä hankkeen tilanneraportteja. Lisäksi on tarkasteltu ohjausryhmän ja strategisen johtoryhmän käytössä ollutta muuta materiaalia, sekä arvioinnin case-tarkasteluun valittujen hankkeiden hankehakemuksia. Koska KIRA-digihankkeen hallinnollinen taakka rahoituksen hakijalle on pyritty pitämään erityisen vähäisenä, on myös aineistoanalyysi ollut luonteeltaan hyvin tiivis. Asiantuntijahaastatteluita on toteutettu arvioinnin aikana 24 kappaletta. Haastateltavien joukossa on hanketiimin, strategisen johtoryhmän sekä ohjausryhmän jäseniä. Haastattelut on toteutettu puolistrukturoituna siten, että kussakin haastatteluissa on pureuduttu ennalta asetettujen arviointikysymysten ohella myös esiin nouseviin kysymyksiin ja teemoihin jokaisen henkilön hankeroolin huomioiden. Case-analyyseihin on valittu kuusi kehittämis- ja kokeiluhanketta. Arvioinnissa on tutustuttu hankehakemuksiin sekä toteutettu haastattelut hankkeiden avainhenkilöiden kanssa. Kyselyyn saatiin yhteensä 82 vastausta. Kyselyä välitettiin sähköpostitse noin 160:lle hankkeen sidosryhmän edustajalle. Tähän ovat lukeutuneet mm. hankkeiden valvojat, hankkeiden valmisteluun osallistuneet henkilöt, hanketoteuttajat, kokeiluhankkeiden arvioitsijapooli ja hankeosapuolet. Lisäksi kyselyä on välitetty eteenpäin KIRA-digin uutiskirjeessä, Twitterissä ja Facebookissa. Arvioinnin aikana toteutettiin lopuksi työpaja hankkeen vastuutiimille, ohjausryhmälle ja strategiselle johtoryhmälle. Työpajassa käsiteltiin hankkeen tähänastisia onnistumisia ja kehityskohteita hankkeen tavoitteiden, organisointi- ja johtamismallin sekä viestinnän teemojen ympärillä. Lopuksi käsiteltiin hankkeen toteutukseen liittyviä haasteita. Arvioinnin tiedonkeruuvaiheiden havainnot ja niiden analyysi on raportoitu seuraavissa luvuissa. Raportin esitysasu on tiivis ja jokaisen kappaleen alussa on korostettu tärkeintä huomiota. Lisäksi kunkin luvun alussa on esitetty teeman keskeisimmät asiat. Raporttiin on sijoitettu esimerkkejä hankkeista case-laatikoina. 8
3 KIRA-digin tavoitteet, toimenpiteet ja eteneminen 3.1. Visio ja tavoitteet Ø Ø Ø KIRA-digi-hankkeen tärkein tavoite on toimintakulttuurin muuttaminen. Kun visiona on toimintakulttuurin ja ajattelutavan muuttaminen, yksittäisten tavoitteiden rohkeus ja kunnianhimoisuus on tärkeämpää kuin niiden realistisuus. Jatkon ja pysyvyyden varmistaminen on syytä ottaa hankkeen loppukauden tavoitteeksi. KIRA-digi-hankkeen visiona on avoin ja yhteentoimiva rakennetun ympäristön tiedonhallinnan ekosysteemi. Vision esittämän tilan saavuttaminen edellyttää toimenpiteitä niin tiedonhallinnan harmonisoinnissa ja lainsäädännössä kuin yksityisen sektorin toimintatavoissakin. Hankkeen tavoitteet jäsentyvät yleisen vision alle kolmeksi kärjeksi: 1) Toimintaympäristö ketteräksi 2) Rajapinnat auki ja tieto liikkeelle 3) Kokeiluilla uutta bisnestä Osahankekohtaisesti tavoitteet jäsentyvät edelleen tarkemmiksi alatavoitteiksi, joita tarkastellaan lähemmin seuraavissa alaluvuissa. Lopputuloksena hankkeessa tavoitellaan alan parempaa tuottavuutta, toimialan kasvua sekä vähemmän hukkaa ja virheitä. KIRA-digi-hankkeen tärkein tavoite on toimintakulttuurin muuttaminen. Arvioinnin aikana esiin on noussut myös julkilausumattomia tavoitteita, joita eri toimijat pitävät kuitenkin jopa tärkeämpinä kuin hankeohjelmaan kirjattuja. Tällaisia tavoitteita ovat keskusteluyhteyden vahvistaminen julkisen ja yksityisen sektorin välillä, diginatiivin sukupolven kiinnostuksen lisääminen toimialaa kohtaan ja keskeisimpänä koko rakennetun ympäristön toimialan toimintakulttuurin muuttaminen ja uudenlaisen ajattelun edistäminen. Toimintakulttuurin muuttaminen on niin suuri kokonaisuus, että jo kivijalan rakentaminen sille nähdään onnistuneena tuloksena. Loppukäyttäjän näkökulmaa korostetaan arjen parantamisena, ja loppukäyttäjän tyytyväisyys onkin yksi haastatteluissa esiin nousseista tavoitteista. Hankkeen visiota alan toimintakulttuurin muuttamisesta ja uudenlaisesta tiedonhallinnan ekosysteemistä pidetään yleisesti onnistuneena. Toimintakulttuurin muuttamiseen liittyvänä näkökulmana esiin on nostettu myös tarve täsmentää tavoitetta: Millä osatavoitteilla toimin- 9
takulttuuri muuttuu, ja mitä se todella tarkoittaa? Hankkeessa on esitetty joitakin prosentuaalisia tavoitteita toimialan kehityksestä, mutta ne kertovat enimmäkseen tavoitteenasettelun vaikeudesta. Arvioinnin aikana toteutettuun kyselyyn vastanneet ovat tunnistaneet keskeisiksi osatavoitteiksi uudenlaisten toimintatapojen ja tietojärjestelmien yhteensopivuuden edistämisen sekä uusien innovaatioiden ja liiketoiminnan syntymisen (kuva 1). Lainsäädäntöön sekä tietoväyliin ja rajapintoihin liittyviä tavoitteita ei kokonaisuutena pidetä yhtä merkityksellisinä. Tulosta selittänee se, että muut kuin suoraan näiden parissa toimivat tahot tuntevat lainsäädännön kehitystarpeita vähemmän. Toisaalta kokeiluhankkeisiin osallistuneet vastaajat ovat nostaneet muita useammin tärkeimmiksi tavoitteiksi juuri uusien innovaatioiden ja uudenlaisen liiketoiminnan syntymisen. KIRA-digi-hankkeen keskeisimmät tavoitteet vastaajien näkökulmasta (% vastaajista, joiden mielestä keskeinen tavoite N = 77). Huom. useamman tavoitteen valitseminen mahdollista 90% 80% 70% 60% 50% 40% Muu: tiedon avoimuuden edistäminen, yhteistyö julkisen ja yksityisen sektorin välillä, tietyt tietomallit 37% 40% 46% 51% 66% 72% 74% 78% 30% 20% 10% 5% 0% Muu Uusien tietoväylien rakentaminen tiedon helpompaan jakamiseen Lainsäädännön muuttaminen mahdollistamaan uudenlaisen ekosysteemin syntyminen Uusien rajapintojen avaaminen Digitalisaatiota hidastavien säädösten tunnistaminen ja poistaminen Uuden liiketoiminnan syntyminen Uusien innovaatioiden syntyminen Tietojärjestelmien yhteensopivuuden edistäminen Uudenlaisten toimintatapojen synnyttäminen Kuva 1. KIRA-digi-hankkeen tärkeimmät tavoitteet Kun visiona on toimintakulttuurin ja ajattelutavan muuttaminen, yksittäisten tavoitteiden rohkeus ja kunnianhimoisuus on tärkeämpää kuin niiden realistisuus. Kyselyn vastaajista 84 prosenttia pitää KIRA-digin tavoitteita riittävän kunnianhimoisina ja hieman harvempi riittävän rohkeina. Kokonaisuutena tavoitteita pidetään myös hyvin selkeinä muttei välttämättä täysin realistisina. Realistisuuden näkökulmasta keskeisimmät huomiot liittyvät tarvittavan muutoksen laajuuteen ja lyhyeen hankeaikaan: Yhden hallituskauden aikana ei ole mahdollista muuttaa koko alan toimintakulttuuria. Tavoitteenasettelussa alkusysäyksen antamiselle on kuitenkin jo itsessään annettava arvoa. Huomiona on todettava, että haastattelujen ja kyselyvastausten perusteella kokeiluhankkeet eivät tunne KIRA-digin yleisiä tavoitteita kovinkaan syvällisesti, vaan arvioivat tavoitteenasettelua lähinnä omasta näkökulmastaan. 10
Kokemus KIRA-digi-hankkeiden tavoitteista Tavoitteet ovat realistisia (N = 65) 2% 9% 14% 51% 22% 3% Tavoitteet ovat kansainvälisesti kiinnostavia (N = 66) 8% 11% 39% 35% 8% Tavoitteet ovat kunnianhimoisia (N = 65) 6% 9% 38% 46% Tavoitteet ovat rohkeita (N = 65) 9% 12% 37% 42% Tavoitteet ovat selkeitä (N = 65) 2% 9% 5% 48% 37% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Täysin eri mieltä Osittain eri mieltä Ei samaa eikä eri mieltä Osittain samaa mieltä Täysin samaa mieltä En osaa sanoa Kuva 2. Arvio KIRA-digi-hankkeen tavoitteista. Rohkeus/kunnianhimo- ja realistisuus/selkeys-ulottuvuudet on syytä huomioida myös odotustenhallinnassa. Alan koko toimintakulttuurin muuttaminen ei ole realistista kovin nopeasti. Tämä ei tarkoita kuitenkaan sitä, etteikö joitain muutoksia voitaisi saavuttaa nopeastikin. Koko hankkeen visio on jätetty tarkoituksella väljäksi. Tämä on tarkoituksenmukaista siitä näkökulmasta, että laajat tavoitteet mahdollistavat ennakoimattomat digitoimintaympäristökehityksen tuomat tavoitteet ja toimenpiteet. Toisaalta tavoitteiden täsmentymättömyys ei tue fokusoitua työskentelytapaa. Toimiala on laaja, ja eri toimijat ymmärtävät toimintakulttuurin muuttamisen hyvin eri tavoin. Erityisesti julkisen sektorin tavoitteiden ja kokeiluhankkeiden tavoitteiden yhteen nivoutuminen jää osalle vastaajista epäselväksi. Tavoitteet kuitenkin ovat kirkastuneet ja kirkastuvat edelleen jatkuvasti. Kansainvälistä näkökulmaa ei ole huomioitu tavoitteenasettelussa. Vaikka tavoitteita pidetäänkin kansainvälisesti kiinnostavina, toivottiin tuotosten kansainvälisen hyödynnettävyyden selkeämpää mukaan ottamista. Toimiala on kansainvälisessä murroksessa, ja tämä tulisi huomioida toimenpiteissä ja näitä tukevassa viestinnässä. Jatkon ja pysyvyyden varmistaminen hankkeen loppukauden tavoitteeksi. Tähän mennessä hankkeen aikana on jo pystytty saavuttamaan tuloksia, ja KIRA-digin toimintamallin uskotaan pystyvän muuttamaan alan toimintakulttuuria. Toimintakulttuuri ei kuitenkaan muutu muutamassa vuodessa, joten katse on syytä kääntää jo hankkeen jälkeiseen aikaan. Miten saavutetut tulokset pystytään hyödyntämään, ja miten muutosta pystytään viemään eteenpäin jatkossakin? Innostuneisuus ja samassa pöydässä istuminen eivät yksin riitä tähän. 11
Taulukko 1. KIRA-digi-hankkeen osien tavoitteet ja toimenpiteet. KIRA-digihankkeen osat Tavoitteet Toimenpiteet Osa 1 Tiedonhallinnan harmonisointi Tavoitteena on edistää jo olemassa olevien tietojärjestelmien yhteensopivuutta, avata uusia rajapintoja julkiseen viranomaistietoon ja -rekistereihin sekä mahdollistaa uusien tietoväylien rakentaminen tiedon helpompaan jakamiseen KIRA-alan osapuolien välillä. Kohteella on - Pysyvä huoneistotunnus - Pysyvä rakennustunnus - Pysyvä kiinteistötunnus - Koordinaatit - Osoite - URL-osoite Strategisessa johtoryhmässä on määritelty rakennetun ympäristön digiperiaatteet, jotka perustuvat VM:n julkisten palveluiden digitalisoinnin periaatteisiin. Osahankekokonaisuudet: - Prosessit ja kokonaisarkkitehtuuri - Yhteiset tunnisteet - Kiinteistösijoittamisen ja -johtamisen yhteinen tietomalli - Digikaavoitus - Infra-alan kehittämiskokonaisuus - Rakennuksen tietosisältö - Sanasto- ja nimikkeistötyö Tiedon tallennuksessa käytetään - Yhteisiä käsitteitä - Avoimia rajapintoja - Standardoituja tietomalleja Osa 2 Julkisen hallinnon säädös- ja muutostyöt Osa 3 Kokeiluhankkeet ja pilotit Alalla on yhteiset - Sovittu kokonaisarkkitehtuuri - Kuvatut prosessit Tavoitteena on tunnistaa ja poistaa digitalisaatiota hidastavia säädöksiä KIRA-alalla sekä muuttaa lainsäädäntöä mahdollistamaan paremmin ketterän digitaalisen ekosysteemin syntymisen. Tavoitteena on kokeilukulttuurin, uusien innovaatioiden ja uudenlaisen liiketoiminnan edistäminen. - Säädösmuutokset - Rakennetun ympäristön julkisten rekisterien avaaminen - Rakennusperintötiedon rajapinnat - Maisema- ja kulttuuriselvityksen tietomalli - Rakennusluokituksen uudistaminen ja KIRA-sanasto - Suunnittelujärjestelmän tavoitetilat - Muutokset rekistereissä - Koontirajapinta rakennustiedoille KaPAn kautta julkisista rekistereistä - Rakentamisen rakenteiset lomakkeet Suomi.fi-palvelussa Kolmen hakukierroksen jälkeen mukaan on valittu 48 kokeilu- ja pilottihanketta. Hakemuksia on vastaanotettu reilusti yli 100. 12
Avoimet rajapinnat ja tiedon avoimuus nousevat haastatteluissa keskeisiksi harmonisointitavoitteiksi. Tiedonhallinnan harmonisointi -osan kirjattuja osatavoitteita ovat tietojärjestelmien yhteensopivuuden edistäminen, uusien rajapintojen avaaminen ja uusien tietoväylien jakaminen tiedon helpompaan jakamiseen. Yksityiskohtaisemmaksi tavoitetilaksi on määritelty pysyvät huoneisto-, rakennus- ja kiinteistötunnukset, koordinaatit, osoite ja URL. Lisäksi tavoitteena on saavuttaa yhtenevät käsitteet, rajapinnat ja tietomallit sekä sovittu kokonaisarkkitehtuuri. Julkisen puolen säädös- ja muutostöiden asetettuja tavoitteita ovat digitalisaatiota hidastavien säädösten tunnistaminen ja poistaminen sekä lainsäädännön muuttaminen mahdollistamaan uudenlaisen ekosysteemin syntyminen. Osahankkeessa tunnistetaan joukkoistamalla lainsäädännön karikoita rakennetun ympäristön prosesseissa ja analysoidaan niitä digitalisaation näkökulmasta. Lainsäädännön muutosten lisäksi osahankkeeseen sisältyy julkisen hallinnon muutostöitä, jotka liittyvät tiedonhallinnon harmonisoinnin tavoitteisiin. Kokeilukulttuuri itsessään on tavoite, sitä on kuitenkin vaikea mitata. Kokeiluhankkeiden yleinen tavoite on kokeilukulttuurin edistäminen, mutta tavoitteena on myös saada aikaan uusia innovaatioita ja uutta liiketoimintaa. Kokeilut ja pilotit muodostavat keskeisen osan KIRA-digihankkeesta. Niillä testataan yhteentoimivuuksia toimialan eri osissa sekä julkisen sektorin sisällä, julkisen ja yksityisen sektorin välillä ja yksityisellä sektorilla. Tavoitteena on vauhdittaa alan toimintatapojen muutosta, mahdollistaa erilaisten mallien ja kehittämispolkujen ja standardien ratkaisujen sovittaminen käytäntöön. Lisäksi kokeiluhankkeiden kautta on tarkoitus kerätä tietoa osien 1 ja 2 tueksi esimerkiksi kankeista tiedonhallinnan järjestelmistä ja lainsäädännön karikoista. Yksittäisten kokeiluhankkeiden tavoitteet on määritelty rahoitushakemuksessa. Niiden toteutumista seurataan hankkeen aikana ja kokeilun lopuksi. 13
CASE: Avoimien rajapintojen järjestelmäekosysteemi Espoon ja Rambollin yhteistyö mahdollistaa tiedon jakamisen Avoimen lähdekoodin omaisuudenhallintajärjestelmän ja sen rajapintojen kehittäminen Espoon kaupunki Lähtökohta ja tavoite: Infraomaisuudesta kuten kaduista, puistoista ja kasvillisuudesta tarvitaan tietoja esimerkiksi kunnossapitoa varten. Tietoa on valtavia määriä mutta kerääjiä vain vähän. Asiantuntijatyön käyttäminen tiedon tallentamiseen ei ole kustannustehokasta. Nykyinen Espoon omaisuudenhallintajärjestelmä on ollut siten suljettu, että tietoa on voinut julkaista, mutta isoja aineistoja ei voi itse tallentaa suoraan tietokantaan eikä tietomallia ole voinut itse muokata. Tietoa on kerätty eri muodoissa ja se on syötetty järjestelmään käsityönä. Kokeiluhankkeen päätavoitteena on vakioida ja automatisoida tiedontuotannon prosessi. Tässä yhteydessä testataan koneohjaukseen käytettyjen tietomallien hyödynnettävyyttä automaattisen omaisuudenhallinnan rekisterin luomisessa. Lisäksi yhdistetään se avoimen lähdekoodin ilmaisiin komponetteihin (QGIS + Geoserver) joiden tuloksena syntyy avoimen lähdekoodin järjestelmä. Lopputuloksena on avoimen lähdekoodin järjestelmä, jota kaikki Suomen kunnat voivat hyödyntää halutessaan. Hanke on saanut tukea KIRA-digiltä 23 500 euroa, 40 prosenttia kokonaisbudjetista. Toteutus ja tilanne: Hanke on käynnistynyt maaliskuussa 2017 ja päättyy vuoden lopussa. Hankkeen puitteissa on testattu onnistuneesti tiedonsiirtoa työmaalta rekisteriin ilman käsityötä. Syksyllä 2017 järjestetään vielä tietoturva-auditointi. Jatkokehitystä tehdään yhdessä Rambollin kokeiluhankkeen kanssa. Toteutusta tukeneet tekijät: KIRA-digin rahoitus on mahdollistanut uudenlaisen kehitystyön ympäristössä, jossa toimintamallit ovat perinteisiä. Projektipäällikkö on toiminnallaan pyrkinyt edistämään toimintakulttuurin muutosta. Hankkeen toteutuksen haasteet: Kunnan käytäntöjen ja hankintalain yhteensovittaminen KIRA-digin käytäntöjen kanssa vaatii kärsivällisyyttä. Verrattuna yksityiseen sektoriin toiminta ympäristö on siten rajoittunut. Pysyvyyden varmistaminen on haastavaa, sillä edes Espoon kaupunki itse ei ole arviointihetkellä tehnyt päätöstä uuden järjestelmän käyttöönotosta. Infrasuunnitteluaineistojen rajapinnat Espoon kaupungin avoimen lähdekoodin infraomaisuudenhallintajärjestelmään, Ramboll Finland Oy Lähtökohta ja tavoite: Espoon kaupunki ja Ramboll ovat tehneet infraomaisuudenhallintaan liittyvää yhteistyötä jo aiemmin. Ramboll löysi yhteistyön pohjalta mahdollisuuden osallistua KIRA-digi-hankkeeseen siten, että lopputuloksena kaikki osapuolet, myös tärkeä asiakas, hyötyvät. Kokeiluhankkeen tavoitteena on luoda avoimen lähdekoodin tietojärjestelmien ekosysteemi, jossa tieto liikkuu avointen rajapintojen kautta suunnittelutoimistolta Espoon kaupungille ja siitä edelleen muihin tietojärjestelmiin. Hanke on saanut KIRA-digiltä 10 000 euroa, joka vastaa 40 % sen koko budjetista. Toteutus ja tilanne: Hanke on käynnistynyt kesäkuussa 2017, ja se päättyy joulukuussa 2017. Välitavoitteena hankkeessa testataan katujen kunnossapitotietojen välittämistä rajapintojen kautta Espoon kaupungin järjestelmään. Toteutusta tukeneet tekijät: Sujuvaa yhteistyötä Espoon KIRA-digihankkeen kanssa, vaikka hankkeet ovatkin erillisiä kokonaisuuksia. Yhteistyössä on selkeitä synergiaetuja, ja onkin päädytty tilanteeseen, jossa molemmat osapuolet todella hyötyvät. Hankkeen toteutuksen haasteet: Hanke on edennyt suunnitelmien mukaisesti. Tästä huolimatta toivotaan laajempaa yhteistyötä KIRA-digi-kokeilujen kesken, mistä voisi rakentua lisää ekosysteemejä. 14
3.2. Toimintamallit ja toimenpiteet Ø Ø Ø KIRA-digin vaikuttavuuden ja muutoksen jatkuvuuden varmistamiseksi tarvitaan konkreettisia tuloksia. Hankkeen puolivälissä kokeiluhankkeet ja pilotit ovat edenneet pisimmälle ja niiden katsotaan edistäneen tavoitteiden saavuttamista parhaiten. Tuloksia tunnetaan vielä kuitenkin heikosti. Arvioinnin yhteydessä on esitetty näkemyksiä kokeiluhankkeiden suuremman vaikuttavuuden puolesta, mutta myös kokeilukulttuurin kehittymistä pidetään tärkeänä tavoitteena. Hankkeen puolivälissä kokeiluhankkeiden ja pilottien katsotaan edistäneen tulosten saavuttamista eniten. Valtaosa vastaajista pitää osassa 3 tehtyjä toimenpiteitä tarkoituksenmukaisina tulosten saavuttamisen näkökulmasta. Käytännössä osan 3 toimenpiteet tarkoittavat kokeiluhankkeiden ja pilottien tukemista. Ensimmäinen hakukierros järjestettiin jo vuoden 2016 lopussa, ja osasta kokeiluja on jo saatukin ensimmäisiä tuloksia. Lisäksi vastaajista suurin osa on mukana kokeiluhankkeissa, joten siitäkin näkökulmasta kokeiluhankkeiden tarkoituksenmukaisuus korostuu; erityisesti kun tavoitteena on uuden liiketoiminnan synnyttäminen. Poikkeuksellisen hyvää yhteistyötä julkisen ja yksityisen sektorin kesken. Innostunut ja innovatiivinen ilmapiiri. Vain noin puolet kyselyn vastaajista pitää tiedonhallinnan harmonisoinnin ja julkisten säädös- ja muutostöiden piirissä tehtyjä toimenpiteitä tarkoituksenmukaisina. En osaa sanoa -vastausten määrä korostuu, mikä heijastelee sitä, että näiden hankkeen osien toimintaa tunnetaan ylipäätään huonosti. Varsinkin lainsäädännön kehittäminen on monelle yksityisen sektorin vastaajalle vieras kenttä, ja niinpä venynyt toimenpiteiden kartoitusvaihe näyttäytyy jonkin asteisena epätarkoituksenmukaisuutena. KIRA-digi-hankkeen eri osissa toteutettujen toimenpiteiden tarkoituksenmukaisuus Kokeiluhankkeet ja pilotit (N = 61) 3% 8% 13% 39% 31% 5% Julkisen hallinnon säädös- ja muutostyöt (N = 61) 2% 8% 20% 30% 18% 23% Tiedonhallinnan harmonisointi (N = 61) 3% 11% 18% 31% 21% 15% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Täysin eri mieltä Osittain eri mieltä Ei samaa eikä eri mieltä Osittain samaa mieltä Täysin samaa mieltä En osaa sanoa Kuva 3. Toimenpiteiden tarkoituksenmukaisuus. 15
Toimintatapoihin toivotaan lisää vuorovaikutteisuutta. Toistaiseksi yhtenä keskeisimpänä tuloksena ja onnistuneimpana toimintamallina pidetään hyvää yhteistyötä julkisen ja yksityisen sektorin kesken ja yhdessä tekemisen henkeä. Toiveita vuorovaikutteisuuden lisäämisestä on tullut niin ohjaus- ja johtoryhmästä kuin kokeiluhankkeiltakin. Hankeorganisaation sisällä näkökulma on ennemminkin viestinnällinen, kun taas kokeilut toivovat saavuttavansa synergiaetuja. 3.2.1. Tiedonhallinnan harmonisoinnin toimenpiteet Keskeinen osa tiedonhallinnan harmonisoinnin toimenpiteitä ovat rakennetun ympäristön digiperiaatteet, joita on työstetty strategisen johtoryhmän, ohjausryhmän ja kaikille avoimen joukkokyselyn voimin. Periaatteet ovat: 1. Kehitämme ratkaisut ja palvelut asiakaslähtöisesti 2. Poistamme turhat vaiheet 3. Rakennamme helppokäyttöisiä ja turvallisia palveluita 4. Tuotamme asiakkaalle hyötyä nopeasti 5. Varaudumme häiriö- ja poikkeustilanteisiin 6. Käytämme jo olemassa olevaa tietoa ja sähköisiä palveluita 7. Avaamme tiedon ja rajapinnat yrityksille, yhteisöille ja yksilöille 8. Nimeämme tiedolle omistajan 9. Noudatamme kansainvälisiä standardeja 10. Sidomme päätöksen lainvoimaisuuden digiin Jotta periaatteet todella toimisivat, niiden omaksumiseen ja jalkauttamiseen täytyy nähdä vaivaa. Digiperiaatteet kertovat tahtotilasta, ne täytyy kuitenkin konkretisoida. Tiedonhallinnan harmonisoinnin toimenpiteet on käynnistetty kehitystarvekartoituksella, jossa on tunnistettu eri viranomaisten tietolähteet ja rekisterit. Samalla on kartoitettu tiedonhallinnan näkökulmasta yhteydet muihin hankkeisiin (kuten KaPA, ASREK, Paikkatietoalusta). Käynnistetyt osahankkeet jäsentyvät seitsemään osaan, jotka on esitelty taulukossa 1. Meidän kaikkien pitäisi osata digiperiaatteet ulkoa, mutta en minäkään osaa. Hankeosion toimenpiteet ovat vaatineet paljon suunnittelua ja täsmennystä. Julkisen sektorin tietojärjestelmien ylläpitäjät ovat siiloutuneita ja tottuneet huolehtimaan omista järjestelmistään. Toisaalta yksityisellä puolella tiedon avoimuus on uusi ajatus, joka vaatii paljon totuttelua. Tavoitteiden saavuttamista hidastaa sekin, että osalle kentän toimijoista tiedon avoimuus saattaa olla jopa liiketoimintaidean vastaista. Kuntien osalta hidasteena ovat myös olemassa olevat järjestelmät, joiden lisenssejä ei vain voida katkaista, vaan täytyy odottaa sopimuskauden päättymistä. 16
Esimerkkinä tiedonhallinnan harmonisoinnin toimenpiteistä on esiselvitys kuntien maankäyttösuunnitelmista. Selvityksen perusteella läheskään kaikkia maankäyttöpäätöksiä ei ole saatavilla digitaalisessa muodossa. Kunnille kohdennettu esimerkiksi 5000 euron tuki saattaisi olla riittävä porkkana tietojärjestelmätyön kehittämisen käynnistämiseen. Suurille kunnille tällä ei luonnollisesti olisi merkitystä, mutta suurimmalle osalle kunnista pienikin tuki on tärkeä. CASE: Kuntien digitaaliset maankäyttösuunnitelmatiedot avoimeen käyttöön -esiselvitys Onko jotain mitä harmonisoida? Solita Oy (Evolta) Lähtökohta ja tavoite: KIRA-digin rahoittaman hankeen tavoitteena on tietojen avaaminen julkiseen käyttöön. Maankäyttöpäätöstietojen osalta tadellisuudessa tietoja ei kaikissa kunnissa edes ole sähköisessä muodossa eikä näin olen ole avattavia tietoja. Tilannekuva maankäytön suunnitelmatietojen digitalisaatiosta on edellytys tiedonhallinnan harmonisoinnin jatkotoimenpiteille. Kaavatietoihin liittyvien kyselyjen väheneminen säästäisi valtavasti työaikaa. Laskelmien mukaan kustannushyöty nousisi kymmeniin miljooniin euroihin vuodessa, jos kaikki maankäyttösuunnitelmatiedot olisivat digitaalisessa muodossa, Toteutus ja tilanne: Esiselvitys toteutettiin kevään 2017 aikana kontaktoimalla kaikki Suomen kunnat, jolloin saatiin paljon kattavampi kuva tilanteesta kuin kyselyillä, joiden vastausprosentti jää usein heikoksi. Kuntien käytännöt vaihtelevat suuresti, eikä kunnan koolla ole vaikutusta maankäyttöpäätöstietojen digitalisaatioasteeseen: joissakin kunnissa tilanne on erinomainen, joissakin on paljon kehitettävää. Toteutusta tukeneet tekijät: Esiselvitys toteutettiin kokonaan KIRA-digin rahoituksella osana tiedonhallinnan harmonisointi -osahanketta. Hankkeen toteutuksen haasteet: Kuntien tavoittaminen on haastavaa, mikä asettaa kysymyksiä myös palvelutasosta kuntalaisten suuntaan. 17
CASE: Kiinteistösijoittamisen ja -johtamisen yhteinen tietomalli KTI Kiinteistötieto Oy Lähtökohta ja tavoite: Kiinteistösijoittamisen ja -johtamisen yhteinen tietomalli-hankkeessa on muodostettu kiinteistösijoittamiseen ja -johtamiseen yhteistä, laajapohjaista ja vakioitua tietomallia sekä yhteisiä rajapintoja palveluväyliin. Hanke on käynnistynyt huhtikuussa 2017 ja päättyy elokuussa 2017. Hankkeessa on tällä hetkellä käynnissä sen jatkotoimenpiteiden valmisteleminen. Hankkeen toteutukseen on osallistunut 12 eri organisaatioita, ja päätoteuttajana on toiminut KTI Kiinteistötieto Oy. Hanke on saanut KIRA-digi-hankkeesta 52 000 euron rahoituksen, joka vastaa 85 % hankkeen kokonaisbudjetista. Toteutus ja tilanne: Hanke on toteutettu hyvin tiiviissä aikataulussa ja yhteistyössä yritysten ja muiden kehittämishankkeiden kanssa. Käytännön toteutus on jaettu 11 vaiheeseen, ja työtä on käynnistysvaiheesta lähtien tehty heti konkreettisen toteutuksen tasolla. Määrittelyehdotusta on alkuvaiheessa työstetty mm. työpajassa ja päätoteuttajan omana työnä, ja tämän jälkeen jatkojalostettu mm. kahdenkeskisissä haastatteluissa yritysten kanssa. Tietomallin määritykset ovat valmistuneet kesäkuussa, jonka jälkeen on toteutettu tiedonsiirtorajapintamäärityksiä. Tällä hetkellä hankkeessa on käynnissä sen lopputuotosten raportointi ja kokoaminen, sekä hankkeessa toteutettujen suunnitelmien toteutusprojektin suunnitelman laadinta. Hanke on edennyt pääosin vahvistetun hankesuunnitelman mukaisessa aikataulussa. Hankkeen toteutusta tukeneet tekijät: Työhön liittyvien osahankkeiden välinen tiivis yhteistyö on tukenut hanketta vahvasti. Kokonaisuuteen kytkeytyvien ASREK- ja Paikkatietoalusta-kokonaisuuksien kanssa on myös käyty hyödyllistä keskustelua ja kahdenvälistä sparrausta. Lisäksi hankkeen kevyet raportointivaatimukset ovat mahdollistaneet sen, että hankkeessa on voitu keskittyä käytännön työhön. Hankkeen toteutuksen haasteet: Vaikka hanke on edennyt suunnitelman mukaisesti eikä suurempia haasteita ole ilmennyt olisi hanke kokonaisuudessaan voinut hyötyä vielä vahvemmasta sparrauksesta KIRA-digi-hankkeen kanssa koko hankkeen elinkaaren ajan. Tarvetta ollut hankehakuvaiheessa ohjeistuksen projektiaihion tuotantoon liittyen, hankkeen aikana ja viestinnän toteuttamisessa. Lisäksi esimerkiksi eri osahankkeiden välisiä yhteisiä työtiloja voisi tukea KIRA-digin tasolta. 3.2.2. Julkisen hallinnon säädös- ja muutostöiden toimenpiteet Hankeosion alla on käynnistetty paikkatietoja ja henkilötietojen suojaa koskeva oikeudellinen selvitys. Suunnitelmajärjestelmän tavoitetilaan liittyen on toteutettu INSPIREvertailutaulukoiden kokoamis- ja täydennystyö. Paikkatietomuotoisten maankäyttöpäätösten edistämiseksi on myös käynnistetty tukihanke. Lisäksi julkisiin rekisterimuutoksiin liittyen on käynnistetty hankkeet rakennustiedon omistajuudesta ja ylläpitovastuusta, rakennusluokittimen suunnittelusta ja kulttuuriympäristötietojen yhteiskäytöstä. 18
CASE: Kiinteistösijoittamisen ja -johtamisen yhteinen tietomalli KTI Kiinteistötieto Oy Lähtökohta ja tavoite: Kiinteistösijoittamisen ja -johtamisen yhteinen tietomalli -hankkeessa on muodostettu kiinteistösijoittamiseen ja -johtamiseen yhteistä, laajapohjaista ja vakioitua tietomallia sekä yhteisiä rajapintoja palveluväyliin. Hanke on käynnistynyt huhtikuussa 2017 ja päättyy elokuussa 2017. Hankkeessa on tällä hetkellä käynnissä sen jatkotoimenpiteiden valmisteleminen. Hankkeen toteutukseen on osallistunut 12 eri organisaatioita, ja päätoteuttajana on toiminut KTI Kiinteistötieto Oy. Hanke on saanut KIRA-digi-hankkeesta 52 000 euron rahoituksen, joka vastaa 85 % hankkeen kokonaisbudjetista. Toteutus ja tilanne: Hanke on toteutettu hyvin tiiviissä aikataulussa ja yhteistyössä yritysten ja muiden kehittämishankkeiden kanssa. Käytännön toteutusta on käynnistysvaiheesta lähtien tehty hyvin konkreettisella tasolla. Määrittelyehdotusta on alkuvaiheessa työstetty mm. työpajassa ja päätoteuttajan omana työnä, ja tämän jälkeen jatkojalostettu mm. kahdenkeskisissä haastatteluissa yritysten kanssa. Tietomallin määritykset ovat valmistuneet kesäkuussa, jonka jälkeen on toteutettu tiedonsiirtorajapintamäärityksiä. Tällä hetkellä hankkeessa on käynnissä sen lopputuotosten raportointi ja kokoaminen, sekä hankkeessa toteutettujen suunnitelmien toteutusprojektin suunnitelman laadinta. Hanke on edennyt pitkälti vahvistetun hankesuunnitelman mukaisessa aikataulussa. Hankkeen toteutusta tukeneet tekijät: Työhön liittyvien osahankkeiden välinen tiivis yhteistyö on ollut yksi erityinen työtä tukeva tekijä. Kokonaisuuteen kytkeytyvien ASREK- ja paikkatietoalusta - kokonaisuuksien kanssa on myös käyty hyödyllistä keskustelua ja kahdenvälistä sparrausta. Lisäksi hankkeen kevyet raportointivaatimukset ovat mahdollistaneet sen, että hankkeessa on voitu keskittyä käytännön työhön. Hankkeen toteutuksen haasteet: Vaikka hanke on edennyt suunnitelman mukaisesti, eikä suurempia haasteita ole ilmennyt olisi hanke kokonaisuudessaan voinut hyötyä vielä vahvemmasta sparrauksesta KIRA-digi-hankkeen kanssa koko hankkeen elinkaaren ajan. Tämä sisältää sekä hankehakuvaiheessa ohjeistuksen projektiaihion kehittämiseen liittyen, keskusteluyhteyden hankkeen aikana, että tuen hankkeen viestinnän toteuttamiselle. Lisäksi esimerkiksi eri osahankkeiden välisiä yhteisiä työtiloja voisi tukea KIRA-digin tasolta. KIRA-digi-hankkeen yhteydessä on kartoitettu lainsäädännön karikkoja rakennetun ympäristön prosesseissa Otakantaa.fi-palvelun avulla. Arviointihetkellä palvelun kautta on ilmoitettu 11 ehdotusta, mitä ei voi pitää kovin merkittävänä saavutuksena 500 päivässä. Tavoitteessa mainittu joukkoistaminen voisi siis olla kattavampaakin. Arvioinnin yhteydessä esiin on noussut useita kertoja yhden luukun lupaperiaate, jossa viranomaiset etsivät itse tarvittavat lisätiedot viranomaisrekistereistä. Lisäksi ehdotetaan prosessien sujuvoittamista siten, että esimerkiksi rakennuslupa tulisi automaattisesti voimaan tietyn ajan kuluttua, ellei valvova viranomainen sitä erikseen päätöksellään kiellä. 19
Julkisen hallinnon säädös- ja muutostöiden tavoitteista tai etenemisestä ei ole onnistuttu viestimään riittävästi. Tämä heijastuu myös siihen, että haastatellut eivät osaa juurikaan arvioida hankeosien toimenpiteitä, elleivät juuri itse ole mukana niiden valmistelussa. Edes haastatellut eri ministeriöiden edustajat eivät tunne hankeosion sisältöä ja toimenpiteitä. Kaikki muutostarpeet eivät liity vain lainsäädäntöön, ja siksi kunnat pitää saada mukaan kehittämistyöhön. Arviointiaineiston perusteella vaikuttaa siltä, että kankeana pidetty lainsäädäntö, ei välttämättä ole kaikissa tapauksissa todellinen este muutoksille, vaan kuntien omat käytännöt saattavat olla tarpeettoman raskaita. Toisaalta myös kuntakentän osalta tunnistetaan hankkeen ansiosta lisääntynyt yhteisymmärrys ja halu yhteistyöhön. Säädösvalmistelun tulisi olla monialaista. Kaikkea rakennetun ympäristön toimialaan liittyvää valmistelua ei tehdä ympäristöministeriössä. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriön hallinnonalalla tehdään paljon kiinteistöihin liittyvää valmistelua, mikä tulisi huomioida valmistelussa. 3.2.3. Kokeiluhankkeiden toimenpiteet Kokeiluhankkeiden valinnassa katsotaan ensisijaisesti hankkeen vastaavuutta suhteessa KIRAdigin tavoitteisiin. Hakemusprosessi on pyritty pitämään kevyenä, jotta mukaan saadaan houkuteltua myös kiinteistö- ja rakennusalan ulkopuolisia yrityksiä. Kokeiluhankkeiden välille pitäisi pyrkiä luomaan linkkejä, jolloin kokonaishyöty olisi enemmän kuin osiensa summa. Kokeiluhankkeet pitävät valintaprosessia sujuvana ja onnistuneena. Valintakriteerit on pääsääntöisesti tunnettu hyvin, eikä lomakkeiden täyttöön tai hakusääntöihin liittyen ole ollut epäselvyyksiä. Rahoituksen hakemisen KIRA-digin kautta on mainittu olevan yksinkertaista muihin rahoituslähteisiin verrattuna. Kunnat ovat kuitenkin yksityisiin yrityksiin verrattuna eri asemassa rahoituksen suhteen, sillä niitä sitovat myös omat käytännöt. Toiveita on esitetty aikataulun joustavoittamisen puolesta, sillä esimerkiksi kuntatoimijan kokeiluhankkeessa tehtävät hankinnat voivat viedä odotettua enemmän aikaa itsestä riippumattomista syistä. Kokeilu- ja pilottihankkeille asetetut hallinnolliset vaateet tukevat nopeaa toteutusta, mutta niiden riittävyys jakaa mielipiteitä. Hankkeilta vaaditut systemaattiset hallinnolliset tehtävät ovat keveitä hakuprosessista raportointiin. Hankkeilta kuitenkin edellytetään sekä raportointia että viestintää hakemuksessa ilmoitetuista tavoitelluista tuloksista. Kokeilujen kohdalle perinteinen loppuraportti ei välttämättä ole tarkoituksenmukaisin raportointikeino, ja uusia raportointivaihtoehtoja onkin mietitty. Hankkeita on ohjeistettu viestimään tuloksista myös itsenäisesti, mutta arvioinnin perusteella tämä viestinnän laajuus on toistaiseksi vähäistä. Osaltaan syynä on se, ettei tuloksia vielä ole juurikaan esittää. Raportoinnin keveys on sekä vahvuus että merkittävä koko KIRA-digi-hankkeen tavoitteiden saavuttamisen riski siinä tapauksessa, ettei tuloksia pystyttäisi hyödyntämään ja viemään eteenpäin. 20
Arvioinnin valintaprosessi on kehittynyt kierros kierrokselta. Nopeasti järjestetty ensimmäinen hakukierros sai hankkeen täyteen vauhtiin kerralla, ja sen jälkeen valintaprosessia on onnistuttu kehittämään kierros kierrokselta. Onnistuneena toimintamallina mukaan on otettu pitchaus, jossa arvioijat pääsevät tarkastelemaan hakemuksia pelkkiä papereita syvällisemmin. Hankkeiden kokeilullisuutta on pyritty lisäämään joka kierroksella, ja ennen neljättä hakukierrosta on järjestetty myös klinikka, jossa teemaa on käsitelty laajemmin. Kokeilullisuuden ei välttämättä kuitenkaan tarvitse olla hankkeen itseisarvo, vaan myös uudentyyppisten, joskin jo olemassa olleiden, käytäntöjen tai liiketoimintamallien levittämisestä voi seurata hyötyjä. Eräs näkökulma aiheeseen olisi eriyttää kokeilut kahteen eri ryhmään, joista toinen olisi innovaatiokeskeinen ja toinen perinteisempi uudenlaisen liiketoiminnan tuki. Arvioinnin yhteydessä on esitetty näkemyksiä kokeiluhankkeiden suuremman vaikuttavuuden puolesta, mutta myös kokeilukulttuurin kehittymistä pidetään tärkeänä tavoitteena. Vaikka tämä arviointi ei aineiston puuttumisen vuoksi vielä peilaakaan kokeiluhankkeiden tuloksia, on selvää, että koko KIRA-digihankkeen näkökulmasta tarvitaan onnistumisia kokeiluhankkeista. Kokeilullisuuden, annetaan kaikkien kukkien kukkia -asenteen ja kevyen hakuprosessin seurauksena on ilmeistä, että tukea päätyä monenlaisille hankkeille, eikä kaikkien tuloksia voida taata. Kokeilu On syntynyt paljon uusia ideoita ja toimintamalleja. Hienoa, että niitä voi kokeilla käytännössä. On syntynyt hyvää yhteistyötä ja kehittämisen ilmapiiri. voi toki olla onnistunut silloinkin, kun tuloksia ei saavuteta, jos epäonnistumisesta pystytään oppimaan jotenkin. Toimintatapa kuitenkin levittää uudenlaisia toimintamalleja ja kokeilukulttuuria, ja juuri kokeiluhankkeiden onnistunutta ja ripeää käynnistymistä useat haastatellut pitävät KIRA-digin suurimpana onnistumisena tähän mennessä. Ei myöskään ole selvää, että uuden idean ensimmäinen kokeilija välttämättä hyötyisi siitä eniten, vaan tulokset voivat näkyä vasta viiveellä. Kokeileminen myös saattaa madaltaa muidenkin yritysten ja kuntien kynnystä kokeilla uusia asioita, mikä voisi synnyttää positiivisen kierteen. Kaikki keskeiset toimija- ja sidosryhmät eivät pidä kokeilujen valintamenettelyn luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä riittävänä. Vaikka hakemuksen tiiviyttä pidetään hyvänä asiana, todettiin myös, ettei se kerro riittävästi esimerkiksi hankkeen toteuttajan projektikokemuksesta. Samoin hakemusten arvioitsijoiden asiantuntemusta ei ole pidetty aina riittävänä. Toisaalta kokeilu poikkeaa luonteeltaan perinteisestä projektitoteutuksesta, eikä sen takia perinteinen projektiosaaminenkaan ole aina välttämätöntä. Ketterä toimintatapa itsessään ei kuitenkaan ole systemaattisen ja läpinäkyvän valintaprosessin vastakohta, vaan näitä periaatteita voidaan hyvin toteuttaa samanaikaisesti. KIRA-digin vaikuttavuuden ja muutoksen jatkuvuuden nimissä tarvitaan konkreettisia tuloksia, joilla pystytään siirtymään pöhinästä tuloksiin. Hankkeen loppukaudella arviointikriteereitä ehdotetaankin tarkennettavaksi siten, että kokeiluhankkeiden tulospotentiaali korostuu. Esimerkiksi hankkeen viestinnän näkökulmasta konkreettiset ja ymmärrettävät tulokset ovat tärkeitä. Myös start up -hankkeiden priorisointi on noussut esiin erityisesti siitä näkökulmasta, että 21
ne pystyvät kokeilemaan asioita ketterästi ja vaihtamaan suuntaa tarvittaessa. Toisaalta vakiintuneiden toimijoiden osallistuminen kokeiluihin edesauttaa toimintakulttuurin ja toimintatapojen muuttumista. Kokeilujen aiheet valikoituvat osin sattumanvaraisesti, mikä saattaa johtaa joidenkin toimialan ulottuvuuksien unohtumiseen. Neljännen hakukierroksen jälkeen olisikin perusteltua analysoida kokeiluhankkeiden aiheet, jolloin mahdollinen epätasainen jakautuminen käy ilmi. Valintakriteerien muutoksilla kokeiluja voidaan ohjata täyttämään puutteita. CASE: BIM-mallit rakennusvalvonnan tarkastuksessa ja vuorovaikutusprosessissa Sova3D Lähtökohta ja tavoite: Hankkeen tavoitteena oli testata 3D-BIM-malleja todellisessa rakennusvalvonnan tilanteessa. Suunnitteluprosesseissa 3D-mallit ovat jo laajasti käytössä, ja joka tapauksessa tuotettavaa aineistoa olisi järkevää hyödyntää myös rakennusvalvonnassa. 3D-mallit helpottavat kaupunkikuvallista tarkastelua ja antavat esimerkiksi naapureille mahdollisuuden tutustua uusiin suunnitelmiin etukäteen. Toteutus ja tilanne: Sova3D:n Virva3D-työnimellä kulkeva pilvipalvelu tukee rakennusvalvontaa, suunnittelua ja uuden rakennuksen hankkimista. Pilvipalvelun lisäksi hankkeen onnistunut läpivieminen perustui yritysyhteistyölle. Gravicon Oy on toiminut hankkeessa tietomallikoordinaattorina suunnittelijoiden ja rakennusvalvonnan välillä, ja tarkistanut ja todennut hyvälaatuiseksi tallennetun IFC-mallin. Vantaan kaupungin rakennusvalvojan roolina on ollut koekäyttää tallennettua tietoa Lupapiste.fiympäristössä. Hanke on toteutettu ajalla tammi maaliskuu 2017, ja sille on KIRA-digin puitteissa myönnetty tukea 12 648 euroa, mikä vastaa vajaata 40 prosenttia koko budjetista. Hankkeen sisältöjä on viety eteenpäin myös myöhemmillä KIRA-digikokeilukierroksilla Hyvinkään ja Järvenpään kanssa. Hankkeen toteutusta tukeneet tekijät: Hanke on toteutettu yhteistyöprojektina, johon varsinaisten projektiosapuolien (Sova3D, Gravicon, Vantaa) lisäksi ovat osallistuneet pilottikohteeksi valitun pientalon suunnittelija ja rakentaja. Hankkeessa on hyödynnetty avoimia IFC- ja CityGML-tiedostoformaatteja, joita esimerkiksi kaupungit voivat käyttää maksutta. Hankkeen aikana ilmenneet haasteet: Haasteita hankkeen toteutukselle aiheutti samaan aikaan Vantaalla kilpailutettu hanke, joka aiheutti kitkaa rajapintojen saatavuudessa. Lainsäädännön näkökulmasta IFC-formaatin hyväksyminen tiedostomuodoksi pdf:n rinnalle veisi kehitystä eteenpäin. Nykyisin kunnilla ei ole velvollisuutta 3D-mallien käyttöön. 22
CASE: Blok virtuaalivälittäjä uudenlainen kiinteistöjen myynnin verkkopalvelu, Blok Enterprise Oy Lähtökohta ja tavoite: Kiinteistönvälitys ja asuntojen myynti toimivat tällä hetkellä manuaalisesti ja analogisesti. Ulkopuolisen rahoituksen turvin kehitetty Blok virtuaalivälittäjä automatisoi yksityisen asunnon myynnin hankalat osat. Kaikki vuorovaikutus tapahtuu sähköisten allekirjoitusten avulla verkkopalvelun kautta. Lopputuloksena on uudenlainen tapa myydä asunto, sillä nykyisin vaihtoehdot ovat vain välittäjän käyttäminen tai kokonaan itse myyminen. Blokin KIRA-digi-kokeilun tavoitteena on testata, löytyykö asuntomarkkinoilta markkinarakoa palvelulle, joka automatisoi omatoimisen asunnon myynnin ja ratkaisee myyntiprosessin työläimmät vaiheet. Toteutus ja tilanne: Kokeiluhanke käynnistyi helmikuussa 2017, ja se jatkuu syyskuuhun asti. Tavoitteet asiakashaastatteluista ja ensimmäisistä myydyistä asunnoista ovat täyttyneet. Prosessi on dokumentoitu ja tiivistetty customer journey mapiksi. Arviointihetkellä Blok kertoo välityspalkkion jäävän huomattavasti totuttua pienemmäksi ja asuntojen menevän kaupaksi nopeammin. Blok on saanut KIRA-digin kautta tukea 25 000 euroa, 40 % koko rahoituksesta. Toteutusta tukeneet tekijät: Kokeiluhankkeessa pystyttiin kiinnittämään huomiota palvelun testaamiseen ja kehittämiseen. Virtuaalivälittäjä olisi toteutettu joka tapauksessa ulkopuolisella rahoituksella, mutta tämä työvaihe olisi saattanut jäädä väliin. Mukana oleminen kärkihankkeessa kasvatti asiakkaiden luottamusta uuteen toimijaan. Hankkeen aikana ilmenneet haasteet: Uudenlainen palvelu on aiheuttanut tulkintaeroja säännellyllä kiinteistönvälitysalalla. Osaksi kokeilussa kerätyn tiedon perusteella tehtiin päätös kiinteistönvälittäjäksi ryhtymisestä, sillä pelkän sovelluksen asema jäi epäselväksi. Asuntojen kauppakirjat liikkuvat toistaiseksi postitse. Sähköisen asunto-osakerekisterin avulla tämä vaihe voidaan digitalisoida. 3.3. Hankkeen eteneminen KIRA-digi-hanke on saatu hyvin käyntiin, nyt tarvitaan keihäänkärkiä. Näin laajan yhteishankkeen etenemistä pidetään jo itsessään onnistuneena suorituksena. Kokeiluhankkeiden hakujen nopea käynnistyminen on ollut tärkeää koko hankkeen etenemisen kannalta. Kolmen hakukierroksen jälkeen mukana on 48 kokeiluhanketta tai pilottia. Osa niistä on jo saatu päätökseen, ja tuloksista raportoimista syksyn aikana odotetaan strategisessa johtoryhmässä ja ohjausryhmässä innolla. Tavoitteiden saavuttamiseksi seuraavaksi tulee analysoida tuloksia, ja löytää niistä keihäänkärkiä loppukaudelle. 23