ESPOON KAUPUNGIN PYSYVIEN VASTAAVIEN KIRJANPITO-OHJE

Transkriptio

1 Espoon kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpito-ohje (5) ESPOON KAUPUNGIN PYSYVIEN VASTAAVIEN KIRJANPITO-OHJE Kaupunginhallitus Voimaan Liite 1 kaupunginvaltuusto Voimaan Pysyvien vastaavien ja poistonalaisen omaisuuden käsitteet Kun hyödykettä voidaan käyttää tuotannontekijänä jatkuvasti useana tilikautena, sen hankintamenoa ei kirjata kokonaisuudessaan kuluksi sinä tilikautena, kun se on hankittu, vaan hankintameno kirjataan taseen vastaavaa puolelle pysyvien vastaavien tase-eriin. Menettelyä kutsutaan aktivoinniksi. Taseeseen aktivoidut pysyvät vastaavat kirjataan tuloslaskelmassa vaikutusaikanaan kuluksi poistomenettelyn avulla. Vaikutusaika määritellään hyödykeryhmäkohtaisessa poistosuunnitelmassa. Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on antanut ohjeen, jossa on määritelty minimi- ja maksimiajat hyödykeryhmäkohtaisiksi poistoajoiksi. Näissä puitteissa kirjanpitovelvollinen voi määritellä hyödykeryhmäkohtaiset koko organisaatiota sitovat poistoajat eli laatia poistosuunnitelman. Yksittäisen hyödykkeen todellinen pitoaika on usein pidempi kuin poistosuunnitelmaan merkitty. Pysyvät vastaavat muodostuvat aineettomista ja aineellista hyödykkeistä sekä sijoituksista. Aineettomia hyödykkeitä ovat mm. kaupallisten atk-ohjelmistojen lisenssit, erikseen luovutettavissa olevat oikeudet ja tavanomaista suuremmat osuudet muiden yhteisöjen pysyvien vastaavien hankintamenoihin. Aineellisia hyödykkeitä ovat maa- ja vesialueet, rakennukset, kiinteät rakenteet ja laitteet sekä koneet ja kalusto. Maa-alueita ja sijoituksia lukuun ottamatta edelliset omaisuusryhmät kuuluvat poistonalaiseen omaisuuteen. Espoon kaupungin toiminnassa poistonalaista omaisuutta on jatkuvaan käyttöön tarkoitettu omaisuus, jos hyödykkeen hankintameno on vähintään ja hyödykkeen taloudellinen vaikutusaika on vähintään kolme vuotta. Konkreettisten hyödykkeiden lisäksi poistonalaista omaisuutta voivat olla edellä mainittujen molempien kriteerien täyttyessä myös käyttöoikeudet rakennettavaan omaisuuteen tai investointiohjelmaan sisältyvän uuden tai peruskorjatun toimitilahankkeen käyttökuntoon saattamiseksi hankittu pysyvä kalusto. Tällöin toimitilaan hankittua kalustoa käsitellään yhtenä poistonalaisena hyödykkeenä. Sen sijaan vastaaviin tiloihin tehtävät korvaushankinnat tai kulutustavaroiden kuten keittiö- ja toimistotarvikkeiden, lelujen, kirjojen ja lehtien hankkiminen eivät

2 Espoon kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpito-ohje (5) ole poistonalaista omaisuutta. Mikäli olemassa olevaan kaupungin omistamaan hyödykkeeseen kohdistuu laajennus- tai perusparannushanke, joka olennaisesti lisää hyödykkeen käyttöarvoa, voidaan laajennus- tai perusparannusmeno aktivoida, vaikka sen määrä olisi edellä mainittua pienempi. Aktivoitujen atk-ohjelmistojen kehittämistai ylläpitotyöt eivät ole luonteeltaan perusparantamista, vaan vuosikulua. 2 Pysyvien vastaavien käsittely kirjanpidossa Pysyviin vastaaviin kuuluvia hyödykkeitä koskevat tapahtumat käsitellään investointiosassa, hankintameno investointiosan menona ja saadut rahoitusosuudet sekä myynnit ja muut vastaavat omaisuuden vähennykset investointiosan tuloina. Investointiosan toteutumisvertailun mukaiset summat päätetään omaisuuslajien mukaisille tasetileille. Investointiosaan ei saa kirjata sellaisten hyödykkeiden hankintamenoja, jotka eivät ole pykälässä 1 määriteltyä pysyviin vastaaviin kuuluvaa omaisuutta. Tällaiset hankinnat tulee kirjata käyttömenoiksi. Määrittely tehdään toteutuneiden hankintojen pohjalta riippumatta siitä, miten hankinta on talousarviossa suunniteltu tehtäväksi. Epäselvät tapaukset ratkaisee taloushallintokeskuksen johtaja. Jokainen pysyviin vastaaviin kuuluvaa omaisuutta hallinnassaan pitävä toimintayksikkö on vastuussa omaisuuden turvaavasta säilyttämistä. Toimialat vastaavat omaisuuden hyödykekohtaisen hankintamenon määrittelystä sekä hyödykkeitä koskevien perustietojen ja niiden muutosten ilmoittamisesta taloushallintokeskukseen. Poistojen laskenta hoidetaan keskitetysti taloushallintokeskuksessa. 3 Poistonalaisen omaisuuden hyödykekohtaisen kirjanpidon tietosisältö Tuotannontekijöinä käytettävistä hyödykkeistä tulee olla ainakin seuraavat hyödykekohtaiset tai hyödykeryhmäkohtaiset tiedot: - tunnistetiedot: kuten yksilöivä nimi, tyyppi, numero - hankintameno vähennettynä rahoitusosuuksilla = poistolaskennan arvoperusta - hankinta- tai valmistumisajankohta - poistomenetelmä ja poistoaika Hankintamenona käytetään hyödykkeen hankinta-arvoa ja itse valmistetun omaisuuden osalta valmistusarvoa. Hyödykkeet luokitellaan valmiisiin ja keskeneräisiin hyödykkeisiin. 4 Hankinta- ja valmistusarvo Hyödykkeen hankinta-arvoon luetaan hankintahinnan lisäksi kuljetus- ja asennusmenot, varainsiirtoverot ja muut vastaavat hankinnasta aiheutuneet muuttuvat menot. Hankintahintaan sisältyvää arvonlisäveroa ei lueta hankintaarvoon lukuun ottamatta arvonlisäverolain 114, 130 ja 130a :n mukaisia

3 Espoon kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpito-ohje (5) poikkeuksia. Itse valmistetun käyttöomaisuuden valmistusarvoon luetaan hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet muuttuvat menot. Kiinteiden menojen ja rahoitusmenojen sisällyttäminen valmistusarvoon on mahdollista vain kirjanpitolain 4 luvun :n mukaisissa poikkeustapauksissa. Päätöksen kiinteiden menojen ja rahoitusmenojen sisällyttämisestä valmistusarvoon tekee kaupunginhallitus. Hankintamenosta vähennetään saadut valtionosuudet, investointiavustukset, liittymismaksut, joihin ei liity palautusvelvollisuutta sekä muut vastaavat rahoitusosuudet. Poistolaskennan arvoperustana pidetään saaduilla rahoitusosuuksilla vähennettyä hankintamenon määrää. Vaihtokaupan yhteydessä saatu ja luovutettu omaisuus käsitellään vaihtoasiakirjoissa ja kirjanpidon investointiosan kirjauksissa käytettyjen arvojen mukaisesti. Vastikkeetta saadun omaisuuden (mm. sopimusrakentamisella saatu tai ulkopuolisen rahoittama rakenne tai laite) hankinta-arvona käytetään nolla euroa. Hyödykkeen hankintamenoon luetut hankinnasta ja valmistuksesta aiheutuneet menot on voitava selvittää toimialalla kustannuslaskennan tai -laskelmien avulla. 5 Perusparannukset Hyödykkeen perusparannusmeno lisätään hyödykkeen poistamattomaan hankintamenoon ja poistetaan jäljellä olevan poistoajan kuluessa, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Perusparannusmenon poikkeavaa poistoaikaa koskeva määrittely tehdään perusparannushankkeen taloudelliseen merkitykseen perustuen hankesuunnitelman yhteydessä. 6 Suunnitelman mukaiset poistot Aktivoitu hankintameno jaksotetaan vahvistetun poistosuunnitelman mukaan poistoina kuluiksi. Suunnitelman mukaisia poistoaikoja voidaan muuttaa vain kaupungin poistosuunnitelmaa muuttamalla. Poistosuunnitelman muutoksesta päättää valtuusto. Poistomenetelmänä käytetään tasapoistomenetelmää poistosuunnitelmassa mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta. 7 Poistolaskennan aloittamisajankohta Poistot aloitetaan, kun hankittu tai itse valmistettu hyödyke on otettu käyttöön. Sellainen omaisuus, jonka määrittely poistonalaiseksi omaisuudeksi perustuu vuositason valmistuksesta aiheutuneisiin menoihin (kadut, johtoverkot tms.), katsotaan valmistuneeksi vuoden päättyessä. Ensikertaisen kalustamisen käyttöönottopäivänä käytetään toimitilan käyttöönottopäivää. Poistot lasketaan pääsääntöisesti kuukausitarkkuudella. Poistosuunnitelman mukaisen poistoajan kuluessa hyödykkeen hankintameno

4 Espoon kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpito-ohje (5) poistetaan kokonaan. Kirjanpidossa ei hyödykkeelle jätetä poistoajan jälkeen euromääräistä loppuarvoa, vaikka hyödyke olisi vielä käytössä. Loppuun poistetutkin hyödykkeet on luetteloitava niin kauan, kuin niitä käytetään tuotannontekijöinä. 8 Poistonalaisen omaisuuden myynti, siirto tai romutus Poistonalaisen omaisuuden myynti käsitellään investointiosan tulona. Myyntihinnasta kirjataan myydyn hyödykkeen poistamaton hankintameno eli kirjanpitoarvo investointiosan tuloksi. Myynnin yhteydessä toteutunut myyntivoitto kirjataan ao. toimintayksikön toimintatuotoksi ja myyntitappio poistoksi. Poikkeuksellinen ja merkittävän suuri myyntivoitto tai -tappio kirjataan tilinpäätöksessä satunnaisiin tuottoihin tai kuluihin. Poistonalaisen omaisuuden hallintaoikeuden siirtyessä kaupungin toimintayksiköltä toiselle tehdään siirto kirjanpitoarvoon. Siirretyn omaisuuden poistoista vastaa siirtoajankohdasta lukien hyödykkeen saanut toimintayksikkö. Jos hyödyke varastetaan, tuhoutuu tai muuten muuttuu käyttökelvottomaksi, tulee jäljellä oleva poistamaton hankintameno eli menojäännös poistaa kertapoistolla viimeistään tilivuoden loppuun mennessä. Käytöstä poistosta päättää sama viranomainen kuin korvaavan tai uuden poistonalaisen hyödykkeen hankinnasta. 9 Pysyvien vastaavien arvonkorotukset Pysyviin vastaaviin kuuluvaan omaisuuteen voidaan erityisistä syistä tehdä kirjanpitolain 5 luvun 17 :n sallimissa tapauksissa arvonkorotus. Arvonkorotuksesta ei saa tehdä poistoja ja arvonkorotusta vastaava määrä on merkittävä omaan pääomaan sisältyvään arvonkorotusrahastoon. Arvonkorotus voi tulla kysymykseen maa- ja vesialueiden sekä sijoitusten arvopapereiden arvoihin. Tällaisia arvonkorotuskohteita voivat olla mm. rakentamissopimusten perusteella vastikkeetta saadut maa- ja vesialueet, jotka voidaan arvostaa todennäköiseen luovutushintaan tai kiinteistöverotuksessa vahvistettuun verotusarvoon. Arvonkorotus on purettava, mikäli se osoittautuu aiheettomaksi tai hyödyke luovutetaan. Arvonkorotuksista päättää kaupunginhallitus. 10 Pysyvien vastaavien laskennallinen korko Taloushallintokeskus laskee toimintayksiköiden hallinnassa olevalle pysyviin vastaaviin kuuluvalle omaisuudelle laskennallisen koron. Laskennallinen korko on 6 % vuodessa. Koron laskentaperuste on omaisuuden kuukausikohtainen kirjanpitoarvo. Korkoa ei kuitenkaan lasketa arvopapereille ja muille pitkäaikaisille sijoituksille, rakentamattomille maankäyttöyksiköille, katujen ja puistojen maapohjalle, keskeneräiselle omaisuudelle eikä liikelaitosten ja erillisten taseyksiköiden omaisuudelle.

5 Espoon kaupungin pysyvien vastaavien kirjanpito-ohje (5) 11 Erityisiä määräyksiä Kaupunginhallitus voi erityisestä syystä päättää poiketa näiden ohjeiden määräyksistä kuntalain, kirjanpitolain ja kirjanpitoasetuksen säännösten sekä kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeiden puitteissa. Taloushallintokeskuksen johtajalla on oikeus antaa tarkentavia ohjeita näiden ohjeiden soveltamisesta. Näillä ohjeilla kumotaan kaupunginhallituksen antamat käyttöomaisuuskirjanpidon ohjeet. L/6.5