HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 1 (6) Laatimispäivä/Päivityspäivä 1.7.2016 Lue täyttöohjeet ennen rekisteriselosteen täyttämistä. Käytä tarvittaessa liitettä. 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä 3. Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste 6. Rekisterin tietosisältö 7. Säännönmukaiset tietolähteet 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 10. Rekisterin suojauksen periaatteet 11. Tarkastusoikeus 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista 13. Kielto-oikeus 14. Rekisteröidyn informointi 15. Rekisterihallinto 1. Rekisterin nimi 2. Rekisterinpitäjä Kansainvälistä suojelua hakevien vastaanoton asiakasrekisteri Säilöönottoyksikön asiakasrekisteri (osarekisteri) Sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö Toinen linja 4 PL 7000 00099 HELSINGIN KAUPUNKI SL 33 Rekisteriseloste Henkilörekisteri 19.4.2013 3. Rekisterin vastuuhenkilö 4. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa Metsälän vastaanottokeskuksen johtaja Tehtävänimike Sosiaali- ja terveysviraston Asiakirjakeskus Osoite Helsingin kaupunki Sosiaali- ja terveysvirasto/asiakirjakeskus PL 6000 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite) Sosiaali- ja terveysvirasto 09-310 5015 (vaihde/asiakirjakeskus) sosiaalijaterveys@hel.fi
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 2 (6) 5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste Säilöönottoyksikön asiakasrekisteriä (osarekisteri) pidetään ulkomaalaislain (301/2004) 121 :n perusteella säilöön otettujen ulkomaalaisten säilöönoton järjestämistä varten. Asiakasrekisteriin talletetaan säilöön otetun ulkomaalaisen asian, palvelujen ja tuen käsittelyn suunnittelun, järjestämisen, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset sekä riittävät tiedot. Asiakasrekisteriä voidaan käyttää myös tieteellistä tutkimusta, tilastotarkoitusta tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten siten kun laissa säädetään. Asiakasrekisterin tietoja voidaan käyttää tilastojen kokoamiseen kansallisten ja kansainvälisten tarpeiden mukaan ottaen huomioon, mitä henkilötietolaissa (523/1999) säädetään henkilötietojen käsittelystä.säilöönottoyksikkö voidaan perustaa valtion tai kunnan ylläpitämän vastaanotto-keskuksen yhteyteen. Säilöönottoyksikkö käsittää säilöön otettujen ulkomaalaisten säilyttämistä varten tarpeelliset tilat ja niihin liittyvän ulkoilualueen. Säilöönottoyksikön käytännön toiminnan ohjauksesta ja valvonnasta vastaa Maahanmuuttovirasto. Säilöönottoyksikön toiminnasta on soveltuvin osin voimassa, mitä kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta annetussa laissa (746/2011) säädetään kansainvälistä suojelua hakevan, tilapäistä suojelua saavan ja ihmiskaupan uhrin vastaanotosta. Säilöön otettuja ulkomaalaisia koskevien tietojen käsittelyä varten on vastaanoton asiakasrekisteri. Vastaanoton asiakasrekisteriin kuuluvat valtakunnallinen osarekisteri ja vastaanotto- ja järjestelykeskusten osarekisterit. Valtakunnallista osarekisteriä pidetään kansainvälistä suojelua hakevien ja tilapäistä suojelua saavien vastaanoton sekä ihmiskaupan uhrien auttamisen ohjausta, suunnittelua ja seurantaa varten. Tämän osarekisterin ylläpidosta vastaa Maahanmuuttovirasto. Vastaanotto- ja järjestelykeskusten osarekistereitä pidetään kansainvälistä suojelua hakevien ja tilapäistä suojelua saavien vastaanottopalveluiden järjestämistä sekä ihmiskaupan uhreille tarkoitettujen palvelujen ja tukitoimien järjestämistä varten. Tämän osarekisterin ylläpidosta vastaa näitä palveluja tarjoava vastaanottokeskus. Vastaanotolla tarkoitetaan vastaanottokeskusten sekä niiden järjestämien vastaanottopalvelujen kokonaisuutta, jonka tarkoituksena on kansainvälistä suojelua hakevan ja tilapäistä suojelua saavan toimeentulon ja huolenpidon turvaaminen. Vastaanottopalvelut järjestää se vastaanottokeskus, jonka asiakkaaksi kansainvälistä suojelua hakeva tai tilapäistä suojelua saava on rekisteröity. Säilöönottoyksikön asiakasrekisteri kuuluu osarekisterinä Metsälän vastaanottokeskuksen ylläpitämään osarekisteriin. 6. Rekisterin tietosisältö Säilöön otettujen ulkomaalaisten osalta tallennetaan rekisteriin: asiakkaan tunnistamiseksi tarvittavat tiedot; rekisterinpitäjän ja Maahanmuuttoviraston antamat asiakasnumerot; syntymäpaikkaa ja kansalaisuutta koskevat tiedot; tiedot siitä, milloin ulkomaalainen on sijoitettu säilöönottoyksikköön ja milloin hän on poistunut sieltä. Rekisteriin voidaan lisäksi tallettaa tietoja, jotka koskevat rekisteröidyn: vastaanotto- tai käyttörahaa, toimeentulotukea; terveydentilaa; kielitaitoa, koulutusta, ammattitaitoa ja työkokemusta; säilöönottopalveluiden järjestämiseksi tarpeellisia tietoja; mm. asiakaskertomus, tilanneselvitykset, annetut palvelut ja tuet, asiakassuunnitelmat ja päätökset, lausunnot, vapaaehtoista paluuta koskevat tiedot, ulkopuolisia avustajia koskevat tiedot, edustajaa koskevat tiedot, suostumukset, ajanvaraustiedot ja muut tarpeelliset asiakastyön kirjaamiset ja muistiinpanot.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 3 (6) 7. Säännönmukaiset tietolähteet Tietoja saadaan ja niitä ylläpidetään rekisteröidyn ja/ tai hänen laillisen edustajan ilmoittamien tietojen sekä säilöönottoyksikössä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan suostumuksen tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietojen hankinnasta tulee tehdä merkintä asiakasrekisteriin. Rekisterinpitäjällä on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada Maahanmuuttovirastolta, poliisilta, rajatarkastusviranomaiselta sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta asiakasrekisteriä varten sille laissa säädettyjen tehtävien suorittamiseksi välttämättömät tiedot. Tiedonsaantioikeudesta on voimassa, mitä kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta annetun lain 58 :ssä säädetään. 8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tiedot voidaan luovuttaa siten kuin rekisterinpitäjän kanssa sovitaan, myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla, kun on selvitetty tietojen suojaaminen henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla. Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille ja tahoille suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajan suostumukselle. Viranomaisille tai tahoille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava säädösperuste, jonka perusteella tietoja pyytää. Tietojen luovutuksesta tulee tehdä merkintä asiakasrekisteriin. Sen lisäksi, mitä muualla laissa säädetään, asiakasrekisteristä saa salassapitosäännösten estämättä luovuttaa Maahanmuuttovirastolle, poliisille, rajatarkastusviranomaiselle sekä elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle tietoja, jotka ovat niille välttämättömiä kansainvälistä suojelua hakevien, tilapäistä suojelua saavien ja ihmiskaupanuhrien auttamiseen liittyvien tehtävien hoitamisessa. Tiedonsaantioikeudesta on voimassa, mitä kansainvälistä suojelua hakevan vastaanotosta annetun lain 58 :ssä säädetään. Tietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tutkimusta, tilastotarkoitusta tai viranomaisen suunnittelu- tai selvitystyötä varten asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai luovuttamiseen oikeuttavan nimenomaisen lainsäännöksen perusteella. Tiedot voidaan luovuttaa myös konekielisessä muodossa tai teknisen käyttöyhteyden avulla. Ennen tietojen luovuttamista teknisen käyttöyhteyden avulla on tietoja pyytävän esitettävä selvitys tietojen suojaamisesta henkilötietolain 32 :n 1 momentissa tarkoitetulla tavalla. 9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 10. Rekisterin suojauksen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Arkistoissa ja hoitoyksiköissä on kulunvalvonta ja ovien lukitus. Toimiyksiköissä asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. ATK:lla käsiteltävät tiedot Rekisterin ATK:lle tallennetut tiedot on suojattu tietoturvallisesti niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu työntekijä. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan ja järjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 4 (6)
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 5 (6) 11. Tarkastusoikeus Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Henkilö voi esittää tarkastuspyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti sosiaali- ja terveysviraston toimipaikoissa. Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. Tiedot pyritään antamaan viivytyksettä ja pyydettäessä kirjallisina. Asiakkaalle varataan mahdollisuus tutustua häntä koskeviin tietoihin näyttöruudulla ja pyydettäessä tiedot annetaan tulosteina pyytäjän haluamassa laajuudessa. 12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista Jos tarkastusoikeus poikkeuksellisesti evätään, siitä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, josta ilmenee syyt tarkastusoikeuden epäämiseen sekä valitusosoitus. Rekisteröity voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Mikäli rekisterissä havaitaan virheellinen, tarpeeton tai puutteellinen tieto, se voidaan korjata tai poistaa. Muutokset tehdään siten että rekisteriin jää näkyviin tiedot tehdystä korjauksesta, tekijästä ja korjauspäivämäärästä ja alkuperäinen merkintä on jälkikäteenkin mahdollista tarvittaessa nähdä. Asiakas/potilas tekee tietoa tai tietoja koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti siihen yksikköön, jossa merkintä on tehty. Mikäli asiakkaan/potilaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, kieltäytymisestä kieltäytymistodistus, josta ilmenevät syyt korjaamisen epäämiseen. Todistukseen liitetään ohjaus asian saattamiseksi tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. 13. Kielto-oikeus Asiakastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä luovutetaan vain asiakkaan / potilaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla.rekisteröidyn ei tarvitse esittää nimenomaista tietojen luovutuskieltoa. 14. Rekisteröidyn informointi Viraston eri toimintayksiköt vastaavat asiakkaidensa/potilaidensa tietojen käsittelystä, tietojen oikeellisuudesta, rekisteröidyn informoinnista ja rekisteriselosteiden nähtävillä pidosta.
HELSINGIN KAUPUNKI Rekisteriseloste 6 (6) 15. Rekisterihallinto Sosiaali- ja terveyslautakunnan päätöksen 19.3.2013 mukaan sosiaali- ja terveystoimen rekisterien rekisterinpitäjä on sosiaali- ja terveysviraston virastopäällikkö. Rekisterien vastuuhenkilöt vahvistetaan virastopäällikön päätöksellä. Rekisterin vastuuhenkilö huolehtii - rekisterin tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä - periaatteista ja menettelyistä, joilla käyttöoikeudet myönnetään, rekisteröidyn informointi ja tarkastusoikeus toteutetaan, tietoja korjataan ja tietoja luovutetaan - rekisteriselosteen laatimisesta