VAASAN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET Vaasan kaupunginvaltuuston hyväksymät 16.12.2013 153
VAASAN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET 1. Lainsäädännön mukaiset velvoitteet... 2 2. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määrittely ja tarkoitus... 2 3. Riskienhallinnan käsitteitä... 3 4. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut... 3 4.1. Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen... 4 5. Riskien luokittelu... 6 6. Raportointi- ja seurantavelvoitteet... 6 7. Sisäinen tarkastus... 6 8. Tilivelvollisuus... 7 9. Väärinkäytökset... 7 1
VAASAN KAUPUNGIN JA KAUPUNKIKONSERNIN SISÄISEN VALVONNAN JA RISKIENHALLINNAN PERUSTEET 1. Lainsäädännön mukaiset velvoitteet Kuntalain 13 :n mukaan valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kuntalain 69 :n mukaan toimintakertomuksessa on annettava tietoja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Kuntalain 73 :n mukaan tilintarkastajien on tarkastettava onko kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti. Kuntalain 87 c :n mukaan johtokunta vastaa liikelaitoksen hallinnon ja toiminnan sekä sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Johtaja 87 d :n mukaan kunnallisessa liikelaitoksessa on johtaja, joka on virkasuhteessa kuntaan tai kuntayhtymään. Johtaja johtaa ja kehittää johtokunnan alaisena liikelaitoksen toimintaa, huolehtii liikelaitoksen hallinnosta sekä taloudenhoidon ja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä. 2. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan määrittely ja tarkoitus Sisäinen valvonta on osa Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin johtamisjärjestelmää sekä johdon ja hallinnon työväline. Sisäinen valvonta koostuu: 1. esimiesten ja johtovastuussa olevien suorittamasta valvonnasta 2. luottamushenkilöiden suorittamasta valvonnasta 3. sisäisestä tarkastuksesta Erilaiset tekijät kaupungin toiminnassa saattavat haitallisesti vaikuttaa mm. kuntalaisille tarjottavien peruspalveluiden tuottamiseen, henkilöstön toimintakykyyn, omaisuuden turvaamiseen sekä toiminnan laillisuuteen ja tuloksellisuuteen. Näitä tekijöitä kutsutaan riskeiksi. Sisäisen valvonnan varsinaisena tarkoituksena on hallita riskejä ja siten varmistaa, että asetetut sekä pitkän että lyhyen tähtäimen tavoitteet saavutetaan. Vaasan kaupungin tavoitteet on määritelty talousarvioissa ja taloussuunnitelmissa, jotka kaupunginvaltuusto on hyväksynyt. 2
3. Riskienhallinnan käsitteitä Riski Riski on mahdollinen tapahtuma tai tekijä, joka haitallisesti vaikuttaa tavoitteiden saavuttamiseen. Toteutuessaan riski voi aiheuttaa mm. taloudellisia menetyksiä, henkilövahinkoja ja häiriöitä Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan jatkuvuuteen. Mahdollisuus Mahdollisuus on myönteinen tapahtuma tai tekijä, jota tulee aktiivisesti hyödyntää johtamisessa. Riskienhallinta Riskienhallinta on tietoista, suunnitelmallista ja jatkuvaa työtä uhkaavien riskien tunnistamiseksi, arvioimiseksi ja hallitsemiseksi. Riskienhallintaprosessi Riskienhallintaprosessin tarkoituksena on tunnistaa, arvioida, hallita ja valvoa olennaisia riskejä toiminnassa. Riskejä hallitaan sisäisen valvonnan menetelmillä, mm. ohjeistamalla, määrittelemällä tuloksellisia toimintatapoja ja tekemällä riskienhallintasuunnitelmia. 4. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vastuut Toimintakertomuksessa on kuntalain 69:n mukaan annettava tietoja sellaisista kunnan ja kuntakonsernin talouteen liittyvistä olennaisista asioista, joista ei ole tehtävä selkoa kunnan tai kuntakonsernin taseessa, tuloslaskelmassa tai rahoituslaskelmassa. Tällaisia asioita ovat ainakin arvio todennäköisestä tulevasta kehityksestä sekä tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kaupungin ja kaupunkikonsernin varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteuttamisesta omilla vastuualueillaan. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta eivät saa muodostaa erillisprosesseja vaan, niiden tulee sisältyä kaupungin ja kaupunkikonsernin kaikkiin johtamisprosesseihin ja olla osa strategista suunnittelua ja tavoitteiden asettamista. Tuloksellisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan edellytyksinä ovat kaupungin ja kaupunkikonsernin johdon sekä luottamushenkilöiden sitoutuminen ja tuki. Kaikilla Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin työntekijöillä tulee olla riittävät tiedot sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Tästä vastaavat kaikki esimiehet ja 3
johtovastuussa olevat. Kaikista omassa työssä ja kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnassa havaituista riskeistä tulee ilmoittaa esimiehelle. Esimiehet ja johtovastuussa olevat vastaavat siitä, että toimintaan liittyvät olennaiset riskit ja niihin liittyvät riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan suunnitelmat käsitellään ja niiden toteutumista seurataan omissa päätöksentekoelimissä. 4.1. Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen Kaupunginvaltuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista Kaupunginhallitus vastaa kaupunkia ja kaupunkikonsernia koskevan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan sekä konsernivalvonnan järjestämisestä raportoi toimintakertomuksessa vuosittain sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä Kaupunginjohtaja vastaa kaupungin ylimpänä viranhaltijana siitä, että toimialajohtajat ja tilivelvolliset viranhaltijat ovat omilla vastuualueillaan järjestäneet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesti raportoi kaupunginhallitukselle sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista Lautakunnat / liikelaitosten johtokunnat seuraavat, että tilivelvolliset viranhaltijat järjestävät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesti omilla vastuualueillaan seuraavat sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvien suunnitelmien toteutumista Tarkastuslautakunta arvioi Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tilaa Tilintarkastaja tarkastaa kuntalain 73 mukaisesti, onko Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäinen valvonta ja riskienhallinta sekä konsernivalvonta järjestetty asianmukaisesti Kaupungin johtoryhmä 4
toimii sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan johtoryhmänä vastaa kaupunginhallituksen päätösten mukaisesti sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvien toimenpiteiden toteuttamisesta johtaa, valvoo ja kehittää koko kaupungin sisäistä valvontaa ja riskienhallintatyötä Toimialajohtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä omilla toimialoillaan raportoivat kaupunginhallitukselle sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista Tilivelvolliset viranhaltijat ja liikelaitosten johtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä omissa hallintokunnissaan tiedottavat, valvovat ja tarpeen mukaan ohjeistavat sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista hallintokunnissaan raportoivat omille lauta- ja johtokunnilleen sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista Esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä omilla vastuualueillaan tiedottavat, valvovat ja tarpeen mukaan ohjeistavat sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista vastuualueillaan raportoivat omille esimiehilleen ja tilivelvollisille viranhaltijoille sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan liittyvistä asioista Työntekijät kaikkien kaupungin työntekijöiden tulee ilmoittaa omille esimiehilleen riskeistä, jotka liittyvät omaan työhön tai kaupungin toimintaan Sisäisen tarkastuksen yksikkö osallistuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen kaupungin muun organisaation kanssa raportoi tarkastuksen yhteydessä ilmenneistä riskeistä kaupungin toiminnassa Konserniyhteisöt hallitus ja toimitusjohtaja vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä 5
5. Riskien luokittelu Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnalle olennaisimmat riskit jaetaan neljään kategoriaan: strategisiin, operatiivisiin, taloudellisiin ja vahinkoriskeihin. Strategiset riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin strategisia toimintaedellytyksiä. Operatiiviset riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan tuloksellisuutta. Taloudelliset riskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnan tuloskehitystä, maksuvalmiutta ja kassavirtoja. Vahinkoriskit voivat toteutuessaan mm. heikentää Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin henkilökunnan työturvallisuutta, toiminnan jatkuvuutta sekä omaisuuden turvaamista. 6. Raportointi- ja seurantavelvoitteet Tilivelvolliset viranhaltijat sekä liikelaitosten vastuuhenkilöt laativat vuosittain joulukuun loppuun mennessä riskienhallintasuunnitelman, jonka toimenpiteistä päätetään asianomaisessa lautakunnassa ja johtokunnassa. Tilivelvolliset viranhaltijat ja liikelaitosten vastuuhenkilöt raportoivat välittömiä toimenpiteitä vaativista riskeistä ilman viivettä asianomaisille lautakunnille ja johtokunnille. Riskienhallintasuunnitelmien toteutumista seurataan lautakunnissa ja johtokunnissa. Toimialajohtajat raportoivat omien toimialojensa olennaisimmista riskienhallintaan liittyvistä asioista kaupunginhallitukselle ja kaupungin johtoryhmälle vuosittain maaliskuun loppuun mennessä. 7. Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on kaupungin ja kaupunkikonsernin ohjaus- ja valvontajärjestelmän osa, jota kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja käyttävät toteuttaessaan valvontavelvollisuuttaan. Sisäisen tarkastuksen olemassaolo ei vähennä eikä poista tilivelvollisten viranhaltijoiden ja esimiesten velvollisuutta luoda riittävää ja toimivaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmää vastuullaan olevaan yksikköön tai prosessiin. Sisäinen tarkastus toimii kaupunginhallituksen ja kaupunginjohtajan alaisuudessa. Sisäisellä tarkastuksella on oikeus saada tarkastustehtäväänsä varten tarpeelliset tiedot ja asiakirjat. Lisäksi se on oikeutettu saamaan toimintayksiköiltä tehtäviensä hoitamisen kannalta tarpeellista apua. 6
Sisäisen tarkastuksen työtä ohjaa alan kansainvälinen ammatillinen ohjeistus, johon sisältyvät muun muassa eettiset säännöt, ammattistandardit ja käytännön ohjeet. Sisäisen tarkastuksen tehtävät: hallinto- ja talousprosessien tarkastaminen osallistuminen sisäisen valvonnan, riskienhallinnan ja hallinnon kehittämiseen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuuden tarkastaminen ja arvioiminen toiminnan ja päätöksenteon säädöstenmukaisuuden tarkastaminen ja arvioiminen kaupungin tavoitteiden toteutumisen tukeminen muut kaupunginjohtajan kanssa sovittavat tehtävät tilintarkastajan avustaminen sopimuksen mukaan Sisäinen tarkastus ei osallistu päätöksentekoon eikä päätösten täytäntöönpanoon. 8. Tilivelvollisuus Tilintarkastajien on kuntalain 75 :n mukaan annettava valtuustolle kultakin tilikaudelta kertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. Kertomuksessa on myös esitettävä, onko tilinpäätös hyväksyttävä ja voidaanko toimielimen jäsenelle ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavalle viranhaltijalle (tilivelvollinen) myöntää vastuuvapaus. Kuntalain tarkoittamia tilivelvollisia ovat muun muassa kaupunginhallituksen jäsenet, lautakuntien jäsenet, johtokuntien jäsenet, toimikuntien jäsenet, kaupungin muiden toimielinten jäsenet, kaupunginjohtaja, toimialajohtajat, tulosaluejohtajat ja toimielinten alaisten yksikköjen johtavat viranhaltijat, jotka yleensä toimivat esittelijöinä. Tilivelvollisten tulee järjestää sisäinen valvonta ja riskienhallinta asianmukaisesti omilla vastuualueillaan. Puutteet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisessä tai näistä johtuvat menetykset voivat johtaa vastuuvapauden epäämiseen. 9. Väärinkäytökset Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin ylimmän johdon tulee sitoutua eettisten arvojen ja hyvän johtamis- ja hallintotavan tukemiseen. Mitään väärinkäytöksiä ei hyväksytä Vaasan kaupungin ja kaupunkikonsernin toiminnassa. Väärinkäytöksinä pidetään epärehellistä, epäeettistä, ohjeiden vastaista sekä lainvastaista toimintaa. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta tulee järjestää siten, että väärinkäytökset pystytään havaitsemaan ja estämään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. 7