(1/5) PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 19/2015 Aika: 8.12.2015 noin klo 19.00 yleiskokouksen loppumisen jälkeen Paikka: HO / Sillanpää Paikalla: Tapio Hatakka Olga Penkkilä Maija Häkkinen Taneli Laine Ville Timonen Juhana Järviö Jukka Heliö Laura Kylliäinen Saara Leino Taru Toivanen Teemu Laakso kuraattori varapuheenjohtaja sihteeri toiminnanohjaaja (poistui kohdan 16. jälkeen) taloudenhoitaja (poistui kohdan 17. aikana) 1. Avaus Kuraattori Tapio Hatakka avasi kokouksen kello 19.37. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous oli kutsuttu koolle yli kolme päivää aikaisemmin sekä kokouksessa on paikalla vaadittava määrä hallituslaisia. 3. Työjärjestys Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi muutoksitta (liite 1). 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen 18/15 pöytäkirja hyväksyttiin muutoksitta. 5. Ilmoitusasiat Taloudenhoitaja Ville Timonen ilmoitti, että kaikki ovat kokouksessa. Taru Toivanen ilmoitti lähtevänsä pian reissuun. Mutta tällä kertaa hän ei mene Islantiin. Olga Penkkilä ilmoitti lähtevänsä pian Köpenhaminaan.
(2/5) Kuraattori Hatakka ilmoitti, että yleiskokouksessa valittiin osakunnalle sääntötoimikunta. Toimikunnan tehtävänä on uudistaa osakunnan säännöt. Toimikuntaan valittiin kuraattorin lisäksi Olga Penkkilä, Jukka Heliö, Niko Molin, Väinö Katajisto sekä Maija Häkkinen. Saara Leino ilmoitti, että yleiskokouksessa hyväksyttiin talousarvio ensi vuodelle. Jukka Heliö ilmoitti, että ensi vuoden hallitus kokoontuu epävirallisesti 10.12. Soihtukulkueeseen osallitui noin 20 henkilöä osakunnan lipun taakse. 6. Tehdyt edustusvierailut 30.11. Wiipurilaisen Osakunnan Pamaus, edustamassa oli Olga Penkkilä, Laura Kylliäinen, Teemu Laakso ja Maija Häkkinen. 1.12. Tarton yliopiston vuosijuhla, osallistui Jukka Tolonen 7.12. Rehtoripäivälliset, osallistui kuraattori Tapio Hatakka, Olga Penkkilä ja inspehtori Petri Pellikka. Päivällisten teemana oli koulutus ja hyvinvointi. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaaja Taneli Laine ilmoitti, että osakunnan pikkujoulut vietetään perjantaina. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoitaja Ville Timonen iloitsi budjetin hyväksymistä. Budjettijee! 9. Saapunut posti Korp! Filiae Patriaelta oli saapunut kiitosposti osakunnan vuosijuhlasta. 10. Saapuneet kutsut Ei saapuneita kutsuja.
(3/5) 11. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liite 2) Teemu Laakso lisäsi, että hän on tavannut Romanoffin edustushenkilön. Romanoffilta on pyydetty uutta tarjousta parkettien öljyämisestä ja Laakso toimittaa sen säätiölle, kun se on vastaanotettu. Romanoff kertoi, että parketit tulisi öljytä hionnan jälkeen useammin eli noin kolmen kuukauden välein. Hallituksen testamenttiin kirjoitetaan, että Osakuntabaarin parketin öljyämistä voisi yrittää saada säätiön maksettavaksi. Romanoffilta olisi hyvä saada täydellinen hoito ohje lattioille. Kuraattoi Hatakka kertoi säätiön hallituksen kokoontuvan ensi viikon tiistaina, joten siellä voisi asiasta mahdollisesti keskustella. Juhana Järviö kertoi, että SnookeHO:n puheenjohtajaan on vaikea saada yhteyttä hänen työkiireidensä takia. Kerho ei ole pitänyt sääntömääräistä kokoustaan. Taru Toivanen lisäsi, että Filiae Patriaelta piti tulla itsenäisyys päivää viettämään yksi edustaja, mutta hän kipeytyi eikä päässytkään osallistumaan juhlallisuuksiin. 12. Ulkojäsenhakemukset Ei vastaanotettuja ulkojäsenhakemuksia. 13. Määräraha anomukset Teemu Laakso oli jättänyt määräraha anomuksen pienojen virittämisestä 360 euroa (liite 3). Toiminnanohjaaja Laine oli jättänyt määräraha anomuksen uusista pikku ilves haalarimerkeistä 232,45 euroa (liite 4). Toiminnanohjaaja Laine oli jättänyt määräraha anomuksen videotykistä kokouskäyttöön 499,90 euroa (liite 5). Hyväksyttiin kaikki määräraha anomukset. Pikku ilves merkkejä ei saa tilata joka vuodelle uutta versiota. Niitä on edellisiä jäljellä, joten edelliset on myytävä pois, jotta uusia kannattaa hankkia. 14. Tilahakemukset Kuraattori Hatakka kertoi Antti Pollarin tiedustelleen osakunnan saunatiloja Osakuntalaisen edustajistoryhmän ja Osakuntalaisen Unionin hallituksen pikkujouluja varten 18.12. Samaan aikaan osakunnalla on kolmessa eri kerroksessa pikkujouluja, joten tiloja ei voida myöntää
(4/5) Pollarille. 15. Tilinkäyttöoikeuksien myöntäminen seuraavan vuoden taloudenhoitajalle Hallitus päätti siirtää käyttöoikeuden Osakunnan tileihin ja tallelokeroon Nordeassa Ville Timoselta ( xxx ) Hanna Arimolle (xxx) 1.1.2016 alkaen. 16. Postivaltakirjat Hallitus myönsi määräaikaiset postivaltakirjat Fanny Laaksoselle, Jukka Heliölle, Hanna Arimolle ja Oskar Ingeliukselle. Valtakirjat ovat voimassa vuoden 2016 ajan. 17. Hallituksen 2015 testamentti Hallitus keskusteli testamenttiin tulevista asioista (liite 6). 18. Muut asiat Sihteeri Maija Häkkinen kertoi, että osakunnan joulukortit ovat saapuneet postiin. Kuraattori Hatakka kertoi, että inspehtori Pellikan kanssa on alustavasti sovittu, että tämän vuoden sekä ensi vuoden hallitukset kävisivät hänen luonaan Porvoossa kylässä torstaina 14.1. Kuraattori Hatakka kiitti hallitusta hienosta toiminnasta vuoden aikana, sillä ei pääse hallituksen viimeiseen kokoukseen. Hallitus kiitti kuraattori Hatakkaa lyhyistä kokouksista. Kuraattori Hatakka ehdotti, että hallitus menisi omakustanteisesti Ravintola Ilvekseen yksille. 19. Kokouksesta tiedotettavat asiat Kokouksessa ei ollut tiedotettavia asioita. 20. Seuraava kokous Seuraava kokous on jo aikaisemmin päätetty pitää tiistaina 15.12. klo 17 alkaen Sillanpäässä. Kokouksen jälkeen hallitus siirtyy Ravintola Manalaan syömään. Kokouksen kahviministerinä toimii Ville Timonen.
(5/5) 21. Kokouksen päättäminen Kuraattori Hatakka päätti kokouksen kello 21.13. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Tapio Hatakka Maija Häkkinen Kuraattori Sihteeri