Punkalaitumen kunta Irtaimisto-ohje Kunnanhallitus 23.1.2017 Voimaan 1.2.2017 Yleistä Kunnan omistamasta irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloa tai atk-rekisteriä. Luettelointi on osa sisäistä valvontaa ja sen tarkoituksena on edistää irtaimen omaisuuden tehokasta käyttöä, huoltoa, korjausta ja uusimistarpeen määrittelyä sekä estää irtaimiston katoaminen ja luvaton käyttö. Tässä ohjeessa määritellään vuosikuluksi kirjattavan, 300-10 000 euron arvoisen irtaimiston luettelointiperusteet, luettelosta poistamisen edellytykset ja luetteloinnin hoidon järjestäminen ja vastuut Yli 10 000 euron arvoinen irtaimisto on investointi, joka aktivoidaan taseeseen ja poistetaan suunnitelman mukaan vaikutusaikanaan. Nämä hankinnat seurataan erillisessä käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelmassa. Tämä ohjeistus koskee myös näitä hankintoja mm. poistettavan ja käyttöä vailla olevan irtaimiston käsittelyn ja dokumentoinnin osalta. Irtaimistoluetteloon kirjattavan irtaimiston määrittely Irtaimistoluetteloon kirjataan irtain esine, jonka käyttöaika on vähintään kolme vuotta ja jonka veroton hankintahinta on 300 10 000 euroa. Irtaimistoluetteloon kirjattavan esineen hankinta tiliöidään pääsääntöisesti aineet, tarvikkeet ja tavarat tiliryhmän alaiselle tilille kalusto tai opetusvälineet. Luetteloitavaa irtaimistoa ovat lisäksi edellä mainitut rajat alittavat kunnan omistuksessa olevat atk-laitteet ja sellaiset atk-ohjelmistot, työkoneet, kalusteet, toimistotekniset ym. laitteet, jotka on tarkoituksenmukaista luetteloida huolellisen omaisuudenhoidon kannalta. Irtaimistoluetteloon kirjattavaksi irtaimeksi esineeksi luetaan kalusto sekä muut laitteet ja välineet. Irtaimistoluetteloon kuuluvia esineryhmiä ovat esimerkiksi: toimistokoneet ja laitteet matkapuhelimet
ajoneuvot, työkoneet ja laitteet irtokalusteet opetusvälineet tutkimus- ja hoitovälineet sammutus-, pelastus- ja sairaanhoitokalusto taide-esineet ja taulut Leasingrahoituksella käyttöön hankittu irtaimisto luetteloidaan kunnan omistuksessa olevan irtaimiston tapaan omana omaisuusryhmänään. Irtaimistoluetteloon tulee lisätä maininta leasing-rahoituksen voimassaoloajasta. Sastamalan Tukipalvelu ylläpitää luetteloa leasing-rahoituksella kunnan käyttöön hankkimistaan atk- ja monitoimilaitteista, joten näitä laitteita ei tarvitse erikseen luetteloida. Irtaimistoluetteloon ei merkitä: erillisen varastokirjanpidon mukaista tavaraa kulutustavaraa tarve- ja raaka-aineita tai puolivalmisteita rakennuksiin kiinteästi kuuluvia koneita ja kalusteita taseeseen aktivoitavaa irtaimistoa Sastamalan Tukipalvelu Oy:n kautta leasing-rahoituksella kunnan käyttöön hankittuja atk- ja monitoimilaitteita Sastamalan Tukipalvelu Oy:n ylläpitämään rekisteriin tallennettuja kunnan omistuksessa olevia atk-laitteita Yli 10 000 euron arvoinen, taseeseen aktivoitava irtaimisto luetteloidaan erillisessä käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelmassa, eli niitä ei merkitä irtaimistoluetteloon. Tällaisen irtaimiston hankinta tiliöidään investointitilille ja kustannuspaikalle. Irtaimistoluetteloon kirjattavat tiedot Irtaimistoluetteloon kirjataan irtaimesta esineestä seuraavat tiedot: nimike hankinta-ajankohta lukumäärä hankintapaikka/tavaran toimittaja, merkki ja yksilöintitunnus
sijoitus-/säilytyspaikka (esim. huone, missä esine on) hankintahinta ilman arvonlisäveroa muut mahdolliset esineen yksilöimiseksi tarvittavat tiedot sijaintipaikan siirto poistamisaika poistamisen syy poistotapa Irtaimistoluettelot säilytetään työyksiköissä tai irtaimistorekisterin ylläpitoon tarkoitetulla ohjelmistolla. Irtaimistoluettelon, inventointipöytäkirjojen ja poistoluetteloiden säilytys on järjestettävä arkistomääräysten mukaisesti. Irtaimistokirjanpitoa varten laadittu lomake on verkkoasemalla kansiossa H:\Yhteinen\Lomakkeet. Poistettavan tai käyttöä vailla olevan irtaimiston käsittely Irtaimistoluetteloon merkitty irtaimisto on inventoitava vähintään kerran vuodessa, Inventoinnin yhteydessä kartoitetaan esineet, jotka ovat iän, kulumisen tai muun syyn vuoksi menettäneet käyttöarvonsa ja muuttuneet tarpeettomiksi tai vaihdettu uuteen ja ne poistetaan irtaimistoluettelosta. Poistotavat ovat: hävittäminen/romutus myynti = ennalta määrättyyn myyntihintaan, tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuen luovutus vastikkeetta vaihto uuteen vastaavaan Käyttökelvottomat esineet hävitetään asianmukaisella tavalla. Käyttökelpoiset esineet ilmoitetaan intranetissä sisäiseen kiertoon. Ilmoituksen on oltava intranetissä nähtävänä vähintään kolme viikkoa. Sisäinen kierrätys on vastikkeetonta ja kierrosta käyttöön otettu esine merkitään irtaimistoluetteloon merkinnällä sisäisestä kierrosta vastikkeettomasti saatu. Mikäli käyttökelpoiselle esineelle ei löydy käyttöä sisäisessä kierrossa, niin se voidaan laittaa julkiseen myyntiin esim. kunnan internet-sivuilla tai palvelua tarjoavan yrityksen kautta. Myynti voi tapahtua ennalta määrättyyn myyntihintaan, tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuen. Myyntihinnan määrittelee se viranhaltija/toimihenkilö, jolla on ollut kyseisen esineen hankintaoikeus. Esine myydään ensimmäisenä ostohalunsa esittäneelle tai korkeimman tarjouksen
jättäneelle. Mikäli tarjouskilpailu järjestetään, on tarjousten jättämiselle annettava aikaa vähintään kaksi viikkoa. Käytöstä poistetut tavarat voidaan myydä myös teknisen toimen järjestämässä huutokaupassa. Mikäli käyttökelpoiselle esineelle ei löydy käyttöä sisäisessä kierrossa eikä halukasta ostajaa, voidaan se luovuttaa vastikkeetta esim. kierrätyskeskukseen tai kirpputorille. Irtaimiston poistamisen dokumentointi Poistettaessa käyttökelvottomia esineitä irtaimistoluetteloon merkitään poistettavat esineet sekä hävittämisen syy ja poistotapa. Käyttökelpoisen esineen sisäiseen kiertoon laittamisesta ei laadita erillistä dokumenttia, vaan riittää, että uuden sijaintipaikan löytyessä siitä tehdään merkintä irtaimistoluetteloon. Irtaimistoluetteloon merkitään myös, että esine on sisäisestä kierrosta vastikkeettomasti saatu. Myytäessä käyttöarvoltaan yli 1 000 euron arvoista, käyttökelpoisia esineitä ennalta määrättyyn myyntihintaan, tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuen, on myynnistä tehtävä kirjallinen päätös. Muista myynneistä riittää, että laaditaan kirjallinen dokumentti, josta myyntitapahtuma ilmenee. Irtaimistoluetteloon merkitään, että esine on myyty. Luovutettaessa käyttökelpoisia esineitä vastikkeetta laaditaan kirjallinen dokumentti, josta luovutustapahtuma ilmenee. Irtaimistoluetteloon merkitään, että esine on luovutettu vastikkeetta. Vastuuhenkilöt Jokaiselle toimipisteelle nimetään irtaimistoluettelosta vastaava henkilö, jonka tehtävänä on pitää irtaimistoluettelo ajan tasalla ja suorittaa inventaari. Hoidosta vastuullinen henkilö on velvollinen esittämään vuosittain inventoidun ja tarpeellisin merkinnöin päivitetyn irtaimistoluettelon. Irtaimiston poistosta vastaa osaston tai tehtäväalueen esimies. Irtaimiston poisto esim. tarjouskilpailuun tai huutokauppaan perustuvan myynnin perusteella järjestetään mahdollisuuksien mukaan yhtä aikaa ja yhteistyössä toimipisteiden kesken. Kirjalliset dokumentit ja päätökset allekirjoittaa pääsääntöisesti se viranhaltija/toimihenkilö, jolla on vastaavanlaisen irtaimen omaisuuden hankintaoikeus. Erillismääräykset
Leasingomaisuuden mahdollisesta omaksi lunastamisesta päättää se toimielin tai viranhaltija, jolle päätösvalta vastaavanlaisen omaisuuden hankinnoista muutenkin kuuluu. Omaksi lunastettu leasingomaisuus merkitään irtaimistoluetteloon tämän ohjeen mukaisesti. Myydyn irtaimiston kauppahinta laskutetaan kunnan laskutusohjelmalla. Poikkeustapauksissa kauppahinnan voi maksaa kunnanviraston neuvonnan kassaan tai periä suoraan palkasta. Taseeseen aktivoidun, yli 10 000 euron arvoisen irtaimiston myynti tai käytöstä poistaminen ilmoitetaan aina taloushallintoon, jotta irtaimisto voidaan poistaa myös käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelmasta. Jos irtaimistolla on myyntihetkellä vielä poistamatonta tasearvoa, kirjataan myyntihinnan ja tasearvon erotus tuloslaskelman myyntivoitoksi tai tappioksi. Mikäli vastikkeetta luovutettavalla tai hävitettävällä/romutettavalla irtaimistolla on vielä poistamatonta tasearvoa, kirjataan se tuloslaskelmaan ylimääräisenä poistona.