ESISELVITYSRAPORTTI PROJEKTI ALPE ESISELVITYSRAPORTTI ESISELVITYSRAPORTIN TIEDOT Versio 1.0 Laatija ALPE-projektiryhmä Laatimispäivämäärä 10.1.2012 Tila Hyväksytty Hyväksyjä OKM Ohjausryhmä Hyväksymispäivämäärä 10.1.2012 Organisaatio MUUTOSHISTORIA Versio Tekijä Pvm. Muutokset 0.1 Arja Törmälä 1.9.2011 Ensimmäinen versio, sisältäen otsikot 0.4 Arja Törmälä, 2.12.2011 Versio sisäiseen kommentointiin Katariina Männikkö, Veli-Matti Malinen 0.6 Arja Törmälä 16.12.2011 Korjaukset OPH:n tieto- ja neuvontapalveluiden kommenttien perusteella 0.7 Arja Törmälä 31.12.2011 Korjaukset PMO:n katselmoinnin jälkeen 1.0 Arja Törmälä 10.1.2012 Esiselvitysraportti hyväksyttiin OKM:n ohjausryhmässä kommentein. Kommentit on korjattu dokumenttiin: lisätty kappaleeseen 1.1. opintohallintajärjestelmät lisätty rajauksiin tietohallintolaki ja nuorisolaki lisätty kappaleeseen 3.9 maahanmuuttajille suunnattu Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors, telefon 040 348 7555, fax 040 348 7865, fornamn.efternamn@oph.fi, www.oph.fi
ESISELVITYSRAPORTTI 2 (60) lukioon valmistava koulutus tarkennettu harjoitteluhaun käyttöaikaa hakijoiden osalta kappaleeseen 4.5
ESISELVITYSRAPORTTI 3 (60) SISÄLTÖ 1 JOHDANTO... 6 1.1 Esiselvityksen tavoitteet... 6 1.1.1 Opintohallintojärjestelmät... 7 1.1.2 Esiselvityksessä käytetyt tietolähteet... 7 1.1.3 Nykytilakysely yhteishaun ulkopuolisen koulutuksen järjestäjille... 8 1.2 Rajaukset... 8 1.3 Termit ja määritteet... 9 2 SIDOSRYHMÄT... 11 2.1 Opetus- ja kulttuuriministeriö... 11 2.2... 11 2.3 Koulutuksen järjestäjät... 12 2.4 Koulutusorganisaatiot... 12 2.5 Hakija... 13 2.6 Muut sidosryhmät... 13 2.6.1 Kansaneläkelaitos... 13 2.6.2 Tilastokeskus... 13 2.6.3 Työ- ja elinkeinoministeriö... 14 2.6.4 Kuntien tai kuntayhtymien etsivän nuorisotyön työntekijät... 14 3 AMMATILLISEN PERUSKOULUTUKSEN JA LUKIOKOULUTUKSEN HAKU- JA VALINTAPALVELUIDEN NYKYTILA... 15 3.1 Opetus- ja kulttuuriministeriön rooli prosessissa... 15 3.2 KOULUTA-tarjonta... 15 3.3 ylläpitäjänä... 16 3.4 Koulutuksen järjestäjän palvelut... 16 3.5 Lähettävän koulutusorganisaation palvelut... 17 3.6 Vastaanottavan koulutusorganisaation palvelut... 17 3.7 Hakijan palvelut... 19 3.8 Ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishakuprosessi... 20 3.9 Hakuprosessit yhteishaun ulkopuoliseen koulutukseen... 21 3.9.1 Hakuprosessi perusopetuksen lisäopetukseen... 22 3.9.2 Hakuprosessi ammatillisen koulutuksen ohjaavaan ja valmistavaan koulutukseen... 23 3.9.3 Hakuprosessi vammaisten opiskelijoiden valmentavaan ja kuntouttavaan opetukseen ja ohjaukseen ammatillisessa peruskoulutuksessa... 23 3.9.4 Hakuprosessi erityisoppilaitoksiin... 24 3.9.5 Hakuprosessi maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen valmistavaan koulutukseen 25 3.9.6 Hakuprosessi maahanmuuttajien lukiokoulutukseen valmistavaan koulutukseen... 25 3.9.7 Hakuprosessi vieraskieliseen ammatilliseen peruskoulutukseen... 25
ESISELVITYSRAPORTTI 4 (60) 3.9.8 Hakuprosessi Steiner-lukioihin, International School of Helsinki lukioon sekä Helsingin Saksalaisen koulun lukioon... 26 3.9.9 Hakuprosessi nuorille suunnattuun vapaan sivistystyön koulutukseen... 26 3.9.10 Hakuprosessi oppisopimuskoulutukseen... 27 3.10 Palvelut muiden sidosryhmien näkökulmasta... 27 3.11 Tilastotietopalvelut... 27 3.12 KOULUTAn raportit... 28 3.13 Liittymät opintohallintojärjestelmiin... 28 3.14 Ohjaus- ja neuvontapalvelut... 29 3.14.1 Yhteishakuun kuuluvan koulutuksen ohjaus- ja neuvontapalvelut... 29 3.14.2 Yhteishaun ulkopuolisen koulutuksen ohjaus- ja neuvontapalvelut... 30 3.15 Viestintä... 31 3.15.1 Viestintä yhteishaun ulkopuolisessa prosessissa... 33 4 VAATIMUKSET PERUSOPETUKSEN JÄLKEISEN KOULUTUKSEN HAKU- JA VALINTAPALVELUILLE... 34 4.1 Kehitystarpeet opetus- ja kulttuuriministeriön osalta... 34 4.2 Vaatimukset tarjontatiedoille... 35 4.3 Vaatimukset opetushallituksen kannalta... 35 4.4 Vaatimukset koulutuksen järjestäjän palveluille... 36 4.5 Vaatimukset lähettävän koulutusorganisaation palveluille... 37 4.6 Vaatimukset vastaanottavan koulutusorganisaation palveluille... 37 4.7 Vaatimukset hakijan kannalta... 38 4.8 Vaatimukset ammatillisen ja lukiokoulutuksen yhteishakuprosessille... 41 4.9 Vaatimukset ohjaukselle ja neuvonnalle... 42 4.10 Vaatimukset todennetun osaamisen rekisterille... 43 4.11 Vaatimukset operatiivisille raporteille... 43 4.12 Opintohallintojärjestelmille asetettavat vaatimukset... 44 4.13 Konversiovaatimukset... 45 4.14 Järjestelmälle asetettavat muut vaatimukset... 45 4.14.1 Tietoturvallisuus... 46 4.14.2 Suorituskykyvaatimukset... 47 5 PERUSOPETUKSEN JÄLKEISEN KOULUTUKSEN HAKU- JA VALINTAPALVELUIDEN TAVOITERATKAISUN KUVAUS... 48 5.1 Tavoitetila virkailijan näkökulmasta... 48 5.2 Tavoitetila opetushallituksen ylläpidon kannalta... 50 5.2.1 Tavoitetila lähettävän koulutusjärjestäjän palveluiden kannalta... 50 5.2.2 Tavoitetila vastaanottavan koulutusorganisaation palveluille... 51 5.3 Tavoitetila hakijan palveluille... 53 5.4 Käyttäjähallinnan tavoitetila... 54 5.5 Viestinnän tavoitetila... 55 5.6 Tavoitetila ammatillisen peruskoulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishakuprosessille... 56 5.7 Tavoitetila muun perusopetuksen jälkeisen koulutuksen haku- ja valintaprosessille... 56 5.7.1 Tavoitetila erityisoppilaitosten hakuprosessille... 58
ESISELVITYSRAPORTTI 5 (60) 5.7.2 Hakuprosessi yksityisiin lukioihin kuten Steiner-lukioihin, International School of Helsinki lukioon ja Helsingin Saksalaisen koulun lukioon... 58 5.7.3 Hakuprosessi vapaan sivistystyön koulutukseen... 59 5.7.4 Tavoitetila oppisopimuskoulutukseen hakeutumiseen... 59 6 JATKOTOIMENPITEET... 60
ESISELVITYSRAPORTTI 6 (60) 1 JOHDANTO Valtiovarainministeriö on käynnistänyt 2.2.2011 opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoiman Oppijan verkkopalveluiden toteutustyöt osana SADe-ohjelmaa. vastaa opetus- ja kulttuuriministeriön ohjauksella palvelukokonaisuuteen kuuluvien hakeutujan palveluiden ja todennetun osaamisen rekisterin toteutuksesta ja toimii niiden omistajana. Opetusministeriö käynnisti 22.11.2008 sähköisen hakujärjestelmähankkeen toisen vaiheen (KOULUTA 2), jonka tavoitteena oli pirstaleisen koulutustarjontatiedon kokoaminen sekä kattavan hakupalvelun luominen myös yhteishaun ulkopuolella olevaan koulutukseen ja aikuiskoulutukseen. Tarkoitus on tarjota hakupalvelu, jonka kautta voi hakea myös toisen asteen yhteishaun ulkopuoliseen perusopetuksen jälkeiseen koulutukseen. Toisen vaiheen varsinainen suunnittelu- ja toteutustyö siirrettiin osaksi SADeohjelmaa. Nykyiset ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen haku- ja valintajärjestelmät on tarkoitus uusia entistä asiakaslähtöisimmiksi. Nykyiseen KOULUTA -järjestelmään kohdistuu merkittäviä automatisointiin liittyviä muutostarpeita, joiden tarkoitus on vähentää manuaalista ylläpitoa ja sujuvoittaa haku- ja valintaprosessia. Voimassa olevaan lainsäädäntöön opiskelijaksi ottamisen perusteista ammatilliseen koulutukseen (167/2002) ja lukiokoulutukseen (856/2006) on myös tulossa huomattavia muutoksia, jotka tullaan toteuttamaan uuteen haku- ja valintajärjestelmään. Muutosten toteuttaminen nykyiseen järjestelmään ei ole taloudellisesti kannattavaa. Nykyisistä järjestelmistä (KOULUTA ja HaeNyt) luovutaan uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen. Tämä esiselvitysraportti tarkentaa aiemmin tehtyä selvitystyötä ja kehitystarpeita yhteishakuun kuuluvan, että perusopetuksen jälkeisen yhteishaun ulkopuolisen koulutuksen haku- ja valintapalveluiden osalta. Aikuiskoulutuksesta ja korkeakoulujen hakujärjestelmistä on tehty oma esiselvitysraportti. Raportin tekemiseen ja tavoitteiden asettamiseen ovat osallistuneet erityisasiantuntijat Veli-Matti Malinen ja Katariina Männikkö sekä projektipäällikkö Arja Törmälä. Esiselvityksen lopputuloksena syntyi tämä raportti, jonka pohjalta ehdotetaan vaatimuksia, tavoitteita ja jatkotoimenpiteitä hyväksyttäväksi ja toteutettavaksi osana hakeutuja palveluita. Esiselvitysraportti on katselmoitu opetushallituksen laaturyhmän (PMO) ja muun henkilöstön toimesta. Sisäisen katselmoinnin jälkeen raportti lähetetään opetus- ja kulttuuriministeriön ohjausryhmälle hyväksyttäväksi ja tarvittaessa laajemmalle lausuntokierrokselle. 1.1 Esiselvityksen tavoitteet Esiselvityksen tavoitteena oli tunnistaa järjestelmän käyttäjien tarpeet haku- ja valintapalveluihin liittyville toiminnallisuuksille. Tarvekartoituksen pohjalta muodostettiin tavoiteratkaisu haku- ja valintaprosesseille toiminnallisesta näkökulmasta. Vaatimukset ja tavoiteratkaisu pyrittiin esittämään sillä tarkkuudella, että ratkaisun pohjalta on mahdollista määritellä uudet haku- ja valintapalvelut. Esiselvitys koostuu nykytilan kuvauksesta, vaatimusten kartoituksesta ja tavoitetilan kuvauksesta. Esiselvityksen tekemiseen on käytetty seuraavia suosituksia soveltaen:
ESISELVITYSRAPORTTI 7 (60) JHS 171 ICT-palvelujen kehittäminen: Kehittämiskohteiden tunnistaminen JHS 172 ICT-palvelujen kehittäminen: Esiselvitys Nykytilan analyysiä varten kuvattiin nykyisin käytössä olevien ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen haku- ja valintajärjestelmien toiminnallisuuksien ja prosessien nykytila sekä jokaisen muun perusopetuksen jälkeisen yhteishaun ulkopuolisen koulutuksen haku- ja valintaprosessien nykytila. Nykytila-analyysin tavoitteena oli kuvata vaatimukset uusille haku- ja valintapalveluille esiselvityksen aikana löydettyjen kehittämistarpeiden pohjalta. Esiselvityksessä etsittiin vastauksia kysymyksiin: Mikä nykyisissä HaeNyt- ja KOULUTA -järjestelmissä on toiminut hyvin ja mikä huonosti eri sidosryhmien kannalta ja mitä toiminnallisuutta pitäisi kehittää uusiin haku- ja valintapalveluihin? Miten muu perusopetuksen jälkeinen yhteishaun ulkopuolinen koulutus saadaan osaksi perusopetuksen päättävälle nuorelle tai ilman toisen asteen tutkintoa olevalle nuorelle suunnattuja hakeutujan palveluita? Mitä liittymiä muihin järjestelmiin tai palveluihin tarvitaan perusopetuksen jälkeisiin haku- ja valintapalveluihin ja niiden tietosisältöihin liittyen? Esiselvityksessä tunnistettiin myös hankkeen muita projekteja koskevia vaatimuksia. Nykytilan analysoinnin ja vaatimusten tunnistuksen jälkeen muodostettiin tavoitetila uusille haku- ja valintapalveluille. 1.1.1 Opintohallintojärjestelmät Esiselvityksen aikana kuvattiin myös nykytila opintohallintojärjestelmien näkökulmasta ja tunnistettiin opintohallintojärjestelmille asetettavia vaatimuksia. Opintohallinnon yleinen järjestelmäkehitys tulee osaksi oppijan verkkopalvelut hanketta, joten tavoitetilaa ei tässä esiselvityksessä kuvattu. Tiedonsiirtorajapintapalvelut mahdollistavat tiedonsiirrot opintohallintojärjestelmiin ja muihin ulkoisiin järjestelmiin. Esiselvityksessä on kuvattu yleisellä tasolla ne tiedot, jotka siirretään tiedonsiirtopalveluilla järjestelmien välillä. Tavoitetila tiedonsiirtopalveluiden osalta kuvataan hankkeen yhteiset palvelut projektissa. 1.1.2 Esiselvityksessä käytetyt tietolähteet Esiselvityksen lähdemateriaalina käytettiin yhteishakuun kuulumattoman koulutuksen osalta sähköisen hakujärjestelmähankkeen toisen vaiheen tuottamia materiaaleja (jaosten pöytäkirjat, loppuraportit ym. kartoitukset). KOULUTAn toisen vaiheen hankkeelle asetettiin erityisoppilaitosten jaosto sekä perusopetuksen jälkeisen koulutuksen jaosto, joissa käsiteltiin ja kuvattiin erityisoppilaitoksiin, perusopetuksen lisäopetukseen, ammattistarteille sekä maahanmuuttajien ammatilliseen koulutukseen valmistavaan koulutukseen hakeutumisen nykytilaa sekä tavoiteratkaisuja. Tavoiteratkaisu ja tarkennettu määrittely kuvattiin KOULUTA2-hankkeen loppuraportissa 1.2.2010. Ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen haku- ja valintajärjestelmän kehitystarpeiden kartoituksen osalta hyödynnettiin hakijoilta, kentän edustajilta sekä Opetushallituksen asiantuntijoilta kerättyjä ja eri virkailija- ja hakijakyselyiden kautta saatuja kehittämisehdotuksia. Nykytilan selvittämisessä konsultoitiin Opetushallituksen eri asiantuntijoita sekä lähetettiin kyselyt yhteishaun ulkopuolisen koulutuksen järjestäjille ja tältä pohjalta tarkennettiin nykytila- ja tavoitetilakuvauksia.
ESISELVITYSRAPORTTI 8 (60) 1.1.3 Nykytilakysely yhteishaun ulkopuolisen koulutuksen järjestäjille Esiselvitysvaiheessa yhteishaun ulkopuolisten koulutusten haku- ja valintaprosessien nykytilaa kartoitettiin tekemällä kysely yhteishaun ulkopuolista koulutusta järjestäville koulutusorganisaatioille. Kysely lähetettiin 9.11. ja vastausaikaa kyselyyn oli 21.11. asti. Kyselyn yhteydessä pyydettiin oppilaitoksia myös toimittamaan yhteishaun ulkopuolisen koulutuksen hakulomakkeet opetushallitukselle. Kyselyyn saatiin 1124 vastausta ja 97 hakulomaketta. Kaikissa vastauksissa ei vastattu kaikkiin kysymyksiin. Jokaista yhteishaun ulkopuolista koulutusta koskien saatiin useita kymmeniä vastauksia. Puolet kaikista vastaajista oli sellaisesta organisaatiosta, jossa järjestettiin myös yhteishakuun kuuluvaa koulutusta. Vastanneista n. puolet oli rehtoreita, n. kolmasosa opinto-ohjaajia ja loput esim. koulutussuunnittelijoita, koulutuspäällikköjä, opintosihteerejä, kanslisteja, opettajia, sivistystoimenjohtajia tai apulaisrehtoreita. N. 80 % oppilaitoksista oli sellaisia, joissa hakijoita ja hyväksyttyjä yhteishaun ulkopuoliseen koulutukseen oli alle 50. Noin18 % oppilaitoksista hakija- ja hyväksymismäärät liikkuivat muutamissa sadoissa. Ainoastaan muutamalla prosentilla luvut olivat yli viidensadan tai tuhannen. Nykytilakyselyssä kartoitettiin yhteishaun ulkopuolisten koulutusten hakeutumiseen ja valintoihin liittyviä käytäntöjä. Kyselyssä keskityttiin mm. koulutustiedotukseen, aikatauluihin, valintaperusteisiin, viestintään hakijatilanteen seurantaan sekä oppilaitoksen ohjaus- ja neuvontakäytäntöihin. Vastaajan oli myös mahdollista tuoda esiin yhteishaun ulkopuoliseen koulutukseen liittyviä muita kehittämisehdotuksia tai kommentteja. Kyselyn tuloksia käytettiin nykyisten haku- ja valintaprosessien kuvauksissa ja niiden pohjalta pyrittiin tuottamaan koulutusorganisaatioiden nykytilaa palveleva tavoiteratkaisun kuvaus. 1.2 Rajaukset Uusien palveluiden määrittelyssä ja toteuttamisessa on otettava huomioon mm. seuraavat keskeiset lait: Laki ammatillisesta koulutuksesta (630/1998) Lukiolaki (629/1998) Laki opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä (1058 /1998) Hallintolaki (434/2003) Asetus ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishausta (30/2008) Asetus opiskelijaksi ottamisen perusteista ammatilliseen koulutukseen (167/2002) Asetus opiskelijaksi ottamisen perusteista lukiokoulutukseen (856/2006) Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011) Oppijan verkkopalveluiden liittymiä kehitettäessä tulee ottaa huomioon tietohallintolaki (634/2011) järjestelmien yhteentoimivuuden edistämiseksi ja varmistamiseksi julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurissa kuvatulla tavalla. Vaatimus koskee opintohallintojärjestelmien ja tiedonsiirtorajapintapalveluiden kehittämisen lisäksi myös muiden ulkoisten järjestelmien kehittämistä, jotka järjestelmät hyödyntävät tai siirtävät tietoa oppijan verkkopalveluihin. Julkisuutta ja tietosuojaa koskevat säädökset perus- ja toisen asteen opetuksessa ja etsivässä nuorisotyössä, jotka on myös otettava huomioon järjestelmää kehitettäessä:
ESISELVITYSRAPORTTI 9 (60) Perusopetuslaki (628/1998); muutokset 642/2010. erityisesti 40 ja 41 Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999); salassa pidettävät asiakirjat 24 Henkilötietolaki (523/1999); laki toteuttaa yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojaa turvaavia perusoikeuksia henkilötietoja käsiteltäessä sekä edistää hyvän tietojenkäsittelytavan kehittämistä ja noudattamista, henkilörekistereitä koskevat säännökset Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), potilasasiakirjojen salassapito 13 Nuorisolaki (72/2006), erityisesti 7 1.3 Termit ja määritteet Raportissa pyritään käyttämään yhtenäistä kansallista opetustoimen käsitteistöä. Opetus- ja kulttuuriministeriön hallinnoima opetustoimen sanastohanke kokoaa korkeakoulujen, ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen, aikuiskoulutuksen, vapaan sivistystyön sekä peruskoulutuksen käsitteistöt yhtenäiseksi opetustoimen käsitteistöksi. Sanastohankkeessa syntyvä yhtenäinen käsitteistö tulee mahdollistamaan tietojen yhteismitallisuuden sekä tietojärjestelmien yhteen toimivuuden sekä tukee opetustoimialan tiedonhallintaa. Sanastotyön on tarkoitus valmistua kevään 2012 aikana. Tässä raportissa on lisäksi käytetty seuraavia käsitteitä: Käsite Kuvaus Järjestelmä, tietojärjestelmä sisältää ohjelmiston ja tietovarastojen lisäksi myös laitteet, järjestelmän käyttäjät ja manuaaliset prosessit Konversio vanhan järjestelmän tietosisältö siirretään uuden järjestelmän käyttöön tulevaan tietovarastoon Määrittely, vaatimusmäärittely tarkoituksena on selvittää järjestelmälle asetettavat toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset ja kuvata sen pohjalta kehitettävän järjestelmän haluttu toiminnallisuus Ohjelmisto kattaa tietokoneohjelmat ja niihin liittyvän dokumentaation Oppijan verkkopalvelut Oppijan verkkopalveluihin kuuluu Hakeutujan palvelut, Opintojen aikaiset palvelut, Siirtymävaiheen palvelut, Työja elinkeinoelämän palvelut sekä Todennetun osaamisen rekisteri Hakeutujan palvelut Hakeutujan palveluihin sisältyy informaatiopalvelut ja hakemiseen liittyvät palvelut (koulutustiedot, urasuunnittelu, ohjaus ja neuvontapalvelut, hakeutuminen, valinnat, paikan vastaanotto) Todennetun osaamisen rekisteri (TOR) TOR on rekisteri jonne kerätään koulutuksesta saatu sekä muu todennettu osaaminen (kuten päättö- ja tutkintotodistukset ja arvosanat) Oppija Henkilö, joka hakee tietoja tutkinnoista tai koulutuksista Oppijan verkkopalveluista Hakija Henkilö, joka käyttää Oppijan verkkopalveluiden palveluita
ESISELVITYSRAPORTTI 10 (60) Virkailija hakeakseen koulutukseen Henkilö, joka käyttää Oppijan verkkopalveluiden virkailijatoimintoja eri tilanteissa tiedon hakemiseen ja tuottamiseen.
ESISELVITYSRAPORTTI 11 (60) 2 SIDOSRYHMÄT Keskeisiä käyttäjiä haku- ja valintapalveluiden kannalta ovat kansalaiset ja koulutuksen parissa työskentelevät viranomaiset. Keskeisimmät sidosryhmät on kuvattu seuraavissa kappaleissa. Sidosryhmät on jaettu järjestelmän ylläpitäjiin, käyttäjiin ja muihin sidosryhmiin. Ylläpitäjillä tässä dokumentissa tarkoitetaan tahoja, jotka kehitysprojektin aikana ja sen jälkeen vastaavat järjestelmän kehityksestä ja ylläpidosta. Järjestelmän käyttäjät käyttävät Oppijan verkkopalveluiden palveluita jossakin roolissa. Muut sidosryhmät hyödyntävät järjestelmästä saatavaa tietoa omassa toiminnassaan. 2.1 Opetus- ja kulttuuriministeriö Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) ohjaa ja toteuttaa hallitusohjelmassa sovittuja toimia omalla hallinnonalallaan. Strategiset linjaukset ja lainsäädäntö, budjettivarojen jako ja toimialan tulos- ja informaatio-ohjaus ovat keskeisiä keinoja hallitusohjelman toteutukseen. Ministeriö valmistelee valtioneuvostolle ja eduskunnalle hallinnonalaa koskevat lait, asetukset ja päätökset. Niiden lisäksi ministeriö voi antaa päätöksiä, määräyksiä ja ohjeita. Opetus- ja kulttuuriministeriö voi myöntää kunnalle, kuntayhtymälle, rekisteröidylle yhteisölle tai säätiölle taikka valtion liikelaitokselle luvan koulutuksen järjestämiseen (12.8.2011/951). Opetus- ja kulttuuriministeriön linjaukset ja eduskunnan hyväksymä lainsäädäntö asettavat ne tavoitteet ja rajoitukset joiden puitteissa Oppijan verkkopalvelut tullaan toteuttamaan ja ylläpitämään. Koulutuksen järjestämis- tai ylläpitämisluvat ovat keskeinen osa järjestelmän perustietoja. Opetus- ja kulttuuriministeriö vahvistaa ammatillisen ja lukiokoulutuksen yhteishaun opiskelijaksi ottamisen perusteet sekä aikataulut. Opetus- ja kulttuuriministeriö käyttää myös haku- ja valintapalveluista saatavia tilastotietoja omassa toiminnassaan. 2.2 (OPH) toimii ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen opiskelijavalintarekisterin ylläpitäjänä. vastaa opiskelijavalintarekisterin tietojen kokoamisesta ja yhteishaun valtakunnallisesta toteutuksesta sekä koulutukseen hakemiseen ja opiskelijaksi ottamiseen liittyvästä yleisestä tiedottamisesta, ohjauksesta ja neuvonnasta. päättää myös opiskelijavalintarekisterin pitoon liittyvästä tarkemmasta aikataulusta. Rekisteriä käytetään valittaessa opiskelijoita ammatilliseen ja lukiokoulutukseen. Opiskelijavalintarekisteriä käytetään: opinnoista ja opiskelijavalinnoista tiedottamiseen; koulutukseen hakeutumisen, opiskelijavalinnan ja opiskelupaikan vastaanottamisen järjestämiseen, sekä koulutukseen hakeutumisen ja opiskelijavalinnan seuraamiseen; opiskelijoiden valintaa, valintojen kehittämistä ja opintojen järjestämistä varten tarpeellisten tietojen antamiseen ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjille; tiedottamiseen koulutusmahdollisuuksista ilman opiskelupaikkaa jääneille hakijoille; tietojen tuottamiseen hakijoista ja opiskelijaksi otetuista koulutusjärjestelmän seurantaa ja arviointia varten; sekä muihin opiskelijoiden valitsemista varten tarpeellisiin toimintoihin.
ESISELVITYSRAPORTTI 12 (60) Opiskelijavalintarekisterin pitäjällä on oikeus saada tietoja hakijasta eri viranomaisilta laissa määritellyin rajoituksin. Opiskelijavalintarekisteristä saa luovuttaa tietoja muille viranomaisille laissa (Laki opiskelijavalintarekisteristä ja ylioppilastutkintorekisteristä 18.12.1998/1058) määritellyin rajoituksin. 2.3 Koulutuksen järjestäjät Koulutuksen järjestäjällä tarkoitetaan tahoa, jonka tehtävänä on organisoida, rahoittaa ja ylläpitää koulutusta. Koulutuksen järjestäjät ovat yleensä kuntia, kuntayhtymiä, rekisteröityjä yhteisöjä ja säätiöitä tai valtion liikelaitoksia. Koulutuksen järjestäjät vastaavat järjestämislupansa puitteissa koulutuksen organisoinnista omalla alueellaan, koulutuksen suuntaamisesta alueensa elinkeino- ja työelämän tarpeiden mukaisesti, sekä opetussuunnitelmien sisällöistä opetussuunnitelmien perusteiden pohjalta. He päättävät itsenäisesti myös siitä, millaisia oppilaitoksia tai toimipisteitä ne ylläpitävät. Vuonna 2010 koulutuksen järjestäjiä oli 793 kappaletta (Lähde: Tilastokeskus, Koulutustilastot 2010). Koulutuksen järjestäjän palveluksessa koulutuksen parissa toimivat henkilöt ovat yksi järjestelmän virkailijakäyttäjäryhmistä. 2.4 Koulutusorganisaatiot Koulutusta järjestetään erilaisissa koulutusorganisaatioissa kuten peruskouluissa, lukioissa, ammatillisissa oppilaitoksissa, ammatillisissa erityisoppilaitoksissa, vapaan sivistystyön oppilaitoksissa ja opintokeskuksissa Koulutusorganisaatiolla tarkoitetaan sellaista yksikköä, jolla on rehtori tai muu johtaja, jonka palveluksessa ovat opettajat ja muu henkilökunta (työnantajan rooli), jolla on tilinpito- tai muu asiakirjojen laatimisvelvollisuus, jonka opiskelijoiksi opiskelijat rekisteröidään, jonka toimintaa laki tai asetus säätelee, joka noudattaa valtakunnallista opetussuunnitelmaa ja jota julkinen viranomainen rahoittaa tai valvoo. Uusi koulutusorganisaatio perustetaan, lakkautetaan tai yhdistetään toiseen koulutusorganisaatioon koulutuksen järjestäjän tai muun viranomaisten päätösten perusteella. Vuonna 2010 peruskouluja oli 2914 kappaletta, lukioita 395, perus- ja lukioasteen kouluja 38, ammatillisia oppilaitoksia 197, musiikkioppilaitoksia 88, liikunnan koulutuskeskuksia 14, kansanopistoja 82, korkeakouluja 44 ja muita oppilaitoksia 251 kappaletta. Oppilaitoksia oli yhteensä 4023 kappaletta, joissa opiskeli yhteensä 1,96 miljoonaa opiskelijaa. (Lähde: Tilastokeskus, Koulutustilastot 2010) Koulutusorganisaation on huolehdittava omalta osaltaan tietojen ylläpitämisestä järjestelmässä. Koulutusorganisaatiot toimivat omalta osaltaan opiskelijavalintarekisterin osarekisterinpitäjinä Opetushallituksen lukuun. Lähettävä koulutusorganisaatio on taho, jossa hakija on parhaillaan opiskelemassa ja jossa hän päättää opintonsa. Vastaanottava koulutusorganisaatio on taho, jonka järjestämään koulutukseen hakija hakee päästäkseen ammatilliseen tutkintoon tai ylioppilastutkintoon johtavaan koulutukseen tai muuhun perusopetuksen jälkeiseen koulutukseen. Vuonna 2010 peruskouluissa opiskelee 531 000 opiskelijaa, perus- ja lukioasteen kouluissa 25000, lukioissa 120100, ammatillisissa oppilaitoksissa 254100, korkeakouluissa 317400, musiikkioppilaitoksissa 66600, liikunnan koulutuskeskuksissa 1700, kansanopistoissa 540500 ja muissa oppilaitoksissa 625300 opiskelijaa (Lähde: Tilastokeskus, Koulutustilastot 2010).
ESISELVITYSRAPORTTI 13 (60) Eri koulutusorganisaatioissa työskentelevät henkilöt ovat yksi järjestelmän virkailijakäyttäjäryhmistä. 2.5 Hakija Hakija on järjestelmän loppukäyttäjä. Hakija pyrkii haluamaansa koulutukseen sähköisen hakupalvelun avulla tai täyttämällä paperihakemuksen. Hakija hyödyntää Oppijan verkkopalveluiden eri palveluita koulutustiedon ja siihen liittyvien tietojen hakemiseen ja koulutukseen hakemiseen liittyen. Hakijalla voi olla myös jokin erityisen tuen tarve (vamma, sairaus, oppimisvaikeuksia tms.), jolloin erityisen tuen tarve ja sen aiheuttamat rajoitukset tulee huomioida järjestelmän käytössä esteettömyysvaatimuksena. Hakijalla on oikeus myös henkilötietolain mukaiseen omien tietojensa tarkistukseen Opetushallituksen rekistereistä. Peruskoulun 9. luokan päättäneitä oli v. 2010 n. 64 000. Heistä n. 50 % jatkoi opintoja lukiossa. n. 41 % jatkoi opintoja toisen asteen ammatillisessa koulutuksessa. Tutkintotavoitteista opiskelua ei jatkanut n. 8,9 % peruskoulun päättäneistä. Kokonaan hakematta jätti vajaat 2 % peruskoulun päättäneistä. (lähde: Tilastokeskus, Koulutustilastot 2011). Tilastotietoa ei ole saatavissa peruskoulun päättäneiden oppilaiden hakemisesta ja sijoittumisesta seuraaviin koulutuksiin: ammatillisen peruskoulutukseen ohjaava ja valmistava koulutus vammaisten opiskelijoiden valmentava ja kuntouttava opetus ja ohjaus ammatillisessa peruskoulutuksessa ammatillisten erityisoppilaitosten järjestämä koulutus maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen ja lukioon valmistava koulutus Voidaan kuitenkin todeta, että vuosittain lisäopetuksessa ja ammatilliseen peruskoulutukseen ohjaavassa ja valmistavassa koulutuksessa aloittaa molemmissa n. 1 500 uutta opiskelijaa. Peruskoulun 9 luokalta tai lisäopetuksesta valmistuu vuosittain noin 60 000 oppilasta, jotka tulevat uuden hakujärjestelmän käyttäjiksi. 2.6 Muut sidosryhmät 2.6.1 Kansaneläkelaitos Kansaneläkelaitos (KELA) hoitaa Suomessa asuvien sosiaaliturvaa eri elämäntilanteissa. Haku- ja valintapalveluista tuotetaan tietoa oppilaitokseen hyväksytyistä ja paikan vastaanottaneista hakijoista erilaisia opiskeluun liittyvien tukien hakemista varten. Haku- ja valintapalveluista tuotetaan tietoa myös tutkinnon suorittaneista henkilöistä valtion työeläketietoja varten. Tiedonsiirto opetushallituksen opiskelijavalintarekisteristä Kansaneläkelaitokselle tehdään sähköisenä tiedonsiirtopalveluna. 2.6.2 Tilastokeskus Tilastokeskus tuottaa valtaosan Suomen virallisista tilastoista. Koulutukseen liittyvät tilastot kuvaavat koko koululaitosta esiopetuksesta aikuiskoulutukseen. Tilastokeskus toimittaa mm. tilastot ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen opiskelijoista ja tutkinnon suorittaneista, ammatillisen koulutuksen erityisopetuksesta, koulutukseen hakeutumisesta, koulutuksen keskeyttäneistä, opintojen kulusta sekä sijoittumisesta koulutuksen jälkeen. Tietoja tilastoja varten saadaan opetushallituksen opiskelijavalintarekistereistä (tiedot peruskoulun päättäneistä ja hakeneista) sekä koulutuksen järjestäjiltä ja
ESISELVITYSRAPORTTI 14 (60) koulutusorganisaatioilta kerätyistä tiedoista (tiedot uusista opiskelijoista ja keskeyttäneistä). Tilastokeskus kerää myös tiedot tutkinnon suorittaneista ja aiemmasta koulutuksesta omaan tutkintorekisteriinsä. Tiedonsiirto opetushallituksen järjestelmien ja Tilastokeskuksen välillä tehdään sähköisinä tiedonsiirtopalveluina. 2.6.3 Työ- ja elinkeinoministeriö Työ- ja elinkeinoministeriön (TEM) toimialaan kuuluvat työllisyys, työttömyys ja julkinen työvoimapalvelu. Työ- ja elinkeinoministeriö vastaa julkisen työvoimapalvelun suunnittelusta, kehittämisestä ja toteuttamisesta. Ministeriössä valmistellaan työvoimapalveluihin liittyvä lainsäädäntö sekä ohjataan ja tuetaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksia ja niiden kautta työ- ja elinkeinotoimistoja palvelujen toteuttamisessa. Keskeisiä henkilöasiakaspalveluja ovat työnvälitys, ammatinvalinta ja urasuunnittelu, koulutus- ja ammattitietopalvelu, työvoimakoulutus sekä erilaiset työllistymistä edistävät tukipalvelut. Työnantajille tarjotaan mm. työntekijöiden hankintaan liittyviä rekrytointipalveluja, koulutuspalveluja sekä erilaisia syvennettyjä, maksullisia palveluja. TEM hyödyntää haku- ja valintapalveluista saatavaa tietoa ja toiminnallisuuksia omassa toiminnassaan. 2.6.4 Kuntien tai kuntayhtymien etsivän nuorisotyön työntekijät Etsivän nuorisotyön tavoitteena on tavoittaa alle 29-vuotiaita nuoria, jotka ovat jäämässä koulutuksen ja työelämän ulkopuolelle ja jotka tarvitsevat tukea ja ammatillista ohjausta saavuttaakseen julkisen sektorin palvelut. Koulutuksen järjestäjän tai koulutusorganisaatiot voivat tarvittaessa luovuttaa (Nuorisolaki (72/2006)), tietoja etsivän nuorisotyötä järjestävälle kunnalle sellaisesta perusopetuksen päättäneestä nuoresta, joka ei ole hakenut tai sijoittunut perusopetuksen jälkeisiin opintoihin. Tiedot ovat olemassa jo nykyisissä hakujärjestelmissä, mutta tietojen saatavuutta aluetasolla on parannettava. Tällä hetkellä tiedot ovat saatavissa järjestelmästä ainoastaan oppilaitoksittain. Uusi järjestelmä tarjoaa mahdollisuuden koulutuksen järjestäjälle saada aluekohtaisia raportteja järjestelmästä syrjäytymisvaarassa olevista nuorista etsivää nuorisotyötä varten.
ESISELVITYSRAPORTTI 15 (60) 3 AMMATILLISEN PERUSKOULUTUKSEN JA LUKIOKOULUTUKSEN HAKU- JA VALINTAPALVELUIDEN NYKYTILA Ammatilliseen peruskoulutukseen ja lukiokoulutukseen haetaan yhteishaun kautta. Yhteishaun piirissä on suomen- ja ruotsinkielinen ammatillisesta koulutuksesta annetussa laissa tarkoitettu ammatillinen peruskoulutus ja lukiolaissa tarkoitettu lukiokoulutus, joka järjestetään päiväopetuksena. Yhteishaun kautta haetaan myös sellaiseen kotitalousopetukseen, joka järjestetään muuna kuin ammatillisena peruskoulutuksena. vastaa yhteishaun ja opiskelijavalintojen valtakunnallisesta toteuttamisesta. Yhteishaussa käytetään Opetushallituksen ylläpitämiä HaeNyt-nettihakujärjestelmää ja virkailijoille tarkoitettua KOULUTA- valinta- ja koulutustarjontajärjestelmää. Hakija täyttää nettihakemuksen HaeNytnettihakujärjestelmässä, josta hakemus siirtyy KOULUTA -järjestelmän hakurekisteriin. Haku- ja valintajärjestelmien toiminnallisuus perustuu asetuksiin opiskelijaksi ottamisen perusteista. KOULUTA -järjestelmä koostuu kahdesta erillisestä loogisesta kokonaisuudesta: KOULUTA-tarjonnasta sekä KOULUTA-valinnasta. Koulutuksen järjestäjät tallentavat koulutustarjontansa sekä yhteystietonsa KOULUTA-tarjontaan, ja KOULUTA-valinnan puolella suoritetaan haku- ja valintaprosessiin liittyvät tehtävät. ajaa keskitetyt esivalinta- ja valinta-ajot KOULUTA-järjestelmässä. Yhteishaun ulkopuolinen koulutus eli aikuisten ammatillinen peruskoulutus ja lukiokoulutus, ammatilliseen peruskoulutukseen ohjaava ja valmistava koulutus, näyttötutkintona suoritettava ammatilliseen perustutkintoon valmistava koulutus, oppisopimuskoulutuksena järjestettävä ammatillinen peruskoulutus, vieraskielinen ammatillinen peruskoulutus, ammatillisten erityisoppilaitosten järjestämä koulutus, vammaisten opiskelijoiden valmentava ja kuntouttava opetus ja ohjaus ammatillisessa peruskoulutuksessa, maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen valmistava koulutus, vapaan sivistystyön piiriin kuuluva koulutus sekä Helsingin saksalainen koulu, International School of Helsinki ja Steiner-koulut sekä muut yksityiset lukiot eivät ole mukana yhteishaussa. Yhteishaun ulkopuoliseen koulutukseen hakeutuminen hoidetaan oppilaitosten itse määrittämällä tavalla. 3.1 Opetus- ja kulttuuriministeriön rooli prosessissa Opetus- ja kulttuuriministeriö vahvistaa opiskelijaksi ottamisen perusteet ammatilliseen koulutukseen ja lukiokoulutukseen sekä yhteishaun valtakunnalliset aikataulut. Opetus- ja kulttuuriministeriö päättää koulutuksen järjestämisluvista. Koulutustarjontatietojen syöttö KOULUTAan on mahdollista vain järjestämisluvan saaneiden koulutusten osalta siltä osin, kun lupa koskee ammatillisia perustutkintoja. Lupatietojen tarkistus tehdään automaattisesti OKM:n ylläpitämän Koute-järjestelmän sisältämistä tiedoista. Muita kuin ammatillisten perustutkintojen lupatietoja ei tarkisteta koulutustarjontatietojen syötön yhteydessä. 3.2 KOULUTA-tarjonta Koulutuksen järjestäjät ja koulutusorganisaatiot päivittävät KOULUTAn koulutustarjontatietoihin seuraavat koulutukset: nuorille ja aikuisille tarkoitettu lukiokoulutus, ammatilliseen perustutkintoon johtava ja valmistava koulutus, kotitalousopetus, vammaisten opiskelijoiden valmentava ja kuntouttava opetus ja ohjaus, maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen valmistava koulutus, ammatti- ja erikoisammattitutkintoon valmistava koulutus, ei tutkintoon johtava aikuisten ammatillinen lisäkoulutus,
ESISELVITYSRAPORTTI 16 (60) vapaan sivistystyön vähintään 12 opintoviikkoa kestävä koulutus, perusopetus muissa kuin peruskouluissa ja perusopetuksen lisäopetus. Hakijat ja oppilaanohjaajat saavat tiedot koulutukseen hakeutumisesta, haku- ja valintakoeaikatauluista, eri koulutusasteiden valintaperusteista sekä oppilaitosten yhteystiedot KOULUTA järjestelmään päivitetyistä tarjontatiedoista. 3.3 ylläpitäjänä toimii haku- ja valintajärjestelmän ylläpitäjänä. Ennen yhteishakua opetushallitus toteuttaa haku- ja valintajärjestelmiin tarvittavat muutokset ja testaa järjestelmät sekä valmistelee ne muuten yhteishakua varten valmiiksi. Ylläpidettäviä tietoja ovat mm. yhteishaun ohjeet, tarkennetut aikataulut sekä järjestelmän aikatauluparametrit, jotka vaikuttavat siihen, mitä järjestelmässä on milloinkin mahdollista tehdä. Opetushallituksen ohjaus- ja neuvontapalvelu tukee ja opastaa järjestelmän käyttäjiä haku- ja valintaprosessin aikana. tallentaa rekisterin ylläpitäjänä sille lähetetyt paperihakemukset järjestelmään. tallentaa myös hakutoivemuutokset ja muut hakemuksiin tulleet korjaukset kuten arvosanamuutokset sekä yhteystietomuutokset hakemuksiin sekä tarvittaessa mitätöi hakemuksen. on yhteydessä hakijaan puhelimitse, sähköpostitse tai kirjeitse, mikäli havaitsee paperihakemuksissa tai muutos- tai mitätöintitoiveissa virheitä tai epäselvyyksiä. myös lähettää hakemuksen tulosteita pyynnöstä niitä tarvitseville hakijoille. ajaa keskitetysti esivalinta-ajot ja valinta-ajot järjestelmässä. on tallentanut valmiit viestipohjat koulutuksen järjestäjien käyttöön, jolloin koulutuksen järjestäjillä on mahdollisuus tulostaa valmiit kirjeet suoraan järjestelmästä. huolehtii jälkiohjauskirjeiden toimittamisesta valitsematta jääneille hakijoille. Jälkiohjauskirje sisältää mm. seuraavat asiat: hakijan esittämien hakutoiveiden valintapisteet koetuloksineen tieto varasijasta hakutoiveina olleisiin koulutuksiin tiedot ja ohjeet täydennyshakuun muutoksenhakua varten ohjeet ottaa ensisijaisesti yhteys oppilaitokseen ja päätökseen tyytymättömälle ohjeet valituksen tekemiseksi opiskelijaksi ottamista koskevasta päätöksestä; valituksen voi tehdä oman alueensa aluehallintovirastoon 14 päivän kuluessa siitä, kun päätös on annettu hakijalle tiedoksi. Jälkiohjauskirjettä voi käyttää hyväksi myös rajoitetun työmarkkinatuen hakemisessa mikäli hakija on 17-25-vuotias (lähde: Kansaneläkelaitoksen nettisivut) 3.4 Koulutuksen järjestäjän palvelut Kuntien, kuntayhtymien, rekisteröityjen yhteisöjen ja säätiöiden tai valtion liikelaitosten KOULUTA - järjestelmän vastuukäyttäjiksi nimetyt virkailijat luovat omien koulutusorganisaatioidensa virkailijoille käyttäjätunnuksia ja antavat käyttöoikeuksia järjestelmään, sekä mitätöivät vanhentuneita käyttäjätunnuksia. Koulutuksen järjestäjät voivat myös päivittää ylläpitämiensä koulutusorganisaatioiden koulutustarjontatietoja, kuten aloituspaikkojen määriä ja organisaatioiden yhteystietoja, järjestelmässä.
ESISELVITYSRAPORTTI 17 (60) 3.5 Lähettävän koulutusorganisaation palvelut Lähettävä taho on koulutusorganisaatio, jossa hakija on hakuhetkellä opiskelemassa, ja josta hakija valmistuu tai päättää muuten koulutuksen ja hakee koulutukseen. 9-luokan oppilaalle annetaan jatkoopintoihin pyrkimistä varten välitodistus oppiaineiden suorituksista samoin perustein kuin päättötodistus. Lähettävä koulutusorganisaatio valitsee järjestelmän vastuukäyttäjän keskuudestaan. Vastuukäyttäjällä on oikeus tehdä käyttäjätunnuksia ja antaa käyttöoikeuksia oman koulutusorganisaationsa henkilöille sekä päivittää organisaation yhteystietoja. Ennen jokaista hakukierrosta lähettävän tahon koulutusorganisaatio siirtää perusopetuksen ja perusopetuksen lisäopetuksen päättävien hakijoiden henkilötiedot KOULUTA -järjestelmään. Lähettävän koulutusorganisaation oppilaanohjaajat opastavat ja neuvovat hakijoita koulutukseen hakeutumiseen liittyvissä asioissa. Lähettävällä koulutusorganisaatiolla on erilaisia tapoja varmistaa alaikäisen hakijan huoltajan kuuleminen, jotta huoltaja tietää mihin hakija on hakemassa. Ennen lopullista valintojen tekemistä lähettävä koulutusorganisaatio siirtää päättöarviointitiedot hakijoille. Tietojen siirrot tehdään sähköisesti joko XML-muodossa koulutusorganisaatioiden opintohallintojärjestelmästä, tai peräkkäistiedostona CSV-muodossa. Muutama koulutusorganisaatio lähettää siirtotiedoston levyllä postitse opetushallitukselle, jossa siirto tehdään. Hakuaikana ja sen jälkeen lähettävän tahon koulutusorganisaation opinto-ohjaajat pääsevät järjestelmässä seuraamaan omien oppilaidensa hakeutumista sekä tekemään tarvittaessa henkilötieto- ja arvosanakorjauksia hakijoiden hakemuksiin ja tulostaa hakemuksen. Oppilaanohjaaja ei voi tehdä hakutoivemuutoksia hakemukseen. Valintojen jälkeen lähettävän tahon koulutusorganisaatio pääsee katsomaan omasta koulutusorganisaatiosta opintonsa päättäneiden hakijoiden valintatilanteen järjestelmästä ja tekemään tarvittaessa jälkiohjaustyötä. 3.6 Vastaanottavan koulutusorganisaation palvelut Vastaanottava koulutusorganisaatio on taho, johon hakija hakee päästäkseen ammatilliseen tai ylioppilastutkintoon tai johtavaan koulutukseen tai muuhun perusopetuksen jälkeiseen koulutukseen. Vastaanottava koulutusorganisaatio valitsee järjestelmän vastuukäyttäjän keskuudestaan. Vastuukäyttäjällä on oikeus tehdä käyttäjätunnuksia ja antaa käyttöoikeuksia oman organisaationsa henkilöille sekä päivittää organisaation yhteystietoja. Ennen hakukierrosta vastaanottava koulutusorganisaatio tallentaa koulutustiedot, koulutusten aloituspaikat, koulutuksen alkamis- ja päättymispäivämäärät, valinta- ja kielikokeiden ja mahdollisten haastattelujen päivämäärät ja mahdolliset opiskelijaksi ottamisen perusteet KOULUTA- järjestelmään varsinaisen yhteishaun, täydennys- ja lisähaun osalta. Vastaanottava koulutusorganisaatio voi itse päättää, järjestääkö se koulutukseen pääsy- ja soveltuvuuskokeen. Vastaanottava koulutusorganisaatio päättää myös koekutsukertoimen, eli kuinka monta kertaa aloituspaikkojen määrä hakijoita kutsutaan kokeeseen. Ammatillinen koulutusorganisaatio voi halutessaan järjestää myös kielikokeen niille hakijoille joiden äidinkieli on muu kuin koulutuksen opetuskieli.
ESISELVITYSRAPORTTI 18 (60) Opiskelijavalinta lukio-opintoihin tehdään pääosin päättötodistuksen lukuaineiden arvosanojen keskiarvon mukaan. Vastaanottava koulutusorganisaatio voi halutessaan kuitenkin käyttää myös pääsy- ja soveltuvuuskoetta tai muita lisänäyttöjä osana valintaa. Tällöin kaikki lukio-opintoihin hakeneet kutsutaan kokeisiin. Vastaanottava koulutusorganisaatio pääsee seuraamaan hakuaikana omaan organisaatioonsa hakevien tilannetta ja hakijoiden lukumääriä. Hakijamäärät päivittyvät järjestelmään joka yö, kun hakemukset siirtyvät nettihakukannasta perusjärjestelmään. Esivalinnoissa käytetään hakemukselta saatavia arvosanatietoja hakijoiden pisteyttämiseen. Musiikki-, tanssi- ja liikunta-alan oppilaitokset käsittelevät hakuajan jälkeen hakijoiden lisäpistelomakkeet ja tallentavat hakijoiden saamat pisteet KOULUTA - järjestelmään esivalintoja varten. Esivalintojen jälkeen vastaanottava koulutusorganisaatio tulostaa järjestelmästä osoitetarrat kokeisiin kutsuttaville ja lähettää koekutsukirjeet kokeisiin kutsuttaville. Kokeisiin kutsutaan ne hakijat joilla on riittävästi pisteitä tai vaihtoehtoisesti vastaanottava koulutusorganisaatio voi kutsua kaikki hakijat kokeisiin. Vastaanottava taho järjestää mahdolliset pääsy- ja soveltuvuuskokeet, kielikokeet sekä joustavan valinnan haastattelut sekä tallentaa koetulokset hakijoille. Joustavasti kokeisiin kutsutuille ei tallenneta järjestelmään koetulosta. Ennen varsinaisia valintoja koulutuksen järjestäjät tallentavat joustavan valinnan ja musiikkialan valintapäätökset järjestelmään. Valinta-ajojen jälkeen vastaanottava koulutusorganisaatio saa valintaesityksen KOULUTA-järjestelmästä. Vastaanottava koulutusorganisaatio voi hakea järjestelmästä hakemuksia ja tarkastella niitä. He voivat tulostaa järjestelmästä osoitetarrat sekä kirjeet opiskelijaksi ottamispäätöksistä valituksi tulleille hakijoille. Vastaanottava taho liittää kirjeeseen myös tiedot hakijan muiden hakutoiveiden tilanteesta. Vastaanottava taho postittaa hyväksymiskirjeet hakijoille. He myös tallentavat opiskelupaikan vastaanottotiedot sekä oppilaan läsnäolotiedot järjestelmään. Vastaanottava taho tallentaa myös varasijalta hyväksyttyjen vastaanotto- ja läsnäolotiedot järjestelmään. KOULUTA:ssa oppilaan läsnäolotiedoksi voidaan tallentaa Eronnut, mikäli opiskelija keskeyttää opinnot, mutta käytännössä vain muutama vastaanottava taho tallentaa keskeytystiedot KOULUTAan. Vastaanottava koulutusorganisaatio lähettää tiedot läsnä olevaksi ilmoittautuneista opiskelijoista ja keskeyttäneistä esim. tilastokeskukselle omista opintohallintojärjestelmistään. Jos varsinaisen yhteishaun jälkeen jäi opiskelupaikkoja vapaaksi, vastaanottava organisaatio tallentaa vapaat aloituspaikat järjestelmään täydennyshakua varten. Täydennyshaun prosessi ja opiskelijaksi ottamisen perusteet ovat samat kuin varsinaisessa haussa. Vastaanottava koulutusorganisaatio päättää itse osallistumisestaan täydennyshakuun. Mikäli vastaanottavalla koulutusorganisaatiolla on täydennyshaun jälkeen vapaita aloituspaikkoja, voi se halutessaan organisoida vielä lisähaun. Lisähaussa hakija hakee suoraan oppilaitokseen. Vastaanottavan tahon tulee tallentaa lisähaun hakemukset ja hyväksytyn hakemuksen osalta opiskelijavalinta- ja paikanvastaanottotiedot sekä oppilaan läsnäolotiedot järjestelmään. Vastaanottavan koulutuksen järjestäjä voi siirtää järjestelmästä tiedot varsinaisessa, täydennyshaussa tai lisähaussa koulutukseen hakeneista, opiskelijaksi hyväksytyistä tai opiskelupaikan vastaanottaneista hakijoista omaan opintohallintojärjestelmäänsä. Siirtotiedostossa on aina siirtohetkellä valituksi tulleiden opiskelijoiden tiedot. Siirron voi tehdä tarvittaessa monta kertaa. Tiedonsiirrossa käytettävä tiedostomuoto on joko XML- tai CSV-tiedosto.
ESISELVITYSRAPORTTI 19 (60) 3.7 Hakijan palvelut Hakijan palveluilla tarkoitetaan hakijoille tarjottuja teknisiä/toiminnallisia palveluita. Hakija hakee toisen asteen yhteishaussa hänelle tarjotun yhteishakujärjestelmän www.haenyt.fi tai www.studieval.fi avulla. Ennen hakuaikaa hakija voi harjoitella hakemista ja tutustua koulutustarjontaan nettihaun demo-versiolla. Hakijalle tarjotaan ohjeistusta hakulomakkeen käyttöön ja tarvittavan lisätiedon hankkimiseen järjestelmässä. Hakijalla on nettihaun yhteydessä mahdollisuus hakea toisen asteen yhteishaussa mukana olevia ammatillisia tai lukiokoulutuksia eri hakuehtojen avulla ja siirtää niitä hakutoivekoriin ja siitä sähköiselle hakulomakkeelle. Hakija voi myös etsiä painetusta koulutusoppaasta haluamansa tiedot ja hakea koulutukseen paperisella hakulomakkeella. Yhdellä hakemuksella voi olla enintään viisi hakutoivetta. Hakijan on asetettava hakutoiveet mieluisuusjärjestykseen. Hakijalta kysytään vain sellaiset tiedot, joita tarvitaan ammatilliseen koulutukseen ja lukiokoulutukseen haettaessa. Hakija tallentaa hakulomakkeelle omat henkilötietonsa, hakutoiveet ja tarvittaessa välitodistuksen arvosanat (mikäli hakija on perusopetuksen päättävä) tai lopullisen päättötodistuksen arvosanatiedot. Hakijalta kysytään erikseen suostumus nimi- ja osoitetietojen luovuttamiseen koulutusmarkkinointia varten sekä nimen julkaisemiseksi Internetissä, jos hakija tuli hyväksytyksi koulutukseen. Hakija voi täyttää vain yhden hakulomakkeen (tieto tarkistetaan henkilötunnuksen avulla). Nettihaku tarkistaa mm. nimen ja syntymäajan sellaiselta hakijalta, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta. Järjestelmä ei anna hakijan täyttää toista hakemusta, jos tarkistuksessa käytettävät tiedot ovat samat. Sähköisen hakemuksen täyttämisen jälkeen hakija saa varmistuksen siitä, että hakemus on lähetetty oikeaan paikkaan oikeaan aikaan ja mahdollisimman oikein tiedoin. Varmistus vastaanotetusta hakemuksesta hakutoiveineen lähetetään joko hakijan antamaan matkapuhelinnumeroon ja/tai sähköpostiosoitteeseen. Hakemuksen hakutoiveita tai hakutoivejärjestystä voi muuttaa tai hakemus voidaan mitätöidä hakuaikana. Hakija ei voi itse muuttaa hakutoiveitaan tai tehdä mitätöintiä, vaan pyyntö on tehtävä kirjallisesti (sähköpostitse, faksilla tai postitse) opetushallitukselle. Opetushallituksen ohjaus- ja neuvontapalvelut tekevät muutokset hakemuksiin tai hakemuksen mitätöinnit. Hakemuksen mitätöinnin jälkeen hakija voi tehdä uuden hakemuksen. Hakija ei voi itse muuttaa arvosanatietojaan tai yhteystietojaan hakemuksella, vaan muutokset (kuten esimerkiksi arvosanakorotukset) on ilmoitettava opetushallituksen ohjaus- tai neuvontapalveluihin tai hakijan lähettävän koulutusorganisaation oppilaanohjaajalle, jotka voivat tehdä tarvittavat muutokset hakijan hakemukseen näiden tietojen osalta. Hakija saa tarvittaessa kutsun pääsy- tai soveltuvuuskokeeseen tai kielikokeeseen, mikäli hänen äidinkielensä on muu kuin haettavan koulutuksen opetuskieli. Hakija voidaan kutsua kokeeseen myös joustavasti. Hakija saa tiedon opiskelijaksi ottamispäätöksestä hyväksymiskirjeessä. Hakija voi ilmoittaa ottavansa opiskelupaikan vastaan ja ilmoittautua läsnä olevaksi koulutukseen oppilaitoksen haluamalla tavalla. Hakija saa jälkiohjauskirjeen, mikäli hän ei ole tullut valituksi mihinkään hakutoiveeseen. Hakija voi hakea koulutukseen myös täydennyshaussa. Täydennyshaussa on käytössä sama hakulomake ja prosessi kuin varsinaisessa yhteishaussa. Hakijan on täytettävä täydennyshakua varten uusi hakemus.
ESISELVITYSRAPORTTI 20 (60) Hakijalta kysytään täydennyshaun hakulomakkeella, haluaako hän käyttää kevään yhteishaussa saamiaan valintakoeryhmän koetulospisteitä täydennyshaussa. Hakija voi hakea koulutukseen myös yhteishaun lisähaussa. Vastaanottava taho päättää lisähaun järjestämisestä ja hakutavasta ja lisähausta ilmoittamisesta, joten hakija joutuu etsimään näistä erikseen tietoja. Hakija voi hakea yhteishaun ulkopuoliseen koulutukseen suoraan vastaanottavan koulutusorganisaation omalla hakulomakkeella, joka liitteineen toimitetaan suoraan kyseiselle koulutusorganisaatiolle. Hakija saa tiedot yhteishaun ulkopuolisista koulutuksista ja hakemisesta vastaanottavan koulutusorganisaation nettisivuilta. 3.8 Ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishakuprosessi Ammatillisen koulutuksen ja lukiokoulutuksen yhteishaku järjestetään kaksi kertaa vuodessa, keväällä ja syksyllä. Keväällä haetaan seuraavana syksynä alkavaan koulutukseen ja syksyllä haetaan seuraavana keväänä alkavaan koulutukseen. Kevään yhteishaun jälkeen kesällä järjestetään vielä valtakunnallinen täydennyshaku vapaaksi jääneille aloituspaikoille. Sekä kevään että syksyn haun jälkeen (kesän täydennyshaun jälkeen) vastaanottava koulutusorganisaatio voi täyttää vapaaksi jääneitä aloituspaikkojaan omien lisähakujen avulla. Vuonna 2011 kevään ja syksyn yhteishaussa, täydennyshaussa ja lisähaussa haki yhteensä n. 380 000 henkilöä. Heistä n. 102000 hyväksyttiin koulutukseen ja n. 79000 otti opiskelupaikan vastaan. Aloituspaikkojen määrä oli n. 90 000. Yhteishaussa noudatetaan opetus- ja kulttuuriministeriön asettamia hakuaikatauluja sekä opetushallituksen tarkennettua aikataulupäätöstä. Hakuaika alkaa ensimmäisenä päivänä klo 7 ja päättyy viimeisenä hakupäivänä klo 16.15. Opiskelijaksi ottamisen perusteiden mukaan vastaanottava koulutusorganisaatio voi päätöksensä mukaan varata osan ammatillisen peruskoulutuksen aloituspaikoista lukion oppimäärän tai ylioppilastutkinnon suorittaneille. Tällöin hakukelpoisuusvaatimuksena on lukion oppimäärän tai ylioppilastutkinnon suorittaminen. Yhteishaussa ylioppilaspohjaisten koulutusten aloituspaikat ovat omina koulutuksinaan ja omilla yhteishaun koulutustunnuksilla. Pääosaan ammatillisia koulutuksia opiskelijavalinta tehdään hakijan saaman yhteispistemäärän perusteella. Yhteispistemäärä koostuu seuraavista osioista: perusopetuksen suorittaminen hakuvuonna, lisäpistekoulutuksen suorittaminen, yleinen koulumenestys, painotettavat arvosanat, työkokemus, mahdolliset sukupuolipisteet, hakutoivepisteet, mahdolliset aikaisemmat opinnot, harrastukset ja muut lisänäytöt (musiikki, tanssi ja liikunta) ja mahdollinen pääsy- ja soveltuvuuskokeen pistemäärä. Valintaan vaikuttaa myös mahdollinen kielikokeen tulos. Opiskelijavalinta lukioon tehdään pääosin lukuaineiden keskiarvon mukaan, tai mahdollisen pääsy- ja soveltuvuuskokeen tai muun koulutusorganisaation vaatiman lisänäytön mukaan. Esivalinta-ajot toteutetaan asetusten määrittämien laskentakaavojen sekä vastaanottavan koulutusorganisaation määrittämien tarkempien valintaperusteiden mukaisesti. Esivalinta-ajoissa järjestelmä muodostaa esityksen pääsy- ja soveltuvuuskoe- sekä kielikokeisiin kutsuttavista. Pääsykokeisiin kutsutaan valintakoeryhmien mukaan ylimmälle hakutoiveelle, johon hakijan pisteet riittävät. Näin ollen
ESISELVITYSRAPORTTI 21 (60) hakijan saama pääsykoetulos käy myös muihin saman valintakoeryhmän hakutoiveille. Jokainen perustutkinto on valintakoeryhmä (esim. sosiaali- ja terveysalan perustutkinto on yksi valintakoeryhmä). Jotkut perustutkinnot ovat ns. poikkeavia valintakoeryhmiä, joihin ei hyväksytä muiden koulutusten pääsykoetulosta (esim. kulttuurialalla). Näillä aloilla hakija voi saada siis useamman koekutsun, vaikka kyseessä olisikin sama perustutkinto (esim. musiikkialan perustutkinto). Myös kielikokeisiin hakija kutsutaan ylimmän hakutoiveen vastaanottavan koulutusorganisaation järjestämään kielikokeeseen. Valinta-ajot toteutetaan vastaanottavan koulutusorganisaation määrittämien ja järjestelmään tallentamien valintaperusteiden ja aloituspaikkojen sekä opetushallituksessa keskitetysti tallennettujen asetusten mukaisten laskentakaavojen mukaisesti. Valinnassa huomioidaan hakijan hakutoiveen yhteispistemäärä (tai poikkeavien koulutusten osalta vain pääsykoetulos), mahdollinen kielikoetulos sekä hakutoivejärjestys (mikäli hakijoilla on samat pisteet). Ns. poikkeavien koulutusten osalta valinta tehdään ainoastaan pääsy- ja soveltuvuuskokeen tuloksen perusteella (jos koulutuksen järjestäjä järjestää pääsy- ja soveltuvuuskokeen). Nämä koulutukset ovat kulttuurialan koulutuksia, mm. musiikki-, tanssi- ja liikunta-alat sekä käsi- ja taideteollisuusala. Opiskelijavalinnoissa noudatetaan asetusta opiskelijaksi ottamisen perusteista. Hakija valitaan yhteishaun periaatteiden mukaisesti ylimpään hakutoiveeseen, johon hänen pisteensä riittävät. Hakijan alemmat hakutoiveet peruuntuvat automaattisesti. Hakija voi tulla vielä varasijalta hyväksytyksi ylemmälle hakutoiveelle. Vastaanottava koulutusorganisaatio tarkistaa hakijan haussa käyttämät koulu- ja työtodistukset sekä tarvittaessa lääkärintodistukset. Opiskelijaksi ottamispäätös voidaan perua, jos hakija on ilmoittanut virheellistä tietoa. Kaikki valintaperusteet täyttävät hakijat ovat varasijalla. Varasijalista on voimassa niin kauan kuin sillä on hakijoita. Eli vastaanottava koulutusorganisaatio ei voi valita varasijalistan ulkopuolelta koulutukseen opiskelijoita, ennen kuin kaikille varasijalla olijoille on tarjottu opiskelupaikkaa. Vastaanottava koulutusorganisaatio voi jättää vapautuneen paikan täyttämättä kokonaan. Vastaanottava koulutusorganisaatio ilmoittaa opiskelijavalinnan tuloksista valituille. Valituksi tullut oppilas ilmoittaa vastaanottavalle koulutusorganisaatiolle ottavansa paikan vastaan ja ilmoittautuu opiskelijaksi. Jälkiohjauskirje lähetetään niille hakijoille, jotka eivät tulleet valituksi koulutukseen. 3.9 Hakuprosessit yhteishaun ulkopuoliseen koulutukseen Asetuksen mukaista yhteishakua ei käytetä otettaessa opiskelijoita oppisopimuskoulutuksena järjestettävään ammatilliseen peruskoulutukseen, vieraskieliseen ammatilliseen peruskoulutukseen, ammatillisten erityisoppilaitosten järjestämään koulutukseen, vammaisten valmentavaan ja kuntouttavaan opetukseen ja ohjaukseen, maahanmuuttajien ammatilliseen peruskoulutukseen valmistavaan koulutukseen, ammatilliseen peruskoulutukseen ohjaavaan ja valmistavaan koulutukseen, Helsingin saksalaiseen kouluun, International School of Helsinki -nimiseen kouluun ja Steiner-kouluihin. Yhteishaun ulkopuolisen koulutuksen osalta haut ja valinnat suoritetaan jokaisen koulutuksen järjestäjän ja vastaanottavan koulutusorganisaation oman päätöksen mukaan. Siksi hakuajat, valintaperusteet ja niihin liittyvät käytännöt vaihtelevat koulutusorganisaation mukaan ja saattavat olla hyvinkin kirjavia, vaikka kyseessä olisi sama koulutusala. Joillain alueilla on omia keskitettyjä käytäntöjä hakujen ja valintojen osalta. Suurimmassa osassa koulutusorganisaatioita hakumenettelyistä ja valintaperusteista tiedotetaan nettisivuilla tai organisaatioiden omissa oppaissa. Hakija täyttää organisaation oman hakulomakkeen ja lähettää sen vastaanottavalle koulutusorganisaatioille. Pääosin käytössä ovat organisaatioiden omat paperiset hakulomakkeet. Kaikissa organisaatioissa ei ole käytössä lainkaan hakulomakkeita, vaan hakuprosessi