Päivitetty 27.6.2014 TIEDOTE HENKILÖKOHTAISEN AVUSTAJAN TYÖNANTAJALLE Olette saaneet vammaispalvelutoimistosta päätöksen henkilökohtaisesta avusta työnantajamallilla. Tämä tarkoittaa, että te, teidän omaisenne tai edunvalvojanne tulette toimimaan avustajanne työnantajana. Tässä tiedotteessa kerrotaan, miten työnantajalle kuuluvia lakisääteisiä velvoitteita hoidetaan. Näitä ovat: 1) työsopimuksen tekeminen 2) työnantajan lakisääteisten vakuutusten ottaminen sekä lakisääteisten ilmoitusten tekeminen verottajalle ja vakuutusyhtiöille 3) ehkäisevän työterveyshuollon järjestäminen työntekijöille 4) palkanmaksu. Tilitoimisto Econia Yrityspalvelut Oy hoitaa avustajien palkanlaskennan sekä auttaa verojen ja vakuutusten hoitamisessa. Avustajaportti, sähköinen verkkopalvelu, helpottaa henkilökohtaisten avustajien löytämistä. Henkka, Henkilökohtaisen avun keskus, luo henkilökohtaisen käyttäjäprofiilin Avustajaporttiin sekä neuvoo ja ohjaa työnantajana toimimisessa. 1. TYÖSOPIMUS Jokaisen avustajan kanssa on tehtävä kirjallinen työsopimus (Liite 1). Käyttäkää aina liitteen mukaista työsopimuslomaketta. Työsopimus tehdään kolmena kappaleena, joista yksi jää työnantajalle, yksi avustajalle ja yksi toimitetaan tilitoimistoon. Kopio jokaisesta voimassa olevasta työsopimuksesta (myös sijaisten) on toimitettava tilitoimistoon, koska vain siten tilitoimisto tietää ne työsuhteet, joihin palkanmaksu perustuu. Vakituiselle sijaiselle voi tehdä työsopimuksen, johon kirjataan, että työntekijä tulee töihin tarvittaessa esim. vakituisen avustajan sijaiseksi. Näin jokaisesta lyhyestä työsuhteesta ei tarvitse tehdä erillistä työsopimusta. Lisäksi tilitoimistoon tulee toimittaa työnantajan perustiedot -lomake (Liite 2).
Vammaispalvelulain mukaan henkilökohtaisena avustajana ei voi toimia vaikeavammaisen henkilön perheenjäsen, ellei sitä joissakin poikkeustapauksissa erikseen sovita vammaispalvelun työntekijän kanssa. 2. TYÖNANTAJAN LAKISÄÄTEISET VAKUUTUKSET SEKÄ LAKISÄÄTEISTEN ILMOI- TUSTEN TEKEMINEN VEROTTAJALLE JA VAKUUTUSYHTIÖILLE Jokaiselle työntekijälle on otettava lakisääteiset työeläke- ja työtapaturmavakuutukset. Työeläkevakuutus: Kunnan vammaispalvelutoimisto hoitaa sijaismaksajana keskitetysti työntekijöiden työeläkevakuutuksen. Työtapaturma- ja ryhmähenkivakuutus: Tilitoimisto (Econia) ottaa työnantajan puolesta vakuutukset ja hoitaa maksut sekä vuosi-ilmoitukset vakuutusyhtiölle, kun työnantaja on lähettänyt sitä koskevan valtakirjan tilitoimistoon (Liite 3). Tapaturman sattuessa työnantajan tulee ottaa yhteyttä oman kuntansa vammaispalvelutoimistoon. Jokaisella työnantajalla on verottajan hallinnoima verotili, jonne kirjautuvat annetut ilmoitukset ja maksetut maksut työnantajavelvoitteista. Työnantaja voi valtuuttaa tilitoimiston seuraamaan verotiliä puolestaan (Liite 3), jolloin varmistutaan siitä, että verotili pysyy ajan tasalla. Lisätietoa valtuuttamisesta saa tilitoimistosta. Verotiliotteen voi saada tilitoimistosta postitse kotiinsa erillisestä pyynnöstä. Mikäli verotiliä haluaa seurata itse, pitää kirjautua verottajan internet-sivuilta verotilipalveluun. 3. EHKÄISEVÄ TYÖTERVEYSHUOLTO Työnantajan on tehtävä työterveyshuoltopalvelujen tuottajan kanssa sopimus lakisääteisestä työterveyshuollosta (Liite 4-5). Sopimus lähetetään työterveyspalvelujen tuottajalle. Lakisääteinen työterveyshuolto tarkoittaa ehkäisevää työterveyshuoltoa (esim. työpaikkaselvitys, työterveystarkastus). Se ei kata sairaanhoitoa. Työterveyshuollon laskut toimitetaan tilitoimistoon. Tilitoimisto hoitaa työnantajan puolesta tarvittavat työterveyshuoltoa koskevat ilmoitukset Kelalle, kun työantaja on lähettänyt valtakirjan tilitoimistoon (Liite 6). 4. PALKANMAKSU Työehtosopimus Kaakkois-Suomen kunnissa noudatetaan avustajien palkkauksessa Henkilökohtaisia avustajia koskevaa valtakunnallista työehtosopimusta riippumatta siitä, kuuluuko työnantaja Heta-liittoon (Henkilökohtaisten avustajien työnantajaliitto). Avustajien työnantajat voivat kuitenkin halutessaan liittyä Heta-liittoon. Liittyminen mahdollistaa työaikalakia joustavamman työajan käytön sekä liiton taholta juridisen neuvonnan työsuhteeseen liittyvissä asioissa. Lisätietoa Heta-liittoon liittymisestä www.heta-liitto.fi. Kuitti Heta-liiton jäsenmaksun maksamisesta toimitetaan tilitoimistoon. Jäsen- 2
maksu ei kuulu kunnan korvattaviin kustannuksiin. Työsopimukseen merkitään Henkilökohtaisia avustajia koskeva valtakunnallinen työehtosopimus. Palkkaus Econia Yrityspalvelut Oy hoitaa avustajien palkanlaskennan. Avustajan palkan perusteena on tuntipalkka, joka merkitään työsopimukseen. Avustaja ja työnantaja sopivat työsopimuksessa myös, maksetaanko palkka kerran vai kaksi kertaa kuukaudessa. Palkkakausi on kuukauden 1-15. päivä (palkka maksetaan saman kuun 27. päivä) ja 16. viimeinen päivä (palkka maksetaan seuraavan kuun 15. päivä). Lähettäkää tilitoimistoon oikeaksi todistetut jäljennökset avustajan työtodistuksista. Tilitoimisto tarvitsee ne vuosilomaoikeuden ja kokemuslisien laskemista varten. Kokemuslisiä laskettaessa otetaan työehtosopimuksen mukaan huomioon vain henkilökohtaisena avustajana toimiminen. Laskettaessa vuosilomapäivien ansaintaa huomioidaan myös esimerkiksi koulunkäyntiavustajana tai vanhustyössä hankittu työkokemus. Kun uusi avustaja aloittaa työssä, hänen tulee lähettää oikeaksi todistettu jäljennös tutkintotodistuksesta tilitoimistoon (vain Haminassa ja Kouvolassa). Avustajan verokortti Avustajan tulee toimittaa verokorttinsa tilitoimistolle. Päätoimea koskevasta verokortista tulee toimittaa alkuperäinen kappale tilitoimistolle. Sivutuloverokortista tilitoimistolle riittää kopio. Verokorttiin on merkittävä työnantajan nimi ja työnantajan kotikunta. Tuntilistojen toimittaminen Kaikista avustajista on toimitettava tuntilista (Liite 7) tilitoimistoon. Tuntilistan avulla tilitoimisto tietää, ketkä edelleen työskentelevät. Siitä nähdään peruste lisien maksulle tai osataan korjata esim. palkattomat poissaolot seuraavassa tilissä. Toteutunut ja työnantajan allekirjoituksellaan hyväksymä tuntilista tulee postittaa heti palkkakauden päättymistä seuraavana arkipäivänä, jotta se ehtii perille ja palkka maksetaan ajallaan. Tuntilistan myöhästymisestä johtuen palkanmaksu siirtyy seuraavaan palkanmaksupäivään (15. tai 27. päivä). Työnantajan ja (mielellään myös) työntekijän allekirjoittaman tuntilistan voi toimittaa joko perinteisesti kirjepostina tai lähettää sähköpostitse osoitteeseen tuntilistat@econia.com. Sähköpostitse lähetettävän, allekirjoitetun tuntilistan voi skannata tai kuvata esimerkiksi matkapuhelimen tai tabletin kameralla. Allekirjoituksellaan työnantaja vahvistaa tuntilistan paikkansapitävyyden. Jos työnantaja käyttää sähköistä tuntilistaa, se tulee täyttää ja lähettää tallennettuna työnantajan sähköpostista osoitteeseen tuntilistat@econia.com. Tuntilistan viite-kohtaan on merkittävä työnantajan kotikunta. Sairauslomatodistukset Kopio sairauslomatodistuksesta on toimitettava tilitoimistoon tuntilistan mukana, jotta avustajalle maksetaan palkka sairauspäiviltä. Todistus tarvitaan ensimmäisestä sairauspäivästä lähtien. Sairauslomatodistuksen voi toimittaa myös sähköpostilla skannattuna tuntilistan liitteenä. Työsopimuslain mukaisesti avustajalle maksetaan palkka sairastumispäivältä ja sitä seuraavilta yhdeksältä arkipäivältä, mikäli työsuhde on kestänyt yli kuukauden. Jos avustajan työsuhde on kestänyt alle 3
kuukauden, korvataan sairausajan palkkana 50 % avustajan palkasta. Työntekijä hakee itse palkattomalta sairausajalta korvauksen Kelalta. Matkalaskut Avustajalle maksettavista matkakuluista on sovittava etukäteen vammaispalvelutoimiston kanssa. Matkalasku toimitetaan tuntilistan liitteenä tilitoimistolle. Matkalaskulomakkeita (Liite 8) saa vammaispalvelutoimistosta tai Henkilökohtaisen avun keskuksesta. MITEN PALKANLASKENTA KÄYNNISTYY Vammaispalvelutoimisto on tiedottanut tilitoimistolle uudesta työnantajasta. Jotta tilitoimisto pystyy hoitamaan työnantajan puolesta tässä kirjeessä mainitut hallinnolliset tehtävät, työnantajan ja avustajan tulee toimittaa Econia Yrityspalvelut Oy:lle seuraavat asiakirjat: kopio avustajan työsopimuksesta (Liite 1) työnantajan perustiedot -lomake (Liite 2) valtakirja verottajaa ja vakuutuksia varten (Liite 3) avustajan verokortti (Huom! Merkitkää verokorttiin työnantajan nimi ja kotikunta) avustajan valtakirja ay-jäsenmaksujen perimistä varten (valtakirjoja saa ammattiliitoista ja se on toimitettava, mikäli haluaa että tilitoimisto perii ay-jäsenmaksut suoraan palkasta) oikeaksi todistetut jäljennökset avustajan työtodistuksista ja tutkintotodistuksesta Toimittakaa asiakirjat tilitoimistoon palautuskuoressa tai osoitteella: Econia Yrityspalvelut Oy/Avustajat Antinkatu 11 28100 Pori Työnantaja saa halutessaan tilitoimistolta yhteenvedon työnantajan puolesta maksetuista palkoista, veroista ja vakuutuksista. Työsopimuslomakkeita saa soittamalla henkilökohtaisen avun keskukseen tai vammaispalvelutoimistoon. Tilitoimiston palautuskuoria ja tuntilistoja saa vammaispalvelutoimistosta. 4
Lisätietoja: Hamina vammaispalvelut: Ulla Paronen p. 05 749 3047 tai 0400 780 728 Kotkan vammaispalvelutoimisto: Tuija Moilanen p. 05 234 5291 Kouvolan vammaispalvelutoimisto: Maija-Liisa Löksy p. 020 61 55265 Miehikkälä-Virolahti vammaispalvelut: Virpi Rökman-Pakkanen p. 040 588 3521 Pyhtää vammaispalvelut: Marjut Chydenius puhelinaika ma -pe klo 09.00-10.00, p. 05 460 15600 Imatran vammaispalvelutoimisto: p. 020 617 3816 tai Leena Luukka p. 020 617 3498 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri: Lappeenrannan vammaispalvelutoimisto: Merja Haiko p. 040 173 6511 tai Arja Nokelainen p. 0400 157 543 Lemin, Luumäen ja Savitaipaleen vammaispalvelutoimisto:katriina Kunttu p. 040 1988 890 Parikkalan vammaispalvelutoimisto: Minna-Kaisa Heinonen p. 044781 1920 Rautjärven vammaispalvelutoimisto: Päivi Hömppi p. 040 573 2447 Ruokolahden vammaispalvelutoimisto: Sirpa-Riitta Kautonen p. 040 198 8844 Econia Yrityspalvelut Oy: Minna Salo p. 02 630 5343 tai Lea-Tuulikki Kuusisto p. 02 630 5349 Henkilökohtaisen avun keskus Henkka: puhelinaika ma-ke klo 9-10 ja to klo 13-15 Leena Kaukio p. 040 178 7308 tai Pirjo Herttuainen p. 040 471 7118 Liitteet: 1. työsopimuslomake (3 kpl) 2. työnantajan perustiedot -lomake 3. valtakirja verottajaa ja vakuutuksia varten 4. työterveyshuollon ohje/-perustiedot 5. työterveyshuollon sopimus/-ilmoitus 6. valtakirja työterveyshuollon Kela-korvauksista 7. avustajan tuntilista 8. avustajan matkalaskulomake 9. henkilökohtaisia avustajia koskeva valtakunnallinen työehtosopimus 10. henkilökohtaisen avun keskuksen Henkan esite 5