Lohjan Kisa-Veikot Jääkiekko ry 1.11.2012 1 (5) Johtokunnan kokous Paikka: Jäähallin neukkari Aika: tiistai 30.10.2012 klo 17.30 Paikalla: Heikki Järvenkylä, Erkko Einiö, Kari Karjalainen, Henri Etelämäki, Pertti Metsälä, Pekka Malmberg ja Tarja Laurén. Vierailijat: Sirpa Penttinen (paikalla kohdat 1-4), Jussi Jaakola (paikalla kohdat 1-5) ja Marjo Lintunen (paikalla kohdat 1-4). Poissa: Ari Savolainen Esityslista 1. kokouksen avaus 2. sihteerin valinta (Heikki vuorossa, Kari seuraava) 3. edellisen kokouksen pöytäkirja 4. U19 maaottelu 5. valmennuksen asiat (Henri ja Jussi) a. valmentajasopimukset, johtokunnan vahvistukseen b. muut valmennuksen asiat 6. varainhankinnan asiat (Kari) 7. talouden asiat (Ari) a. Arin laittamat asiat i. tilien lopetukset ii. jäämaksun korotus iii. vuosikokous b. Hippoliigan tilinkäyttöoikeus 8. huollon asiat (Heikki) a. Sher-Wood hinnasto b. huoltajasopimukset, johtokunnan vahvistukseen c. muut huollon asiat 9. joukkuetoiminnan asiat (Pekka) a. jojo sopimukset, johtokunnan vahvistukseen b. muut joukkueenjohtajien asiat 10. viestinnän asiat (Pertti) 11. toimiston asiat (Tarja) a. jäsenrekisteri b. rekisteriseloste 12. Puheenjohtajan asiat a. LoKV info b. U19 maaottelun yhteydessä palkittavat c. U19 maaottelun kutsuvieraat 13. päätös Käsitellyt asiat
Lohjan Kisa-Veikot Jääkiekko ry 1.11.2012 2 (5) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Erkko Einiö avasi kokouksen. Kokous todettiin päätösvaltaiseksi. 2. Sihteerin valinta Sihteeriksi valittiin Tarja Laurén. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirjassa ei ollut huomautettavaa, joten se hyväksyttiin. 4. U19 maaottelu Suomi-Tsekki maaottelu Lohjan jäähallissa 11.11. Seuran käytössä 6.-11.11. alakerrassa kaksi pukukoppia ja 8.-11.11. yläkerrassa kaksi pukukoppia. Päätös: Sovittu työnjako: Muonitus (banaanit ja vesipullot) -> Sirpa. Erkko tiedustelee, saadaanko sponssina vesipulloja, tarve n. 500 kpl. Poliisilupa -> Malla. Lipunmyynti -> Kari. Järjestysmiehet -> Seifti + Heikki ja Kari. Liikenteen ohjaus: Kari kysyy edustusjoukkueen kiinnostusta ja mikäli kiinnostusta löytyy, mietitään sopiva korvaussumma, jolla edustusjoukkue lyhentää velkaa junnuille. Halli-isäntä -> Erkko. Liputus -> lippujen nouto Kisakalliolta ja salkoon nosto klo 12, Heikki. Kopiokone -> tekniikkavastaava Pepe. Lehdistötilaisuus -> paikkana neukkari. Valokuvaajille kypärä päähän, mikäli kuvaavat vaihtoaition puolelta. Tapahtumaan ei pääse maksutta sisään seuran pelaajakortilla. 5. Valmennuksen asiat Päätös: Valmennuspäällikkö toimittaa seuraavaan johtokunnan kokoukseen kaikkien joukkueiden allekirjoitetut valmentajasopimukset johtokunnan hyväksyttäväksi. LoKV-infosta puuttuu Karin Karjalaisen ja Pekka Malmbergin kommentit. Päätös: Kari ja Pekka toimittavat kommenttinsa Viestintätiimille, joka toimittaa infon etukäteen johtokunnalle luettavaksi, johtokunta käsittelee LoKV-infon seuraavassa kokouksessa. Avoin kiekkoilta tiedon jakoon (säännöt, linjaukset, tavoitteet..) ja avoimen toiminnan edistäjänä sai kannatusta, mutta vaatii ensin seuran strategian mihin olemme matkalla. Päätös: Seuran strategiapalaveri pe 23.11. kokoonpanolla johtokunta ja valmennuspäällikkö. Pohdittiin junnu- ja edustuskiekon osalta kysymyksiä: Yhdessä vai erikseen? missä menee raja? kuka vastaa edustuksen urheilullisesta puolesta? yhteinen tavoite? Päätös: Teknisesti yhdessä, mutta taloudellisesti erikseen. Junnukiekon johtotähti B- junnut.
Lohjan Kisa-Veikot Jääkiekko ry 1.11.2012 3 (5) 6. Varainhankinnan asiat Varainhankintakeinoja ei ole tiedossa, ideoita mietitään. 7. Talouden asiat Jäämaksun korotus: Seuran rahatilanne on edelleen erittäin huono. Talousvastaava ehdottaa, että jäämaksua korotetaan 10 /tunti. Päätös: Päätettiin, että jäämaksuja korotetaan 10 / tunti 1.1.2013 alkaen + Lohjan Liikuntakeskuksen mahdollinen korotus 1.1.2013 päälle. Valmistaudumme järjestämään vuosikokouksen 15.-30.11. välisenä aikana, että saamme päätettyä pelaajamaksun. Kaikilta joukkueita on saatu tilinpäätökset ja ne on toimitettu tilitoimistoon. Päätös: Vuosikokous 15.-30.11. välisenä aikana. Lohjan jäähallin seinällä on vanhoja sponsorointimainoksia. Päätös: Seuraavat mainokset poistetaan huoltotiimin toimesta: JHL, Visit.lohja.fi, SSO, Säästöpankki, Sähkö Kaarakainen ja Lasersähkö. Osuuspankin mainos jätetään seinälle. 8. Huollon asiat Sher-Wood kuvastoa ja hinnastoa on kyselty. Päätös: Heikin toimesta seuraavaan johtokunnan kokoukseen. Lisäksi päätettiin toimintamallista: Joukkueen tilaukset joukkueen vastuuhuoltajan kautta Vastuuhuoltaja toimittaa tilaukset Heikille Tilaukset kerran viikossa keskitetysti Heikin kautta Sher-Woodille Tilausten toimitus joukkueiden vastuuhuoltajille Heikin toimesta Huoltajasopimukset, johtokunnan vahvistukseen Päätös: Huoltopäällikön toimesta allekirjoitetut huoltajasopimukset johtokunnan hyväksyntään seuraavaan kokoukseen. Pelipaitojen ja sukkien osalta tiimi ehdottanut, että tiimi voisi ottaa ne hoitaakseen. Päätös: Pelipaidat ja sukat kuuluvat jatkossakin huoltoryhmälle. Tiimi valitsee keskuudestaan yhden jäsenen näitä hoitamaan ja jäsen kuuluu myös huoltoryhmään. Rahaliikenne kulkee tiimin kautta. Tilatut pelipaidat ovat saapuneet ja todettu, että ne ovat kaikkea muuta kuin mitä tilattiin. Päätös: Pelipaidat myydään niitä tilanneille joukkueille hintaan 10 / paita. Mainokset saa painaa suoraan pelipaitoihin. Paitoja ei tarvitse palauttaa seuralle. Huoltotiimi kartoittaa seuraavan kauden paitatilannetta hyvissä ajoin ja kaudesta 2013 alkaen suunniteltu vuokrausmalli otetaan käyttöön. Huoltajien ja joukkueenjohtajien lisäavaintilaus. Päätös: Huoltopäällikkö selvittää tämän viikon aikana, mikä on tilauksen status. 9. Joukkuetoiminnan asiat Jojo sopimukset, johtokunnan vahvistukseen
Lohjan Kisa-Veikot Jääkiekko ry 1.11.2012 4 (5) Päätös: Joukkuetoiminnasta vastaavan toimesta allekirjoitetut jojosopimukset johtokunnan hyväksyntään seuraavaan kokoukseen. Joukkueenjohtajia muistutetaan, että nimenkirjoitusoikeus joukkueiden sponssisopimuksiin myönnetään jojoille, kun sopimus on esitetty johtokunnalle Naisten ja edustuksen pelien toimitsijavuorot. Päätös: Syksy 2012 mennään olemassa olevan mallin mukaan, mutta joukkueenjohtajien kokouksessa otetaan esille, laajennettaisiinko toimitsijavuorot koskemaan kaikkia ison kentän joukkueita. 10. Viestinnän asiat Seuralle tulossa 83 kpl lohjakisaveikot.fi sähköpostiosoitteita, jotka jakaantuvat johtoryhmälle, huoltotiimille, valmennustiimille jne. Lisäksi jokaiselle joukkueelle tulee kolme omaa sähköpostiosoitetta (jojo = joukkueenjohtaja, vava = vastuuvalmentaja ja vahu = vastuuhuoltaja). Uudet sähköpostiosoitteet siirretään tuotantoon ensi viikolla ja AD-officen sopimus lakkaa. Office-lisenssi. Päätös: Viestintätiimi valtuutetaan hankkimaan Office-home paketti, joka on mahdollista asentaa kolmeen koneeseen. Ohjelma asennetaan valmennuspäällikön, toimiston ja Online koneisiin 11. Toimiston asiat Jäsenrekisteri, jäsenmaksut ja jäsenrekisteriseloste. Päätös: Joukkueita velvoitetaan laittamaan pelaajien osoitetiedot Jopoxiin. Toimistopäällikkö kokoaa jäsenrekisterin ja seuran sihteeri laskuttaa joukkueilta joukkueiden toimihenkilöiden jäsenmaksut. Jäsenrekisteriseloste lisätään Jopoxiin Viestintätiimin toimesta. Toimisto toimittaa jäsenlistan seuraavaan johtokunnan kokoukseen, jossa johtokunta hyväksyy jäsenet. Pelaajakortit. Päätös: Joukkueiden toimihenkilöille (=jäsenille) annetaan myös pelaajakortit. Jäsenedut pelaajakortilla. Päätös: Toimistopäällikkö neuvottelee pelaajakorteille jäsenetuja. Kannatusjäsenhankinta. Päätös: Toimistopäällikkö toimittaa seuraavaan johtokunnan kokoukseen kirjeluonnokset kannatusjäsenten hankinnan tiimoilta yksityinen kannatusjäsen 20 ja yritysjäsen 100. 12. Puheenjohtajan asiat LoKV info käsiteltiin aiemmassa kohdassa. U19 maaottelun yhteydessä palkittavat. Päätös: Julkinen 11.11. jälkeen.
Lohjan Kisa-Veikot Jääkiekko ry 1.11.2012 5 (5) 13. Päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21.06. Seuraava johtokunnan kokous 13.11. klo 17.30. Lohjalla 31.10.2012 Erkko Einiö Puheenjohtaja Tarja Laurén Sihteeri