TIETOTEKNIIKKA Yleistietoja Tietotekniikkajaosto on ensisijassa palvelu- tai tuotantojaosto. Sen tavoitteena on ylläpitää järjestön tilastoja ja laatia yleistoiminnalle tärkeitä raportteja. Se palvelee piirejä ja klubeja sekä päämajan jaostoja ja osastoja. Jaostossa on kaksi osastoa: Klubivirkailijatiedot ja klubitilastojen hallinta (Club Officer & Record Administration) sekä tietojärjestelmät (Information Systems). Jaosto käsittelee kuukauden jäsenilmoitukset ja on vastuussa kaikkien klubitilastojen ylläpidosta tietokonesysteemissä. Se käsittelee myös klubien laskutukset ja ylläpitää arkistoa klubivirkailijoista. Internetin käyttö Järjestön verkkosivut www.lionsclubs.org palvelevat jäseniä monilla ei tavoilla. Napauttamalla Ostokset (Shop) linkkiä kotisivun yläreunassa pääset ostamaan klubitarvikkeita kuten rintaneuloja, paitoja ja liivejä. Verkkosivujen kautta voi myös ilmoittautua järjestön vuosikongressiin. Valitse kotisivulta otsikko Uutiset ja tapahtumat, josta valitset kohdan Vuosikongressi, ja sitten linkin Osallistujille. Lionjäsen voi myös etsiä muita lionsklubeja käyttämällä verkkosivujen kotisivulla olevaa Hae klubi toimintoa, sekä lukea LION -lehden Pohjois-Amerikan painosta, lähettää sähköpostiviestejä päämajaan tietylle jaostolle, osastolle tai henkilölle, lähettää sähköpostitiedusteluja päämajan eri jaostoille ja henkilökunnan jäsenille. Verkkohakemisto (Online Directory, Online Vital Information) koostuu kansainvälisten johtajien, entisten kansainvälisten presidenttien, entisten kansainvälisten johtajien, kuvernöörineuvoston puheenjohtajien ja piirikuvernöörien tiedoista ja on tarkasteltavissa verkkosivuilla. Hakemistoon pääsevät vain kansainvälisen hallituksen jäsenet, kuvernöörineuvostojen puheenjohtajat ja piirikuvernöörit heille annetuilla käyttäjätunnuksilla. Käyttöoikeus voidaan myös myöntää tapauskohtaisesti tietyille lioneille. Täältä löytyvät myös tiedot piirien ja moninkertaispiirien vuosikongressien puhujista, päämajan henkilökunnan yhteystiedot, hallituksen työryhmät sekä kansainvälisen hallituksen pöytäkirjakopiot. Kuukausittaiset jäsenilmoitukset ja aktiviteettiraportit toimitetaan kansainväliseen päämajaan WMMR-systeemin kautta silloin kun moninkertaispiirillä on käytössä oma erillinen raportointisysteemi. Muussa tapauksessa raportointi tapahtuu maakohtaisia ohjeita noudattamalla. Suomen tietokanta yhdistettiin kansainväliseen tietokantaan syksyllä 2010. Olkaa hyvä ja tiedustelkaa Lions-Liiton Helsingin toimistosta ohjeita jäsenilmoitusten ja aktiviteettien kirjaamiseksi tietokantaan. Piirin tasolla kuvernööreillä, varapiirikuvernööreillä, hallituksen sihteerillä, rahastonhoitajalla, piirin jäsenjohtajalla sekä alue- ja lohkojohtajilla on Vain luku oikeus piirinsä klubien tietoihin. He voivat myös laatia raportteja ja tilastoja piirin tiedoista. Alue- ja lohkojohtajat voivat myös päästä verkkosivujen kautta tarkastelemaan alueidensa tietoja. Mutta tämä onnistuu vain silloin kun kyseiset henkilöt on virallisesti nimetty näihin virkoihin ja ilmoitettu päämajaan. Piirikuvernöörin tulee myös määritellä kunkin lohko- ja aluejohtajan hallintoalueet. Tietoturvallisuussyistä jäsentietoja pääsee lukemaan ainoastaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Salasanat virkailijoille myönnetään Suomen Lions-Liiton toimesta. VII - 1
Leoklubit Koska WMMR-sivusto on ainoastaan liontoimintaa varten, olemme kehittäneet leoille ja leoklubeille oman, LeoMMR jäsentietojen raportointisivun. LeoMMR-sivulle pääsee samalla tavoin kun WMMRsivullekin Toimita raportit painikkeen kautta kotisivun ylälaidassa osoitteessa www.lionsclubs.org Leojäsenet ja virkailijat nyt ilmoittaa kahdella eritavalla päämajaan lähettämällä Leo-72 lomakkeen tai käyttämällä LeoMMR-systeemiä. Leoklubin toimitettua klubivirkailijatiedot päämajaan, lähetämme automaattisesti salasanan sisältävän sähköpostin tai kirjeen uudelle leoklubin presidentille. Tämän jälkeen klubipresidentti on vastuussa klubinsa muiden virkailijoiden syöttämisestä tietokantaan, jotta heillekin voidaan luoda ja toimittaa salasanat. Jos leoklubi on jo käyttänyt LeoMMR-sivua jäsen- ja virkailijatietojen toimittamiseksi, ei tietoja tarvitse toimittaa Leo-72 lomakkeella seuraavina vuosian. Sen sijaan virkakautensa päättävän klubisihteerin vastuulla on uusien virkailijoiden syöttäminen LeoMMR-tietokantaan. Salasanat luodaan ja toimitetaan automaattisesti ilmoitetuille virkailijoille. Kun leopiiri tai moninkertaispiiri täyttää ja toimittaa tiedot Leo-91 lomakkeella, laaditaan ja lähetetään LeoMMR salasanat automaattisesti sähköpostitse tai postitse leopiirin tai moninkertaispiirin presidenteille. Tämän jälkeen presidentti on vastuussa piirinsä / moninkertaispiirinsä muiden virkailijoiden syöttämisestä tietokantaan, jotta heillekin voidaan luoda ja toimittaa salasanat. Jokaisen leopiirin ja moninkertaispiirin tulisi täyttää ja toimittaa Leo-91 lomake Nuoriso-ohjelmien osastolle päämajaan viimeistään 1. Heinäkuuta kunakin toimivuonna. Ongelmissa liittyen leoklubien, piirien ja moninkertaispiirin jäsen- ja virkailijailmoitusten tekemiseen, ota yhteyttä nuosiro-ohjelmien osastoon kansainvälisessä päämajassa leommr@lionsclubs.org Jäsentiedot Kuvernöörineuvoston puheenjohtaja tai piirikuvernööri voi saada luettelon piirin jäsenistä, mukaan lukien nimet, osoitteet, jäsenmäärät, jäsenen statukset, jne. A. Tämä tieto voidaan ladata ilmaiseksi suoraan WMMR-sivulta. Jos haluat päämajan kokoavan ja lähettävän tiedot, laskutetaan silloin materiaali- postitus- ja työkuluista. B. Hallituksen sääntökokoelmassa määrätään, että pyyntö tulee lähettää kirjallisesti tietotekniikkajaostolle ja ilmoittaa, mitä tarvitaan ja mihin tarkoitukseen luetteloa tullaan käyttämään ja että sitä ei tulla käyttämään kaupallisiin eikä poliittisiin tarkoituksiin. Jäsenluetteloja on saatavana seuraavasti: Jäsenluettelo (tietokonetuloste). Hinta on US$15 piiriltä sekä postitus. Itsekiinnittyvät osoitetarrat. Hinta on noin US$18 per tuhat tarraa sekä postitus -- minimitilaus on US$10. Formatoitu levyke $20 piiriltä sekä postikulut Excel-muodossa oleva elektroninen versio $15 per piiri VII - 2
C. Jos moninkertaispiiri tilaa (kirjallisesti) jäsenluettelon, hinta on: US$15 piiriltä sekä postitus. $50 sähköisestä versiosta $75 tiedoista disketille tallennettuna (riippuen moninkertaispiirin jäsenmäärästä) Klubivirkailijat voivat saada kopion klubinsa jäsenistöstä jossa näkyvät jäsenten nimet, osoitteet, jäsentiedot, jne. ottamalla yhteyttä Klubivirkailija- ja rekisterihallinnon osastoon alanumerossa 6938, tai sähköpostitse stats@lionsclubs.org. Tai he voivat tulostaa raportin itse WMMR-sivun kautta. Piirin ja moninkertaispiirin virkailijat voivat saada kopion klubiensa jäsenistöistä jossa näkyvät jäsenten nimet, osoitteet, jäsentiedot, jne tulostamalla raportin itse WMMR-sivun kautta. Kopion piirin jäsenrekisteriraportista saa pyytämällä Klubivirkailija- ja rekisterihallinnon osastolta alanumerossa 6938, tai sähköpostitse stats@lionsclubs.org. Raportti sisältää piirin klubitiedot sekä nykyisen jäsenmäärän. Saman piirin jäsenrekisteriraportin (listan piirin klubeista ja jäsenmäärät kussakin klubissa), puuttuvien klubivirkailijoiden raportin (jossa lista klubeista jotka eivät ole kirjanneet itselleen virkailijoita) sekä jäsentyyppi- ja jäsenten sukupuoli raportin (piirin klubien jäsenet listattuna jäsentyypin ja sukupuolen mukaan) saa seuraavien ohjeiden avulla: Valitse ensin haluamasi kieli järjestön kotisivujen etusivulta www.lionsclubs.org, Valitse sitten sivun yläreunasta kohta Toimita raportit Klikkaa Lions-logoa. Klikkaa Jäsenilmoitukset linkkiä WMMR-sisäämkirjautumissivulta. Raportin kategoria kohdasta valitset haluamasi raportin (puuttuvat virkailijat, jäsenet sukupuolen mukaan, tms.) Valitse haluamasi toimivuosi. Valitse sitten haluamasi kuukausi jonka tilastoja haluat tarkastella, (VVVV-KK) Saat listan piirin pdf asiakirjoja etsi oman piirisi nimi ja kaksoisnapauta sitä avataksesi raportin. Jos sinulla ei ole Adobe Acrobat Reader ohjelmaa koneellasi, mene takaisin WMMR-sisäänkirjautumissivulle ja klikkaa Adobe ikonia ladataksesi ohjelman koneellesi. TÄRKEÄÄ: Nämä raportit päivitetään jokaisen kuun 5. päivä. Ainaisjäsenyys Ainaisjäsenyys myönnetään lionille, joka on saavuttanut 20 palveluvuotta tai 15 palveluvuotta ja 70 vuoden iän tai on vaikeasti sairas. 1. heinäkuuta 2006 alkaen myös entiset Lioness -jäsenet, jotka ovat nyt toimivia jäseniä lionsklubissa tai jotka tulevat toimiviksi lionsklubin jäseniksi viimeistään 30. kesäkuuta 2007, voivat käyttää kaikki entiset palvelusvuodet, kun lasketaan kelpoisuutta ainaisjäseneksi. Lionessit, joista tulee toimivia lionsklubin jäseniä 30. kesäkuuta 2007 jälkeen, eivät voi käyttää Lioness-vuosia, kun lasketaan ainaisjäsenyyskelpoisuutta. Ainaisjäsenyyden hinta on US$500 ja sen hyväksyy pääjohtaja kansainvälisen hallituksen puolesta. Hakemusmaksu maksetaan kerralla eikä se kata klubin, piirin tai moninkertaispiirin jäsenmaksuja. VII - 3
Klubin hallituksen harkinnasta riippuu, päättääkö se laskuttaa klubin jäsenmaksut ja/tai pyytääkö se maksamaan piirin tai moninkertais-piirin jäsenmaksut. Hakemuksen voi saada ottamalla yhteyden Klubivirkailijatiedot ja klubitilastojen hallinta osastoon (Club Officer & Record Administration) osoitteessa stats@lionsclubs.org tai menemällä verkkosivuille osoitteessa www.lionsclubs.org. Ainaisjäsen saa kansainväliseltä presidentiltä kirjeen, merkin, kunniakirjan ja hopeisen ainaisjäsenkortin. Nämä artikkelit lähetään tavallisesti klubin sihteerille luovuttamista varten. Kuolleet jäsenet Klubivirkailija- ja rekisterihallinnon osaston tehtäviin kuuluu ylläpitää luetteloa kaikista kuolleista jäsenistä. Sitä käytetään kansainvälisessä vuosikongressissa muistoseremoniassa, jossa kunnioitetaan tuona vuonna kuolleita lionjäseniä. Luettelo kuolleista jäsenistä lähetetään vahvistetun jäsenluettelon mukana ennen piirisi tai moninkertaispiirisi vuosikokousta. Kuolleet jäsenet tulee ilmoittaa kuukauden jäsenilmoituksessa ja lähettää klubivirkailija- ja rekisterihallinnon osastolle. WMMR-sivulta saa tarvittaessa tulostettua listan kuolleista jäsenistä klubeittain. Klubihistoriat Klubivirkailija- ja rekisterihallinnon osastolta voi saada tiedot klubin historiasta vuosijuhlia, juhlia, puheita jne. varten. Koska toiminta on tehtävä käsin ja siihen kuuluu melkoisesti aikaa, siitä laskutetaan US$15 tunnilta. Ole hyvä ja varaa riittävästi aikaa käsittelyä varten. Luettelon saamiseksi perustajajäsenistä, entisistä klubipresidenteistä jne. ota yhteys Klubivirkailija- ja rekisterihallinnon osastoon, alanumero 6938 tai sähköpostiosoitteella stats@lionsclubs.org. USD 15 dollarin tuntihinta on edelleen voimassa. Osoitteenmuutokset Osoitteenmuutoksista ilmoittaminen on erittäin tärkeää. Järjestö tarvitsee osoitteen yhteyden-ottoon lion-jäsenten kanssa, LION-lehden lähettämiseen jne. Osoitteen-muutoksista tulee ilmoittaa seuraavasti: Piirin virkailijoiden tulee ilmoittaa muutokset kirjallisesti Eurafrican osastoon tai sähköpostiosoitteeseen Eurafrican@lionsclubs.org. Klubin virkailijoiden osoitteenmuutokset tulee ilmoittaa Klubivirkailija- ja rekisterihallinnon osastolle (Club Officer & Record Administration) joko paperisen PU-101 lomakkeen muodossa, osoitteeseen stats@lionsclubs.org tai tekemällä muutokset suoraan kansainväliseen jäsenrekisteriin WMMR-sivun kautta. Kaikkien lionjäsenten osoitteenmuutokset on ilmoitettava Klubivirkailijatiedot ja klubitilastojen hallinta osastoon, alanumero 6938 tai stats@lionsclubs.org. VI - 4
Muissa kysymyksissä ole hyvä ja ota yhteys tietotekniikkajaoston johtajaan kansainvälisessä päämajassa, joko faksilla +1-630-571-1684 tai sähköpostitse it@lionsclubs.org. Jäsenilmoitukset piireittäin Piirikuvernöörit voivat saada tiedot eronneista, ainais-, ja kuolleista jäsenistä WMMR sivustolta. VI - 5