Pohjois-Pohjanmaan maakuntauudistuksen hankintatyöryhmän loppuraportti
Sisällys Hankintatyöryhmä sekä työjaos... 3 Nykytilan kartoitus, mitä tehty... 4 Työryhmien työskentelyn rajapinnat... 7 Aikataulutus vuoden 2018 loppuun, mitä pitää olla tehtynä mihinkin mennessä.... 7 Ehdotuksia ja vaihtoehtoja väliaikaishallinnolle... 7 Työryhmän resurssitarve (1.1.-31.12.2018)... 8 Jatkotyö uuden maakunnan aloitettua toiminnan 1.1.2019... 8 Huomioon otettava lainsäädäntö... 8 Liitteet... 8
Hankintatyöryhmä sekä työjaos Hankintatyöryhmän varsinaisia jäseniä toimikaudella 1.1.2017-30.6.2017 olivat: - Juha Putkonen, valmistelija, hankintapäällikkö PPSHP - Jouni Piri, hankintapäällikkö, Oulunkaaren kuntayhtymä - Seija Turpeinen, hallintojohtaja, Pudasjärvi - Kari Malinen, kalustopäällikkö, Oulu-Koillismaan pelastuslaitos - Toni Saranpää, vs. hallintopäällikkö, Pohjois-Pohjanmaan liitto - Pekka Räty, pelastuspäällikkö, Jokilaaksojen pelastuslaitos - Arja Mertala, ruokapalvelupäällikkö, Haapavesi - Leena Räsänen, hankintapäällikkö, Raahe - Pirjo Männistö, talousjohtaja, Kalajoen kaupunki - Jukka Puoskari, kaupunginjohtaja, Kalajoen kaupunki - Jussi Kauppi, palvelupäällikkö, Monetra - Anna-Maria Levy, vt. kehittämispäällikkö, Oulun kaupunki - Jari Hentilä, toimitusjohtaja, Naturpolis - Leena Lehtoruusu, kunnanjohtaja, Lumijoki - Hannu Hietala, controller, Kempele - Johanna Vakkuri, kiinteistöpäällikkö, Tyrnävä - Riitta Heittokangas, Nivala-Haapajärven seutukunta - Raija Potila, Nivala-Haapajärven seutukunta - Pekka Aarni, IT-erityisasiantuntija - Anu Vuorinen, PoPSTer-hanke - Kari Kentala, tekninen johtaja, Ylivieska - Pirjo Männistö, talousjohtaja, Kalajoki - Ammattijärjestöjen edustajia 1-2 - Päivi Kurjenniemi, valmistelijan varahenkilö, PPSHP Hankintaryhmä kokoontui toimikaudellaan viisi kertaa ja valitsi keskuudestaan työjaoksen, joka kokoontui varsinaisen hankintaryhmän kokousten välillä kolme kertaa. Työjaoksen jäseniä olivat: - Juha Putkonen, hankintapäällikkö PPSHP - Jouni Piri, hankintapäällikkö, Oulunkaaren kuntayhtymä - Anna-Maria Levy, vt. kehittämispäällikkö, Oulun kaupunki - Jussi Kauppi, palvelujohtaja, Monetra Oy
- Leena Räsänen, hankintapäällikkö, Raahe - Pirjo Männistö, talousjohtaja, Kalajoki - Kari Malinen, kalustopäällikkö, Oulu-Koillismaan pelastuslaitos - Pekka Aarni, IT-erityisasiantuntija, ELY-keskus - Kari Backman, TE-toimisto - Jukka Rönkkönen, Kuusamo - Päivi Kurjenniemi, PPSHP Nykytilan kartoitus, mitä tehty Hankintatyöryhmän tavoitteena oli: - maakunnan hankintojen nykytilan kartoittaminen o volyymit o kategoriat o asiakkaat - tulevaisuuden toimintamallin suunnittelu ja toteutustapa A) Nykytilan kartoittaminen Hankinnat Maakunnan hankintojen nykytilan kartoittamista varten työryhmä valitsi maakunnasta mahdollisimman edustavan otoksen, jonka tietojen perusteella saataisiin väestöpohjaan skaalaamalla kuva koko maakunnan hankintavolyymeista (eurot) sekä merkittävimmistä tuote- ja palvelukategorioista. Otokseen valittiin PPSHP, Oulun kaupunki, Oulunkaaren ky, Raahe, Kalajoki, Kuusamo, ELY-keskus, TE-toimisto ja Pela. Otokseen valittujen yksiköiden vuoden 2016 tilinpäätöstietojen perusteella työryhmässä tunnistettiin volyymeiltään merkittävimmät hankintaryhmät koskien ulkoisia palveluostoja sekä aineita ja tarvikkeita (sis. lääkkeet). Tarkasteluun valittiin ryhmät, jotka muodostivat 80 % kunkin yksikön kustannuksista. Ulkoisiin palveluostoihin käytettiin otoksen yksiköissä vuoden 2016 tilinpäätöslukujen perusteella vajaa 160 meur eli väestöpohjaan suhteutettuna koko maakunnan alueella luku on reilut 180 meur /vuosi. Vastaavasti aineisiin ja tarvikkeisiin (ml. lääkkeet) käytettiin 128 meur, mikä tekee maakunnan alueella n. 140 meur/vuosi. Yhteenveto euromääräisesti suurimmista hankintaryhmistä on esitetty alla.
Ulkoiset palvelujen ostot: PALVELUT otoksen yksiköt, maakunta meur/vuosi meur/vuosi vakuutukset 42 60 laboratorio- ja röntgenpalvelut 35 (PPSHP osuus 24) 39 vammaisten palvelut (sis. 22 39 palveluasuminen, laitoshoito) toimisto- ja asiantuntijapalvelut 27 33 lastensuojelu (sis. laitoshoito, 25 36 perhehoito) matkustus- ja kuljetuspalvelut 18 23 majoitus- ja ravitsemispalvelut 16 22 vanhusten palveluasuminen 15 22 puhtaanapito- ja pesulapalvelut 14 18 mielenterveys palvelut (sis. 10 14 palveluasuminen) koneiden, kaluston ja laitteiden kunnossapitopalvelut 5 5,4 Ulkoisista palveluhankinnoista puuttuvat TE-keskuksen luvut. TARVIKERYHMÄT otoksen yksiköt, maakunta, meur/vuosi meur/vuosi hoitotarvikkeet 50 55 lääkkeet 34 36 kuvantamis- ja laboratoriotarvikkeet 10 10 lämmitys, sähkö ja vesi (osittain 8 mukana vuokrissa, joten puutteelliset tiedot) kuntoutustarvikkeet 7 huolto- ja korjaustarvikkeet 4 kalusto 3 Kaikilta osin ei tietoja onnistuttu saamaan kasaan, koska eri yksiköiden tilikartat poikkeavat sen verran toisistaan, että yhdenvertaisten lukujen löytäminen oli haasteellista.. Työryhmän tarkoituksena on tarkentaa kategorioita/euroja sopimuskartoituksesta saatavien tietojen perusteella (sopimustietoja ei ole ollut työryhmällä vielä käytettävissään).
Keskusvarastot maakunnan alueella Nykytilan kartoituksessa selvitettiin karkealla tasolla myös maakunnan alueella sijaitsevat ns. keskusvarastot. Varastointi on hajautunutta ja suurin osa maakunnan varastoista on pieniä yksiköiden tiloissa olevia varastoja. Alla yhteenveto: - yleisesti kuntien terveysasemat / vanhustenhoitoyksiköt - Raahen seudun hyvinvointikuntayhtymä - Kuusamon terveyskeskus - PPSHP keskusvarasto Vihikari (Oulun kaupungin keskusvarasto siirtyy 1.9.2017 PPSHP:n keskusvarastoon) - Pelastuslaitos, Ely-keskus ja TE-toimisto => ei varastoja Henkilöstö ja järjestelmät Otokseen poimittujen yksiköiden organisaatioissa työskentelee noin 130 henkilöä kilpailuttamisen ja logistiikan tehtävissä. Lisäksi em. tehtävissä toimii kuntien henkilöstöä pääsääntöisesti oman toimen ohella. Järjestelmistä kilpailuttamisjärjestelmä Cloudia on käytössä suuressa osassa maakuntaa, mikä helpottaa maakunnan alueen mahdollista kilpailutusyhteistyötä. Erilaisia varasto- ja materiaalijärjestelmiä on maakunnassa käytössä useita erilaisia. B) Tulevaisuuden toimintamallin suunnittelu ja organisointi Työryhmä hahmotteli ja vertaili keskenään vaihtoehtoisia organisaatiomalleja maakunnan hankintatoimen toteuttamiseksi. Vertailussa huomioitiin mm. säädöspohja, päätöksenteko, tulostavoitteet, toiminnan ohjaus, julkisuuslaki, rahoitus, verotus, asiakkaat/volyymit, palveluiden myynnin alv-käytäntö. Vertailtavat organisaatiomallit olivat: - keskitetty hankinta- ja logistiikkakeskus, liikelaitos - keskitetty hankinta- ja logistiikkakeskus, osakeyhtiö - keskitetty hankinta- ja logistiikkakeskus, osasto - hankinta- ja logistiikkaosuuskunta Vertailun perusteella työryhmä ei todennut merkittäviä eroavaisuuksia eri organisaatiomallien välillä. Käytettävissä olevan tiedon perusteella maakunnan hankinta- ja logistiikkakeskuksen ei ole mahdollisuutta tarjota palveluita vapaan valinnan piirissä oleville toimijoille => seurauksena asiakasvolyymien
pieneneminen. Mikäli halutaan toimia vapaan valinnan markkinoilla, esitetään organisaatiomalliksi osakeyhtiötä, jolle on siinä tapauksessa perustettava erillinen sisaryhtiö markkinoille. Vaihtoehtoiset organisaatiomallit on kuvattu raportin liitteessä 1. Työryhmien työskentelyn rajapinnat Maakunnan toiminnot: ELY-keskus, TE-keskus, sairaanhoitopiiri, pelastuslaitos, kunnilta maakunnille siirtyvät toiminnot Aikataulutus vuoden 2018 loppuun, mitä pitää olla tehtynä mihinkin mennessä. - maakunnan olemassa olevien hankintasopimusten (aineet/tarvikkeet ja palvelut) kartoitus o sopimusten siirtäminen maakunnalle tai purkaminen tarpeen mukaan (päällekkäisyydet) - maakunnan hankintojen toteuttaminen väliaikaishallinnon aikana - maakunnan hankintastrategian laadinta - materiaalihallintajärjestelmän / kilpailutusjärjestelmän toimintojen varmistaminen Ehdotuksia ja vaihtoehtoja väliaikaishallinnolle A) Maakunnan hankintojen organisoiminen - vaihtoehdot: liikelaitos, osakeyhtiö, osastomalli, osuuskuntamalli - työryhmä ei nähnyt hyötyjä eri yhtiömallien (liikelaitos, osakeyhtiö, osuuskunta) välillä, koska palvelua ei voida tämän hetken tiedon mukaan tuottaa suoravalinnan toimijoille - työryhmän ehdotus: hankinta- ja logistiikkapalvelut osaksi maakunnan laajempaa tukipalvelukeskusta, joka sisältää vähintään apteekkitoiminnot, välinehuollon ja mahdollisesti keskuspesulan (osastomalli) o kilpailuttamisen ja varastopalveluiden alueellinen keskittäminen kilpailuttamisessa huomioitava tuote- ja palveluryhmäkategoriat, joissa keskitetty hankinta järkevää o keskitetyllä tukipalvelukeskuksella mahdollistetaan tietojärjestelmien, henkilöstön ja tilojen tehokkaampi käyttö o jakelukanavien ja lisäarvopalveluiden optimointi palvelutarpeeseen o varastoinnin tarvetta maakunnassa voidaan vähentää - maakunnan rajojen yli jatkuva hankintayhteistyö (nykyinen Erva-yhteistyö sekä Erva-alueiden rajat ylittävä yhteistyö) toivottavaa jatkossakin
B) Maakunnan hankintojen kategorisointi Työryhmä esittää nykytilan kartoituksen perusteella maakunnan hankintojen jakamista valtakunnan tason, maakuntien välisen tason ja maakunnan (kunnan) tason hankintoihin tuote- ja palvelukategorioittain: - valtakunnan taso, esim. energia, polttoaineet ja konsulttipalvelut - maakuntien välinen taso (Erva), esim. hoitotarvikkeet, lääkkeet ja laitteiden huoltopalvelut - maakunnan taso, esim. elintarvikkeet, kalusteet, asumispalvelut, lastensuojelu. Esitys hankintojen kategorisoinnista pääryhmittäin on esitetty raportin liitteessä 2. Työryhmän resurssitarve (1.1.-31.12.2018) - projektipäällikkö, hankinnan strateginen kehittäminen (hankintastrategin laadinta, maakunnan hankintatoimen suunnittelu ja kehittäminen) - projektipäällikkö/asiantuntija, vapaan valinnan mallien suunnittelu Jatkotyö uuden maakunnan aloitettua toiminnan 1.1.2019 - ei tarvetta, mikäli edellä esitetyt asiat toteutettu Huomioon otettava lainsäädäntö - maakuntalaki - hankintalaki - julkisuuslaki Liitteet Liite 1 Vaihtoehtoiset organisaatiomallit Liite 2 Hankintojen kategorisointi, pääryhmät