Viite: OKM lausuntopyyntö 16.5.2011 Dno 17/022/2011 LAUSUNTOPYYNTÖ KORKEAKOULUJEN SÄHKÖISEN HAKU- JA VALINTAJÄRJESTELMÄN ESITUTKIMUKSESTA Sibelius-Akatemia antaa lausuntonaan korkeakoulujen sähköisen haku- ja valintajärjestelmän esitutkimuksesta seuraavaa: Esitutkimuksessa kuvattu korkeakoulujen sähköinen haku- ja valintajärjestelmäratkaisu vaikuttaa tavoitetilaan nähden kohtuullisen lupaavalta ja on ilmeistä, että tutkimus perustuu huolelliseen eri vaihtoehtojen ja tarpeiden kartoitukseen. Lähtökohtaisesti on erittäin myönteistä, että pyritään järjestelmäratkaisuun, jossa on mukana koko korkeakoulukenttä. YLEISET HUOMIOT Keväällä toteutettavat kaksi erillistä hakuaikaa ovat ehdoton edellytys eri korkeakoulujen valintaprosessien menestykselliselle toteuttamiselle. On tärkeää, että korkeakoulut voivat itse päättää, missä hakukohteissaan he käyttävät kiintiöitä. Myös vieraskielisen koulutuksen haut on voitava realistisesti toteuttaa osana yhteishakua, kuten esiselvityksessä todetaankin. On lisäksi tärkeää, että yliopisto voi nykyiseen tapaan päättää, toteutetaanko 2,5-vuotiset maisteriohjelmat osana yhteishakua vai erillishakuina. Sibelius-Akatemia kannattaa kuuden hakukohteen maksimia. Tämän lisäksi pitäisi mahdollistaa yhden korkeakoulun sisäisten hakukohteiden määrän rajaaminen. Esimerkiksi Sibelius-Akatemiassa valintaeräkohtaiseksi hakukohdemaksimiksi on rajoitettu 3 hakukohdetta.
Ennakkotehtävät tulee toimittaa korkeakouluihin hakuajan päättymiseen mennessä, kuten esiselvityksessä todetaan. Korkeakoulun tulee voida vaatia myös muiden liitteiden toimittamista hakuajan päättymiseen mennessä. Esiselvityksessä todetaan, että hakija voi ilmoittautua korkeakouluun läsnä- tai poissaolevaksi ensimmäisenä lukuvuonna. Sibelius-Akatemian koulutuksen erityisluonteesta johtuen poissaolevaksi voi ilmoittautua ensimmäisenä lukuvuonna vain lakisääteisistä syistä. Opetus perustuu henkilökohtaisen opetuksen lisäksi paljolti pienryhmäopetukseen ja ensemble-koulutukseen, jossa tietyn ryhmän tulee voida toimia yhdessä koulutuksen alusta loppuun asti yhdessä. On myös koulutusohjelmia, joihin valitaan opiskelijoita vain joka toinen vuosi, eikä ensimmäisen vuoden opintoja ole kustannussyistä tarjolla vuosittain. Muutos nykykäytäntöön toisi yliopistolle merkittäviä opetuksen lisäkustannuksia. KESKITETTY ASIAKASPALVELU JA KORKEAKOULUKELPOISUUDEN TOTEAMINEN Esitutkimuksessa esitetty palvelukeskeinen toteuttamisperiaate, jonka mukaisesti hakija saa kaikki tarvitsemansa palvelut yhdestä paikasta, on kannatettava. Kuitenkin mikäli korkeakoulukelpoisuus todetaan keskitetysti, tulee yliopistoille varata lopullinen päätäntävalta hakijan korkeakoulukelpoisuuden toteamiseen. Sibelius- Akatemiassa hakija on voitava todeta hakukelpoiseksi muutoinkin kuin yleisten korkeakoulukelpoisuusehtojen perusteella; yleisten korkeakoulukelpoisuusehtojen mukainen hakija saatetaan toisaalta todeta hakukelvottomaksi, mikäli muut yliopiston vaatimat hakukelpoisuusehdot eivät täyty (esim. kielitaito, musiikillinen tausta). Todettakoon, että Sibelius-Akatemialla on yleistä korkeakoulukelpoisuutta tiukemmat kelpoisuusehdot eräisiin koulutuksiin. Esimerkiksi kaikilta musiikkikasvatuksen hakijoilta vaaditaan ylioppilastutkinto. Keskitetty asiakaspalveluratkaisu edellyttää, että asiakirjat ja kelpoisuudentoteaminen käsitellään nopeassa aikataulussa. Yliopiston oman hakuprosessin on voitava toteutua sille asetetussa aikataulussa. Onkin varmistettava, että keskitettyyn asiakaspalvelun henkilöstö on riittävästi resursoitu myös ensimmäisen hakuajan aikana.
ASIOINTI HAKIJAPALVELUSSA On tärkeää, että hakija voi asioida hakijapalvelussa ilman HST-korttia tai suomalaisia pankkitunnuksia prosessin alusta loppuun asti. Merkittävä osa Sibelius-Akatemiaan hakevista ja myös valituista opiskelijoista on muita kuin suomalaisia. Etenkin paikan vastaanottoprosessi on erittäin haavoittuvainen, mikäli aikaa tuloksen tiedottamisen ja paikan vastaanoton välillä on vain kaksi viikkoa. Esiselvityksessä todetaan, että hakulomake pitää voida täyttää sekä sähköiseen hakijapalveluun kirjautuneena että sinne tiliä luomatta. Muita hakemiseen liittyviä toimenpiteitä ei kuitenkaan voine tehdä ilman tiliä, joten tilin luominen tulee tehdä helpommaksi kuin nykyisessä YSHJjärjestelmässä. Esiselvityksessä todetaan, että "Hakijalle tarjotaan mahdollisuus valita ensisijainen yhteydenottomuoto". Kansainvälisten hakijoiden osalta on kuitenkin perusteltua, että kaikille lähetetään yhteydenotot (esim. etukäteen lähetettävät valmiustehtävät, nuotit jne.) sähköpostitse, mikä mahdollistaa sen, että kaikki hakijat saavat yhtä pitkän ajan pääsykokeisiin valmistautumiseen. Sibelius-Akatemia on kehittänyt valintaprosessiaan aktiivisesti, ja etenkin kutsujen sähköinen lähettäminen on ollut toivottu uudistus. Korkeakoulun tulisikin itse tarvittaessa voida määritellä, mitä yhteydenottomuotoa se valintojen yhteydessä käyttää. Esiselvityksessä todetaan, että hakija voi muuttaa hakutoivejärjestystä kevään jälkimmäisen hakuajan päättymiseen asti, ja että aiemman hakuajan hakukohteita ei voi lisätä lomakkeelle ensimmäisen hakuajan päätyttyä. Sibelius-Akatemia pitää erittäin tärkeänä, ettei ensimmäisen hakuajan hakukohteita voi myöskään poistaa lomakkeelta. Osa hakijoista kutsutaan Sibelius-Akatemian valintakokeisiin ennakkotehtävien perusteella. Karsintaa ei ole mahdollista toteuttaa laadukkaasti eikä hakijoita yhdenvertaisesti kohdellen, mikäli karsintatilanteen jälkeen osa hakijoista poistaa hakemuksensa. Hakutoivejärjestystä voidaan siis muuttaa jälkimmäisen hakuajan päättymiseen mennessä, mutta ensimmäisen hakuajan hakukohteet tulee säilyttää lomakkeella. Hakijoille tuleekin tiedottaa riittävän selvästi ensimmäisen hakuajan lomakkeella, että lomakkeelle lisätyt hakukohteet sisältyvät kuuden hakukohteen maksimikiintiöön, eikä niitä voi enää poistaa ensimmäisen hakuajan päätyttyä. Lisäksi todettakoon, ettei hakutoivejärjestyksen muuttamista tulisi sallia hakuaikojen päätyttyä.
VAATIMUKSET JÄRJESTELMÄLLE / VALINTAPERUSTEIDEN TALLENNUS JA ALOITUSPAIKKAMÄÄRÄT Sähköisen hakujärjestelmän tulisi soveltua valintaperusteiden tallennuksen suhteen riittävän hyvin korkeakoulujen erilaisiin tarpeisiin. Esimerkiksi merkkimäärien tulisi olla huomattavasti suurempia kuin nykyisessä Harekin sovelluksessa, samaa tekstiä tulisi voida käyttää useammalla hakukohteella ilman erillistä päivitystä jokaisen kohdalle, ja rakenteen pitäisi joustaa eri kieliversioiden vaatimusten mukaisesti tarvittaessa. Sibelius-Akatemiaan valitaan hakijajoukon parhaat ja vain mikäli näiden hakijoiden taso vastaa alan korkeita vaatimuksia. Kaikkiin hakukohteisiin ei tästä syystä joka vuosi valita opiskelijoita. Sibelius-Akatemiassa ei siis käytetä hakukohdekohtaisia aloituspaikkamääriä; hakukohdekohtainen aloituspaikkamäärä ja yliopistoon valittavien opiskelijoiden kokonaislukumäärä vahvistetaan vuosittain rehtorin valintapäätöksellä. KSHJ:ään määriteltävien hakukohdekohtaisten aloituspaikkojen määrä tuleekin voida määritellä asteikolla 0 n ts. mahdollistaa myös aloituspaikkojen määrittelemättä jättäminen. VALINNAN TULOKSEN JULKISTAMINEN JA SIJOITTELUAJO Sibelius-Akatemian kansainvälisen kilpailukyvyn kannalta on ehdoton edellytys, että valinnan tuloksen voi julkistaa ennen viikkoa 26. Kansainvälisellä kentällä korkeakoulut ilmoittavat opiskelijavalinnan tuloksesta pääosin aikaisemmin kuin Suomessa. Sibelius- Akatemiassa opiskelijavalinnan tulos on rehtorin päätös, joka julkistetaan nykyisin viikolla 23. Jatkossakin opiskelijavalinnan tulos tulee voida julkistaa yliopiston päättämällä tavalla jo ennen viimeistä sijoitteluajoa. Valinnan tuloksen julkistamisesta lähtee käyntiin oikaisuaika. Valinnan tulos pitää julkistaa koko valintaryhmän osalta samanaikaisesti, jotta kaikki oikaisupyyntöjen tekemiseen tarvittava tieto (myös muiden hakijoiden osalta) olisi käytettävissä. Sijoitteluajon perusteella syntyvä valinnantulostieto KSHJ:ssa ei siis saisi olla se, jonka perusteella rehtorin päätöksestä pyydetään oikaisua, sillä osa hakijoista saattaa nähdä valinnan tuloksen KSHJ:ssa aiemmin kuin toiset. Sibelius-Akatemia näkemys on, että se julkistaa rehtorin valintapäätöksen nykyisessä aikataulussa ja tiedottaa tässä yhteydessä hakijoille, että opiskelijapaikan vastaanottaminen on mahdollista hakijapalvelussa vasta kaikkien valintojen tulosten selvittyä.
Esiselvityksessä todetaan, että korkeakoulukelpoisuudet tarkistetaan ennen valinta- ja sijoitteluajoja ja että kevään aikana valmistuville annetaan erillinen aika todistuksen toimittamiselle. Sibelius-Akatemia tarkistaa korkeakoulukelpoisuuden jo hakuajan päätyttyä (ennen valintakoetta) ja kutsuu kokeisiin ainoastaan hakukelpoiset hakijat. Myöhemmin valmistuvien osalta kelpoisuus todetaan ehdollisesti ja todistus tulee toimittaa vasta paikan vastaanottamisen yhteydessä. Sibelius-Akatemian kansainvälisyysstrategian kannalta on ehdottoman tärkeää voida jatkossakin valita opiskelijoita, jotka valmistuvat vasta myöhemmin kesällä. Etenkin 2,5-vuotisiin maisterikoulutuksiin valituista kansainvälisistä opiskelijoista erittäin monet valmistuvat eurooppalaisista korkeakouluista, joissa tutkintotodistukset annetaan vasta kesällä erilaisista lukuvuosiaikataulusta johtuen. Sijoitteluajo tulee siis mahdollistaa siinäkin tapauksessa, että hakijan korkeakoulukelpoisuudeksi on merkitty "ehdollisesti korkeakoulukelpoinen" YHTEENVETO On tärkeää, että korkeakoulujen sähköinen haku- ja valintajärjestelmäratkaisu toteutetaan siten, että sen toteuttamisessa huomioidaan yliopistovalintojen tarpeiden nykytila ja ettei lähtökohtaisesti luoda millekään korkeakoululle sen toiminnan erityisluonteesta, tai sen vaikutuksesta opiskelijavalintaan, johtuvia lisäkustannuksia. Onnistunut opiskelijavalinta on Sibelius-Akatemian menestyksellisen toiminnan lähtökohta. Yliopisto onkin systemaattisesti kehittänyt valintaprosessiaan mahdollisimman sujuvaksi. On erityisen tärkeää, ettei tämän prosessin toimivuudelle aseteta järjestelmäteknisiä esteitä. Esiselvityksen mukaan KSHJ:n avulla toteutetaan luotettavasti 2013 yhteishaku. Kaikki Sibelius-Akatemian haut on suunniteltu järjestettäväksi ensimmäisen hakuajan puitteissa. Tämän johdosta on syytä edellyttää, että järjestelmä on testattu sekä toiminnallisuuksiltaan että kuormittavuuden kestoltaan hyvissä ajoin ja riittävän laadukkaasti, jotta järjestelmä toimii luotettavasti jo ensimmäisellä, vuoden 2013 helmikuun hakukierroksella. Gustav Djupsjöbacka rehtori Jari Perkiömäki I vararehtori