TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2007

ARKISTOLAITOS TILINPÄÄTÖS VUODELTA 2007 KANSALLISARKISTO

Sisällysluettelo 1. TOIMINTAKERTOMUS Sivu 1.1 JOHDON KATSAUS...3 1.2 VAIKUTTAVUUS...4 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS 1.3.1 Toiminnan taloudellisuus... 4 1.3.2 Toiminnan tuottavuus...5 1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus...5 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus...5 1.4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA 1.4.1 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet...6 1.4.2 Palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu... 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN...11 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI 1.6.1 Rahoituksen rakenne...12 1.6.2 Talousarvion toteutuminen...12 1.6.3 Tuotto ja kululaskelma...13 1.6.4 Tase...13 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA...13 1.8 ARVIOINTIEN TULOKSET...14 1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ...15 2. TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA... 16 3. TUOTTO JA KULULASKELMA... 19 4. TASE... 21 5. LIITETIEDOT...23 6. ALLEKIRJOITUS... 43 2

1 JOHDON KATSAUS Arkistolaitoksen johtaminen perustui vuonna 2004 vahvistettuun arkistolaitoksen strategiaan, joka ulottuu vuoteen 2010. Toiminnan kehittämisessä on toteutettu tai saatettu vireille arkistolaitoksen vuonna 2006 toteutetun kansainvälisen arvioinnin raportissa esitettyjä suosituksia. Strategian ja arvioinnin tavoitteiden toteuttamiseksi Kansallisarkiston organisaatiota muutettiin vuoden 2007 alusta lukien siten, että toiminnot jaettiin kolmeen vastuualueeseen ja yksikköjen määrää vähennettiin. Virkaarkistoyksikkö ja asiakirjahallintoyksikkö yhdistettiin viranomaisarkistoyksiköksi ja tietotekniikkayksikön tehtävät hajautettiin toiminnallisiin yksiköihin. Organisaatiomuutoksen yhteydessä uudistettiin arkistolaitoksen työjärjestys, Kansallisarkiston työjärjestys ja arkistolaitoksen taloussääntö. Arkistolaitoksen toimintaa tukeva neuvottelukunta kokoontui kertomusvuonna kaksi kertaa. Tulosalueittain tarkasteltuna arkistolaitos saavutti kertomusvuonna selvästi kaikki tulostavoitteet arkistotoimen yleisen ohjauksen ja kehittämisen tulosalueella, paitsi tarkastuksissa jäätiin hieman tavoitteesta. Arkistoaineksen säilyttämisen ja käytettävyyden kehittämisen tulosalueella asetetut tulostavoitteet saavutettiin kolmella viidestä tehtäväalueesta. Vakkaarkistotietokannalle asetettu tavoite, että aineistot olisivat vuoden 2007 loppuun pääosin tallennettu Vakkaan, voidaan katsoa saavutetuksi. Vakassa on luettelotiedot noin 90 %:sta arkistolaitoksen aineistoja lukuun ottamatta kartta ja piirustusaineistoja. Tietopalvelun tulosalueella määrällisiä tulostavoitteita ei saavutettu kysynnän laskusta johtuen keskeisillä tehtäväalueilla. Tämä johtuu siitä, että yhä enempi aineistoja on saatavissa sähköisesti tai mikrofilmijäljenteinä, mikä vähentää fyysisiä asiakaskäyntejä sekä kaukolainauksen ja jäljenteiden tarvetta. Asiakkaat käyttävät myös entistä enemmän mahdollisuutta ottaa omalla kamerallaan digitaalisia kuvia tutkimuskäyttöön. Käytäntö on kansainvälisesti yleinen. Arkistolaitos kehittää indikaattorijärjestelmäänsä siten, että se ottaa huomioon asiakaskunnan käyttötavoissa tapahtuneen muutoksen. Ennen muuta sähköisten aineistojen asiakaskäytön seurantaa tehostetaan. Nyt jo on käytössä arkistolaitoksen digitaaliarkiston käyttöä ilmaiseva laskuri. Arkistolaitoksen taloudellinen tilanne oli kertomusvuonna edellistä vuotta vakaampi johtuen edellisen vuoden poikkeuksellisista säästötoimenpiteistä. Palkkamenot kasvoivat hieman, mutta kiinteistömenot vähenivät suhteessa muihin toimintamenoihin. Sekalaisiin muihin menoihin budjetoitu VAPAhankkeen rahoitus kasvatti näiden muiden menojen osuutta. Arkistolaitos suoritti vuonna 2006 selvityksen, jossa verrattiin arkistolaitoksen palkkaukseen, kiinteistöihin ja muihin käyttömenoihin käytettävissä olleita varoja muihin pääasiassa opetusministeriön hallinnonalalla toimiviin laitoksiin. Selvitys osoitti, että arkistolaitoksen käyttömenoihin käytettävissä olevat varat ovat huomattavasti muita vähäisemmät, kun ne suhteutetaan henkilömäärään. Kiinteistökuluihin suuntautuu huomattavia paineita, johtuen arkistolaitoksen toiminnan luonteeseen kuuluvasta kasvavasta tilatarpeesta, energiakustannusten noususta ja vuokrien indeksitarkistuksista, jotka ovat merkittäviä. Maksullisen toiminnan tulot vähentyivät edellisestä vuodesta, mutta sen kannattavuus oli edellistä vuotta parempi. Muita tuloja saatiin muun muassa yhteisrahoitteisista hankkeista. Niihin kuuluivat Suomen asutuksen yleisluettelon (SAY) digitointihanke sekä kertomusvuonna päättynyt Baltic Connections tutkimushanke. Merkittävin ulkopuolisesti rahoitettava tutkimushanke oli valtioneuvoston kanslian osoittamalla rahoituksella toimiva Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 1939 1955tutkimusprojekti. Kertomusvuonna jatkui myös siihen liittyvä inkeriläisten paluuta ja palautuksia vuosina 1944 1955 selvittävä tutkimushanke Kotiin karkotettavaksi, jolle Suomen Akatemia myönsi tutkimusrahoituksen vuosiksi 2007 2009. 3

Arkistolaitoksen vuonna 2006 toteuttaman valtionhallinnon arkistotoimen tilaa koskevan kyselyn (2005) yhteenveto valmistui vuoden 2007 keväällä. Kyselyn mukaan valtion viranomaisten hallussa olevien paperimuodossa säilytettävien asiakirjojen kokonaismäärä oli 485 000 hyllymetriä (hm). Suurin osuus, 25,7 %, asiakirjoista oli valtiovarainministeriön hallinnonalalla. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja oli 158 500 hm, eli 32,7 % kokonaismäärästä. Näistä suurin osuus, 27,7 %, oli oikeusministeriön hallinnonalalla. Tällä hetkellä vuosikasvusta pysyvästi säilytettävää on 21,6 % (4 570 hm). Vuoteen 2020 mennessä arkistolaitokseen tulee siirrettäväksi noin 53 000 hm yli 40 vuotta vanhaa arkistoaineistoa. Luvussa ei ole mukana kartta ja piirustusaineistoja. Kansallisarkistoon siirrettäviä on tästä määrästä 22 000 hm. Toiseksi eniten siirretään Hämeenlinnan maakuntaarkistoon, 8 500 hm. Kyselyn perusteella arvioituna Kansallisarkiston ja Hämeenlinnan tulevan uudisrakennuksen yhteenlasketut vapaat tilat riittävät juuri vuoteena 2020. 1.2 VAIKUTTAVUUS Arkistolaitoksen toiminnan vaikuttavuus on keskeisiltä osiltaan luonteeltaan välillistä. Tieteellisessä tutkimuksessa käytetyt asiakirjalähteet ovat keskeinen tietovaranto pyrittäessä muodostamaan monipuolista ja luotettavaa kokonaiskuvaa suomalaisen yhteiskunnan toiminnasta eri aikakausina. Arkistolaitoksen tehtävä on säilyttämisen ohella lisätä aineistojensa tunnettuutta ja tukea niiden monipuolista käyttöä. Tämä edellyttää tehokasta tiedotustoimintaa ja kiinteää yhteyttä tutkijayhteisöön ja muihin asiakasryhmiin. Arkistolaitoksen omat tutkimukset saivat varsin suurta huomiota tiedotusvälineissä. Niiden kautta voitiin nostaa keskusteluun myös muuten tutkimuksessa vähemmän käytettyjä aineistokokonaisuuksia ja uusia tutkimuksellisia lähestymistapoja. Osana tietopalvelua Kansallisarkisto ja maakuntaarkistot ovat järjestäneet näyttelyitä. Merkittävin kertomusvuonna toteutetuista näyttelyistä oli Kansallisarkistossa esillä ollut Valtio palkitsee näyttely. Arkistolaitoksen kansainvälistä vaikuttavuutta toteutetaan ensisijaisesti Euroopan Unionin puitteissa. Suomen vastuulla olivat lisäksi Kansainvälisen Arkistoneuvoston (ICA) Euroopan osaston pääsihteerin tehtävät ja ICA:n urheiluarkistojaoston puheenjohtajuus. Venäjän kanssa on jatkettu yhteistyötä Suomea koskevien arkistoaineistojen mikrofilmaamiseksi, mikä tarjoaa tutkimukselle uutta, tähän saakka vähän käytettyä aineistoa. Arkistolaitoksen indikaattorijärjestelmässä vaikuttavuuden tunnuslukuihin luetaan säilytettävän arkistoaineksen kokonaismäärä kartuntoineen. Kertomusvuoden lopussa arkistolaitoksen hallussa oli 115 000 hyllymetriä asiakirjoja, 1 667 000 karttaa ja piirustusta sekä yli 2,1 miljoonaa mikrofilmijäljennettä. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto käsitti vuoden lopussa 1 013 000 kuvatiedostoa. 1.3 TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS 1.3.1 Toiminnan taloudellisuus 4

Toiminnan taloudellisuudelle ei ole tulossopimuksessa asetettu tavoitetta, mutta liitteenä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden yksikkökustannusten vertailutiedot kolmelta vuodelta. Yksikkökustannukset laskivat asiantuntijatehtävissä, VAKKAtallennuksessa, virkaarkistojen hankinnassa, digitoinnissa, konservoinnissa ja selvityksissä, mutta kasvoivat seulonnassa, koulutuksessa, tarkastuksissa, virka ja yksityisarkistojen järjestämisessä, yksityisarkistojen hankinnassa, mikrokuvauksessa ja kaukolainoissa. Tutkijapalvelun yksikkökustannukset pysyivät ennallaan. 1.3.2 Toiminnan tuottavuus Toiminnan tuottavuudelle ei ole tulossopimuksessa esitetty tavoitetta, mutta liitteessä olevassa tulostaulukossa on esitetty keskeisten suoritteiden tuottavuus suoritteittain vertailuna kolmen vuoden ajalta. Kertomusvuonna tuottavuus parani seurattavista suoritteista (ks. Tulostaulukko) asiantuntijatehtävissä, yksityisarkistojen järjestämisessä, virkaarkistojen hankinnassa, digitoinnissa ja konservoinnissa, mutta laski seulonnassa, koulutuksessa, tarkastuksissa, virkaarkistojen järjestämisessä, VAKKAtallennuksessa, yksityisarkistojen hankinnassa, mikrokuvauksessa, tutkijapalvelussa, selvityksissä ja kaukolainoissa. Tuottavuuden mittaamisen kannalta erityisen ongelmallisia ovat arkistojen järjestäminen ja kuvailu, koska aineistojen laatu vaihtelee. Tilastokeskus laskee vuosittain Kansallisarkiston ilmoittamien toteutumatietojen perusteella, valtion tuottavuustilastoa varten arkistolaitoksen tuottavuusluvut, mutta tiedot valmistuvat vasta kesällä. Vuoden 2006 osalta työn tuottavuus oli arkistolaitoksessa 101,17 ja kokonaistuottavuus 101,94. Tuottavuuslaskennan piirissä on noin 65 % kaikesta toiminnasta. Hallinto ja tukitoimintojen osuus laskennan ulkopuolelle jäävästä työstä on noin 16 %. 1.3.3 Maksullisen toiminnan tulos ja kannattavuus Maksullisten julkisoikeudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani edellisestä vuodesta 4,8 prosenttiyksikköä. Työaikaosuus väheni hieman edellisestä vuodesta ja oli 3,77 % kokonaistyöajasta (läsnäoloajasta), edellisenä vuonna 4,12 %. Suhteellista työaikaosuutta on käytetty laskelmissa myös tilavuokrien ja yhteiskustannusten laskuperusteena, joten kustannusten muutos suuntaan tai toiseen näkyy myös näissä luvuissa. Virallisten selvitysten kustannusvastaavuus oli 41,56 % (edellisenä vuonna 35,87 %) tavoitteen ollessa 50 %. Liiketaloudellisten suoritteiden kustannusvastaavuus parani 1,2 prosenttiyksikköä edellisestä vuodesta, mutta kannattavuustavoite, 5 000 euroa, jäi edelleen saavuttamatta. Maksullinen liiketaloudellinen toiminta oli 27 000 euroa tappiollista (edellisenä vuonna 38 000 euroa). Kustannusvastaavuuden jääminen tavoitteesta johtui kustannustason noususta ja tulojen vähenemisestä. Työaikaosuus kokonaistyöajasta (läsnäoloaika) oli kertomusvuonna 5,16 %, edellisenä vuonna 5,65 %. 1.3.4 Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuus Yhteisrahoitteista toimintaa oli Jalmari Finnen säätiön kanssa Kansallisarkistossa säilytettävän Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihankkeen osalta ja toisena yhteisrahoitteisena hankkeena oli Itämeren maiden yhteinen Baltic Connections hanke, jossa Suomen osuus sopimuksen mukaan on vuosina 2005 2007 yhteensä 60 000 euroa. Hanketta koordinoivan Netherlands Culture Fundin myöntämä rahoitusosuus on yhteensä 24 000 euroa. 5

Rahaliikenne hoidetaan Hollannin valtionarkiston kautta. Hankkeessa on ollut palkattuna määräaikainen henkilö. Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointihankkeen rahoitus oli kertomusvuonna yhteensä 43 600 euroa, josta ulkopuolisen rahoituksen osuus oli sopimuksen mukaan 66,7 %. Kolmen vuoden aikana ulkopuolinen rahoitusosuus on ollut yhteensä 157 300 euroa ja Kansallisarkiston osuus 58 600 euroa. Hankkeessa on ollut palkattuna määräaikaisia henkilöitä. 1. 4 TUOTOKSET JA LAADUNHALLINTA 1.4.11.4.2 Suoritteiden määrät ja aikaansaadut julkishyödykkeet, palvelukyky sekä suoritteiden ja julkishyödykkeiden laatu Tässä yhteydessä raportoidaan opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisessä tulossopimuksessa asetettujen tavoitteiden toteutumisesta tulosalueittain sekä muista kertomusvuonna toteutettujen tai edelleen jatkuvien, pitempiaikaisten hankkeiden tilanteesta. Yksityiskohtainen vertailu tulostavoitteiden toteutumisesta esitetään tulostaulukossa sivuilla 3840. Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistolaitos on kertomusvuonna ollut mukana useissa julkishallinnon organisaatioiden sähköisen tiedonhallinnan. asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämisprojekteissa. Yhteistyökumppaneita näissä hankkeissa ovat muun muassa ValIT, KuntaIT ja Kela. Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) asema julkishallinnon tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ohjaajana ja metatietojärjestelmänä on vakiintunut. Arkistolaitos päivitti kertomusvuonna AMSoppaan, joka jaettiin kahteen osaan, toinen paperimuotoista aineistoa varten ja toinen sähköistä toimintaympäristöä varten (eams). Arkistolaitos kehittää kunta ja valtiosektorilla toimivien yhteistyökumppaneidensa kanssa AMS:sta tiedonohjausjärjestelmää. Sen sisällön tuottamiseksi käynnistettiin kuntien eamsprojekti ja terveydenhuollon eamsprojekti, joita Kansallisarkisto vetää. Mainituilla hankkeilla on kytkös myös pitkäaikaissäilytysjärjestelmän kehittämishankkeeseen. Tiedonhallinnan sähköistäminen on lisännyt arkistolaitoksen viranomaisille antaman ohjauksen ja koulutuksen tarvetta. Sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen ratkaisuja on valmisteltu tiiviisti. Opetusministeriö asetti 13.2.2007 työryhmän, jonka tuli sähköisten aineistojen säilymisen ja saatavuuden varmistamiseksi sekä julkisella rahoituksella tehtävien investointien hyödyn ja vaikuttavuuden varmistamiseksi selvittää, miten sähköisten aineistojen säilytys ja käyttömahdollisuudet voidaan järjestää kansallisesti tarkoituksenmukaisella tavalla. Työryhmän puheenjohtajuus oli Kansallisarkistolla ja se sai työnsä päätökseen 26.11.2007. Työryhmän keskeinen esitys oli, että ensimmäisenä toimenpiteenä perustetaan kansallinen, muistiorganisaatioiden ja muiden asianomaisten tahojen yhteinen kaksivuotinen pitkäaikaissäilyttämisen kehittämishanke arkistolaitokseen. Hankkeessa suunnitellaan ja täsmennetään vaatimusmäärittelyjä yhteisen pitkäaikaissäilytyksen tietojärjestelmän rakentamiseksi eri aineistotyyppejä varten. Arkistolaitos antoi kertomusvuonna uudet normit arkistotiloista ja asiakirjojen siirtämisestä arkistolaitokseen. 6

Säilytysaikapäätöksiä tehtiin kaikkiaan 27 kappaletta (edellisenä vuonna 34). Tulostavoite seulontapäätöksille oli 20 päätöstä. Vuoden aikana valmisteltiin arkistolaitoksen seulontapolitiikan ja strategian uudistamista. Seulontapäätösten valmistelu ruuhkaantui niiden suuresta määrästä johtuen. Seulontaan suunnattiin vuoden aikana uusia henkilöresursseja etenkin maakuntaarkistoissa. Seulonnan, koulutuksen ja tarkastusten tehtäväalueilla otettiin käyttöön koko arkistolaitosta koskevat sektorisuunnitelmat, joiden tavoitteena on yhtenäistää prosesseja ja tehostaa resurssien käyttöä näissä tehtävissä. Sektorisuunnitelmissa varataan matriisiorganisaation periaattein koko laitoksen osalta henkilötyövuodet, jotka kohdistetaan mainitulle kolmelle tehtäväalueelle ja samalla asetetaan määrälliset yksikkökohtaiset tulostavoitteet. Koulutuksen suunnittelussa siirryttiin koko arkistolaitoksen yhteiseen sektorisuunnitteluun koulutusprosessin yhtenäistämiseksi eri yksiköissä. Koulutusta on pääosin toteutettu vuosittain vahvistetun koulutusohjelman mukaisesti, mutta sen lisäksi on toteutettu myös räätälöityjä koulutustilaisuuksia virastoille. Arkistolaitoksen järjestämä ja sen edustajien muiden järjestämillä kursseilla antama arkistokoulutus vähentyi hieman edellisestä vuodesta, mutta ylitti huomattavasti asetetun tavoitteen. Myös kurssien osanottajamäärä vähentyi edellisestä vuodesta. Koulutustoiminnan suunnittelua terävöitettiin. Arkistolaitoksen antamien tutkintojen määrä lisääntyi huomattavasti (85 %), mutta osasuoritusten määrä puolestaan väheni 27 %. Arkistolaitos toteutti yhdessä Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen kanssa yhdeksännen asiakirjahallinnon koulutusohjelman. Arkistolaitoksella oli edustus asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon tutkintotoimikunnassa. Arkistonhoitotutkinnon suoritusoikeus päättyi 31.12.2007, ja kesken olevat tutkintosuoritukset siirrettiin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoon. Jokaisesta järjestetystä koulutustilaisuudesta pyydetään osallistujilta koulutuspalautteet. Kertomusvuonna saatujen palautteiden keskiarvo oli 4,12 arvosteluasteikolla 1 5. Koulutuksen bruttotulot olivat vuonna 226 000 euroa Arkistontarkastustoimintaa on tehostettu viime vuosina. Tarkastusten määrä (98) oli edellisen vuoden tasolla. Lukuun sisältyy kolme valvontakäyntiä. Tulostavoitteena olleesta 100 tarkastuksesta jäätiin siten kolme tarkastusta. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittaisten tarkastussuunnitelman (sektorisuunnitelmat) puitteissa. Toimintaa toteutetaan osittain hallinnonalakohtaisten tiimien voimin. Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Järjestettyjen arkistojen lukumäärä oli edellistä vuotta suurempi, mutta hyllymetreinä laskettu järjestettyjen aineistojen määrä oli edellistä vuotta pienempi ja jäi hieman tulostavoitteesta (1 400 hm). Vastaanotettujen arkistojen määrä oli huomattavasti edellistä vuotta suurempi ja tulostavoite (1 500 hm) ylittyi yli kaksinkertaisesti. Järjestämättömien arkistojen määrä oli vuoden lopussa 3 859 hm, edellisenä vuonna 2 977 hm. Luku on kasvanut aineistosiirtojen määrän lisäännyttyä. Arkistolaitoksen kärkihankkeisiin on kuulunut VAKKAarkistotietokanta, jonka tarkoituksena on saada arkistolaitoksessa säilytettävien asiakirjojen hakemistot ja sisällönkuvailut asiakkaiden ja henkilökunnan käyttöön. VAKKA sisälsi kertomusvuoden lopussa tiedot 134 000 arkistoyksiköstä. Tietokantaa täydennettiin vuoden aikana 1 421 manuaalisen arkistoluettelon tiedoilla (edellisenä vuonna 1 713). Vuoden loppuun mennessä VAKKAan on syötetty vuodesta 1998 lähtien tilastojen mukaan 18 072 manuaalisen arkistoluettelon tiedot. VAKAn osalta tulossopimuksessa on asetettu tavoitteeksi, että vuoden 2007 loppuun mennessä tietokantaan on syötetty pääosin tiedot kaikista arkistolaitoksessa säilytet 7

tävistä, järjestetyistä aineistoista lukuun ottamatta karttaaineistoja. Vuoden 2007 lopussa VAKKAan oli syötetty noin 90 % (edellisenä vuonna 87 %) kaikista virka ja yksityisarkistoista hyllymetreinä laskettuna. Kertomusvuonna VAKKAan tallennettiin arkistoyksiköissä laskettuna tiedot 115 045 yksiköstä (edellisenä vuonna 169 009). Tulossopimuksessa asetettu tavoite (70 000 ) saavutettiin hyvin. VAKKAan käytetty kokonaistyöaika oli 8,7 htv nettoaikana ja 10,9 htv bruttoaikana (poissaolot sisällytetty). Kansallisarkisto on VAKKAtietokannan kautta mukana muistiorganisaatioiden kansainvälisessä ekamyhteistyössä Michael+ suomalaisen hakuportaalin toteutuksessa. Maksullinen järjestäminen oli kertomusvuonna vähäistä. Valtakunnallista yksityisarkistorekisteriä on täydennetty edelleen. Vuoden lopussa rekisterissä oli 25 laitoksen ja niissä säilytettävän noin 48 000 arkiston tiedot. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategiaa valmisteltiin arkistolaitoksen sisäisessä työryhmässä. Yksityisarkistojen säilyttämisessä ja käytön edistämisessä arkistolaitosta tukee neuvoaantavana elimenä arkistolaitoksen yksityisarkistoasiain neuvottelukunta. Arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia vuosille 2007 2015 vahvistettiin kertomusvuoden keväällä. Mikrokuvauksen alueella jäätiin asetetusta tavoitteesta, koska henkilöstöresursseissa oli vajausta. Vuoden aikana kuvattiin asiakirjoja vuosille 2006 2010 uusitun 5vuotisohjelman mukaisesti. Digitoinnissa asetetut tavoitteet ylitettiin huomattavasti. Kertomusvuonna jatkettiin mikrofilmien digitointia, joka on asiakirjojen digitointia huomattavasti nopeampaa. Lisäksi jatkettiin ns. yhteisrahoitteisena toimintana Kansallisarkistossa Suomen Asutuksen Yleisluettelon digitointia. Vuoden lopussa kokonaismäärästä, 170 000 aukeamasta, oli digitoitu noin 64 %. Tämän hankkeen rahoituksesta vastaa pääosin Jalmari Finnen Säätiö. Konservoinnin tulos oli 73 834 arkkia, joille on tehty konservointitoimenpiteitä. Tulostavoite oli 40 000 arkkia. Kasvuun vaikutti jonkin verran tilastointikäytäntöön tehty muutos, joka kuvaa aikaisempaa paremmin tehdyn työn volyymia. Kansallisarkisto on konservoinut maksullisena palveluna myös Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran aineistoja. Konservointiin käytetty työpanos oli lähes 10 henkilötyövuotta. Loppuvuodesta virkaan astunut kehittämispäällikkö ryhtyi valmistelemaan mittavaa kuntokartoitusta koko arkistolaitoksen aineistoista. Tietopalvelu Tutkijakäyntien määrä väheni 7,6 % edellisestä vuodesta (edellisenä vuonna vähennys oli 8,3 %). Kansallisarkistossa tutkijakäyntien vähennys oli 9,4 %. Tutkijasaliin toimitettujen asiakirjojen määrä väheni 4,6 % edellisestä vuodesta (edellisen vuoden vähennys 5,9 %). Tulostavoitetta ei saavutettu tutkijakäyntien eikä toimitettujen arkistoyksikköjen osalta. Digitoitujen aineistojen verkkokäytön lisääntymisellä on mitä ilmeisemmin vaikutusta tutkijakäyntien vähentymiseen. Digitaaliarkiston verkkosivuilla käytiin 1 993 000 kertaa (sivukäyntiä). Myös käyttöön otettujen Suomen Asutuksen Yleisluettelon verkkosivuilla käytiin vilkkaasti. Sivukäyntejä oli vuoden aikana yli 500 000. Kansallisarkiston tutkijakäyntejä vähensi olettavasti aukioloajan lyhentäminen; lauantaiaukioloaikoja supistettiin kesäkautena kuukaudella. Tilattujen selvitysten kysynnässä oli 2,1 % laskua edellisestä vuodesta (edellisenä vuonna laskua oli 2,8 %). Virallista tarkoitusta varten tilattujen selvitysten määrä lisääntyi 4,7 % edellisestä vuodesta usean vuoden laskun jälkeen. Suurin osa virallisista selvityksistä kos 8

kee Mikkelin maakuntaarkistossa säilytettävien lakkautettujen seurakuntien arkistoista annettavia sukuselvityksiä, joiden tarve aikaa myöten vähenee näiden seurakuntien väestörekistereissä olevan väestön vähentyessä. Muiden selvitysten kysynnässä vähentymistä oli maksuttomissa vastauksissa tiedusteluihin, maksullisten liiketaloudellisten selvitysten kysynnän pysyessä lähes ennallaan. Kokonaisuudessaan selvitysten määrällisestä tulostavoitteesta (17 000) jäätiin hieman. Virallisten selvitysten toimitusaikojen ylitykset lisääntyivät (396 ylitystä, edellisenä vuonna 256 ylitystä). Tavoiteaika on kaksi viikkoa. Selvityksiä koskevat reklamaatiot olivat vähäisiä. Kaukolainojen määrän väheneminen oli edellisen vuoden tasoa ( 8 % ja 7,9 % edellisenä vuonna). Vähennys kohdistui pääasiassa mikrofilmilainoihin. Asiakirjalainatilauksissa oli vain vähäistä laskua. Kaukolainojen tulostavoitetta (100 000) ei saavutettu. Toimitettujen jäljenteiden kokonaismäärä laski 5,9 % (edellisenä vuonna 15,3 %). Vähentyminen kohdistui mikrofilmikopioihin ja digitoimalla tuotettuihin jäljenteisiin. Tietopalvelun tulosalueelle luettavien ryhmille annettujen esittelyjen määrä pysyi ennallaan, mutta asiakirjanäyttelyiden määrä lisääntyi. Näyttelyiden määrä, 33 näyttelyä, on huomattava. Näyttelytoimintaan käytettiin kaikkiaan 3,5 henkilötyövuotta (edellisenä vuonna 1,8 henkilötyövuotta), mitä vastaava palkkameno oli 111 834 euroa. Kansallisarkistossa järjestettiin neljä näyttelyä, joista merkittävin oli Valtio palkitsee näyttely, johon tutustui noin 500 henkilöä. Jokaisessa maakuntaarkistossa on toteutettu näyttelyitä ajankohtaisista aiheista. Lisäksi esillä on pysyviä asiakirjanäyttelyitä. Ensimmäiset verkkonäyttelyt otettiin käyttöön. Muut tehtävät Muita tehtäviä ovat mm. tiedotus ja julkaisutoiminta, yksityisluontoisten arkistojen valtionapujen käsittely, heraldiset tehtävät sekä kansainvälinen arkistoalan yhteistoiminta. Edellisten vuosien tapaan arkistolaitos julkaisi arkistoalan ammattiväelle ja tutkijayhteisölle suunnattua Arkistoviestiä, jota ilmestyi neljä numeroa. Arkistolaitoksen edustajien osallistuminen arkistoalan kansainväliseen toimintaan jatkui vakiintuneeseen tapaan. Arkistolaitos oli mukana perinteisessä pohjoismaisessa arkistolaitosten välisessä yhteistyössä, Euroopan alueella sähköisen asiakirjahallinnon parissa toimivan DLMverkoston, Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n komiteoiden ja UNES CON toiminnassa. Arkistolaitoksella on ollut hoidettavanaan myös ICA:n Euroopan osaston EURBICAN sihteeriys. Pohjoismaisen arkistolaitosten välisenä yhteistyönä toteutettiin arkistolaitosten digitointitoiminnan vertaisarviointi. Opetusministeriö on tiedepolitiikan tulosohjauksen kehittämishankkeen yhteydessä katsonut, että arkistolaitoksen tulee raportoida valtionapua saavien yksityisarkistojen toiminnasta, vaikka se ei voikaan käydä tulosneuvotteluja niiden kanssa, koska osa rahoituksesta tulee niitä ylläpitäviltä yhteisöiltä (OpM työryhmämuistio 46:2002). Yksityisten arkistojen valtionavusta annetun lain (1006/2006) nojalla Kansallisarkisto myönsi vuodelle 2007 lakisääteistä valtionapua 80 % valtionapuun oikeuttavista arkistotoimen menoista seuraaville arkistoille: Ammattiyhdistysarkisto, Kansan Arkisto, Keskustan ja Maaseudun arkisto, Porvarillisen Työn Arkisto, Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto, Suomen Urheiluarkisto, Svenska centralarkivet, Toimihenkilöarkisto, Työväen Arkisto ja Urho Kekkosen arkisto sekä 100 % valtionapuun oikeuttavista menoista Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistoille ja Svenska litteratursällskapet i Finlandin arkistoille. Valtionapuarkistoille myönnettiin talousarviossa 4 390 000 euroa, josta käytettiin 4 389 424 euroa. Henkilötyövuosimäärissä ja toimitiloissa ei tapahtunut oleellisia muutoksia. Arkistolaitoksen ja yksi 9

tyisarkistojen edustajista koostuneessa työryhmässä valmisteltiin valtionapuarkistoja koskevan, niiden toiminnan tuloksellisuuden seurannan arviointia palvelevan indikaattorijärjestelmän käyttöön ottoa vuoden 2008 alusta. Laki yksityisten arkistojen valtioavusta tuli voimaan vuoden 2007 alusta. Valtionapu voidaan uuden lain mukaan maksaa kerralla ja ennakkomaksuista luovutaan. Valtionavun piirissä on edelleen 100 % valtionapua saavia, mutta muiden laitosten valtionapu on enintään 80 %. Kansallisarkistossa on järjestetty useita merkittäviä yksityisarkistoja, lähinnä järjestöarkistoja, myös ulkopuolisella rahoituksella. Käytetty työpanos on vastannut noin kahta henkilötyövuotta. Valtioneuvoston kanslian 23.6.2004 asettama Jatkosodan ihmisluovutuksia koskeva, nelivuotinen tutkimushanke, nykyisellä nimellään Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 1939 1955 tutkimushanke, jatkoi toimintaansa Kansallisarkiston yhteydessä. Tutkimushankkeen tehtävänä on selvittää poliisilinjan ja sotilaslinjan luovutuksia Saksaan ja myöhemmin Neuvostoliittoon ja sotavankien kuolintapauksia sekä vangeiksi joutuneiden suomalaisten ja suomensukuisten sotavankien myöhempiä vaiheita. Hankkeessa on työskennellyt seitsemän päätoimista tutkijaa sekä avustavaa henkilökuntaa. Hanke tulee saada päätökseen 31.8.2008 mennessä. Sen kokonaiskustannus on 1,9 miljoonaa euroa. Kertomusvuoden aikana valmisteltiin useissa työryhmissä Sotaarkiston ja valtioneuvoston väliarkiston liittämistä arkistolaitokseen. Kansallisarkiston yhteydessä toimiva heraldinen lautakunta kokoontui vuoden aikana viisi kertaa ja valmisteli 12 lausuntoa. Lautakunnan puheenjohtajana toimii arkistolaitoksen pääjohtaja. Uusi lautakunta nimitettiin kaudelle 2007 2010. Hallinto ja tukitoiminnot sekä ohjausjärjestelmät Tulosohjausta toteutettiin tulossopimusjärjestelmän puitteissa siten, että Kansallisarkisto teki tulossopimukset maakuntaarkistojen kanssa, Kansallisarkiston johto yksikköjen kanssa ja arkistolaitos opetusministeriön kanssa. Vuosia 2007 2009 koskevan tulossopimuksen vuotta 2008 koskevat tarkentavat tulosneuvottelut opetusministeriön ja arkistolaitoksen välillä käytiin huhtikuussa ja arkistolaitoksen sisäiset tulosneuvottelut loppuvuodesta. Arkistolaitoksen tulosohjausta kehitettiin opetusministeriön johdolla toimineen tulosohjaustyöryhmän laatimien suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksessa on ollut käytössä kattava työajanseuranta tuottavuus, taloudellisuus ja kustannuskehityksen tietojen tarkempaa seurantaa ja raportointia varten. Lisäksi sisäisen kirjanpidon avulla seurattiin kustannusten kohdistumista tehtäville. Työajan kirjauskäytäntöjä täsmennettiin ja ohjeistettiin Tulossopimukseen on lisätty tuloksellisuutta kuvaavat indikaattorit. Indikaattoreiden kehittämistä on jatkettu edelleen. Indikaattoreiden kehittämisessä painopisteenä tulee olemaan niiden vertailtavuus ja tilastollinen kuvaavuus. Maksullisen palvelun hinnoittelussa noudatettiin opetusministeriön asetusta arkistolaitoksen suoritteista perittävistä maksuista (1089/2004, muutos 784/2006). Uutta maksuasetusta valmisteltiin ja se tuli voimaan vuoden 2008 alussa. Uuteen palkkausjärjestelmään liittyvät tulos ja kehityskeskustelut käytiin alkuvuodesta ja syksyllä. Palkkausjärjestelmällä on neljän vuoden siirtymäaika, joka päättyy vuoden 2008 alussa. Palkkausjärjestelmästä järjestettiin loppuvuodesta henkilökunnalle kysely. Myös työtyytyväisyyskysely toteutettiin loppuvuodesta. 10

Paperiton kirjanpitojärjestelmä Rondo oli arkistolaitoksen taloushallinnon käytössä. Opetusministeriön kertomusvuoden lopulla tekemän päätöksen mukaan arkistolaitos siirtyy Valtiokonttorin palvelukeskuksen asiakkaaksi vuoden 2008 aikana. Kansallisarkiston talous ja henkilöstöhallinnon edustajat olivat mukana opetusministeriön PAKEprojektin osaprojekteissa koko vuoden. 1.5 HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Arkistolaitoksen henkilöstövoimavarojen kehittymisen suuntaa mitataan vuosittain valtiovarainministeriön henkilöstötilinpäätöksen mukaisien mittareiden avulla. Henkilöstön tilaa kuvataan vertailuluvuilla, jotka lasketaan joulukuussa palveluksessa olevasta henkilöstöstä. Henkilöstöresurssien määrää seurataan myös koko vuoden osalta henkilöstötyövuosien (htv) muutosluvulla, joka on resurssimittarina merkittävämpi, kuin pelkkä joulukuinen henkilöstön määrä. Kertomusvuodelle oli asetettu tavoitearvoja htvluvun lisäksi sairauspoissaoloille ja työtyytyväisyydelle. Kertomusvuoden joulukuussa arkistolaitoksen henkilöstön määrä oli 257 henkilöä (+17), kun se oli edellisen vuoden joulukuussa 240 henkilöä. Henkilötyövuosissa mitattuna henkilöstömäärä lisääntyi 6,25 henkilötyövuodella, 238,75 htv:een vuoden 2006 määrästä, 228,5. Henkilötyövuosien määrään on laskettu mukaan myös erilaiset määräaikaiset projektityöntekijät. Määräaikaisten osuutta onnistuttiin hiukan vähentämään vuoden 2006 18,4 %:sta 17,51 %:iin, mutta jäätiin vuoden 2005 (14,5 %) tasosta. Arkistolaitoksessa työskenteli kertomusvuoden aikana 313 eri henkilöä. Kertomusvuonna siviilipalvelusmiehiä oli yhteensä 8,41 htv ja työkokeilussa 1,73 htv. Lisäksi ulkopuolisella rahoituksella työskenteli 0,47 htv, ja korkeakouluharjoittelijoiden osuus oli 5,49 henkilötyövuotta. Erilaisissa projekteissa työskentelevien osuus jakautui siten, että Luovutetut projektin osuus oli 9,93 htv, Inkeriläisprojektin yksi htv ja Venäjän mikrofilmiprojektin yksi htv kokonaishenkilötyövuosimäärästä. Lisäksi yhteisrahoitteisissa hankkeissa on ollut noin 1,8 htv:tta. Henkilöstön ikääntymistä kuvaavat keskiiän nouseminen 48,5 vuoteen vuodesta 2006 47,3 v. (+1,2 v. ja vuodesta 2005 +2,6 v.), samoin kuin senioriikäisten % osuuden kasvu 66,15 %:iin vuoden 2006 65,6 %:sta. Tarkempi ikäjakauma osoitti alle 29 vuotiaita olevan vain 5 % henkilöstöstä, 3039 vuotta täyttäneitä oli 17 %, 4049 vuotiaiden osuus oli pienentynyt 27 %:iin (3,33 %yks. ) ja 50 vuotta täyttäneitä on 52 % (+2,41 %yks.) joulukuun henkilöstöstä. Arkistolaitoksen sukupuolijakautuma muuttui kertomusvuonna siten, että naisten osuus henkilöstöstä nousi 63,04 %:iin edellisen vuoden 61,5 %:sta (+1,54 %yks.) v. 2006. Muutos vuodesta 2006 oli 2,26 %yks.. Korkeakoulun tai yliopistotutkinnon suorittaneiden määrä oli 46,69 % (+0,69 %yks.) ja tutkijakoulutuksen suorittaneita oli 7,4 % (+0,7 % yks.). Koulutustasoindeksi oli 4,4 (0,2, vuodesta 2006 0,8). Alhaiseen koulutustasoindeksiin vaikuttaa jonkin verran koulutustietojen puuttuminen määräaikaisten henkilöiden osalta. Arkistolaitoksen osaamisen kartoittamisen työ aloitettiin kertomusvuonna. Tehdyn työajan osuus kokonaistyöajasta nousi 77,5 %:iin muutoksen ollessa +0,9 %yks. sairauspoissaolojen osuus oli 4,7 % (0,1 %yks.) työajasta, koulutukseen käytettiin aikaa 1,71 % (+0,21 %yks.) ja henkilöstön työkykyä ylläpitävään toimintaan 0,53 % kokonaistyöajasta. Sairauspoissaolot mitattuna työpäivissä/henkilötyövuodet vähenivät kuitenkin 11

11,89 tp/htv 12,8 tp/htv (7,1 % ). Kokonaispoistuma oli 10 %, kun se oli vuonna 2006 13,1 %. Kertomusvuonna tehdyn työtyytyväisyystutkimuksen mukaan arkistolaitoksen tulokset vastaavat yleisesti ottaen valtion yleistä tasoa. Edellinen mittaus tehtiin v. 2004. Johtaminen sai arvon 3,22 (+0,01), kun valtiolla se oli 3,29, työn sisältö ja haasteellisuus koettiin hyväksi (3,62) samoin kuin työilmapiiri ja yhteistyö (3,52) sekä työolot (3,56). Palkkaukseen oltiin tyytyväisempiä (2,87) kuin valtiolla yleensä (2,66), mutta sen koettiin parantuneen vuodesta 2004 +0,2. Kehittymisen tuki koheni 3,10 (+0,17) ja tiedon kulkukin hieman 3,05 (+0,03). Kokonaistyytyväisyysarvo nousi +0,10 ja oli 3,31 (valtiolla 3,29). Kertomusvuoden henkisistä voimavaroista voidaan lyhyesti todeta, että arkistolaitos selviytyi hyvin organisaatiomuutoksestaan, vaikka ikääntyminen, uusien henkilöiden perehdyttäminen, ulkopuolelta tulevat muutokset ja erilaiset sisäiset kehittämistyöt ovat vaatineet henkilöstöltä huomattavasti voimavaroja. Henkilöstön osaamisen taso ja työkyky ovat säilyneet hyvinä, mikä näkyy mm. sairauspoissaolojen vähenemisenä ja kokonaistyöajan nousuna. 1.6 TILINPÄÄTÖSANALYYSI 1.6.1 Rahoituksen rakenne Talousarviorahoituksen lisäksi Arkistolaitos jatkoi vuonna 2007 yhteisrahoitteista hanketta Jalmari Finnen säätiön kanssa Suomen asutuksen yleisluettelon digitointia varten. Hanketta varten saatiin Jalmari Finnen säätiöltä rahaa 29 100,00 euroa, lisäksi käytössä oli edelliseltä vuodelta säästynyt rahoitusosuus 32 249,42 euroa. Rahoituksesta käytettiin vuonna 2007 39 047,49 euroa. Itämeren maiden arkistoaineistojen kartoitusta varten perustettuun The Baltic Connections projektiin saatiin Hollannista rahoitusta 8000,00 euroa. Kansallisarkiston rahoitusosuus kyseiseen hankkeeseen oli 31 568,59 euroa. Hanke päättyi kertomusvuoden syksyllä. 1.6.2 Talousarvion toteutuminen Arkistolaitokselle myönnettiin vuoden 2007 talousarviossa määrärahaa toimintamenoihin 14 381 000 euroa. Vuoden 2007 lisätalousarviossa arkistolaitokselle myönnettiin 65 000 euroa VESkorotuksia, joten vuoden 2007 talousarvion määrärahat olivat yhteensä 14 446 000 euroa. Vuodelle 2008 siirtyi toimintamenomäärärahasta 476 393,01 euroa, edellisenä vuonna 552 720 euroa. Siirtomäärärahasta oli VAPAhankkeeseen sidottua noin 119 000 euroa. VAPA:aan sidottu määräraha oli yhteensä 250 000, josta käytettiin 131 000 euroa. Edellisen vuoden säästö johtui siitä, että miltei kaikki avoimeksi tulleet virat jätettiin vuoden aikana täyttämättä. Näistä on suurin osa täytetty kuluvan vuoden puolella. Toimintamenoista käytettiin 52.1 % (ed. vuonna 51,8 %) palkkamenoihin, 36,9% (38,2 %) kiinteistömenoihin, 3,6 % (3,5 %) ITmenoihin ja 7,4 % ( 6,5%) muihin kulutusmenoihin. Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset hankkeeseen myönnettiin vuoden 2007 talousarviossa määrärahaa 639 000 euroa. Määrärahasta siirtyi vuodelle 2008 202 954,82 euroa. 12

Sotaarkiston liittämisestä Kansallisarkistoon aiheutuviin menoihin myönnettiin erillisenä määrärahana (mom. 26.60.53.07) 120 000 euroa, josta käytettiin 119 572,54 euroa. Mikrofilmien hankkimiseksi Venäjältä myönnettiin niin ikään erillisrahoituksena samalta momentilta 100 000 euroa, josta käytettiin 54 972,03 euroa. Erillisrahoitusta myönnettiin myös yksityisarkistoseminaarin järjestämiseen 4 000 euroa, mikä käytettiin, ja C.E. Engelin piirustusten hankintaan 22 000 euroa. Työministeriön hallinnonalan momentilta käytettiin 150 094 euroa työvoimatoimistojen työhön osoituspäätösten mukaisesti määräaikaisten henkilöiden palkkaamiseen. Hämeenlinnan maakuntaarkiston uudisrakennuksen vuokrasopimusvaltuus siirtyi edelliseltä vuodelta saman suuruisena vuoden 2007 talousarvioon. Yksityisten arkistojen valtionapuihin myönnettiin vuodelle 2007 4 390 000 euroa, josta käytettiin 12 valtionapuarkiston menoihin 4 389 242,00 euroa. 1.6.3 Tuotto ja kululaskelma Maksullisen palvelutoiminnan tuotot vuonna 2007 olivat 710 349,90 euroa, minkä lisäksi maksulliseen toimintaa luetaan maksuasetuksessa ja talousarviossa toimitilojen ja asuntojen vuokrat. Näitä tuottoja oli kertomusvuonna 187 304,84 euroa. Maksullisen toiminnan tulot vähenivät edelliseen vuoteen verrattuna noin 29 000 euroa. Henkilöstökulut vuonna 2007 olivat 9 086 288 euroa. Lisäystä edelliseen vuoteen verrattuna oli noin 946 600 euroa. Lisäys johtui edellisenä vuonna avoimina pidettyjen virkojen täyttämisestä ja määräaikaisten projektihenkilöiden määrän kasvusta. Tuottavuusohjelman mukaisesti vähennettiin kolme virkaa, joiden talousarviovaikutus oli 66 000 euroa. 1.6.4 Tase Taseerissä ei ole huomattavia muutoksia edellisvuoteen verrattuna. Aineellisten hyödykkeiden taseerät ovat laskeneet edellisvuoteen verrattuna. Tämä johtuu Valtiokonttorin määräyksestä, jonka mukaan vain suuret, yli 10 000,00 euron arvoiset hyödykkeet aktivoidaan taseeseen. 1.7 SISÄISEN VALVONNAN ARVIOINTI JA VAHVISTUSLAUSUMA Sisäinen valvonta Johdon toteuttama sisäinen valvonta käsittää taloussäännön, sisäisen tarkastuksen ohjesäännön, työjärjestyksen sekä muiden erillismääräysten edellyttämät menettelyt laillisen, taloudellisen ja tehokkaan toiminnan toteuttamiseksi. Sisäinen valvonta on arkistolaitoksessa delegoitu linjaorganisaatioon ja sitä pyritään edistämään valta ja vastuusuhteiden määrittelyllä sekä toimintaprosesseja dokumentoimalla ja yhdenmukaistamalla. Toimintayksiköiden toimintaa ja tuloksellisuutta arvioidaan vuosittaisissa tulosneuvotteluissa. Laadittavissa tulossopimuksissa sovitaan tulostavoitteet ja niitä vastaavat resurssit. Kunkin yksikön johtaja vastaa sopimuksessa määriteltyjen tavoitteiden saavuttamisesta ja siitä, että toiminta on ollut sen mukaista. 13

Arkistolaitoksen taloussäännössä on mainittu sisäiselle valvonnalle asetetut velvoitteet. Arkistolaitoksen sisäisen valvonnan tilaa on vuoden 2007 osalta arvioitu käyttämällä valtioneuvoston controller toiminnon suosittelemaa, COSOERM viitekehykseen perustuvaa arviointikehikkoa. Arvioinnin perusteella viraston sisäinen valvonta ja riskienhallinta täyttävät niille säädetyt vaatimukset lukuun ottamatta riskien täysin systemaattista tunnistamista ja arviointia. Vuonna 2007 valmisteltiin uusi sisäisen tarkastuksen ohjesääntö. Sisäisten palvelujen vastuualueella käytiin läpi riskejä ICTpalveluiden osalta. Lisäksi tehtiin arkistolaitoksen ja Senaattikiinteistöjen yhteistyönä erityisesti kulunvalvontaan liittyvä turvallisuuskartoitus koko laitoksessa. Kertomusvuoden aikana kuvattiin ja tallennettiin strategisesti tärkeimmät toimintaprosessit sisäiseen verkkoon sekä saatettiin valmiiksi palkkahallinnon menetelmäkuvaus. Sisäinen tarkastus Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on selvittää arkistolaitoksen johdolle sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisuutta ja riittävyyttä sekä suorittaa pääjohtajan määräämät tarkastustehtävät. Sisäisen tarkastuksen kohteena oli arkistolaitoksen tulosindikaattorijärjestelmä. Tarkastuksesta on laadittu tarkastuskertomukset. Tarkastaja kiinnitti huomiota mm. siihen, että tulosindikaattorijärjestelmään liittyvät käytännöt on pääsääntöisesti hoidettu hyvin. Tarkastuksessa esiin nousivat kuitenkin mittariston kehittämistarve sekä työajanseurannan ohjeistuksen riittämättömyys. Indikaattorien ja mittareiden kehittämistyön tulisi alkaa viimeistään uuden strategian valmisteluvaiheessa. Vuotta 2007 koskeva tarkastussuunnitelma laadittiin syyskuussa 2007. Sisäisessä valvonnassa ja riskienhallinnassa ovat seuraavat pääasialliset kehittämistarpeet, joiden vuoksi on ryhdytty/ryhdytään toimenpiteisiin: 1. Strategisesti tärkeimpien toimintaprosessien kehittämistä jatketaan. 2. Sisäisen laskennan viitekehikosta laaditaan valmiiksi menetelmäkuvaus. 3. Kaluston inventointi suoritetaan vuosittain ja muuttuneet tiedot päivitetään käyttöomaisuusjärjestelmään. Arkistolaitoksen itsearviointi toteutetaan keväällä 2008 CAFitsearviointimallia käyttäen. Arkistolaitoksen strategian uusimistyö aloitetaan vuoden 2008 aikana. 1. 8 ARVIOINTIEN TULOKSET Opetusministeriö käynnisti vuoden 2004 syksyllä tulossopimuksessa vuodelle 2006 sovitun arkistolaitoksen ulkoisen arvioinnin. Nelihenkinen arviointipaneeli puheenjohtajanaan IsoBritannian kansallisarkiston pääjohtaja Sarah Tyacke jätti raporttinsa vuoden 2006 helmikuussa. Arvioinnin keskeisiä suosituksia ovat mm. arkistolaitoksen mahdollisuuksien 14

parantaminen sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessä osana valtion ITstrategiaa, kulttuuriperinnön digitoinnin ja digitaalisen sisällöntuotannon tehostaminen mm. yhteisten hankkeiden avulla, viranomaisten arkistosiirtojen lyhentäminen 25 vuoteen nykyisen 40 vuoden sijasta, kansallisten toimintojen alueellistamista tulisi jatkaa (esim. mikrokuvaustoiminta), arkistolaitoksen ja kuntien suhteita koskevan lainsäädännön uudelleen arviointi, valtionapua saavien arkistojen toimintojen kustannustehokkuuden parantaminen (yhteistyö, tilat ja tietotekniikka), arkistontarkastusten tehostaminen, jotta seulonnan tavoitteet saavutettaisiin, seulontakriteereiden kehittäminen. Suositusten mukaisina toimenpiteinä on jo perustettu yksityisarkistojen neuvottelukunta, valtionapuarkistoja koskeva lakiuudistus toteutettu ja arkistolaitoksen yksityisarkistostrategia laadittu. Kansallisarkiston ja osittain koko arkistolaitoksen organisaatiota on uudistettu (voimaan vuoden 2007 alusta lukien) matriisiorganisaatiomaisesti ja prosessilähtöisesti. Tavoitteena on, että arkistolaitoksen prosesseja johdetaan ja toteutetaan yhdenmukaisin periaattein entistä enemmän keskitetysti. Entiset virkaarkisto ja asiakirjahallintoyksiköt on yhdistetty paremman tehokkuuden ja koordinaation saavuttamiseksi. VAKKA ja VAPA kärkihankkeiden koordinaatio on alistettu yhden vastuualueen alaisuuteen. Sisäistä tiedostusta on tehostettu muun muassa perustamalla tiedottajan virka. Arkistojen liitoshankkeiden ja siirtosyklin lyhentämistä suunnittelemaan määrättiin erityisasiantuntijat. 1.9 YHTEENVETO HAVAITUISTA VÄÄRINKÄYTÖKSISTÄ Arkistolaitoksessa ei tilikaudella ole havaittu väärinkäytöksiä. Tilinpäätösvuoden aikana ei ole tehty takaisinpäätösperintää koskevia päätöksiä. 15

2. TALOUSARVION TOTEUTUMALASKELMA Kansallisarkiston talousarvion toteumalaskelma vuodelta 2007 Osaston, momentin ja ja tilijaottelun Tilinpäätös Talousarvio Tilinpäätös Vertailu Toteuma numero ja nimi 2006 2007 2007 Tilinpäätös % TA+LTA Talousarvio 11. Verot ja veroluontoiset tulot 94 414,95 86 698,03 86 698,03 0,00 0 11.04.01. Arvonlisävero 94 414,95 86 698,03 86 698,03 0,00 0 12. Sekalaiset tulot 49 768,31 56 574,76 56 574,76 0,00 0 12.29.99. Muut sekalaiset tulot 0,00 1 966,34 1 966,34 0,00 12.39.04. Siirtomäärärahojen peruutukset 0,00 976,42 976,42 0,00 0 12.39.07. Valtionapulaitosten omavastuuosuudet eläkkeistä 49 601,00 53 632,00 53 632,00 0,00 0 12.39.10 Muut sekalaiset tulot 167,31 0,00 0,00 0,00 0 13. Korkotulot ja voiton tuloutukset 320,00 0,00 0,00 0,00 0 13.03.01. Osinkotuotot 320,00 0,00 0,00 0,00 0 Tuloarviotilit yhteensä 144 503,26 143 272,79 143 272,79 0,00 0 16

Osaston, momentin ja ja tilijaottelun Tilinpäätös Talousarvio Talousarvion 2007 määräraho Tilinpäätös Vertailu Siirtomäärärahoja koskevat täydentävät tiedot numero ja nimi 2006 2007 2007 Talousarvio (TA+LTA) käyttö siirto Tilinpäätös Edellisiltä Käytettävissä Käyttö Siirretty vuonna seuraavalle vuosilta vuonna 2007 vuonna 2007 seuraavalle 2007 vuodelle siirtyneet pl. peruutukset vuodelle 23. Valtioneuvosto 430 248,37 643 929,44 440 974,62 202 954,82 643 929,44 0,00 46 946,53 685 946,53 482 991,71 202 954,82 23.02.19. Valtioneuvoston kanslian arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 16 248,37 23.02.29. Valtioneuvoston kanslian arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 4 929,44 4 929,44 0,00 4 929,44 0,00 23.99.25. Jatkosodan ihmisluovutukset tutkimushanke (siirtomääräraha 2 v) 414 000,00 639 000,00 436 045,18 202 954,82 639 000,00 46 946,53 685 946,53 482 991,71 202 954,82 27. Puolustusministeriö 0,00 28 400,00 28 400,00 28 400,00 0,00 27.10.21. Virkasiirrot Puolustusministeriöstä 0,00 28 400,00 28 400,00 28 400,00 0,00 29. Opetusministeriön hallinnonala 19 305 762,62 20 707 524,49 20 174 433,60 487 059,46 20 661 493,06 46 031,43 574 841,51 15 111 141,51 14 623 105,63 487 059,46 29.01.19. Opetusministeriön hallinnonalan arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 1 520 666,82 29.01.29. Opetusministeriön hallinnonalan arvonlisäveromenot (arviomääräraha) 1 535 224,49 1 535 224,49 0,00 1 535 224,49 0,00 29.01.22. Kehittämistoiminta (siirtomääräraha 3 v) 22 120,97 22 120,97 21 184,91 0,00 29.50.21. Yliopistojen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) 18 300,00 13 285,90 5 014,10 18 300,00 0,00 18 300,00 13 285,90 5 014,10 29.60.50 Suomen Akatemian tutkimusmäärärahat (siirtomääräraha 3 v) 72 000,00 66 347,65 5 652,35 72 000,00 0,00 72 000,00 66 347,65 5 652,35 29.60.22. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) 14 446 000,00 13 969 606,99 476 393,01 14 446 000,00 0,00 14 446 000,00 13 969 606,99 476 393,01 29.88.22. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2 v) 14 053 000,00 552 720,54 552 720,54 552 680,18 0,00 29.60.53. Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen 4 636 000,00 4 589 968,57 4 589 968,57 46 031,43 tukemiseen (arviomääräraha) 29.60.53.02 Yksityisluontoisten arkistojen valtionavut 4 390 000,00 4 389 424,00 4 389 424,00 576,00 29.60.53.07. Muihin tieteen tukemisesta aih. menoihin 246 000,00 200 544,57 200 544,57 45 455,43 29.88.53. Veikkauksen ja rahaarpajaisten voittovarat tieteen 3 732 095,80 tukemiseen (arviomääräraha) 29.88.53.02 Yksityisluontoisten arkistojen valtionavut 3 714 113,00 29.88.53.07. Muihin tieteen tukemisesta aih. menoihin 17 982,80 34. Työministeriön hallinnonala 112 537,63 150 094,29 150 094,29 0,00 150 094,29 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 34.06.51.Työllistämis, koulutus ja erityismenot (kiinteä määräaha) 112 537,63 150 094,29 150 094,29 0,00 150 094,29 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Menoarviotilit yhteensä 19 848 548,62 21 529 948,22 20 793 902,51 690 014,28 21 483 916,79 46 031,43 621 788,04 15 797 088,04 15 106 097,34 690 014,28 17

Kansallisarkiston talousarvion toteumalaskelman tiedot valtuuksista niiden käytöstä momenttien tarkkuudella Valtuudet ja niiden käyttö ( 1 000 ) Momentti (numero ja nimi, johon valtuus liittyy) Valtuuksien käytöstä aiheutuneet talousarviomenot ja määrärahatarve (10000 ) Aikaisempien Vuoden 2007 valtuudet Talousar vio Määräraha Määräraha Määräraha Määräraha Määräraha vuosien menot tarve 2008 tarve 2009 2010 tarve tarve valtuuksien käyttö myöhemmin Uudet Uusitut Käytetty valtuudet valtuudet Uusittavissa 2008 TA:ssa Käyttämättä yhteensä 29.60.22. Arkistolaitoksen toimintamenot (siirtomääräraha 2v) Vuonna 2007 kätytössä olleet valtuudet 743 0 743 743 743 743 743 2972 18

3. Tuotto ja kululaskelma TILIVIRASTON TUOTTO JA KULULASKELMA 1.1.200731.12.2007 1.1.200631.12.2006 TOIMINNAN TUOTOT Maksullisen toiminnan tuotot 710 349,90 721 249,18 Vuokrat ja käyttökorvaukset 187 304,84 205 750,17 Muut toiminnan tuotot 117 885,40 1 015 540,14 196 799,40 1 123 798,75 TOIMINNAN KULUT Aineet, tarvikkeet ja tavarat Ostot tilikauden aikana 556 118,52 533 382,19 Henkilöstökulut 9 086 288,19 8 139 683,48 Vuokrat 5 558 585,84 5 410 064,64 Palvelujen ostot 1 151 325,95 1 249 699,12 Muut kulut 273 141,41 187 234,69 Valmistus omaan käyttöön () 21 000,00 63 000,00 Poistot 192 078,29 16 796 538,20 241 927,46 15 698 991,58 JÄÄMÄ I 15 780 998,06 14 575 192,83 RAHOITUSTUOTOT JA KULUT Rahoitustuotot 260,48 395,54 Rahoituskulut 100,00 160,48 123,64 271,90 SATUNNAISET TUO TOT JA KULUT Satunnaiset tuotot 0,00 0,00 JÄÄMÄ II 15 780 837,58 14 574 920,93 SIIRTOTALOUDEN TUOTOT JA KULUT Tuotot Muut käyttötalouden tuotot 53 632,00 53 632,00 49 601,00 49 601,00 Kulut Käyttötalouden kulut voittoa tavoittelemattomille yhteisöille 4 389 424,00 3 714 113,00 Muut käyttötal.kulut ulkomaille 2 000,00 Käyttötal. kulujen palautukset 4 389 424,00 3 716 113,00 JÄÄMÄ III 20 116 629,58 18 241 432,93 TUOTOT VEROISTA JA PAKOLLISISTA MAKSUISTA 19

Perityt arvonlisäverot 86 698,03 94 414,95 Suoritetut arvonlisäverot 1 544 532,48 1 457 834,45 1 540 157,99 1 445 743,04 TILIKAUDEN KULUJÄÄMÄ 21 574 464,03 19 687 175,97 20

4. TASE VASTAAVAA 31.12.2007 31.12.2006 KANSALLISOMAISUUS Muu kansallisomaisuus 30 245,00 8 195,00 KÄYTTÖOMAISUUS JA MUUT PITKÄAIKAISET SIJOITUKSET AINEETTOMAT HYÖDYKKEET Aineettomat oikeudet 12 818,41 26 294,33 Muut pitkävaikutteiset menot 103 791,60 116 610,01 140 333,26 166 627,59 AINEELLISET HYÖDYKKEET Koneet ja laitteet 134 864,51 234 403,84 Kalusteet 9 365,28 13 788,66 Muut aineelliset hyödykkeet 1 426,23 145 656,02 1 426,23 249 618,73 KÄYTTÖOMAISUUSARVOPAPERIT JA MUUT PITKÄAIKAISSIJOITUKSET Käyttöomaisuusarvopaperit 0,00 0,00 KÄYTTÖOMAISUUS JA MUUT PITKÄ AIKAISET SIJOITUKSET YHTEENSÄ 262 266,03 416 246,32 VAIHTO JA RAHOITUSOMAISUUS LYHYTAIKAISET SAAMISET Myyntisaamiset 133 890,00 129 839,36 Siirtosaamiset 76 712,44 48 913,16 Muut lyhytaikaiset saamiset 385,90 1 183,72 Ennakkomaksut 210 988,34 150,00 180 086,24 RAHAT, PANKKISAAMISET JA MUUT RAHOITUSVARAT Kassatili 4 436,90 3 538,45 VAIHTO JA RAHOITUSOMAISUUS YHTEENSÄ 215 425,24 183 624,69 VASTAAVAA YHTEENSÄ 507 936,27 608 066,01 21

31.12.2007 31.12.2006 VASTATTAVAA OMA PÄÄOMA VALTION PÄÄOMA Valtion pääoma 1.1.1998 479 648,35 479 648,35 Edellisten tilikausien pääoman muutos 693 493,30 533 738,13 Pääoman siirrot 21 217 338,10 19 527 420,80 Tilikauden kulujäämä 21 574 464,03 1 530 267,58 19 687 175,97 1 173 141,65 VIERAS PÄÄOMA LYHYTAIKAINEN Saadut ennakot 22 301,93 32 249,42 Ostovelat 219 342,69 183 482,89 Tilivirastojen väliset tilitykset 190 360,86 163 782,12 Edelleen tilitettävät erät 179 851,75 155 403,79 Siirtovelat 1 426 346,62 2 038 203,85 1 246 289,44 1 781 207,66 VASTATTAVAA YHTEENSÄ 507 936,27 608 066,01 22

Liite 1: Selvitys tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja vertailtavuudesta Kansallisarkiston tilinpäätöksen liite 1: Selvitys tilinpäätöksen laatimisperiaatteista ja vertailtavuudesta Tiliviraston nimi ja kolminumeroinen tunnus: Kansallisarkisto 603 Budjetoinnissa ei ole tapahtunut muutoksia. Ulkomaan rahan määräisiä saamisia tai velkoja ei ollut vuoden vaihteessa. Arvostus ja jaksotusperiaatteissa ei ole tapahtunut muutoksia. Edellistä vuotta koskevat tiedot ovat vertailukelpoisia tilinpäätösvuoden kanssa. 23