VATE 22.8.2017 Asko Peltola
Valtakunnallinen tilanne Hallitus päätti 5.7.2017 myöhentää uudistuksen aikataulua vuodella Näiden linjausten jälkeen ei ole edelleenkään saatu uusia ohjeita mutta niitä odotetaan lähiviikkojen aikana Muutosten vaikutuksia maakunnassa tehtävään valmistelutyöhön ei vielä pystytä kattavasti arvioimaan Maakuntauudistuksen muutostuki järjestää etäyhteydellä virtuaalisen maakuntakierroksen, jossa päivitetään maakuntauudistuksen valmistelutilanne (aikataulumuutoksen vaikutukset) ja suunnitellut toimenpiteet sekä kerätään tietoa maakunnan muutostuelle suunnatuista toiveista => Etelä-Pohjanmaan keskustelu on ke 23.8. => Lisätietoja tulevista valtakunnallisista linjauksista?
Etelä-Pohjanmaan tilanne Valtion rahoitus valmistelulle on (osin) auki, erityisesti vuosi 2018 Tehtyihin valtakunnallisiin rahoituspäätöksiin tarvitaan päätösten ehtojen tarkennusta. Päätöksiä tänä vuonna käytettävissä olevista rahoista toivotaan 1-2 kk sisällä. Vuoden 2018 rahoitus varmistunee vasta valtion tulo- ja menoarvion hyväksynnän yhteydessä. Lähikuukausina keskitytään enemmän asioiden seurantaan ja tilanteen päivittämiseen kuin aktiiviseen valmisteluun SOTE-puolella resursointi on vielä pohdinnan alla. MAKU-puolella vastuuvalmistelijat aloittavat tehtävänsä noin päivän työpanoksella viikossa. Hallintotehtävissä työpanos vaihtelee; henkilöstö-, talous-, ICTja sopimusasioiden työstöä jatketaan
Valmistelun organisoituminen Kaikki vastuuvalmistelijat tapaavat yhteisessä kokouksessa noin kahden viikon välein Kolme tiimiä: SOTE: vetäjänä Harri Jokiranta, muina jäseninä Minna Laitila, Päivi Leikkola, Tanja Penninkangas, Päivi Saukko ja Miska Kaihlamäki sekä Anneli Saarinen (I&O), Eija Ala-Toppari- Peltola ja sote-projekteissa mukana olevat asiantuntijat MAKU: vetäjänä Heli Seppelvirta; muina jäseninä Jari Aaltonen, Liisa Maria Rautio, Ritva Rintapukka ja Antti Saartenoja Hallinto: vetäjänä Asko Peltola; muina jäseninä Miia Kiviluoto, Kaija Metsänranta, Ari Pätsi, Hanne Rantala, Johanna Sorvettula ja Mikko Tanhuamäki
Valmistelun organisoituminen Jatkuvaa vuorovaikutusta ja tapaamisia aina, kun aihetta on (kaikkien valmistelusektoreiden välillä on rajapintoja) Työryhmät ja jäsenyydet työryhmissä tarkastellaan uudelleen => jatkossa perustetaan asiantuntijaryhmiä tarpeen mukaan Harri Jokiranta, Heli Seppelvirta ja Johanna Sorvettula jatkavat muutosjohtajina ja osallistuvat edelleen valtakunnallisiin verkostoihin ja työryhmiin Esityslistojen valmistelu (VATE, SOTEMAKU-johtoryhmä) jokainen vastuuvalmistelija valmistelee esityksiä omalta alaltaan listojen koostamisesta vastaavat Asko Peltola ja Hanne Rantala Kokouksiin osallistuminen SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksissa mukana valmistelujohtaja ja muutosjohtajat sekä muita osallistujia tarpeen mukaan VATEn osalta osallistuminen linjataan työjärjestyksessä; todennäköisesti myös henkilöstön ja talouden vastuuvalmistelijat tulisivat osallistumaan VATEn kokouksiin
Resursointimalli 2017 loppuun asti (alustava) Vastuuvalmistelija Työpanos (%) Huom. Jari Aaltonen 20 sovittava ELYn kanssa Harri Jokiranta 100 kuntien rahoitus (ml. PS ja MK) Miia Kiviluoto 100 Minna Laitila 100? (sovittava EPSHP:n kanssa) Päivi Leikkola 100? (sovittava EPSHP:n kanssa) Kaija Metsänranta 100 elokuu 50/50% Asko Peltola 50 50% E P:n liitolle Tanja Penninkangas 60 40% Järvi Pohjanmaalle Ari Pätsi 30 70% EPSHP:lle Hanne Rantala 100 Liisa Maria Rautio 20 sovittava ELYn kanssa Ritva Rintapukka 20 sovittava ELYn kanssa Antti Saartenoja 20 80% E P:n liitolle Heli Seppelvirta 100 tai 80%, loput E P:n liitolle Johanna Sorvettula 100 Mikko Tanhuamäki 50 50% Seinäjoen työterveydelle Käytettävissä oleva rahamäärä on vielä epävarma => varauduttava muutoksiin
Rahoitus (muu kuin ICT) Avustukset valtiolta Summa Esivalmisteluun, maksettu 7.4.2017 45.325 Uudistusvalmisteluun, maksettu 18.7.2017 280.934 Yhteensä 326.259 Yleinen valtionavustus, 27.4.2017 (maksu voimaanpanolain jälkeen =?) 461.702 Avustukset yhteensä 787.961 Lisäksi ICT-valmisteluun saatu jo avustusta 50.000 (14.6.2017), ja päätökset 211.465 :sta olemassa ----- Kustannukset 1.1.-31.7.2017 olleet yhteensä noin 204.000 Palkka-, vuokra- ja kokouskulut alustavien työnjakolaskelmien mukaan noin 90.000 kk => viideltä kuukaudelta noin 450.000 Lisäksi selvityksiin yms. noin 100.000-150.000 (??) SOTE-projektin kustannukset noin 30.000 /kk (kuntien rahoitus) => JOS kaikki luvatut rahat ovat tänä vuonna käytössä, eikä tarvitse säästää ensi vuodelle, rahat näyttäisivät suunnilleen riittävän
VATEn edustus SOTEMAKU-johtoryhmässä Kokouksessaan 18.8.2017 SOTEMAKU-johtoryhmä päätti, että johtoryhmän kokoonpanoa ei kasvateta. SOTEMAKU-johtoryhmän kokouksissa on ennalta sovitun mukaisesti puhe- ja läsnäolo-oikeus seuraavien maakunnallisten organisaatioiden virkamiesjohdolla: Etelä-Pohjanmaan liitto Etelä-Pohjanmaan ELY-keskus Etelä-Pohjanmaan Sairaanhoitopiiri Eskoon sosiaalipalvelujen kuntayhtymä Etelä-Pohjanmaan TE-toimisto Etelä-Pohjanmaan pelastuslaitos Lisäksi puhe- ja läsnäolo-oikeus on henkilöstöjärjestöjen edustajalla.
EPSHP: Christina Rouvala (vars.) ja Aila Mäki-Rajala (vara) Eskoo: Jouni Nummi (vars.) ja Mervi Huttula (vara) E-P:n liitto: Marjatta Eväsoja (vars.) ja Jari Iso-Koivisto (vara) Maakuntahallitukseen 28.8. VATEn jäsenmuutokset
VATEn työjärjestys Vaihtoehtoja epäviralliselle toiminta-ajalle: a) yksityiskohtainen työjärjestys, joka sopisi aikanaan myös viralliselle VATElle; b) kevyt työjärjestys (vrt. esim. kuntien tai Etelä-Pohjanmaan liiton hallintosäännöt toimielimille); c) maakuntavaltuuston asettama virallinen toimielin, johon sovellettaisiin liiton hallintosääntöä ja jonka päätöksiin maakuntahallituksella olisi otto-oikeus; d) maakuntahallituksen asettama työryhmä, joka olisi edellistä kevyempi ja ilman hallituksen otto-oikeutta; e) jokin muu vaihtoehto
TAHE-toiminnot / kirjanpito-ohjelmisto Tilanne kesäkuussa 2017 Keväällä tiukka aikataulu ei mahdollistanut kirjanpito-ohjelmiston kilpailutusta => siirtymäajaksi käyttöönotettava ohjelmisto oli pyrittävä löytämään nykyisistä käytössä olevista ohjelmistoista Taloustyöryhmän esitys oli EPSHP:n/Seinäjoen kaupunki käyttämä CGI Raindance => Seinäjoen kaupunki lähtee omistajaksi uuteen yhtiöön, jotta ohjelmistovaihto onnistuu (6/2017 tilanne) Käsitelty Strategiset tukipalvelut -päätyöryhmän kokouksessa => keskustelun jälkeen on päätetty valita maakunnan ohjelmistoksi taloustyöryhmän esityksen mukaisesti CGI Raindance
TAHE-toiminnot / kirjanpito-ohjelmisto Tilanne elokuussa 2017 Uudistuksen aloitus siirtyy vuoteen 2020 Vuoden lisävalmisteluaika mahdollistaa kirjanpito-ohjelmiston kilpailutuksen Tekee Hetli Oy (tahe) ja Vimana Oy (ICT) Kilpailuttamalla nyt kirjanpito-ohjelmisto, päästäisiin uudistuksessa aloittamaan heti pysyvällä ratkaisulla (yksi kirjanpidon ohjelmistoprojekti jäisi väliin) Elokuun aikana päätetään kilpailutusaikataulusta (valtakunnallinen ohjaus) EP:n tarve aikataulun aikaistuksen tarpeellisuudesta esiin valtakunnallisessa keskustelussa Uusi aikataulu olisi, että talvella 2017 kilpailutetaan talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistot ja ne olisi käyttöönotettavissa syksyn 2018 jälkeen niille maakunnille, jotka haluavat Jos 2-3 maakuntaa ottaisi heti käyttöön uuden ohjelmiston - ihannetilanne maakunnan näkökulmasta Jos kilpailutetaan, koska käyttöönotto, mahdollinen porrastus => edellyttää pohdintaa Vaatiiko väliaikaishallinnon kirjanpito erillisratkaisun, jos uusi ohjelmisto käyttöön v. 2020
TAHE-toiminnot / kirjanpito-ohjelmisto Normaali kirjanpito-ohjelmiston käyttöönottoprojekti kilpailutuksen jälkeen 10-18kk Uuden maakunnan käyttöönottoprojektille 18 kk aikaa realismia: 1.suuri kokonaisuus 2.muutos laaja 3.organisaatio vasta aloittaa toiminnan Selkeä yhteys HR-järjestelmään / palkanlaskentaan Eriaikaisuus tuo lisähaasteita, ratkaisuna tiivis yhteistyö HR / talous välillä koko ajan Tukipalvelukokonaisuudesta (tahe + muut tukipalvelut) teetetään syksyllä 2017 erillinen selvitys ulkopuolisella toimijalla Eri vaihtoehtojen läpikäynti: plussat ja miinukset Prosessit Taloudellinen mallinnus Ohjeita ja uudet aikataulut tulossa syyskuun alkuun mennessä
TAHE-toiminnot / kirjanpito-ohjelmisto Taloustyöryhmä 16.8. Kirjanpito Väliaikaisratkaisuja syytä välttää. Tarkoittaa käytännössä: Uusi organisaatio aloittaa uudella kirjanpito-ohjelmistolla Toivotaan valtakunnallista kilpailutusta talvella 2017 Siihen asti organisaatiot jatkaa nykyisen toimintamallin mukaan Jatkovalmistelussa huomioitava mahdolliset poikkeukset (esim. väliaikaishallinnon tarpeet) TAHE-kokonaisuus HR-järjestelmä on talouden kannalta kriittinen järjestelmä, rajapinnat syviä kirjanpitojärjestelmän kanssa. Toiminnan organisointi Jos yhtiötä ei ole pakko perustaa, paras toimintamalli olisi tuottaa kaikki tahepalvelut konsernin omana toimintana Jos yhtiö perustetaan, tahe-toiminnot oma yhtiö ja muut tukipalvelut oma yhtiö Tahe yhtenäinen kokonaisuus Ei synergiaetua muiden tukipalvelujen kanssa toimimisesta Yhtiön perustamisessa olisi hyvä odottaa uusia valtakunnallisia linjauksia ennen etenemistä
www.ep2019.fi