MATKAILUALAN TUTKIMUS- JA KOULUTUSINSTITUUTTI JOHTOKUNNAN KOKOUS 3/2012 PÖYTÄKIRJA Aika: 10.10.2012 klo 12.00 Paikka: MTI, Viirinkankaantie 1, 328 Läsnä: Martti Lampela, pj. jäsen Seppo Hänninen, jäsen (Arto Ylitalon varajäsen) Mauri Ylä-Kotola, jäsen Ulla Kangasniemi, jäsen Hannu Mällinen, jäsen, poissa Jaakko Lehtonen, jäsen, poissa Tarja Tammia Tarja Särkkä Johan Edelheim Markku Tarvainen Eero Korhonen asiantuntijajäsen, sihteeri asiantuntijajäsen esittelijä asiantuntijajäsen, poissa asiantuntijajäsen, poissa 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 12.00. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Johtosäännön mukaan kokouskutsu on toimitettava seitsemän vuorokautta ennen kokousta joko sähköisesti tai kirjallisesti. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka. Kokouksen asialista on toimitettava viisi vuorokautta ennen kokousta joko sähköisesti tai kirjallisesti. Kokous on päätösvaltainen silloin, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan lukien vähintään puolet jäsenistä on paikalla. Johtosäännön mukaan instituutin johtokunnan muodostavat Lapin yliopiston rehtori, Rovaniemen ammattikorkeakoulun rehtori ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän johtaja, elinkeinoelämän neuvottelukunnan puheenjohtaja sekä instituutin henkilöstön ja opiskelijoiden edustaja. Jokaisella johtokunnan jäsenellä on nimetty henkilökohtainen varajäsen. Johtokunnan päätökset tehdään esittelystä. Johtokunnan esittelijänä toimii instituutin johtaja. Johtokunta voi tarvittaessa kuulla asiantuntijoita ja päättää pysyvien asiantuntijoiden kutsumisesta. Korkeakoulukonsernin johtajalla on oikeus osallistua asiantuntijajäsenenä johtokunnan työskentelyyn.
2 Todetaan läsnäolijat ja päätetään kokouksen laillisuudesta ja päätösvaltaisuudesta. Puheenjohtaja totesi läsnäolijat ja päätösvaltaisuuden. 3 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Hyväksyttiin. 4 Pöytäkirjan tarkastaminen Kokouksessa 1-2011 päätettiin, että johtokunnan kokousten pöytäkirjat lähetetään sähköpostilla kaikkien johtokunnan jäsenten hyväksyttäväksi, jolloin kokouskohtaisia pöytäkirjantarkastajia ei valita. Jäsenillä on pöytäkirjan lähettämisestä viikko aikaa antaa korjausehdotuksensa pöytäkirjaan ja mikäli kommentteja ei määräajan mentyä umpeen ole tullut, katsotaan pöytäkirja hyväksytyksi. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja esittelijä. Hyväksymismenettely sovitun mukaisesti. Esitys hyväksyttiin. 5 Esitys johtosäännön kohdan 4 Kokoonpano ja valinta muuttamisesta Johtosäännön kohdassa 4 Kokoonpano ja valinta johtokunnan kokoonpanosta todetaan: Instituutin johtokunnan muodostavat Lapin yliopiston rehtori, Rovaniemen ammattikorkeakoulun rehtori ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymän johtaja, elinkeinoelämän neuvottelukunnan puheenjohtaja sekä instituutin henkilöstön ja opiskelijoiden edustaja. Jokaisella johtokunnan jäsenellä on nimetty henkilökohtainen varajäsen. Johtosääntöä esitetään muutettavaksi kohdan 4 osalta siten, että johtokunnan jäsenenä toimii elinkeinoelämän neuvottelukunnan jäsen. Johtokunta päätti, että johtosääntöä esitetään muutettavan niin, että MTI johtokunta valitsee itse kokouksessaan elinkeinoelämän edustajan. Edustaja ei enää tule automaattisesti elinkeinoelämän neuvottelukunnasta. Eli johtosäännön kohtaa 4 muutetaan. Esitys menee jokaisen MTI:n osapuolen hallitukselle päätettäväksi. 6 MTI:n strategian hyväksyminen Johtokunta käsittelee ja hyväksyy MTI:n päivitetyn strategian.
3 Keskusteltiin MTI:n strategian prosessista. Strategia sisältö ja linjaukset hyväksyttiin ja sen pohjalta johtaja vie strategiaprosessia eteenpäin MTI:n sisällä (liite 1). 7 Tutkimustiimin kokoonpano ja tehtävät Tutkimustiimin tehtävänä on koordinoida Matkailualan tutkimus- ja koulutusinstituutin (MTI) tutkimus-tulosalueen tavoitteiden saavuttamista, arvioimista ja kehittämistä. Tiimi kokoontuu neljä kertaa vuodessa ja pitää kokouksista muistiota. Tiimin puheenjohtaja kuuluu MTI:n johtoryhmään ja toimii tiiminsä asioissa valmistelijana MTI:n johdolle. Tiimi voi kutsua kokouksiinsa asiantuntijoita. Tutkimustiimin tehtävänä on: - koordinoida MTI:n strategian mukaista tutkimustoimintaa - tukea strategian mukaisen kilpaillun tutkimusrahoituksen hakemista - edistää korkeatasoisten tutkimusjulkaisujen tekemistä ja tukea henkilökunnan yhteisjulkaisemista - edistää henkilökunnan ja jatko-opiskelijoiden osallistumista konferensseihin - kehittää matkailun tutkijakoulutusta - luoda edellytyksiä ulkomaalaisen tutkimus- ja opetushenkilöstön rekrytoinnille - koordinoida MTI:n kansainvälisen tieteellisen neuvottelukunnan toimintaa - ohjata kansallisen matkailun tutkimuksen toimintaohjelman toteutusta MTI:n vastuualueiden osalta - varmistaa osallistuminen matkailualan tutkimuksen yhteistyöverkostoihin - ohjata tutkimustulosten tiedottamista kansainvälisille verkostoille, kansallisille toimijoille ja MTI:n henkilökunnalle Tutkimustiimin kokoonpano: - Outi Rantala (pj.), Jose-Carlos García-Rosell (varapj.) - Soile Veijola, varajäsen Antti Haahti (LaY) - Merja Koikkalainen, Ari Kurtti (RAMK) - Anne Parkkinen, varajäsen Ulla Hirvonen (LAMO) - Maria Hakkarainen, varajäsen Emily Höckert (jatkoopiskelija) - Jarno Valkonen, varajäsen Anu Valtonen (YTK) - Seija Tuulentie, varajäsen Sanna Hast (METLA) - Satu Miettinen, varajäsen Pertti Aula (TTK) - Jukka Jokimäki, varajäsen (AK) - Eila Linna, varajäsen Petra Fallin (MTI) Hyväksytään MTI:n tutkimustiimin tehtävät ja kokoonpano. Hyväksytään MTI:n tutkimustiimin kokoonpano. Jatkossa johtaja voi ja saa laajentaa ja muokata tiimin jäsenyyksiä. 8 Viestintätiimin perustaminen
4 MTI:n viestinnän ja markkinoinnin tavoite on lisätä matkailualan koulutuksen houkuttelevuutta sekä rakentaa MTI:n sisäistä ja ulkoista yhteisökuvaa luovana osaamisyhteisönä. MTI:n viestinnän ja markkinoinnin tehtävä on suunnitella, toteuttaa, arvioida ja kehittää viestinnällisiä sisältöjä, menetelmiä ja toimenpiteitä yhteistyössä taustaorganisaatioiden kanssa. Näillä tuetaan MTI:n strategian toteuttamista ja kirkastetaan mielikuvaa MTI:sta osaamisyhteisönä. MTI:n viestintä ja markkinointi tukee ja täydentää taustaorganisaatioiden viestintää ja markkinointia lisäämällä matkailualan vetovoimaa. MTI:n viestintätiimi kokoontuu kuukausittain ja pitää tapaamisistaan muistiota. Viestintätiimin edustaja voi kuulua asiantuntijajäsenenä myös MTI:n kehittämisryhmään, jotta tiivis tiedonkulku MTI:n johdon ja viestintätiimin välillä varmistetaan. Viestintätiimin tehtävät: - koordinoida MTI:n viestintää - valmistella vuosittainen MTI:n yhteisen viestinnän ja markkinoinnin suunnitelma - valmistella MTI:n viestinnän ja markkinoinnin budjetti - tukea henkilökuntaa viestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa MTI:n yhteistä viestintää koskevissa asioissa Viestintätiimi raportoi toiminnastaan MTI:n johtoryhmälle, joka hyväksyy suunnitelman ja budjetin vuosittain. Viestintätiimin kokoonpano: - Tiina Kaksonen (LUC) - Jaana Ojuva (LaY) - Kaisa Alatalo (RAMK) - Satu Leinonen (LaMo) - Tarvittaessa viestintätiimi kutsuu kokouksiinsa muita asiantuntijoita. Hyväksytään MTI:n viestintätiimin tehtävät ja kokoonpano. Hyväksyttiin esityksen mukaan. Johtajan päätöksellä voidaan viestintätiimin kokoonpanoa muokata. 9 MTI:n johtajan tehtävän tarkennus MTI:n johtajan tehtävät määritellään johtosäännössä. Yhtenä tehtävänä on toimiminen instituutissa työskentelevän henkilökunnan esimiehenä, joka on järjestetty eri organisaatioissa eri tavoin: tehtävän kuvauksena (Lay), delegointipäätöksellä (Ramk) tai nimityksenä (LaMO). Rovaniemen koulutuskuntayhtymän johtamisen ja hallinnon uudistuksessa on ehdotettu, keskitason päällikkö rakenne puretaan pois ja että tulosalueiden johtajat toimisivat päällikkösuhteessa toimipaikkapäälliköihin. Johtaja esittelee asian kokouksessa.
5 Instituutin johtaja esitteli omaa ajankäyttöä 6 kuukauden ajalta. Keskusteltiin instituutin johtajan työkuvasta ja tehtävistä. Erityisesti esille nousi Lapin ammattiopiston ja Lapin matkailuopiston organisaatiomuutokset, jotka voivat muuttaa instituutin tehtäväkuvia. Päätettiin, että Johan Edelheim ja Seppo Hänninen valmistelevat asiaa, ja johtajan tehtävät ja Lapin matkailuopiston työkuva otetaan uudelleen käsittelyyn johtokunnan seuraavassa kokouksessa. Samassa yhteydessä Lapin yliopisto esitti, että instituutin johtaja käyttäisi jatkossa professorin nimikettä. Tämä hyväksyttiin, ja yliopiston edustajat valmistelevat asian yliopiston hallitukselle. 10 MTI:n TUSO2013 -luonnos MTI:n johtosäännön mukaan johtokunnan tehtävä on tehdä osapuolille ehdotus tulossopimuksesta. Johtaja esittelee asian. Liitteenä tulossopimusluonnos vuodelle 2013 Rovaniemen ammattikorkeakoulun ja Lapin yliopiston osalta. Lapin Matkailuopiston puolesta MTI:n johtaja on erikseen jo käynyt tulossopimusneuvottelut Rovaniemen Koulutuskuntayhtymän talouden johtajan kanssa 24.9.2012 Johtokunta merkitsee esittelyn tiedoksi ja keskustelee asiasta. Päätettiin, että TUSO-dokumenttia tarkistetaan siten, että huomioidaan ministeriön korkeakouluosapuolille asettamat rahoituskriteerit. Johtaja valmistelee asiaa yliopiston ja RAMK:n kanssa. TUSO-asia otetaan joulukuun kokouksen esityslistalle. 11 Seuraavan kokouksen ajankohta Johtokunta seuraava kokous 11.12.2012 klo 9.00. Kokousajankohta muutettiin, seuraava kokous 18.12.2012 klo 13.30. 12 Muut asiat Rovaniemen Matkailu&markkinointi Oy:n osakkuus Johtokunnan kokouksessa 2-2012 johtokunta päätti, ettei MTI liity Rovaniemen Matkailun & markkinoinnin jäseneksi ja Rovaniemen koulutuskuntayhtymä irrottautuu osakkuudesta. Rovaniemen koulutuskuntayhtymän johtajan päätöksellä koulutuskuntayhtymä irtisanoutuu osakkuudesta, jonka Rovaniemen matkailun & markkinointi Oy:n toimitusjohtaja Sanna Kortelainen on hyväksynyt sähköpostissaan15.8.2012. Todettiin. Yhteistyösopimus MTI:n ja Itä-Lapin ammattiopiston välillä MTI:n ja Itä-Lapin ammattiopiston välillä on kirjattu yhteistyösopimus 21.06.2012.
6 Asia todettiin. Keskusteltiin erityisesti toisen asteen osalta yhteistyöstä Itä-Lapin alueella. MTI:n kehittämisryhmän kokoonpano ja tehtävät: Kehittämisryhmän tehtävät: -Varmistaa tuki koulutukseen, tutkimukseen ja palvelutoimintaan -Kehittää ja mahdollistaa oppilaitosten perustoimintojen yhteistyötä ja yhteistyömuotoja -Valmistella johtajan ohjeistuksen mukaan MTI tavoitteet tulossopimukseen sekä toiminta- ja taloussuunnitelmaan -Avustaa johtajaa ja MTI:n hallintoryhmiä tavoitteiden toteutumisen seurannassa ja raportoinnissa -Koordinoida MTI:n kehittämis- ja hanketoimintaa vastaaviin tausta-organisaatioiden koulutus-, tutkimus- ja palvelutoimintoihin -Varmistaa ja vahvistaa hankkeiden integraatio perustoimintaa -MTI:n toimintaa ohjaavien ja strategiaa toimeenpanevien ohjelmien suunnittelu ja dokumenttien valmistelu sekä markkinointiviestinnän asioiden priorisointi johtoryhmän päätöksen tueksi Kehittämisryhmän puheenjohtajana toimii Eila Linna Kehittämisryhmän kokoonpanoksi vahvistetaan: -Eila Linna (pj.) -Tarja Tammia (varalla Mikko Vehkaperä) -Outi Rantala (varalla Jose-Carlos Garcia-Rosell) -Eero Korhonen (varalla Leila Hurtig) sekä asiantuntijajäseniksi Kaarina Kantele (varalla Pauliina Tykkyläinen) ja Tiina Kaksonen (varalle Jaana Ojuva) Merkitään tiedoksi. Johtajan sijaisuus Johtokunta on kokouksessaan 8-2011 valinnut johtajan varahenkilöksi koulutuspäällikkö Tarja Tammian. Päätökseen liittyvä hallintopäätös päättyi 31.8.2012. Sijaisuutta jatketaan hallintopäätöksellä ajalle 1.9.2012 10.5.2014. Merkitään tiedoksi. Suomen yrittäjien jäsenyys MTI:n palvelutiimi esittää, että MTI hakee Suomen yrittäjien jäsenyyttä. Asia siirrettiin seuraavaan kokoukseen. 13 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14.06.