HSY Kokonaisarkkitehtuuri keskustelun käynnistäjänä liiketoiminnan ja tietohallinnon välillä: case HSY 11.3.2015 Harri Heinonen
Pääkaupunkiseutu 13.3.2015
Toimintatuotot 2013 333,1 milj. euroa Jätehuollon myyntitulot 32,0 % Vesihuollon myyntituotot 65,4 % Kuntaosuudet 1,2 % Muut tuotot 1,4 % 13.3.2015
Case HSY, lähtötilanne Organisaatiouudistus 4v konsernirakenne kuntayhtymässä Tietohallinto keskitetty vanhoista organisaatioista Organisaatioyksiköiden rajat ylittävät prosessit suurelta osin manuaalisesti Toimialojen rajat ylittävät prosessit (mm. raportointi) ei toimi Toimialojen sisäiset ydintoiminnot kehittävät prosesseja ja järjestelmiä omiin tarpeisiin Laatujärjestelmän prosessikartoitus käynnissä: Tietohallinnon riskit esillä Sisäinen tarkastus: Järjestelmätarkastus tulossa Palvelunhallintaa ja -järjestelmää kehitetään
Case HSY, lähtötilanne Oma tietohallinto-organisaatio keskittyy nykytilan hallintaan Yksi arkkitehtuurityötä tekevä sisäinen resurssi Työ- ja kuvaustavoista ei olemassa olevia käytäntöjä Arkkitehtuurityön alkuponnistukseen ei riittävästi resurssia Arkkitehtuurityön ohjenuorat Pohjana JHS Perustiedot liiketoiminnan edustajien haastatteluista Prosessien pilkkominen toimintoihin Toimintojen ja IT-palveluiden välisten vastaavuuksien haku Nopeasti käyttökelpoisia tuotoksia eri tarvitsijatahoille
Case HSY, aloituksen ongelma Sisäinen tarkastus Riskiarviointi Järjestelmäauditointi Tilannekuva Raportointi Masterdata Integroinnit Kokonaisarkkitehtuuri Prosessit Järjestelmäkartoitus Informaatioarkkitehtuuri Palvelunhallinta Nykyiset järjestelmät Pilvipalvelut Omistajuus Palvelutasot Uudet hankkeet Liiketoimintalähtöisyys Järjestelmien elinkaari Tarvekartoitus
Case HSY, aloituksen ongelma Teoria Terminologia Kuvaustapa Mallintaminen Kokonaisarkkitehtuurityö Oleellisen hahmottaminen ( hallittu keventäminen ) Terminologioiden yhteyden hahmotus Valmiiden mallien hyödyntäminen Käytössä olevan materiaalin rikastaminen Sidosryhmien tarpeiden ymmärtäminen ja priorisointi Käytäntö Ymmärrettävyys Käytettävyys Kieli
= kuvattavat osat
Sisältö Periaatetaso Liiketoimintamalli Toiminta- ja järjestelmäarkkitehtuuri Vesihuolto Jätehuolto SYT Informaatio
Periaatetaso
Strategia
Tavoitteet tuotetaan materiaalia tulossa olevan tietojärjestelmäauditoinnin tueksi rajauksena HSY:n perustoiminnan tukemisen kannalta kriittisimmät tietojärjestelmät pääpaino toiminnallisuudessa, käytettävyydessä käyttäjän kannalta eikä teknologiassa (teknologiariskit kartoitetaan kevyesti) selvittää johtuuko koettu vaikeakäyttöisyys prosesseista (ja auttaisiko niiden uudelleensuunnittelu) vai käytössä olevien järjestelmien jäykkyydestä
Liiketoimintamalli
HSY Organisaatio
Vesihuolto Kuvaus Laki velvoittaa kuntia järjestämään vesihuollon asiakkailleen, joka on edelleen delegoitu HSY:lle. Sidosryhmät pääkaupunkiseudun kunnat kuntien tekninen toimi SYKE, ympäristöministeriö Pääkaupunkiseudun vesi Oy urakoitsijat materiaalitoimittajat veden tuotantoprosessin teknologiatoimittajat Asiakkaat kiinteistöt rakennuttajat Palvelut talousveden hankinta ja toimitus verkoston ylläpito (talous, jäte, hule) jäteveden puhdistus Asiakasmaksut vesi- ja jätevesimaksu liittymismaksu
Jätehuolto Kuvaus Laki velvoittaa kuntia järjestämään jätehuollon kunnassaan, joka on edelleen delegoitu HSY:lle. Sidosryhmät pääkaupunkiseudun kunnat jäteurakoitsijat jätteiden jälleenkäsittelijät Jätevoimala (Vantaan Energia) Ympäristöministeriö urakoitsijat (jätteiden kuljetus ja siirto) Asiakkaat kuntalaiset, yritykset kiinteistöt Palvelut jätteiden kiinteistökeräys keräysauto, kierrätyspiste, sortti vaarallisten jätteiden vastaanotto jätteiden käsittely kaasuvoimala tilastot ja julkaisut neuvonta ja koulutus Asiakasmaksut jätteen käsittelymaksu (kiinteistökeräys) jätteen käsittelymaksu (sortti)
SYT Kuvaus Seutu- ja ympäristötieto (SYT) tuottaa luotettavaa ja ajantasaista seudullista tietoa hyvän kaupunkiympäristön edistämiseksi Sidosryhmät pääkaupunkiseudun kunnat HSL Uudenmaan liitto Maanmittauslaitos Ympäristöministeriö VRK Tilastokeskus Suomen ympäristökeskus Ilmatieteenlaitos HRI Asiakkaat kuntalaiset, yritykset HSY:n muut yksiköt pääkaupunkiseudun kunnat Palvelut tilastot ja raportit (vakioraportointi) tietopalvelu (SEPE) tietojen analysoinnit ympäristötietojen julkaisut (ilmanlaatu jne) itsepalvelutyökalut kuntalaisille ja yrityksille avoin data Asiakasmaksut tietopalvelun käyttömaksut (riippuu mediasta ja asiakasryhmästä)
Prosessit
Jätehuolto Toiminta- ja järjestelmäarkkitehtuuri
Toimintoja on käyty läpi prosessien avulla
Toimintokartta: Jätehuolto Laskutus Jätehuoltosopimusten laskutus Maksujen seuranta Perintä Ohjaus Raportointi Sähköinen asiointi Liittymät perustietovarantoihin Väestörekisteri Kiinteistörekisteri Jätteiden kiinteistökeruu Reittiopastus jäteautoille Jätekeruun toteumatieto Toteumatiedot asiakaslaskutukseen Toteumatiedot urakoitsijalaskutukseen Jäteastioiden vuokrat Ajopiirien suunnittelu Dokumentinhallinta Jätehuoltosopimus Jätekuormien lausunnot ja ilmoitukset Jätteen vastaanotto Kuormien punnitus Maksukorttien käsittely Sopimuskumppanien hallinta Urakkakilpailutukset Urakoitsijat Asiakashallinta Jätehuollon tilaaja Aluekeruun asiakas Automatiikka Kiinteistönhallinta Automaatio Piirustukset ja suunnitelmat Projektinhallinta Kartat
Tietojärjestelmät: Jätehuolto Taustajärjestelmä CICS Graafinen CICS Suunnittelusovellus Logistiikka Merlot Sortti Rondo Kiinteistöjärjestelmät AsanTech Laitejärjestelmät X-city Seuturuutu Facta Super- Office SokoPro Autovaaka NetsLumo Sähköposti Raportointi (BO) ArrowMaint Automaatiojärjestelmät (Ämmässuo) Excel Informatica Verkkolevyasema
Järjestelmän nimi Jätteen vastaanotto Kuormien punnitus Maksukorttien käsittely Jätteiden kiinteistökeruu Reittiopastus jäteautoille Jätekeruun toteumatieto Ajopiirien suunnittelu Tuotanto Kiinteistönhallinta Arrow Maint x AsanTech x Automaatiojärjestelmä (Kaasupumppaamo) x Automaatiojärjestelmä (Kaasuvoimala) x Automaatiojärjestelmä (Kiinteistö) x Automaatiojärjestelmä (Kompostilaitos - uusi) x Automaatiojärjestelmä (Kompostilaitos - vanha) x Automaatiojärjestelmä (Vesienhallinta) x Autovaaka x Business Objects x x CICS x Facta x x Informatica x Logistiikka x x Merlot x x NETS Lumo x x x Rondo x x x x Sokopro x x Sortti x x x Superoffice x x Suunnittelusovellus x Verkkolevyasemat V:, S: x Xcity x x Automaatio Asiakashallinta Jätehuollon tilaaja Aluekeruun asiakas Dokumenttien hallinta Jätehuoltotilausvahvistus Piirustukset ja suunnitelmat Jätekuormien lausunnot ja ilmoitukset Laskutus Työlaskutus Jätehuoltosopimusten laskutus Kertalaskutus Maksujen seuranta Perintä Liittymät perustietovarantoihin Väestörekisteri Ohjaus Raportointi Projektinhallinta
Informaatio
Päätietoryhmät Perusrekisterit - Kiinteistö - Kartta - Henkilö - Yritys Kunta - Kaava - Rakennus Vesihuolto - Liittymä - Mittaus - Verkosto HSY infra - Jätteen käsittelypiste - Jäteveden puhdistamo - Talousveden hankinta Jätehuolto - Jätehuoltosopimus - Reitti - Aluekeruun asiakas - Jätekuorma Seututieto - Väestö - Ympäristötieto
Riskikartoitus, Jatkotoimet
IT-järjestelmät ja riskit yhteenveto Liiketoiminnan kannalta merkittävät järjestelmät ovat vanhentuneita Tekevät kehittämisestä hankalaa ja aiheuttavat toiminnallisen riskin IT-palvelut eivät kohtaa kaikkien käyttäjien tarpeita Kaikkia kohdellaan liian samalla tavalla eikä liiketoiminnan tarpeita tunneta Kehittämisen työtapoja ja työnjakoa on kehitettävä Liiketoiminnan ja IT:n työnjako ei ole optimaalinen Toimintatavat edesauttavat toimittajariippuvuuden syntymistä
IT:n työtapojen tilanne IT-palvelunhallinnan käytännöissä on parannettavaa ne ovat melko helposti käyttöönotettavia asioita ja näkyvät käyttäjille nopeasti, joten toimenpiteet kannattaa tehdä alkuvuodesta. IT-palvelunhallinnan kehittäminen on jatkuvaa IT-järjestelmien kehittämisen haltuunottoon tarvitaan pitkän tähtäyksen suunnitelma nykyinen tapa tunnistaa helpommin oireet (käyttäjien palaute tulee oireista) kuin syyt. Kokonaisuuden hahmottamisessa on haasteita kaikilla tasoilla. prosessien kehittämistä pitäisi hyödyntää aktiivisemmin sekä tehdä arkkitehtuurityötä. Uusien työtapojen käyttöönotto on tehtävä vaiheittain.
Nykytila Työmenetelmä vakiintunut Arkkitehtuurityö osana hallintamallia: arkkitehtuurityöryhmä Tuotoksia käytössä Järjestelmäkartoitus täydentynyt Palvelunhallintaan tuotettu lisämateriaalia: omistajat, prioriteetit
Alustava suunnitelma Q1/2015 Q2/2015 Q3/2015 Q4/2015 Hankesalkun arkkitehtuurianalyysi Esiselvitys IT-palvelunhallinnan käytäntöjen käyttöönotto Prosessien kehittämisen tukeminen Kehitysprojektin 1 arkkitehtuurituki Kehitysprojektin 2 arkkitehtuurituki HSY kokonaisarkkitehtuuri v2 Kehitysprojektin 3 arkkitehtuurituki Arkkitehtuurin mallipohjat projekteille 30 31.12.2014