2 Sisällys 1 Yleistä... 3 2 Juoksevan kuukausittaisen taloushallinnon loppuunsaattaminen... 4 3 Kirjanpitokausien sulkeminen... 11 4 Tilinpäätöstulosteiden ottaminen... 12 5 Kirjanpidon päättäminen ja tilinpäätöksen tekeminen... 13 6 Kirjanpidon tilinpäätöksen hyväksyminen... 14 7 Tilinpäätökseen liittyviä muita asioita... 15
1 Yleistä Tämän dokumentin tarkoituksena on kuvata tilinpäätöksen tekeminen Fivaldi ohjelmistolla. Dokumentissa käydään läpi Fivaldin kolmivaiheisen tilinpäätöksen jokainen vaihe omana osanaan. Luku yksi käy läpi tilinpäätöksen toteuttamisen ensimmäisen vaiheen, luku kaksi käy läpi tilinpäätöksen tekemisen toisen vaiheen ja luvut kolmesta viiteen kolmannen vaiheen. Viimeinen luku on tarkoitettu helpottamaan Fivaldilla työskentelyä tilinpäätöksen teon yhteydessä. 11.6.2015 Visma Software Oy 3
2 Juoksevan kuukausittaisen taloushallinnon loppuunsaattaminen Ennen tilinpäätöksen tekemistä on tärkeää, että kuukausittaiset rutiinit ja kuukausittainen juokseva taloushallinto saatetaan loppuun. Huomioitavina asioina on mm. tilinpäätökseen luettavien ostolaskujen syöttäminen järjestelmään, myynti- tai vuokrareskontran sisään luettavien viitteiden noutaminen järjestelmään, palkkojen maksaminen ja tiliotteiden lukeminen järjestelmään. Suorittamalla juoksevaan taloushallintoon liittyvät toimenpiteet ennen tilinpäätösrutiinin aloittamista säästytään ikäviltä yllätyksiltä, kun tilien saldot eivät enää muutu, kuin niihin tarkoitetuista kirjauksista. Lisäksi seuraavan vuoden aloittaminen on mahdollista ennen kuin tilinpäätös on tehty, jos juokseva taloushallinto on ajantasainen. Huomioitavia asioita: - Ostolaskut - Viitesuoritukset - Palkat - Myyntilaskut - Tiliotteet Osakirjanpitojen täsmäyttäminen Tilinpäätöksen toteuttaminen Fivaldilla lähtee osakirjanpitojärjestelmien täsmäyttämisestä. Osakirjanpitojen välillä ei ole merkitystä mikä reskontra täsmäytetään ensin, kunhan kaikki täsmäytetään. Täsmäytysjärjestys ja tapa riippuvat paljolti tekijästä ja tehtävästä kirjanpidosta. Reskontrien täsmäyttämiseen liittyy olennaisesti Fivaldissa se onko käytössänne tiliotetositteena vai ei. Mikäli tiliotetositteena on käytössä, reskontrassa tehtävät työt on ensin saatettava loppuun ja tiliote tiliöitävä tämän jälkeen. Tiliotteen tiliöimisen jälkeen täsmäyttämiseen riittää niin sanotun välitilin saldottomuuden tarkastaminen. Jos tiliotettatositteena ei ole käytössä, reskontrat täsmäytetään kunkin reskontran täsmäytystulosteilla esimerkiksi pankkitiliotetta tms. vasten. Alla olevissa esimerkeissä molemmat tavat on huomioitu. Huomaathan, että reskontra voidaan täsmäyttää myös muulla kuin alla esitetyllä tavalla. Annettu esimerkki on yksi tapa saada reskontra täsmäämään, mutta reskontrassa olevien tapahtumien monimutkaisuus huomioiden tapoja voi olla muitakin. Kuinka ostoreskontra täsmäytetään? Varmista, että kaikki tilikaudelle kuuluvat laskut ovat reskontrassa. Voit mm. ottaa avoimet laskut raportin ja verrata sitä ostolaskuaineistoon ja ostovelkoihin. Huomioithan myös kierrätyksessä olevat hyväksymättömät laskut. Kierrätyksessä olevat reskontraan siirtämättömät laskut eivät ole vielä kirjanpidossa. 11.6.2015 Visma Software Oy 4
Täsmäytä maksetut ostolaskut. Mikäli käytät tiliotetta tositteena, varmista välitilin saldottomuus tai täsmäytä tiliotteen otot maksettuihin ostolaskuihin. Kuinka myyntireskontra ja tilaustenkäsittely täsmäytetään? Varmista, että tilikaudelle kuuluvat myyntilaskut on tehty. Voit mm. ottaa avoimet laskut raportin ja verrata sitä myyntilaskuaineistoon ja myyntisaamisiin. 11.6.2015 Visma Software Oy 5
Täsmäytä saadut viiteaineistot. Mikäli käytät tiliotetta tositteena, varmista välitilin saldottomuus tai täsmäytä tiliotteen panot saatuihin viitesuorituksiin. Kuinka vuokrareskontra täsmäytetään? Varmista, että olet ajanut tilinpäätöskauden tavoitteet. Voit varmentaa vuokrankannon tulojen oikeellisuuden esimerkiksi vuokrakantokirjan avulla. Varmista, että viitteet on luettu sisään. Voit ottaa esimerkiksi pankkitilien tapahtumien summat päivämäärittäin raportin. Tiliotteesi panot tulisivat vastata vuokrareskontran sisään tulleita maksuja. Tyhjennä käsin kohdistettavat antamalla viitteille niille kuuluva kohdistus. Syötä tiliotteelle panona tulleet maksut Osakirjanpitojen tilinpäätöstoimenpiteiden tekeminen ja sulkeminen Kun osakirjanpito on täsmäytetty, siihen liittyvät tilinpäätöstoimenpiteet suoritetaan ja reskontra suljetaan. Tilinpäätöstoimenpiteitä ovat mm. luottotappioiden kirjaaminen tuloreskontrissa, ostolaskujen jaksottaminen reskontrassa tai pyöristysajon tekeminen vuokrareskontrassa. Virheet ja oikaisut, jotka voidaan tehdä reskontrassa, on syytä tehdä siellä ennen sen sulkemista. Osakirjanpidot suljetaan kun ne täsmäävät ja niiden tilinpäätöstoimenpiteet on tehty! 11.6.2015 Visma Software Oy 6
Ostoreskontra suljetaan ostoreskontran perustiedoissa! 11.6.2015 Visma Software Oy 7
Myyntireskontra ja tilaustenkäsittely suljetaan kummankin sovelluksen perustiedoista löytyvistä toiminnallisuuksista! Muista sulkea myös suoritusten kaudet! 11.6.2015 Visma Software Oy 8
Vuokrareskontra suljetaan vuokrareskontran kausienhallinnasta! Mikäli kyse on ensimmäisestä Fivaldilla tehtävästä tilinpäätöksestä, on syytä kiinnittää huomiota mistä kaudesta lähtien reskontrat tekevät merkintöjä kirjanpitoon! Huomioitavia asioita: - Luottotappiot ja muut oikaisuerät - Ostolaskujen jaksottaminen - Osakirjanpitojen sulkeminen 11.6.2015 Visma Software Oy 9
Kirjanpidon avustavien tilinpäätösvientien tekeminen Kun osakirjanpidot on suljettu ja niiden vaikutus kirjanpitoon on tehty muuttumattomaksi, tehdään kirjanpitoon avustavat päätösviennit. Avustavia päätösvientejä ovat mm. jaksotukset, erilaiset varaukset, arvonlisäveron yms. tyyppisten verotilien päättäminen ja poistokirjaukset. Avustavat päätösviennit tehdään kirjanpidon pääkirjaan. 11.6.2015 Visma Software Oy 10
3 Kirjanpitokausien sulkeminen Kun pääkirja ja osakirjanpidot on tehty sekä täsmäytetty, suljetaan kirjanpitokaudet. Kirjanpitokaudet suljetaan tilikaudet ikkunan kautta aikajärjestyksessä. Kausien sulkeminen ei onnistu, mikäli jokin osakirjanpitojen tositelajeista on auki. Jos kirjanpidon sulkeminen ei onnistu, Fivaldi ilmoittaa auki olevan osakirjanpidon tositelajin. Toinen mahdollinen virhetilanne on taseen ja tuloslaskelman voiton erotus. Tällöin syy on selvitettävä. Syynä voi olla mm. aiemman tilivuoden voittovarakirjauksen tekemättä jättäminen, yksipuolinen kirjanpidon kirjaus, kytkemättömällä tilillä oleva saldo, jonkin tositelajin näkymättömyys kirjanpidossa tai muu syy. Kirjanpitokausien sulkemisen jälkeen kirjanpito ja reskontrat ovat valmiita tilinpäätöksen tekemiseen. 11.6.2015 Visma Software Oy 11
4 Tilinpäätöstulosteiden ottaminen Ennen tilinpäätöksen tekemistä on syytä ottaa tilinpäätökseen liittyvät tulosteet. Tulosteiden ottaminen onnistuu helposti tilinpäätösruudun massatulostus toiminnosta. Tulosteet voidaan joko tallentaa levylle niiden sähköistä arkistointia odottamaan tai ajaa paperille. Tulosteet tulostetaan aina viimeisimmästä auki olevasta vuodesta 11.6.2015 Visma Software Oy 12
5 Kirjanpidon päättäminen ja tilinpäätöksen tekeminen Kirjanpito päätetään tilinpäätösikkunassa. Päättämällä vuoden tehdään tilinpäätös ja kirjanpitokaudet ja osakirjanpitojen kaudet suljetaan. Sulkeminen voidaan vielä peruuttaa. Kirjanpito päätetään kun kirjanpitäjän mielestä se on valmis ja seuraavaksi se viedään tilintarkastajan tarkastettavaksi. Ohjelma ilmoittaa vielä kerran tilikauden tuloksen ja mitä sille on tehty. 11.6.2015 Visma Software Oy 13
6 Kirjanpidon tilinpäätöksen hyväksyminen Kun tilintarkastaja on tarkastanut tilinpäätöksen ja yhtiökokous on sen käsitellyt (tai jonain muuna myöhempänä ajankohtana) päätetty tilinpäätös hyväksytään. Hyväksyminen päättää vuoden lopullisesti ja sen auki saaminen on käyttäjän toimesta mahdotonta. 11.6.2015 Visma Software Oy 14
7 Tilinpäätökseen liittyviä muita asioita Tilinpäätöksen peruminen, joka on mahdollista vielä kun tilikausi on päätetty, muttei hyväksytty. Peruminen tapahtuu tilikaudet ikkunassa avaamalla peruttavan tilinpäätöksen tilivuosi uudelleen kohdasta Avaa uusi tilikausi. Tunnukseksi syötetään avattavan tilikauden tunnus ja sen alku- ja loppupäivät. 11.6.2015 Visma Software Oy 15
Automaattiset tilien saldojen siirrot tilinpäätöksessä on mahdollista toteuttaa tilikartan lisämäärityksenä. Tämä toiminnallisuus siirtää halutun tilin saldon toiselle tilille tilinpäätöksessä. Useamman tilin saldo voidaan siirtää samalle tilille tilinpäätöksessä. 11.6.2015 Visma Software Oy 16
Tilikauden tulos voidaan siirtää automaattisesti seuraavan tilikauden alkuun kirjauksena. Tämä määritys tehdään kirjanpidon tositesyötön perustiedoissa. Fivaldille ilmoitetaan voittovarojen tili ja tositelaji automaattikirjausta varten. Kirjaus tapahtuu vuoden päättämisen yhteydessä. Jaksotusta voidaan muokata myöhemmin samalla tavalla kuin tositetta muokataan, jaksotusruudulle siirrytään sen vientirivin kohdalla jonka jaksotusta halutaan muuttaa. Jaksotustositteet tehdään perustiedoissa määritellylle tositelajille kun tosite tallennetaan. Samalla jaksotuksen tehnyt alkuperäinen vienti saa vientiselitteeseen tiedon tehdystä jaksotuksesta. 11.6.2015 Visma Software Oy 17
Vastakirjaus (käännä tosite) toiminto on kätevä jaksotusten tekemiseen. Toiminnolla tilinpäätökseen tehty jaksotustosite käännetään vastakirjauksella seuraavan tilikauden alkuun. Näin estetään jaksotuskirjauksissa olevat inhimilliset näppäilyvirheet, kun sama tosite käännetään vastakkaiseksi. 11.6.2015 Visma Software Oy 18