2/2017 1 (19) Aika 20.10.2017 klo 14:00 Paikka Vartiotie 4, 45100 Kouvola Asialista Asia Liitteet Otsikko Sivu 10 Kokouksen puheenjohtajan valinta 3 11 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 12 Pöytäkirjan tarkastustapa ja pöytäkirjan tarkastajien valinta 5 13 Vapaa-ajanasukas kyselyn arvonta 6 14 Toimikunnan kokoonpano 7 15 Toimikunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta 8 kaudelle 2017-2021 16 Toimikunnan sihteeri 9 17 Toimikunnan kokoukset 10 18 * Toimikunnan työskentelytapa ja toimintaohjeluonnos 11 19 * Vapaa-ajan asukasohjelman 2013-2016 ja toiminnan yhteenveto 12 20 1 Vapaa-ajan asuntojen tieyksikköhinnoittelu 14 21 2-3 Kysely vapaa-ajan asukkaille 15 22 4 Toimintasuunnitelma vuosille 2017-2018 18 23 Seuraava kokous 19 Muut esille tulevat asiat Katriina Pirhonen maaseutuasiamies
2/2017 2 (19) Osallistujat Jäsenet Artimo Eeva Ahonen Kari T. Antskog-Karstinen Anita Hietanen Seija Koskela Birgit Lyly Martti Niinisalo Vaito Piensalmi Pirjo vara Porkka Sami Pulsa Tuomo Pöyhönen Erkki Rinta-Filppula Riitta Tuominen Raimo Valtonen Kari Muut Anttila Minna maaseutupalveluiden päällikkö Pirhonen Katriina sihteeri Talvisto Markku asiantuntija
2/2017 3 (19) 10 Kokouksen puheenjohtajan valinta Toimikunta valitsee kokoukselle puheenjohtajan, kunnes tomikunnan puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja on valittu.
2/2017 4 (19) 11 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
2/2017 5 (19) 12 Pöytäkirjan tarkastustapa ja pöytäkirjan tarkastajien valinta 943/00.01.03/2017 Kouvolan kaupungin hallintosäännön 150 mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Edellisellä kaudella vapaa-ajan asukastoimikunnan pöytäkirjat tarkastettiin valitsemalla kutakin kokousta varten kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Toinen tapa olisi tarkastaa pöytäkirja seuraavassa kokouksessa. Sihteeri lähettää pöytäkirjan tarkastettavaksi sähköpostitse ja pyytää allekirjoitukset seuraavassa kokouksessa tai lähettää tarvittaessa pöytäkirjan postitse allekirjoitettavaksi. Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa tälle kokoukselle.
2/2017 6 (19) 13 Vapaa-ajanasukas kyselyn arvonta Vapaa-ajan asukaskyselyyn vastanneiden ja yhteystietonsa jättäneiden kesken suoritetaan K-Raudan lahjoittaman pääpalkinnon Muurikka-kesäkeittiöpaketin sekä Kouvola T-paitojen (10 kpl) arvonta. Arvontaan halusi osallistua 102 vastannutta. Yhteystietonsa jättäneiden listaan on laitettu kaikille numero ja vastaavat numerot ovat arvontlipukkeissa, joista arvotaan voittajat. Vapaa-ajan asukastoimikunta suorittaa arvonnan.
2/2017 7 (19) 14 Toimikunnan kokoonpano 943/00.01.03/2017 Kouvolan kaupunginhallitus nimesti kokouksessa 11.09.2017 256 edustajiksi vapaa-ajan asukastoimikuntaan Seija Hietasen ja hänelle henkilökohtaiseksi varaeksi Kiia Piepposen, Birgit Koskelan ja hänelle henkilökohtaiseksi varaeksi Miia Wittingin sekä Sami Porkan ja hänelle henkilökohtaiseksi varaeksi Kimmo Jokirannan. Jaalan kesäneuvosto on nimennyt edustajakseen Riitta Rinta-Filppulan ja hänen varaekseen Heikki Spoofin. Valkeala klubi on nimennyt edustajakseen Vaito Niinisalon ja hänen varaedustajakseen Jaakko Janhusen. Kouvolan vapaa-ajan asukkaat ry on valinnut vapaa-ajan asukasedustajaksi Jaalasta Martti Lylyn ja hänen varaekseen Leena Raudusojan, toiseksi edustajaksi Raimo Tuomisen, jolle vara ja kolmas Jaalan edustaja valitaan myöhemmin. Valkealan edustajaksi on valittu Anita Antskog-Karstinen, hänen varaekseen Leena Pekkonen, toiseksi edustajaksi Eeva Artimon, jolle vara valitaan myöhemmin, kolmanneksi edustajaksi Tuomo Pulsa ja hänen varaekseen Pirjo Piensalmi. Kuusankosken edustajaksi on valittu Erkki Pöyhönen ja hänen varaekseen Alvi Lempinen. Anjalankosken alueen edustajaksi on valittu Kari Valtonen ja hänen varasä valitaan myöhemmin. Elimäen alueen edustajaksi on valittu Kari T. Ahonen ja hänen varaekseen Kaarina Dromberg. Kouvolan vapaa-ajanasukkaat ry sihteerillä on oikeus osallistua kokouksiin. Maaseutulautakunta vahvistaa kokoonpanon. Todetaan toimikunnan kokoonpano.
2/2017 8 (19) 15 Toimikunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan valinta kaudelle 2017-2021 943/00.01.03/2017 Kaupunginhallituksen 9.9.2013 hyväksymän toimintaohjeen mukaisesti vapaa-ajan asukastoimikunta nimeää keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Edellisellä kaudella puheenjohtaja valittiin vapaa-ajan asukkaiden edustajista ja varapuheenjohtaja kaupungin edustajista. Toimikunta valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan kaudeksi 2017-2021.
2/2017 9 (19) 16 Toimikunnan sihteeri 943/00.01.03/2017 Pöytäkirjanpitäjänä (sihteerinä) toimielimen kokouksessa toimii toimielimen määräämä viranhaltija tai toimihenkilö. Vapaa-ajan asukastoimikunnan sihteerinä toimii maaseutupalveluiden työnjaon mukaisesti maaseutuasiamies Katriina Pirhonen.
2/2017 10 (19) 17 Toimikunnan kokoukset 943/00.01.03/2017 Hallintosäännön 130 :n mukaan toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen istä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan. Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen. Hallintosäännön 131 :n mukaan kokouskutsu ja lähetetään kirjallisesti tai sähköisesti vähintään neljä päivää ennen kokousta ille ja niille, joilla on oikeus osallistua kokoukseen. Kaupunginhallituksen hyväksymän toimintaohjeen mukaan toimikunta kokoontuu tarvittaessa, pääsääntöisesti 2-4 kertaa vuodessa. Samoin toimintaohjeen mukaan kokouskutsu lähetetään ille viimeistään 14 päivää ennen kokousta sähköisesti. Tarvittaessa kutsu lähetetään postin välityksellä. Edellisellä kaudella kokouspaikkoina käytettiin kaupungin tilojen lisäksi Kouvolan matkailukohteita sekä muita Kouvolassa olevia kiinnostavia paikkoja. Talvikokouksissa käytiin myös Messukeskuksessa messujen yhteydessä sekä Eduskunnassa. Kokoukset järjestettiin pääsääntöisesti perjantaina iltapäivällä, jotta vapaa-ajan asukkailla olisi parempi mahdollisuus osallistua niihin. Vapaa-ajan asukastoimikunta tekee päätöksen kokouksista.
2/2017 11 (19) 18 Toimikunnan työskentelytapa ja toimintaohjeluonnos 943/00.01.03/2017 Kaupunginhallitus on hyväksynyt toimintaohjeessa puitteet toiminnalle 9.9.2013 310. Muutoin työskentelytapa on vapaamuotoinen, koska toimikunnalle ei ole lakisääteisiä, delegoituja tai kaupungin varojen käyttöön liittyviä tehtäviä. Maaseutulautakunta vahvistaa Oheismateriaalina 1 olevan toimintaohjeen. Toimintaohje merkitään tiedoksi. Oheismateriaali Vapaa-ajan asukastoimikunnan toimintaohje
2/2017 12 (19) Vapaa-ajan asukastoimikunta 6 06.04.2017 19 Vapaa-ajan asukasohjelman 2013-2016 ja toiminnan yhteenveto 06.04.2017 6 Vapaa-ajan asukastoimikunta on kokoontunut yhteensä yksitoista kertaa. Kokouksia on pidetty eri puolilla Kouvolaa sekä Helsingissä. Lisäksi eri asioiden yhteydessä on käyty neuvotteluja sähköpostitse. Vapaa-ajan asukastoimikunnan tekemää vapaa-ajan asukasohjelmaa 2013-2016 on käytetty toiminnan suunnittelussa. Kokousten yhteydessä on kuultu asiantuntijoiden puheen vuoroja ohjelman mukaisesti, sekä luotu yhteistoimintaa ja vaihdettu tietoja aiheisiin liittyen. Käytyjen keskustelujen pohjalta on vuosittain vaikutettu kesäkirjeiden ajankohtaisten asioiden sisältöön. Vapaa-ajan asukasohjelma mukaisten aiheiden toteutuminen kokouksissa ja tapahtumissa: Ympäristöasiat 3.10.2013 Kouvolan tekniikka- ja ympäristötalo kokous, Kouvolan kaupungin kaavoitusarkkitehti Hannu Purhonen ja yleiskaavoituspäällikkö Marko Luukkonen 16.1.2015 Messukeskus kokous, Kouvolan kaupunki ympäristöasiantuntija Katja Kangas 18.9.2015 Regina-koulu, Nuorisokeskus Anjala kokous, Kymen Jätelautakunta jätehuoltopäällikkö Leena Rautiainen ja suunnittelija Arja Salmi 2016 Lausunto Kouvolan tekniikka- ja ympäristöpalveluille ympäristöohjelmaluonnoksesta 2017-2020 Asumisviihtyvyys 15.8.2014 Kartano Koskenranta kokous, Kouvolan kaupunki yhteistyöpalvelut palvelupäällikkö Anne Eriksson 22.5.2015 Särkilammen luontotupa kokous, Kymenlaakson virkistys alue yhdistys toiminnanjohtaja Jukka Kinnunen 13.5.2016 Vuohijärven luonto- ja kulttuuritalo kokous, Kouvola Innovation Oy yritysasiamies Jukka Antila, Meidän maaseutufestivaali projektipäällikkö Heli Vartiainen sekä Kylien neuvottelukunta 23.9.2016 Karjalan prikaati Vekaranjärvi kokous, esikuntapäällikkö Sami-Antti Takamaa ja Kouvolan kaupungin lupa-arkkitehti Kari Jäkkö
2/2017 13 (19) Vapaa-ajan asukastoimikunta 6 06.04.2017 2014 Vapaa-ajan asukkaiden ehdotusten pohjalta aloitteet Kaakkois-Suomen ELY-keskukselle 2015 Mökkiläistapahtuma Verlassa Turvallisuus 2015 Mökkiläistapahtumassa Jaalan VPK neuvontapiste Liikenne ja viestiverkot 22.1.2016 Messukeskus Helsinki, Kyläkuitu toimitusjohtaja Jarno Laitinen 10.2.2016 Kouvola-talo Yksityistiepäivä Viestintä 22.5.2015 Särkilammen luontotupa, Kouvolan kaupunki viestintäpäällikkö Anne Käki Kesäkirje vuosittain Mukana Maaseutufestivaaleilla ja Erämessuilla Keskusteltiin yhteenvedosta ja merkittiin tiedoksi. Vapaa-ajan asukasohjelma 2013-2016 oheismateriaalina. Merkitään tiedoksi. Vapaa-ajan asukasohjelma päivitetään viranhaltijatyönä vuosille 2017-2021. Oheismateriaali Vapaa-ajan asukasohjelma 2013-2016
2/2017 14 (19) 20 Vapaa-ajan asuntojen tieyksikköhinnoittelu 887/00.08.00/2017 Kouvolan vapaa-ajanasukas Kalle Liesiseltä on saapunut 23.8.2017 Liitteen 1 mukainen esitys, jossa hän pyytää Kouvolan vapaa-ajanasukastoimikuntaa perehtymään ja ottamaan tarvittaessa kantaa tieyksikköhinnoittelun muuttamiseen usein käytettyjen vapaa-ajan asuntojen osalta vastaamaan vakinaisia asuinkiinteistöjä. Liesinen esittää, että vapaa-ajan asukastoimikunta perehtyisi muutoksen aiheuttamiin mahdollisiin seurauksiin vapaa-ajan asumiselle ja tarvittaessa vapaa-ajan asukastoimikunta esittäisi asiasta kannanoton ja suosituksen maaseutulautakunnalle. Vapaa-ajan asukastoimikunta kuuntelee yksityistiekordinaattori Markku Talviston esityksen yksityistieasioista ja päättää sen jälkeen toimenpiteistä kokouksessa. Liitteet 1 Kouvolan kaupungin suhtautuminen vapaa-ajan asuntojen tieyksikköhinnoittelun muuttamiseen vastaamaan vakinaisia asuinkiinteistöjä
2/2017 15 (19) Vapaa-ajan asukastoimikunta 14 13.05.2016 Vapaa-ajan asukastoimikunta 24 23.09.2016 Vapaa-ajan asukastoimikunta 4 06.04.2017 21 Kysely vapaa-ajan asukkaille 939/13.99.00/2017 13.05.2016 14 Hannu Kaarla ehdotti laadittavaksi kyselyä, jolla kartoitettaisiin Kouvolan vapaa-ajan asukkaiden mielipiteitä ja tarpeita. Suunnitellaan syksyn aikana miten kyselyn voisi toteuttaa. Otetaan asia esille seuraavassa kokouksessa. 23.09.2016 24 Toimikunta kartoittaa millaisia asioita halutaan vapaa-ajan asukkailta kysyä. Mistä asioista olisi hyötyä kaupungin, vapaa-ajan asukkaiden ja toimikunnan yhteistoimintaan sekä tiedonkulkuun. Paperilomakekysely ja web kyselyn osoite lähetään Kesäkirjeen mukana vapaa-ajan asukkaille. Jos mahdollista, Kesäkirje lähetettäisiin myös tuhannelle Kouvolassa asuvista ja mökin Kouvolassa omistavista vapaa-ajan asukkaista. Kysely vapaa-ajan asukkaille päätettiin suorittaa Kesäkirjeen yhteydessä. Kyselyn valmistelua varten perustettiin toimikunta. Toimikuntaan valittiin Hannu Kaarla, Jouko Taskinen, Eeva Artimo, Kari T. Ahonen ja Katriina Pirhonen. Toimikunta kokoontuu 1-2 kertaa, sekä keskustelee asioista sähköpostitse. Lisäksi päätettiin, että jokainen toimikunnan toimittaa sihteerille kuukauden kuluessa vähintään yhden tärkeän asian tai kysymyksen, mitä kyselyllä on tarkoitus selvittää. Määrä aika on 23.10.2016 mennessä. Perustettu toimikunta suunnittelee talven aikana kesäasukas kyselyä, vapaa-ajan asukastoimikunnan ten ehdotuksia apuna käyttäen. 06.04.2017 4
2/2017 16 (19) Vapaa-ajan asukastoimikunta 14 13.05.2016 Vapaa-ajan asukastoimikunta 24 23.09.2016 Vapaa-ajan asukastoimikunta 4 06.04.2017 Vapaa-ajan asukastoimikunnan perustama kyselytoimikunta kokosi virkamiesten ja vapaa-ajan asukastoimikunnan muiden ten avustuksella Oheismateriaalin 1 mukaisen kyselyn. Kyselytoimikunta käsitteli ja muokkasi kyselyä kokouksessa Messukeskuksessa 20.1.2017 sekä sähköpostin välityksellä. Kyselyn voi suorittaa Kouvolan kaupungin sivuilla olevan linkin kautta tai vaihtoehtoisesti toimittamalla paperilomakkeen maaseutupalveluihin 31.8.2017 mennessä. Kyselyyn voi myös vastata Kouvolan Erämessuilla 9.-11.6.2017. Kyselystä toivotaan olevan apua uudelle vapaa-ajan asukastoimikunnalle toiminnan suunnittelussa sekä vapaa-ajan asukkaiden ja kaupungin yhteistyön kehittämiselle. Kyselystä informoidaan ulkopaikkakuntalaisia vapaa-ajan asukaita kesäkirjeen mukana lähetettävällä kortilla. Infokortti lähetetään myös osalle Kouvolassa asuvista vapaa-ajan asukkaista. Kortissa on ohjeet kyselyn täyttämiseen netissä. Vastaamisen innostamiseksi vastanneiden kesken arvotaan Myllykosken Rauta Oy:n (K-Rauta) lahjoittama grilli ja Kouvola T-paitoja. Kyselyn voi täyttää myös paperilomakkeena mm. Kouvolan Erämessuilla. Paperilomake on kaksipuoleinen ja kahdella palstalla. Vastausaika on 31.8.2017 asti. Oheismateriaalina oleva kysely päätettiin ottaa pöytäkirjan liitteeksi. Kyselyn informaatio kortti lähettiin tuhannelle Kouvolassa asuvalle ja mökin Kouvolassa omistavalle henkilölle ja 2500 muualla, kuin Kouvolassa asuvalle Kouvolan kesäasukkaalle. Vastauksia saatiin yhteensä 105 kpl. Kysely Kouvolan vapaa-ajanasukkaille liitteenä 2 ja vapaa-ajan asukaskyselyn tulokset liitteenä 3. Vapaa-ajan asukastoimikunta käsittelee ja käyttää kyselyn vastauksia apuna toimintasuunnitelmassa ja tulevissa tehtävissään.
2/2017 17 (19) Vapaa-ajan asukastoimikunta 14 13.05.2016 Vapaa-ajan asukastoimikunta 24 23.09.2016 Vapaa-ajan asukastoimikunta 4 06.04.2017 Liitteet 2 Kysely Kouvolan vapaa-ajanasukkaille 3 Kouvolan vapaa-ajanasukas kyselyn tulokset
2/2017 18 (19) 22 Toimintasuunnitelma vuosille 2017-2018 Luonnos toimintasuunnitelmaksi on liitteenä 4. Toimikunta käy keskustelua luonnoksen pohjalta ja päättää toimintasuunnitelmasta vuosille 2017-2018. Liitteet 4 Vapaa-ajan asukastoimikunnan toimintasunnitelma vuosille 2017-2018
2/2017 19 (19) 23 Seuraava kokous Päätetään seuraavan kokouksen aika ja paikka.