Palvelukuvaus oikomishoidon konsultaatio, ehdottomat vaatimukset 1. Yleistä hankinnasta Oikomishoidolla tarkoitetaan terveydenhuoltolaissa (1326/2010) määriteltyä hammaslääketieteellisesti perusteltua hoitoa, jossa korjataan purentahäiriöitä. Oikomishoidon konsultaatiossa selvitetään kliinisen tutkimuksen ja muiden dokumenttien avulla asiakkaan purennan poikkeaman vaikeusaste ja oikomishoidon tarve sekä tehdään hoitosuunnitelma. Rovaniemen suun terveydenhuollossa oikomishoidon henkilöstöresurssin puutteen vuoksi hankitaan oikomishoidon konsultaatiota ostopalveluna. Palvelun kohderyhmänä ovat rovaniemeläiset, joilla on purentahäiriöitä. Tilaaja on aiemmin tuottanut palvelun omana toimintana. Nyt oman toiminnan lisäksi hankitaan palvelua oikomishoidon erikoishammaslääkäri-hammashoitaja-työparin tuottamana ostopalveluna. Palvelun tulee olla käytettävissä hankintapäätöksen saatua lainvoiman tai kuitenkin viimeistään lokakuun 2017 lopussa. Palvelua arvioidaan hankittavan sopimuskaudella yhteensä noin 40 päivän verran. Määrä on kuitenkin arvio, eikä se sido tilaajaa. Tarjouspyynnössä ja tässä palvelukuvauksessa on asetettu palvelun ehdottomat vaatimukset, jotka palveluntuottajan on täytettävä koko sopimuskauden sekä mahdollisten optiokausien ajan. Palveluntuottaja sitoutuu tarjouksessaan tässä kuvattuun palvelun sisältöön ja ehdottomiin vaatimuksiin. Tässä palvelunkuvauksessa esitetyt ehdottomat vaatimukset sisältyvät konsultaatiopalvelun hintaan eikä niistä voi esittää tilaajalle erillistä laskua. 2. Hankittaville palveluille asetettavat vähimmäisvaatimukset 2.1. Kuvaus palvelusta Rovaniemen kaupungin suun terveydenhuolto hankkii oikomishoidon erikoishammaslääkäri-hammashoitaja-työparin palvelua oikomishoidon konsultaatioon. Oikomishoidon konsultaation kokonaispalvelu sisältää: oikomishoidon erikoishammaslääkärin tutkimuksen hammashoitajan avustamana, diagnoosit, röntgenlausunnon, pisteytyksen ja hoidon tarpeen arvion,
kirjallisen hoitosuunnitelman, suosituksen hoidon ajoituksesta, hoidon selostuksen, tarvittavat lausunnot. Käytössä on Effica-potilastietojärjestelmä. Kliinisen tutkimuksen tiedot, röntgenlausunnot, diagnoosit (ICD-koodit), pisteytys, hoidon tarpeen arvioinnin tulos, hoitosuunnitelma ja suositus hoidon ajoituksesta kirjataan Oik A lomakkeelle. Röntgenlausunnot tehdään uusimmista optg ja lateraalikallokuvista. Mikäli tarvittavaa röntgenkuvaa ei ole käytettävissä, tehdään lähete röntgeniin Nearis-ohjelman kautta sekä varataan asiakkaalle kuvausaika. Kuva lausutaan sen saavuttua ja tehdään hoitosuunnitelma. Kefalometrinen analyysi tehdään Jivextyökaluilla ja kirjataan arvot ja analyysi Oik A-lomakkeelle. Pisteytyksessä käytetään valtakunnallista, kiireettömän hoidon perusteiden mukaista 10-portaista pisteytystaulukkoa. Pisteytys 7, jossa on paheneva pitkän aikavälin ennuste, on alin pistemäärä jolla pääsee hoitoon. Kipsimallit ovat käytettävissä vain osalla asiakkaista. Jos kipsimalleja ei ole ja niitä tarvitaan suunnittelua varten, varataan aika suuhygienistille mallien ottoon. Mallien saavuttua, ne analysoidaan ja tehdään hoitosuunnitelma. Valokuvia ei ole käytössä. Hoidon tarpeen arvioinnin tulos ja hoidon tarpeen syy sekä hoitosuunnitelma, suositus hoidon ajoituksesta ja hoidon kesto selostetaan asiakkaalle käynnin yhteydessä. Jos suunnitelma tehdään vasta käynnin jälkeen, informointi tehdään puhelimitse. Käynnillä tehdyt toimenpiteet ja niihin liittyvät koodit kirjataan Oik T lomakkeelle. 2.2. Toimitustakuu ja perehdytys Toiminnan menestyksellinen hoitaminen vaatii käytännössä yhden oikomishoidon erikoishammaslääkärin ja hammashoitajan työpanoksen sekä heille kummallekin nimetyn varahenkilön. Mikäli ensisijaisesti nimetyt henkilöt ovat estyneet, heille nimetyt varahenkilöt tuottavat palvelun. Mikäli henkilöstöä joudutaan pakottavista syistä sopimuskauden aikana vaihtamaan tarjouksessa esitetyistä henkilöistä, tulee siitä sopia tilaajan kanssa etukäteen kirjallisesti. Kirjalliseksi sopimiseksi katsotaan myös sähköpostitse tapahtunut sopiminen. Palvelulla on toimitustakuu, mikä tarkoittaa sitä, että varattuja aikoja ei palvelun tuottajan toimesta peruta. Nimetyn työparin jäsenen poissaolon johdosta tarjouksessa ilmoitettu korvaava työntekijä tulee suorittamaan työn ilman erillistä korvausta. Palveluntuottajan velvollisuutena on hoitaa sijaisjärjestelyt itse siten, että palveluun ei tule katkoksia.
Tilaaja järjestää palveluntuottajan nimeämälle neljälle (4) työntekijälle yhteisen, tehtävien hoitamisen kannalta tarvittavan perehdytyksen. Perehdytys järjestetään ennen palvelun tuottamisen aloittamista, sovittuna arkipäivänä kello 8:00-15:00 välillä. Perehdytykseen kuuluu myös tietoturvakoulutuksen hyväksytysti suorittaminen joko perehdytyspäivänä tai erikseen sovittavana ajankohtana. Perehdytyksen tarkempi ajankohta sovitaan yhdessä tilaajan edustajan kanssa. Palveluntuottajan edustaja kuittaa kiinteistössä kulkemiseen oikeuttavat avaimet oviin ja kulunvalvontajärjestelmään, kutakin kaksi (2) kappaletta ja antaa ne edelleen käyttöön palvelua tuottavalle henkilöstölle. Palveluntuottaja vastaa avaimista sopimuskauden ajan sekä palauttaa ne sopimuskauden päätyttyä tilaajan edustajalle. 2.3. Toiminta vastaanotolla Palvelu tuotetaan tilaajan tiloissa, Piekkarin hammashoitolassa, Pohjolankatu 2. Palveluntuottajan käytettävissä on sama välineistö, koneet, laitteet, ohjelmistot, aineet, tarvikkeet ja suojavaatetus kuin tilaajan omassa palvelutuotannossakin. Tilaaja vastaa näistä aiheutuvista kustannuksista sekä tarvittavasta välinehuollosta ja sen kustannuksista. Välineet toimitetaan välinehuoltoon tilaajan perehdytyksessä antamien ohjeiden mukaisesti. Palveluntuottajan vastuulle kuuluu hoitohuoneen työskentelyalueen puhtaanapito asiakkaiden välissä, käytössä ovat tilaajan tarjoamat välineet ja aineet. Puhtaanapidolla tarkoitetaan vastaanottohuoneen hoitokoneyksikön, kaapistojen puhdistamista aamulla, potilasvaihtojen välillä sekä päivän päätteeksi, perehdytyksessä annettujen ohjeiden mukaisesti. Lisäksi puhtaanapitoon sisältyy mahdollisten eritetahrojen puhdistaminen välittömästi niiden syntymisen jälkeen vastaanottohuoneesta ja odotustiloista. Tilaajan edustaja vastaa ylläpitosiivouksesta. Hammashoitajan tehtävänä on huolehtia vastaanoton valmiudesta aamuisin sekä päivän päätteeksi perehdytyksen mukaisesti. Vastaanoton valmiudella tarkoitetaan sitä, että huone on valmiina käyttöön. Tällöin esimerkiksi huoneessa olevat tarveaineet on tarkistettu ja niitä on lisätty sekä tarvittaessa merkitty puutelistaan tilattavat tarveaineet. Palvelun vastaanottotyö tapahtuu viikonloppuisin tai erikseen sovittavana ajankohtana viikolla kello 7.30-16.00 välisenä aikana, pois lukien juhlapyhät. Toimittajan palvelua tuottavien henkilöiden ruokatauko ei sisälly työaikaan. 30 minuutin kestoinen ruokatauko ajoittuu kello 11-13 välille. Tilaajan edustaja varaa potilaille ajat konsultaatioon vastaanotolle. Ajat varataan 20-30 minuutin välein. Oikomishoidon konsultaatiossa vastaanottotyössä työskentelee oikomishoidon erikoishammaslääkäri-hammashoitaja työpari.
2.4. Kirjaaminen Asiakkaan hoidossa tehdyt toimenpiteet ja tutkimuksen tiedot tulee kirjata tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti sekä käyttäen tilaajan edellyttämiä koodeja. Palvelusta asiakkaalle tehtävä asiakaslaskutus sekä seurattava tilastointi pohjautuvat kirjattuihin koodeihin. Mikäli toimenpiteistä on kirjattu virheellisiä koodeja, on niiden korjaus palveluntuottajan velvollisuus. Korjaus tulee tehdä ilman erillistä korvausta. Palveluntuottajan oikomishoidon erikoishammaslääkäri-hammashoitaja työparin jäsenet vastaavat kumpikin omalta osaltaan kaikesta palvelun tuottamiseen liittyvästä kirjaamisesta tilaajan Effica-potilastietojärjestelmään ja Nearis-järjestelmään. 2.5. Vakuutukset Palveluntuottajalta edellytetään riittävän laajoja vastuu-, oikeusturva-, potilas-, omaisuus-, keskeytys- ja tapaturmavakuutuksia. 2.6. Palvelun laatu ja valvonta Palveluntuottajan oikomishoidon erikoishammaslääkäreiden tulee potilaiden oikomiskonsultaatiossa käyttää tutkittuun tietoon ja laadukkaaseen hammaslääketieteelliseen käytäntöön perustuvia tutkimusmenetelmiä. Annetun palvelun tulee olla laadukasta, turvallista ja asianmukaisesti toteutettua. Oikomishoidon erikoishammaslääkäripalveluun noudatetaan samoja periaatteita kuin omana työnä tehtävään hammaslääkärityöhön. Rovaniemen kaupungin ylihammaslääkäri yhteistyössä oikomishoidon erikoishammaslääkärin kanssa seuraa toiminnan laatua jatkuvasti. Toiminnan laadun tulee sisällöltään ja palveluiltaan vastata terveydenhuoltolain mukaista palvelua. 3. Henkilöstöä koskevat vaatimukset Tilaaja edellyttää, että oikomishoidon erikoishammaslääkärillä ja hammashoitajalla on hankinnan laatu ja laajuus huomioon ottaen riittävä koulutus, kokemus ja ammatillinen pätevyys menestyksekkäästi tuottaa pyydetty palvelu. Oikomishoidon erikoishammaslääkärin on oltava hammaslääketieteen lisensiaatti, jolla on erikoishammaslääkärin tutkinto hampaiston oikomishoidosta. Hammaslääketieteen lisensiaatilla tarkoitetaan tässä laillistettua hammaslääketieteen lisensiaattia, jolla on itsenäinen ammatinharjoittamisoikeus, eikä itsenäistä ammatinharjoitusvapautta ole rajoitettu. Oikomishoidon erikoishammaslääkärillä tulee olla Valviran myöntämä lupa toimia oikomishoidon erikoishammaslääkärinä Suomessa ja tiedon tulee löytyä JulkiTerhikki-rekisteristä. Palvelua tuottavan
henkilön tulee kyetä itsenäiseen työskentelyyn ja potilaiden kokonaisvaltaiseen hoitoon. Hammashoitajalla on oltava hammashoitajan koulutus tai lähihoitajan koulutus, suuntautumisvaihtoehtona suun terveydenhoito. Hammashoitajan tiedot tulee löytyä JulkiTerhikki-rekisteristä. Oikomishoidon erikoishammaslääkäripalvelut tulee tuottaa suomen kielellä. Palvelun toteuttamiseen osallistuvilla oikomishoidon erikoishammaslääkäreillä ja hammashoitajilla tulee olla vähintään suomen kielen hyvä suullinen, kirjallinen ja ymmärtämisen taito. Tilaaja varaa itselleen oikeuden arvioida sopimuskaudella henkilöstön kielitaidon riittävyyden. Muuta kieltä kuin suomea äidinkielenään puhuvien hammaslääkäreiden sekä hammashoitajien kielitaito on osoitettava todistuksella suomen kielen yleisestä kielitutkinnosta. Mikäli kielitaito todetaan tilaajan toimesta riittämättömäksi, palveluntuottajan velvollisuutena on nimetä tilalle uusi vastaavan koulutuksen omaava henkilö. 4. Potilasrekistereiden/asiakastietojen käyttöön ja suojaamiseen liittyvät vaatimukset Palveluntuottaja noudattaa salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa olevien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä sekä ylihammaslääkärin ja suun terveydenhuollon palveluesimiehen antamia ohjeita. Palveluntuottajan oikomishoidon erikoishammaslääkärit ja hammashoitajat allekirjoittavat Rovaniemen kaupungin salassapito- ja käyttäjäsitoumuksen sekä suorittavat tietoturva- ja tietosuojaverkkokoulutuksen sopimuskauden alkaessa. Koulutuksen suorittaminen hyväksytysti on todistettava tilaajan edustajalle esitettävällä todistuksella. Koulutus suoritetaan tilaajan kanssa sovitulla tavalla. Koulutuksen suorittamisesta ei makseta erillistä korvausta.